Atribuies das reas de Negcios

ndice

Introduo ......................................................................................... 3 Diretoria ........................................................................................... 5 Marketing .......................................................................................... 6 Comercial.......................................................................................... 8 Administrativa ................................................................................... 10 Recursos Humanos .............................................................................. 11 Financeiro ........................................................................................ 12 Operaes ........................................................................................ 13 Recomendaes Adicionais .................................................................... 14

Introduo
Toda empresa para sobreviver precisa evoluir. Essa evoluo pode ser desde uma pequena melhoria, como a reutilizao de papel, at uma grande deciso, como o lanamento de um novo produto ou servio. As mudanas voltadas para a evoluo, costumam ter as seguintes metas:

Aumento dos lucros no quer dizer, simplesmente aumentar as vendas, mas lucrar mais nas condies atuais pode significar alterao de preos, cobrana por servios at ento feitos gratuitamente ou aumento da margem de lucros. Aumento das vendas mesmo tendo sucesso atualmente, voc corre o risco de perder um grande cliente a qualquer momento portanto, tenha sempre alternativas para aumentas as vendas. Pense em modos de ampliar sua participao no mercado, seja por meio de produtos, servios ou diversificao. Estabilidade no negcio muitas vezes, quem inicia o negcio, no a pessoa mais adequada para administr-lo. Isso acontece quando os fundadores no tm interesse em se dedicar s questes administrativas. Entretanto, o tempo gasto nessa tarefa garante a eficincia do negcio, permite melhorar o relacionamento com funcionrios e ajuda a inspirar a confiana nos clientes, conquistando sua fidelidade. Aperfeioamento das ofertas avalie como voc pode melhorar o produto ou o servio oferecidos. As melhorias podem ser modestas, mas sero significativas no conjunto. O processo de aperfeioamento contnuo ir mant-lo frente da concorrncia. O produto tem que atender ao seu cliente, e no ao que o dono da empresa gostaria de oferecer ao mercado. Reduo dos custos operacionais importante caracterstica de quase todo empreendimento de sucesso o cuidado para evitar gastos desnecessrios. Voc pode fazer isso adotando rgido controle das finanas da empresa, em especial no que diz respeito aos custos de administrao. Essa uma tarefa que deve ser feita pelo prprio empreendedor nunca delegada. Aprimoramento da cultura da empresa - estabelecer programas de incentivo e motivacionais para estimular o cumprimento dos objetivos, permitir contribuio dos indivduos, que inclui sugesto de melhorias para manter o bom clima organizacional e conseqentemente a produtividade geral.

Veja abaixo um organograma macro, com as principais reas de uma empresa.

Ressaltamos a importncia de ter todas as reas representadas no organograma e, principalmente, ter as funes correspondentes a estas reas sendo executadas na empresa. O fato de no ter determinada rea, no significa no desenvolver determinadas funes. Se sua empresa for pequena, provavelmente ir acumular algumas funes na mesma rea. comum vermos um diretor Administrativo e Financeiro ou ento um Diretor de Marketing e Vendas. Procure acumular funes de reas que tero relacionamento entre si, assim sua gesto ser facilitada, mas no deixe de explicitar no organograma. Com a sobrecarga de funes, muitas vezes, os scios devero avaliar as principais atividades e prioriz-las, mas, normalmente a ausncia de determinadas funes, aes, ou processos no executados, tornam as empresas menos competitivas. Recomendamos acumular funes em nvel de diretoria e ter a execuo das funes separadas num nvel inferior que poder ser de gerncia ou de superviso, sempre sob os olhos do diretor. Neste caso, teramos gerncias administrativa e financeira separadas, reportando-se ao mesmo diretor, e gerncias de marketing e vendas separadas, tambm se reportando ao mesmo diretor. importante que os principais executivos da empresa assumam as reas de negcio formalmente para evitar duplicidade na execuo de funes. A seguir voc ver uma descrio das principais atribuies de cada rea de negcio e tambm da diretoria da empresa, que dever orquestrar a execuo das funcionalidades de todas as reas.

Diretoria
A principal atribuio da diretoria est ligada ao direcionamento do negcio.

Para tanto ser necessrio ter um Plano de Gesto aonde os dirigentes iro:
Definir Viso e Misso da empresa, e aqui onde os principais dirigentes vo dar o rumo da empresa, e direcion-la no curto e longo prazo. Os objetivos e metas devem ser discutidos de forma clara para que possam ser compreendidos por todos os envolvidos Definir estratgia e analisar os pontos fortes e fracos da empresa, suas ameaas e oportunidades no mercado em que atuam, e ver qual a melhor e mais vantajosa forma de atuao. Na elaborao da estratgia da empresa ser necessrio definir a estratgia de marketing, onde a diretoria dever: Definir segmentos de mercado e explorar oportunidades de negcio. Definir mercados-alvo onde sero definidos os conjuntos de clientes a serem atingidos. Definir as ofertas com seu contedo e empacotamento, preos, forma de comercializao e distribuio e a promoo necessria para sua colocao no mercado. Definir um plano de ao com oramento e cronograma. Analisar os riscos inerentes empresa levando-se em conta exerccios de simulao de cenrios otimistas, realistas e pessimistas.

Em suma, a diretoria deve definir a estratgia e garantir a execuo das aes, atravs de mecanismos de controles, de forma a garantir a implementao e sua execuo, que levaro a empresa ao sucesso. Deve acompanhar a evoluo do mercado, decidir sobre novos rumos e estar alerta s eventualidades e reagir prontamente seja se protegendo frente a uma ameaa seja aproveitando a oportunidade presente.

Marketing
O papel da rea de marketing numa empresa , em linhas gerais, conhecer o mercado para direcionar os esforos da empresa s suas necessidades.

Muitas empresas confundem marketing com propaganda. Na execuo do marketing alm da promoo das ofertas, que pode ser feita atravs de propaganda, muito importante tambm cuidar de outras responsabilidades como:
Anlise do mercado em que atua, incluindo aqui anlise das empresas do mesmo setor, os movimentos destas empresas, tendncias no mercado nacional e internacional, anlise de concorrncia, fuses, aquisies, novos entrantes, principais concorrentes, produtos substitutos, preo praticado no mercado e perfil dos clientes. Pesquisas diversas sobre mercados-alvo para manter a equipe de vendas informada sobre movimentos de mercado, e estar atento a eventuais mudanas e novas oportunidades. Focar nas principais ofertas que atendam ao mercado que sejam lucrativas para a empresa e dedicar menos esforo ou abandonar ofertas que no trazem retorno efetivo. Desenvolvimento de canais, para dispor a oferta de forma adequada ao cliente. Promover a imagem da empresa atravs da divulgao das ofertas, o que pode ser feito atravs de propaganda, eventos, mala direta, participao em eventos, site, brindes, outdoor, rdio, etc. Lanamento de novas ofertas em conjunto com rea de vendas e servios. Comunicao interna e externa, por exemplo, criao de jornais internos que informem os funcionrios sobre o que a empresa est fazendo e sobre os rumos que est seguindo, comunicao regular com clientes informando novos casos de sucesso, eventos, etc. Note que esta comunicao diferente da comunicao que ser feita diretamente pela rea de vendas, no modelo 1 para 1, onde o vendedor vai dar tratamento diferenciado a cada cliente.

Aes de fidelizao do cliente. Material de divulgao das ofertas e apoio a vendas como, folhetos, apresentaes eletrnicas, modelos de propostas comerciais, mala direta, brindes, etc. Enfim, todo este contedo poder ser escrito em forma de um plano anual chamado Plano de Marketing, com estratgias de vendas e aes bem definidas. No marketing tambm necessrio criar um SIM, ou Sistema de Informaes de Marketing. O SIM nada mais que o conjunto de informaes que ser analisado para tomar as decises de marketing. Devero ser analisadas informaes de concorrentes, de clientes, de processos internos, de mercado (revistas e feiras do setor) para acompanhar os movimentos do mercado e decidir sobre eventuais mudanas no planejamento estratgico. Uma outra funo que o marketing pode desenvolver na prospeco de novos mercados e clientes, atravs de eventos e mala direta. A rea de vendas dever participar destes eventos, convidando os clientes preferenciais e prospectando novos clientes.

Alm disso, a rea de marketing responsvel por treinar a rea de vendas na capacitao do material de apoio a vendas, como folhetos e apresentaes, e no discurso a ser utilizado junto ao cliente, como os diferenciais da empresa ou oferta e as vantagens em relao ao concorrente. O ideal que o material de apoio a vendas seja criado em conjunto pelas reas de marketing, vendas e servios. tambm responsvel pelo relacionamento com parceiros para poder tirar proveito de aes de marketing conjuntas.
Voc pode desenvolver atividades de marketing internamente na sua empresa, sem ter que investir na contratao de uma agncia de publicidade. No material de apoio do ADVANCE e-Strategic Planning, voc tem exemplos de vrias boas prticas adotadas com sucesso no mercado.

Comercial

A rea comercial de uma empresa representa sua linha de frente. a parte da empresa que vai se relacionar diretamente com os clientes. Suas responsabilidades so:
Prospectar novos clientes de acordo com a estratgia de mercado definida por marketing. Vender!!! Muito!!! E certo!!! A rea de vendas no dever vender qualquer coisa para qualquer cliente. Dever sim oferecer as ofertas da empresa para os clientes dos mercadosalvo definidos, com foco no cliente certo. Desenvolver competncias para vender bem as ofertas da empresa, e para isso preciso conhec-las e saber falar sobre elas dentro do contexto de negcio do cliente. Desenvolver habilidades de negociao. Desenvolver casos de sucesso em conjunto com a rea de servios. Construir um histrico do trabalho efetuado em cada cliente, atravs de um sistema de CRM, ou dos controles que a empresa usa. Manter um cadastro atualizado e centralizado de informaes dos clientes com perfil detalhado, dos clientes atendidos diretamente pelos vendedores ou indiretamente atravs do tele-vendas. Manter informaes sobre o andamento das vendas, comparando previses com o que foi realizado. Entregar as solues junto com servios, pois importante que na hora da entrega de um projeto o vendedor responsvel pelo cliente esteja junto e faa o acompanhamento do nvel de satisfao do cliente. Nesse momento, eventualmente, pode ficar alguma pendncia que dever ser acompanhada.

Manter relacionamento com clientes fazendo aes conjuntas com marketing. Executar atividades de ps-venda com acompanhamento do pedido, pagamento, suporte necessrio e identificando novas oportunidades de negcio. Trazer feedback do campo para aprimorar os materiais desenvolvidos por marketing e as solues desenvolvidas por servios. Realizar benchmarking com o time de vendas sobre os sucessos e as dificuldades, os discursos ou comentrios mais comuns e a concorrncia encontrada. So exemplos disso uma necessidade de soluo, uma necessidade de evento a ser executado, uma nova informao sobre a concorrncia, ou sobre o prprio cliente.

As empresas que vendem servios e solues tm notado que o processo de vendas mudou. As vendas esto cada vez mais consultivas, ou seja, o papel do vendedor passa a ser o papel de um consultor, que vai vender tecnologia aplicada a soluo de um problema de negcio do cliente. Desta forma fica difcil para o vendedor estar atualizado sobre os negcios e tambm sobre as inmeras formas de licenciamento e verses de produtos de hardware e software. Sugerimos que as empresas de tecnologia tenham uma rea (pode ser uma pessoa) que d apoio a vendas fazendo algumas tarefas como:
Tele-vendas, que seria responsvel pela venda de produtos (PCs, impressoras, etc.). Uma pessoa dedicada para atender as necessidades de licenciamento. O gerente de contas dever saber falar muito sobre venda de servios e solues e levar, quando for o caso, um assessor para assuntos de licenciamento. Uma pessoa dedicada para gerao de propostas. Novamente, quando evolumos o modelo de venda de produtos para servios e para solues a complexidade das propostas, naturalmente, cresce muito. Uma pessoa dedicada para isto traria grande ganho de performance e qualidade para a equipe de vendas.

Essa prtica tem tido retorno excelente para empresas de tecnologia. Esse suporte importante para deixar o pessoal de vendas focado em seus clientes e nas vendas!

Administrativa
A rea administrativa a que cuida da parte burocrtica da empresa, e seu principal objetivo a otimizao da produtividade e reduo dos custos.

Dentre as diversas atividades, incluem-se: Estudo da viabilidade de prazos e cronograma das atividades. Processos interdepartamentais. Elaborao de contratos. Envio de documentos. Anlise de taxas; impostos diversos. Cotao de preos e compra de materiais e servios Notas fiscais. Controle do faturamento. Controle da contabilidade. Controle dos fluxos entre departamentos, fornecedores e clientes.

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Recursos Humanos
Mesmo para as empresas pequenas, importante a elaborao de algumas prticas que visam uma gesto participativa, tanto no que se refere delegao de tarefas e descentralizao, quanto na questo motivacional e no entendimento da estratgia para o cumprimento dos resultados, bem como na participao destes. Sua empresa no precisa, necessariamente, ter um departamento de RH. O objetivo construir e manter uma equipe competente e comprometida com o negcio. Para isso, pense em implantar sistemas de recompensas, premiao por produtividade, distribuio aes da empresa e at mesmo, uma simples divulgao interna. Lembre-se: todos esperam reconhecimento, saiba elogiar no momento certo.

A rea de Recursos Humanos cuida de tudo que relacionado s pessoas dentro da empresa, como por exemplo:
Recrutamento e demisso de funcionrios. Desenvolvimento pessoal e profissional, atravs de diversos tipos de capacitao. Treinamentos gerenciais. Processo de Avaliao de Desempenho. Constante capacitao dos colaboradores. Acompanhamento da evoluo dos colaboradores em conjunto com a gerncia e diretoria da empresa. Contribuio no institucional da empresa. Atividades motivacionais e interpessoais. Poltica de reteno de funcionrios.

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Financeiro
A rea financeira responsvel por cuidar da sade financeira da empresa. Isso inclui o planejamento de como o resultado das vendas vai ser investido, e o controle e interpretao geral dos nmeros. Na poca de planejamento estratgico, que dever ser feito anualmente, os nmeros da empresa do ano anterior devero ser analisados, para o ano subseqente para que possa ser bem projetado. Os nmeros da empresa devero ser periodicamente compartilhados com os altos executivos da empresa. A rea financeira ter como responsabilidade:
Pagamento de ttulos, duplicatas, fatura. Controle de recebimentos; inadimplncias. Aprovao de crdito, quando a empresa necessitar de algum tipo de injeo de capital. Aplicaes financeiras. Anlise da sade financeira da empresa atravs do fluxo de caixa e outros mecanismos contbeis. Controle e medidas de reduo de gastos. Discusso de descontos e formao de preo das ofertas.

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Operaes
A rea de operaes o que consideramos a produo da empresa. Voc poder cham-la de projetos. a rea responsvel por entregar as ofertas da empresa, sejam elas produtos, solues, ou servios customizados. Suas principais atribuies so:
Desenvolvimento de novos produtos e tecnologias, ou adequao das ofertas da empresa, para atender a necessidades dos clientes levantadas por vendas e marketing. Desenvolvimento da proposta tcnica. Gerncia e execuo dos projetos nos clientes. Apoio tcnico a rea de vendas, como suporte pr-vendas. Pesquisar em campo novas necessidades dos clientes e tendncias de negcios e de tecnologia. Desenvolvimento de casos de sucesso em conjunto com as reas comercial e marketing. Manter-se atualizado e em contato com os fornecedores. Treinar equipe de vendas e marketing nas solues desenvolvidas, para que elas possam ser levadas ao mercado (individualmente por vendas ou coletivamente por marketing) com a abordagem de negcio e tecnologia adequadas. Controle do estoque. Controle da logstica: desde a chegada do pedido at a entrega das ofertas dentro do prazo.

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Recomendaes Adicionais
No fcil colocar em prtica as coisas que ouvimos de terceiros, mesmo que sejam extremamente coerentes e que tenha nossa total concordncia. hora de implementar os modelos de gesto, colocar os modelos em prtica e iniciar as adaptaes necessrias a sua empresa passo a passo.

Normalmente as empresas de pequeno porte, costumam zelar pela informalidade e acabam por extinguir o cargo de presidente.

A primeira dica que voc deve eleger um presidente na empresa. Essa distino muito importante para a percepo do cliente.

O cliente entende como responsvel pela empresa aquele que tem o cargo de presidente. Em alguns casos o presidente da sua empresa vai servir para escalar dentro da empresa cliente, por exemplo, o comercial fala com nvel gerencial e o presidente da sua empresa poder ser apresentado diretoria e at a presidncia da empresa cliente.

O ideal que o presidente seja o scio majoritrio da empresa. Se as quotas dos scios da sua empresa so iguais, ento eleja como presidente o scio com maior capacidade de relacionamento, com perfil comercial.

Internamente, a figura do presidente ser o ponto focal entre os departamentos.

Outra dica ter uma secretria subordinada ao presidente, para fazer agendamento de reunies, funcionar como recepcionista, e ajudar a rea de vendas no envio de materiais aos clientes, ou seja, dar suporte de modo geral.

Outra funo difcil aprender a conciliar funes gerenciais com operacionais. Temos notado em empresas de pequeno e mdio porte que os dirigentes muitas vezes assumem funes operacionais,

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como vendas, ou at atendimento tcnico. Isso no ruim, porm o tempo do dirigente deve ser dividido corretamente entre estas atividades e as de planejamento e controle do negcio em si. A principal funo dos altos executivos definir a estratgia e garantir a sua boa implementao, o que levar a empresa a seguir o rumo determinado. Durante a execuo da estratgia, os executivos devem estar atentos ao mercado em geral para identificar novas oportunidades ou ameaas e fazer as adequaes necessrias de acordo com novos cenrios e com os objetivos a serem atingidos.

Esteja sempre preocupado em motivar as pessoas, oferecer a remunerao adequada.

Lembre-se que o controle de gastos da empresa importantssimo.

Voc dever estar sempre preocupado tambm em verificar como esto se comportando os indicadores e mtricas que vo medir a execuo da estratgia definida.

O sucesso est vinculado ao foco seguido de comprometimento de todos os envolvidos para o cumprimento do objetivo pr-estabelecido.

Trabalhar em time imprescindvel para obter os resultados desejados.

Esteja sempre atento a novas formas de buscar novos clientes e fideliz-los.

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