11.

8 Características Físicas, Texto e Disposição Gráfica dos Formulários

A racionalização dos formulários envolvem os seguintes pontos:
• Características Físicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo);
• Texto;
• Disposição gráfica. formato do Papel
O modelo padronizado mais utilizado atualmente é o Sistema A, aprovado pela ABNT:
Símbolos ABNT Dimensões em milímetros
A0 841 x 1189
A1 105 x 841
A2 420 x 594
A3 105 x 420
A4 210 x 297
A5 105 x 210
A6 105 x 148
A7 74 x 105
A8 52 x 74
A9 37 x 52

Gramatura do Papel:
As gramaturas mais comuns de papel são 35, 50, 56, 63, 75, 120, 150, 180gr, correspondendo à sua espessura em
gramas por metro quadrado. De 180 até 500gr entramos no domínio da cartolina ou cartão. Podemos realizar
economias consideráveis quando se analisa a gramatura do papel realmente necessária à finalidade do formulário
que se pretende criar ou reformular. É o caso, por exemplo, de se utilizar a impressão num único lado ou nos dois
lados da folha. Atentar também para o fato de que a baixa gramatura permite datilografia com cópias legíveis,
menor custo postal e menor ocupação de espaço em arquivos.
Tipo de Papel
O tipo de papel a ser utilizado dependerá de uma série de fatores:
• Forma de preenchimento: para preenchimento a máquina usar papel mais absorvente.
• Destino do formulário: quando destinado a órgãos externos à empresa, é aconselhavel a utilização de papel de
boa qualidade;
• Características de arquivamento: os formulários que são freqüentemente manuseados devem ser
confeccionados em papel sulfite, de grande durabilidade.
Cor do Papel
Às vezes é necessário utilizar papel de cor nos formulários, para:
• Enfatizar certos formulários ou instruções, seja pela sua importância, seja pela sua urgência;
• Distinguir as diversa vias de um formulário, facilitando a sua identificação, inclusive para fins de
arquivamento.
Texto
As seguintes regras devem ser observadas na redação do texto do formulário:
1. Inclusão de todos os tópicos indispensáveis ao registro e à transmissão da informação;
2. Exclusão de todos os tópicos desnecessários, a fim de que não se gaste tempo e recursos inutilmente, quer no
preenchimento, quer na manipulação dos formulários. Cuidado também para os termos supérfluos, dúbios e
embaraçosos, muito comuns em Solicitações de Emprego;
3. Definição clara dos termos usados, evitando distorções na interpretação do formulário. Cuidado especial deve
ser dado aos formulários e outros documentos que são manuseados por pessoas estranhas à empresa devendo o
próprio documento, em seu verso ou em anexo conter um corpo de instruções de preenchimento;
4. Restringir o uso de abreviações;
5. Adoção de um título, permitindo a imediata identificação do formulário. Definir com precisão a função exata
do formulário, impedindo a sua confusão com outro.
6. Numeração genérica, impressa no formulário, no conto esquerdo, inferior, facilitando a sua identificação;
7. Numeração individual, impressa no formulário, cuja finalidade é verificar sua utilização, ver se houve
extravio, atraso, favorecer a elaboração de relatórios;
8. Registro da data e da série de impressão, para esclarecer se é ou não o modelo vigente;
9. Logotipo, nome e endereço da empresa – os documentos, de modo geral, também devem Ter o logotipo da
empresa e seu nome. Aqueles destinados ao público externo devem também apresentar o endereço da empresa,
bem como outras indicações exigidas por lei (CNPJ por exemplo);
10. Identificação do remetente e do destinatário.
11.9 Técnica de Análise e Delineamento de Formulários
1. Inicialmente, a abordagem deve ser norteada para um enfoque, ao mesmo tempo:
• sistêmico, no sentido de visualizar o todo e as suas partes, bem como a sua interação;
• voltado principalmente para o diagnóstico/solução dos aspectos dinâmicos dos formulários, dirigido para o
lado prático e operacional dos sistemas e processos.
• com ênfase na preocupação maior com o custo de processamento dos formulários e também seu custo de
fabricação.
2. Minimização dos custos operacionais:
• Padronização: assegurar que nunca existam duas maneiras diferentes de fazer alguma coisa;
• Simplificação: eliminar refinamentos, detalhes, cópias em excesso ou etapas desnecessárias no preenchimento;
• Combinação: no controle de formulários, implica a conjunção de vários impressos num único jogo de
finalidades múltiplas;
• Eliminação: é, possivelmente, o maior fator de redução de custos, tendo como objetivo elimenar formulários,
através da unificação e/ou transformação de campos de outros formulários.
Assim, simultaneamente, atacamos dois problemas:
• custo de processamento – é o custo de transformação do formulário em um documento; conferindo,
preenchendo, manipulando, arquivando dados, etc..
• custo de fabricação – é o custo do formulário em si, envolvendo o custo do papel, mão-de-obra de impressão,
etc..
3. A adequada relação custo beneficio, recomenda um estudo cuidadoso dos aspectos:
• dinâmicos – dizem respeito à analise do processamento dos formulários, permitindo grandes reduções de
tempo, de trabalho e de custo de processamento.
• Estáticos – que devem subordinar-se aos dinâmicos, envolvendo dimensões dos formulários, tamanho dos
campos, altura das lacunas, tipo de papel, forma de impressão, cores, etc..
4. Existem três tipos de lacunas:
a) Tipo clássico ex.: TELEFONE:_______________;
b) Elemento indicativo abaixo da lacuna ex.:_________________________
TELEFONE
c) Tipo retângulo fechado ex.:
TELEFONE

5. Tamanho das lacunas - devem ser utilizadas lacunas de tamanho necessário e suficiente para conter o dado:
• horizontalmente, adotar 1/10 de polegada, por caracter ou espaço;
• verticalmente, utilizar 1/6 de polegada, por linha;
• para o preenchimento à escrita manual, é aconselhavel utilizar 1/8 de polegada, por caractere horizontalmente.
6. Agrupamento de dados com múltiplas escolhas, exemplos:
Passagens

 Aéreas
 Marítimas
 Rodovias
 _________

7. Grupamento de dados correlatos:

Dados do material
Nº vol. Volume m3 Peso bruto Peso liquido

Disposição Gráfica
Os formulários preenchidos à máquina devem Ter seus campos impressos acima ou à esquerda e não abaixo, a fim
de que o rolo não dificulte a visão do datilógrafo. Coincidir a distância vertical entre as linhas com os
espaçamentos das máquinas de escrever.
Outro ponto importante, o verso do impresso só deve ser utilizado para instruções impressas ou esclarecimentos.
Deve-se deixar um espaço de 3 cm à esquerda da página, para permitir o arquivamento.
Um campo destinado às observações que se fazem necessárias.