GUIA BSICO DE DEPARTAMENTO PESSOAL

ELABORADO PELA EMIS

ndice:
PRINCIPAIS DOCUMENTOS 01. Livro de Inspeo do Trabalho 02. Livro, Fichas ou sistema informatizado de Registro de Empregados 03. Pronturio do Funcionrio 04. Registro de Ponto 04.1. Jornada de Trabalho 04.2. Reduo de Carga Horria 04.3. Intervalo para Repouso 05. Erros mais comuns no registro de ponto 06. Acordo de Prorrogao do horrio de trabalho 07. Acordo de Compensao de horrio de trabalho 08. Relao anual de informaes sociais (RAIS) 09. Comprovante de contribuio sindical patronal 10. Comprovante de contribuio sindical dos empregados 11. Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical 12. Convenes Coletivas de trabalho 13. Cadastro Geral de empregados e desempregados (CAGED) 14. CTPS recibos de entrega e de devoluo 15. Aviso e Recibo de Frias 16. Aviso prvio 17. Pedido de Demisso 18. Recibo da quitao da resciso do contrato de trabalho 19. Extratos da conta vinculada FGTS (demitidos) 20. PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional. (NR 7) 21. PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais. (NR 9) 22. Convnio / Reembolso creche 23. Documentos relativos estgio 24. Atestados Mdicos 25. Vale Transporte 26. Comprovantes de Seguro Desemprego 27. Recibos e Folha de Pagamento 28. GFIP 29. GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e da contribuio 30. GPS Guia de Previdncia Social 31. Ficha de Salrio Famlia 32. Salrio Maternidade 33. Apontamento 34. Dicas para arquivar documentos

PRINCIPAIS DOCUMENTOS
01. Livro de Inspeo do Trabalho
No ato da abertura da empresa dever ser feito o livro de inspeo, este dever ficar no estabelecimento a disposio do auditor fiscal, mesmo que a empresa no possua funcionrios. Neste livro ser declarado a data e a hora do incio e trmino da fiscalizao, bem como o seu resultado. (Irregularidades / Exigncias / Prazos e Autos Lavrados)

02. Livro, Fichas ou Sistema Informatizado de Registro de Empregado.

Este livro/ficha o documento que comprova o registro do funcionrio devendo este atender os seguintes requisitos: Conter todos os dados mnimos do funcionrio nome do empregado; data de nascimento; filiao; nacionalidade e naturalidade; nmero e srie da CTPS; nmero do PIS; data de admisso; cargo e funo; remunerao; jornada de trabalho; atualizaes de frias auxlios (quando houver); atualizaes de cargos, salrio e horrio de trabalho; Foto; Assinatura do Empregado na admisso e desligamento; OBS: Se um fiscal encontrar funcionrios irregulares ou sem registro, poder exigir o imediato registro do mesmo, com o recolhimento de todos os encargos desde o incio da atividade laborativa, alm da aplicao da multa. ATENO: Autnomos que pela natureza de seu trabalho possuam as seguintes caractersticas: habitualidade, subordinao e pagamento de salrio podero ser definidos como funcionrios irregulares.

03. Pronturio do Funcionrio

O que deve conter: Solicitao de Emprego; Exame mdico Adimisional (*); Exame mdico peridico (*); Cpia dos documentos exigidos na admisso; Contrato de Experincia; Acordo de Compensao de Horas; Declarao de Opo de Vale transporte; Termo de responsabilidade do Salrio Famlia (se tm filhos); (Filhos menores que 07 anos) Cpia da Carteirinha de vacinao; (Filhos maiores que 07 anos at 14 anos) Comprovante de Estudante; Declarao de Dependentes do IRRF (se tem dependente); Recibo de entrega de Uniforme; Regulamento Interno; Ficha de Registro Funcionrio (*); Holerites (*); Aviso e Recibo de Frias (*); Acordo de Prorrogao de horas (se necessrio); Atestados Mdicos; Aviso Prvio; Termo de Resciso o Contrato de Trabalho (*); Recibo da quitao do Contrato de Trabalho (*); Recibos de pagamento de Vale-Transporte; Recibo de Entrega de Cesta Bsica;

(*) Documentos que podem ser arquivados separadamente para facilitar a demonstrao ao fisco.

04. Registro de Ponto

Estes controles de ponto devem ser arquivados separadamente em ordem cronolgica de ms para demonstrao ao fisco. Existem vrias maneiras de marcar o ponto: Livro de ponto, ficha de ponto, carto de ponto e ponto eletrnico. (Documento geralmente solicitado pela Fiscalizao do Trabalho). Todas as maneiras de marcar o ponto devem observar: No devem existir rasuras; O horrio de entrada, sada e repouso devem ser anotados periodicamente, inclusive os intervalos de quinze minutos (00:15 min) de repouso para caf; Todas as horas excedentes devem ser pagas com acrscimo de 50%. (Os holerites devem conferir com a marcao de ponto, ou seja, toda hora extra paga em holerite deve constar na marcao de ponto). Todo horrio deve coincidir com o Contrato inicial feito na admisso do funcionrio; (Contrato de Experincia). Todo horrio de atraso e falta no justificadas devem ser enviados na varivel da folha para serem descontados. (Somente faltas descontadas em holerites fazem reduo das frias). O horrio de trabalho dos funcionrios devera estar sempre atualizado nos controles, ou seja, o horrio que consta do quadro de horrio, carto de ponto, livro de ponto ou folha de presena, deve ser rigorosamente igual ao horrio anotado pelo funcionrio, inclusive o intervalo para refeio e ou descanso de quinze minutos (0:15min). Quando ocorre alterao de horrio de um funcionrio muito importe existir o acordo de concordncia assinado pelo funcionrio desta alterao, pois no permitido a mudana de horrio unilateral. Os controles no podem ter rasura, caso o funcionrio erre na anotao o mesmo deve fazer uma ressalva anotando o horrio correto nas observaes (no usar corretivo, no tentar apagar e no rabiscar). A jornada de trabalho deve obedecer rigorosamente o estipulado pela legislao, conforme segue abaixo:

04.1. Jornada de Trabalho: A durao normal da jornada de trabalho para todos os empregados em
qualquer atividade no pode exceder s 08 horas dirias, 44 horas semanais e 220 horas mensais. A lei, porm faculta a compensao de horrios e permite que o empregador opte, por exemplo, por qualquer um dos horrios a seguir expostos: (8:00 (7:20 (8:48 (9:00 hs) hs) hs) hs) Oito horas dirias de segunda a sexta-feira e quatro horas aos sbados. Sete horas e vinte minutos dirios de segunda a sbado. Oito horas e quarenta e oito minutos dirios de segunda a sexta-feira. Nove horas dirias por quatro dias na semana e (8:00 hs) oito horas em um dia.

Nos casos de prorrogao da jornada de trabalho, o empregado pode cumprir no mximo at 02 horas extras por dia (a jornada no deve ultrapassar 10 horas dirias) que sero remuneradas com acrscimo de 50%. Lembramos que para estes funcionrios a empresa deve alm de pagar horas extras regulares, ter no pronturio do mesmo um ACORDO DE PRORROGAO DE HORAS, especificando exatamente o horrio prorrogado. (Documento geralmente solicitado em Fiscalizao do Trabalho)

04.2. Reduo de Carga Horria - O empregador pode fazer reduo da carga horria de um
funcionrio, porm nunca poder reduzir o salrio, uma vez reduzida carga horria, no poder mais voltar a carga horria inicial sem o aumento salarial proporcional, uma questo de direito adquirido pelo empregado.

O empregador poder reduzir a carga e salrio somente se a solicitao de reduo de carga horria for iniciativa do empregado e por escrito. Em caso de aumento de carga horria o salrio deve aumentar pelo menos proporcionalmente ao aumento de horas de trabalho.

04.3. Intervalo para Repouso - Em qualquer trabalho contnuo, cuja durao exceda de seis horas
dirias (06:00 hs), obrigatria a concesso de um intervalo para repouso e alimentao, o qual ser, no mnimo, de uma hora (01:00 hs) e no mximo duas horas (02:00 hs). Caso no seja concedido este intervalo para repouso, o perodo dever ser remunerado com acrscimo de 50% sobre o valor da hora normal de trabalho (Art. 71 da CLT) que dever ser especificado de forma individualizada em holerite. Estes intervalos no so computados na durao do trabalho (Art. 71 2 da CLT). Quando a durao do trabalho ultrapassar quatro horas dirias (04:00 hs) e no exceda a seis horas (06:00 hs), o intervalo dever ser de quinze minutos (0:15 min) (Art. 71 1 da CLT) neste caso o intervalo deve estar dentro na jornada de trabalho e o funcionrio no dever se ausentar da empresa.

05. Erros mais comuns no registro de ponto

O horrio anotado excede s 44 horas semanais, sem o devido pagamento das horas extras. Ex: muito comum a empresa estabelecer o horrio das 08:00 as 18:00 com intervalo de 01:00, este horrio esta incorreto pois a carga horria semanal para aqueles que trabalham de segunda a sexta-feira ser de 45 horas, gerando assim 01 hora extra por semana; ou quando o funcionrio anota horas excedentes e estas no so devidamente pagas em folha de pagamento. Anotao errada efetuada pelo funcionrio sem a devida correo. Ex. O funcionrio vem trabalhar na segunda-feira e anota por engano seu horrio no domingo, o que iria caracterizar como horas extras no pagas. Trabalho aos domingos Pela legislao proibido o trabalho aos domingos, exceto para atividades autorizadas pelo Ministrio do Trabalho. OBS: Em casos excepcionais qualquer empresa pode solicitar previamente esta autorizao. A no marcao do horrio de intervalo. OBS: Em qualquer trabalho contnuo, cuja durao exceda 06 horas, obrigatria a concesso de um intervalo pra repouso e alimentao de no mnimo 01 hora e no mximo duas horas. Caso a jornada diria seja inferior a 06 horas, imediatamente aps 04 horas trabalhadas obrigatria a concesso de um intervalo de 15 minutos. Anotaes por terceiros ou qualquer outro tipo de fraude que venha ser apurada pelo fiscal do trabalho. Ex: O funcionrio trabalha efetivamente todos os dias das 08:00 s 19:00 e anota em seu registro de ponto que trabalha das 08:00 s 17:48, o fiscal pode perguntar ao funcionrio o horrio trabalhado e se este no confirmar o horrio registrado caracteriza-se a fraude; no caso do fiscal encontrar o funcionrio trabalhando, quando este est de frias ou afastado pelo INSS, mesmo que o registro de ponto no esteja sendo anotado.

06. Acordo de Prorrogao do horrio de trabalho

Esta documentao necessria quando for estabelecido de comum acordo entre o funcionrio e a empresa um horrio fixo que exceda s 44 horas semanais, no podendo esta prorrogao ser superior a 02 horas extras dirias. ATENO: Funcionrio com prorrogao de duas horas dirias no poder efetuar mais nenhum trabalho extra (sbados/domingos)

07. Acordo de Compensao de horrio de trabalho

Esta documentao necessria quando houver prorrogao da jornada diria, com a conseqente supresso do trabalho num determinado dia. OBS: O acordo de compensao geralmente celebrado quando a jornada de trabalho de segunda sexta feira com descanso aos sbados.

08. Relao anual de informaes sociais (RAIS)

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministrio do Trabalho as informaes referentes aos seus vnculos empregatcios por intermdio da RAIS, esta declarao entregue anualmente. Toda empresa deve ter arquivo prprio em pasta devidamente identificada para esta declarao.

09. Comprovante de contribuio sindical patronal

Toda empresa est obrigada a recolher anualmente a contribuio sindical patronal em favor do sindicato representativo de sua categoria. Este recolhimento normalmente efetuado no ms de janeiro de cada ano, sendo o seu percentual determinado de acordo com o valor do seu capital social. A empresa deve manter a guarda destes comprovantes separadamente e em ordem cronolgica de pagamento (mensal/anual).

10. Comprovante de contribuio sindical dos empregados

Toda empresa est obrigada a descontar na folha de pagamento e recolher anualmente a contribuio sindical dos seus empregados em favor do sindicato representativo da classe. Este recolhimento normalmente efetuado no ms de maro de cada ano, ou no ms posterior a admisso quando esta ocorrer aps o ms de contribuio, sendo o seu valor correspondente a 1/30 avos de sua remunerao. A empresa deve manter a guarda destes comprovantes separadamente e em ordem cronolgica de pagamento (mensal/anual).

11. Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical

Lista dos funcionrios que tiveram o desconto da contribuio sindical na folha de pagamento em determinada competncia. OBS: Esta lista deve estar anexa a guia de recolhimento sindical correspondente.

12. Convenes Coletivas de trabalho

O auditor fiscal pode solicitar esta documentao para verificar o devido cumprimento das clusulas estabelecidas. Ex: Piso salarial / Carga horria / Fornecimento de Cesta Bsica / Adicionais de hora extra, etc. A empresa deve manter cpia da Conveno Coletiva de seus trabalhadores para demonstrao ao fisco e para sua prpria consulta.

13. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

Declarao entregue mensalmente quando ocorrerem as seguintes movimentaes de empregados: ADMISSO / DEMISSO OU TRANSFERNCIA. A empresa deve manter a guarda destas declaraes separadamente e em ordem cronolgica de entrega (mensal).

14. CTPS recibos de entrega e de devoluo

Toda vez que o funcionrio entregar a CTPS para devidas anotaes (admisso ou atualizao) o empregador dever devolv-la no prazo de 48 horas, sendo que na ocasio da sua devoluo dever ser feito um recibo. OBS: A Emis compromete-se a enviar informaes referentes a registro e atualizao da CTPS em 48 horas, devendo o empregador proceder as anotaes no documento original, caso contrrio, no podemos cumprir a exigncia deste prazo.

15. Aviso e Recibo de Frias

Transcorrido um ano de trabalho o empregado tem direito a 30 dias de frias. A remunerao deste perodo deve ser acrescida de 1/3 do valor do salrio e devendo ser paga dois dias teis antes do incio das frias. As frias devem ser concedidas durante o ano seguinte ao perodo aquisitivo. Se isso no acontecer, o empregador dever pagar frias em dobro. Em casos de frias coletivas, estas sero concedidas em dois perodos, sendo que nenhum deles poder ser inferior a dez dias corridos. Aos menores de 18 anos e aos maiores de 50 anos de idade, as frias sero sempre concedidas de uma s vez. Os avisos e recibos de frias devero estar devidamente assinados. OBS: Existem neste documento dois campos onde o funcionrio dever assinar, a parte superior refere-se ao aviso com data de 30 dias de antecedncia do incio das frias, a parte inferior refere-se ao recibo com data de pagamento dois dias teis antes do incio das frias (AMBOS DEVEM ESTAR ASSINADOS). A empresa dever manter estes avisos e recibos de frias devidamente arquivado, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico somente para frias, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

16. Aviso prvio

O aviso prvio uma notificao que uma das partes do contrato de trabalho faz outra, dando-lhe cincia da resciso do mesmo. Sua validade est condicionada ao recebimento da carta e assinatura de ciente na data em que efetivamente for comunicada a dispensa do funcionrio. O aviso prvio trabalhado dado pelo empregador nulo de pleno direito caso o funcionrio no tenha a devida reduo de sua carga horria, que pode ser de 07 dias corridos, um dia por semana, ou reduo de 02 horas dirias. O pedido de dispensa de cumprimento do aviso no exime o empregador de pagar o valor respectivo, salvo comprovao de haver o funcionrio obtido um novo emprego. Quando o empregador dispensa o funcionrio do cumprimento do aviso prvio este considerado aviso prvio indenizado. A empresa dever manter os aviso prvio devidamente arquivado, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para rescises, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

17. Pedido de Demisso

Sua validade est condicionada ao recebimento da carta e assinatura de ciente na data em que efetivamente for comunicado o pedido de demisso. A carta dever ser escrita de prprio punho pelo funcionrio, caso este seja analfabeto a carta poder ser digitada, porm dever ser assinada por duas testemunhas, alem do responsvel. A empresa dever manter os pedidos de demisso devidamente arquivados, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para rescises, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

18. Recibo da quitao da resciso do contrato de trabalho

o termo de resciso do contrato de trabalho quitado de acordo com a legislao vigente, e homologado conforme o caso. A empresa dever manter os Recibos de Quitao devidamente arquivados, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para rescises, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

19. Extratos da conta vinculada FGTS (demitidos)

Pode ser emitido a qualquer tempo atravs do conectividade social, desde que a empresa possua este cadastro.

20. PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional. (NR 7)

Estabelece a obrigatoriedade de elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, independentemente do grau de risco ou porte da empresa, com objetivo de promoo e preservao da sade do conjunto de seus trabalhadores. O PCMSO deve ser coordenado por um Mdico do Trabalho devidamente habilitado, podendo o fiscal solicitar os exames mdicos (admissional, peridico e demissional), o relatrio geral do programa e o relatrio anual.

21. PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais. (NR 9)

Estabelece a obrigatoriedade da elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, independentemente do grau de risco da empresa e porte da empresa. Este programa visa a preservao da sade e da integridade dos trabalhadores, atravs da antecipao, reconhecimento, avaliao e conseqente controle da ocorrncia de riscos ambientais existentes ou que venham existir no ambiente de trabalho, tendo em considerao a proteo do meio ambiente e dos recursos naturais. Trata-se de um relatrio elaborado por engenheiro ou tcnico do trabalho devidamente habilitado, devendo ser renovado anualmente.

22. Convnio / Reembolso creche

obrigatria a instalao de local destinado a guarda de crianas com idade de amamentao nos estabelecimentos em que trabalharem pelo menos 30 mulheres com mais de 16 anos de idade, podendo a manuteno desta ser substituda pelo reembolso creche.

23. Documentos relativos a estgio

Termo de compromisso celebrado entre o estudante e a empresa, com a intervenincia obrigatria da instituio de ensino e aplice de seguro de acidentes pessoais. Devem constar do termo de compromisso as seguintes disposies: Qualificao da empresa concedente, do estagirio e da instituio de ensino; Durao do estgio no podendo ser inferior a um semestre letivo Objeto do estgio que deve coincidir com programas estabelecidos pela instituio de ensino; Valor da bolsa quando pactuado; Horrio do estgio; Companhia seguradora e nmero da aplice que garanta ao estagirio cobertura sobre acidentes pessoais;

24. Atestados Mdicos

Aqueles apresentados pelos funcionrios para abono de faltas e atrasos. Devem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico juntamente com a ficha de ponto.

25. Vale Transporte

O fiscal poder solicitar os seguintes documentos: Declarao de Opo de VT; Recibo de entrega do VT; Recibo de compra do VT. Devem ser arquivados em arquivo especfico em ordem cronolgica ou no pronturio do funcionrio.

26. Comprovantes de Seguro Desemprego

Quando ocorrer dispensa sem justa causa ou trmino do contrato de experincia o funcionrio ter direito ao formulrio do Seguro Desemprego. O canhoto marrom que a comunicao de dispensa dever ser assinado e permanecer em poder da empresa, devendo ser apresentado conforme a solicitao do fiscal. A empresa dever manter os comprovantes de Seguro Desemprego devidamente arquivados, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para rescises, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

27. Recibos e Folha de Pagamento

Os recibos de pagamentos devem ser apresentados com a data de pagamento preenchida at o 5 dia til do ms subseqente e devidamente assinados. Nesta documentao o fiscal ir verificar se o pagamento do salrio est ocorrendo na data de seu vencimento, se o valor pago referente as horas extras e respectivo DSR est correto, se os valores descontados esto de acordo com a legislao, etc. As folhas de pagamento devem ser apresentadas sem nenhum tipo de rasura ou anotao. O fiscal far a conferncia do valor referente ao recolhimento do FGTS e contribuies sindicais. A empresa dever manter os Recibos de pagamento de Salrio devidamente arquivados, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para holerites, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms). Folha de Pagamento deve ser arquivada em pasta especfica em ordem cronolgica (ms).

28. GFIP
Esta guia comprova o recolhimento do fundo de garantia, ela composta por trs documentos a saber: Protocolo de Conectividade o comprovante de envio das informaes referentes ao fundo de garantia para a Caixa Econmica Federal, atravs de meio eletrnico; Guia de Recolhimento do FGTS e informaes para a Previdncia Social (GFIP) a guia onde constam os valores totais a serem recolhidos; devendo conter autenticao bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado pela Internet. Relao dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP lista onde constam os dados de cada funcionrio. ATENO: O RECOLHIMENTO DO FGTS O TEM MAIS IMPORTANTE PARA A FISCALIZAO DO TRABALHO, CASO HAJA GUIAS EM ATRASO O FISCAL IR SOLICITAR O SEU IMEDIATO RECOLHIMENTO, OU EM ALGUNS CASOS O FISCAL PODER ACEITAR QUE A EMPRESA ENTRE COM PEDIDO DE PARCELAMENTO DO FGTS, MAS ESTE S SER VLIDO APS O DEFERIMENTO PELA CAIXA ECONOMICA FEDERAL, SENDO QUE ESTAS MEDIDAS NO ISENTARO A EMPRESA DE MULTA POR ATRASO NOS RECOLHIMENTOS. As guias de FGTS GFIP devem ser arquivadas em arquivo especfico com todos seus relatrios anexo em ordem cronolgica (ms).

29. GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e da contribuio

Mais conhecida como guia de multa do fgts. Nesta guia constam os valores totais a serem recolhidos; quando ocorrer resciso sem justa causa por parte do empregador ou resciso por trmino de contrato, devendo conter autenticao bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado pela Internet. A empresa dever manter as Guias de Recolhimento do FGTS rescisrio devidamente arquivados, podem ser arquivados no pronturio do funcionrio ou em arquivo especfico para rescises, neste caso a empresa deve manter este arquivo em ordem cronolgica (ms/ano).

30. GPS Guia de Previdncia Social

Esta guia comprova o recolhimento das contribuies previdencirias, e devem ser mantidas arquivadas em separado e em ordem cronolgica (ms).

31. Ficha de Salrio Famlia

O salrio-famlia um benefcio pago aos trabalhadores com a finalidade de ajudar no sustento dos filhos de, no mximo, 14 anos de idade ou invlidos. O salrio-famlia que pago mensalmente ao empregado pela empresa, ter sua veracidade apurada, pois seu valor deduzido da GPS. O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter um controle rigoroso dos seguintes documentos: Termo de responsabilidade do salrio-famlia; Cpia da certido de nascimento dos filhos ; Cpia da caderneta de vacinao ou documento equivalente, quando o filho ou equiparado for menor de 7 anos, atualizada nos meses de maio e novembro de cada ano, a partir do ano 2000; Comprovante de freqncia escola, a partir de 6 anos de idade do filho ou equiparado, atualizada nos meses de maio e novembro de cada ano, a partir do ano 2000; O pagamento do benefcio deve ser suspenso se no houver a apresentao dos atestados de vacinao e freqncia escolar dos filhos, pois a empresa incorre em irregularidade se efetuar a deduo na GPS sem ter os documentos exigidos conforme a legislao.

32. Salrio Maternidade

O salrio maternidade devido a funcionria durante 120 dias, podendo ter incio 28 dias anteriores ao parto e trmino 91 dias aps ele. O salrio maternidade que pago mensalmente a empregada pela empresa, ter sua veracidade apurada, pois seu valor tambm deduzido da GPS. O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter arquivado o atestado mdico que dever indicar a finalidade a que se destina, ou seja, dever estar especificado como licena maternidade, constando a data de incio do afastamento.

33. Apontamento Como somar horas e minutos

Se voc tem que dividir uma quantidade de minutos para calcular as horas cheias, lembre que segundos, minutos e horas no so decimais e sim mltiplos de 60. Logo, se voc tem 350 minutos ter que dividir por 60 e o resto ser como um percentual de uma hora cheia que tem sessenta minutos. 350 / 60 = 5, 833... Ou 5 horas e 83% de uma hora cheia. Assim 60 X 0,83 = 49,80 Aproximadamente 50 minutos. Resultado 5 Horas e 50 minutos. Para passar de horas para minutos s multiplicar por 60 a hora cheia e somar os minutos depois dos dois pontinhos. 5:50 Hs = (5 X 60) + 50 = 300 + 50 = 350 minutos.

34. Dicas para arquivar documentos

A legislao trabalhista exige que sejam emitidos um grande nmero de documentos que devem ser conservados por um longo perodo de tempo, para facilitar o acesso a esses documentos no caso de uma fiscalizao aqui vo algumas dicas de como seu arquivo pode ser organizado: Cada funcionrio dever possuir uma pasta pronturio, onde devero ser arquivados os documentos individuais, tais como: cpia dos documentos pessoais (RG/CPF/Comprovante de Endereo/CTPS/PIS/Ttulo de Eleitor e comprovante da ltima votao/Comprovante de Escolaridade/Carteira de Reservista/CNH); Contrato de Experincia; Acordo de Compensao, e ou Prorrogao; Declarao de Vale Transporte, Recibo de Entrega de Uniforme; Fichas de Salrio Famlia e anexos; Fichas de Salrio Maternidade e anexos; Atestados Mdicos ; Folhas de Presena ou Carto de Ponto; Recibos de Entrega de Vale Transporte; Recibos de Entrega de Cesta Bsica; Aviso e Recibo de Frias; e Recibos de Pagamentos, sendo que este devero ser ordenados em ordem cronolgica

crescente, podendo ser arquivado cada tipo de documento em um saquinho separado identificado dentro da pasta, conforme modelo abaixo:

Recib o Frias
Preencher o nome do funcionrio na pasta

Recib o VT Cpia Docto s Cart o Ponto

Os impostos (GPS/GFIP/DARF/Sindicais/etc), declaraes (RAIS/CAGED/DIRF) e folhas de pagamento podero ser arquivados em ordem cronolgica crescente em pastas individuais previamente identificadas, preferencialmente separadas por ano, conforme modelo abaixo:

ANO 2002 ANO 2003 ANO 2004 ANO 2005

Preencher a identificao na pasta Ex: GPS

Tabela tempo de guarda de documentos

Documentos Acordo de Compensao de Horas Acordo de Prorrogao de Horas Recibo de Pagamento de Frias e 13 salrio Contrato Social e Alteraes Posteriores Carto do CNPJ CIPA Comisso Interna Preveno de Acidentes DIRF Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte DARF PIS RAIS Relao Anual de Informaes Sociais PCMSO (Exames Mdicos Admissionais, Peridicos, Demissionais) FGTS ( GFIP Guia do Fundo de Garantia e Informaes a Previdncia Social , Protocolo de Conectividade e RE Relao de Empregados) Folha de Pagamento Folhas ou Cartes de Ponto (devidamente assinados e sem falta de marcaes) Formulrio CAGED GRCS Contribuio Sindical / Assistencial Patronal e de Empregados (Guia e Relao) GPS Guia da Previdncia Social Atestados Mdicos Ficha de Salrio Famlia e anexos (Cpias de Certides de Nascimento, Comprovantes de Escolaridade e Comprovantes de vacinao) Documentao de Salrio Maternidade Hollerith / Recibos de Pagamento Laudo PPRA Livro de Inspeo do Trabalho Livro ou Ficha de Registro de Empregados Pronturios de Funcionrios Comunicao de Aviso Prvio Termo de Resciso de Contrato de Trabalho Carta de Pedido de Demisso GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Contribuies Seguro Desemprego Recibos de Vale-Refeio / Cesta Bsica Recibos de Entrega Vale-Transporte

Prazos de Guarda 06 anos 06 anos 06 anos Indeterminado Atualizado 05 anos 07 anos 10 anos Indeterminado 20 anos 35 35 06 10 05 35 35 anos anos anos anos anos anos anos

35 anos 35 anos 10 anos 20 anos Permanente Indeterminado Indeterminado 02 anos Indeterminado 02 anos 35 anos 05 anos 10 anos 06 anos

Tabela de multas administrativas fixas e variveis em reais

Natureza da Infrao
Falta de registro de empregado Falta de atualizao de livro ou ficha de empregado Contrato individual de trabalho Frias Falta de Anotao ou Anotao Indevida na CTPS Extravio / Inutilizao ou Reteno da CTPS Cobrana da CTPS pelo Sindicato Atraso no pagamento de salrio No pagamento de verbas rescisrias no prazo Trabalho do menor Trabalho da mulher 13 salrio Vale Transporte Entrega de CAGED com atraso at 30 dias Entrega de CAGED com atraso 31 at 60 dias Entrega de CAGED com atraso acima de 60 dias Durao do trabalho Salrio mnimo Segurana do Trabalho Medicina do Trabalho Contribuio Sindical Fiscalizao FGTS Falta de depsito FGTS - Deixar de computar parcela de remunerao FGTS Deixar de efetuar o depsito aps notificao FGTS Apresentar informaes com erro ou omisso sobre a conta vinculada do trabalhador Seguro - Desemprego

Valor da Multa
R$ 402,53 Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 201,27- Dobrado na reincidncia R$ 402,53 Dobrado na reincidncia R$ 170,26- Por empregado ,dobrado na reincidncia R$ 402,53 R$ 201,27 R$ 1.207,60 R$ 170,26- Por empregado prejudicado R$ 170,26- Por empregado prejudicado + multa 1 salrio corrigido para o empregado R$ 402,53 Dobrado na reincidncia R$ 80,51 at R$ 805,07 Valor mximo na reincidncia, artifcio, simulao ou fraude R$ 170,26Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 170,26-Por empregado, dobrado na reincidncia R$ 4,47-Por empregado R$ 6,70-Por empregado R$ 13,41-Por empregado De R$ 40,25 at R$ 4025,33 Dobrado na reincidncia, oposio ou desacato De R$ 40,25 at R$ 1610,13 Dobrado na reincidncia De R$ 670,89 at R$ 6.708,88 Valor mximo na reincidncia, embarao, resistncia, artifcio, simulao. De R$ 402,53 at R$ 4025,33 Valor mximo na reincidncia, embarao, resistncia, artifcio, simulao De R$ 8,05 at R$ 8050,65 De R$ 201,27 at R$ 2012,66 De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado na reincidncia, fraude, simulao, artifcio, resistncia, embarao ou desacato

De R$ 425,64 at R$ 42564,00 Dobrado na reincidncia, oposio ou desacato RAIS: no entregar no prazo previsto, entregar com erro, De R$ 425,64 at R$ 42564,00 Dobrado na reincidncia, oposio omisso ou declarao falsa. ou desacato