TronContatos

Small Business

MANUAL DO USU RIO

1999-2002 TronSoft Solu es Ltda-MEE

Introdu o
O sistema TronContatos tem como objetivo principal fornecer meios de armazenamento e controle dos dados de pessoas fsicas e jurdicas que se relacionam com voc ou com sua empresa (clientes, fornecedores, prospects etc...). Atrav de uma s de fun es, voc s rie poder classificar as pessoas, controlar pendncias, compromissos, hist rico de contatos, produtos e servi os associados, emitir etiquetas para mala-direta ou ainda enviar e-mails para determinadas pessoas. A cada dia que passa aumenta a necessidade da efic cia no relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros. O TronContatos permite que pequenas e m dias empresas tenham acesso tecnologia de relacionamento de forma simples e eficiente. Ler todos os t picos deste manual importante para descobrir todas as funcionalidades deste sistema e, com isso, utiliza-lo de forma plena. Para o conhecimento da opera o no sistema sugerimos seguir a seguinte seqncia de t picos apresentada no ndice.

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NDICE
Disposi o dos controles ................................................................................... Preparando o sistema para o uso ........................................................................ Incluindo uma pessoa no cadastro ..................................................................... Alterando dados de uma pessoa ......................................................................... Excluindo uma pessoa do cadastro .................................................................... Registrando um contato ..................................................................................... Visualizando os contatos efetuados com uma pessoa ........................................ Registrando uma pendncia ............................................................................... Visualizando as pendncias de uma pessoa ....................................................... Visualizando todas as pendncias registradas ................................................... Registrando um relacionamento com um produto ou servi o ........................... Visualizando os relacionamento com produtos ou servi os .............................. Efetuando uma pesquisa avan ada por pessoa .................................................. Inserindo pendncias comuns (sem relacionamento com pessoas cadastradas). Emitindo listagem com os telefones .................................................................. Emitindo listagem com os principais dados ...................................................... Emitindo listagem com todos os dados ............................................................. Imprimindo etiquetas para mala-direta .............................................................. Imprimindo envelopes para mala-direta ............................................................ Enviando e-mails padronizados para determinadas pessoas ............................. Visualizando gr fico estatstico de cadastro ...................................................... Efetuando c pia de seguran a dos dados ........................................................... Restaurando c pia de seguran a dos dados ....................................................... Reorganizando ndices dos dados ...................................................................... Recuperando o banco de dados .......................................................................... Importando dados .............................................................................................. Exportando dados .............................................................................................. Excluso em lote de pessoas .............................................................................. Campos configurados pelo usu rio .................................................................... Configura es de opera o do sistema .............................................................. Configurando para uso em ambiente de rede .................................................... Como obter suporte (somente usu rios registrados) ......................................... 4 6 8 9 10 11 12 13 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 27 28 30 31 32 33 34 35 37 39 40 41 43 46

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Disposi dos Controles o

O formul rio principal do TronContatos possui reas especficas com suas fun es :

Na parte superior temos o menu de op es e os botes da barra de ferramentas. Atrav s destes botes ser possvel acessar as principais fun es do sistema com um simples clique no mouse.

rea 1 : Na parte lateral esquerda temos a lista, em ordem alfab tica, de pessoas cadastradas. Para selecionar uma determinada pessoa voc poder seguir um destes m todos : Movimentar a barra de deslocamento da lista at a pessoa desejada e clicar sobre o seu nome; Pressionar a tecla correspondente letra inicial do nome da pessoa (neste caso o sistema posicionar na primeira ocorrncia de um nome que inicia com a letra selecionada); Clicar na letra inicial em uma das guias na parte superior da lista (pequenas "orelhas" com as letras iniciais das pessoas) ; Efetuar uma pesquisa atrav de v rios possveis crit s rios. Consulte no captulo Efetuando uma pesquisa avan ada por pessoa como efetuar esta pesquisa.

rea 2 : Nesta rea do formul rio voc encontra a ficha cadastral detalhada da pessoa selecionada com v rios campos dispostos nas v rias guias. Abaixo da ficha cadastral temos os botes de manuten o do cadastro (NOVO cadastro, EXCLUI o cadastro etc..).

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 rea 3 : Nesta rea est a lista com os principais dados das pendncias relacionadas pessoa selecionada. Posicionando o cursor sobre esta rea e efetuando dois cliques o detalhamento das pendncias ser apresentado. rea 4 : Encontramos nesta rea os dados dos ltimos contatos efetuados com a pessoa selecionada. Efetuando dois cliques nesta rea o detalhamento do hist rico de contatos ser apresentado.

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Preparando o sistema para o uso

Inicialmente o TronContatos j esta pronto para ser imediatamente usado em sua plenitude, mas os dados b sicos apresentados para o cadastramento das pessoas (ex.: tipo de pessoa, municpio etc..) podem no satisfazer voc. Por exemplo, pode haver pessoas que voc ir cadastrar que residem em municpios que no so apresentados para sele o no respectivo campo na ficha de cadastro da pessoa. A qualquer momento da opera o de cadastramento de novas fichas ser possvel cadastrar os dados b sicos, portanto, voc no ser obrigado a cadastrar todas as possveis ocorrncias antes de iniciar seus trabalhos. Para acessar o cadastro dos dados b sicos voc dispe do menu TABELAS.

A opera o em qualquer cadastro de dado b sico idntica. Os formul rios apresentados so da seguinte forma :

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Incluindo um novo item : Pressione o boto NOVO. Digite o item na nova linha (registro) que ser criada e pressione o boto GRAVA. Para abortar a incluso pressione o boto ABORTA. Alterando um item : Clique sobre o item e digite os dados a serem alterados. Ap s a altera o pressione o boto GRAVA. Para abortar a edi o pressione o boto ABORTA. Excluindo um item : Selecione o item usando o mouse e pressione o boto EXCLUI.

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Incluindo uma pessoa no cadastro

Para incluir uma pessoa fsica ou jurdica no cadastro basta pressionar o boto NOVO localizado abaixo da ficha cadastral das pessoas.

O cursor ser posicionado no campo "Nome/Razo Social", permitindo que voc inicie a digita o dos dados disponveis da pessoa. Como qualquer software padro Windows, o cursor pular para o pr ximo campo com o pressionamento da tecla TAB. Se durante a edi o do campo municpio voc no encontrar a op o desejada, use o menu TABELAS, op o MUNICPIOS, para cadastrar o municpio que est faltando na lista. No ser preciso cancelar o cadastramento. Todos os outros campos que apresentarem listas (caixas de sele o) so cadastr veis pelo menu TABELAS, inclusive Tipos de Pessoas. Ao encerrar a digita o dos dados da guia "Dados B sicos" voc deve acionar e preencher os dados das outras guias. Os campos CNPJ e CPF devem ser informados sem a digita o de pontos, tra os ou barras. As guias "Dados Extras" e "Extras 2" possuem campos sem um ttulo pr -definido. Estes campos podem ser usados em algum caso de no existncia de uma determinada informa o desejada. Use-os seguindo nomenclaturas definidas por voc. Voc poder configurar o nome destes campos atrav da op o "Configura es dos Campos Extras" no s menu "Arquivo". Ao final do preenchimento das informa es basta pressionar o boto GRAVA para gravar os dados. Caso seja necess rio o cancelamento da incluso basta pressionar o boto ABORTA. -8-

Alterando dados de uma pessoa

Para alterar dados de uma pessoa cadastrada basta selecionar sua ficha, editar os campos necess rios e pressionar o boto GRAVA. Para localizar a ficha da pessoa, voc deve deslocar a lista de pessoas cadastradas ( esquerda do formul rio principal) at encontrar o nome da pessoa e posicionar sobre o mesmo. Existem alguns m todos r pidos para deslocamento entre as fichas : 1 Pesquisa avan ada. Veja o captulo Efetuando uma pesquisa avan ada por pessoa. 2 Clique em uma das linhas da grade de fichas. Pressione a letra inicial da pessoa desejada. 3 Use as guias superiores com as letras iniciais (figura abaixo) e clique na primeira letra do nome da pessoa desejada.

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Excluindo uma pessoa do cadastro

Para excluir uma pessoa j cadastrada basta selecionar sua ficha e pressionar o bot o EXCLUI.

Para localizar a ficha da pessoa, voc deve deslocar a lista de pessoas cadastradas ( esquerda do formul rio principal) at encontrar o nome da pessoa e posicionar sobre o mesmo. Existem alguns m todos r pidos para deslocamento entre as fichas : 1 Pesquisa avan ada. Veja o captulo Efetuando uma pesquisa avan ada por pessoa. 2 Clique em uma das linhas da grade de fichas. Pressione a letra inicial da pessoa desejada. 3 Use as guias superiores com as letras iniciais (figura abaixo) e clique na primeira letra do nome da pessoa desejada.

Aten : O sistema no permitir a excluso de pessoas que possuem pendncias, registro o de contatos efetuados ou relacionamento com produtos e servi os. Portanto, antes de excluir uma pessoa, voc deve excluir todas as informa es atreladas a ela. Importante : Se voc deseja excluir mais de uma pessoa cadastrada de uma s vez, consulte o captulo Excluso em lote de pessoas

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Registrando um contato
Para efetuar o registro de um contato mantido com uma pe ssoa basta selecionar a ficha da pessoa e acionar a op o INSERE CONTATO no menu PESSOA. Voc pode ainda acionar o seguinte boto na barra de ferramentas :

Ao acionar esta fun o o seguinte formul rio ser apresentado :

Informe a data do contato, a hora e algum coment rio. O campo data e o campo hora j estaro preenchidos, mas voc poder altera-los. Ap s o preenchimento pressione o boto OK.

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Visualizando os contatos efetuados com uma pessoa

Para visualizar o hist rico de contatos efetuados com uma pessoa voc deve primeiramente selecionar a sua ficha. Ap s estar com a ficha da pessoa, acione a op o TODOS OS CONTATOS COM A PESSOA do menu PESSOA. Ou ainda use o seguinte boto na barra de ferramentas :

Atrav do formul rio apresentado voc poder no somente ver o hist rico de contatos s efetuados como tamb poder excluir algum registro. m Na parte inferior direita do formul rio principal tamb podem ser consultados os dados m dos ltimos contatos efetuados com a pessoa selecionada. Efetuando dois cliques nesta rea da janela principal, o detalhamento ser apresentado.

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Registrando uma pend ncia

Para registrar uma pendncia associada com uma pessoa cadastrada voc deve selecionar a ficha desejada e acionar a op o INSERE PENDNCIA COM A PESSOA no menu PESSOA. Voc tamb pode usar o seguinte boto na barra de ferramentas : m

O seguinte formul rio ser apresentado :

Preencha os dados nos campos e pressione OK. Nvel da pend ncia : Atrav deste nvel a pendncia ser classificada de grave (5) a s simples (1). Na visualiza o de pendncias o sistema sempre apresenta primeiro as pendncias mais graves. Resumo : Este campo deve conter um resumo compreensvel da pendncia. Descri detalhada : Neste campo voc poder detalhar a pendncia. o Data e Hora : Use a seu crit Pode ser o prazo final ou a data de execu o. Pode ser rio. ainda a data da cincia da informa o. - 13 -

Avisar X minutos antes : Ativando esta op o o TronContatos ir avisar do compromisso X minutos antes do hor rio selecionado. A quantidade de minutos usada nesta fun o pode ser configurada pelo usu rio. Veja o captulo Configura es de opera o do sistema.

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Visualizando as pend ncias de uma pessoa

Para visualizar as pendncias relacionadas a uma determinada pessoa voc deve primeiramente selecionar a ficha dela. Ap s acione a op o TODAS AS PENDNCIAS DA PESSOA do menu PESSOA. Voc poder usar tamb o seguinte boto da barra de ferramentas : m

Al de visualizar os detalhes de todas as pendncias relacionadas com a pessoa, voc m poder excluir alguma.

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Visualizando todas as pend ncias registradas

Atrav da op o VISUALIZAR TODAS AS PENDNCIAS do menu ARQUIVO, s voc poder visualizar todas as pendncias registradas no sistema. Cabe salientar que sero apresentadas as pendncias relacionadas s pessoas cadastradas e as pendncias no relacionadas. Voc poder tamb utilizar o seguinte boto da barra de ferramentas : m

Atrav de controles na parte inferior do formul rio apresentado, voc poder selecionar a s visualiza o de pendncias de um determinado dia, ou ainda pendncias at uma determinada data. Aten : Na parte inferior existe um boto que permitir imprimir um relat rio com as o pendncias atuais. Tamb na parte inferior do formul rio apresentado ser possvel pressionar o boto m EXCLUI para excluir a pendncia selecionada.

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Registrando um relacionamento com um produto ou servio

As pessoas podem ter um relacionamento direto com um ou v rios produtos e servi os cadastrados. Essa associa o muito til para o trabalho de marketing, ou de contato, direcionado a determinados clientes, fornecedores ou parceiros comerciais que utilizam ou disponibilizam determinado servi o ou produto. A rela o pode ser com servi os e produtos de sua empresa ou da pessoa cadastrada. Essa determina o do tipo de relacionamento definida por voc. Para executar este relacionamento basta selecionar a ficha da pessoa e acionar a op o INSERE RELACIONAMENTO COM PRODUTO/SERVI O no menu PESSOA. Voc tamb pode acionar o seguinte boto na barra de ferramentas : m

O seguinte formul rio ser apresentado :

Nele voc dever selecionar o produto e especificar algum detalhe espec fico (ex.: Produto = Furadeira Modelo S, Detalhes = com acess rios especiais). Aten : Lembre-se que se o produto no estiver na lista apresentada voc poder o cadastra-lo no sistema atrav da respectiva op o no menu TABELAS. s

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Visualizando os relacionamento com produtos ou servios.

Para visualizar o relacionamento de uma pessoa com os produtos e servi os cadastrados basta selecionar a ficha da pessoa e acionar a op o TODOS OS PRODUTOS/SERVI OS RELACIONADOS COM A PESSOA no menu PESSOA. Voc pode tamb acionar o seguinte boto na barra de ferramentas : m

Atrav do formul rio apresentado voc poder ver os produtos e servi os relacionados, s com os seus detalhes, e ainda poder excluir algum relacionamento.

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Efetuando uma pesquisa avanada de uma pessoa

No menu ARQUIVO, op o PESQUISA FICHA DE PESSOA, voc poder acionar um formul rio que permite encontrar pessoas cadastradas atrav do preenchimento de s v rios crit rios. O preenchimento de um crit j suficiente, mas a combina o de v rios rio outros crit permite pesquisas mais apuradas. rios Atrav do seguinte boto da barra de ferramentas tamb possvel acionar esta fun o. s m

Outro meio de acionar a fun o de pesquisa a tecla F3. Ao ser acionada, a fun o apresentar o seguinte formul rio :

Atrav deste formul rio voc deve informar os crit de pesquisa e pressionar o boto s rios PESQUISA, ou ento a tecla F3. As fichas encontradas com os crit sero selecionadas rios no formul rio principal. Use os botes de navega o para alterar a ficha selecionada.

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Voc pode arrastar o formul rio de pesquisa para que o mesmo permita a visualiza o dos dados da ficha selecionada no formul rio principal ou ento, para liberar espa o na tela, voc pode usar o boto de recolhimento da janela de pesquisa (figura ab aixo). Desta forma a janela de pesquisa ficar reduzida, permitindo uma melhor visualiza o no deslocamento nas fichas selecionadas.

Assim que encontrar a ficha desejada, pressione o boto FECHAR para retirar a janela de pesquisa.

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Inserindo pend ncias comuns (sem relacionamento com pessoas cadastradas)

O sistema TronContatos permite a inser o de pendncias que obrigatoriamente no estejam relacionadas com determinada pessoa cadastrada. Para isso voc deve acionar a op o INSERE PENDNCIA COMUM no menu ARQUIVO. Voc poder usar tamb o seguinte boto na barra de ferramentas : m

Para explica es sobre a opera o do formul rio apresentado leia o captulo Registrando uma pendncia .

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Emitindo listagem com os telefones

Esta listagem pode ser usada como lista telef nica pessoal. Ela agrupa as pessoas cadastradas pelas iniciais dos nomes e apresenta todos os seus n meros telef nicos (residencial, comercial etc..). Para ativa-la use a op o LISTAGEM COM TELEFONES no menu RELATRIOS. Ser apresentado um formul rio onde voc poder programar os crit rios de impresso. Informe os campos de crit e pressione o boto OK. Caso queira a impresso de todas as rio fichas basta pressionar o boto OK sem informar qualquer crit rio. Se o TronContatos estiver configurado para a impresso pr na tela, o relat rio ser via apresentado primeiramente no seu monitor. Use as teclas de controle na parte superior da janela de visualiza o do relat rio para imprimir ou deslocar entre as folhas (figura abaixo).

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Emitindo listagem com os principais dados

Esta listagem pode ser usada como lista de endere os pessoal. Ela agrupa pelas iniciais dos nomes das pessoas cadastradas, apresentando todos os principais dados. Para ativa-la use a op o GERAL COM PRINCIPAIS DADOS no menu RELATRIOS. Ser apresentado um formul rio onde voc poder programar os crit rios de impresso. Informe os campos de crit e pressione o boto OK. Caso queira a impresso de todas as rio fichas basta pressionar o boto OK sem informar qualquer crit rio. Se o TronContatos estiver configurado para a impresso pr na tela, o relat rio ser via apresentado primeiramente no seu monitor. Use as teclas de controle na parte superior da janela de visualiza o do relat rio para imprimir ou deslocar entre as folhas (figura abaixo).

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Emitindo listagem com todos os dados

Esta listagem apresenta todos os dados da pessoa menos os campos extras, os sinalizadores (campos program veis) e o campo observa o. Para ativa-la use a op o GERAL COMPLETA no menu RELATRIOS. Ser apresentado um formul rio onde voc poder programar os crit rios de impresso. Informe os campos de crit e pressione o boto OK. Caso queira a impresso de todas as rio fichas basta pressionar o boto OK sem informar qualquer crit rio. Se o TronContatos estiver configurado para a impresso pr na tela, o relat rio ser via apresentado primeiramente no seu monitor. Use as teclas de controle na parte superior da janela de visualiza o do relat rio para imprimir ou deslocar entre as folhas (figura abaixo).

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Imprimindo etiquetas para mala-direta

Para imprimir etiquetas para a elabora o de mala-direta use a op o ETIQUETAS PIMACO no menu MALA-DIRETA. Voc poder usar o seguinte boto na barra de ferramentas :

Ser apresentado o seguinte formul rio :

Na guia Op es Gerais voc obt as seguintes configura es : m

1 Permite imprimir o campo tratamento antes do nome ou razo social da pessoa

cadastrada. Use esta op o se voc geralmente preenche o campo tratamento nas fichas das pessoas cadastradas. 2 Permite imprimir o campo Pessoa de Contato antes do campo Nome/Razo Social. Use esta op o se suas correspondncias devem ser endere adas a determinadas pessoas dentro das empresas cadastradas. 3 Permite visualizar uma pr das etiquetas na tela antes de imprimir. via 4 Permite selecionar o crit usado para a impresso das etiquetas. rio Na guia Modelo da Etiqueta (Pimaco) voc dispe de v rias op es de modelos de etiquetas mais comuns no mercado : - 25 -

Voc deve selecionar a op o desejada. Veja que, conforme a sua sele o, o espa o para impresso pode no permitir nomes ou endere os longos. Voc pode ajustar o tamanho da fonte a ser usada para a impress o da etiqueta pela guia Fonte, reduzindo o espa o ocupado com os dados na etiqueta. Aten : Somente as etiquetas modelo 6183, A4350 e A4360 permitem que a op o 2 da o guia Op es Gerais seja ativada. Para saber como exportar resultados de uma pesquisa para um aplicativo externo de maladireta (MS Word etc...) consulte o captulo Exportando Dados. Atrav desta op o voc s poder gerar cartas padronizadas e outros documentos.

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Imprimindo envelopes para mala-direta

Al de imprimir etiquetas auto-adesivas, o TronContatos permite que os dados dos m destinat rios sejam impressos diretamente nos envelopes. Para acionar esta fun o, acione a op o ENVELOPES no menu MALA DIRETA. Voc poder usar o seguinte boto na barra de ferramentas :

Ser apresentado o seguinte formul rio :

1 Ajusta as margens para a impresso dos dados do destinat rio. 2 Permite a impresso da palavra DESTINATRIO em negrito e antes dos dados da
pessoa. 3 Permite imprimir o campo tratamento antes do nome ou razo social da pessoa cadastrada. Use esta op o se voc geralmente preenche o campo tratamento nas fichas das pessoas cadastradas. 4 Permite imprimir o campo Pessoa de Contato antes do campo Nome/Razo Social. Use esta op o se suas correspondncias devem ser endere adas a determinadas pessoas dentro das empresas cadastradas. 5 Apresenta uma pr da impresso na tela. via 6 Permite que seja alterada a fonte usada na impress o. 7 Permite selecionar os crit de sele o das pessoas. rios

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Enviando e-mails padronizados para determinadas pessoas

Primeiramente voc deve selecionar a op o E-MAIL INTERNET no menu MALADIRETA. Voc poder usar tamb o seguinte boto da barra de ferramentas : m

Ser apresentado o formul rio do m dulo de envio de mensagens :

Neste formul rio voc dever preencher os seguintes campos : DE (Endereo E-mail) : Endere o E-Mail seu ou de sua empresa; DE (Nome) : O seu nome completo ou de sua empresa; Assunto : O assunto da mensagem; Endereo do servidor SMTP : Trata-se do endere o Internet do servidor de E-Mail do seu provedor. importante destacar que este endere o deve ser do servidor encarregado do - 28 -

"envio" de E-mails. Alguns provedores separam o servi o de recebimento (POP3) e envio de E-mails (SMTP) em dois servidores distintos, portanto cuide para informar o endere o do servidor de envio corretamente. Qualquer d vida com rela o a esta informa o, consulte o suporte do seu provedor. Corpo da Mensagem : Neste campo voc dever inserir a mensagem propriamente dita. Veja que existe a op o de mensagem Texto ou HTML. Voc poder digitar a mensagem ou usar o boto boto Seleciona arquivo do corpo da mensagem, para selecionar um arquivo texto (.TXT) ou HTML com o conte do da mensagem. O sistema substituir o sinal %1% pelo nome da pessoa e o sinal %2% pelo campo TRATAMENTO. Portanto, onde voc desejar que apare a o nome da pessoa, digite %1% e onde desejar que apare a o tratamento digite %2% . A substitui o pelo nome da pessoa s ser feita durante o processo do envio. Ex.: Texto inserido no corpo da mensagem :

%2% %1% , Atrav deste e-mail, estamos comunicando todos nossos clientes que ..... s

Texto enviado para a caixa postal da pessoa Joo da Silva :

Prezado Jo o da Silva, Atrav deste e-mail, estamos comunicando todos nossos clientes que ..... s

No quadro SELE O DAS PESSOAS voc deve informar o crit para sele o dos rio destinat rios. A op o padro o envio para "Todas as pessoas que possuem E-Mail". Mas ao escolher a segunda op o "Somente as que seguirem os crit rios", voc poder programar os crit para a sele o dos destinat rios atrav do pressionamento do boto rios s PROGRAMA O DOS CRITRIOS. Assim que todos os dados estiverem programados voc poder disparar o envio atrav do s pressionamento do boto ENVIA AGORA. Aten : Neste momento voc deve estar o conectado com a Internet.

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Visualizando gr fico estatstico de cadastro

Para que voc tenha no o do n mero de pessoas cadastradas e a distribui o por tipos de pessoas ou ainda saber quais so os produtos / servi os mais utilizados ou vendidos, o TronContatos apresenta dois gr ficos estatsticos :

- An lise quantitativa por Tipo de Pessoa - An lise quantitativa por Produto / Servi o Voc pode acionar estes gr ficos atrav do menu Relat rios ou atrav dos cones na s s barra de ferramentas apresentados acima. Para criar crit rios de apresenta o dos gr ficos, use o boto Muda Crit rios na parte inferior da janela apresentada.

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Efetuando c pia de segurana dos dados

A opera o de c pia de seguran a dos dados de extrema import ncia em qualquer sistema. No deixe nunca de efetua-la. Efetue a c pia intercalando os disquetes : um dia um, um dia outro. Voc pode intercalar v rios disquetes, mantendo assim um hist rico de c pias. Tenha em mente que no adianta ter c pias que no podero ser recuperadas, portanto armazene os discos em lugares secos, protegidos do calor e do p . De preferncia longe do pr prio computador onde o sistema usado, pois no caso de acidentes na rea, os discos de c pia de seguran a estaro seguros. Fa a da c pia de seguran a um ato di rio e importantssimo. Informa o dinheiro ! Para executar a c pia basta acionar a op o CPIA DE SEGURAN A no menu ARQUIVO. No formul rio que ser apresentado selecione o drive de destino da c pia. Coloque um disquete formatado (ou que tenha uma c pia anterior) no drive selecionado e pressione o boto INICIA. Caso o volume de dados exija mais de um disquete para a c pia, o sistema ir solicitar a inser o de novos discos ao t rmino do espa o disponvel.

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Restaurando c pia de segurana dos dados

A restaura o dos dados das c pias de seguran a acionada pela op o RESTAURA CPIA DE SEGURAN A no menu ARQUIVO. No formul rio apresentado voc dever selecionar a unidade do drive onde est a c pia a ser recuperada. Se houver mais de um disquete, insira o primeiro do conjunto. Depois de selecionar o drive no campo especfico e colocar o primeiro disquete, pressione o boto INICIA. Se houver mais de um disquete o sistema ir requisit -los seqencialmente. Importante : Ao efetuar esta opera o, os dados atuais sero totalmente substitudos pelos dados recuperados, portanto tenha absoluta certeza da necessidade de recupera o. Em casos de corrup o total dos dados, evitando inclusive que o TronContatos inicie corretamente, voc pode acionar a recupera o do backup atrav do aplicativo s Reparador instalado junto com o TronContatos (cone ao lado do cone do TronContatos).

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Reorganizando ndices dos dados

Esta fun o deve ser usada em casos de dano nos arquivos da base de dados. Isso pode ocorrer depois de desligamentos do microcomputador durante a utiliza o do sistema. Portanto, evite desligar o micro, ou cancelar o sistema operacional (ctrl + alt + del) durante a utiliza o do sistema TronContatos. Feche o sistema antes de efetuar tais opera es. Isso garante a integridade dos dados. Se for necess ria a reindexa o, ou reorganiza o dos ndices, acione a op o REORGANIZA O DOS NDICES no menu ARQUIVO. No formul rio que ser apresentado pressione o boto INICIA. Se voc est com problemas para inicializar o software por motivos de corrup o da base de dados, leia o captulo Recuperando o Banco de Dados.

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Recuperando o Banco de Dados

Em situa es de queda de energia durante o acesso aos dados do sistema ou problemas do sistema operacional Windows, o banco de dados do sistema pode sofrer danos e causar problemas durante o acesso aos dados. Os sintomas dos problemas no banco de dados podem ir desde erros anunciados durante o acesso a uma determinada ficha de uma pessoa, aterros gen ricos anunciados durante a inicializa o do sistema. Em alguns casos mais desastrosos o sistema no consegue iniciar. Existe a op o Reorganiza o dos ndices do menu arquivo que deve ser usada nestes casos. Em situa es onde no possvel a inicializa o do sistema, podemos usar o programa Reparador, instalado junto com o TronContatos. Ele oferece recursos de reindexa o dos ndices e recupera o de backups para as situa es em que o sistema TronContatos no est inicializando por problemas na base de dados.

Efetue regularmente o backup dos dados e re-indexe o banco de dados ap s quedas de energia ou problemas no Windows durante a opera o do TronContatos.

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Importando dados
Com esta fun o, acionada atrav do menu "Arquivo", voc poder importar dados de s outros sistemas ou arquivos. A importa o poder ser feita com arquivos do tipo DBF (Dbase III ou Clipper) ou do tipo Texto delimitado por virgula (CSV ou TXT). Se o seu arquivo origem no for de nenhum destes dois formatos, use algum aplicativo conversor para converter para um dos formatos suportados (ex. MS Access). Converta preferencialmente para DBF. Atrav do formul rio abaixo voc poder programar os campos a serem convertidos. Veja s que antes voc deve selecionar o tipo e o nome arquivo (localiza o). Logo ap s a localiza o do arquivo origem, o TronContatos ir dispor o nome dos campos encontrados na caixa "Origem" no quadro "Converso dos campos". Atrav da sele o do campo s desejado e o pressionamento do boto (+) ser possvel inserir o campo na lista de campos a serem transformados. Fa a a mesma coisa com o campo "Destino".

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Veja o exemplo da figura anterior e repare que os campos devem ficar alinhados na mesma sequncia de relacionamento, ou seja, devem estar alinhados os campos a serem transformados da origem (seu arquivo externo) para o destino (banco de dados do TronContatos). Voc ainda poder selecionar o tipo de pessoa que ser usado para as pessoas importadas do arquivo externo e a op o No permite hom nimos. Ao final da programa o, pressione o boto "Importa Agora". aconselhavel que se fa a um backup dos dados antes de efetuar esta opera o. Ap s o pressionamento do boto Importa Agora o TronContatos permitir que seja feito um Backup antes do inicio do processo. A qualquer momento voc poder cancelar a importa o com o pressionamento do boto "Cancela Importa o". O cancelamento da importa o no implica na remo o dos dados j importados ! Consulte o captulo Excluso em lote de pessoas para excluir v rias pessoas ao mesmo tempo. Se voc no tem certeza que a importa o vai ter sucesso e existem dados importantes j cadastrados, aconselhamos usar uma dessas t cnicas : - Efetuar um backup antes de iniciar esta opera o, possibilitando o retorno do backup ap s as tentativas de importa o Importar as pessoas com um determinado tipo de pessoa diferente das pessoas j cadastradas. Desta forma voc poder usar a fun o para excluso de pessoas em lote para excluir as fichas importadas usando este crit de sele o. rio

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Exportando dados
Atrav da op o "Exporta o de dados" do menu "Arquivo", voc poder exportar o s resultado de qualquer pesquisa para algum aplicativo externo (ex. : MS Word, MS Excel etc..) ou ainda para o aplicativo MilMailer (www.tronsoft.com.br/milmailer).

Selecione a exporta o de "todas as pessoas" ou ento marque a op o "Pessoas resultantes de uma pesquisa" e clique no boto "Programa o da Pesquisa". No quadro Tipos de Exporta o voc poder selecionar a exporta o para arquivos CSV (texto delimitado) ou ento para o aplicativo MilMailer. O aplicativo MilMailer um software de envio de grandes quantidades de e-mails. Ele dispe de 3 m todos de envio e recursos avan ados para gerenciamento de listas de destinat rios. Maiores informa es podem ser obtidas em http://www.tronsoft.com.br/milmailer Exportando para arquivos CSV (texto delimitado) : - 37 -

Digite o nome do arquivo a ser gerado no campo "Nome do arquivo destino" (Ex.: c:\temporario\exportacao.txt) e selecione quais os campos de informa o que devem ser exportados no quadro especfico. O arquivo que ser gerado do tipo "Texto delimitado por virgula" ou CSV. Ele pode ser importado pelas principais ferramentas do mercado, inclusive os p rincipais editores de texto. Com o MS Word, o arquivo de dados gerados poder ser usado como fonte de dados na fun o de mala-direta. Com isso voc poder elaborar cartas padronizadas aos seus clientes, substituindo parte dos textos com dados reais dos clientes. Para maiores detalhes sobre este tipo de aplica o, consulte o manual do seu editor de textos. Exportando para o aplicativo MilMailer: Ao usar esta op o voc deve informar a localiza o do aplicativo MilMailer em seu equipamento no campo Diret rio de localiza o do sistema MilMailer. O TronContatos busca a localiza o padro do MilMailer facilitando o preenchimento deste campo. Ao clicar no boto Exporta Agora o TronContatos ir pedir um nome para a lista do MilMailer que ser gerada.

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Exclus em lote de pessoas o

Em determinadas circunst ncias, principalmente ap s importa es de dados sem sucesso, precisamos excluir diversas pessoas ao mesmo tempo. O TronContatos permite que voc exclua, em um mesmo procedimento, pessoas que tenham informa es em comum (tipo de pessoa, municpio etc..). Ao acionar a op o Excluso em lote de pessoas no menu Arquivo, o seguinte formul rio ser apresentado :

Atrav dele voc poder excluir todas as pessoas cadastradas ou ento Pessoas resultantes s de uma pesquisa. Ao acionar a segunda op o, use o boto Programa o da pesquisa para informar os crit da excluso (ex.: Somente pessoas do tipo importadas). rios aconselh vel efetuar um backup dos dados antes deste procedimento. Use o bot o Efetuar backup para tal fun o. Ao clicar no boto Excluir agora o TronContatos ir contar o n mero de pessoas que iro ser excludas e pedir confirma o antes de efetivamente exclui-las.

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Campos configurados pelo usu rio

O TronContatos permite que voc programe a utilidade de 5 campos extras textuais e 5 campos extras l gicos. Os campos extras textuais podem conter informa es alfanum ricas e os campos l gicos, chamados sinalizadores, podem conter indicadores do tipo sim ou n o. Estes campos extras podem ser encontrados na guia Dados Extras abaixo dos campos filhos e interesses ...

... e na guia Extras 2 voc encontra os campos sinalizadores.

Para que voc possa programar a utilidade desses campos, alterando o ttulo dos mesmos, use a op o "Configura o dos campos extras" no menu "Arquivo". Certamente existem informa es especficas da sua modalidade de trabalho que devem ser armazenadas no TronContatos e que no possuem campos correspondentes na ficha (ex.: Nr. da Carteira de Trabalho, Nr. Do Ttulo de Eleitor, Quantidade de funcion rios, Capital Social Aproximado, Nome do S cio Majorit rio etc..) Tanto os campos extras textuais como os campos sinalizadores so usados nos crit de rios pesquisa do sistema (emisso de relat rios, etiquetas etc..).

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Configuraes gerais do Sistema

Atrav do menu ARQUIVO op o CONFIGURA O GERAL DO SISTEMA voc s tem acesso a v rias op es que podem mudar a maneira com que o TronContatos opera. Veja abaixo uma descri o de cada uma delas, primeiramente as op es da guia Geral

1 Efetua valida do CNPJ e CPF : Esta op o, quando marcada, exige a digita o de o CNPJ e CPF corretos nos respectivos campos. A valida o ocorre ap s a digita o e confere o digito verificador. Voc pode ainda marcar a op o que no permite que a digita o prossiga caso exista algum erro. 2 N permite a inser de homnimos : Marque esta op o se voc deseja bloquear a o o inser o de pessoas fsicas ou jurdicas com o mesmo nome. Note que a verifica o de igualdade ocorre ap s o pressionamento do boto Grava e efetua uma busca fiel, inclusive com pontua es de abrevia o e acentua o. Dependendo do n mero de pessoas cadastradas, no aconselhado o uso desta op o para evitar perda de performance. 3 Mantm campos de pesquisa preenchidos : Marcando esta op o, a janela de pesquisa avan ada sempre ser apresentada com os campos de crit vazios. rios 4 Apresenta prvia dos relat rios na tela : Esta op o permite que todos os relat rios do sistema sejam apresentados primeiramente na tela. Caber ao usu rio acionar a impresso atrav do boto Imprime na janela de pr s via.

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5 Aviso de pend ncia em X minutos antes : Esta op o permite programar o tempo de antecedncia em minutos dos avisos de pendncias. 6 Avisa a falta de backup ao finalizar sistema : A c pia de seguran a dos dados (backup) algo fundamental. Voc pode ser lembrado de fazer este procedimento ao finalizar o sistema. O aviso pode ser emitido de tempos em tempos, e atrav desta op o s voc controla este perodo.

Na guia Avan ado voc poder acessar um controle de atualiza o dos dados em tela. Este controle serve exclusivamente para o uso do TronContatos em rede d e computadores onde mais de um equipamento utiliza uma base de dados comum. Quando uma pessoa efetua uma atualiza o em uma determinada ficha, a altera o no vista em todas as outras esta es no momento da grava o dos dados. Existe um tempo de atualiza o, evitando um tr fego intenso na rede. O tempo programado neste controle ir ser usado para a atualiza o dos dados em tela. Aten : O ajuste deste tempo deve ser feito por pessoa com conhecimentos em rede e o ciente do ambiente em que se encontra ins talado o TronContatos.

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Configurando para uso em ambiente de rede

O TronContatos pode estar usado nas seguintes topologias de rede : 1) Ponto a ponto : Onde no existe um servidor Windows NT 4/2000 , Novell ou outro sistema servidor compatvel. As esta es Win95/98/ME/XP esto conectadas compartilhando recursos entre si. 2) Cliente / Servidor : Onde existe clientes Windows 95/98/ME/XP/NT Workstation/2000 e um servidor Windows NT 4/2000, Novell ou outro sistema servidor compatvel. Prepara para topologia 1 : o 1.a) Adquira licen as adicionais do sistema para poder instala-lo em outros equipamentos da rede. Uma licen a para cada equipamento. 1.b) Instale o sistema normalmente em todos os equipamentos necess rios. 1.c) Nomeie um dos equipamentos como servidor dos dados. No necess rio mudar o nome do equipamento na rede, apenas voc deve escolher um deles para a fun o. Aconselhamos que seja o equipamento com maior poder de processamento. A base de dados deste equipamento ser a base de dados comum de todos os outros. 1.d) Usando os recursos de rede do Windows, compartilhe o diret rio onde o sistema foi instalado no computador denominado servidor. Tenha certeza que o compartilhamento forne a direitos totais de acesso. 1.e) Em todas as esta es (inclusive no equipamento denominado servidor) acione o menu Arquivo, op o "Configura o para uso em rede". Fa a este procedimento em um equipamento de cada vez, sempre desativando o TronContatos dos outros. O seguinte formul rio ser apresentado :

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1.f) Informe o nome do recurso compartilhado no equipamento denominado servidor (ex.: \\servidor\troncontatos) e clique no boto OK. O nome do recurso formato por "\\" + nome do computador servidor de dados na rede + "\" + nome do recurso compartilhado. 1.g) Desative o TronContatos ap s a configura o anterior e s torne a ativa-lo depois que todas as esta es forem configuradas. 1.h) Durante os pr ximos acionamentos do sistema o equipamento denominado servidor deve ser ligado antes de qualquer outro e desligado sempre por ltimo.

Prepara para topologia 2 : o 2.a) Adquira licen as adicionais do sistema para poder instala-lo nos equipamentos clientes. Cada equipamento cliente deve ter uma licen a de uso. 2.b) Instale o sistema normalmente em todos os equipamentos clientes. No instale o sistema no equipamento servidor. 2.c) Fa a uma c pia do diret rio onde foi instalado o sistema em uma m quina cliente para um local no seu servidor. Por exemplo : copie a pasta "c:\Arquivos de Programas\ TronContatos" de uma esta o para "f:\dados\TronContatos" no servidor. 2.d) Usando os recursos de rede do servidor, compartilhe o diret rio que cont a c pia m feita no passo anterior e anote o "nome do compartilhamento" que voc forneceu. Tenha certeza que o compartilhamento forne a direitos totais de acesso.

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2.e) Em todas as esta es clientes acione o menu Arquivo, op o "Configura o para uso em rede". Informe o nome do recurso compartilhado no servidor (ex.: \\servidor\troncontatos) e clique no boto OK. O nome do recurso formato por "\\" + nome do computador servidor de dados na rede + "\" + nome do recurso compartilhado.

2.f) Desative o TronContatos ap s a configura o anterior e s torne a ativa-lo depois que todas as esta es forem configuradas.

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Como obter suporte (somente usu rios registrados)

Antes de solicitar suporte, por favor siga os seguintes procedimentos : a) Algum outro software foi instalado recentemente e, ap s esta instala o, o TronContatos passou a no funcionar ? Se sim, desinstale o software e o TronContatos. Depois, re-instale o TronContatos. b) Leia atentamente este manual de instru es. Muitas das d vidas podem ser rapidamente dirimidas ap s uma leitura completa do manual. c) Acesse o nosso website (www.tronsoft.com.br) e clique na se o SUPORTE. Nela voc encontrar uma lista de perguntas e respostas mais frequntes (FAQ). Estaremos sempre atualizando esta lista e nela voc poder encontrar a resposta para suas d vidas. Se mesmo ap s estes procedimentos voc continuar com d vidas, teremos o maior prazer em atend-lo. Ao solicitar o suporte, forne a as seguintes informa es : Nome do usu rio licenciado; N mero da licen a de uso; Verso do TronContatos (ao acionar o software, veja no ttulo da janela o nome completo do produto e a sua verso. Ex.: TronContatos v.2.4); Detalhes sobre a d vida ou o problema apresentado. Se for um problema, precisamos conseguir simular em nossos computadores, portanto, voc poder nos ajudar se passar um passo-a-passo para gerar o evento.

O servi o de suporte pode ser acionado pelos seguintes meios : Internet : suporte@tronsoft.com.br Telefone : (27) 3324-9801 ou 3325-5833 Aten : S ser fornecido suporte aos usu rios devidamente registrados. Envie o seu o carto de registro ou acesse o nosso site para efetuar o registro.

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Windows marca registrada da Microsoft Corporation Pimaco marca registrada da Pimaco Autoadesivos Ltda Todos os direitos desta obra pertencem a TronSoft Solu es Ltda MEE. Ela parte integrante do produto TronContatos Small Business.

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