Como organizar e gerir o secretariado

A funo de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamento eficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional. O papel das secretrias (hoje designadas de assistentes) cada vez mais difcil. No s tero de cumprir tarefas mais rotineiras, como a gesto do expediente dirio, mas tambm devero ser o brao-direito dos seus superiores hierrquicos. No passado a profisso era vista com um trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valor acrescentado como o atendimento telefnico, a dactilografia ou at o servio de cafs. A secretria era algum que recebia e executava instrues precisas. Hoje algum que conhece profundamente os detalhes da organizao. Tm de saber gerir o escritrio, a informao, o tempo, os oramentos, elas prprias e o seu chefe. Desempenham trs funes principais: organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenham grandes capacidades de organizao pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento gesto administrativa e operacional de uma empresa. essencial o domnio da informtica e de lnguas estrangeiras e algum talento inato para as relaes humanas. Em suma, a imagem estereotipada da secretria elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente s ordens do chefe, est a dar lugar a uma nova gerao de profissionais valorizadas pela sua competncia e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gesto: Tarefas rotineiras A secretria trabalha directamente com o seu superior hierrquico. uma pessoa da sua confiana tcnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ningum o que suposto o seu superior hierrquico fazer nas prximas 24 horas, quais so as tarefas e os contactos urgentes ou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritrios a principal tarefa da assistente. A sua rotina diria segue, em regra, a seguinte sequncia: Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe Assegurar que as reunies agendadas esto confirmadas e devidamente preparadas Certificar-se que os documentos do dia anterior esto devidamente arquivados Separar, planear e organizar o trabalho do dia Fazer o levantamento e entrega da correspondncia e os telefonemas urgentes Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedio de cartas, envio de cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos Pr em dia o trabalho atrasado

 medida que estas tarefas vo sendo feitas aparecero decerto assuntos inesperados pelo que a secretria deve estar preparada para ser interrompida frequentemente ao longo do dia. Esse o principal requisito de uma assistente eficaz: saber dar resposta aos assuntos de rotina e, em simultneo, despachar com celeridade e competncia os imprevistos. Secretria-recepcionista Algumas empresas, nomeadamente as mais pequenas, no precisam de ter uma recepcionista e uma secretria. cada vez mais frequente a acumulao das duas funes. Uma secretriarecepcionista uma funo mais importante do que se possa pensar pois ela ser a primeira e a ltima imagem que um visitante ter da empresa. Eis alguns cuidados a ter em conta: Atendimento ao visitante. Pergunte educadamente quem e o que pretende. Passe rapidamente as informaes ao destinatrio. Se a reunio estiver atrasada acompanhe pessoalmente o visitante sala de espera e pergunte se deseja gua, caf, etc. Limpeza das salas. Pertence secretria-recepcionista a tarefa de zelar para que a sala de espera est limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais so recentes. E ter especial ateno limpeza dos cinzeiros e frescura das flores. Segurana. No permita a entrada de pessoas no autorizadas e cuidado com os embrulhos suspeitos ou a correspondncia sem remetente. A secretria-recepcionista a primeira responsvel pelo cumprimentos das normas de segurana da empresa. Agenda de contactos. Alm de possuir listas de extenses internas devidamente actualizadas, com o nome e funo dos colaboradores, suposto possuir outras listagens de contactos frequentes como txis, servios rpidos de entregas, etc. Apoio administrativo Como j foi referido as secretrias so hoje vistas como verdadeiras sombras dos seus directores. Isso exige da parte delas alguma humildade e discrio no desempenho das suas funes. Se cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentado tambm inevitvel que desempenhem tarefas menos nobres e mais rotineiras s quais devem dedicar igual interesse e ateno. Eis algumas dessas tarefas de menor visibilidade: Informtica. cada vez mais raro as secretrias dactilografarem os documentos manuscritos pelos seus superiores hierrquicos. Em regra, eles prprios escrevem os textos ou relatrios pedindo s suas assistentes que cuidem dos aspectos da forma. Logo a secretria ter de dominar perfeitamente o software informtico, nomeadamente os programas de processamento de texto (quer ao nvel das funes de estilo e formato

do documento bem como outras funes de edio como a insero de imagens e logtipos, corrector ortogrfico, etc). igualmente saber utilizar outras ferramentas como o correio electrnico, Internet, folhas de clculo e apresentaes em power point. Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fcil, fazer um bom arquivo requer sistematizao e organizao. O principal teste sua eficcia a sua facilidade de consulta por outras pessoas, que no a secretria. O mais importante no arquivo so os itens de classificao de documentos (ordem alfabtica, numrica, geogrfica, por assunto, autor, etc. Mais uma vez essencial o domnio de ferramentas informticas. Reunies. necessrio saber distinguir entre reunies correntes das reunies de mbito estratgico que exigiro mais cuidado na preparao. Nestas o papel da secretria decisivo. Quer na fase preparatria (marcao de sala, de presenas, envio de documentao de suporte, etc); quer no prprio dia da reunio (acompanhamento dos trabalhos), quer na fase posterior (envio de minutas, documentos de sntese, etc). Gesto da informao. Uma das suas tarefas mais importantes da secretria a de saber recolher e distribuir informao. A secretria , em qualquer empresa, um verdadeiro centro de informao. Convm, por isso, criar mecanismos pessoais de organizao dessa informao de forma a poder responder prontamente a pedidos inesperados. E criar mecanismos de proteco de informao confidencial. Novas exigncias As empresas esperam que as secretrias saibam um pouco de tudo. Eis algumas das novas responsabilidades que esto a ser exigidas funo: Assuntos jurdicos: necessrio que a assistente tenha uma noo geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de dvidas dever ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como: despedimentos, novos contratos, seguros, frias, faltas justificadas ou injustificadas. Novas tecnologias: Caso no tenham competncias especficas nesta rea foroso que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formao. Controlo financeiro: Alguns directores delegam a gesto financeira quotidiana da sua empresa s assistentes. Estas tm obrigao de saber elaborar e controlar oramentos, analisar extractos bancrios, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferncias bancrias. Espera-se que uma assistente eficaz detecte eventuais irregularidades na facturao ou que alerte o seu director para os gastos excessivos ou inteis.

Servios externos.: A assistente dever manter uma relao prxima com todas as prestadoras de servios externas empresa. So exemplos as agncias de viagens, as empresas de aluguer de automveis, as companhias areas; os hotis, servios de limpeza, entregas rpidas, restaurao, etc. No caso das viagens ser importante estar particularmente atenta a questes como os passaportes, vistos, tarifas ou cmbios.

Procedimentos comerciais: essencial conhecer os processos burocrticos das diversas operaes comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda, factura pr-forma, letras, nota de crdito, factoring, devem constar do vocabulrio de uma assistente eficaz.