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As funes de produo, classificao e avaliao de documentos

arquivsticos no software Nuxeo Document Management


Daniel Flores
danielflores@ufsm.br
Professor Doutor do Departamento de Documentao do Curso de Arquivologia e Mestrado
em Patrimnio Cultural da UFSM
Srgio Renato Lampert
serginholampert@gmail.com
Especialista em Gesto em Arquivos, membro do grupo de pesquisa de Gesto Eletrnica
de Documentos Arquivsticos-GED/A e mestrando em Patrimnio Cultural da UFSM
Resumo: O presente artigo apresenta o estudo do software Nuxeo frente implementao
das funes arquivsticas de produo, classificao e avaliao de documentos. A anlise
da ferramenta possibilitou verificar o procedimento de instalao, apontando dificuldades e
barreiras para os profissionais arquivistas que desejam instalar a soluo. Tambm pde-se
verificar o processo de produo documental no aplicativo, identificando que este o
procedimento balizador da gesto documental. Ademais, foi possvel examinar a funo de
classificao dos documentos produzidos no software, que apontou o atendimento aos
preceitos arquivsticos. Igualmente pde-se analisar a implementao da avaliao
documental na ferramenta, identificando a possibilidade de implantar o processo avaliativo,
bem como a teoria das trs idades durante a produo de documentos. No entanto, o sistema
no operacionaliza a avaliao documental de modo automatizado, como nas outras
funes. Por fim, elaborou-se um manual voltado para os profissionais arquivistas
instalarem e utilizarem o Nuxeo DM.
Palavras-chave: Nuxeo; Gesto eletrnica de documentos; Produo de documentos;
Avaliao de documentos; Classificao de documentos.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

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Abstract: This paper presents the analysis of Nuxeo software implementation about
archival functions of production, classification and appraisal of documents. The analysis
tool allowed verification of the installation procedure, pointing out the difficulties and
barriers to professional archivists who want install. You can also check the document
production process in the application, identifying this procedure as the marker of Document
Management. Moreover, it was possible to examine the role of classification of documents
produced in the software, which pointed to the precepts of archival care. Also we could
examine the appraisal documents, from the perspective of implementation of this tool in
identifying the possibility of implementing the theory of three ages during the production of
documents as well as the appraisal. Is the fact that the system does not apply in an
automated the evaluation function, unlike the other functions. We developed a manual of
install and use of Nuxeo DM.
Key-words: Nuxeo; Document Management; Production of documents; Appraisal of
documents; Classification of documents.

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The archival functions of production, clasification and appraisal of documents in


the software Nuxeo Document Management

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

mental

gesto

de

documentos, a fim de apontar suas

Arquivologia foi uma das

caractersticas, o processo de instalao

reas que aproximou-se da

e as dificuldades encontradas no decorrer

Tecnologia da Informao nas ltimas

deste. Ademais, busca-se sob a tica de

duas

um arquivista, analisar e testar a

profissional da gesto dos documentos e

empregabilidade de funes arquivsticas

dos arquivos, o arquivista, pblico alvo

na ferramenta e, sobretudo desmistificar

deste

de

a ideia de complexidade que alguns

tecnologias (de Gesto Eletrnica de

profissionais possuem em relao aos

Documentos

aplicaes

softwares de gesto documental. Por fim,

disponibilizadas, deve utiliz-las para

como resultado desta anlise, pode-se

gerir de modo eficaz e seguro as

organizar

informaes, independente do suporte.

profissionais da rea arquivstica para

dcadas.

estudo,

Neste

frente

que

para

GED)

sentido,

gama

Apesar do atual contexto, onde o

um

manual

voltado

aos

instalao e utilizao do Nuxeo.

uso do computador habitual, entende-

Cabe

destacar

que

quando

se que os arquivistas, em sua maioria,

aborda-se esta temtica de estudo, os

no

as

requisitos do Sistema Informatizado de

ferramentas de gesto documental, no

Gesto Arquivstica de Documentos -

que tange instalar, aplicar e utilizar os

SIGAD1 devem ser levados em conta,

recursos que estas possibilitam. Do

uma

mesmo modo, entende-se que empregar

balizadores de uma ferramenta de gesto

certas tecnologias no fazer arquivstico

documental. No entanto, este trabalho

um processo moroso e difcil. Embora a

no busca analisar o software Nuxeo

informatizao de diversos processos e

sobre a tica dos requisitos que um

procedimentos no seja a soluo de

esto

familiarizados

com

todos os problemas, compreende-se que


o uso de softwares para gerir de modo
eletrnico os documentos, pode ser um
recurso de grande valia para o arquivista.
Neste

sentido,

esta

pesquisa

apresenta o software de gesto docu-

vez

que

so

considerados

O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ,


por meio da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos CTDE, apresentou na publicao
do e-ARQ Brasil (2011), o Modelo de Requisitos
para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos SIGAD, que visa
o controle completo do ciclo de vida dos
documentos arquivsticos, desde sua captura at
a destinao final, seguindo os procedimentos da
gesto arquivstica de documentos.

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ompreende-se

Nuxeo

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Introduo

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

SIGAD prope, mas pelo vis da anlise

suporte

da implementao de funes arqui-

concepo de atuar somente com o

vsticas neste.

suporte papel, precisa estar atento as


o

SIGAD

seja

na

novas tecnologias.

referncia, este trabalho justifica-se pela

luz do que foi apresentado at

busca de solues que aproximem o

o momento e com a aproximao da

fazer arquivstico, a TI e os pressupostos

arquivologia com a TI, perceptvel

da

atravs

GED/A

(Gesto

Eletrnica

de

da

crescente

demanda

por

Documentos Arquivsticos), visto que a

softwares, entende-se que boa parte dos

procura por ferramentas que atendam as

arquivistas

funes arquivsticas incessante. Alm

empregar as ferramentas de GED, no que

disto, ainda no se tem, por ora, um

concerne sua instalao e aplicao. Um

software reconhecidamente fruto dos

destaque deve ser feito, por exemplo, nas

requisitos preconizados pela e-ARQ

dificuldades relatadas por arquivistas na

Brasil. Neste sentido, o estudo do Nuxeo,

instalao de sistemas que requeiram

visa apresentar comunidade arqui-

servidores Web4, como o ICA-AtoM ou

vstica mais uma soluo, diante de

Archivematica, ainda que ressaltando a

tantas outras existentes, que auxilie na

distino de que o primeiro no

implementao de polticas arquivsticas

voltado para a gesto de documentos, e

para documentos produzidos em meio

sim descrio documental, tanto quanto

eletrnico.

o segundo voltado para a preservao

Este

trabalho

no

esto

aptos

para

justifica-se

digital. A preocupao com a preser-

tambm, pelo propsito de instigar o

vao digital e a obsolescncia dos

profissional arquivista, no somente no

arquivos e programas que armazenam as

que tange ao aperfeioamento profis-

informaes, so fatores que chamam

sional, mas tambm no incentivo

ateno para a GED/A. Assim, esta

produo de conhecimento, uma vez que

pesquisa pode ser identificada como uma

estudos sobre TI e GED ganham cada

referncia que busca contribuir para

vez mais espao em eventos de sua rea

aproximar e estreitar laos da TI com a

de abrangncia. Alm disso, o arquivista,

Arquivologia.

que ainda hoje visto como um


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profissional que trabalha apenas com

Servidores Web, que requeiram WAMP


(Windows+Apache+MySQL+PHP) ou LAMP
(Linux+Apache+MySQL+PHP).

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que

enraizado

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Ainda

analgico,

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Por fim, em relao a metodologia adotada para investigao, do

Referencial terico

ponto de vista de sua natureza, foi

Gesto

considerada aplicada. Quanto a forma de

documentos

documental e produo de

abordagem do problema, uma pesquisa

Aps a II Guerra Mundial, a

qualitativa. No que tange aos seus

produo de informao cresceu de uma

objetivos, a pesquisa exploratria. J,

forma

com relao aos procedimentos tcnicos,

instituies a buscarem novas solues

considerada bibliogrfica, visto que

para

utiliza referencial publicado na rea de

documental acumulado. Neste meio,

gesto

alm da Arquivstica e da teoria das trs

documental,

TI,

GED/A

software livre.
Para

avassaladora,

administrar

obrigando

grande

as

volume

idades que a norteia, surgiu o conceito de


definio

do

software

estudado, levou-se em conta os pr-

gesto de documentos, conforme Lei


Federal:

requisitos de instalao do mesmo, pois

funcionamento.

considera-se gesto de documentos o conjunto


de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei
Federal 8.159 de 8 de janeiro de 1991).

Tambm contribuiu para escolha do

Alguns objetivos da gesto de

de outros softwares, como PHP, Apache


e

MySQL

para

Nuxeo, o fato deste ser de fcil

documentos,

destacados

instalao em relao as demais ferra-

(1996)

assegurar

mentas, conforme relatado no Trabalho

administrao, manuteno e destinao

de Concluso de Curso intitulado Os

dos

Sistemas de workflow em arquivstica: a

sibilidade da informao quando e onde

identificao dos modelos e a anlise das

seja necessria e avaliar a documentao

ferramentas, apresentado no ano de

de

2010 por orientao deste pesquisador.

estabelecendo o destino da mesma em

Este estudo abordou as ferramentas de

tabelas de temporalidade.

so:

documentos;

acordo

por
a

garantir

com

seus

Lopes

produo,

aces-

valores

GED Agorum Core, Alfresco, Archi-

Com base no conceito de gesto

vistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl

de documentos, apresentado na Lei

Intranet.

Federal, Paes (2005) destaca trs fases

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mentos em meio eletrnico necessitam

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diversas solues que gerenciam docu-

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

bsicas da gesto de documentos: a

cimento geral da origem funcional dos

produo, a destinao e a utilizao.

documentos, sua natureza, tipologia e o

Destas fases, destaca-se a produo.

valor que tem para o rgo produtor.

produo

de

documentos

Neste sentido, a aplicao da clas-

permite a gesto e concepo de

sificao documental, e tambm da

formulrios, preparao e gesto de

avaliao de documentos, tende a ser

correspondncia, gesto de informes e

mais precisa.

diretrizes, fomento de sistemas de gesto


Classificao documental

modernas a esses processos (JAMES

A classificao de documentos de

RHOADS, 1983, apud JARDIM, 1987).

arquivo, conforme Gonalves (1998)

Santos (2005, p. 151) enfatiza que a

defende, entendida como a ordenao

produo de um documento decor-

intelectual e fsica dos acervos, baseada

rente de uma demanda administrativa ou

numa proposta de hierarquizao das

tcnica que precisa ser registrada para

informaes. De acordo com Rousseau e

que produza efeito e possa servir de

Couture (1998), a classificao a

comprovao da execuo desta. Sob

primeira etapa de tratamento que conduz

esta tica, Jardim (1987) colabora ao

a acessibilidade do acervo documental.


O objetivo da classificao ,

acontece em funo das atividades que

essencialmente,

dar

visibilidade

so desempenhadas no mbito das

funes e as atividades do organismo

organizaes.

produtor, deixando claras as ligaes

Com base nos autores acima

entre os documentos. Sob este prisma

citados, compreende-se que a produo

Heredia Herrera (1993) refere-se

de documentos ocorre em virtude de

classificao

uma atividade ou ato administrativo de

intelectual que estabelece classes, ao

um rgo, setor ou organizao que

separar ou dividir um conjunto de

necessita ser registrado e comprovado,

elementos, que integrados formam parte

para que possa ter efeito. Cruz Mundet

de um todo. Schellenberg afirma que:

como

um

trabalho

(1996) tambm identifica a importncia


da produo documental, ao salientar
que seu levantamento permite o conhe-

se os documentos so adequadamente
classificados, atendero bem s necessidades
das operaes correntes. E, para tanto, devem
ser arranjados em funo do uso que tm em
determinadas unidades administrativas de um

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afirmar que a produo documental

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da informao e aplicao de tecnologias

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

rgo. Em todos os casos, desde os relativos a


importantes assuntos de poltica at os de
operaes de rotina, devero ser agrupados em
relao ao seu uso. (SCHELLENBERG, 2005,
p. 83)

Gonalves (1998), afirma que a


classificao de documentos geral-

vstico, tais como a avaliao e a


descrio.

Logo,

afirma-se

que

processo de classificao , junto da


avaliao, um dos pilares do fazer
arquivstico.

mente traduzida em um esquema no qual


a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, a
esse esquema d-se o nome de plano de
classificao. Deve-se ainda registrar
literatura

brasileira,

classificao, no permanente, denominase arranjo, e seu instrumento o quadro


de arranjo, assim como as classes e
subclasses

denominam-se

sries

se apontar em um primeiro momento, a


teoria que o norteia. Assim sendo,
conforme Rousseau e Couture (1998), a
teoria balizadora a chamada Teoria das
Trs Idades.
Rousseau

Couture

(1998)

identificam que esta divide o ciclo de

subsries documentais.
No momento da elaborao do
plano de classificao deve-se ter em
mente a sua aplicao, sendo conveniente fazer com que este tenha trs
qualidades fundamentais: simplicidade,
flexibilidade e expansividade (SOUSA,
2008). Sob esta tica, o plano de
classificao pode ser elaborado conforme os mtodos de classificao:
funcional; estrutural e por

processo de avaliao documental, deve-

assunto

(SCHELLENBERG, 2005).
Por fim, a classificao, conforme compreende Sousa (2008), aparece
como primeira interveno que garante a
qualidade e fundamentos necessrios
para outras incurses no universo arqui-

vida de um documento em trs fases (ou


idades): corrente, intermediria e permanente, de acordo com a frequncia de
uso e a identificao de seus valores
primrio e secundrio. Compreende-se
que o ciclo de vida dos documentos
uma sucesso de fases por que passam os
documentos, desde sua produo at sua
destinao final, dividindo a vida dos
documentos em trs fases, bem como
constituindo a teoria das trs idades.
O arquivo corrente, conforme o
Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica - DBTA (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 29) o conjunto de
documentos em tramitao ou no, que,

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na

Para melhor entendimento do

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que

Avaliao documental

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

pelo seu valor primrio, objeto de

arquivsticas de informao que sero

consultas frequentes pela entidade que o

deixadas s geraes futuras.

produziu, a quem compete a sua

Lopes (1997, p. 120) entende que

administrao. O arquivo intermedirio

a avaliao comea na classificao e

o conjunto de documentos originrios

complementa que o ato de construir a

de arquivos correntes, com uso pouco

tabela de temporalidade , ao mesmo

frequente (Ibid., p. 32) e o arquivo

tempo, um procedimento classificatrio,

permanente corresponde ao conjunto de

avaliativo e descritivo, preso questo

documentos preservados em carter

do valor. Neste sentido, afirma-se que a

definitivo em funo de seu valor

classificao,

(Ibid., p. 34).

avaliao, busca manter o controle sobre

juntamente

com

De acordo com Santos (2008),

os acervos, impedindo que a massa do-

para realizar-se a avaliao necessrio

cumental cresa de forma desorganizada.

funcionamento da

de sua

estrutura admi-

nistrativa e das atividades que geram

Arquivologia e Tecnologia da Informao

documentos. Neste contexto, a avaliao


documental

consiste

que

hoje

identificar

Arquivologia uma das divises que

valores e definir prazos de guarda para

compem a rea de estudo da Cincia da

os documentos de arquivo. Segundo

Informao (CI) - Cincias Sociais Apli-

Bernardes (1998), dever ser realizada

cadas - CSA (CNPq) (mesmo que haja

paralelamente

um

ao

em

Considerando

trabalho

de

movimento

autonomia

Arquivologia

para evitar o acmulo desordenado.

vinculao direta CSA) - juntamente

funo

arquivstica

relao

CI

da

classificao, no momento da produo,

em

de

de

com Biblioteconomia e Museologia, ao

avaliao fundamental para o processo

abordar a questo da aproximao entre

de gesto documental, pois define a

CI e Cincia da Computao CC, est

documentao que deve ser permanen-

se buscando apresentar fundamentos

temente preservada, ou a que deve ser

tericos para consolidar a relao entre

eliminada pela sua irrelevncia. Sob esta

Arquivologia e Informtica, bem como

tica, Cruz Mundet (1996) compreende

TI.

que a avaliao delimita as fontes

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instituio,

do

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conhecimento

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Saracevic

(1995

apud

prticas arquivsticas, visto que uma

FONSECA, 2005, p. 27) prope que a

significativa parcela dos arquivistas no

CI composta por trs principais

domina tais tecnologias. Sob este prisma,

caractersticas, definidas como vetores

cabe aos profissionais da informao

de seu desenvolvimento e evoluo:

aproximar-se da TI, uma vez que os

interdisciplinar;

inevitavelmente

softwares de gesto documental so

ligada TI e tem sua evoluo marcada

predominantemente frutos das aplicaes

pelo

desta.

est

desenvolvimento

da

chamada

sociedade da informao. Nesta tica,


Somerville (1993 apud FLORES, 2006)

Gesto Arquivstica de Documentos

afirma que a TI o resultado de uma

Digitais

relao transdisciplinar entre a CI e a

Em primeiro lugar, necessrio

CC, fruto do estreitamento das relaes

dizer que a Gesto Arquivstica de

entre a CC e a Informtica.

Documentos

ora

intitulada

A TI caracteriza-se pela sua

Gesto Eletrnica de Documentos ou

interdisciplinaridade e por ser um

ainda Gesto Arquivstica de Docu-

conjunto de hardware e software para o

mentos Eletrnicos, surgiu como uma

desempenho das tarefas de proces-

parte da TI, que busca, basicamente,

samento da informao, como coletar,

proceder

transmitir, armazenar, recuperar, ma-

(FLORES, 2006).

gesto

de

documentos

nipular e exibir dados (CAMPOS

No princpio, a Gesto Eletrnica

ROCHA, 1997 apud FLORES, 2006, p.

de Documentos Arquivsticos GED/A

80).

era

abordada

unicamente

enquanto

Lopes (1997, p. 75) entende que a

sistema, sob a tica do GED, sendo

principal questo a ser enfrentada na

confundida com o mesmo at pouco

aplicao da TI, a da informatizao do

tempo atrs. Na sua concepo, o

acesso, isto , o uso dos computadores

Gerenciamento

para gerir o ativo e o passivo de

Documentos (GED) era um instrumento

informaes contidas em suporte papel,

para disponibilizar a informao digi-

fotogrfico

Neste

talizada e/ou documentos gerados em

sentido, as Tecnologias de Informao

ambientes eletrnicos. Como afirma

microflmico.

Eletrnico

resultam em um grande impacto sobre as

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de

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Digitais,

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Kock (1998), mais recentemente, o

delinear-se, enraizado na perspectiva de

GED:

gesto

sistmica

arquivstico,

salienta que o GED engloba um conjunto


de

tecnologias:

Imaging6,

COLD5,

Document

Management7,

Document

ICR8, OCR9,Workflow10, etc.


Com o passar dos anos, a
crescente
suscitou,

produo
nos

de

documentos

profissionais

da

informao, uma preocupao em como


estes estavam sendo geridos enquanto

como garantir o acesso perene aos


mesmos.

Neste

mbito,

buscando

afastar-se do GED, um novo entendimento acerca da GED/A passou a


5

Computer Output to Laser Disk vem sendo


substitudo por ERM: gerenciamento de
relatrios robustos oriundos de sistemas
corporativos.
6
Document Imaging processamento,
arquivamento e recuperao de imagens.
7
Document Management gerenciamento de
documentos.
8
Intelligent Character Recognition permite
reconhecer manuscritos em documentos.
9
Optical Character Recognition permite
reconhecer
caracteres
impressos
ou
datilografados em dados processveis pelo
computador.
10
Workflow fluxo de trabalho.

todas

as

operaes tcnicas da gesto documental,

desde

produo

at

destinao final do documento. Sob este


prisma, foi desenvolvido o e-ARQ
Brasil, que estabelece requisitos mnimos para um SIGAD:
um conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas, caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software
particular, um determinado nmero de
softwares
integrados,
adquiridos
ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma
combinao destes. O sucesso do SIGAD
depender,
fundamentalmente,
da
implementao prvia de um programa de
gesto
arquivstica
de
documentos.
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
CTDE, 2011, p. 10)

documentos arquivsticos. Da mesma


forma, a apreenso tambm residia em

realizar

Compreende-se que a gesto


arquivstica de documentos digitais pode
ser

implementada

com

base

nas

prerrogativas do SIGAD. No que tange


s caractersticas que diferem SIGAD,
de GED, estas consistem na relao
orgnica dos documentos, concebidas no
primeiro, bem como na aplicao do
ciclo de vida dos documentos, nem
sempre

abordado

Gerenciamento

nos

sistemas

Eletrnico

de
de

Documentos.

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Baldam et al (2002, p. 42)

ao

documento

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Vem buscando incorporar os conceitos


arquivsticos, evoluindo de um mero software
de digitalizao e acesso para tornar-se um
instrumento de apoio dentro de um sistema de
gerenciamento de documentao, seja ele
eletrnico ou no. (Kock, 1998 apud SANTOS,
2005, p. 17).

do

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Software Livre

que podem ser livremente executados,

Tem-se que as solues GED

copiados,

distribudos,

estudados,

necessitam de grande investimento para

modificados e aperfeioados por seus

implantao.

as

usurios. Para garantir estas liberdades,

ferramentas desenvolvidas em Software

todo Software Livre tem seu cdigo

Livre SL surgem como soluo para

fonte aberto e disponvel.

Neste

sentido,

gerenciar a informao produzida e


armazenada

em

meio

Conforme a filosofia do Projeto

eletrnico,

GNU (2011), existem quatro liberdades

conforme os preceitos que norteiam a

essenciais no mbito do Software Livre:

filosofia do Projeto GNU11:

liberdade para executar o programa, com


qualquer

Informtica uma questo de liberdade: as


pessoas deveriam ter a liberdade de usar
programas de todas as maneiras socialmente
teis. Programas de computador diferem de
objetos materiais como cadeiras, sanduches
e gasolina em que podem ser copiados e
alterados muito mais facilmente. Essas
possibilidades tornam os programas to teis;
cremos que usurios de Informtica deveriam
poder
utiliz-las.
(FREE
SOFTWARE
FOUNDATION, 2009)

Sob esta tica, Mcclure (2007


apud LUCCA, 2007) afirma ser possvel
determinar

que

um

dos

maiores

elementos que iro moldar o futuro da

propsito

(Liberdade

0);

liberdade de estudar como o programa


funciona,

mudar

cdigo-fonte

(Liberdade 1); liberdade de redistribuir


cpias exatas (Liberdade 2); liberdade de
melhorar o programa e tornar pblicas as
melhorias aos demais, de modo que toda
a comunidade se beneficie (Liberdade
3). De acordo com a Fundao Software
Livre (2009), um programa SL se os
usurios tm todas essas liberdades.

gesto de documentos o Software


Procedimento de instalao do software
O

precisam de sistemas com flexibilidade


para adaptar-se s mudanas, e possuir
um software que permita customizao
de grande utilidade.
De maneira geral, o conceito de
SL se refere a programas de computador
11

Disponvel
em:
<http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.ptbr.html>. Acesso em: 12 de nov. 2011.

software

Nuxeo

carac12

terizado, de acordo com seu site , por


ser

uma

ferramenta

de

Enterprise

Content Management - ECM13 multipla12

Disponvel em: <http://www.nuxeo.com/en>.


Acesso em: 29 out. 2012.
13
ECM um conjunto de tecnologias utilizadas
para gerncia do ciclo de vida das informaes
no-estruturadas de uma empresa, contemplando
as fases de criao/captura, armazenamento,

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2007) complementa que as empresas

Resultados

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Livre. Bangert (2007 apud LUCCA,

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

taforma (Linux, Mac e Windows) de

classificao e avaliao de documentos.

cdigo aberto. Softwares ECM, isto ,

Para isso, deve-se acessar o site do

para Gesto de Contedo Empresarial,

Nuxeo

so identificados pelas empresas que os

ferramenta,

desenvolvem como solues GED. Na

eletrnico http://www.nuxeo.com/en.

prtica, pelo fato de no existir entidades

realizar

download

disponvel

no

da

endereo

O Nuxeo disponibiliza a verso

oficiais que definam as siglas ECM e

5.6

GED para designar produtos ou servios

download: Nuxeo DM Windows Installer

provenientes destas solues, no h

(.exe) disponvel para o Windows (248

diferena entre os termos, pois no

MB),

existem regras que, de fato, diferenciem

PostgreSQL15 e os softwares JAVA16

GED de ECM, conforme destaca o

Tomcat, OpenOffice17 e ImageMagick18,

do

instala

pacotes

tambm

para

SGBD

exposto,

se necessrio; Nuxeo DM Tomcat bundle

entende-se que o Nuxeo um software

(.zip) disponvel para Mac, Windows e

de Gesto Eletrnica de Documentos.

Linux (171 MB); Nuxeo DM for Ubuntu

O Nuxeo possui uma gama de


produtos/pacotes

de

instalao

& Debian (.deb package) disponibiliza

para

as instrues necessrias para instalao;

gesto da informao, que permitem, em

Nuxeo DM VMware Image (.zip)

sntese, difundir, armazenar, arquivar,

15

compartilhar, buscar, pesquisar, produzir


e gerenciar informao, independentemente do formato/suporte. Apesar das
diversas

funcionalidades

disponibi-

lizadas pela ferramenta, o foco deste


trabalho dar-se- no mdulo Nuxeo
Document Management. Neste, ser
analisada as

funes de produo,

versionamento, indexao, gesto, descarte,


distribuio,
publicao,
pesquisa
e
arquivamento.
Disponvel
em:
<http://www.ged.net.br/glossario-ged.html>.
Acesso em: 07 jan. 2013.
14
Disponvel em:
<http://www.ged.net.br/ecm.html>. Acesso em:
15 jan. 2013.

um robusto sistema gerenciador de banco de


dados objeto-relacional de cdigo aberto.
Disponvel
em:
<http://www.postgresql.org.br/sobre>.
Acesso
em: 12 mai. 2012.
16
Java uma linguagem de programao e uma
plataforma de computao. A tecnologia Java
est presente em muitos programas, como
utilitrios, jogos e aplicativos corporativos.
Disponvel
em:
<http://www.java.com/pt_BR/download/faq/what
is_java.xml>. Acesso em: 12 mai. 2012.
17
uma sute de aplicaes de escritrio
destinada tanto utilizao pessoal quanto
profissional. Oferece editor de textos, planilha,
editor de apresentaes editor de desenhos e
banco de dados. No Brasil o OpenOffice
distribudo com o nome de BrOffice. Disponvel
em: <http://www.broffice.org/produto>. Acesso
em: 12 mai. 2012.
18
O ImageMagick uma ferramenta para tratar
imagens em diversos formatos, com inmeras
funcionalidades,
tais
como:
converter,
redimensionar, criar, editar, cortar e juntar
imagens.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

51

Diante

diferentes

Pgina

GED14.

Portal

em

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

imagem de CD baseada no Ubuntu,

o arquivo e clicar no cone Start

inclui PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice

Nuxeo.bat.

e todas dependncias (649 MB); Nuxeo

Aps iniciado o servidor, deve-se

DM OVF (VirtualBox, RHEV, VMware

abrir um navegador web20 e digitar o

ESX) (.zip) - imagem de CD baseada no

endereo

Ubuntu (649 MB).

Ao acessar pela primeira vez o Nuxeo


instalada19

DM na web, apresentada uma tela com

ferramenta, no SO Windows, deve-se dar

um assistente de configurao, que

um duplo clique no cone do Nuxeo, que

auxilia a configurar o aplicativo.

um servidor Tomcat iniciado. Tambm

Depois

de

baixar,

instalar,

pode-se abrir o diretrio onde deu-se a

configurar e inicializar o Nuxeo nos SOs

instalao e clicar no arquivo Start

Windows

Nuxeo. bat que o servidor ser iniciado.

dificuldades

ser

profissionais da gesto documental e de

executada sem a sua instalao, ao

arquivos, em especial o arquivista,

efetuar o download do pacote Nuxeo DM

podem ter ao operar a ferramenta.

ferramenta

tambm

pode

Linux,
e

coube

barreiras

apontar
que

os

Tomcat bundle. Depois de baixado,

Mesmo o software possuindo um

deve-se extrair o arquivo .zip e clicar no

assistente para configurao, este foi

cone chamado Start Nuxeo.bat, que o

identificado como uma dificuldade, uma

servidor Tomcat iniciado. Recomenda-

vez que o processo todo em ingls e a

se reinicializar a mquina, se por ventura

opo de configurao padro pode

o servidor no iniciar.

comprometer a performance, bem como

Para configurar o Nuxeo no SO

a ampla utilizao das funcionalidades.

Linux, deve-se optar pelo pacote Nuxeo

No entendimento do pesquisador,

DM for Ubuntu & Debian. Depois da

embora tenha-se relatado dificuldade, o

instalao

Nuxeo ainda caracteriza-se por ser um

iniciado ao clicar no cone Start Nuxeo.

dos softwares de mais fcil instalao e

Outra opo para utilizar a ferramenta no

operao que permitem gerenciar a

Ubuntu, ao efetuar o download do

documentao

concluda,

servidor

pacote Nuxeo DM Tomcat bundle, extrair

19

Ressalta-se que a soluo tem como prrequisito para instalao o JAVA.

em

meio

eletrnico.

20

Destaca-se que o Nuxeo roda no Mozilla


Firefox (verso 3.5 ou superior), Internet
Explorer (verso 7 ou superior), Google Chrome
(verso 3 ou superior) e Safari (verso 4 ou
superior).

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

52

de

Pgina

Depois

http://localhost:8080/nuxeo.

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Outras

ferramentas

documental21

possuem

de

gesto

O processo de produo documental

pr-requisitos
22

23

para instalao, Apache , PHP

O primeiro acesso ao Nuxeo DM

d-se atravs de login e senha pr-

MySQL24 que dificultam a utilizao por

definidos, os quais so Administrator.

parte dos profissionais de arquivo,

Este login configurado para o perfil de

inexistentes no Nuxeo, que possui como

usurio

nico aplicativo condicionante para o

Ressalta-se que este perfil de usurio

funcionamento

25

Administrador

do

sistema.

o JAVA. Outro fator

permite, entre outras possibilidades, criar

positivo, diz respeito realizao de

usurios27 para gerir os documentos no

webinars26

sistema, bem como definir as permisses

novos

mensais que apresentam

recursos

funcionalidades

de acesso que estes tero. Optou-se por

agregados ao sistema. A ferramenta

testar a implementao das funes

tambm merece destaque por apresentar

arquivsticas de produo, classificao e

um ambiente de documentao que

avaliao de documentos com o perfil de

ilustra todos os processos da soluo.

usurio Administrador do sistema.

Descrito e analisado o procedimento de

No que diz respeito a verificao

instalao do Nuxeo, cabe estudar a

da produo de documentos no software,

funo de produo de documentos na

faz-se relevante apontar os recursos

ferramenta.

bsicos

sections,

templates

workspaces, dispostos na tela principal


da soluo. Sections o espao proposto
para publicao dos documentos criados
de modo colaborativo, produzidos e
aprovados.

Em

sntese,

sections

destinada comunicao, distribuio e


consulta de contedo. Neste ambiente os
documentos no podem ser alterados,

27

Apesar de no ser o foco deste estudo,


procurou-se simular a criao de usurios, a fim
de verificar o nvel de complexidade desta
funo. Conclui-se que criar e gerir as
permisses de usurios , do mesmo modo que o
sistema, simples e executvel.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

53

Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox,


KnowledgeTree, Maarch
22
Apache um servidor web livre compatvel
com o protocolo HTTP. Criado em 1995, a
principal tecnologia da Apache Software
Foundation.
23
PHP uma linguagem de programao de
computadores interpretada, livre e amplamente
utilizada para gerar contedo na Web.
24
MySQL um Software Livre com base na
GLP, que utiliza como interface a linguagem
SQL.
25
Mesmo considerando que a instalao do
SGBD PostgreSQL seja facultativa, identifica-se
que este um item fundamental para a garantir a
segurana dos dados armazenados.
26
Webinar uma abreviao para webbasedseminar, ou seja, trata-se simplesmente de
um seminrio realizado em ambiente web. Pode
ser definido tambm, como uma conferncia online.

Pgina

21

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

editados ou movidos de um local para

opes existentes, as quais dividem-se

outro.

em: documentos simples imagem,


Workspaces o ambiente desen-

arquivo, nota e documentos cola-

volvido para produo e edio de

borativos pasta, blog, frum, entre

documentos, caracterizado por ser um

outros. J, ao clicar no boto importar

espao destinado para ordenao do

arquivo, tem-se a opo de selecionar

documento. Ao contrrio do sections, o

um arquivo para importao. Aps

workspaces de acesso restrito, pois

definido o tipo de documento, este

neste ambiente que definida a poltica

produzido ao preencher o formulrio de

de classificao e avaliao documental,

criao, com as informaes: ttulo,

bem como a produo do documento.

descrio e contedo.

Templates tem como objetivo


auxiliar os usurios a criar workspaces.

No que concerne a produo de


documentos, Flores (2006) enfatiza que:

Neste, possvel preparar um modelo

respectiva subpasta estaria pronta para


utilizao, sem a obrigao de criar uma
a uma.
Conforme explicitado, o processo
de produo documental ocorre no

Cumprida a primeira etapa da

ambiente workspaces, ao criar dentro

produo do documento, apresentada

deste, um novo espao de trabalho.

uma tela com o resumo das informaes,

Aps criado o novo espao, pode-se

status (projeto, verso final) e metadados

ento

um

do documento, alm do recurso de

documento. A prxima tela, do sistema,

associar tags28. Neste mesmo espao

apresenta duas opes para produo

existem abas que permitem modificar e

iniciar

documental:

produo

novo

de

documento

importar um arquivo. Ao clicar no


boto

novo

documento,

soluo

permite que o usurio selecione o tipo de


documento que deseja criar entre as

agregar

informaes ao documento,

28

Tag, ou em portugus, etiqueta, uma palavrachave (relevante) ou termo associado com uma
informao que o descreve e permite uma
classificao da informao baseada em
palavras-chave/metadados.
Disponvel
em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Tag_%28metadata
%29>. Acesso em: 15 mai. 2012.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

54

workspaces. Assim, cada nova pasta e

refere-se ao ato de elaborar documentos em


razo das atividades especficas de um rgo.
Os documentos nascem do cumprimento dos
objetivos para os quais um rgo foi criado. Na
produo de documentos, feita por qualquer
pessoa fsica ou jurdica, o arquivo se forma
mediante o exerccio da atividade prpria dessa
entidade, que d lugar ao trmite de diversos
assuntos, se materializando em forma de
documento (FLORES, 2006, p. 109).

Pgina

estrutural das pastas que sero criadas no

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

dispostas abaixo, bem como iniciar um

baseados nos padres Dublin Core29 e

workflow e apontar os usurios que

esto dispostos no QUADRO 1.

possuem permisses para colaborar e


Campo

editar o documento:
modificar permite alte-

1.

rar os metadados do documento;

Natureza

Natureza do documento.

Assuntos

Tpicos do documento.

Privilgios

Informaes

arquivos permite anexar

2.

sobre

os

direitos

de

reproduo do documento, como por


exemplo, Direitos Autorais.

outro documento;
publicar publica a ver-

3.

Descrio

Fonte

As referncias do qual o contedo do


documento

so final do documento no ambiente

derivado

(total

ou

parcialmente).

sections, mediante aprovao;

Pesquisa

relaes possibilita esta-

4.

belecer uma relao (baseado em, requer,

documento.
Criado em

diplomtica contempornea, este ambiente permite estabelecer a relao


orgnica entre os documentos;
comentrios

5.

permite

ltima

6.

documento

modificado.

Formato

Formato do documento.

Idioma

Idioma utilizado no documento.

Expirar em

Data em que o documento deixa de ser


vlido
Usurio que criou o documento. Campo
preenchido automaticamente pelo Sistema.

histrico apresenta uma

Contribuintes Usurios que modificaram o documento.


Campo preenchido automaticamente pelo

sua criao. Pode ser considerada uma


trilha de auditoria e tambm um espao

quando

em

Autor

lista com eventos do documento desde

Data preenchida automaticamente pelo

modificao Sistema

acrescentar um comentrio relacionado


ao documento;

Data preenchida automaticamente pelo


Sistema quando o documento criado.

conforme o) entre o documento e um


texto ou outro documento. Sob a tica da

Informaes sobre o alcance geogrfico do

Sistema.
QUADRO 1 Metadados do documento

para o controle de verses do docuRondinelli

mento;

permite

definir e gerir o acesso e as permisses


dos usurios sobre o documento.
Em relao aos metadados do
Sistema, comentados anteriormente, so

59)

identifica que o termo metadado foi


cunhado pela TI para designar as
29

Dublin Core um esquema de metadados que


visa descrever objetos digitais, tais como, vdeos,
sons, imagens, textos e sites na web. Disponvel
em:
<http://www.pt.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core
>. Acesso em: 07 ago. 2012.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

55

administrar

p.

Pgina

7.

(2005,

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

informaes

necessrias

dar

significado aos dados armazenados num

implantar o controle dos documentos de


arquivo a partir de sua produo.

sistema de computador. A Dublin Core

Por fim, entende-se que com o

Metadata Initiative define metadados

aumento da produo documental, o

como:

cuidado com a forma de tratar e


disponibilizar a documentao tornar-se-

Conjunto de dados estruturados que


identificam os dados de um determinado
documento e que podem fornecer informao
sobre o modo de descrio, administrao,
requisitos legais de utilizao, funcionalidade
tcnica, uso e preservao. (DCMI, 2004 apud
RONDINELLI, 2005, p. 62)

uma prtica nas instituies. Por isso,


utilizar ferramentas que auxiliam a gerir
de forma eletrnica a documentao
essencial, pois diante do volume de

metadados

informao gerado, entende-se que

apontados, afirma-se, sob a tica da

quase impossvel trata-la de modo

Arquivstica, que o campo natureza

eficiente sem o auxlio da tecnologia. Ao

equivale tipologia documental, j o

realizar a anlise do processo de

campo assuntos equivale a classe e

produo de documentos, pode-se ento

subclasse e pesquisa equivale ao grupo

proceder o estudo da funo de clas-

e subgrupo do documento. Alm dos

sificao documental.

Com

relao

aos

metadados apresentados, a opo de


modificar o documento define tambm a

A funo de classificao de documentos

verso deste, bem como permite salvar o

produzidos no Nuxeo

uma

nova

verso,

possibilitando o registro das verses.

Conforme

abordado,

clas-

sificao dos documentos d-se no

No que tange ao processo de

processo de produo documental, ao

produo de documentos do Nuxeo DM,

preencher os metadados do documento

este o balizador da gesto documental,

produzido no Nuxeo DM. Apesar do

uma vez que define os metadados para

exposto, a ferramenta no apresenta um

pesquisa,

outros

vis arquivstico a ponto de proporcionar

documentos, o incio de um workflow, a

ao usurio os itens hierrquicos da

classificao do documento e a definio

classificao,

do prazo

, sua

subgrupo, classe e subclasse. Assim

destinao. Neste mbito, Lopes (1997,

sendo, cabe ao usurio alterar os campos

p. 82) afirma que a principal ideia

do Sistema passveis de alterao

as

relaes

entre

de guarda, isto

tais

como,

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

grupo,

56

em

Pgina

documento

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

natureza,

assunto

pesquisa.

Contudo, relevante destacar que o

o grupo documental e alterar o campo


country, para definir o subgrupo.

campo natureza, por apresentar a

Com relao a alterao dos

tipologia documental, no necessita ser

vocabulrios do software, cabe destacar

totalmente

Pode-se,

neste

que deve-se, em um primeiro momento,

incluir

tipos

excluir os itens dos campos subtopic e

documentais que no estejam pre-

country, uma vez que ao tentar excluir

viamente cadastrados no sistema.

ou modificar as informaes dos campos

campo,

alterado.
excluir

ou

Em relao aos campos assunto

topic e continent, o sistema apre-

e pesquisa, estes equivalem, conforme

senta uma mensagem informando que

relatado

no possvel modificar os voca-

anteriormente,

classe

subclasse e a grupo e subgrupo, res-

bulrios,

pois

estes

pectivamente. Assim, sob o vis da

vinculados aos mesmos.

possuem

itens

arquivstica, esses metadados devem ser

No que concerne a classificao

alterados para explicitar a classificao

de documentos, Lopes (1996, p. 98)

documental. Para isso, o usurio deve

entende que a operao de definir a

acessar o mdulo Gerenciar voca-

classificao e aplica-la s informaes e

bulrios do Admin Center, na pgina

acervos matricial e sem ela, qualquer

inicial do Nuxeo DM. O usurio, ao

outra operao descritiva ou avaliativa

acessar este ambiente, pode adicionar

tender

um vocabulrio, modific-lo ou exclu-

Indolfo destaca que:

fracassar.

Neste

mbito,

lo. Para alterar o campo assunto este

estabelecer a subclasse deve ser alterado


o campo subtopic, que est relacionado com o campo topic. Da
mesma forma que modificou-se os

Concluda a etapa de redefinio

metadados do atributo assunto, o

dos metadados dos campos assunto e

usurio precisa alterar o campo pes-

pesquisa pode-se examinar a funo de

quisa. Para tanto, deve-se redefinir o

classificao documental na ferramenta.

vocabulrio continent, para configurar

Assim,

depois

de

preenchidos

os

metadados do documento, tem-se uma


Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

57

fim de definir a classe documental. Para

fundamental para o processo de avaliao que


os documentos tenham sido classificados, pois
s a classificao permite a compreenso do
contedo dos documentos de arquivo dentro do
processo integral de produo, uso e acesso
informao arquivstica, mantendo os vnculos
orgnicos especficos que possui com a
entidade geradora (2008, p. 55).

Pgina

deve modificar o metadado topic, a

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

viso da classificao definida para o

plicitando a relao orgnica entre os

documento na aba resumo. Neste mesmo

mesmos.

espao possvel definir as palavras-

Por fim, diante do exposto,

chave do documento, a fim de auxiliar a

afirma-se que a utilizao de ferramentas

ferramenta

para a gesto documental no com-

de

busca.

Alm

dos

metadados, outro recurso que auxilia a

promete

classificao

diz

arquivista, uma vez que a produo e

respeito a ordenao destes em pastas e

classificao dos documentos devem,

subpastas

ambiente

obrigatoriamente, ser realizada consi-

workspaces conforme a estrutura das

derando os princpios que embasam o

classes, subclasse, grupos e subgrupos

fazer arquivstico. Assim, concluda a

documentais previamente definidos.

anlise das funes de produo e

dos

documentos,

criadas

no

Desse modo, pode-se afirmar que


a

classificao

software

de

atende

documentos
aos

no

preceitos

trabalho

intelectual

do

classificao, cabe estudar a implementao da avaliao de documentos


no Nuxeo.

arquivsticos, uma vez que permite


vincular, no momento da produo, a

A funo de avaliao de documentos no

classe, subclasse, grupo ou subgrupo que

Nuxeo

o documento est inserido. Contudo, no

Ao

implementar

as

funes

possvel vincular toda a hierarquia

arquivsticas de produo e classificao

documental durante a produo do

de documentos no Nuxeo, identifica-se

documento. No entanto, essa dificuldade

que

remediada ao cadastrar pastas e

classificatrio iniciam-se na produo do

subpastas, no ambiente workspaces, o

documento. O que difere um do outro o

que pode configurar a hierarquizao

fato de que a classificao d-se de

documental.

modo automtico, ao contrrio da ava-

Schellenberg (2005, pg. 86) observa que

avaliativo

liao.

os documentos podem ser, e geralmente

Em sntese, a avaliao tambm

so, agrupados de modo a refletir a

implantada ao preencher os metadados

estrutura orgnica da entidade. Sob este

do documento. Para isso, deve-se definir

vis, a aba relaes possibilta vincular

no campo Expira em o prazo de

os documentos que relacionam-se, ex-

guarda documental. No entanto, o pro-

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

58

contexto,

processos

Pgina

Neste

os

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

cedimento de transferir, recolher ou

fundamentam as atividades de gesto de

eliminar

documentos.

documento

realizado

manualmente. Apesar de ser um dos

Cabe destacar que o software em

campos de identificao do documento

questo no foi produzido com base nos

produzido no Nuxeo, a data definida para

preceitos

expirar o documento no indexada pela

exemplo, o ICA-AtoM30 do Conselho

ferramenta, pois trata-se apenas de uma

Internacional de Arquivos - CIA. Por

indicao para os usurios, no sendo

isso algumas funes arquivsticas no

processada pelo aplicativo.

esto totalmente estruturadas para rodar

relevante

por

automaticamente na ferramenta. Ade-

ferramenta possui a funcionalidade para

mais, este estudo analisa a soluo GED

gerenciar o ciclo de vida de um

sob a tica da arquivologia, adequando

documento. Contudo, cabe esclarecer

os recursos e funcionalidades do sistema,

que este ciclo de vida no refere-se as

para atender as necessidades da Gesto

fases da Teoria da Trs Idades, corrente,

Arquivstica de Documentos Digitais,

intermediria e permanente, mas trata-se

bem como para aplicao deste por parte

das rotas, tarefas ou etapas que o

dos profissionais de arquivo.

passar

que

como

documento

destacar

arquivsticos,

para

ser

tramitado/validado em um workflow.
Considerando que a classificao,

Diante do exposto, coube ao


pesquisador

definir

configurvel que

possa

um

espao

atender

as

avaliao e o preenchimento dos campos

necessidades da avaliao documental.

descritores so realizados no momento

Assim, utilizou-se o ambiente sections

da produo do documento, entende-se

como repositrio para o Arquivo, tanto

que a ferramenta segue a perspectiva da

nas fases corrente, intermediria ou

arquivstica integrada, que conforme

permanente, uma vez que os documentos

Lopes (1997) consiste na ideia de que a

ali publicados no podem ser editados,

classificao, a avaliao e a descrio

movidos ou alterados.

so consideradas inseparveis e comsentido,

Indolfo

(2008, p. 59) compreende que as prticas


arquivsticas da classificao e avaliao

30

O ICA-AtoM significa para "Conselho


Internacional de Arquivos - Acesso Memria".
fundamentado em ambiente web, aplicativo de
cdigo aberto baseado em padres para a
descrio arquivstica num contexto multilngue,
em um ambiente multiarquivos. Disponvel em:
<http://ica-atom.org/doc/What_is_ICAAtoM%3F/pt>. Acesso em: 24 set. 2011.

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

59

Neste

Pgina

plementares.

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Neste mbito, buscou-se simular


o processo avaliativo de um documento

na fase intermediria durante 05 (cinco)


anos e a seguir ser eliminado.

produzido no Nuxeo DM. Para isso, no

Depois de produzido, classificado

decorrer da produo e classificao

e avaliado, o documento pode ser

documental, utilizou-se o campo Expira

publicado para que outros usurios

em como o balizador deste processo,

possam ter acesso ao mesmo no arquivo

uma vez que o metadado que permite

corrente, intermedirio ou permanente.

definir o prazo de guarda do documento.

Cumprido o prazo de arquivamento do

Assim sendo, aps preenchimento deste

documento

campo,

aba

administrador do sistema ou o usurio

Comentrios o prazo de guarda que o

com permisso de acesso para esta

documento ficar arquivado na fase

tarefa, dever acessar o documento no

corrente.

Este

ambiente workspaces e despublic-

necessrio

em

na

comentrio

faz-se

corrente,

lo31, a fim de preencher o novo prazo de

ferramenta no apresenta a avaliao

expirao deste. Igualmente deve-se

documental de

acessar a aba Comentrio e apontar a

virtude

modo

de

que

automatizado,

conforme abordado anteriormente.


Depois

de

preenchida

destinao do documento. Em seguida, o


as

documento ser novamente publicado e

informaes da aba comentrio, pode-se

estar acessvel no arquivo intermedirio

visualizar no resumo do documento os

ou permanente.

dados relacionados a avaliao, alm dos

No que tange a anlise da

demais metadados que o compem.

avaliao documental e a aplicao da

Assim, o campo Expira em ilustra a

teoria das trs idades na ferramenta,

data que o documento expira e o campo

entende-se que o processo avaliativo

comentrio

seguinte

pode ser aplicado no software. Contudo,

mensagem, utilizada para fins de ava-

este ao contrrio dos processos de

liao e como exemplo: aps cumprido

produo

o prazo de guarda de 01 (um) ano de

automatizado. O campo existente para

arquivamento

apontar o prazo de guarda ou arquiva-

documento ser transferido para o arqui-

mento no indexado pelo sistema,

apresentar

na

fase

corrente,

classificao,

no

vo intermedirio. Este ficar arquivado


31

Destaca-se o fato de que ao despublicar o


documento, este no estar mais acessvel no
ambiente Sections.
Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

60

apontar

fase

Pgina

deve-se

na

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

sendo utilizado to-somente como um

GED/A. Diversos autores salientam que

item indicativo para os usurios. No

a sociedade voltou-se para a produo de

entanto, este metadado foi utilizado pelo

documentos em meio eletrnico, e que

pesquisador

os profissionais que no se adaptarem a

como

balizador

da

avaliao. Conclui-se que o campo

essa

Comentrio tambm no indexado

tualizados.

pelo sistema e nem considerado um


campo

especfico

para o

processo

nova

realidade

ficaro

desa-

No incio da dcada de 1990,


Margaret

Hedstrom

(1991,

apud

DUCHARME,

1999)

avaliativo. Na verdade este apenas um

COUTURE

campo para o trabalho colaborativo.

identificava

as

Assim, props-se utilizar as funcio-

arquivos eletrnicos, dando destaque ao

nalidades e recursos que a soluo

fato de que estes so um grande desafio

possibilita para auxiliar a avaliao dos

para

documentos produzidos no Nuxeo, sob a

arquivsticas, no que tange a todas as

tica Arquivstica.

funes: a produo, avaliao, aqui-

Cumprida
propostas

para

todas
o

as

estudo,

etapas
isto

teoria

caractersticas

para

dos

prtica

sio, conservao, classificao, descrio e difuso.

instalao da ferramenta, estudo das

Neste

mbito,

manual

funes de produo, classificao e

produzido apresenta os passos bsicos

avaliao de documentos, procedeu-se a

para instalao e operacionalizao do

organizao de um manual que aborda

Nuxeo, bem como a aplicao das

todos os procedimentos pesquisados at

funes de produo, classificao e

ento.

avaliao de documentos. Este no visa


sanar todas as dvidas ou funcio-

Produo de um manual voltado aos

nalidades sobre a ferramenta, busca

profissionais da Arquivstica

apenas

Nuxeo

pelos

profissionais

instrumento

para

aproximar os profissionais de arquivo

da

com as solues GED e est publicado

informao surgiu da necessidade, cada

no Blog do Grupo de Pesquisa CNPq

vez maior, do profissional arquivista

GED/A.

aproximar-se da TI, bem como dos


softwares e aplicativos advindos da

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

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do

um

Pgina

A produo de um manual de uso

ser

Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

processo de produo documental no

Concluso
Com o aumento da utilizao de
recursos

implementao da gesto documental no

produo, tramitao, uso, avaliao,

software. No que concerne o estudo da

arquivamento e destinao dos docu-

funo de classificao dos documentos,

mentos produzidos em meio eletrnico,

conclui-se ser necessrio alterar os

faz-se necessrio estudar as ferramentas

metadados para implantar o processo de

que auxiliam na gesto dos mesmos.

classificao, quando da produo do

Assim sendo, a pesquisa em softwares de

documento. Sobre a anlise da avaliao

GED visa aproximar os gestores de

documental,

documentos

da

software no apresenta o processo

informao. Neste contexto, as teorias

avaliativo de modo automatizado, pois o

abordadas durante a realizao deste

campo para definio do prazo de guarda

estudo, bem como

dos

obtidas

computacionais

durante

para

Nuxeo, afirma-se que esta a base para

tecnologias

os

as informaes
processos

pode-se

documentos

inferir

no

que

indexado.

de

Contudo, a soluo conta com uma

instalao, aplicao e anlise dos

estrutura que possibilita avaliar os

recursos e funcionalidades da ferramenta

documentos de modo operacional, com

permitiram elaborar um manual para

incio na produo documental.

utilizao da ferramenta voltado aos

Por

fim,
que

torna-se
os

propcio

arquivistas, aproximando-os da TI e das

ponderar

resultados

desta

ferramentas da GED/A.

pesquisa, desenvolvida na verso 5.6 do

Deste modo, possvel afirmar

software, esto passveis de tornarem-se

que os resultados advindos da realizao

desatualizados, uma vez que a constante

da pesquisa so satisfatrios na medida

busca por melhorias e correes de bugs

em que apresentam uma anlise do

faz com que as

software Nuxeo frente implementao

semestralmente novas verses de seus

das funes arquivsticas de produo,

sistemas.

solues

lancem

Referncias

instalao, a principal dificuldade diz

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL).


Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005.

respeito ao assistente de configurao da


ferramenta. Com relao a anlise do

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013

Pgina

No que diz respeito ao procedimento de

62

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