GIL ACIOLLY DANTAS JACINTO

PLANEJAMENTO DE COMUNICAO
IMAGEM DO IFPE E INTEGRAO DE SEU PBLICO INTERNO

ESCOLA SUPERIOR DE RELAES PBLICAS ESURP 2009 GIL ACIOLLY DANTAS JACINTO

Trabalho apresentado disciplina Planejamento de Comunicao, do curso de ps-graduao lato sensu em Assessoria de Comunicao da Escola Superior de Relaes Pblicas (ESURP), como exigncia para concluso do mdulo. Professora Nathlia Duprat Barros

ESCOLA SUPERIOR DE RELAES PBLICAS ESURP 2009 CENRIO

No final de 2008, o presidente Lula sancionou a Lei 11.892, que transformou todos os Cefets do Pas em Institutos Federais de Educao, Cincia e Tecnologia. A mudana no foi s no nome. As instituies ganharam uma nova estrutura organizacional com possibilidades de oferecer desde cursos de curta durao, passando pelos cursos tcnicos de nvel mdio, graduao, especializao, mestrado e at doutorado. Os diretores-gerais passaram a ser reitores. As diretorias ganharam status de pr-reitorias. Paralelamente, o Ministrio da Educao executava uma poltica de expanso dessa Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica. Em Pernambuco, alm dos campi Recife, Ipojuca e Pesqueira, j existentes, esto sendo construdos os de Afogados de Ingazeira, Caruaru e Garanhuns. As escolas agrotcnicas federais tambm passaram a integrar essa nova estrutura. Dessa forma, as unidades existentes em Belo Jardim, Vitria de Santo Anto e Barreiros foram transformadas em campi do Instituto Federal de Pernambuco IFPE. J um desafio fixar essa nova identidade institucional para a sociedade, habituada a denominao Cefet-PE, uma instituio centenria. Tarefa ainda mais difcil promover uma integrao com as agrotcnicas federais, que tambm tm dcadas de existncias e imagens j consolidadas. Nessa nova realidade, todos esses rgos formam uma s Instituio.

DIAGNSTICO
O presente plano de comunicao pretende trabalhar essa nova identidade e, conseqentemente, a imagem institucional dessa nova organizao para seu pblico interno. A transformao que j uma realidade nos nveis administrativos, legais e burocrticos, necessita ser assimilada por aqueles que formam a Instituio. Servidores e alunos precisam sentir que fazem parte do IFPE, e no de uma Cefet ou Agrotcnica, autarquias que j no mais existem.

O pblico interno do Instituto formado por cerca de trs mil servidores, entre professores e administrativos, 12 mil alunos, alm de centenas de funcionrios terceirizados. O planejamento voltado para essas pessoas, mas algumas aes, como o site institucional, por exemplo, atingiro, indiretamente, os pblicos externo e misto, como ex-alunos, aposentados, empresas que utilizam os profissionais formados pela Instituio, bem como o pblico em geral. Se o sentimento de integrao no ocorrer dentro da prpria Instituio, a sociedade dificilmente enxergar o IFPE. S vencida essa etapa, que a nova identidade poder ser trabalhada de maneira eficaz junto sociedade.

OBJETIVO
Despertar o sentimento de integrao no pblico interno do IFPE, formado por servidores e alunos dos antigos Cefet e Agrotcnicas Federais, e fazer com que essas pessoas passem a se reconhecer como parte de uma nova Instituio.

MISSO DA INSTITUIO
Promover educao profissional tecnolgica atravs do Ensino, Pesquisa e Extenso, visando formao de cidados ticos qualificados para o trabalho e socialmente responsveis.

ESTRATGIAS
1 - PESQUISA O trabalho dever ser acompanhado atravs de pesquisas. Antes de dar incio as aes, ser aplicado um questionrio para verificar como servidores e alunos se sentem em relao Instituio a qual pertencem, identificando expectativas e anseios, clima e cultura organizacional. A pesquisa ser realizada em todos os campi com um universo de entrevistados a ser definido estatisticamente. A pesquisa ser reaplicada ao final das aes. Os resultados garantiro o controle do trabalho executado e apontaro os erros e acertos.

2- CAMPANHA DE VALORIZAO DO INSTITUTO PUBLICIDADE Eu sou IFPE. Despertar nos servidores e alunos o orgulho por fazer parte da Instituio. A campanha interna contar com banners e cartazes espalhados por todos os campi. As peas valorizaro a marca institucional, mas sero desenvolvidas com base nas qualidades locais. Em Barreiro, por exemplo, o material valorizar as vocaes do campus. Parte do material ter como personagens membros da comunidade. Sero escolhidos servidores e alunos que possuem forte ligao com a Instituio. Um pesquisador que desenvolveu um trabalho relevante em sua rea, um aluno que conquistou algum prmio, um estudante e atleta que venceu alguma competio. A pea ter a foto do personagem com uma breve histria de sua conquista, em destaque, o slogan Eu sou IFPE.

HOTSITE Criar um hotsite, hospedado no portal do Instituto, com todo o material da campanha Eu sou IFPE. Servidores e alunos podero virar personagens do site. Eles sero estimulados a enviar depoimentos contando por que so IFPE. Os depoimentos sero publicados com as fotos de seus autores. Uma comisso avaliar os melhores depoimentos. Os vencedores recebero prmios.

3 - EDITORAO E IDENTIDADE VISUAL Toda a comunicao que no seja um documento oficial utilizar a assinatura do Instituto, conforme Manual do Uso da Marca disponibilizado pela Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica Setec/MEC. So exemplos desses tipos de comunicados, cartazes, avisos, cartes de aniversrios, convites, banners... Os trabalhos de cunho cientfico tambm devero utilizar a marca da Instituio em seus cabealhos. Os professores sero estimulados a cobrar a padronizao dos trabalhos, como monografias, relatrios de visitas tcnicas, relatrios de estgios, trabalhos de concluso de disciplina... Um pequeno manual ilustrado sobre Metodologia do Trabalho Cientfico ser desenvolvido pela Assessoria de Comunicao em parceria com professores da Instituio. O material padronizar o uso da marca nos trabalhos acadmicos. Modelos (gabaritos) de trabalhos sero colocados para download no site do IFPE para facilitar o uso por parte dos alunos. Essas aes

possibilitaro uma unidade dos padres tcnico-visuais, homogeneizando a linguagem e fortalecendo a identidade institucional. Infelizmente, no possvel vincular a comunicao administrativa (memorandos, ofcios, resolues, comunicados, relatrios, cartascirculares...) ao uso da marca do IFPE. Por fora da Lei, a comunicao oficial das instituies de mbito federal tem uma padronizao prpria, que utiliza o Braso da Repblica Federativa do Brasil.

4- CRIAO DE PORTAL Por serem independentes no passado, o Cefet e as Agrotcnicas possuem sites prprios. Cada um deles com visual diferente. necessrio criar um portal agregando as informaes de todo o Instituto, com link para os sites de cada campus. Todos eles devero preservar a mesma identidade visual. O novo portal ter como princpio a misso institucional, que destaca a Educao Profissional atravs do Ensino, Pesquisa e Extenso, alm de evidenciar valores como cidadania, tica, responsabilidade social e qualificao para o trabalho. Essa vinculao fundamental, pois a comunicao com o pblico interno e externo deve estar associada estratgia e misso institucional. A elaborao do portal dever integrar todas as pr-reitorias, departamentos, coordenaes e pessoas diretamente interessados nos seus resultados. Por sua complexidade, o projeto ser dividido em etapas e sub-projetos. Esses ltimos sero distribudos entre os profissionais da Assessoria de Comunicao, que sero diretamente responsveis por eles. Toda a execuo da ao obedecer ao projeto, que ser desenvolvido pela Assessoria de Comunicao. O projeto dever contemplar as caractersticas dos portais, que um sistema aglomerador para distribuio de trfego. Ele prever recursos ainda no existentes no atual site do IFPE, como sistema de busca, e estabelecer polticas de gerenciamento de contedos, Layout, arquitetura da informao, conceitos, enfoque editorial, interface, design estrutural, entre outros.

5- SISTEMA ACADMICO O Q-Acadmico um sistema acessado freqentemente por alunos e servidores do IFPE e ainda inexplorado pela Assessoria de Comunicao. Esse ambiente virtual oferece ferramentas que permite o envio de mensagens e aplicao de questionrios com os cadastrados (professores, alunos, administrativos, pais de alunos e empresas) e acesso a um calendrio com os eventos da instituio. Nele, os alunos tm acesso sobre suas notas, dados da turma, grade curricular...

O sistema ser utilizado para o envio de mensagens que reforcem a identidade institucional. Tambm sero aplicados questionrios para controle das aes.

6- MDIA SOCIAL Criao de uma comunidade no Orkut para reunir servidores e alunos cadastrados. A ferramenta ter o objetivo de promover aes e criar relaes de aproximao com o pblico interno do IFPE, atravs da interao e do compartilhamento de opinies, idias, experincias e perspectivas. Tambm ser realizado um trabalho nas dezenas de comunidades j existentes no Orkut que levam o nome do IFPE e Cefet-PE. A idia disseminar a nova estrutura da Instituio numa rede que rene milhares de alunos e servidores do IFPE, alm de ex-alunos do Cefet-PE e das Agrotcnicas. O projeto de mdias sociais levar em considerao que a comunicao essencialmente livre na web, e os usurios da comunidade so os protagonistas, no o IFPE. Por isso, eles podem dar direcionamento aos assuntos discutidos, cabendo aos moderadores respeitar a fora democrtica que a ferramenta impe. O espao ser utilizado de forma a proporcionar a conversao entre os usurios, pois a comunicao nessas mdias no se d de forma unidirecional. O controle no dever ser feito sob aspecto positivo e negativo, mas somente no aspecto pejorativo. Transparncia, responsabilidade e honestidade so valores que nortearo o trabalho dos assessores de comunicao, que no devero forar, manipular ou controlar o contedo. Esses profissionais devero ainda procurar divulgar comentrios respeitosos e significativos, aceitar opinies divergentes, responder sempre os comentrios na linguagem que a internet exige (texto curto, claro e sem rebuscamento), informar fonte de informaes retiradas de outros sites, no postar spam e escrever somente sobre o que realmente conhece. Seu trabalho ser trabalhar a imagem positiva da Instituio.

7 - VECULOS DE COMUNICAO INTERNA

Para se sentir integrados ao IFPE os campi do Instituto precisam ser representados nos veculos de comunicao interna. O jornal mural e o informativo Acontece dedicaro espaos tanto para as notcias da Reitoria e do Instituto de uma maneira geral quanto para as dos campi. Para isso, sero necessrias visitadas peridicas a cada campus para a realizao de cobertura jornalstica.

RISCOS
PESQUISA - Como sero aplicadas pelos colaboradores da comunicao de cada Campus, as pesquisas podero no ser executadas corretamente. A falta de controle direto ser remediada atravs da conferncia de uma porcentagem dos questionrios aplicados em cada Campus. Se em Pesqueira, por exemplo, foram entrevistadas 100 pessoas, uma amostragem de 10% desse pblico responder novamente os questionamentos. Caso seja detectado que o pesquisador no coletou os dados, a pesquisa ser aplicada novamente com 100% da amostragem definida estatisticamente. CAMPANHA DE VALORIZAO DO INSTITUTO A comunidade poder no aderir campanha. Nesse caso a campanha dever ser reforada com eventos de integrao como Encontro dos Alunos do IFPE, reunindo estudantes de todos os campi. O Encontro contar com palestras de interesse dos alunos, programao cultural, competies. Seu objetivo principal ser divulgar e incentivar a adeso campanha. EDITORAO E IDENTIDADE VISUAL Caso os alunos no passem a utilizar a marca do IFPE em seus trabalhos acadmicos, os professores sero estimulados a cobr-los no momento da avaliao. Parte da nota atribuda a esses trabalhos dever contemplar o aspecto formal, como o uso da marca no cabealho e normas da ABNT. PORTAL De todas as aes, essa a que exigir maior esforo. Em virtude da dimenso do IFPE, o portal rene diversos sistemas de informao. So sites com contedos prprios como o sistema acadmico, ambiente virtual de ensino a distncia, intranet, sites dos campi. Alm de uma infinidade de subsites como pesquisa, informaes acadmicas, licitao, concursos, balco de emprego, balco do empreendedor, recursos humanos, vestibulares, cursos, pr-reitorias, biblioteca... Cada um desses elementos atualizado constantemente com informaes dos departamentos e diretorias aos quais esto vinculados. O maior risco desta ao est relacionado ao tempo e ao nmero de profissionais que estaro envolvidos. O portal poder ser comprometido por uma srie de fatores como deficincia do projeto que nortear sua criao, execuo e acompanhamento; o no seguimento do projeto por parte dos profissionais responsveis pela sua criao e administrao de seu contedo; falta de motivao dos profissionais envolvidos devido ao universo de informaes reunido no portal, que necessita de um longo perodo para ser trabalhado; falta de empenho dos gestores que devero repassar informaes para a formao de contedo do portal. Para controlar essas situaes de risco necessrio criar uma comisso que acompanhar e controlar todos os processos referentes ao.

SISTEMA ACADMICO - A equipe da Assessoria de Comunicao no possui domnio sobre o Sistema e por isso no sabe como utilizar suas ferramentas. Dever ser realizado um treinamento com os assessores para que os profissionais possam explorar todas as ferramentas do Q-Acadmico. Outro risco est relacionado aos alunos, que podero entrar no sistema apenas para conferirem suas notas. Caso isso ocorra, dever ser feito uma campanha informativa, incentivando o pblico a responder questionrios disponibilizados no Sistema, utilizar o correio de mensagens e consultar com freqncia a agenda institucional. MDIA SOCIAL Os profissionais de comunicao que vo trabalhar a imagem institucional na comunidade se depararo com diversas circunstncias, onde suas aes definiro o sucesso da ao. O principal desafio lidar com os comentrios dos usurios, que nem sempre so positivos. Essa mdia tanto poder ser favorvel a imagem da instituio, como pode ser extremamente perigosa. Afinal, na rede, a informao disseminada em rapidamente e em larga escala. Os usurios podero no acessar mais a comunidade, assim que sentirem qualquer cheiro de mentira, censura ou falta de transparncia. Caso isso acontea, nada restar a ser feito no mbito da comunidade criada. Portanto, todos os cuidados devem ser avaliados antes de qualquer ao.

VECULOS DE COMUNICAO INTERNA - A falta de periodicidade poder comprometer essa ao. Ser necessrio cumprir a risca um cronograma de distribuio dos informativos e fixao de jornal mural nos campi. Outro risco est relacionado distncia dos campi, que poder dificultar a cobertura jornalstica das notcias locais. A Assessoria dever cumprir o cronograma de visita e estar presente no local sempre que algum evento ou acontecimento assim o requisitar. Quando a presena no for possibilitada, o colaborador de comunicao do campus dever fotografar evento e repassar informaes e contatos de fontes para que a divulgao seja feita adequadamente.

AVALIAO DE RESULTADOS
A avaliao de resultados da Campanha de Valorizao do Instituto ser feita atravs da tabulao das pesquisas realizadas no incio, durante e ao final da campanha, que s ser encerrada no mnimo aps decorridos trs meses do lanamento do portal. Se o pblico passar a se identificar como parte do IFPE, parte do objetivo ser alcanada. Caso contrrio, o presente plano ser ajustado para atender novas demandas identificadas ao final do trabalho.

J as aes voltadas integrao do pblico tero carter permanente e devero sofrer constante monitoramento atravs de pesquisas especficas, como avaliao do informativo, acompanhamento de mdias sociais, e controle da imagem institucional, por exemplo.