ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ
Organização e Manutenção do Arquivo

Relatório da visita de estudo ao Arquivo Municipal Da

Ribeira Grande

Formadora: Margarida Medina

Formanda: Anabela Moniz nº2
Curso: Técnico Comercial
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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com
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Organização e Manutenção do Arquivo

Relatório Final
No âmbito da UFCD de Organização e Manutenção do Arquivo eu e a minha
turma do curso de Técnicos Comerciais, no dia 12 de Janeiro, pelas 14:00 horas,
realizámos uma visita de estudo ao Arquivo Municipal da Ribeira Grande, com a
formadora Margarida Medina. A visita constou da visualização do arquivo deste
edifício e na sua explicação, e também tivemos uma breve explicação do que era a
biblioteca.
Chegámos à Ribeira Grande por volta das 14horas e 30 minutos, e no hall de
entrada esperámos pela Dra. Ana Cristina Moscatel, Técnica Superior do Arquivo
que recebeu-nos com grande alegria e satisfação.
Tem a seu cargo a custódia, manutenção e divulgação não só dos fundos de
produção municipal, como a documentação da Câmara Municipal de Ribeira Grande
ou da extinta Administração do Concelho da Ribeira Grande, e também cerca de 45
fundos particulares, fruto de doações e depósitos que foram sendo feitos ao longo das
últimas duas décadas.
Este arquivo já está neste edifício desde 1504, e os documentos que lá estão
são de consulta intermédia. Os documentos que estão no arquivo são históricos e
pertencem a entidades públicas e a particulares.
A Dra. Ana disse-nos que há livros paroquiais e da ouvídoria lá guardados para
enriquecerem a história da nossa ilha, como também disse que o arquivo era para
consulta não de toda a gente mas de quem precise de um documento.

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Relativamente à eliminação dos documentos, antes da eliminação precisamente
dita, estes mesmos documentos têm que ser por vezes consultados e a eliminação ser
aprovada pela Comissão dos Arquivos da Região Autónoma dos Açores. Depois estes
mesmos documentos são triturados para não serem vistos por terceiros e para não
haver divulgação da informação que existe nesses documentos, e, por fim, estes
documentos irão ser colocados na reciclagem.
Ainda também com a Dr.ª Ana ficámos mais informados de como se realiza a
manutenção do arquivo, a importância dos documentos históricos e com as
informações magníficas sobre o nosso povo açoriano e, principalmente, a sua cultura.
Também foi explicado que devemos ter sempre em consideração a conservação
de todos os documentos e a sua limpeza. A realização da limpeza de todos aqueles
documentos é feita com um material preparado para a sua preservação.
Depois houve a possibilidade de estarmos num espaço para que nós pudesse-
mos expor as nossas opiniões sobre como seria possível fazer um arquivo correcto.
Precisa ser uma tarefa dividida entre os arquivistas e os serviços administrativos
porque, assim, irá ser mais fácil de arquivar por um plano personalizado de arquivo
Como foi referido, alguns documentos são normalmente digitalizados e
guardados em suporte digital, para um dia mais tarde poderem ser visualizados
porque os documentos originais já não estão em condições de ser consultados,
também depende do tipo de documento porque nem todos podem ser consultados por
qualquer pessoa.
Nos dias de hoje, existem softwares eficientes para dar a entrada e a
classificação aos documentos, porém estes programas não são regulamentados em
algumas câmaras municipais, e assim torna-se difícil sabermos qual o plano de
arquivo de cada câmara Municipal, e torna-se difícil a consulta dos documentos

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existentes em cada câmara, pois o sistema de classificação varia também de câmara
para câmara.
Tivemos o gozo de estar presentes perante alguns documentos e livros antigos,
vimos livros escritos por escriturários que tinham uma letra muito individual da
época antiga onde era usada na escrita tinta e ferro agrupado, pois esta escrita era
feita com uma brilhante pena de escriturário que se usava antigamente.
Depois estivemos com a Dr.ª Mónica Medeiros, que nos explicou como
funcionava a biblioteca e como esta era organizada. Pudemos analisar como era o
plano de classificação e catalogação dos livros que existam na biblioteca, todos os
livros de vários autores estão à mostra agrupados por assuntos, pois é muito mais
fácil a sua localização. No mesmo sítio existe um espaço próprio para crianças, sendo
as crianças acompanhadas por uma monitora permanente, que cativa as crianças que
frequentam o local, estas crianças vão para lá ler, desenhar, estudar entre outros; vão
porque gostam e assim passam o seu tempo livre na biblioteca.
Neste mesmo local pode-se encontrar um espaço preparado para fazerem
pesquisas, muitas das vezes quem pode-se encontrar mais são professores e
estudantes. A população frequenta mais para fazer as suas pesquisas para trabalhos
escolares.
Na minha opinião, achei muito interessante a nossa viagem até ao Arquivo
Municipal da Ribeira Grande. No princípio estava “chato”, era muito BLA BLA, mas
depois comecei a gostar vi que o Arquivo tem muitas informações preciosas
guardadas pois posso dizer que toda a história daquele Arquivo é uma sobrevivência
para a instituição. Foi muito importante a explicação da Dr.ª Ana Cristina, pois foi
muito simpática e muito esclarecedora, e percebi muito bem a importância e,
principalmente, irei saber como concretizar qualquer tarefa difícil na empresa.

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Pois eu sendo daquela zona nunca me deu gozo ir lá, nunca achei interessante,
mas agora posso dizer que depois desta visita irei voltar lá com os meus filhos, para
eles conhecerem a instituição pois vai ser importante para eles também.

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