As Funções de Produção, Classificação e Avaliação de Documentos Arquivísticos No Software Nuxeo Document Management

As funes de produo, classificao e avaliao de documentos
arquivsticos no software Nuxeo Document Management

Daniel Flores
danielflores@ufsm.br
Professor Doutor do Departamento de Documentao do Curso de Arquivologia e Mestrado
em Patrimnio Cultural da UFSM
Srgio Renato Lampert
serginholampert@gmail.com
Especialista em Gesto em Arquivos, membro do grupo de pesquisa de Gesto Eletrnica
de Documentos Arquivsticos-GED/A e mestrando em Patrimnio Cultural da UFSM
Resumo: O presente artigo apresenta o estudo do software Nuxeo frente implementao
das funes arquivsticas de produo, classificao e avaliao de documentos. A anlise
da ferramenta possibilitou verificar o procedimento de instalao, apontando dificuldades e
barreiras para os profissionais arquivistas que desejam instalar a soluo. Tambm pde-se
verificar o processo de produo documental no aplicativo, identificando que este o
procedimento balizador da gesto documental. Ademais, foi possvel examinar a funo de
classificao dos documentos produzidos no software, que apontou o atendimento aos
preceitos arquivsticos. Igualmente pde-se analisar a implementao da avaliao
documental na ferramenta, identificando a possibilidade de implantar o processo avaliativo,
bem como a teoria das trs idades durante a produo de documentos. No entanto, o sistema
no operacionaliza a avaliao documental de modo automatizado, como nas outras
funes. Por fim, elaborou-se um manual voltado para os profissionais arquivistas
instalarem e utilizarem o Nuxeo DM.
Palavras-chave: Nuxeo; Gesto eletrnica de documentos; Produo de documentos;
Avaliao de documentos; Classificao de documentos.
Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013
Pgina
Abstract: This paper presents the analysis of Nuxeo software implementation about
archival functions of production, classification and appraisal of documents. The analysis
tool allowed verification of the installation procedure, pointing out the difficulties and
barriers to professional archivists who want install. You can also check the document
production process in the application, identifying this procedure as the marker of Document
Management. Moreover, it was possible to examine the role of classification of documents
produced in the software, which pointed to the precepts of archival care. Also we could
examine the appraisal documents, from the perspective of implementation of this tool in
identifying the possibility of implementing the theory of three ages during the production of
documents as well as the appraisal. Is the fact that the system does not apply in an
automated the evaluation function, unlike the other functions. We developed a manual of
install and use of Nuxeo DM.
Key-words: Nuxeo; Document Management; Production of documents; Appraisal of
documents; Classification of documents.
41
The archival functions of production, clasification and appraisal of documents in

the software Nuxeo Document Management
Daniel Flores e Srgio Renato Lampert
mental
gesto
de
documentos, a fim de apontar suas
Arquivologia foi uma das
caractersticas, o processo de instalao
reas que aproximou-se da
e as dificuldades encontradas no decorrer
Tecnologia da Informao nas ltimas
deste. Ademais, busca-se sob a tica de
duas
um arquivista, analisar e testar a
profissional da gesto dos documentos e
empregabilidade de funes arquivsticas
dos arquivos, o arquivista, pblico alvo
na ferramenta e, sobretudo desmistificar
deste
de
a ideia de complexidade que alguns
tecnologias (de Gesto Eletrnica de
profissionais possuem em relao aos
Documentos
aplicaes
softwares de gesto documental. Por fim,
disponibilizadas, deve utiliz-las para
como resultado desta anlise, pode-se
gerir de modo eficaz e seguro as
organizar
informaes, independente do suporte.
profissionais da rea arquivstica para
dcadas.
estudo,
Neste
frente
que
para
GED)
sentido,
gama
Apesar do atual contexto, onde o
um
manual
voltado
aos
instalao e utilizao do Nuxeo.
uso do computador habitual, entende-
Cabe
destacar
que
quando
se que os arquivistas, em sua maioria,
aborda-se esta temtica de estudo, os
no
as
requisitos do Sistema Informatizado de
ferramentas de gesto documental, no
Gesto Arquivstica de Documentos -
que tange instalar, aplicar e utilizar os
SIGAD1 devem ser levados em conta,
recursos que estas possibilitam. Do
uma
mesmo modo, entende-se que empregar
balizadores de uma ferramenta de gesto
certas tecnologias no fazer arquivstico
documental. No entanto, este trabalho
um processo moroso e difcil. Embora a
no busca analisar o software Nuxeo
informatizao de diversos processos e
sobre a tica dos requisitos que um
procedimentos no seja a soluo de
esto
familiarizados
com
todos os problemas, compreende-se que

o uso de softwares para gerir de modo
eletrnico os documentos, pode ser um
recurso de grande valia para o arquivista.
Neste
sentido,
esta
pesquisa
apresenta o software de gesto docu-
vez
que
so
considerados
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ,

por meio da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos CTDE, apresentou na publicao
do e-ARQ Brasil (2011), o Modelo de Requisitos
para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos SIGAD, que visa
o controle completo do ciclo de vida dos
documentos arquivsticos, desde sua captura at
a destinao final, seguindo os procedimentos da
gesto arquivstica de documentos.
42
ompreende-se
Nuxeo
Pgina
Introduo
SIGAD prope, mas pelo vis da anlise
suporte
da implementao de funes arqui-
concepo de atuar somente com o
vsticas neste.
suporte papel, precisa estar atento as

o
SIGAD
seja
na
novas tecnologias.
referncia, este trabalho justifica-se pela
luz do que foi apresentado at
busca de solues que aproximem o
o momento e com a aproximao da
fazer arquivstico, a TI e os pressupostos
arquivologia com a TI, perceptvel
da
atravs
GED/A
(Gesto
Eletrnica
de
da
crescente
demanda
por
Documentos Arquivsticos), visto que a
softwares, entende-se que boa parte dos
procura por ferramentas que atendam as
arquivistas
funes arquivsticas incessante. Alm
empregar as ferramentas de GED, no que
disto, ainda no se tem, por ora, um
concerne sua instalao e aplicao. Um
software reconhecidamente fruto dos
destaque deve ser feito, por exemplo, nas
requisitos preconizados pela e-ARQ
dificuldades relatadas por arquivistas na
Brasil. Neste sentido, o estudo do Nuxeo,
instalao de sistemas que requeiram
visa apresentar comunidade arqui-
servidores Web4, como o ICA-AtoM ou
vstica mais uma soluo, diante de
Archivematica, ainda que ressaltando a
tantas outras existentes, que auxilie na
distino de que o primeiro no
implementao de polticas arquivsticas
voltado para a gesto de documentos, e
para documentos produzidos em meio
sim descrio documental, tanto quanto
eletrnico.
o segundo voltado para a preservao
Este
trabalho
no
esto
aptos
para
justifica-se
digital. A preocupao com a preser-
tambm, pelo propsito de instigar o
vao digital e a obsolescncia dos
profissional arquivista, no somente no
arquivos e programas que armazenam as
que tange ao aperfeioamento profis-
informaes, so fatores que chamam
sional, mas tambm no incentivo
ateno para a GED/A. Assim, esta
produo de conhecimento, uma vez que
pesquisa pode ser identificada como uma
estudos sobre TI e GED ganham cada
referncia que busca contribuir para
vez mais espao em eventos de sua rea
aproximar e estreitar laos da TI com a
de abrangncia. Alm disso, o arquivista,
Arquivologia.
que ainda hoje visto como um

4
profissional que trabalha apenas com
Servidores Web, que requeiram WAMP

(Windows+Apache+MySQL+PHP) ou LAMP
(Linux+Apache+MySQL+PHP).
43
que
enraizado
Pgina
Ainda
analgico,
Por fim, em relao a metodologia adotada para investigao, do
Referencial terico
ponto de vista de sua natureza, foi
Gesto
considerada aplicada. Quanto a forma de
documentos
documental e produo de
abordagem do problema, uma pesquisa
Aps a II Guerra Mundial, a
qualitativa. No que tange aos seus
produo de informao cresceu de uma
objetivos, a pesquisa exploratria. J,
forma
com relao aos procedimentos tcnicos,
instituies a buscarem novas solues
considerada bibliogrfica, visto que
para
utiliza referencial publicado na rea de
documental acumulado. Neste meio,
gesto
alm da Arquivstica e da teoria das trs
documental,
TI,
GED/A
software livre.
Para
avassaladora,
administrar
obrigando
grande
as
volume
idades que a norteia, surgiu o conceito de

definio
do
software
estudado, levou-se em conta os pr-
gesto de documentos, conforme Lei

Federal:
requisitos de instalao do mesmo, pois
funcionamento.
considera-se gesto de documentos o conjunto

de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei
Federal 8.159 de 8 de janeiro de 1991).
Tambm contribuiu para escolha do
Alguns objetivos da gesto de
de outros softwares, como PHP, Apache

e
MySQL
para
Nuxeo, o fato deste ser de fcil
documentos,
destacados
instalao em relao as demais ferra-
(1996)
assegurar
mentas, conforme relatado no Trabalho
administrao, manuteno e destinao
de Concluso de Curso intitulado Os
dos
Sistemas de workflow em arquivstica: a
sibilidade da informao quando e onde
identificao dos modelos e a anlise das
seja necessria e avaliar a documentao
ferramentas, apresentado no ano de
de
2010 por orientao deste pesquisador.
estabelecendo o destino da mesma em
Este estudo abordou as ferramentas de
tabelas de temporalidade.
so:
documentos;
acordo
por
a
garantir
com
seus
Lopes
produo,
aces-
valores
GED Agorum Core, Alfresco, Archi-
Com base no conceito de gesto
vistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl
de documentos, apresentado na Lei
Intranet.
Federal, Paes (2005) destaca trs fases
44
mentos em meio eletrnico necessitam
Pgina
diversas solues que gerenciam docu-
bsicas da gesto de documentos: a
cimento geral da origem funcional dos
produo, a destinao e a utilizao.
documentos, sua natureza, tipologia e o
Destas fases, destaca-se a produo.
valor que tem para o rgo produtor.
produo
de
documentos
Neste sentido, a aplicao da clas-
permite a gesto e concepo de
sificao documental, e tambm da
formulrios, preparao e gesto de
avaliao de documentos, tende a ser
correspondncia, gesto de informes e
mais precisa.
diretrizes, fomento de sistemas de gesto

Classificao documental
modernas a esses processos (JAMES
A classificao de documentos de
RHOADS, 1983, apud JARDIM, 1987).
arquivo, conforme Gonalves (1998)
Santos (2005, p. 151) enfatiza que a
defende, entendida como a ordenao
produo de um documento decor-
intelectual e fsica dos acervos, baseada
rente de uma demanda administrativa ou
numa proposta de hierarquizao das
tcnica que precisa ser registrada para
informaes. De acordo com Rousseau e
que produza efeito e possa servir de
Couture (1998), a classificao a
comprovao da execuo desta. Sob
primeira etapa de tratamento que conduz
esta tica, Jardim (1987) colabora ao
a acessibilidade do acervo documental.

O objetivo da classificao ,
acontece em funo das atividades que
essencialmente,
dar
visibilidade
so desempenhadas no mbito das
funes e as atividades do organismo
organizaes.
produtor, deixando claras as ligaes
Com base nos autores acima
entre os documentos. Sob este prisma
citados, compreende-se que a produo
Heredia Herrera (1993) refere-se
de documentos ocorre em virtude de
classificao
uma atividade ou ato administrativo de
intelectual que estabelece classes, ao
um rgo, setor ou organizao que
separar ou dividir um conjunto de
necessita ser registrado e comprovado,
elementos, que integrados formam parte
para que possa ter efeito. Cruz Mundet
de um todo. Schellenberg afirma que:
como
um
trabalho
(1996) tambm identifica a importncia

da produo documental, ao salientar
que seu levantamento permite o conhe-
se os documentos so adequadamente
classificados, atendero bem s necessidades
das operaes correntes. E, para tanto, devem
ser arranjados em funo do uso que tm em
determinadas unidades administrativas de um
45
afirmar que a produo documental
Pgina
da informao e aplicao de tecnologias
rgo. Em todos os casos, desde os relativos a

importantes assuntos de poltica at os de
operaes de rotina, devero ser agrupados em
relao ao seu uso. (SCHELLENBERG, 2005,
p. 83)
Gonalves (1998), afirma que a

classificao de documentos geral-
vstico, tais como a avaliao e a

descrio.
Logo,
afirma-se
que
processo de classificao , junto da

avaliao, um dos pilares do fazer
arquivstico.
mente traduzida em um esquema no qual

a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, a
esse esquema d-se o nome de plano de
classificao. Deve-se ainda registrar
literatura
brasileira,
classificao, no permanente, denominase arranjo, e seu instrumento o quadro

de arranjo, assim como as classes e
subclasses
denominam-se
sries
se apontar em um primeiro momento, a

teoria que o norteia. Assim sendo,
conforme Rousseau e Couture (1998), a
teoria balizadora a chamada Teoria das
Trs Idades.
Rousseau
Couture
(1998)
identificam que esta divide o ciclo de
subsries documentais.
No momento da elaborao do
plano de classificao deve-se ter em
mente a sua aplicao, sendo conveniente fazer com que este tenha trs
qualidades fundamentais: simplicidade,
flexibilidade e expansividade (SOUSA,
2008). Sob esta tica, o plano de
classificao pode ser elaborado conforme os mtodos de classificao:
funcional; estrutural e por
processo de avaliao documental, deve-
assunto
(SCHELLENBERG, 2005).
Por fim, a classificao, conforme compreende Sousa (2008), aparece
como primeira interveno que garante a
qualidade e fundamentos necessrios
para outras incurses no universo arqui-
vida de um documento em trs fases (ou

idades): corrente, intermediria e permanente, de acordo com a frequncia de
uso e a identificao de seus valores
primrio e secundrio. Compreende-se
que o ciclo de vida dos documentos
uma sucesso de fases por que passam os
documentos, desde sua produo at sua
destinao final, dividindo a vida dos
documentos em trs fases, bem como
constituindo a teoria das trs idades.
O arquivo corrente, conforme o
Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica - DBTA (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 29) o conjunto de
documentos em tramitao ou no, que,
46
na
Para melhor entendimento do
Pgina
que
Avaliao documental
pelo seu valor primrio, objeto de
arquivsticas de informao que sero
consultas frequentes pela entidade que o
deixadas s geraes futuras.
produziu, a quem compete a sua
Lopes (1997, p. 120) entende que
administrao. O arquivo intermedirio
a avaliao comea na classificao e
o conjunto de documentos originrios
complementa que o ato de construir a
de arquivos correntes, com uso pouco
tabela de temporalidade , ao mesmo
frequente (Ibid., p. 32) e o arquivo
tempo, um procedimento classificatrio,
permanente corresponde ao conjunto de
avaliativo e descritivo, preso questo
documentos preservados em carter
do valor. Neste sentido, afirma-se que a
definitivo em funo de seu valor
classificao,
(Ibid., p. 34).
avaliao, busca manter o controle sobre
juntamente
com
De acordo com Santos (2008),
os acervos, impedindo que a massa do-
para realizar-se a avaliao necessrio
cumental cresa de forma desorganizada.
funcionamento da
de sua
estrutura admi-
nistrativa e das atividades que geram
Arquivologia e Tecnologia da Informao
documentos. Neste contexto, a avaliao

documental
consiste
que
hoje
identificar
Arquivologia uma das divises que
valores e definir prazos de guarda para
compem a rea de estudo da Cincia da
os documentos de arquivo. Segundo
Informao (CI) - Cincias Sociais Apli-
Bernardes (1998), dever ser realizada
cadas - CSA (CNPq) (mesmo que haja
paralelamente
um
ao
em
Considerando
trabalho
de
movimento
autonomia
Arquivologia
para evitar o acmulo desordenado.
vinculao direta CSA) - juntamente
funo
arquivstica
relao
CI
da
classificao, no momento da produo,
em
de
de
com Biblioteconomia e Museologia, ao
avaliao fundamental para o processo
abordar a questo da aproximao entre
de gesto documental, pois define a
CI e Cincia da Computao CC, est
documentao que deve ser permanen-
se buscando apresentar fundamentos
temente preservada, ou a que deve ser
tericos para consolidar a relao entre
eliminada pela sua irrelevncia. Sob esta
Arquivologia e Informtica, bem como
tica, Cruz Mundet (1996) compreende
TI.
que a avaliao delimita as fontes
47
instituio,
do
Pgina
conhecimento
Saracevic
(1995
apud
prticas arquivsticas, visto que uma
FONSECA, 2005, p. 27) prope que a
significativa parcela dos arquivistas no
CI composta por trs principais
domina tais tecnologias. Sob este prisma,
caractersticas, definidas como vetores
cabe aos profissionais da informao
de seu desenvolvimento e evoluo:
aproximar-se da TI, uma vez que os
interdisciplinar;
inevitavelmente
softwares de gesto documental so
ligada TI e tem sua evoluo marcada
predominantemente frutos das aplicaes
pelo
desta.
est
desenvolvimento
da
chamada
sociedade da informao. Nesta tica,

Somerville (1993 apud FLORES, 2006)
Gesto Arquivstica de Documentos
afirma que a TI o resultado de uma
Digitais
relao transdisciplinar entre a CI e a
Em primeiro lugar, necessrio
CC, fruto do estreitamento das relaes
dizer que a Gesto Arquivstica de
entre a CC e a Informtica.
Documentos
ora
intitulada
A TI caracteriza-se pela sua
Gesto Eletrnica de Documentos ou
interdisciplinaridade e por ser um
ainda Gesto Arquivstica de Docu-
conjunto de hardware e software para o
mentos Eletrnicos, surgiu como uma
desempenho das tarefas de proces-
parte da TI, que busca, basicamente,
samento da informao, como coletar,
proceder
transmitir, armazenar, recuperar, ma-
(FLORES, 2006).
gesto
de
documentos
nipular e exibir dados (CAMPOS
No princpio, a Gesto Eletrnica
ROCHA, 1997 apud FLORES, 2006, p.
de Documentos Arquivsticos GED/A
80).
era
abordada
unicamente
enquanto
Lopes (1997, p. 75) entende que a
sistema, sob a tica do GED, sendo
principal questo a ser enfrentada na
confundida com o mesmo at pouco
aplicao da TI, a da informatizao do
tempo atrs. Na sua concepo, o
acesso, isto , o uso dos computadores
Gerenciamento
para gerir o ativo e o passivo de
Documentos (GED) era um instrumento
informaes contidas em suporte papel,
para disponibilizar a informao digi-
fotogrfico
Neste
talizada e/ou documentos gerados em
sentido, as Tecnologias de Informao
ambientes eletrnicos. Como afirma
microflmico.
Eletrnico
resultam em um grande impacto sobre as
de
48
Pgina
Digitais,
Kock (1998), mais recentemente, o
delinear-se, enraizado na perspectiva de
GED:
gesto
sistmica
arquivstico,
salienta que o GED engloba um conjunto

de
tecnologias:
Imaging6,
COLD5,
Document
Management7,
Document
ICR8, OCR9,Workflow10, etc.

Com o passar dos anos, a
crescente
suscitou,
produo
nos
de
documentos
profissionais
da
informao, uma preocupao em como

estes estavam sendo geridos enquanto
como garantir o acesso perene aos

mesmos.
Neste
mbito,
buscando
afastar-se do GED, um novo entendimento acerca da GED/A passou a

5
Computer Output to Laser Disk vem sendo

substitudo por ERM: gerenciamento de
relatrios robustos oriundos de sistemas
corporativos.
6
Document Imaging processamento,
arquivamento e recuperao de imagens.
7
Document Management gerenciamento de
documentos.
8
Intelligent Character Recognition permite
reconhecer manuscritos em documentos.
9
Optical Character Recognition permite
reconhecer
caracteres
impressos
ou
datilografados em dados processveis pelo
computador.
10
Workflow fluxo de trabalho.
todas
as
operaes tcnicas da gesto documental,
desde
produo
at
destinao final do documento. Sob este

prisma, foi desenvolvido o e-ARQ
Brasil, que estabelece requisitos mnimos para um SIGAD:
um conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas, caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software
particular, um determinado nmero de
softwares
integrados,
adquiridos
ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma
combinao destes. O sucesso do SIGAD
depender,
fundamentalmente,
da
implementao prvia de um programa de
gesto
arquivstica
de
documentos.
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
CTDE, 2011, p. 10)
documentos arquivsticos. Da mesma

forma, a apreenso tambm residia em
realizar
Compreende-se que a gesto

arquivstica de documentos digitais pode
ser
implementada
com
base
nas
prerrogativas do SIGAD. No que tange

s caractersticas que diferem SIGAD,
de GED, estas consistem na relao
orgnica dos documentos, concebidas no
primeiro, bem como na aplicao do
ciclo de vida dos documentos, nem
sempre
abordado
Gerenciamento
nos
sistemas
Eletrnico
de
de
Documentos.
49
Baldam et al (2002, p. 42)
ao
documento
Pgina
Vem buscando incorporar os conceitos

arquivsticos, evoluindo de um mero software
de digitalizao e acesso para tornar-se um
instrumento de apoio dentro de um sistema de
gerenciamento de documentao, seja ele
eletrnico ou no. (Kock, 1998 apud SANTOS,
2005, p. 17).
do
Software Livre
que podem ser livremente executados,
Tem-se que as solues GED
copiados,
distribudos,
estudados,
necessitam de grande investimento para
modificados e aperfeioados por seus
implantao.
as
usurios. Para garantir estas liberdades,
ferramentas desenvolvidas em Software
todo Software Livre tem seu cdigo
Livre SL surgem como soluo para
fonte aberto e disponvel.
Neste
sentido,
gerenciar a informao produzida e

armazenada
em
meio
Conforme a filosofia do Projeto
eletrnico,
GNU (2011), existem quatro liberdades
conforme os preceitos que norteiam a
essenciais no mbito do Software Livre:
filosofia do Projeto GNU11:
liberdade para executar o programa, com

qualquer
Informtica uma questo de liberdade: as

pessoas deveriam ter a liberdade de usar
programas de todas as maneiras socialmente
teis. Programas de computador diferem de
objetos materiais como cadeiras, sanduches
e gasolina em que podem ser copiados e
alterados muito mais facilmente. Essas
possibilidades tornam os programas to teis;
cremos que usurios de Informtica deveriam
poder
utiliz-las.
(FREE
SOFTWARE
FOUNDATION, 2009)
Sob esta tica, Mcclure (2007

apud LUCCA, 2007) afirma ser possvel
determinar
que
um
dos
maiores
elementos que iro moldar o futuro da
propsito
(Liberdade
0);
liberdade de estudar como o programa

funciona,
mudar
cdigo-fonte
(Liberdade 1); liberdade de redistribuir

cpias exatas (Liberdade 2); liberdade de
melhorar o programa e tornar pblicas as
melhorias aos demais, de modo que toda
a comunidade se beneficie (Liberdade
3). De acordo com a Fundao Software
Livre (2009), um programa SL se os
usurios tm todas essas liberdades.
gesto de documentos o Software

Procedimento de instalao do software
O
precisam de sistemas com flexibilidade

para adaptar-se s mudanas, e possuir
um software que permita customizao
de grande utilidade.
De maneira geral, o conceito de
SL se refere a programas de computador
11
Disponvel
em:
<http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.ptbr.html>. Acesso em: 12 de nov. 2011.
software
Nuxeo
carac12
terizado, de acordo com seu site , por

ser
uma
ferramenta
de
Enterprise
Content Management - ECM13 multipla12
Disponvel em: <http://www.nuxeo.com/en>.

Acesso em: 29 out. 2012.
13
ECM um conjunto de tecnologias utilizadas
para gerncia do ciclo de vida das informaes
no-estruturadas de uma empresa, contemplando
as fases de criao/captura, armazenamento,
50
2007) complementa que as empresas
Resultados
Pgina
Livre. Bangert (2007 apud LUCCA,
taforma (Linux, Mac e Windows) de
classificao e avaliao de documentos.
cdigo aberto. Softwares ECM, isto ,
Para isso, deve-se acessar o site do
para Gesto de Contedo Empresarial,
Nuxeo
so identificados pelas empresas que os
ferramenta,
desenvolvem como solues GED. Na
eletrnico http://www.nuxeo.com/en.
prtica, pelo fato de no existir entidades
realizar
download
disponvel
no
da
endereo
O Nuxeo disponibiliza a verso
oficiais que definam as siglas ECM e
5.6
GED para designar produtos ou servios
download: Nuxeo DM Windows Installer
provenientes destas solues, no h
(.exe) disponvel para o Windows (248
diferena entre os termos, pois no
MB),
existem regras que, de fato, diferenciem
PostgreSQL15 e os softwares JAVA16
GED de ECM, conforme destaca o
Tomcat, OpenOffice17 e ImageMagick18,
do
instala
pacotes
tambm
para
SGBD
exposto,
se necessrio; Nuxeo DM Tomcat bundle
entende-se que o Nuxeo um software
(.zip) disponvel para Mac, Windows e
de Gesto Eletrnica de Documentos.
Linux (171 MB); Nuxeo DM for Ubuntu
O Nuxeo possui uma gama de

produtos/pacotes
de
instalao
& Debian (.deb package) disponibiliza
para
as instrues necessrias para instalao;
gesto da informao, que permitem, em
Nuxeo DM VMware Image (.zip)
sntese, difundir, armazenar, arquivar,
15
compartilhar, buscar, pesquisar, produzir

e gerenciar informao, independentemente do formato/suporte. Apesar das
diversas
funcionalidades
disponibi-
lizadas pela ferramenta, o foco deste

trabalho dar-se- no mdulo Nuxeo
Document Management. Neste, ser
analisada as
funes de produo,
versionamento, indexao, gesto, descarte,

distribuio,
publicao,
pesquisa
e
arquivamento.
Disponvel
em:
<http://www.ged.net.br/glossario-ged.html>.
Acesso em: 07 jan. 2013.
14
Disponvel em:
<http://www.ged.net.br/ecm.html>. Acesso em:
15 jan. 2013.
um robusto sistema gerenciador de banco de

dados objeto-relacional de cdigo aberto.
Disponvel
em:
<http://www.postgresql.org.br/sobre>.
Acesso
em: 12 mai. 2012.
16
Java uma linguagem de programao e uma
plataforma de computao. A tecnologia Java
est presente em muitos programas, como
utilitrios, jogos e aplicativos corporativos.
Disponvel
em:
<http://www.java.com/pt_BR/download/faq/what
is_java.xml>. Acesso em: 12 mai. 2012.
17
uma sute de aplicaes de escritrio
destinada tanto utilizao pessoal quanto
profissional. Oferece editor de textos, planilha,
editor de apresentaes editor de desenhos e
banco de dados. No Brasil o OpenOffice
distribudo com o nome de BrOffice. Disponvel
em: <http://www.broffice.org/produto>. Acesso
em: 12 mai. 2012.
18
O ImageMagick uma ferramenta para tratar
imagens em diversos formatos, com inmeras
funcionalidades,
tais
como:
converter,
redimensionar, criar, editar, cortar e juntar
imagens.
51
Diante
diferentes
Pgina
GED14.
Portal
em
imagem de CD baseada no Ubuntu,
o arquivo e clicar no cone Start
inclui PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice
Nuxeo.bat.
e todas dependncias (649 MB); Nuxeo
Aps iniciado o servidor, deve-se
DM OVF (VirtualBox, RHEV, VMware
abrir um navegador web20 e digitar o
ESX) (.zip) - imagem de CD baseada no
endereo
Ubuntu (649 MB).
Ao acessar pela primeira vez o Nuxeo

instalada19
DM na web, apresentada uma tela com
ferramenta, no SO Windows, deve-se dar
um assistente de configurao, que
um duplo clique no cone do Nuxeo, que
auxilia a configurar o aplicativo.
um servidor Tomcat iniciado. Tambm
Depois
de
baixar,
instalar,
pode-se abrir o diretrio onde deu-se a
configurar e inicializar o Nuxeo nos SOs
instalao e clicar no arquivo Start
Windows
Nuxeo. bat que o servidor ser iniciado.
dificuldades
ser
profissionais da gesto documental e de
executada sem a sua instalao, ao
arquivos, em especial o arquivista,
efetuar o download do pacote Nuxeo DM
podem ter ao operar a ferramenta.
ferramenta
tambm
pode
Linux,
e
coube
barreiras
apontar
que
os
Tomcat bundle. Depois de baixado,
Mesmo o software possuindo um
deve-se extrair o arquivo .zip e clicar no
assistente para configurao, este foi
cone chamado Start Nuxeo.bat, que o
identificado como uma dificuldade, uma
servidor Tomcat iniciado. Recomenda-
vez que o processo todo em ingls e a
se reinicializar a mquina, se por ventura
opo de configurao padro pode
o servidor no iniciar.
comprometer a performance, bem como
Para configurar o Nuxeo no SO
a ampla utilizao das funcionalidades.
Linux, deve-se optar pelo pacote Nuxeo
No entendimento do pesquisador,
DM for Ubuntu & Debian. Depois da
embora tenha-se relatado dificuldade, o
instalao
Nuxeo ainda caracteriza-se por ser um
iniciado ao clicar no cone Start Nuxeo.
dos softwares de mais fcil instalao e
Outra opo para utilizar a ferramenta no
operao que permitem gerenciar a
Ubuntu, ao efetuar o download do
documentao
concluda,
servidor
pacote Nuxeo DM Tomcat bundle, extrair
19
Ressalta-se que a soluo tem como prrequisito para instalao o JAVA.
em
meio
eletrnico.
20
Destaca-se que o Nuxeo roda no Mozilla

Firefox (verso 3.5 ou superior), Internet
Explorer (verso 7 ou superior), Google Chrome
(verso 3 ou superior) e Safari (verso 4 ou
superior).
52
de
Pgina
Depois
http://localhost:8080/nuxeo.
Outras
ferramentas
documental21
possuem
de
gesto
O processo de produo documental
pr-requisitos
22
23
para instalao, Apache , PHP
O primeiro acesso ao Nuxeo DM
d-se atravs de login e senha pr-
MySQL24 que dificultam a utilizao por
definidos, os quais so Administrator.
parte dos profissionais de arquivo,
Este login configurado para o perfil de
inexistentes no Nuxeo, que possui como
usurio
nico aplicativo condicionante para o
Ressalta-se que este perfil de usurio
funcionamento
25
Administrador
do
sistema.
o JAVA. Outro fator
permite, entre outras possibilidades, criar
positivo, diz respeito realizao de
usurios27 para gerir os documentos no
webinars26
sistema, bem como definir as permisses
novos
mensais que apresentam
recursos
funcionalidades
de acesso que estes tero. Optou-se por
agregados ao sistema. A ferramenta
testar a implementao das funes
tambm merece destaque por apresentar
arquivsticas de produo, classificao e
um ambiente de documentao que
avaliao de documentos com o perfil de
ilustra todos os processos da soluo.
usurio Administrador do sistema.
Descrito e analisado o procedimento de
No que diz respeito a verificao
instalao do Nuxeo, cabe estudar a
da produo de documentos no software,
funo de produo de documentos na
faz-se relevante apontar os recursos
ferramenta.
bsicos
sections,
templates
workspaces, dispostos na tela principal

da soluo. Sections o espao proposto
para publicao dos documentos criados
de modo colaborativo, produzidos e
aprovados.
Em
sntese,
sections
destinada comunicao, distribuio e

consulta de contedo. Neste ambiente os
documentos no podem ser alterados,
27
Apesar de no ser o foco deste estudo,

procurou-se simular a criao de usurios, a fim
de verificar o nvel de complexidade desta
funo. Conclui-se que criar e gerir as
permisses de usurios , do mesmo modo que o
sistema, simples e executvel.
53
Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox,

KnowledgeTree, Maarch
22
Apache um servidor web livre compatvel
com o protocolo HTTP. Criado em 1995, a
principal tecnologia da Apache Software
Foundation.
23
PHP uma linguagem de programao de
computadores interpretada, livre e amplamente
utilizada para gerar contedo na Web.
24
MySQL um Software Livre com base na
GLP, que utiliza como interface a linguagem
SQL.
25
Mesmo considerando que a instalao do
SGBD PostgreSQL seja facultativa, identifica-se
que este um item fundamental para a garantir a
segurana dos dados armazenados.
26
Webinar uma abreviao para webbasedseminar, ou seja, trata-se simplesmente de
um seminrio realizado em ambiente web. Pode
ser definido tambm, como uma conferncia online.
Pgina
21
editados ou movidos de um local para
opes existentes, as quais dividem-se
outro.
em: documentos simples imagem,

Workspaces o ambiente desen-
arquivo, nota e documentos cola-
volvido para produo e edio de
borativos pasta, blog, frum, entre
documentos, caracterizado por ser um
outros. J, ao clicar no boto importar
espao destinado para ordenao do
arquivo, tem-se a opo de selecionar
documento. Ao contrrio do sections, o
um arquivo para importao. Aps
workspaces de acesso restrito, pois
definido o tipo de documento, este
neste ambiente que definida a poltica
produzido ao preencher o formulrio de
de classificao e avaliao documental,
criao, com as informaes: ttulo,
bem como a produo do documento.
descrio e contedo.
Templates tem como objetivo

auxiliar os usurios a criar workspaces.
No que concerne a produo de

documentos, Flores (2006) enfatiza que:
Neste, possvel preparar um modelo
respectiva subpasta estaria pronta para

utilizao, sem a obrigao de criar uma
a uma.
Conforme explicitado, o processo
de produo documental ocorre no
Cumprida a primeira etapa da
ambiente workspaces, ao criar dentro
produo do documento, apresentada
deste, um novo espao de trabalho.
uma tela com o resumo das informaes,
Aps criado o novo espao, pode-se
status (projeto, verso final) e metadados
ento
um
do documento, alm do recurso de
documento. A prxima tela, do sistema,
associar tags28. Neste mesmo espao
apresenta duas opes para produo
existem abas que permitem modificar e
iniciar
documental:
produo
novo
de
documento
importar um arquivo. Ao clicar no

boto
novo
documento,
soluo
permite que o usurio selecione o tipo de

documento que deseja criar entre as
agregar
informaes ao documento,
28
Tag, ou em portugus, etiqueta, uma palavrachave (relevante) ou termo associado com uma
informao que o descreve e permite uma
classificao da informao baseada em
palavras-chave/metadados.
Disponvel
em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Tag_%28metadata
%29>. Acesso em: 15 mai. 2012.
54
workspaces. Assim, cada nova pasta e
refere-se ao ato de elaborar documentos em

razo das atividades especficas de um rgo.
Os documentos nascem do cumprimento dos
objetivos para os quais um rgo foi criado. Na
produo de documentos, feita por qualquer
pessoa fsica ou jurdica, o arquivo se forma
mediante o exerccio da atividade prpria dessa
entidade, que d lugar ao trmite de diversos
assuntos, se materializando em forma de
documento (FLORES, 2006, p. 109).
Pgina
estrutural das pastas que sero criadas no
dispostas abaixo, bem como iniciar um
baseados nos padres Dublin Core29 e
workflow e apontar os usurios que
esto dispostos no QUADRO 1.
possuem permisses para colaborar e

Campo
editar o documento:
modificar permite alte-
1.
rar os metadados do documento;
Natureza
Natureza do documento.
Assuntos
Tpicos do documento.
Privilgios
Informaes
arquivos permite anexar
2.
sobre
os
direitos
de
reproduo do documento, como por

exemplo, Direitos Autorais.
outro documento;
publicar publica a ver-
3.
Descrio
Fonte
As referncias do qual o contedo do

documento
so final do documento no ambiente
derivado
(total
ou
parcialmente).
sections, mediante aprovao;
Pesquisa
relaes possibilita esta-
4.
belecer uma relao (baseado em, requer,
documento.
Criado em
diplomtica contempornea, este ambiente permite estabelecer a relao

orgnica entre os documentos;
comentrios
5.
permite
ltima
6.
documento
modificado.
Formato
Formato do documento.
Idioma
Idioma utilizado no documento.
Expirar em
Data em que o documento deixa de ser

vlido
Usurio que criou o documento. Campo
preenchido automaticamente pelo Sistema.
histrico apresenta uma
Contribuintes Usurios que modificaram o documento.

Campo preenchido automaticamente pelo
sua criao. Pode ser considerada uma

trilha de auditoria e tambm um espao
quando
em
Autor
lista com eventos do documento desde
Data preenchida automaticamente pelo
modificao Sistema
acrescentar um comentrio relacionado

ao documento;
Data preenchida automaticamente pelo

Sistema quando o documento criado.
conforme o) entre o documento e um

texto ou outro documento. Sob a tica da
Informaes sobre o alcance geogrfico do
Sistema.
QUADRO 1 Metadados do documento
para o controle de verses do docuRondinelli
mento;
permite
definir e gerir o acesso e as permisses

dos usurios sobre o documento.
Em relao aos metadados do
Sistema, comentados anteriormente, so
59)
identifica que o termo metadado foi

cunhado pela TI para designar as
29
Dublin Core um esquema de metadados que

visa descrever objetos digitais, tais como, vdeos,
sons, imagens, textos e sites na web. Disponvel
em:
<http://www.pt.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core
>. Acesso em: 07 ago. 2012.
55
administrar
p.
Pgina
7.
(2005,
informaes
necessrias
dar
significado aos dados armazenados num
implantar o controle dos documentos de

arquivo a partir de sua produo.
sistema de computador. A Dublin Core
Por fim, entende-se que com o
Metadata Initiative define metadados
aumento da produo documental, o
como:
cuidado com a forma de tratar e

disponibilizar a documentao tornar-se-
Conjunto de dados estruturados que

identificam os dados de um determinado
documento e que podem fornecer informao
sobre o modo de descrio, administrao,
requisitos legais de utilizao, funcionalidade
tcnica, uso e preservao. (DCMI, 2004 apud
RONDINELLI, 2005, p. 62)
uma prtica nas instituies. Por isso,

utilizar ferramentas que auxiliam a gerir
de forma eletrnica a documentao
essencial, pois diante do volume de
metadados
informao gerado, entende-se que
apontados, afirma-se, sob a tica da
quase impossvel trata-la de modo
Arquivstica, que o campo natureza
eficiente sem o auxlio da tecnologia. Ao
equivale tipologia documental, j o
realizar a anlise do processo de
campo assuntos equivale a classe e
produo de documentos, pode-se ento
subclasse e pesquisa equivale ao grupo
proceder o estudo da funo de clas-
e subgrupo do documento. Alm dos
sificao documental.
Com
relao
aos
metadados apresentados, a opo de

modificar o documento define tambm a
A funo de classificao de documentos
verso deste, bem como permite salvar o
produzidos no Nuxeo
uma
nova
verso,
possibilitando o registro das verses.
Conforme
abordado,
clas-
sificao dos documentos d-se no
No que tange ao processo de
processo de produo documental, ao
produo de documentos do Nuxeo DM,
preencher os metadados do documento
este o balizador da gesto documental,
produzido no Nuxeo DM. Apesar do
uma vez que define os metadados para
exposto, a ferramenta no apresenta um
pesquisa,
outros
vis arquivstico a ponto de proporcionar
documentos, o incio de um workflow, a
ao usurio os itens hierrquicos da
classificao do documento e a definio
classificao,
do prazo
, sua
subgrupo, classe e subclasse. Assim
destinao. Neste mbito, Lopes (1997,
sendo, cabe ao usurio alterar os campos
p. 82) afirma que a principal ideia
do Sistema passveis de alterao
as
relaes
entre
de guarda, isto
tais
como,
grupo,
56
em
Pgina
documento
natureza,
assunto
pesquisa.
Contudo, relevante destacar que o
o grupo documental e alterar o campo

country, para definir o subgrupo.
campo natureza, por apresentar a
Com relao a alterao dos
tipologia documental, no necessita ser
vocabulrios do software, cabe destacar
totalmente
Pode-se,
neste
que deve-se, em um primeiro momento,
incluir
tipos
excluir os itens dos campos subtopic e
documentais que no estejam pre-
country, uma vez que ao tentar excluir
viamente cadastrados no sistema.
ou modificar as informaes dos campos
campo,
alterado.
excluir
ou
Em relao aos campos assunto
topic e continent, o sistema apre-
e pesquisa, estes equivalem, conforme
senta uma mensagem informando que
relatado
no possvel modificar os voca-
anteriormente,
classe
subclasse e a grupo e subgrupo, res-
bulrios,
pois
estes
pectivamente. Assim, sob o vis da
vinculados aos mesmos.
possuem
itens
arquivstica, esses metadados devem ser
No que concerne a classificao
alterados para explicitar a classificao
de documentos, Lopes (1996, p. 98)
documental. Para isso, o usurio deve
entende que a operao de definir a
acessar o mdulo Gerenciar voca-
classificao e aplica-la s informaes e
bulrios do Admin Center, na pgina
acervos matricial e sem ela, qualquer
inicial do Nuxeo DM. O usurio, ao
outra operao descritiva ou avaliativa
acessar este ambiente, pode adicionar
tender
um vocabulrio, modific-lo ou exclu-
Indolfo destaca que:
fracassar.
Neste
mbito,
lo. Para alterar o campo assunto este
estabelecer a subclasse deve ser alterado

o campo subtopic, que est relacionado com o campo topic. Da
mesma forma que modificou-se os
Concluda a etapa de redefinio
metadados do atributo assunto, o
dos metadados dos campos assunto e
usurio precisa alterar o campo pes-
pesquisa pode-se examinar a funo de
quisa. Para tanto, deve-se redefinir o
classificao documental na ferramenta.
vocabulrio continent, para configurar
Assim,
depois
de
preenchidos
os
metadados do documento, tem-se uma

57
fim de definir a classe documental. Para
fundamental para o processo de avaliao que

os documentos tenham sido classificados, pois
s a classificao permite a compreenso do
contedo dos documentos de arquivo dentro do
processo integral de produo, uso e acesso
informao arquivstica, mantendo os vnculos
orgnicos especficos que possui com a
entidade geradora (2008, p. 55).
Pgina
deve modificar o metadado topic, a
viso da classificao definida para o
plicitando a relao orgnica entre os
documento na aba resumo. Neste mesmo
mesmos.
espao possvel definir as palavras-
Por fim, diante do exposto,
chave do documento, a fim de auxiliar a
afirma-se que a utilizao de ferramentas
ferramenta
para a gesto documental no com-
de
busca.
Alm
dos
metadados, outro recurso que auxilia a
promete
classificao
diz
arquivista, uma vez que a produo e
respeito a ordenao destes em pastas e
classificao dos documentos devem,
subpastas
ambiente
obrigatoriamente, ser realizada consi-
workspaces conforme a estrutura das
derando os princpios que embasam o
classes, subclasse, grupos e subgrupos
fazer arquivstico. Assim, concluda a
documentais previamente definidos.
anlise das funes de produo e
dos
documentos,
criadas
no
Desse modo, pode-se afirmar que

a
classificao
software
de
atende
documentos
aos
no
preceitos
trabalho
intelectual
do
classificao, cabe estudar a implementao da avaliao de documentos

no Nuxeo.
arquivsticos, uma vez que permite

vincular, no momento da produo, a
A funo de avaliao de documentos no
classe, subclasse, grupo ou subgrupo que
Nuxeo
o documento est inserido. Contudo, no
Ao
implementar
as
funes
possvel vincular toda a hierarquia
arquivsticas de produo e classificao
documental durante a produo do
de documentos no Nuxeo, identifica-se
documento. No entanto, essa dificuldade
que
remediada ao cadastrar pastas e
classificatrio iniciam-se na produo do
subpastas, no ambiente workspaces, o
documento. O que difere um do outro o
que pode configurar a hierarquizao
fato de que a classificao d-se de
documental.
modo automtico, ao contrrio da ava-
Schellenberg (2005, pg. 86) observa que
avaliativo
liao.
os documentos podem ser, e geralmente
Em sntese, a avaliao tambm
so, agrupados de modo a refletir a
implantada ao preencher os metadados
estrutura orgnica da entidade. Sob este
do documento. Para isso, deve-se definir
vis, a aba relaes possibilta vincular
no campo Expira em o prazo de
os documentos que relacionam-se, ex-
guarda documental. No entanto, o pro-
58
contexto,
processos
Pgina
Neste
os
cedimento de transferir, recolher ou
fundamentam as atividades de gesto de
eliminar
documentos.
documento
realizado
manualmente. Apesar de ser um dos
Cabe destacar que o software em
campos de identificao do documento
questo no foi produzido com base nos
produzido no Nuxeo, a data definida para
preceitos
expirar o documento no indexada pela
exemplo, o ICA-AtoM30 do Conselho
ferramenta, pois trata-se apenas de uma
Internacional de Arquivos - CIA. Por
indicao para os usurios, no sendo
isso algumas funes arquivsticas no
processada pelo aplicativo.
esto totalmente estruturadas para rodar
relevante
por
automaticamente na ferramenta. Ade-
ferramenta possui a funcionalidade para
mais, este estudo analisa a soluo GED
gerenciar o ciclo de vida de um
sob a tica da arquivologia, adequando
documento. Contudo, cabe esclarecer
os recursos e funcionalidades do sistema,
que este ciclo de vida no refere-se as
para atender as necessidades da Gesto
fases da Teoria da Trs Idades, corrente,
Arquivstica de Documentos Digitais,
intermediria e permanente, mas trata-se
bem como para aplicao deste por parte
das rotas, tarefas ou etapas que o
dos profissionais de arquivo.
passar
que
como
documento
destacar
arquivsticos,
para
ser
tramitado/validado em um workflow.
Considerando que a classificao,
Diante do exposto, coube ao

pesquisador
definir
configurvel que
possa
um
espao
atender
as
avaliao e o preenchimento dos campos
necessidades da avaliao documental.
descritores so realizados no momento
Assim, utilizou-se o ambiente sections
da produo do documento, entende-se
como repositrio para o Arquivo, tanto
que a ferramenta segue a perspectiva da
nas fases corrente, intermediria ou
arquivstica integrada, que conforme
permanente, uma vez que os documentos
Lopes (1997) consiste na ideia de que a
ali publicados no podem ser editados,
classificao, a avaliao e a descrio
movidos ou alterados.
so consideradas inseparveis e comsentido,
Indolfo
(2008, p. 59) compreende que as prticas

arquivsticas da classificao e avaliao
30
O ICA-AtoM significa para "Conselho

Internacional de Arquivos - Acesso Memria".
fundamentado em ambiente web, aplicativo de
cdigo aberto baseado em padres para a
descrio arquivstica num contexto multilngue,
em um ambiente multiarquivos. Disponvel em:
<http://ica-atom.org/doc/What_is_ICAAtoM%3F/pt>. Acesso em: 24 set. 2011.
59
Neste
Pgina
plementares.
Neste mbito, buscou-se simular

o processo avaliativo de um documento
na fase intermediria durante 05 (cinco)

anos e a seguir ser eliminado.
produzido no Nuxeo DM. Para isso, no
Depois de produzido, classificado
decorrer da produo e classificao
e avaliado, o documento pode ser
documental, utilizou-se o campo Expira
publicado para que outros usurios
em como o balizador deste processo,
possam ter acesso ao mesmo no arquivo
uma vez que o metadado que permite
corrente, intermedirio ou permanente.
definir o prazo de guarda do documento.
Cumprido o prazo de arquivamento do
Assim sendo, aps preenchimento deste
documento
campo,
aba
administrador do sistema ou o usurio
Comentrios o prazo de guarda que o
com permisso de acesso para esta
documento ficar arquivado na fase
tarefa, dever acessar o documento no
corrente.
Este
ambiente workspaces e despublic-
necessrio
em
na
comentrio
faz-se
corrente,
lo31, a fim de preencher o novo prazo de
ferramenta no apresenta a avaliao
expirao deste. Igualmente deve-se
documental de
acessar a aba Comentrio e apontar a
virtude
modo
de
que
automatizado,
conforme abordado anteriormente.

Depois
de
preenchida
destinao do documento. Em seguida, o

as
documento ser novamente publicado e
informaes da aba comentrio, pode-se
estar acessvel no arquivo intermedirio
visualizar no resumo do documento os
ou permanente.
dados relacionados a avaliao, alm dos
No que tange a anlise da
demais metadados que o compem.
avaliao documental e a aplicao da
Assim, o campo Expira em ilustra a
teoria das trs idades na ferramenta,
data que o documento expira e o campo
entende-se que o processo avaliativo
comentrio
seguinte
pode ser aplicado no software. Contudo,
mensagem, utilizada para fins de ava-
este ao contrrio dos processos de
liao e como exemplo: aps cumprido
produo
o prazo de guarda de 01 (um) ano de
automatizado. O campo existente para
arquivamento
apontar o prazo de guarda ou arquiva-
documento ser transferido para o arqui-
mento no indexado pelo sistema,
apresentar
na
fase
corrente,
classificao,
no
vo intermedirio. Este ficar arquivado

31
Destaca-se o fato de que ao despublicar o

documento, este no estar mais acessvel no
ambiente Sections.
60
apontar
fase
Pgina
deve-se
na
sendo utilizado to-somente como um
GED/A. Diversos autores salientam que
item indicativo para os usurios. No
a sociedade voltou-se para a produo de
entanto, este metadado foi utilizado pelo
documentos em meio eletrnico, e que
pesquisador
os profissionais que no se adaptarem a
como
balizador
da
avaliao. Conclui-se que o campo
essa
Comentrio tambm no indexado
tualizados.
pelo sistema e nem considerado um

campo
especfico
para o
processo
nova
realidade
ficaro
desa-
No incio da dcada de 1990,

Margaret
Hedstrom
(1991,
apud
DUCHARME,
1999)
avaliativo. Na verdade este apenas um
COUTURE
campo para o trabalho colaborativo.
identificava
as
Assim, props-se utilizar as funcio-
arquivos eletrnicos, dando destaque ao
nalidades e recursos que a soluo
fato de que estes so um grande desafio
possibilita para auxiliar a avaliao dos
para
documentos produzidos no Nuxeo, sob a
arquivsticas, no que tange a todas as
tica Arquivstica.
funes: a produo, avaliao, aqui-
Cumprida
propostas
para
todas
o
as
estudo,
etapas
isto
teoria
caractersticas
para
dos
prtica
sio, conservao, classificao, descrio e difuso.
instalao da ferramenta, estudo das
Neste
mbito,
manual
funes de produo, classificao e
produzido apresenta os passos bsicos
avaliao de documentos, procedeu-se a
para instalao e operacionalizao do
organizao de um manual que aborda
Nuxeo, bem como a aplicao das
todos os procedimentos pesquisados at
funes de produo, classificao e
ento.
avaliao de documentos. Este no visa

sanar todas as dvidas ou funcio-
Produo de um manual voltado aos
nalidades sobre a ferramenta, busca
profissionais da Arquivstica
apenas
Nuxeo
pelos
profissionais
instrumento
para
aproximar os profissionais de arquivo
da
com as solues GED e est publicado
informao surgiu da necessidade, cada
no Blog do Grupo de Pesquisa CNPq
vez maior, do profissional arquivista
GED/A.
aproximar-se da TI, bem como dos

softwares e aplicativos advindos da
61
do
um
Pgina
A produo de um manual de uso
ser
processo de produo documental no
Concluso
Com o aumento da utilizao de
recursos
implementao da gesto documental no
produo, tramitao, uso, avaliao,
software. No que concerne o estudo da
arquivamento e destinao dos docu-
funo de classificao dos documentos,
mentos produzidos em meio eletrnico,
conclui-se ser necessrio alterar os
faz-se necessrio estudar as ferramentas
metadados para implantar o processo de
que auxiliam na gesto dos mesmos.
classificao, quando da produo do
Assim sendo, a pesquisa em softwares de
documento. Sobre a anlise da avaliao
GED visa aproximar os gestores de
documental,
documentos
da
software no apresenta o processo
informao. Neste contexto, as teorias
avaliativo de modo automatizado, pois o
abordadas durante a realizao deste
campo para definio do prazo de guarda
estudo, bem como
dos
obtidas
computacionais
durante
para
Nuxeo, afirma-se que esta a base para
tecnologias
os
as informaes
processos
pode-se
documentos
inferir
no
que
indexado.
de
Contudo, a soluo conta com uma
instalao, aplicao e anlise dos
estrutura que possibilita avaliar os
recursos e funcionalidades da ferramenta
documentos de modo operacional, com
permitiram elaborar um manual para
incio na produo documental.
utilizao da ferramenta voltado aos
Por
fim,
que
torna-se
os
propcio
arquivistas, aproximando-os da TI e das
ponderar
resultados
desta
ferramentas da GED/A.
pesquisa, desenvolvida na verso 5.6 do
Deste modo, possvel afirmar
software, esto passveis de tornarem-se
que os resultados advindos da realizao
desatualizados, uma vez que a constante
da pesquisa so satisfatrios na medida
busca por melhorias e correes de bugs
em que apresentam uma anlise do
faz com que as
software Nuxeo frente implementao
semestralmente novas verses de seus
das funes arquivsticas de produo,
sistemas.
solues
lancem
Referncias
instalao, a principal dificuldade diz
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL).

Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005.
respeito ao assistente de configurao da

ferramenta. Com relao a anlise do
Pgina
No que diz respeito ao procedimento de
62
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As Funções de Produção, Classificação e Avaliação de Documentos Arquivísticos No Software Nuxeo Document Management

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As Funções de Produção, Classificação e Avaliação de Documentos Arquivísticos No Software Nuxeo Document Management

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As funes de produo, classificao e avaliao de documentos

arquivsticos no software Nuxeo Document Management

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

The archival functions of production, clasification and appraisal of documents in

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

documentos, a fim de apontar suas

Arquivologia foi uma das

caractersticas, o processo de instalao

reas que aproximou-se da

e as dificuldades encontradas no decorrer

Tecnologia da Informao nas ltimas

deste. Ademais, busca-se sob a tica de

um arquivista, analisar e testar a

profissional da gesto dos documentos e

empregabilidade de funes arquivsticas

dos arquivos, o arquivista, pblico alvo

na ferramenta e, sobretudo desmistificar

a ideia de complexidade que alguns

tecnologias (de Gesto Eletrnica de

profissionais possuem em relao aos

softwares de gesto documental. Por fim,

disponibilizadas, deve utiliz-las para

como resultado desta anlise, pode-se

gerir de modo eficaz e seguro as

informaes, independente do suporte.

profissionais da rea arquivstica para

Apesar do atual contexto, onde o

instalao e utilizao do Nuxeo.

uso do computador habitual, entende-

se que os arquivistas, em sua maioria,

aborda-se esta temtica de estudo, os

requisitos do Sistema Informatizado de

ferramentas de gesto documental, no

Gesto Arquivstica de Documentos -

que tange instalar, aplicar e utilizar os

SIGAD1 devem ser levados em conta,

recursos que estas possibilitam. Do

mesmo modo, entende-se que empregar

balizadores de uma ferramenta de gesto

certas tecnologias no fazer arquivstico

documental. No entanto, este trabalho

um processo moroso e difcil. Embora a

no busca analisar o software Nuxeo

informatizao de diversos processos e

sobre a tica dos requisitos que um

procedimentos no seja a soluo de

todos os problemas, compreende-se que

apresenta o software de gesto docu-

O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ,

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

SIGAD prope, mas pelo vis da anlise

da implementao de funes arqui-

concepo de atuar somente com o

suporte papel, precisa estar atento as

referncia, este trabalho justifica-se pela

luz do que foi apresentado at

busca de solues que aproximem o

o momento e com a aproximao da

fazer arquivstico, a TI e os pressupostos

arquivologia com a TI, perceptvel

Documentos Arquivsticos), visto que a

softwares, entende-se que boa parte dos