Treinamento SAP Business Workflow

Brazil Delivery Center Material de apoio

30/Maro/2009 Verso 1.0

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1. Introduo
SAP Business Workflow uma ferramenta para gerenciamento eletrnico de processos. Usando a ferramenta Workflow, podemos facilmente estruturar processos de negcio que no esto includos no sistema SAP standard. Estes processos podem ser simples procedimentos de aprovao ou liberao ou processos mais complexos como, por exemplo, criao de mestres de materiais que envolvem a coordenao de departamentos envolvidos com tal processo. O Workflow pode ser especialmente adequado para situaes em que processos de trabalho precisam ser executados repetidamente ou em situaes em que o processo de negcio exige um envolvimento de uma grande quantidade de agentes em uma sequncia especifica.

O Workflow pode ser iniciado manualmente ou como uma reao a um evento disparado pelo SAP. Com o Workflow, podemos combinar funcionalidades j existentes no SAP com novas funcionalidades customizadas.

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1.1.

Princpios Tcnicos

A definio e execuo de um workflow podem ser divididas em quatro principais reas: a) Business Workplace: Local onde os work items (etapas do processo) podem ser executados ou visualizados. b) Repositrio de Objetos (BOR): Modelagem dos dados manipulados pelo Workflow. Cada objeto est dividido entre as seguintes partes: chaves, atributos, mtodos e eventos. No repositrio, podemos encontrar todos os tipos de objetos criados e utilizados pelo SAP. Estes objetos podem ser utilizados ou estendidos, assim como novos objetos customizados podem ser criados. c) Workflow definition: Definio do fluxo e das etapas que sero executadas. Cada vez que ativado, uma nova verso da definio de workflow gerada. Quando um novo workflow iniciado (manualmente ou automaticamente), a ltima verso de definio do workflow ser utilizada, e qualquer alterao nesta verso no ser aplicada no workflow j iniciado. d) Tasks: So as etapas (atividades) elementares que sero executadas de acordo com a definio do Workflow. Contm as regras de negcio do processo. Podem ser executadas em background ou de forma on-line por um ou mais agentes. Sempre fazem referncia a um mtodo de um tipo de objeto.

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2. SAP Business Workplace

O SAP Business Workplace uma ferramenta de comunicao utilizada dentro do sistema R/3 para enviar e visualizar mensagens ou executar tarefas de workflow. Esta ferramenta pode ser acessada atravs da transao SBWP e possui caractersticas muito parecidas com programas de correio eletrnico.

Todos os itens esto divididos em Documentos (mensagens no executveis) e Workflow (mensagens executveis). Todas as novas mensagens sero armazenadas na pasta Documentos no lidos. Assim que o documento for visualizado, ele ser automaticamente transferido para a pasta Documentos.

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Dentro da pasta de mensagens de workflow, existem sub-pastas que so utilizadas para separar e facilitar a procura das mesmas. Ainda podemos visualizar as tarefas com notificaes de atraso, mensagens geradas por estouros de prazo e entradas com erros. As mensagens de workflow s sero eliminadas aps a sua execuo (no possvel apaga-las manualmente).

3. Business Objects (Repositrio de Objetos BOR)

O principal elemento dentro de um workflow o Business object. Atravs dele, podemos obter informaes sobre o principal elemento tratado dentro de um processo. Os objetos so visualizados e editados atravs da transao SWO1. Os objetos so compostos dos seguintes elementos: Interfaces, Campos-Chave, Atributos, Mtodos e Eventos.

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a) Interfaces: Categorias de objeto que predefinem os atributos, mtodos e eventos para utilizao geral. b) Campos-Chave: Identificao unvoca de um objeto. c) Atributos: Informaes sobre o objeto d) Mtodos: Funcionalidades necessrias para executar processos para o objeto relacionado. e) Eventos: Declaraes de avisos que o sistema envia de acordo com alteraes no status do objeto. Cada um destes componentes pode estar classificado em uma das seguintes situaes: a) Modelados (Modeled): No podem ser executados. b) Implementados (Implemented): Componente em fase de teste ou utilizado apenas internamente. Podem ser executados, porm podem ainda no estar estveis. c) Liberado (Released): Pronto para uso. d) Obsoleto (Obsolete): Componente descontinuado.

3.1.

Programao de objetos

a) Parmetros (disponvel para mtodos e eventos) Para acessar os parmetros de um mtodo/evento, basta marcar o elemento desejado e pressionar o boto :

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Os parmetros podem ser classificados como elementos (variveis) ou tabelas (vrias linhas). Devem estar referenciados a um elemento de dados ou um objeto (BOR). Alm disso, os parmetros podem estar definidos como parmetros de importao, exportao ou ambos. b) Excees (disponvel apenas para mtodos) Para acessar as excees de um mtodo, basta marcar o mtodo desejado e pressionar o boto :

As mensagens podem estar classificadas em trs tipos: erro temporrio, erro de aplicao ou erro de sistema. c) Codificao (disponvel apenas para mtodos) Para acessar o cdigo de um mtodo, basta marcar o mtodo desejado e pressionar o boto :

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Principais comandos para mtodos: 1) Receber/enviar dados atravs dos parmetros: - SWC_GET_ELEMENT CONTAINER Elemento Varivel - SWC_SET_ELEMENT CONTAINER Elemento Varivel 2) Receber/enviar dados atravs dos parmetros de vrias linhas: - SWC_GET_TABLE CONTAINER Elemento Tabela interna. - SWC_SET_TABLE CONTAINER Elemento Tabela interna. 3) Acessar ou definir valores para atributos do objeto: - SWC_GET_PROPERTY SELF Elemento Varivel ou Tabela interna. 4) Disparar exceo: - EXIT_RETURN XXXX Varivel_1 Varivel_2 Varivel_3 Varivel_4 (onde XXXX o nmero da exceo desejada) A chave do objeto est disponvel no campo: OBJECT-KEY-Nome dos campos chave.

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3.2.

Ampliao de objetos

Durante a manipulao ou uso de um objeto standard, podemos nos depara com uma situao em que seja necessria a alterao ou incluso de um mtodo ou evento para atender a um processo. Nestes casos, podemos utilizar um subtipo do objeto. Este subtipo se comporta como uma cpia do objeto principal, uma vez que todos os campos chaves, atributos, mtodos e eventos j so automaticamente herdados do objeto. Com isso, podemos adicionar nossas prprias customizaes para atender os requisitos necessrios. Para tal procedimento, basta informar o nome do objeto principal e pressionar o boto Subtipo:

Aps a confirmao dos dados, o subtipo ser criado e estar pronto para ser editado. Todas as funcionalidades do objeto principal sero automaticamente herdadas, porm no podero ser alteradas.

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3.3.

Monitorao de eventos

A monitorao de todos os eventos ocorridos no sistema pode ser visualizada na transao SWEL.

Na lista de rastreamento, alm dos eventos disparados pelo sistema, possvel visualizar todos os workflows disparados por cada um dos eventos:

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Tambm possvel verificar todos os dados do workflow disparado:

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4. Workflow Programming (Modelo e Definio)

Modelo de Workflow (Template) so as configuraes gerais de um workflow. Para a criao ou alterao de um modelo de workflow, devemos acessar a transao PFTC:

Dentre as opes disponveis, podemos citar as seguintes: a) Dados Bsicos: Informaes como sigla para identificao, status, ttulo e link para o Workflow Builder.

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b) Descrio: Informaes mais detalhadas sobre o workflow (documentao).

c) Container: Definio das variveis do workflow.

d) Eventos acionadores: Indicao dos eventos que daro incio ao workflow. Podem ser definidos um ou mais eventos para o acionamento do workflow.

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4.1.

Workflow Builder

O fluxo do workflow definido utilizando o editor grfico, tambm conhecido como Workflow Builder, que pode ser acessado pelo modelo do workflow, ou diretamente pela transao SWDD.

Ferramentas

Modelagem

Mensagens

Como podemos perceber, o editor grfico est divido em trs reas: a) Ferramentas: Dados e opes teis para o desenho do workflow. b) Modelagem grfica: tela principal para edio do fluxo. Tambm possvel visualizar um overview de todo o diagrama do fluxo de workflow. c) Mensagens: rea para mensagens de erros e avisos na compilao e/ou ativao do fluxo de workflow. Na definio do fluxo do workflow podemos inserir vrios tipos de etapas, que indicaro o que dever ser feito em cada passo do mesmo. Dentre elas, podemos encontrar as principais etapas:

Utilizado para efetuar processamentos atravs das chamadas de mtodos (cdigo ABAP) de objetos utilizados pelo workflow. Esta etapa envia os dados do container (ou arquivo XML) para um endereo Web. Pode esperar por uma reposta.

Com este passo possvel encaminhar mensagens para a caixa de entrada do SAP Business Workplace ou um endereo de e-mail da internet.
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Com esta etapa, podemos imprimir ou exibir os dados do workflow como um formulrio. Utilizado para encaminhar tarefas com condies para os usurios decidirem o que dever ser feito dentro do fluxo do processo. Normalmente utilizado para aprovaes/reprovaes de um fluxo.

Esta etapa corresponde a um IF e utiliza as variveis do container para montar uma condio lgica para o fluxo.

Assim como a anterior, porm esta etapa corresponde a um CASE, permitindo a opo de mais sadas para o fluxo.

Utilizado para gerar eventos a partir do workflow, que pode ocasionar a inicializao de outros workflow ou processos em esperar. Utilizado para aguardar eventos do sistema. Geralmente utilizado com uma etapa de Seo paralela para aguardar eventos de encerramento.

Utilizado para manipulao de variveis do container do workflow. Executa comandos como Cancelar um workflow ou Definir um work item como obsoleto.

Utilizado para criar rotinas de repetio (LOOP). Etapa utilizada para criar sees de processamento em paralelo, permitindo a execuo simultnea de diferentes tarefas. Nenhuma utilidade. Pode ser substitudo por qualquer outra tarefa.

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4.2.

Containers

Containers so reas de memria utilizada para a troca de informaes durante o processamento do workflow. Estas reas de memria so formadas por elementos que possuem referncias a campos do dicionrio de dados ou objetos. Temos cinco tipos de containers: - Container de Workflow - Container de Eventos - Container de tarefas (tasks) - Container de Mtodos - Container de Regras de agentes (Roles) A comunicao entre os containers ocorre atravs do Fluxo de dados (ou Binding ).

Workflow Evento
Container

Task

Mtodo
Container Container

Container

Regras
Container

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Atravs do binding, possvel repassar valores entre elementos de mesmo formato:

4.3.

Agentes

Toda a tarefa (exceto por processamento background) deve possuir um ou mais responsveis pela sua execuo.

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possvel direcionar responsveis utilizando as seguintes opes: a) Regra: funes que indicam os responsveis para tarefa (transao PFAC) b) Unidade Organizacional, Cargo, Posio ou Centro de Trabalho: Configuraes para estruturas organizaes (Transao PPOCE/PPOME). c) Usurio: Cdigo de usurio fixo. d) Impresso: Pode receber uma varivel ou tabela (formato ACTOR_TAB) contendo um ou uma lista de usurio, regras e etc. e) Iniciador workflow: Atribui responsabilidade para usurio que iniciou o workflow. f) Superior do iniciador do workflow: Atribui responsabilidade para o superior do usurio que iniciou o workflow (estruturas de RH).

4.4.
tarefas.

Monitoramento de prazos

Dentro do workflow, possvel estipular e monitorar prazos para a execuo de suas Atravs deste monitoramento, podemos enviar notificaes ou disparar aes programadas, assim que o prazo para execuo de uma tarefa seja alcanado. Este monitoramento configurado dentro das caractersticas da tarefa:

Os workflows que possuam tarefas com prazo excedido podem ser visualizados na transao SWI2_DEAD. A periodicidade da verificao destes prazos configurada atravs da transao SWWA.

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4.5.

Administrao de workflow

Todas as execues de workflow podem ser administradas ou monitoradas atravs da transao SWIA.

Alm das tarefas administrativas (executar, eliminar, encaminhar, verificar status e etc.), possvel acessar os logs de execuo de cada um dos mesmos. Os logs podem ser visualizados de diversas formas, como nos exemplos abaixo: a) Log Detalhado:

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b) Log Grfico:

c) Log Tcnico:

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5. Transaes teis
PFTC = Desenvolvimento de Workflow - Modelo SWDD = Desenvolvimento de Workflow Fluxo SBWP = Business Workplace SWU3 = Configurao automtica de Workflow (Basis) SWEL = Monitoramento de eventos SWELS = Monitoramento de eventos (ativar/desativar) SWO1 = Business Object Repository SWU_OBUF = Limpar buffer SWIA = Administrador de Workflow SCOT = E-mail - Adminitrao SOST = E-mail Ordens de envio PFAC = Configurao de regras de agentes PPOCE/PPOME = Gerenciamento de estruturas oganizacionais SWB_COND = Criar regras para incio do Workflow SWB_COND_DISPLAY = Visualizar regras para incio de Workflow

6. Dicas importantes
Desenhe seu workflow (atravs de ferramentas como Microsoft Visio) antes de iniciar o desenvolvimento do mesmo. Efetue a programao de todos os mtodos antes do desenho do fluxo do workflow. Assegure-se que todos esto funcionando corretamente (testes individuais). Utilize mdulos de funo para a programao dos mtodos. O editor de mtodos torna a codificao mais lenta e de difcil leitura. Ao efetuar uma alterao na verso ativada de um workflow, efetue a transao SW_OBUF para atualizao do buffer do sistema de workflow. Lembre-se de configurar as tarefas como Geral para tarefas de processamentos on-line. Tabelas importantes para Workflow: SWW_OUTBOX = Lists Workflows in outbox together with status SWW_CONT = Container Contents for Work Item Data Container SWW_CONTOB = Container Cont. for Work Item Data Container (Only Objects) SWWLOGHIST = History of a work item SWWORGTASK = Assignment of WIs to Org.Units and Tasks SWWUSERWI = Current Work Items Assigned to a User SWWWIHEAD = Header Table for all Work Item Types

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