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    Ha que descrever-se O material em questio numa escala nacional. A apresentagao do que consta nam repositério particular nio & de interesse exclusivo dos arquivistas deste iltimo, mas dos. de outros também, pois a todos, em geral, cabe empenhar-se em tomar utilizaves of documentos da nagao numa base cooperativa. Envidaram-se esforgos repetidos a fim de ministrar infor. smagao sobre a totalidade dos recursos documentérios dos BUA. ‘At6 hi pouco, nenhum logrou &xito, por duas razdes. Uma residiu na falta de dados deseritivos, em relagao a intimeros repositries de ‘manuscritos, © a outra, na ouséncia de padrio ou método, geral- ‘mente aceito, de exposigio dos documentos, Ambos os motivos sto atribuivels a impropriedades metodol6gicas. ‘Aos repositories cabe descrever o respectivo materia antes de fomecer, a0 catélogo coletivo, informacdo sobre ele, e6 mister que 6 faam de acordo com processos normalizados. A importAncia de tal fato, reconheceu-a Thomas C. Amory: Jr. (1812-1899), bi bliotecdrio da Sociedade Hist6rica de Massachusetts, a0 propor, em 1865, pela primeira vez, a producdo de um catilogo eoletivo. ‘Acreditou Amory que a "sociedade mais facilmente viria a tomar a jniciativa, no que toca a requerer a cooperaeio de instituigdes similares dos ingividuos para a compilagao do indice geral de todos os tesouros em matéria de manuscritos nacionais de natureza hhistériea”,* quando houvesse preparado 0 catdlogo de seu proprio acervo. ‘Tio's5 quando a arquivistica howver elevado as téenicas de catalogasio a0 mesmo grau que a biblioteconomia, haveré ensejo de empreender, com eficiéncia, projetos de catalogagio coope- rativa, porque estes, na bibliofeconomia, s6tiveram inicio apés a perfeita elaboracao das regras ¢ téenicas da apresentagao eserite dos materiais. Nenhuma justficagao haverd para que 08 arquivis- tas, uma vez definidas e normalizadas as técnicas deseritivas, no venham a levar avante, com pleno Exito, os projetos de deserigao cooperativa ‘Sejarme permitido, partanto, como-conclusio, responder-& pergunta colocada no inicio: é licito considerar o trabalho do ar- uivista uma profissio distinta? Consegue-se, mas nao com: tanta precisio quanto para com a biblioteconomia, definr-Ihe os prin- Cipios etéenicas com rigor satisfatério. Estes podem, pois, e deve ser normalizados, porque, ao que creio, o contrério da lei de Gresham se aplica & metodologia: 0s prineipios e téenicas eficientes suplantardo0$ falhos,e aleangardo um livre curs. 8 Mas. Hist, Soe, receding, 1867-1869, Boston, 1869.10, se 86 , PARTE2 ARRANJO DOS DOCUMENTOS TEXTUAIS "Dispor em perfeita ordem & proprio de Deus somente e a ordem $, por si mesma, algo diving." Baldassare Bonifacio, 1632, ix 4, NATUREZA DAS OPERACOES DE ARRANJO HA que ordenar os documentos por dias razbes: 2) para que venham & ser acessivels ao uso; b) para tornarthes ennhecides a natureza eo contetido. ‘Devem estar em boa ordem para serem disponiveis. Se nao estdo adequadamente aranjados, deixam de ser focalizados com facilidade quando deles ha necessidade, ou vérn a perder-se de todo. Em geral, chegam 20 arquivo em numerosas aquisigdes de pequenas dimensdes, muitas das quais desor- denadas. Nao s6 hé que por em ordem as pegas dentro destas, mas também urge se coloquem nas galerias e estantes, de acordo com ‘um plano, as.proprias aquisicdes. Em grande parte; a tarefa do arranjo consiste, pois, em fixar a ordem.a partir da desordem. Da mesma forina, & mister estejam os materiais em arranjo apropriado para serem inteligieis. De per si, possuem pouco sen- ‘ido, E este 6 usualmente obscurecido quando em desordem. Sem- pre que os papéis forem o produto de determinada atividade, dis- oem de significado que deriva da sua relagdo para com esta. De eordo com ela urge, pois, que se ordenem para adquirirem sen- tido, O artanjo é, assim, 0 processo de agrupamentos dos docu- mentos singulares em unidades significativas, e © agrupamen- to, em relagto significativas, de tais unidades entre si. Cabe a0 arguivista, continua e instintivamente, impor ordem ¢-relago @ coisas ndo-relacionadas — classificando, dividindo em categorias im de que se revelem 0 sentido eo contetide dos documentos com os quais opera. E mister encontre neles uma signifieagao que possa comunicar a outros. O éxito que aleance como arquivista € feterniinado pela ordem que consegue estabelecer ¢ pelos meios de ‘busca que Ihe & dado produzir. 89, 4.1 Diferengas entre o arranjo'do arquivo e atividages corretatas Para elucidar a natureza de tal arranjo, convém compari-loa certas atvidades corrlatas. Sio clas classficagio das bibiotecas 2 dos documentos eorrentes. 4.1.1 Classifieagao das bibliotecas Os materiais documentérias diferem dos da‘bibliteea, com que freqientemente so essociados, tanto pelo aspectofisico quan to pelo conteido, e estas diversidadesfisicas e de esstaca (subs- tantivas) explicam as istingdes entre o arranjo do arquivoe a clas- sificagio da biblioteca. ‘Embora tanto os bibliotecérios quanto os arquivistas tratem dos materiais cartogréficos ¢ audiovisuais, o interesse primacial daqueles reside nas publicagdes, e 0 destes, nos documentos tex: tuais. Seguem ambos os mesmos métodos, ou quase os mesmos, quando se ocupam das categorias térnicas de documentos. AS diferencas surgem, principalmente, no que tange a seu empenho essencial — as publicagées, de um lado, os documentes textuas, do outro. nines de mod bree as dedades ieee css ‘Os documentos textuais dividem-se em inimeros tipos, dos 4quais alguns sAo as cartas, os relatérios, as contas ¢ os dirios. H& {que tratd-los de per si ou por conjusites de varias espéces. Podem Ser reunidos em unidades de arquivamento de diversas categorias = pastas, caps, simulas, dssifse similares, e estas comportam reunido segundo diferentes espécies de sistemas de arquivamento alfabético, numérico, por assunto,e outros. Ou eabe ainda en- cadem-los em volumes, ou deixd-los desordenados. E es unidades documentirias — qualquer que seja a sua natureca — nfo sio identificdveis por autor, titulo ov assunto, ‘AS publicages, por outro lado, nao sdo divisiveis em nu- merosos tipos fisieos. Consistem, iormalmente, de livros impres- s0s, séries, ou edigSes por processos substitutos da tipografia Trata-se, em geral, de unidades distintas, embora os textos se- rindos, tais como anudris e peri6dicos, se aproximém, de algum ‘modo, das séries de arquivo, ne medida em que equivalem a con- Juntos de itens. Usualmente encademam-se as unidades pelas catacteristicas por estis adquiridas no decurio de sua elaboragio, as quais se reportam & sua aitoria, filo e imprenta (local e data de publicacio). ‘Consideremos, agora, as diferengas substantivas entre as publicagées eos documentos textuas. 90 0s documentos textusis slo, de costume, 0 produto de ati vidade orginica ¢ revelam-se, portanto, significativos, mormente fem relagao aquéla que resuliou na sua criagBo. O set assunto 6 Geterminado apenas incidentalmente & execugto de alguma agao. Se neles se versam certos topicos, € que estes So 0s objetos da agio. Fortvita e heterogénea manifesta-se, assim, a matéria dos documentos. "As publicagbes, por outro lado, so o produto de atividade ‘cultural ¢ aparecem significativas, em primeiro lugar, em relacdo fos assuntos de que tratam. A matéria que Ihes constitu, o con- tedido €, pois, deliberadamente fixada e se revela sistemética'e ‘homogénea. ‘As diferengas fisicas e substantivas entre documentos ¢ pur blicagées repercutem, de modo divetso, no seu arranjo. “AS diferengas fiscas tornam, necessério ordenar os documen- tos como unidades coletivas e as publicagdes como unidades sin- aulares. ‘© arquivista se interessa pelas unidades coletivas que sto 0 produto da alividade orgénica. Consistem estas de grupos de ar- Guivo ou colegdes de manuscrites, ambos subdivisiveis em séries; Ou de unidades estabelecides com base no modo por que sto arran- jados os documentos, no tipo destes, ou na sua relacdo com 0 as: sunto ou atividade. Quanto as séries, cumpre estabelect-las numa base ad hoc. Destarte se acha 0 arquivista scostumado — ou ‘deveria achar-se — a cuidas coletivamente dos documentos, pois é, nna sua esséncia, uma técnica de arquivo a que trata das unidades coletivas. O bibliotectrio, por outro lado, tem ohébito de tratar de ftens distintos, cada um dos quais classifica ¢ cataloga sempre Separadamente. Ainda quando se ocupa de séries, considera cada hhova adigdo como pera A parte. Toda a sua metodologia de clas- ‘Sificagdo € catslogagdo gira em torno do tratamento de iteas in- dividuais. : ‘Em virtude das suas diferencas substantivas, 6 mister se or- denem os documentos pela origem ¢ as publicapées pelo assunto. ‘Os papéis devem ser arranjados, de acordo com Waldo G. Leland, decano dos arquivistas americanos, de forma que venham ‘a""tormar elaros os processos pelos quais se originaram”, pois “s40 © produto e registro do desempenho, por uma entidade orginica, de suas hingBes e cumpre reflitam fielmente os trabalhos desse or- ganismo""! HA que ordené-los segundo o principio de provenién- ‘Ga, ou segundo asuaorigemem alguma das referidas entidades ou atividades. Tal preceito, cuja importincia e sentido serio diseu- 1 Leland, Waldo G. The National Archives: 8 progrim, American Historica! Revie, 1824, Oct. 1912. an ‘dos no préximo capitulo, €io bisico para a arguivstiea como 0 sistema de classifieagdo de Dewey 0 € para a biblioteconomia. As ppublicagies, por outro lado, urge afranjé-las por assunto. O bi- bliotecitio as classifica em conformidade com a afinidade que coferecem quanto ao assunto, colocando cada uma na classe ov subclasse correspondente do esquema de classificagio, Tao afeito se acha a classificar por assurto que pensa, normalmente, em Gividir qualquer material com que se ocupe, ainda os préprios manuserites dotados de carter e relacio organicos, por lasses de assuntos.? As diferengas substantivas e fisicas entre publicagées ¢ do- ‘cumentos fazem do arranjo do arquivo e da classificagao da bi- blioteca duas operagées radicalmente distintas, Compulsam-se 05 dois tipos de materials de maneira diversa. J4 que se tratam as pirblicagies como unidades singulares, ¢ 05 documentos como unidades coletivas, colocam-se umas e outras de modo diferente zas galeriase estantes. As publicagbes, em geral, ndo somente s80 entidades fisicas separadas, mas também dizem respeito, de cos- ‘fume, a um assunto singular. Revelam-se, assim, unitérias, quer pelo assunto, quer pelas caracteristicas fisicas.’ As publicagées ‘comportam elassificagio por serem entidades fisicas distintas: No seu folheto sobre Classification in theory and practice (Classifi- ‘cago na teoria e na pritica), observa Thelma Eaton, corretamen- te, que “6 considerado matéria para classificago tudo que possua cexisténcia separada”. As publicagbes sio, pois, capazes de serem colocadas nas estantes, entre as classes ou subclasses de assuntos a {que pertencem. E admitem-se, por conseguinte, adizdes em todos, ou em varios pontos das estantes, de acordo com o esquema de classificario que se use. ‘As unidades de documentos, tanto de origem privada como piiblica, nto sio de eardter unitério. Nao o so quanto aos tipos de papéis, 0s quais consistem de cartas, relatirios e outras espécies de itens. Nao o s20, igualmente, quanto ao assunto, porque deter- ‘minada unidade pode relacionar-se com muitos tépicose lugares, e abranget VSrios periodos de tempo. “O manusciitotipico, a0 con- trétio do livro fipico, acusa individualidade que desafia 0s es- quemas de classificagio Figorosos e prontos para o uso, e adap- tveis A maioria das bibliotecas de obrasimpressas”, nota Lester J, Cappo, diretor do Institute of Early American History and Cul- ture (Instituto de Histbria e Cultura Americana Primitiva). “Da ‘mesma forma, um corpus de papéis manuscritos, sendo algo mais, que a soma de suas partes, nao 6 suscetivel de érranjo unilorme 2. Enon, Tina, Caf in hear pet, Chmse, 157 pis, 2 i estes sem perda de seu cariter."") Por sefem vastas ¢ de manejo ificé- modo, as unidades documentérias nfo se adaptam & insergdo nas estantes, a exemplo das publicagdes, de forma que a localizagdo Ihes evidencie a relagio com os assuntos. Desse modo, as adighes as ‘nidades documentirias, quando levadas a cabo, seo forem de al- jgum modo, s6 0 sero a0 fim de tais unidades; no seu interior, no Gcostume fazer quaisquer inserebes, ‘Também divergem os processos intelectuais implicados no arranjo de arquivo ¢ na classficagio da biblioteca, Cabe ao ar- Quivista, para o arranjo dos paptis pela proveniéncia, adquirir 0 ‘conhecimento completo da histéria do organismo que os produziu. Dove inteirar-se das suas origens, jungGes e desenvolvimento or- ganizacional e funcional. O preliminar basico do arranjo dos documentos 6, portanto, o estudo do érgio que os criou ¢ urge, com tal fundamento, determine o arquivista que método de agrupar os documentos thes evidenciaré melhor o carter, sig- nificado e relagdes. Ao contrério, a fim de classificar por assunto as publicagdes, € mister possua o bibliotecério familiaridade com 0 sistema particular escolhido ¢ com as téenicas gerais de classifi. cagdo. 4.1.2 Classificagio dos documentoscorrentes Hi, outrossim, que distinguir o arranjo de arquivo, da clas- sificayao de documentos correntes, essencialmente similar & clas sificagio de materiais de biblioteca, O funcionéio do servigo de comunicagées ou do protocolo, ao tratar daqueles papéis, ordena- (08 segundo um esquema de classificardo, ¢ isto o envolve em duas classes de ages. Cada item é por ele elassificado & medida que se produz, mediante a sua atribuigdo t uma classe estabelecida no es- quema. Apés essa operagao, ele o arquiva ou o coloca, fisicamente, rio mével para tal destinado ¢ na sua posigd0 propria, a qual se acha indicada nas etiquetas das guias e pastas, onde se assinalam as classes ¢ subclasses. Cuida habitualmente da mera ordenagio os documentos eriados por sua reparticlo, e 0 arranjo visa, em primeiro lugar, a atender as necessidades correntes administra- tivas, iscais ou legis, “Ds principios de ordenacio aplicaveis aos arquiros diferem, de varios modos, dos que se empregam nos érgaos governamentais. © arquiviste nao se interessa aperas pelo arranjo dos papsis de determinada repartigio, como 0 funcionario do servigo de co- municagées. Ocupa-se com ordenar todes os documentos em sua 3. University of Viegnia, Libra Thiveewh annual report ov historical cole: tions. 19423. p.2. 3 custédia, 08 quais podem pfovir de miltiplos érgios, miltiplas ‘subdivisées administrativas: destes ¢ méltiplos funciondrios in- dividuais. Dispde os materiais para o uso nao-corrente, na medida ‘em que se distingue ele do corrente, ¢ 0 faz em conformidade com ccerias principios basicos da arquivistica, e no com qualquer es- ‘quema predeterminado de classificagao ou arquivamento. 4.2 Relagao do arranjo com outras atividades do arquivo E necessério que se compreenda plenamente a relagio do farranjo com as outras atividades do arquivo. Ha duas destas que the dizem respeito de modo intimo, a saber: a) 0 desenvolvimento do plano de classificagdo ou arranjo; b) a deserigao dos documen- tos. Na verdade, pode-se considerar a classificagéo como parte da fungio de ordenar. 4.2.1 Classificagao ‘Tragou-se com freqiéncia, nas conferéncias. da Comissio de Arquivos Pablicos (Public Archives Commission), de 1909 2 1925, clara distinglo entre a atividade de classificar e a de arranjar. Os primeiros arquivistas americanos, ao que parece, consideravam as fduas operagbes como processos'separdveis, um consecutivo a0 outro. E bvia que o termo classficapdo se refere A atividade de es- tabelocer as classes em que se deve agrupar os documentos; 0 ter- mo arranjo* se refere & de colocé-los, efetivamente, em ordem adequada, nas classes. "E possivel ectabelecer classes para qualquer dos dois objetivos: a) para assegurar 0 plano de arranjo relativo ao acervo global do repositério; b) para assegurar o plano de arranjo dos papeis de en ‘dade coletiva particular, tal como repartico governamental, igreja ou instituigto educacional. Examinemos, inicialmente, a classificago, enquanto executa co primeiro destes fins. As grandes classes em que cabe arranjar os materiais documentaries diferem em relagdo as diversas castas de pecas. ‘Qs papéis privados, somente nos reposit6rios muito amplos, merecem ser agrupados em classes, pois, NOs menores, © arTanyjo ddas colegdes na ordem do seu recoihimento 6, em geral, de todo satisfat6rio. Os fatores considerados para estabelecer classes de tolegdes de manuscritos, como discutiremos adiante mais por- ‘menorizadamente, slo: a) a relagio com o assunto; b) a relaglo 44 Amesican Historical Assocation. Annual report. 1914. p. 373-4, passim. com o lugar (arranjo geogratico); «) relagdo com o tempo (arranjo Eronoldgieo); d) 08 tipos de documentos em questo; e) a com binayao de topicos, lugares, perfodos de tempo, ¢ outros fatores. Posty que se fixe a maioria das classesem relacio a0 assunto, tart- bem se tomam em consideragio, frequentemente, os elementos im- portantes referentes ao tempo e lugar. ‘Os popéis pblicos somente no: repositérios muito amplos merecem ser agrapados em classes. Os atores principais que cum. pre encarar a0 estabelecer as classes de grupos de arquivo S40 as Felagdes organizacionais e funcionais. Estudemos agora a classificagdo, enquanto colima a finali- dade de fornecer o plano de arranjo dos papéis de um orgenismo particular, Importa aos arquivistas conhesam até onde devem Evangar na delimitagdo de classes, em que é mister se agrupem 05, snateriais, Evidentemente, nfo Ihes € dado ir t20 longe quanto foram 08 biblioteckrios na elabioragdode esquemas de clasificagto para as suas pegas. E dbvio, outrossim, que ndo Ihes é facultado {stabelecer, como aqueles, clases e subclasses em correspondéncia, om os assantos. Quando se trata de materiais produzidos por en- tidade coletiva especifica, quer piblica, quer privada, hé que determinar as classes em relagdo, nfo & matéria, mas sim & pro- yeniéncia, Apenas no tocante aos papeis particulares oriundos de Yrias fontes € que se definem as classes em tengo ao assunto, Para estabelecer as classes em relagio & provenincia, é neces: sério analisar 0 desenvolvimento organizacional e funcional da en: tidade eoletiva com cujos documentos se, opera. Esta pode ser repartigao federal, governo estadual, igrela, escola, negécio, ou qualquer otra sorte de instituigdo ou organizagio. Embora nos Broponhamos a discutir adiante a clasificagSo de arquivo, talvez Convenha notar aqui os seguintes prineipios: ho desenvolver-se o esquema de classificagdo para os papéis de determinada entidade coletiva, estabelecemse classes ¢ sub- ‘lasses apenas para as principais unidades organizacionais. Numa palavra, no hd tornar tZo pormenorizado o esquema que se criem Tlnsses para as numerosas subdivisdes organizacionais existentes emtodas esentidades. Todas as citadas classes e subclasses serdo normalmente definidas em relagio @ proveniéncia. Nao cabe fixi-las em corres: pondéncia aos assumtos. Assim, mio deve haver classes pare os Bocumentos eompreendidos em periodos eronologicos particulares, ou relatives a areas geogrificas particulares, ov a t6picos part evlares. "Somente em circunstGncias excepcionais & mister preverem-se subclasses para 0s documentos de tipos fisicas particulares, ‘ais Como relatorios e sermbes. Sempre que 0 esquema de clasificagto 95 para os papéis de entidades coletivas tomar em consideragto fa- ‘ores outros que a provéniéncia, na delimitagio de classes e sub- classes, é provével que ocasione extravios e um arranjo dos do- cumentos que infrinja 0 principio de proveniéncia, bisico na ar. quivistica. 4.2.2 Deserigéo Artanjo'€ descrigio nfo sto fung8es discriminveis; uma sc confunde coi @ outra, Aparecem tio-s6 como momentos distintos a preparacdo, pera uso, dos papéis. Aqui vém a ser discutidos em separadoa fim de que se elucide a natureza de cada um Enquanio ordena es documentos, 0 arguivista opreende, atinentes a estes, os fatos necessérios & sua descriga. No decurso do arranjo da unidade documentéria, arquivista se inteira de todas as matérias essenciais em relagdo as quais os is ho de ser descritos, isto é, o tipo, proveniéncia, origens ad- . Cumpre esteja familiarizado com 2 cia, a fim de definir os limites das unidades. Urge conhega as atividades que levaram & sua produgio, para que se identifiquem ou fixem as séries de documentos dentro daquelas. E, enguanto se dedica ao arranjo das pecas, passa a certficar-se das pessoas, lugares, coisas e fenOmenos a que dizem respeito, ou dos periodos cronolégicos durante os quais foram criades, ou com que se relacionam de algum modo, ‘Ainda no transcurso do atranjo das referidas unidades, tam- bam se ciemtifica das suas caracteristicas fisicas. Descobre que classes fisicas de documentos nelas se incluem, isto &, se sfo te tusis, audiovisuais ou cartograficas. Verifica-lhes os tipos, ou sa, se consistem de correspondéneias, memorandos, relatérios, ¢ assim or diante. Observa a composicéo das peas, a saber, se figuram em pastas, dossiés, volumes, ou similares. E, naturalmente, es- thida-lhes a organizagio e método de arranjo. Enquanio ordena os documentos, 0 arguivista estabelece os unidades pelas quais hé que descrevéclos. Na verdace, tais uni dades devem ser fixadas antes da deseri¢io dos itens. O seu es- tabelecimento é preliminar essencial desta, pois o arquivista deve conhecer 0 que esta descrevendo, isto &, se se trata de unidade

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