Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Livro Manual OrientProcedOC
Livro Manual OrientProcedOC
MANUAL DE ORIENTAO E
DE PROCEDIMENTOS PARA AS
ORGANIZAES CONTBEIS
Editor:
CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO
GRANDE DO SUL
Rua Baronesa do Gravata, 471
90160-070 - Porto Alegre - RS
Fone: (51) 3254-9400
E-mail: crcrs@crcrs.org.br
Internet: www.crcrs.org.br
Coordenao-geral:
Contador Zulmir Breda Presidente do CRCRS
Superviso:
Mrcia Bohrer Ibaez
Edio atualizada pela Comisso de Estudos de Organizaes
Contbeis do CRCRS (2010/2011): Tcn. Cont. Nestor Joo Biehl
(coordenador); Contadores Jos Roberto dos Santos Pires, Joacir Luis
Reolon, Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Erroldisnei Borges de
Borges, Adauto Miguel Frhlich e Roberto Rodolfo Drews.
Revisores - Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do
CRCRS (2012/2013): Contadores Adauto Miguel Frhlich (coordenador),
Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Roberto Rodolfo Drews, Flvio
Dondoni Junior, Luciane de Freitas, Fabiane Allem Ribeiro, Mrcio
Schuch Silveira, Gilberto Bedin e Rudinei Antnio Vigan.
5 edio - revista, atualizada e ampliada
Tiragem: 10.000 exemplares.
Distribuio gratuita. Proibida a venda.
Os conceitos emitidos neste livro so de inteira responsabilidade dos autores.
Este livro foi impresso com papel de florestas certificadas.
APRESENTAO
Colega:
Esta publicao tem o objetivo de proporcionar esclarecimentos aos
profissionais da Contabilidade sobre diversos aspectos que envolvem as
Organizaes Contbeis.
Esta mais uma publicao do Programa de Fiscalizao Preventiva
Educao Continuada deste CRCRS, que oferecida gratuitamente Classe
Contbil gacha, disponvel tambm na verso eletrnica, em que possvel a
consulta e/ou download, por intermdio da pgina do CRCRS.
Nossos sinceros agradecimentos Comisso de Estudos de Organizaes
Contbeis, cujos integrantes dedicaram uma parcela significativa de seu tempo
na elaborao deste livro, tendo em mente algo mais elevado: colaborar com a
classe contbil gacha.
SUMRIO
Introduo................................................................................................................ 07
1 Competncias de cada departamento............................................................... 08
2 Documentos que devem ser enviados organizao contbil..................... 09
3 Documentos legais.............................................................................................. 11
4 Recursos Humanos Departamento de Pessoal............................................ 14
5 Servios de terceiros............................................................................................ 30
6 Documentos referentes movimentao bancria........................................ 33
7 Despesas e custos................................................................................................ 35
8 Estoques................................................................................................................ 37
9 Conciliao contbil e composio de saldos.................................................. 39
10 Estruturao e classificao das contas contbeis........................................ 46
11 Compras, transferncias e beneficiamentos de mercadorias e produtos.. 49
12 Imobilizado, aquisio e venda........................................................................ 51
13 Vendas e circulao de produtos e mercadorias, e prestao de servios.53
14 Recolhimento de tributos................................................................................. 55
15 Informaes eletrnicas................................................................................... 61
INTRODUO
Nos dias atuais, a competitividade empresarial e as constantes mudanas na
legislao obrigam os profissionais da Contabilidade a buscar aprimoramento
tcnico e aperfeioamento.
Atentos a essa necessidade e tomando por base trabalhos j desenvolvidos por
CRCs de outros Estados, SESCONs e Organizaes Contbeis, o CRCRS, por
intermdio de sua Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, imbuiu-se da tarefa de auxiliar a categoria na pesquisa e na elaborao de um Manual
de Orientaes e de Procedimentos voltado para as necessidades de nossos
profissionais.
Entendemos que cada profissional dever adaptar este manual s suas reais
necessidades. Salientamos, tambm, que, pela prpria abrangncia e diversidade
dos assuntos, tendo em conta ainda a dinmica da legislao e das prticas
contbeis, o presente trabalho dever ser constantemente revisado, a fim de
manter-se atualizado e viabilizar a sua utilizao.
Enfatizamos que a forma e o contedo ora apresentados so apenas sugestes
de um modelo, no pretendendo concluir ou esgotar os temas tratados.
Identificamos, a seguir, os assuntos tratados e os servios que cada departamento est habilitado a executar:
1 COMPETNCIAS DE
CADA DEPARTAMENTO
2 DOCUMENTOS QUE
DEVEM SER ENVIADOS
ORGANIZAO CONTBIL
10
3 DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica so os seguintes:
3.1 PRINCIPAIS
3.1.1 Contrato social, ata de fundao ou estatuto social;
3.1.2 Alteraes contratuais;
3.1.3 Atas de assembleias gerais;
3.1.4 CNPJ;
3.1.5 Inscrio na Prefeitura;
3.1.6 Matrcula no INSS (CEI);
3.1.7 Ficha de cadastramento Anexo B2 Secretaria da Fazenda Estadual.
3.2 ACESSRIOS
3.2.1 Ficha de inscrio no CNPJ DBE;
3.2.2 Fichas de alterao no CNPJ DBE;
3.2.3 Fichas de alterao do ICMS;
3.2.4 Ficha de alterao na Prefeitura Municipal;
3.2.5 Inscrio em rgos de fiscalizao especficos (bombeiros, Secretaria de
Meio Ambiente, Secretaria de Vigilncia Sanitria);
3.2.6 Termo de opo pelo Simples Nacional;
3.2.7 Alvars de funcionamento.
3.3 DE AFIXAO OBRIGATRIA/OPCIONAL
3.3.1 Legislao Federal
1. Sade Pblica:
a) Placa indicativa da proibio de venda de cigarros e bebidas alcolicas para
menores
11
12
b) Escala de revezamento
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias
destinados ao repouso.
c) Aviso de reembolso-creche
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) Quadro de horrio
Obrigados ao cumprimento: empregadores que no adotarem registros
manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio,
exceto micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.
e) Segurana do trabalho
Avisos e placas referentes a manuteno, armazenagem e manuseio de
materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de
uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de
equipamentos e caldeiras.
3. Defesa do Consumidor:
a) Condies de venda a prazo
Preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que
ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros
ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de
servios.
13
4 RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
PESSOAL
4.1 CONSIDERAES INICIAIS
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos
sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a
empresa e seus empregados, seja pela exiguidade de prazos para a execuo
das muitas rotinas envolvidas, aliada s severas multas quando da sua no
observncia.
14
15
Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado
a partir do dia seguinte data da dispensa.
Nos casos de empregados com mais de um ano de servio na empresa,
haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do
trabalhador ou no Ministrio do Trabalho.
4.3.1.1 Homolognet
O Homolognet um programa residente no site do Ministrio do Trabalho,
divulgado pela Portaria 1.620, de julho de 2010. O uso desse recurso, por
enquanto, facultativo.
Para escritrios e empresas que j tm esse recurso disponvel em seu programa
de folha, aconselhvel testar esse novo sistema enquanto ele facultativo,
para ver como funciona e, se for o caso, enviar sugestes de ajustes, e tambm
para se adequar nova sistemtica que um dia se tornar obrigatria.
Atualmente, quem homologa resciso com o uso do Homolognet apenas
o Ministrio do Trabalho, pois os sindicatos ainda no esto preparados para
essa nova sistemtica.
Hoje, a certeza de que o trabalhador tem de suas verbas rescisrias estarem
corretas que quem confere a sua resciso um agente homologador do
sindicato da categoria, mas com a sistemtica do Homolognet a ideia que o
trabalhador possa ter mais segurana de seus direitos, pois os valores rescisrios
esto pagos de acordo com a lei, segundo o clculo feito pelo programa do
Ministrio do Trabalho.
O empregado tambm ter acesso com senha a essa sistemtica, podendo
acompanhar os trmites de sua resciso.
Como funciona:
As empresas calculam a resciso em seu programa de folha de pagamento e
exportam os dados ao Homolognet mediante login e senha criados no site do
Ministrio do Trabalho.
17
PPP;
PPP;
19
4.4.6 Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at dois dias antes do incio do
respectivo perodo. O empregado deve assinar e datar o recibo, devendo uma
via do aviso e do recibo de frias retornar ao escritrio. Incluem-se mdias
de todos os proventos (horas-extras, adicionais, comisses, etc.) recebidos
naquele perodo, apurando-se a maior remunerao que servir de base de
clculo.
4.5 HORRIO DE TRABALHO
4.5.1 Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a oito horas
dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo
atividades especficas ou se houver acordo para prorrogao ou compensao.
4.5.2 Trabalho noturno
O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte
considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com
52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de
20% sobre a hora normal, salvo se a conveno coletiva de trabalho estipular
outro percentual acima deste.
4.5.3 Trabalho aos domingos
O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades especficas, requer
o cumprimento das exigncias da legislao local. Dever ser observada a
legislao do local do estabelecimento e a conveno coletiva na forma de
remunerao e compensao do trabalho aos domingos.
4.5.4 Horas-extras
A jornada de trabalho poder ser aumentada em at duas horas por dia,
mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Nesse caso, a remunerao
21
22
23
4.6.4 Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no
pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios que realizem
trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade,
com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos.
o chamado paradigma.
4.6.5 Vale-transporte
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e em parte do custeio
das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de
trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador
na parcela que excede a 6% do salrio do empregado.
Sua aquisio deve ser comprovada por recibo emitido pelas empresas
autorizadas a vend-lo.
4.6.6 Outras vantagens e benefcios
Se, por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa ou, ainda, por
determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva, forem
concedidos benefcios in natura, estes no podem ser suprimidos, exceto pelo
surgimento de fato novo que justifique a supresso.
Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so:
vale-refeio;
cesta bsica;
assistncia mdica.
25
27
de empregar e matricular seus aprendizes nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem;
OBSERVAO:
Apesar das dispensas desse item, aconselhamos manter os procedimentos de
controle, tendo em vista eventuais riscos trabalhistas.
4.9 INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA
SOCIAL
So segurados obrigatrios da Previdncia Social, na qualidade de contribuintes
individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro
de Conselho de Administrao na sociedade annima; todos os scios
29
5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados
de terceiros, a saber:
5.1 PESSOAS FSICAS
Pessoas fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas
nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA (Recibo de
Pagamento a Autnomo), nota fiscal de servios ou recibos.
Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:
30
exigir e, se preciso, emitir o competente RPA, descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, PIS, inscrio no INSS e na Prefeitura, endereo
completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da SEFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de
rendimentos obrigatrios;
OBSERVAO:
Quando houver venda ou prestao de servios para rgos pblicos, a
reteno dos tributos federais deve obedecer a alquota diferente das acima
citadas.
31
OBSERVAO:
Todo servio referente construo civil deve sofrer a reteno de 11% do
INSS sobre a nota fiscal emitida. Porm as empresas optantes pelo Simples
Nacional podero efetuar a reteno do INSS desde que ofeream a tributao
no Anexo IV. As empresas optantes do Simples Nacional, tributadas no Anexo
III, no podero sofrer a reteno do INSS; caso ocorra, ser motivo para
excluso do Simples Nacional.
32
6 DOCUMENTOS
REFERENTES
MOVIMENTAO BANCRIA
O controle da documentao que envolve as movimentaes e as operaes
bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de
Contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade
da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as
seguintes:
pagamentos;
recebimentos;
emprstimos bancrios;
descontos de ttulos;
cobrana bancria;
leasing;
despesas bancrias;
outras operaes.
6.1 PAGAMENTOS
Estas operaes compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza,
efetuadas na rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com
alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via internet e os
chamados home banking.
Independentemente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda
empresa pratica, ela deve manter em seus arquivos cpia dos documentos de
pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc.), anexando duplicata, ao
ttulo, ao depsito, s guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc.,
os comprovantes de pagamentos efetuados.
6.2 RECEBIMENTOS
Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de
qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de
bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros.
33
34
prazos de vencimento;
prazos de carncia;
garantias;
7 DESPESAS E CUSTOS
Este tpico tem por objetivo esclarecer quanto contabilizao das despesas/
custos e quanto forma de document-la perante a legislao fiscal.
As despesas/custos realizadas devero estar obrigatoriamente relacionadas
com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de
documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome
da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios
e sua devida quitao. Exemplificando, nunca se deve lanar despesas de
manuteno de veculos se a empresa no possui nenhum veculo prprio ou
locado.
Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte
pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil
organizao contbil para os respectivos clculos. Exemplos: recibo de aluguel,
Recibo de Pagamento a Autnomo (RPA), etc.
As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e
de telefone organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra
e de venda, para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS de acordo com a
legislao vigente.
A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como
documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo
Emissor de Cupom Fiscal (ECF), juntamente com as notas fiscais e recibos
diversos, so reconhecidos pela legislao.
Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagos com cheque nominal.
Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou
manuteno em seus clientes, permitida a elaborao de relatrio peridico
de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes
visitados, distncia em quilmetros, se for no mesmo municpio ou prximo,
txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com
todos os comprovantes anexos.
35
8 ESTOQUES
8.1 CONCEITO
O estoque representado pelo conjunto de matrias-primas, produtos em
fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem,
nas indstrias, e pelas mercadorias, nas empresas comerciais.
8.2 INVENTRIO
Os produtos e as mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos
itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes
no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do
contribuinte), devem ser relacionados, observando-se os seguintes itens:
quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao
servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio
pela legislao federal e estadual e necessrio para a apurao do resultado do
exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias-primas e mercadorias, em regra,
utiliza-se o custo mdio ponderado ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro
a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao e outras formas
de avaliao praticadas em situaes especficas. Consulte o Departamento
Contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado do Rio Grande do Sul concede prazo de 60 dias,
contados da data do levantamento do inventrio, para a escriturao do
estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal para
empresas tributadas pelo lucro real na data do vencimento do imposto. A
falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do Livro de Controle
da Produo e do Estoque sujeita o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo)
deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no
perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis
diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo Fisco. Alguns
percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando
37
9 CONCILIAO CONTBIL
E COMPOSIO DE
SALDOS
Mensalmente, cada conta contbil deve ser conciliada e ter a sua composio
de saldo. Composio de saldo , na verdade, um controle interno, em que
o profissional da Contabilidade ou qualquer outro usurio da Contabilidade
acessa o que contm discriminadamente em cada conta contbil.
Por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00, a
Contabilidade tem o saldo total, pela composio de saldo desta conta sabemos
que so as seguintes faturas:
39
40
41
43
44
Passivo a descoberto / Em caso do patrimnio lquido negativo, mantm-se o saldo no passivo conta Passivo a Descoberto
por sua vez, deve ter cincia dos saldos existentes no Balancete ou no Balano
Patrimonial.
Como vimos, a certeza de que os saldos contbeis esto corretos est na
empresa e, quanto mais houver o confronto dos relatrios de cada setor com
a Contabilidade, maior ser a preciso das informaes contidas no Balano
Patrimonial da empresa.
Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha a realidade da
empresa desobrigando os scios, os administradores e o prprio profissional
da Contabilidade de responderem com seus bens pessoais em questionamentos
tributrios, civis, comerciais, penais e criminais, provando que no agiram de
forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros.
Balano Patrimonial, Demonstrativo do Resultado do Exerccio (DRE),
Demonstrativo dos Lucros e Prejuzos Acumulados (DLPA), Demonstrativo
das Mutaes do Patrimnio Lquido, Demonstrativo dos Fluxos de Caixa
(DFC), Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA) e Notas Explicativas
(verificar obrigatoriedade pelo porte da empresa) so instrumentos contbeis
que indicam, em um determinado momento, a situao financeira, econmica
e patrimonial de uma entidade, cujas contas so classificadas em Ativo, Passivo
e Patrimnio Lquido.
45
10 ESTRUTURAO E
CLASSIFICAO DAS
CONTAS CONTBEIS
De acordo com a Lei n 6.404-1976 - art. 178 e com alteraes implementadas
pelas leis n 11.638-2007 e n 11.941-2009, que regulamentam as sociedades
por aes (S.A.), as contas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente
do grau de liquidez, enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de
acordo com o prazo das exigibilidades.
Nova classificao do Balano Patrimonial
46
ATIVO
Ativo Circulante
Ativo No Circulante
Realizvel a Longo Prazo
Investimento
Imobilizado
Intangvel
47
11 COMPRAS,
TRANSFERNCIAS E
BENEFICIAMENTOS
DE MERCADORIAS E
PRODUTOS
As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar
para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo
com o tipo e ramo de atividade.
A empresa enquadrada no Simples Nacional no pode utilizar crdito oriundo
de compra de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios conforme
legislao vigente.
As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo
as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do
adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos
impostos incidentes, no podendo se esquecer de anotar no canhoto da Nota
Fiscal a data de recebimento da mercadoria e o carimbo da empresa (opcional).
vedada a utilizao contbil/fiscal de cupons fiscais, tquetes emitidos por
caixas registradoras e notas fiscais simplificadas.
11.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS
As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios.
Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico da primeira via organizao
contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no
contrato de prestao de servios.
11.2 CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS
Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras
devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo.
As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado
para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao
de dinheiro no referido pagamento. Precisam tambm vir acompanhadas da
respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo
prprio que esclarea quanto sua quitao.
Salientamos que a simples referncia de venda vista no quita a nota fiscal.
49
12 IMOBILIZADO, AQUISIO
E VENDA
12.1 CONCEITO
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para
funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes),
mquinas, computadores, mveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de
direitos: marcas, patentes e direito de uso.
12.2 AQUISIO
Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisio (nota fiscal,
recibo, escritura, etc.). O original ou uma cpia autenticada pela fiscalizao
dever ser enviado Organizao Contbil para registro fiscal e contbil.
Se houver qualquer dvida sobre o documento, consulte o departamento
contbil. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota
fiscal e, na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do
documento de transferncia aps o reconhecimento da firma, antes de envi-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing),
exija tambm a nota fiscal correspondente.
No esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de
pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada,
para sua segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veculo, mquina, etc.,
consulte o Departamento Contbil sobre as implicaes legais e tributrias e
sobre as diversas modalidades de aquisio: vista, a prazo, financiada, leasing
etc., antes de efetivar o negcio.
Antes de iniciar construo, reforma e benfeitorias de imveis, consulte a
Organizao Contbil, pois, alm de diversas exigncias burocrticas, h
incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS, etc.).
51
12.3 VENDA
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de
concretizar uma venda, consulte a Organizao Contbil sobre o valor do bem
a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e
depreciaes.
Se houver lucro, haver tributao em conformidade com o regime tributrio
escolhido pelo contribuinte.
52
Na venda de veculo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia
do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma, antes de
entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, como: contrato
ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e
direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados, cuja indenizao for paga por companhia de
seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido para sua
organizao contbil.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o
ativo imobilizado.
13 VENDAS E CIRCULAO
DE PRODUTOS E
MERCADORIAS, E
PRESTAO DE SERVIOS
As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas
clientes obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS,
ISSQN, PIS, COFINS e Simples. Se optante pela modalidade do Lucro
Presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do Imposto
de Renda da Pessoa Jurdica (IRPJ) e da Contribuio Social sobre o Lucro
Lquido (CSLL).
As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao
vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de
operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos
comercializados e os impostos incidentes na referida operao. O cancelamento
dos documentos fiscais merece tratamento especfico.
Consulte o Departamento Fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota
fiscal em ordem numrica sequencial. Alertamos que o destaque do talonrio
da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias,
sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto.
As vendas a prazo devero ser identificadas quanto sua forma de recebimento,
ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de
crdito, etc.
preciso atentar para as empresas obrigadas ou optantes nota fiscal
eletrnica (NF-e), as quais devero manter sistema informatizado para cumprir
tal exigncia, juntamente com a obteno de certificado digital para esse fim.
Entre as formalidades da nota fiscal eletrnica, alm da emisso do DANFE,
as empresas devero armazenar os arquivos digitais (XML) das notas de sada,
remeter os respectivos arquivos para clientes e transportadoras, bem como
efetuar a guarda dos arquivos digitais das notas de entradas.
13.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS
As notas fiscais, bem como os cupons fiscais, devero ser escrituradas em
livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via
53
54
14 RECOLHIMENTO DE
TRIBUTOS
Este tpico tem por objetivo orientar os clientes sobre os principais tributos
existentes e os cuidados que se deve ter na liquidao e na guarda desses
documentos.
Apresentamos, adiante, relao dos principais tributos classificados por esfera
de governo:
TRIBUTOS FEDERAIS
IRPJ Lucro Real Estimado
IPI Mensal
Simples Nacional
COFINS Faturamento
COFINS no cumulativa
PIS Faturamento
PIS no cumulativo
Contribuinte Individual
GFIP FGTS
55
IRRF s/comisses de PJ a PJ
IRRF s/aluguis
OBSERVAES:
1. ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o
vencimento ocorre em feriado ou fim de semana, inclusive o INSS.
56
ICMS Geral
OBSERVAO:
No sendo o vencimento em dia til, prorroga-se.
TRIBUTOS MUNICIPAIS
SINTEGRA
SETOR DE PESSOAL
Requerimento seguro-desemprego
Recibos de frias
Recibos de 13 salrio
57
SETOR CONTBIL
58
Livro Dirio
Livro Razo
Livro Lalur
Balancetes mensais
Preenchimento de cadastros
DARF PIS
DARF COFINS
FGTS
Previdncia
Carn INSS
ISS - Municipal
Imposto Sindical
IRRF
OBRIGAES MENSAIS
OBRIGAES TRIMESTRAIS
OBRIGAES SEMESTRAIS
OBRIGAES ANUAIS
Declarao Simplificada - PJ
59
60
IBAMA
DITR
15 INFORMAES
ELETRNICAS
Podemos dizer hoje que a informatizao dos procedimentos que envolvem a
Contabilidade superou as fases de implantao de sistemas. As organizaes
contbeis dispem de tecnologia que envolve equipamentos e sistemas dos
mais variveis. De outro lado, o Fisco, em todas as esferas, bem como as
operaes realizadas entre entidades, tambm esto informatizados. Pouco
se ouve falar de envio de correspondncia pela ECT ou desaparecem dos
escritrios as mquinas de escrever e pacotes de papel carbono.
Ante a essa realidade, surge a necessidade de arquivos digitais de responsabilidade
da Organizao Contbil. Dividimos, na seguinte classificao, as informaes
digitais de uso e geradas pelas organizaes contbeis.
15.1 SISTEMAS CONTBEIS
Os sistemas contbeis, alm da gerao dos livros e demonstraes contbeis
obrigatrios, devem estar preparados para:
61
62
ICMS
RFB
INSS
Por meio da senha emitida pelo INSS na RFB, o contribuinte pode verificar
sua situao fiscal e emitir comprovante de pagamentos de INSS.
Prefeituras
Por meio de senha emitida pelo municpio, podem ser emitidas guias de
pagamento, bem como informaes cadastrais e fiscais. Essa modalidade varia
de municpio para municpio.
JUCERGS
Conectividade social
63
Certificao digital
Para envio de declaraes e assinatura dos livros contbeis e fiscais digitais, est
sendo exigida a certificao digital do contribuinte ou a outorga de procurao
eletrnica.
15.6 COMUNICAO
64
Muito da comunicao com o cliente junto ao escritrio est sendo feita por
meio de ferramentas como correio eletrnico (e-mail) e servios de chat (MSN,
Google Talk, Skype).
Geralmente, essas informaes so necessrias para a execuo de alguma
tarefa que incumbida ao escritrio. As informaes geradas por esses meios
transformam-se em papis de trabalho e devem ser arquivadas pelo escritrio
como meio de prova, quando solicitada a comprovao.
15.7 ARQUIVO E RESPONSABILIDADE
Da mesma forma que os documentos devem ser arquivados respeitando-se os
prazos legais, as informaes registradas eletronicamente tambm devem ser
arquivadas.
Independentemente de mdia optada, esta dever ser segura e ser testada
periodicamente para a verificao da sua eficcia.