Como Organizar Seu Evento

Uma boa palestra, alm de um bom palestrante, requer certa organizao e preparo.

gua e copos
Palestrantes lubrificam suas gargantas regularmente com gua sem gs e sem gelo. gua gelada contrai as cordas vocais e gua gasosa causa alguns pequenos desastres.

Ar Condicionado
Por melhor que seja, nenhum palestrante consegue competir com um ar condicionado barulhento e sair vencedor. Verifique antes o local do evento com o ar condicionado funcionando.

Autoridades
Chamar autoridades mesa um por um, alm de anacrnico um desrespeito ao tempo precioso da platia. Autoridade j comea na mesa.

Fotografias
Flashes no rosto do palestrante o tornam momentaneamente cego. Como no teatro, no considerado elegante tirar fotos durante a palestra. Combine para tirar no incio.

Local
As melhores palestras acontecem quando h espao para o palestrante se movimentar entre a platia.

Imprensa
Muitos organizadores querem ter ampla cobertura da imprensa. Por outro lado, quando um palestrante percebe um jornalista anotando "ipses literis" o que diz, o ritmo da palestra cai instantaneamente para uma fala mais pausada, onde cada palavra pensada e controlada. No possvel dar uma palestra e uma boa entrevista ao mesmo tempo. Separe as duas coisas, dando uma coletiva imprensa antes do evento, liberando, assim, os jornalistas que precisam voltar correndo s redaes.

Luz
Platias e palestrantes precisam ser muito bem iluminados. O show deve ser sempre o palestrante, nunca suas transparncias ou slides. Jamais escurea o palestrante para que a platia possa ver as transparncias ou slides. Platias no escuro dormem e no ficam atentas.

Nervosismo

Palestrantes normalmente esto tensos antes de uma palestra, acumulam adrenalina necessria para um bom desempenho. Podem no demonstrar, mas esto nervosos. Portanto, luvas de pelica antes da palestra, porque eles reagem como verdadeiras prima-donas. Depois da palestra, tudo volta ao normal. Pode pedir o que quiser. So boa gente.

Platia
Sala para 200 pessoas onde s aparecem 120 cria alguns problemas de comportamento. No primeiro sinal de que a sala no ir encher, isole com fita crepe as ltimas 5 fileiras, ou tantas quantas forem necessrias obrigando todos a se sentarem juntos e na frente. Caso contrrio, as ltimas fileiras lotam primeiro, e os retardatrios iro atrapalhar seu evento procurando os assentos na frente.

Multimidia e Retroprojetores
Apesar dos avanos eletrnicos com computadores e datashows, s vezes retroprojetores tambm so a soluo. Computadores requerem que se apaguem as luzes, ambiente propcio para a platia cochilar. Computadores devem vir acoplados com um drive CD, controle remoto ou mouse sem fio e programa PowerPoint. Providenciar uma tomada no plpito e cabo serial extra para equipamento particular do palestrante. O retroprojetor deve ter muita luz, 6.000 a 8.000 lmens, como por exemplo o 3M 9800, 3M 9700, 3M 9550 ou o 3M 9200, nesta ordem de preferncia. Limpe o p acumulado dos vidros, embora um bom palestrante normalmente chega com 1 hora de antecedncia para verificar esses detalhes. A mesa do equipamento deve ser trs vezes maior que o aparelho, ou seja deveriam caber trs aparelhos lado a lado (tamanho: mais ou menos 2m x 1m).