Arquivologia

Arquivo Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Para tornar-se funcional: deve ser planejado, organizado e mantido de acordo com as necessidades dos setores, e o arquivista, para realizar o trabalho de arquivamento, precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue. Documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos. Organicidade: Foram criados em funo de uma atividade realizada pela instituio, servindo de prova das transaes realizadas pela organizao. Importncia: Localizao eficiente da informao e economia dos recursos da Instituio. Finalidade: Guarda dos documentos, preservao dos documentos, com formas adequadas de acondicionamento, levando em conta, temperatura, umidade, demais aspectos que podem danific-lo. Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento Expedio da correspondncia, criao de modelos e criao de normas de gesto documental Requisitos para Arquivo

Pessoal qualificado e nmero sufuciente Instalado em local apropriado, instalao de materiais adequados Sistemas racionais de arquivamento Normas de funcionamento Dirigente qualificado, preferencialmente com formao em arquivologia

Informao: idia ou conhecimento Suporte: Meio de registro. Qualquer meio utilizado para guardar. Ex. Papel, CD, etc. Documento: Qualquer informao registrada num suporte. ARQUIVO X MUSEU X BIBLIOTECA Arquivo: Conjunto de documentos, criados ou recebidos, preservado para consecuo de seus objetivos. Carter Orgnico (Funcionamento da Instituio) Biblioteca: Conjunto de material Cultural, maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserido. Constitudo de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de compra ou doao. Existem em numerosos exemplares. Museu: Instituio de interesse pblico, com finalidade de conservar, estudar e colocar a disposio do pblico, conjunto de peas de valor cultural. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Aspecto pelo qual so estudados 1. SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS a) Pblicos b) Privados = Institucionais(Associao, Igreja ou Entidades Sem FL, Comerciais (Empresas, Industrias, Firmas) ou Pessoal-familiar (PF) 2. SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial: Guarda documentos de tipos diversos. Merece tratamento especial, no que se refere aos cuidados. Especializado: Guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que se apresenta.
3.

Segundo estgios de evoluo (Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital Jean Jacques Valette 1973) QUANTO A EXTENSAO DE SUA ATUAO Arquivos setoriais, localizado prximo aos setores que o criaram Arquivo central ou geral localizado prximo aos setores.

4. a) b)

1 Idade ou CORRENTE Em curso e consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou reparties que foram recebidos ou produzidos ou em dependncias prximas de fcil acesso, tramitam bastante de um setor para o outro, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Determinados documentos podem ser eliminados na fase Corrente, desde que definido em Tabela TERMO DE PASSAGEM: TRANSFERENCIA AO INTERMEDIRIO, acompanhado de listagem. 2 Idade ou INTERMEDIARIO Tambm chamado de Limbo ou Purgatrio. Deixaram de ser frequentemente consultados, mas rgos que o receberam ou produziram ainda podem solicitlo. No h necessidade de serem guardados prximo. A permanncia transitria. TERMO DE PASSAGEM: RECOLHIMENTO AO PERMANENTE. Devendo a Instituio elaborar instrumentos de recuperao da Informao com vistas ao acesso permanente e pblico 3 Idade ou PERMANENTE Perderam todo valor de natureza administrativa e podem ser conservados em razo do valor histrico e documental. Constitui meios de conhecer o passado e sua evoluo. Arquivos propriamente ditos, pois so arquivados de forma definitiva. TODAS ESSAS FASES SO COMPLEMENTARES, E PARA CADA UMA EXISTE UMA MANEIRA DE CONSERVAR E TRATAR.

 Arquivamento nas 3 fases no condio obrigatria para todos os documentos. nica fase obrigatria ao documento a Corrente.

Atualizao de Arquivos ou Mudana de Suporte Principais tcnicas: Microfilmagem e digitalizao Microfilmagem:

1. 2.

3.
4.

5.

6. 7. 8.

Copia de documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha) Necessrios equipamentos especficos para leitura ((Leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas) Economia de espao Garantia de Valor Legal (lei 5.433 8-5-1968 e Decreto 1799 30-01-1996). Mesmo valor do documento legal e pode ser substitudo, quando no tiver valor histrico Acompanhado de ndice. Fora das gavetas, marcado com cdigos dos rolos, tornando fcil a consulta. Segurana, pois permite acondicionamento em caixas-forte contra sinistro Confidencialidade das Informaes Durabilidade, desde que respeitada determinadas normas, podendo ser conservados indefinitivamente Digitalizao:

1. 2. 3.

Captura de Imagem, podendo ser disponibilizados na Internet ou Intranet, tendo acesso simultneo por diversos usurios. No possuem Valor Legal, no podendo ser usados em situaes que exijam autenticidade. Documentos digitalizados: Copia criada a partir de documento em papel, no apresentando autenticidade. Documentos digitais: j nascem em formato eletrnico, sendo assinados eletronicamente quando de sua criao. Possuem autenticidade em Suporte eletrnico, incluindo suas copias. Impresso desses documentos no apresentar validade legal.

GESTAO DE DOCUMENTOS Procedimentos e Operaes na Fase Corrente e Intermediria, visando recolhimento ou eliminao. Atingida atravs de: planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, espao fsico e equipamentos com objetivo de melhorar o ciclo documental. Gesto de documentos correntes: classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento. Unidades responsveis por tais servios so protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servios de comunicaes, etc. Gesto de documentos Intermedirios: Inseridos nos Depsitos de Armazenagem temporria, fora de centros urbanos, mas em locais de fcil acesso e rpido. Equipamentos e Construo devem ser simples para proteger de incndios, inundaes, poluio, excesso de umidade e luz solar.. Somente devem ser aceitos para guarda intermediria, quando forem conhecidos seu contedo, prazo de guarda e data de recolhimento ou eliminao. Unidade Administrativa que transfere os documentos, conserva seus direitos sobre o mesmo, podendo consult-los ou tomar como emprstimo, desde que rpido e preciso. Consulta por terceiros, somente com autorizao da unidade administrativa que fez a transferncia. FASES 1 Produo: ato de elaborao de documento, devendo o processo ser otimizado, evitando produo desnecessria.

2 Utilizao: Fluxo dos documentos, envolvendo mtodos de controle, relacionados a Atividade de Protocolo, e tcnicas especificas de classificao, organizao, e elaborao de instrumentos de recuperao. Arquivamento tambm ser controlado nessa etapa. 3 Avaliao e Destinao: Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda. 4 Diagnsticos: Anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo, para evitar falhas e adoo de medidas para melhor eficcia. O Arquivista est habilitado para analisar objetivamente a real situao. O diagnstico proporciona informaes sobre: Instalaes fsicas Condies ambientais Condies de Armazenamento Estado de conservao Espao fsico ocupado Volume documental Controle de emprstimo Recursos humanos Acesso a Informao Gnero dos documentos Arranjo e classificao dos documentos Tipos de Acondicionamento TIPOS DE DOCUMENTOS Gnero: textual, iconogrfico (imagem esttica), audiovisual (forma de som e imagem em movimento), informticos ou digitais (necessitam computador para leitura), cartogrficos (representam de forma reduzida, rea maior), microgrficos (microformas). Valorao Guardado enquanto ainda possuir valor.

Valor administrativo ou primrio: valor que documento foi criado. Todo documento perder seu valor administrativo, quando atingir suas finalidades. Valor histrico ou secundrio: Possibilidade de uso dos documentos para fins diversos do que foi originalmente criado. Aps perder valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, mas caso adquira, se torna definitivo e jamais perder seu valor e JAMAIS SER ELIMINADO.

ENQUANTO TIVER VALOR ADMINISTRATIVO, SERA ARQUIVADO EM INSTITUIO QUE APLIQUE TEORIA DAS 3 IDADES. QUANDO PERDE VALOR ADMINISTRATIVO PODE SER ELIMINADO, OU RECOLHIDO Prazo de guarda dos documentos

Perodo em que ser mantido nos arquivos correntes e intermedirios. Terminologia: Prazo de guarda na fase corrente ou Prazo de guarda na fase Intermediria Vincula-se a determinao do valor do documento. 1. Freqncia de uso 2. Leis ou decretos que regulem prescrio legal (Prazos Prescricionais) 3. Outras fontes de Informao 4. Guarda dos documentos por precauo (Prazos Precaucionais). Destinao final dos documentos Todo documento ao trmino do Ciclo Vital ser encaminhado a destinao final. 1. Eliminao: Documento no tiver valor histrico, podendo ser eliminao manual ou trituradora 2. Guarda Permanente: Quando tiver valor histrico Tabela de Temporalidade Resultado da Etapa de avaliao dos documentos. Ser elaborada aps Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos e ser Aprovada por Autoridade do rgo para que possa ser aplicada na Instituio Cada Instituio criar sua tabela.

Uma vez concluda e aplicada a Tabela, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas a 1.Comisso que criou, a fim de uma nova avaliao. Em geral DOCUMENTOS QUE DEMONSTRAM ORIGEM DA INSTITUIO, BEM COMO A FORMA COMO ESTA FUNCIONA (normas, regulamentos, etc), TEM CARATER HISTORICO E SERO PRESERVADOS NA FASE PERMANENTE. Seleo de Documentos

Separao fsica de acordo com destinao

Protocolo

Atividades: Recebimento, Registro e Autuao, Classificao, Expedio e Distribuio, Controle e Movimentao. Classifica os documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade. Distribui internamente, Expede externamente. Controle e Movimentao identifica os setores por onde passaram os documentos de forma a recuper-lo com rapidez quando necessrio

AVALIAO DE DOCUMENTOS 1. 2. 3. 4. 5. Arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos Autoridade Administrativa Profissionais da rea jurdica Profissionais da rea financeira Profissionais ligados a rea de conhecimento de que tratam os documentos. Deve-se evitar transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido avaliados. DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS Ostensivos: Divulgao no prejudica a Administrao. Reservado: Assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral. Sigilosos: Devam ser de conhecimento restrito, requerem medidas especiais de salvaguarda.

GRAUS DE SIGILO Confidencial: Embora no requeiram alto grau de segurana, conhecimento de pessoa no autorizada possa ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos. Referentes a pessoal, material, finanas e outros. Secreto: Requerem alto grau de segurana, teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas, que sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, possam ser autorizados a tomar conhecimento, funcionalmente. Planos e Medidas Governamentais, extrados de matria ultra-secreta. Ultra-secreto: Requerem excepcional grau de segurana. Teor ou caractersticas somente devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao estudo ou manuseio. Poltica Governamental de alto nvel e Segredos de Estado. CONSERVAO E POLUIO Preservao: Atividades de conservao, armazenamento e restaurao de documentos. Agentes exteriores que danificam: a) Luminosidade b) Temperatura: ideal 22 a 25 c) Umidade: ideal 55% Como medir: Termmetro + higrmetros = termoigrmetro d) Poluio atmosfrica e) Tintas f) Gordura e oleosidade. Recomendado usar luvas de algodo g) Objetos metlicos. Opo sempre ser objetos de plstico. h) Insetos i) Microorganismos j) Homem Estratgia de conservao: a) Manter local de guarda longe de fontes de alimentos b) Evitar comer e manter alimentos c) Evitar que cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado do acervo

d) Retirar lixo do dia aps expediente e) Substituir vidros quebrados f) Arejar os armrios

Cuidados gerais na Conservao dos Alimentos PAPEL a) Estantes e arquivo de metal pintado b) Mos limpas c) Evitar comida junto a alimentos d) No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe, cola branca e) No escrever nos documentos. Caso haja necessidade, usar lpis que no agrida o papel. f) No dobrar as pginas g) No apoiar cotovelos ou brao ao consultar h) No umedecer dedos com saliva i) Para remoo de p usar aspirador de p para evitar o deslocamento da sujidade. FOTOGRAFIAS a) luvas de algodo e mobilirios de ao b) no forar a separao c) Escrever no verso com lpis macio DIAPOSITIVOS (slide) a) Utilizar mobilirio metlico. Produzir duplicatas para projees freqentes MICROFILMES a) Locais a prova de fogo e latas vedadas a umidade b) Devem ser feitas duplicatas c) Sujeira removida com pano limpo, Kodak Film Cleaner DISQUETE E CD-ROM

a) Local fresco, seco e longe do computador b) Programas anti-virus c) Proteger CD contra arranhes e poeira CAIXAS DE ARQUIVO a) Caixas de papelo ao invs de plstico b) Na identificao utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, ou caneta esferogrfica ou hidrogrficas c) Vistorias freqentes LIMPEZA DO ASSOALHO a) Evitar gua por causa da umidade b) No utilizar vassoura ou espanador para evitar o deslocamento da sujidade. Caso use vassoura, deve-se usar com pano revestido levemente umedecido. Dica: Torcer ate que no pingue o excesso.

METODOS DE ARQUIVAMENTO
Melhor mtodo: Depender exclusivamente do documento em questo. Natureza do documento + Estrutura da Entidade, podendo adotar quantos mtodos forem adequados.

1. alfabtico simples: Regras de alfabetao a) Pessoas Fsicas: Miranda, Fbio. Sobrenome igual: ordem pelo prenome.
Sobrenomes compostos substantivo, adjetivo e hfen: no se separam. Ex.Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo. Sobrenomes de palavra Santa, So, Santo: Santa Rita, Ricardo - So Paulo, Jos Carlos. Iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia: Silva, E. artigos e preposies como a, o, d, da, de no so considerados: Andrade, Ricardo d Almeida, Pedro de. Sobrenomes com grau de parentesco: Miranda Junior, Edison Miranda Neto, Osrio. Ttulos no so considerados: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor). Nomes

estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, exceto espanhol e Oriental: Bush, George Walker Chaplin, Charles. Nomes espanhis: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de La fuente, Maria. Orientais, japoneses e rabes como se apresentam: Osama Bin Laden, Sasazaki Yonoyama. Nomes de Empresas, como se apresentam e artigos entre parenteses: Fundao Bradesco - Antonio Silva & Cia Tentao (A) Pas (El). Ttulos de Congressos, Conferencias, Assemblias, nmeros arbicos, romanos, por extenso aparecer no final: Encontro Nacional de Arquivistas (III) Congresso de Medicina (Quinto).

2. Numrico Simples 3. Numrico Cronolgico (organizados com base em data, em geral,

4. 5.

data de produo.). Ideal para documentos contbeis. Geogrfico: De acordo com Local ou Setor que foram produzido.

Ideogrfico (por assunto): No existem na Arquivologia esquemas de

padronizao por assunto. Cada Instituio, dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao. Partindo dos conceitos gerais para os especficos.

Acervo: Total de documentos sob custdia de um arquivo Acumulao: Reunio de documentos produzidos e recebidos Amostragem: Tcnica de seleo de documentos representativos Juntada: Apenso ou anexao de documento a outro. 1. Anexao: Juntada de carter definitivo, prevalece numero de processo mais antigo 2. Apensao: Juntada de carter temporrio. Arquivo Administrativo: Atividade meio (Atividades que do suporte a Atividade Fim) Arquivo Tcnico: Atividade fim (Atividades desenvolvidas em decorrncia de finalidade da Instituio) Arranjo: Organizao de arquivo ou coleo Descarte: Excluso de documentos de arquivo Documento Oficial: Emanado do Poder Pblico ou Instituies Privadas que produz efeitos de Ordem Jurdica na Comprovao de fato Documento Pblico: De propriedade do Poder Pblico Fundo = Arquivo = Ncleo: Conjunto de documentos

Fundo Aberto: Conjunto onde podem ser acrescentados novos documentos Fundos Fechados: Fato gerador do Arquivo no se encontra mais em Atividade. Item Documental = Pea: Materialmente indivisvel Notao: Cdigo de identificao das unidades de Arquivamento Ordenao: Ato ou efeito de dispor documento ou informao segundo um determinado mtodo. PRINCIPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS = PRINCIPIO DA PROVENIENCIA Arquivos gerados por Instituio ou pessoas no devem ser misturados aos de outros geradores. Projeo: Salincia destinada ao registro de Informaes, permitindo rpida visualizao Valor Administrativo: Valor Primrio: Utilidade para fins Administrativos. Valor Secundrio: Utilidade para fins diferentes daquele para os quais foram originalmente produzidos.