Cartilha do

Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED

ASSESPRO
BAHIA
Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao Brazilian Association of Information Technology Companies

Federao das Indstrias do Estado da Bahia Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia Federao do Comrcio de Bens, Servios e Turismo do Estado da Bahia Federao das Cmaras de Dirigentes Lojistas da Bahia Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao Regional Bahia Conselho Regional de Contabilidade do Estado da Bahia Sindicato das Empresas de Servios Contbeis e das Empresas de Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas no Estado da Bahia Secretria da Indstria Comrcio e Minerao do Estado da Bahia

CARTILHA DO SISTEMA PBLICO DE ESCRITURAO DIGITAL SPED

Salvador - Bahia 2012

 2012 Federao das Indstrias do Estado da Bahia. Conselho de Assuntos Fiscais e Tributrios e Secretaria da Fazenda.

autorizada a reproduo total ou parcial desta publicao, desde que citada a fonte.

Normalizao Biblioteca Sede/ Sistema FIEB biblioteca@fieb.org.br

Ficha Catalogrfica

340 F293c Federao das Indstrias do Estado da Bahia. Conselho de Assuntos Fiscais e Tributrio (CAFT) Cartilha do Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED / Federao das Indstrias do Estado da Bahia. Conselho de Assuntos Fiscais e Tributrios, Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, Federao do Comrcio de Bens, Servios e Turismo do Estado da Bahia, Federao das Cmaras de Dirigentes Lojistas da Bahia, Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao Regional Bahia, Conselho Regional de Contabilidade do Estado da Bahia, Sindicato das Empresas de Servios Contbeis e das Empresas de Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas no Estado da Bahia, Secretria da Indstria Comrcio e Minerao do Estado da Bahia. Salvador: Sistema FIEB, 2012. 55 p.: il. 1. Escriturao digital. 2. Nota fiscal eletrnica. 3. Transporte eletrnico. 4. Legislao. I. Ttulo.

SUMRIO

1.1 1.2 1.3 1.4

Noes Iniciais

Quem legisla sobre o ICMS? O que o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED)? Quais so as obrigaes tributrias acessrias do SPED? Quais as vantagens do SPED?

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15

Nota Fiscal Eletrnica (NF-e)

O que NF-e? Qual a base legal da NF-e? O que DANFE? Como funciona a NF-e? Existem outros servios adicionais (Web Services)? Quais so as outras funcionalidades? Quem obrigado a emitir NF-e? O que preciso fazer para minha empresa passar a emitir NF-e? O que so Ambiente de Homologao e Ambiente de Produo? O que fazer quando o Sistema de NF-e no funciona? Como armazenar as NF-e? O que certificao digital? Como adquirir um certificado digital? Qual o certificado digital necessrio para emitir a NF-e? Como saber mais sobre a NF-e?

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12

Conhecimento de Transporte Eletrnico (CT-e)

O que CT-e? O que o DACTE? O que so Ambiente de Homologao e Ambiente de Produo? Como funciona o CT-e? Quais so as validaes realizadas para autorizao de um CT-e? Quem obrigado a emitir o CT-e? Quais so os benefcios do CT-e? O que preciso fazer para minha empresa passar a emitir CT-e? O que fazer quando o sistema de CT-e no funcionar? Como armazenar os CT-e? Qual o certificado digital necessrio para emitir o CT-e? Como saber mais sobre o CT-e?

apRESENTaO
A Cartilha tem como principal objetivo transmitir o conhecimento a respeito das obrigaes tributrias acessrias relacionadas ao Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), para possibilitar o melhor entendimento e aplicao da legislao que trata dessa matria. As informaes contidas neste guia fazem parte do amplo esforo da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (SEFAZ) juntamente com a Federao das Indstrias do Estado da Bahia (FIEB), Federao do Comrcio de Bens, Servios e Turismo do Estado da Bahia (FECOMERCIO-BA), Federao das Cmaras de Dirigentes Lojistas da Bahia (FCDL), Conselho Regional de Contabilidade do Estado da Bahia (CRCBA) , Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao Regional Bahia (ASSESPRO-BA), Secretria da Indstria Comrcio e Minerao do Estado da Bahia (SICM) e o Sindicato das Empresas de Servios Contbeis e das Empresas de Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas no Estado da Bahia (SESCAP/BAHIA), em simplificar os dados necessrios para o contribuinte cumprir adequadamente com suas obrigaes fiscais. O contedo deste informativo no se confunde com consultoria, nem considera futuras alteraes na legislao ou jurisprudncias dos tribunais. A expectativa que esta edio seja amplamente utilizada, servindo de instrumento para a disseminao de boas prticas tributrias. Salvador - Bahia Maio/2012

4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

Escriturao Fiscal Digital (EFD)

O que EFD? Quem est obrigado EFD? Qual a periodicidade e o prazo de entrega da EFD? Como funciona a EFD? Quais so as principais etapas da EFD? possvel retificar a EFD? O que o Programa Validador e Assinador da EFD (PVA)? Como gerar o arquivo da EFD? Qual o certificado digital necessrio para assinar a EFD? Qual a penalidade aplicada pela falta de entrega da EFD? Como saber mais sobre a EFD?

5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Escriturao Contbil Digital (ECD)

O que ECD? Como funciona a ECD? Quem obrigado a entregar a ECD? O que preciso fazer para minha empresa passar a entregar a ECD? Qual o certificado digital necessrio para assinar a ECD? A quem cabe a gesto do Projeto Nacional da ECD? Como saber mais sobre a ECD?

Como obter ajuda

1 Noes Iniciais
1.1 Quem legisla sobre o ICMS?
A Constituio Federal determina a competncia para tributar e as caractersticas do Imposto sobre Operaes relativas Circulao de Mercadorias e Prestao de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (ICMS). A Lei Complementar n 87/96 (Lei Kandir), considerada como a lei nacional do ICMS, disciplina as hipteses de incidncia e no-incidncia, quem so os contribuintes, a substituio tributria, o local da operao, o momento da ocorrncia do fato gerador, a base de clculo e a compensao. A Lei Estadual n 7.014, de 04/12/96, trata do ICMS do Estado da Bahia e os detalhes operacionais para a sua cobrana so estabelecidos no Regulamento do ICMS (RICMS), disposto no Decreto n 13.780, de 16/03/12 e suas alteraes. O Conselho Nacional de Poltica Fazendria (Confaz), presidido pelo ministro da Fazenda ou representante de sua indicao, um rgo deliberativo constitudo por secretrios de Fazenda, Finanas, Receita ou Tributao de cada estado e do Distrito Federal e tem a misso de harmonizar procedimentos e normas inerentes ao exerccio da competncia tributria desses entes polticos. As decises desse rgo so operacionalizadas por meio de Convnios, Protocolos, Ajustes e Atos, que em geral, versam sobre concesso ou revogao de benefcios fiscais do ICMS, procedimentos operacionais a serem observados pelos contribuintes, bem como sobre a fixao da poltica de Dvida Pblica Interna e Externa, em colaborao com o Conselho Monetrio Nacional. Como exemplo, a NF-e foi criada nacionalmente atravs do Ajuste SINIEF 07/2005, e as especificaes tcnicas para os respectivos sistemas de informao foram definidas no Ato COTEPE 72/2005. Ambos os normativos emanam do Confaz e so incorporados nos regulamentos estaduais do ICMS.

1.2 O que o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED)?

Trata-se de um instrumento que unifica as atividades de recepo, validao, armazenamento e autenticao de livros e documentos que integram a escriturao comercial e fiscal dos empresrios e das sociedades empresariais. O SPED visa a integrao e o compartilhamento de informaes com o objetivo de racionalizar e modernizar a administrao tributria brasileira, reduzindo custos e entraves burocrticos. Institudo pelo Decreto n 6.022, de 22/01/07, o SPED composto por quatro grandes mdulos: a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), o Conhecimento de Transporte Eletrnico (CT-e), a Escriturao Fiscal Digital (EFD) e a Escriturao Contbil Digital (ECD). Alm destes, h no mbito da Receita Federal do Brasil (RFB) os mdulos FCONT e EFD-PIS/COFINS.

1.3 Quais so as obrigaes tributrias acessrias do SPED?

As obrigaes tributrias acessrias do SPED so a emisso de NF-e, de CT-e, o envio mensal da EFD e o envio anual da ECD.

NF-e e o CT-e so os documentos que acobertam as operaes de circulao de mercadorias e prestao de servio de transporte, respectivamente. EFD uma declarao que contm, dentre outras informaes, a memria de clculo do valor do ICMS e do IPI recolhidos mensalmente. ECD uma declarao que contm todos os livros contbeis, alm de outras informaes exigidas pelas normas contbeis.

ALERTA - As obrigaes do SPED so estabelecidas de forma distinta em legislao prpria, com calendrios especficos. possvel que uma empresa se enquadre em apenas uma ou algumas dessas obrigatoriedades.

10

11

1.4 Quais as vantagens do SPED?

Alm do potencial de melhoria na gesto das empresas, podemos citar, dentre outros, os seguintes benefcios trazidos pelo SPED, tanto para os contribuintes quanto para o Fisco: racionalizao e simplificao das obrigaes acessrias, com reduo dos custos administrativos; eliminao do papel como mdia de armazenamento das informaes de interesse fiscal, contribuindo assim para a preservao do meio ambiente; uniformizao das informaes que o contribuinte presta s diversas unidades federativas; reduo do envolvimento involuntrio em prticas fraudulentas e do tempo despendido com a presena de auditores fiscais nas instalaes do contribuinte. IMPORTANTE As informaes requeridas e as verificaes implementadas nos mdulos do SPED exigem que as empresas adotem prticas administrativas eficientes e controles mais rigorosos.

12

13

2 Nota Fiscal Eletrnica (NF-e)

2.1 O que NF-e?
o documento emitido e armazenado eletronicamente, com intuito de documentar uma operao de circulao de mercadoria ou prestao de servio ocorrida entre as partes, cuja validade jurdica garantida pela assinatura digital do emitente e recepo, pelo fisco, antes da ocorrncia do fato gerador. Com base nesse conceito, temos as seguintes consequncias: O documento fiscal NF-e um arquivo digital, e no uma impresso em papel. Para cada NF-e existe um arquivo distinto; A autoria de uma NF-e no pode ser questionada, uma vez que foi assinada com o certificado digital da empresa emitente; Uma NF-e no pode ser alterada, sob o risco de corromper a assinatura digital, tornando o documento invlido; A SEFAZ recebe, valida e autoriza cada NF-e antes da ocorrncia do fato gerador, ou seja, antes da mercadoria deixar as instalaes da empresa emitente. A figura abaixo mostra um trecho de arquivo de NF-e de nmero 19968, construdo usando a linguagem XML (eXtensible Markup Language) que a linguagem que facilita o compartilhamento de informaes atravs da internet. O arquivo da NF-e pode conter at 400 campos.

DA IDENTIFICAO DA NF-e Uma NF-e identificada individualmente em todo o Pas por sua Chave de Acesso. A chave de acesso da NF-e uma sequncia de 44 caracteres numricos, composta pelas seguintes informaes: Cdigo da UF do emitente da NF-e: Ano e ms de emisso: CNPJ do emitente: Modelo do documento fiscal: Srie: Nmero da NF-e: Forma de emisso: Cdigo numrico: Dgito verificador: 2 dgitos 4 dgitos 14 dgitos 2 dgitos (sempre 55, modelo da NF-e) 3 dgitos 9 dgitos (na NF 1/1A eram 6 dgitos) 1 dgito 8 dgitos 1 dgito (clculo de mdulo 11)

O cdigo numrico uma sequncia de 8 dgitos, gerada pelo emitente da NF-e no momento de sua emisso e tem como objetivo tornar imprevisvel a chave de acesso da NF-e, preservando a sua confidencialidade. Como se trata de um outro documento fiscal, a numerao da NF-e no deve continuar a numerao das Notas Fiscais 1/1A. A numerao da NF-e deve ser sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por srie, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite. As sries sero designadas por algarismos arbicos, em ordem crescente, a partir de 1, sendo vedada a utilizao de subsrie. Se a srie no for utilizada, o campo srie deve ser preenchido com 0. PRESTE ATENO! Uma NF-e aceita at 990 itens de produto. Os arquivos XML que devem ser transmitidos Secretaria da Fazenda (SEFAZ), para se obter a autorizao de uso, no podero exceder a 500 Kbytes.

14

15

2.2 Qual a base legal da NF-e?

A base legal do sistema NF-e est disponvel no Portal Nacional da NF-e (www. nfe.fazenda.gov.br), nos links Legislao e Documentos. A NF-e regulamentada nacionalmente atravs de Ajuste SINIEF 07/2005 e suas alteraes, e as especificaes tcnicas (modelo operacional, layouts, etc.) so estabelecidas no Ato COTEPE 14/2007. O RICMS/BA inclui a NF-e como documento fiscal em seu artigo 82 e a regulamenta conforme o disposto no Ajuste SINIEF 07/2005, nos artigos 82 a 100.

2.3 O que DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE) uma representao grfica da NF-e que cumpre as seguintes funes: Acobertar o trnsito da mercadoria; Possibilitar a consulta da NF-e, registrando a sua chave de acesso; Facilitar a transio cultural entre a Nota Fiscal em papel e a NF-e. O DANFE impresso em papel A4 comum, em uma nica via e contm impresso, em destaque, a chave de acesso da NF-e. Para facilitar a consulta da NF-e na Internet, a chave vem impressa tanto em algarismos arbicos quanto em cdigo de barras. Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter tantas folhas quantas forem necessrias para discriminao das mercadorias. A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE. O contribuinte poder utilizar tambm at 50% da rea disponvel no verso do DANFE. O layout do DANFE semelhante ao da Nota Fiscal 1/1A, e est descrito detalhadamente no documento Manual de Orientao do Contribuinte. A figura mostra um trecho de um DANFE.

Apenas as empresas que no so obrigadas a emitir NF-e podem receber os DANFEs em que constem como destinatrios e trat-los como se fossem Notas Fiscais, para efeito de escriturao e arquivamento pelo prazo prescricional. Cabe esclarecer que um DANFE s pode ser considerado vlido quando verificada a existncia e a correo dos dados da NF-e correspondente, atravs da consulta pblica de NF-e na Internet. Esta consulta o controle que distingue o DANFE autntico de uma fraude.
O DANFE NO SE CONFUNDE COM A NF-E, TAMPOUCO A SUBSTITUI.

Cumprida a funo de acobertar o trnsito da mercadoria, ele pode ser descartado.

16

17

2.4 Como funciona a NF-e?

Para emitir uma NF-e, o sistema de faturamento da empresa gera um arquivo digital contendo as informaes fiscais da operao comercial e o assina digitalmente. Em seguida, transmite este arquivo pela Internet para a SEFAZ de sua jurisdio. O Sistema de Autorizao de NF-e da SEFAZ submete o arquivo a um conjunto de regras de validao e devolve o resultado para o sistema da empresa. O Sistema de Autorizao de NF-e da SEFAZ verifica, entre outras regras (a lista completa de regras de validao est publicada no Manual de Orientao do Contribuinte): Assinatura digital para garantir a autoria da NF-e e sua integridade; Formato de campos para garantir que no ocorram erros de preenchimento, como por exemplo, um campo numrico preenchido com letras, nmero de CNPJ invlidos, etc.; Numerao da NF-e para evitar duplicidade; Regularidade fiscal do emitente; Regularidade fiscal do destinatrio (apenas em algumas UF, inclusive a Bahia). O resultado da verificao do arquivo enviado pode acarretar: Autorizao de uso da NF-e: o arquivo passou com sucesso pelas regras de validao e tornou-se uma NF-e, ou seja, um documento fiscal hbil para acobertar a operao mercantil. A Autorizao de Uso da NF-e deve ocorrer antes do fato gerador, isto , antes da sada da mercadoria do estabelecimento. Rejeio: o arquivo infringiu alguma das regras de validao, e no se converteu em uma NF-e. A mensagem de retorno padronizada e contm a descrio do erro identificado. A empresa deve corrigir o erro e retransmitir o arquivo novamente.

Denegao: quando o contribuinte emitente se torna inapto no Cadastro de ICMS da SEFAZ, as suas NF-e comeam a ser denegadas. A NF-e denegada no pode acobertar a operao comercial, fica registrada na base de dados de NF-e da SEFAZ e disponvel para consulta pblica. Algumas UF, entre as quais a Bahia, j implementaram tambm a denegao por inaptido do destinatrio. A NF-e autorizada ou denegada registrada no banco de dados de NF-e da SEFAZ, e imediatamente enviada para o Ambiente Nacional, na Receita Federal do Brasil (RFB). Qualquer pessoa que conhea a chave de acesso de uma NF-e pode consultar o seu contedo completo na Internet, seja no site da SEFAZ autorizadora, seja no Portal Nacional da NF-e (consulta pblica da NF-e). Com a NF-e autorizada, a empresa pode imprimir o DANFE, que acobertar o trnsito da mercadoria. De posse do DANFE, a consulta NF-e na Internet possibilita a confirmao das informaes nele contidas pelas unidades fiscais e pelo destinatrio. Esta consulta pode ser facilitada se o usurio dispuser de um leitor de cdigo de barras. Se no dispuser deste equipamento, ser necessrio digitar os 44 dgitos da chave de acesso da NF-e. O contribuinte emitente de NF-e deve fazer chegar ao destinatrio da operao comercial o documento fiscal eletrnico, exigncia que j havia para os documentos em papel. Este envio pode ser pela Internet (e-mail, Web Services, download, upload, etc.) ou utilizando alguma mdia fsica (CD-ROM, pendrive, etc.). Esta obrigao cria a possibilidade do destinatrio antecipar e automatizar a recepo das NF-e de entrada, ao invs de aguardar a sua recepo junto com a mercadoria. Se o sistema da empresa estiver preparado, poder importar as informaes diretamente da NF-e, assim que ela for enviada pelo emitente, ganhando, dessa forma, agilidade e substituindo a funo de digitao de notas fiscais de entrada de mercadoria pela carga automtica do arquivo para o seu sistema de gesto. O contribuinte destinatrio, no emissor de NF-e, pode escriturar a NF-e utilizando o DANFE, desde que se assegure tratar-se de um DANFE fidedigno, atravs da consulta pblica. O contribuinte emitente da NF-e realiza a escriturao a partir das NF-e emitidas e recebidas.

18

19

Fluxograma operacional da NF-e.

Atualmente o prazo para solicitar o cancelamento de 24 horas e o sistema da empresa deve estar programado para utilizar o Web Service de Cancelamento de NF-e. O pedido assinado digitalmente e processado pelo sistema da SEFAZ. Se o cancelamento for realizado, a situao desta NF-e na consulta pblica e nos demais sistemas da SEFAZ passa de autorizada para cancelada, e ela no pode ser usada para acobertar uma operao comercial. A consulta pblica exibe a data e a hora em que a NF-e foi autorizada, assim como a data e a hora em que ocorreu o cancelamento. Da mesma forma que a NF-e, o cancelamento distribudo para o Ambiente Nacional e para os demais entes que receberam a NF-e correspondente.

Vendedor

Trnsito Autorizado (DANFE + Autorizao de uso)

Comprador

Envia NF-e

Devolve Autorizao de Uso NF-e

Fiscalizao Validao Recepo: Assinatura Digital Esquema XML Emitente Autorizado Destinatrio

Recepo OK

Ps-validao: Coerncia Informaes Cruzamento de Dados

Secretaria da Fazenda

Validao

b) INUTILIZAO DE NUMERAO DE NF-E: em virtude de problemas tcnicos e operacionais no sistema dos contribuintes, possvel que ocorram quebras da sequncia da numerao das NF-e. Como exemplo, se a NF-e n 100 foi emitida, e a prxima NF-e, por alguma razo, foi a NF-e n 110, o contribuinte deve informar ao Fisco que a faixa de nmeros de 101 a 109 no ser utilizada para emisso de NF-e. Isto feito atravs do Web Service de Inutilizao de Numerao, e deve ocorrer at o 10 dia do ms subsequente ocorrncia. A inutilizao pode ser solicitada em faixas de at 1.000 nmeros. c) CONSULTA DA SITUAO DA NF-e: este Web Service possibilita ao sistema do contribuinte consultar a situao atual de uma NF-e, mediante a informao da chave de acesso. Com este servio, o emitente pode se certificar da situao de uma NF-e que tenha emitido e enviado para Secretaria da Fazenda, a partir do seu prprio sistema, isto , sem a necessidade de recorrer consulta pblica na Web, o que de fato contribui para a automao da logstica de recebimento. d) EMISSO DE CARTA DE CORREO ELETRNICA: a Carta de Correo foi introduzida na legislao pelo Ajuste SINIEF 01/2007, e a sua equivalente eletrnica, a Carta de Correo Eletrnica (CC-e) foi criada pelo Ajuste SINIEF 08/2007. Visando permitir a retificao de informaes incorretas constantes na NF-e, podem ser alvo de Carta de Correo apenas as informaes que no alterem: As variveis que determinam o valor do imposto tais como: base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da operao ou da prestao;

2.5 Existem outros servios adicionais (Web Services)?

Os sistemas de gesto dos contribuintes trocam informaes com o Sistema de Autorizao de NF-e da SEFAZ utilizando uma tecnologia denominada de Web Services. Para cada funcionalidade do Sistema de Autorizao de NF-e h um Web Service especfico, que pode ser chamado para receber as informaes, processar e devolver o resultado. Alm do Web Service destinado a receber as NF-e e submet-las ao processo de autorizao, o Sistema de Autorizao de NF-e da SEFAZ disponibiliza um conjunto de Web Services adicionais previstos no modelo operacional da NF-e, os quais sero detalhados a seguir: a) CANCELAMENTO DE NF-E: aps ter sido recebida pela SEFAZ, uma NF-e no poder sofrer qualquer alterao. Entretanto, se a mercadoria no circulou, e estando dentro do prazo estabelecido na legislao, o emitente pode solicitar o cancelamento da NF-e. 20

21

 Os dados cadastrais que impliquem mudana do remetente ou do destinatrio; A data de emisso ou de sada. Como o arquivo digital assinado no pode ser alterado sem que perca a sua validade, a CC-e um documento digital que anexado NF-e a que se refere. O sistema da empresa transmite um arquivo contendo o texto descritivo da alterao a ser feita na NF-e. Se acatada, este documento passa a ser um dos eventos da NF-e, sendo exibido na consulta pblica e distribudo para todos os entes que receberam a NF-e original. e) CONSULTA AO CADASTRO DE CONTRIBUINTES: informa a regularidade fiscal do contribuinte em seus respectivos cadastros. Este recurso semelhante Consulta do Sintegra, disponvel no site da SEFAZ. Entretanto, como um Web Service, pode ser utilizado pelo prprio sistema do contribuinte. Uma vez adaptado, o sistema do contribuinte pode incluir esta consulta no momento de fechar a transao comercial, de modo a prevenir a realizao de operaes com destinatrios inaptos no cadastro das Secretarias de Fazenda que disponibilizam o servio, ou pode periodicamente verificar a situao na SEFAZ de todas as empresas constantes em seu cadastro de clientes. f ) CONSULTA AO STATUS DO SERVIO: possibilita consultar o status operacional do Sistema de Autorizao de NF-e da SEFAZ e informar se o sistema da SEFAZ est disponvel, e qual o tempo mdio de autorizao das NF-e nos ltimos 5 minutos. Com esta informao o contribuinte pode descobrir se h indisponibilidade ou alguma degradao no desempenho, e decidir se passa a operar em contingncia.

2.6 Quais so as outras funcionalidades?

Alm dos servios listados acima, esto disponveis tambm as seguintes funcionalidades, acessveis atravs de sites web: a) CONSULTA PBLICA DA NF-E: a existncia e o contedo de uma NF-e podero ser verificados atravs da consulta pblica da NF-e, feita a partir da chave de acesso, disponvel no site da SEFAZ da jurisdio do emitente da NF-e, assim como no Portal Nacional da NF-e. A SEFAZ e o Portal Nacional disponibilizam a consulta completa das informaes da NF-e por 180 dias (a SEFAZ disponibiliza a consulta completa por 6 anos). Aps este perodo a consulta fica restrita aos dados bsicos da NF-e. b) CONSULTA DE INUTILIZAO DE NUMERAO: exibe as faixas de numerao inutilizadas pelas empresas, por ano. As faixas de numerao inutilizadas so disponibilizadas para consulta pblica no site da SEFAZ e no Portal Nacional da NF-e, mediante a informao do CNPJ e do ano da inutilizao. c) CONSULTA DA DISPONIBILIDADE DOS SERVIOS: disponvel apenas no Portal Nacional da NF-e, informa se os Web Services de cada SEFAZ esto disponveis, assim como informa o tempo mdio de autorizao de NF-e nos ltimos 5 minutos. d) CONSULTA POR EMITENTE E DESTINATRIO: na rea restrita do site da SEFAZ o contribuinte pode consultar as NF-e emitidas por ele, assim como as NF-e a ele destinadas. Esta consulta, que requer a autenticao por senha ou por certificado digital, pode ser feita por perodo, por faixa de nmeros, por fornecedor ou por cliente. A listagem das NF-e pode inclusive ser exportada para uma planilha Excel.

A relao dos endereos dos Web Services de todas as Secretarias de Fazenda est publicada no Portal Nacional da NF-e, na opo Consultas/ Relao de Web Services. O detalhamento tcnico necessrio para a adaptao dos sistemas dos contribuintes para usar esses Web Services est disponvel no documento Manual de Orientao do Contribuinte.

22

23

2.7 Quem obrigado a emitir NF-e?

A obrigatoriedade de emisso de NF-e foi estabelecida em mbito nacional, com base em um calendrio previamente fixado. A partir de 01/04/2008, a cada 6 meses em mdia, as empresas pertencentes aos CNAEs eram obrigadas a substituir as Notas Fiscais 1/1A por NF-e para todas as suas operaes. A partir de 01/01/2011, foi facultado a cada UF estabelecer a obrigatoriedade para o segmento de agropecuria. Em 01/12/2010 esta obrigatoriedade foi estendida a todos os contribuintes que realizarem operaes: Interestaduais (com exceo de um pequeno grupo de CFOP); De comrcio exterior. E em 01/04/2011: Destinadas a entes pblicos, na Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios. Para emitir NF-e a empresa necessita tambm de um certificado digital de pessoa jurdica, conforme o padro estabelecido pela Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Software Emissor de NF-e Como ferramenta auxiliar implantao da NF-e, a SEFAZ/SP desenvolveu e disponibilizou um software Emissor de NF-e, de uso gratuito, que visa atender aos contribuintes que ainda no adaptaram seus prprios sistemas para emitirem NF-e, ou a contribuintes que emitem pequena quantidade de NF-e por dia. O software pode ser utilizado por contribuintes de todo o Pas e est disponvel para download no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br), no banner Emissor de NF-e SEFAZ/SP e alm do sistema, esto disponveis tambm o Manual de Uso assim como Web Aulas que orientam o uso do programa. H duas verses do Emissor de NF-e: Uma utiliza apenas o Ambiente de Homologao, e deve ser usado para teste;

No h iseno desta obrigao por porte, faturamento ou regime de apurao da empresa.

2.8 O que preciso fazer para minha empresa passar a emitir NF-e?
Todos os contribuintes ativos cadastrados na SEFAZ esto habilitados para emitir NF-e, a exceo dos MEI (Microempreendedores Individuais), Produtores Rurais no constitudos como pessoas fsicas. Ressalte-se que contribuintes substitutos tributrios e estabelecimentos cujo tipo de Unidade considerada Auxiliar (exceto Depsito Fechado) no so emissores de nota fiscal, portanto no podem emitir NF-e. Como requisito tecnolgico mnimo para se tornar emissora de NF-e, a empresa deve adaptar o seu sistema de emisso de notas fiscais, ou adquirir um sistema computacional que disponha das funcionalidades necessrias integrao com o Sistema NF-e.

A outra verso, funcionalmente idntica, utiliza o Ambiente de Produo e deve ser usada para a emisso das NF-e com validade jurdica.

2.9 O que so Ambiente de Homologao e Ambiente de Produo?

O Sistema Autorizao de NF-e da SEFAZ possui dois ambientes operacionais: O ambiente principal, denominado de Ambiente de Produo, utilizado para receber e processar as NF-e com validade jurdica; E o segundo ambiente, denominado de Ambiente de Homologao ou de Sistema de Testes, destinado ao uso pelos contribuintes enquanto adaptam e testam os seus sistemas emissores de NF-e.

24

25

2.10 O que fazer quando o Sistema de NF-e no funciona?

Durante o processo de autorizao de uma NF-e diversas verificaes so realizadas sob o risco de rejeio do documento fiscal, o que implica na necessidade da empresa revisar o seu processo de faturamento, para identificar e corrigir eventuais erros de cadastro, como endereos inconsistentes de clientes, ou mesmo na forma de preenchimento das NF-e, nesse contexto o Ambiente de Homologao ser bastante til. As NF-e enviadas para o Ambiente de Homologao no tm valor jurdico. Tanto os contribuintes obrigados emisso de NF-e em funo da sua atividade econmica, quanto os emissores eventuais (obrigados apenas nas operaes interestaduais, de comrcio exterior e nas vendas para governo), tm acesso liberado ao Ambiente de Homologao, para realizao de testes, e ao Ambiente de Produo, para emisso dos documentos com validade jurdica. O Sistema NF-e da SEFAZ em Ambiente de Produo funciona de forma ininterrupta e em caso de parada programada, um aviso colocado antecipadamente no Portal Nacional da NF-e. As paradas programadas ocorrem preferencialmente no perodo de 0h as 18h do domingo. Os dois ambientes so idnticos, de forma que o sistema do contribuinte que for testado com sucesso no Ambiente de Homologao funcionar da mesma forma no Ambiente de Produo. O Sistema NF-e foi concebido com alta disponibilidade para que o contribuinte possa prosseguir tendo suas NF-e autorizadas mesmo diante da ocorrncia de falhas. A estratgia de contingncia do Sistema NF-e consiste em trs alternativas: a) Impresso de DANFE em Formulrio de Segurana (Convnio 58/95), com posterior envio das respectivas NF-e para a SEFAZ; b) Transmisso da Declarao Prvia de Emisso em Contingncia (DPEC) e impresso de DANFE em papel A4 branco e posterior envio das respectivas NF-e para a SEFAZ; c) Operao com o Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional (SCAN). Para usar a alternativa a) necessrio que o contribuinte adquira formulrios de segurana, e para adquiri-los o contribuinte deve executar o seguinte procedimento: Selecionar uma empresa fornecedora de Formulrio de Segurana. A lista de empresas est disponvel no site do Conselho Nacional de Poltica Fazendria (Confaz), no endereo http://www.fazenda.gov.br/confaz/, link Publicaes / Formulrio de Segurana Empresas Credenciadas. Solicitar que o fornecedor emita o Pedido de Aquisio de Formulrio de Segurana (PAFS) para aquisio de formulrio de segurana para impresso de DANFE; Levar o PAFS para a inspetoria de sua circunscrio para solicitar a autorizao da quantidade a ser adquirida e autorizao do inspetor fazendrio. A 1 via do PAFS fica arquivada na Inspetoria. Registre-se que a aquisio de formulrios de segurana para impresso de DANFE no necessita da Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais (AIDF), diferentemente do processo de aquisio de formulrio para impresso de notas modelo 1, utilizado pelos impressores autnomos.

26

27

Para usar a alternativa c) o sistema do contribuinte deve estar preparado para enviar NF-e para os Web Services do SCAN (vide Manual de Contingncia). Vale ressaltar que o SCAN s fica disponvel mediante acionamento da SEFAZ, o que ocorre apenas quando o sistema da SEFAZ est indisponvel. DICA: o contribuinte deve avaliar a natureza da falha e adotar a modalidade de contingncia adequada. As estratgias de contingncia esto detalhadamente descritas no Manual de Orientao do Contribuinte, disponvel no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br), link Legislao e Documentos/ Manual de Orientao do Contribuinte.

2.12 O que certificao digital?

O certificado digital um arquivo de dados que permite a identificao de uma pessoa ao usar um sistema de informao, ao enviar uma mensagem ou ao realizar alguma transao pela rede mundial de computadores. Equivale a uma carteira de identidade virtual que possibilita a validade legal e identificao inequvoca. Um certificado digital contm dados de seu titular, tais como nome, identidade civil, e-mail, nome e assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outras informaes. Aps a edio da Medida Provisria n 2.200-2, de 24/08/2001, um documento assinado digitalmente conforme as regras da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil) tem a mesma validade jurdica do equivalente em papel assinado de prprio punho.

2.11 Como armazenar as NF-e?

A legislao atribui ao contribuinte a responsabilidade pela guarda dos documentos fiscais e por mant-los disponveis para o Fisco pelo perodo prescricional. O contribuinte deve armazenar tanto as NF-e emitidas por ele quanto as recebidas dos seus fornecedores. O armazenamento destes arquivos pode ser feito em banco de dados, usando sistemas especficos, ou em pastas no computador - a escolha cabe ao contribuinte, que deve considerar questes relativas ao volume de dados e necessidades de consulta.

2.13 Como adquirir um certificado digital?

Para adquirir um certificado digital se faz necessrio: 1- Escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil (http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp , contm a relao de AC);
ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira:
a sigla no Brasil para PKI - Public Key Infraestructure. Instituda pela Medida Provisria 2.200/2001

DICA: lembre-se de realizar periodicamente cpias em backup desses dados, em local distinto daquele em que esteja o equipamento de armazenamento, para possibilitar a recuperao em caso de falha no equipamento. Usurios do Software Emissor de NF-e gratuito, devem fazer a exportao peridica dos arquivos de NF-e para guard-los como backup. Alm da segurana dos dados, essa ao permite liberar espao no computador e melhorar a performance do sistema.

2- Solicitar no prprio portal da internet da AC escolhida a emisso de certificado digital de pessoa fsica (ex: e-CPF) e/ou jurdica (ex: e-CNPJ) - os tipos mais comercializados so: A1 (validade de um ano armazenado no computador) e A3 (validade de at trs anos armazenado em carto ou token criptogrfico). Tambm necessrio para a emisso de um certificado digital, que o solicitante v pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) da AC escolhida para validar os dados preenchidos na solicitao. Esse processo chamado de

28

29

validao presencial e ser agendado diretamente com a AR. Quem escolher o certificado tipo A3 poder receber na prpria AR o carto ou token com o certificado digital. Por fim, a AC e/ou AR notificar o cliente sobre os procedimentos para baixar o certificado. Quando o seu certificado digital estiver perto do vencimento, este poder ser renovado eletronicamente, uma nica vez, sem a necessidade de uma nova validao presencial. (Fonte: http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/CertificadoObterUsar)

Todos os servios on-line fornecidos pela RFB na Internet podem ser executados com este certificado, tanto os servios para pessoa jurdica, em relao entidade, quanto os servios para pessoa fsica, em relao ao responsvel legal. b) O e-PJ emitido pelas demais AC do ICP-Brasil. Ele pode ser emitido para ficar sob responsabilidade de uma outra pessoa fsica, normalmente algum da rea de tecnologia da informao da empresa, autorizado formalmente pelo responsvel legal da entidade. NOTA: Do ponto de vista tcnico, tanto o e-PJ quanto o e-CNPJ podem ser usados, indistintamente. A deciso entre um ou outro uma questo de convenincia da empresa.

2.14 Qual o certificado digital necessrio para emitir a NF-e?

Um dos requisitos tecnolgicos para a emisso de NF-e que a empresa disponha de um certificado digital de pessoa jurdica, padro ICP-Brasil (vide Manual de Orientao do Contribuinte). Esse certificado digital possui duas funes: (1) assinar digitalmente as NF-e; (2) e identificar o servidor da empresa no momento em que ele se conectar ao sistema da SEFAZ para transmitir as NF-e ou quando usar qualquer um dos demais servios da NF-e. Caso o contribuinte utilize uma empresa provedora de tecnologia para transmitir as suas NF-e, o que possvel, o certificado de pessoa jurdica usado para a transmisso o do provedor de tecnologia. Existem disponveis no mercado basicamente dois tipos de certificados digitais de pessoa jurdica padro ICP-Brasil, o e-CNPJ e o e-PJ. a) O e-CNPJ emitido pelas Autoridades Certificadoras (AC) subordinadas AC da Receita Federal do Brasil (AC-SRF). Assim, alm das normas da ICP-Brasil, a emisso desse certificado segue tambm as normas estabelecidas pela AC-SRF, que exigem que o certificado digital fique sob a responsabilidade do responsvel legal da entidade. No e-CNPJ, o responsvel legal que assina o Termo de Responsabilidade e ele que deve manter, exclusivamente, a senha e a posse do certificado.

c) A empresa pode utilizar apenas um certificado digital para assinar NF-e de todas as suas filiais, independente da UF em que estejam. Este certificado digital pode ser o da matriz ou de uma das filiais. Recomenda-se que mesmo no Ambiente de Homologao seja usado o certificado oficial, o mesmo que a empresa utilizar quando estiver operando em produo. essencial homologar a aplicao emissora de NF-e com o certificado oficial, porque isso permite antecipar possveis falhas e efetuar os ajustes necessrios. Essa homologao feita no Ambiente do contribuinte sem a participao da SEFAZ.

2.15 Como saber mais sobre a NF-e?

Para conhecer mais a respeito da NF-e o contribuinte deve visitar o Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br) e tomar conhecimento da documentao disponvel, notadamente: Legislao e Documentos/Manual de Integrao/ Manual de Orientao do Contribuinte - verso 5.0 maro/2012; Notas Tcnicas (atualizaes de informao relativas ao Manual de Orientao do Contribuinte).

30

31

3 Conhecimento de Transporte Eletrnico (CT-e)

3.1 O que CT-e?
O Conhecimento de Transporte Eletrnico (CT-e), modelo 57, institudo pelo AJUSTE SINIEF 09, de 25/10/2007, um documento de existncia exclusivamente digital, emitido e armazenado com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestao de servio de transporte de cargas realizado por qualquer modal (Rodovirio, Areo, Ferrovirio, Aquavirio e Dutovirio). Sua validade jurdica garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorizao de Uso fornecida pela administrao tributria do domiclio do contribuinte. Com base neste conceito, temos as seguintes consequncias: O documento fiscal CT-e um arquivo digital, e no uma impresso em papel. Para cada CT-e existe um arquivo distinto; A autoria de um CT-e no pode ser questionada, uma vez que foi assinada com o certificado digital da empresa emitente; Um CT-e no pode ser alterado, sob o risco de corromper a assinatura digital, tornando invlido o documento.

A figura abaixo mostra um trecho de um arquivo de CT-e. Ele construdo usando a linguagem XML (eXtensible Markup Language) que a linguagem que facilita o compartilhamento de informaes atravs da internet. O arquivo da NF-e pode conter cerca de 400 campos.

Identificao de um CT-e Um CT-e identificado individualmente em todo o Pas por sua Chave de Acesso. A chave de acesso do CT-e uma sequncia de 44 caracteres numricos, composta pelas seguintes informaes:

FIQUE ATENTO! Os contribuintes obrigados a emisso de CT-e no podero emitir os seguintes documentos, salvo quando expressamente autorizado pelo Fisco: I - Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8; II - Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9; III - Conhecimento Areo, modelo 10; IV - Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 11; V - Nota Fiscal de Servio de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 27; VI - Nota Fiscal de Servio de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Cdigo da UF do emitente da NF-e: Ano e ms de emisso: CNPJ do emitente: Modelo do documento fiscal: Srie: Nmero do CT-e: Cdigo numrico: Dgito verificador:

2 dgitos 4 dgitos 14 dgitos 2 dgitos (sempre 57, modelo do CT-e) 3 dgitos 9 dgitos 9 dgitos 1 dgito

32

33

Como se trata de um outro documento fiscal, a numerao utilizada pelo CT-e ser distinta e independente da numerao utilizada pelo Conhecimento de Transporte em papel. A numerao do CT-e ser seqencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por srie, devendo ser reiniciada quando atingido este limite. As sries sero designadas por algarismos arbicos, em ordem crescente, a partir de 1, sendo vedada a utilizao de subsrie. Se a srie no for utilizada, o campo Srie deve ser preenchido com 0. O cdigo numrico uma sequncia de 9 dgitos aleatrios, gerada pelo emitente do CT-e no momento de sua emisso e que tem como objetivo tornar imprevisvel a chave de acesso do CT-e, evitando acessos indevidos ao documento e preservando a sua confidencialidade.

Notas sobre o DACTE: O DACTE deve ser impresso pelo prestador de servio de transporte de cargas antes do incio da prestao, aps a concesso da Autorizao de Uso do respectivo CT-e; Quando a legislao tributria prever a utilizao de vias adicionais, o contribuinte que utilizar o CT-e dever imprimir o DACTE com o nmero de cpias necessrias para cumprir a respectiva norma, sendo todas consideradas originais; Dever ter formato mnimo A5 (210 x 148mm) e mximo A4 (210 x 297mm), impresso em papel, exceto papel jornal, podendo ser utilizadas folhas soltas, papel de segurana ou formulrio contnuo, bem como ser pr-impresso, e possuir ttulos e informaes dos campos grafados de modo que seus dizeres e indicaes estejam bem legveis; O DACTE poder conter outros elementos grficos, desde que no prejudiquem a leitura do seu contedo ou do cdigo de barras por leitor ptico; O DACTE poder ser emitido em mais de uma folha, assim um DACTE poder ter tantas folhas quantas forem necessrias para a discriminao dos Documentos Originrios e Documentos de Transporte Anterior se houverem, conforme layout descrito nos Anexos II e III do Manual de Orientaes - Contribuinte. O DACTE emitido no ambiente de homologao dever conter, em destaque, a frase SEM VALOR FISCAL. O nmero do Protocolo de Autorizao de Uso recebido da SEFAZ dever ser impresso no DACTE.

3.2 O que o DACTE?

O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrnico (DACTE) uma representao grfica simplificada do CT-e com as seguintes funes: Conter a chave numrica com 44 posies e cdigo de barras para consulta das informaes do Conhecimento de Transporte Eletrnico (Chave de Acesso); Acompanhar a prestao do servio de transporte de mercadorias, fornecendo informaes bsicas, tais como: emitente, destinatrio, valores, etc; Colher a firma do destinatrio/tomador para comprovao de entrega das mercadorias e/ou prestao de servios; Auxiliar na escriturao das prestaes documentadas por CT-e, no caso do tomador do servio no ser contribuinte credenciado a emitir documentos fiscais eletrnicos.

34

35

3.3 O que so Ambiente de Homologao e Ambiente de Produo?

O Sistema Autorizao do CT-e possui dois ambientes operacionais: - O ambiente principal, denominado de Ambiente de Produo, utilizado para receber e processar os CT-e com validade jurdica. - O segundo ambiente, denominado de Ambiente de Homologao ou de Sistema de Testes, destinado ao uso pelos contribuintes enquanto adaptam e testam os seus sistemas emissores do CT-e. Os CT-e enviados para o Ambiente de Homologao no tm valor jurdico. O contribuinte poder realizar os testes que considerar necessrios, de forma a passar a operar no Sistema Autorizao do CT-e com segurana e sem erros os arquivos enviados para o Ambiente de Homologao do Sistema CT-e no tm valor fiscal. Os dois ambientes so idnticos, de forma que o sistema do contribuinte que for testado com sucesso no Ambiente de Homologao funcionar da mesma forma no Ambiente de Produo. A utilizao dos ambientes de Homologao e de Produo para emisso do CT-e est condicionada ao prvio credenciamento do contribuinte, por meio do envio do Formulrio de Autorizao, disponvel no site da SEFAZ: www.sefaz.ba.gov.br utilizando o e-mail: faleconosco@sefaz.ba.gov.br.

3.4 Como funciona o CT-e?

O Conhecimento de Transporte de Cargas Eletrnico (CT-e) somente poder ser emitido aps ser conhecido o documento originrio que dar origem a prestao de servio. Este documento originrio pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrnica modelo 55, um Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas (CTRC) de uma transportadora anterior, ou, qualquer documento permitido pela legislao vigente para acompanhar a circulao ou documentar prestao de servio anterior, relativa a carga que estar sendo movimentada pela prestao de servio que ir iniciar. De maneira simplificada, a empresa de transporte de cargas emissora do CT-e gerar um arquivo eletrnico que dever conter as informaes fiscais da prestao de servio. Este arquivo dever ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. O CT-e ser ento transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda, que far uma pr-validao do arquivo e devolver uma Autorizao de Uso, sem a qual no poder haver o trnsito da mercadoria e nem a prestao de servio de transporte. Aps a autorizao do CT-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizar consulta, na Internet, para o destinatrio e outros legtimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrnico. Este mesmo arquivo do CT-e ser ainda transmitido pela Secretaria da Fazenda para a Receita Federal do Brasil, que ser o repositrio de todos os CT-e emitidos (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operao interestadual, para a Secretaria da Fazenda de destino da operao. Para acobertar o trnsito da mercadoria e a efetiva prestao de servio de transporte de cargas ser impresso uma representao grfica simplificada do Conhecimento de Transporte Eletrnico de cargas, o Cargas, o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte de Cargas Eletrnicas (DACTE). Em relao ao DACTE indiferente para a SEFAZ o momento de sua impresso dentro da rotina operacional interna da empresa, que poder ser posterior ou no ao carregamento da mercadoria, desde que o DACTE correspondente ao CT-e que acobertar a prestao o esteja acompanhando desde o seu incio.

DICA os endereos dos Web Services disponveis podem ser obtidos no site nacional do projeto, ambiente de homologao de empresas, no endereo http://hom.cte.fazenda.gov.br, e para o ambiente de produo, no endereo http://cte.fazenda.gov.br

36

37

Visando facilitar a logstica, facultado ao contribuinte emissor do CT-e o envio do arquivo eletrnico do CT-e devidamente autorizado pela SEFAZ ao local onde o veculo se encontra em carregamento para que o mesmo possa ser impresso na localidade e entregue para seguir viagem juntamente com as respectivas notas fiscais impressas ou eletrnicas que se encontrem declaradas no conhecimento eletrnico.

IMPORTANTE! A SEFAZ sempre indicar o motivo da rejeio de um CT-e na forma de cdigos de erros, os quais podero ser consultados no Manual de Integrao do Contribuinte. A SEFAZ poder, ainda, denegar um CT-e caso o emitente no esteja mais autorizado a emiti-lo. Neste caso, aquele CT-e denegado ser gravado no banco de dados da SEFAZ e o contribuinte no poder utiliz-lo.

3.5 Quais so as validaes realizadas para autorizao de um CT-e?

Na recepo do CT-e, pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorizao de uso, sero validados: Assinatura digital para garantir a autoria do CT-e e sua integridade; Layout do CT-e - para garantir que no ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validao foram observadas; Numerao do CT-e - para garantir que o mesmo CT-e no seja recebido mais do que uma vez; Emitente autorizado - se a empresa emitente do CT-e est credenciada e autorizada perante a Secretaria da Fazenda. A autorizao concedida pela SEFAZ significa simplesmente a realizao da verificao prvia de determinados aspectos formais (autoria, layout, numerao e autorizao do emitente), no se responsabilizando, em nenhuma hiptese, pelo aspecto de mrito da declarao, que de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal. Caso na validao sejam detectados erros ou problemas como assinatura digital, formato de campos ou numerao, o CT-e ser rejeitado, no sendo, neste caso, gravado no banco de dados da SEFAZ.

3.6 Quem obrigado a emitir o CT-e?

A obrigatoriedade da utilizao do CT-e foi estabelecida no AJUSTE SINIEF n 18/2011, com base nos critrios relacionados receita de vendas e servios dos contribuintes e atividade econmica ou natureza da operao por eles exercida, a partir das seguintes datas: I - 1 de setembro de 2012 para os contribuintes do modal: a) rodovirios relacionados no Anexo nico do Ajuste; b) dutovirio; c) areo. II - 1 de dezembro de 2012 para os contribuintes do modal ferrovirio. III - 1 de maro de 2013 para os contribuintes do modal aquavirio. IV- 1 de agosto de 2013 para os contribuintes do modal rodovirio, cadastrados com regime de apurao normal. V - 1 de dezembro de 2013, para os contribuintes: a) do modal rodovirio, optantes pelo regime do Simples Nacional; b) cadastrados como operadores no Sistema Multimodal de Cargas.

38

39

3.7 Quais so os benefcios do CT-e?

Para os emitentes do Conhecimento de Transporte Eletrnico podemos citar, dentre outros, os seguintes benefcios: Para o contribuinte Reduo de custos de impresso e armazenagem de documentos fiscais; Simplificao de obrigaes acessrias; Reduo do tempo de parada de caminhes em Postos Fiscais de Fronteira; Para o fisco Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os fiscos; Reduo de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalizao de mercadorias em trnsito; Diminuio da sonegao e aumento da arrecadao, sem aumento de carga tributria.

Possuir Registro Nacional de Transportadores Rodovirio de Cargas (RNTRC), previsto na Lei 11.442/2007, para as Empresas de Transporte Rodovirio de Cargas, as Cooperativas de Transporte de Cargas e os Transportadores Autnomos de Cargas, que praticam atividade econmica de transporte rodovirio de cargas no Brasil, por conta de terceiros e mediante remunerao. Ressaltamos que o contribuinte que passa a emitir o CT-e, no ambiente de produo, em substituio ao modelo atual em papel, dever observar, no que couber, as disposies relativas emisso de documentos fiscais por sistema eletrnico de processamento de dados, constantes dos arts. 683 a 712-C, enviando o arquivo SINTEGRA.

3.9 O que fazer quando o sistema de CT-e no funciona?

Quando em decorrncia de problemas tcnicos no for possvel transmitir o CT-e Secretaria da Fazenda ou obter resposta solicitao de Autorizao de Uso, o contribuinte dever gerar novo arquivo, conforme estabelecido nos termos da clusula dcima terceira do Ajuste SINIEF 09/07, informando que o respectivo documento fiscal eletrnico foi emitido em contingncia e adotar uma das seguintes providncias: 1) Imprimir o DACTE em Formulrio de Segurana para Impresso de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrnico (FS-DA), nos termos do Convnio ICMS 96/09; 2) Excepcionalmente para as prestaes de servio de transporte de carga efetuadas pelo modal rodovirio, poder emitir o Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas (CTRC), modelo 8, nos termos do RICMS/BA. Na hiptese 1), o DACTE dever ser impresso em no mnimo trs vias, constando no corpo a expresso DACTE impresso em contingncia, tendo a seguinte destinao: I. II. III. acompanhar o trnsito de cargas; ser mantida em arquivo pelo emitente no prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais; ser mantida em arquivo pelo tomador no prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda de documentos fiscais.

3.8 O que preciso fazer para minha empresa passar a emitir CT-e?
A empresa interessada em emitir CT-e dever: Estar credenciada para emitir CT-e junto Secretaria da Fazenda do Estado em que est estabelecida. O credenciamento em uma Unidade da Federao no credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir CT-e; Possuir certificado digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR) contendo o CNPJ da empresa; Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir o CT-e ou utilizar o Emissor de CT-e, para os casos de empresa de pequeno porte (modais rodovirios e aquavirios); Testar as funcionalidades do sistema de emisso do CT-e em ambiente de homologao (testes) disponibilizado pela Secretaria da Fazenda; Obter a autorizao da Secretaria da Fazenda para emisso de CT-e em ambiente de produo (CT-e com validade jurdica).

40

41

Normal (tpEmis=1) Transmisso do CT-e DACTE Papel comum

3.11 Qual o certificado digital necessrio para emitir o CT-e?

Prestao do Servio

Gerao do CT-e

Contingncia em Formulrio de Segurana - FS-DA (tpEmis=5) Alterao Tipo de Emisso Regerao do CT-e Transmisso do CT-e

DACTE FS-DA Arquivar uma via

Um dos requisitos tecnolgicos para a emisso do CT-e que a empresa disponha de um certificado digital de pessoa jurdica, padro ICP-Brasil (vide Manual de Integrao Contribuinte). Esse certificado digital possui duas funes: (1) assinar digitalmente os CT-e; e (2) identificar o servidor da empresa no momento em que ele se conectar ao sistema da SEFAZ para transmitir os CT-e ou usar qualquer um dos demais web services. Existem disponveis no mercado basicamente dois tipos de certificados digitais de pessoa jurdica padro ICP-Brasil, o e-CNPJ e o e-PJ (vide item 2.14 dessa cartilha).

O contribuinte emitente de CT-e que utilizar alguma das alternativas de contingncia dever lavrar termo no livro de Registro de Uso de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia (RUDFTO), modelo 6, informando (Ajuste SINIEF 09/07, clusula dcima terceira, 5): I. motivo da entrada em contingncia; II. a data e o horrio, com minutos e segundos, do incio e do trmino; III. a alternativa de contingncia, identificando a numerao e srie do primeiro e do ltimo documento utilizado neste perodo.

3.12 Como saber mais sobre o CT-e? 3.10 Como armazenar os CT-e?
O transportador emitente do documento, bem como o tomador do servio de transporte, devero manter em arquivo digital todos os CT-e emitidos pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, quer seja ao emitente ou ao tomador do servio, dever ser apresentado administrao tributria solicitante o arquivo digital devidamente autorizado. Caso o tomador do servio no seja credenciado para a emisso de documentos fiscais eletrnicos poder, alternativamente, armazenar apenas o DACTE, pelo prazo decadencial, alm de se cercar de todos os cuidados de verificao da veracidade das informaes descritas no DACTE. Portanto, ao receber um CT-e, o tomador de servio dever verificar (Ajuste SINIEF n 9/07, clusula dcima segunda): I. a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital do CT-e; II. a concesso da Autorizao de Uso do CT-e, mediante consulta eletrnica Secretaria da Fazenda. Essa verificao feita atravs da Consulta Pblica do CT-e, no Portal Nacional ou no site da SEFAZ autorizadora. 42 43 O Portal do Conhecimento de Transporte Eletrnico (http://www.cte.fazenda. gov.br) tem como objetivo a divulgao de informaes sobre o CT-e e a base legal do sistema est disponvel no link Legislao e Documentos/Legislao e Documentos deste Portal.

4 Escriturao Fiscal Digital (EFD)

4.1 O que EFD?
A Escriturao Fiscal Digital (EFD) um arquivo digital que se constitui em um conjunto de escrituraes de documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos fiscos das Unidades Federadas (UF) e da Receita Federal do Brasil (RFB), bem como de registros de apurao de impostos referentes s operaes e prestaes praticadas pelo contribuinte. A EFD trata do Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (ICMS) - e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), e substitui os seguintes livros fiscais: Registro de Entradas; Registro de Sadas; Registro de Apurao ICMS; Registro de Apurao do IPI; Registro de Inventrio; Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP). Em resumo, a Escriturao Fiscal Digital visa a substituio da escriturao de livros, documentos e informaes fiscais, do papel para o meio digital, aps ser validada, assinada e transmitida via internet.

4.2 Quem est obrigado EFD?

Todos os estabelecimentos inscritos na condio de CONTRIBUINTE do Tipo NORMAL do ICMS so obrigados a utilizar a EFD, a partir de:
INCIO DA OBRIGAO NORMA / MOTIVO Estabelecimentos constantes do Protocolo ICMS 77/2008 Contribuintes que aderiram voluntariamente Contribuintes com faturamento em 2010 superior a R$ 36.000.000,00 Contribuintes com faturamento em 2011 superior a R$ 15.000.000,00 Contribuintes com faturamento em 2012 superior a R$ 3.600.000,00 Todos os contribuintes, exceto aqueles optantes pelo SIMPLES NACIONAL

1 de janeiro de 2009 1 de janeiro de 2010 1 de janeiro de 2011 1 de janeiro de 2012 1 de janeiro de 2013 1 de janeiro de 2014

Os contribuintes obrigados EFD, a partir de janeiro de 2012 podero enviar os arquivos correspondentes aos meses de janeiro a junho de 2012 at o dia 25/07/2012. A qualquer tempo o contribuinte pode aderir voluntariamente EFD, exceto os optantes pelo SIMPLES NACIONAL. Para consultar a data de incio da obrigatoriedade da EFD, o contribuinte poder acessar o portal do Sistema Pblico de Escriturao Digital:

Em papel

Livros fiscais

Documentos particulares
44

Arquivo digital da EFD

https://www.sped.fazenda.gov.br/spedfiscalserver/ConsultaContribuinte/Default.aspx

45

CONTRIBUINTE

Layout Ato COTEPE ICMS n 09/08

https://www.sped.fazenda.gov.br/spedfiscalserver/ConsultaContribuinte/Default.aspx

Banco de Dados Arquivo Texto

EFD

4.3 Qual a periodicidade e prazo de entrega da EFD?

Os arquivos da EFD tm periodicidade mensal e devem apresentar informaes relativas a um ms civil ou frao, ainda que as apuraes dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em perodos inferiores a um ms, segundo a legislao de cada imposto. Os contribuintes do Estado da Bahia devem apresentar a EFD at o dia 25 do ms subsequente ao fato gerador. Periodicidade: mensal Prazo de entrega: at o dia 25 do ms subsequente ao fato gerador

4.5 Quais so as principais etapas da EFD?

1: Credenciamento; 2: Gerao do arquivo da EFD (a gerao do arquivo digital de responsabilidade do estabelecimento obrigado); 3: Validao da EFD; 4: Assinatura digital da EFD; 5: Transmisso do arquivo da EFD ao ambiente nacional do SPED;

4.4 Como funciona a EFD?

De modo geral, o contribuinte gera em seu ambiente empresarial um arquivo eletrnico contendo as informaes da escriturao fiscal no layout estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS n 9, de 18/04/08 (e suas respectivas alteraes), importa e valida o contedo deste arquivo por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) e o assina digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico transmitido pela Internet para o ambiente SPED, que o repositrio nacional de todas as EFD. Sendo a transmisso realizada com sucesso, o SPED devolve um protocolo de recebimento. 46

6: Recepo do arquivo da EFD pelo ambiente nacional do SPED; 7: Validao pelo ambiente nacional; Resultado desta validao: I falha ou recusa na recepo, hiptese em que a causa ser informada; II regular recepo do arquivo, hiptese em que ser emitido recibo de entrega, com nmero de identificao.

47

8: Emisso de Recibo de Entrega (consideram-se escriturados os livros fiscais no momento em que for emitido o recibo de entrega);

4.6 possvel retificar a EFD?

O contribuinte poder retificar a EFD: a) at o vencimento, quantas vezes forem necessrias; b) aps o vencimento, desde que autorizado pela autoridade fazendria da sua jurisdio para tanto, o contribuinte deve solicitar formalmente Inspetoria respectiva, descrevendo o motivo e o que precisa retificar.

Obs.: Qualquer lanamento pode ser feito extemporaneamente no ms corrente, sem a necessidade de retificao.

4.7 O que o Programa Validador e Assinador da EFD (PVA)?

O PVA um programa gratuito que deve ser utilizado pelo contribuinte para criar, importar, abrir, verificar pendncias, gerar arquivo para entrega, assinar e transmitir sua escriturao fiscal. Alm destas funcionalidades, pode ser utilizado ainda para consulta de situao do contribuinte no SPED, visualizao e impresso do recibo de transmisso, visualizao e impresso de relatrios e exportao de arquivos.

9: Compartilhamento (o ambiente nacional do SPED ser responsvel pela recepo e envio dos arquivos digitais recebidos aos Fiscos Estaduais e RFB).

48

49

O PVA pode ser baixado diretamente do Portal do SPED/Receita Federal:

http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedFiscal/SpedFiscalMultiplataforma.htm

50

51

Se a EFD foi gerada fora do PVA, ela dever ser importada para o mesmo, da seguinte forma:

4.9 Qual o certificado digital necessrio para assinar a EFD?

A EFD assinada digitalmente, com uso de certificado digital vlido na data da transmisso, do tipo A1 ou A3, expedido em conformidade com as regras da ICP-Brasil, pelos representantes legais ou seus procuradores, tendo este arquivo validade jurdica para todos os fins, nos termos dispostos na Medida Provisria n 2200-2, de 24/08/01. H trs alternativas para assinar a EFD: O e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; O e-PF ou o e-CPF do representante legal da empresa no cadastro CNPJ; A pessoa jurdica ou a pessoa fsica com procurao eletrnica cadastrada no site da RFB, especfica para assinar a EFD.

4.8 Como gerar o arquivo da EFD?

A EFD pode ser digitada no prprio PVA ou gerada em ambiente externo, preferencialmente utilizando um Software de Gesto Empresarial (ERP), cuja principal caracterstica seja a integrao de todas as plataformas.

4.10 Qual a penalidade aplicada pela falta de entrega da EFD?

A Lei n 7.014, de 04 de dezembro de 1996, dispe:

Art. 42. Para as infraes tipificadas neste artigo, sero aplicadas as seguintes multas: ... XIII-A - Nas infraes relacionadas com a entrega de informaes em arquivo eletrnico e com o uso de equipamento de controle fiscal ou de sistema eletrnico de processamento de dados: ... l) - R$ 5.000,00 (cinco mil reais) pela falta de entrega, no prazo previsto na legislao, de arquivo eletrnico da Escriturao Fiscal Digital - EFD.

52

53

4.11 Como saber mais sobre a EFD?

No site do SPED (http://www1.receita.fazenda.gov.br/Sped/), do CONFAZ (http://www.fazenda.gov.br/confaz/) e da SEFAZ esto disponibilizadas informaes importantes e ainda: PVA, contendo a opo Ajuda do programa, que detalha os requisitos de hardware e software, bem como as funcionalidades do PVA; Receitanet; Guia Prtico da EFD; Legislao; Tabelas utilizadas pelo PVA; Consulta das empresas cadastradas para transmisso da EFD; Perguntas Frequentes; e ReceitanetBX. Destacamos a importncia da consulta ao Guia Prtico da EFD onde esto apresentados, em detalhes, os campos, objetivos dos registros e as regras de validao.

54 55

5 Escriturao Contbil Digital (ECD)

5.1 O que ECD?
Trata-se da obrigao de transmitir em verso digital os livros Dirio, Razo e o Balano Patrimonial, em substituio a escriturao contbil em papel.

Ex.: Bloco 0 Identificao e Referncias Bloco I e J Informaes Contbeis Bloco 9 Controle e Encerramento do Arquivo II) Validar, atravs do Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.

5.2 Como funciona a ECD?

A partir do sistema de contabilidade da empresa, gerado um arquivo digital no formato estabelecido pela RFB. Este arquivo pode ser chamado de Livro Dirio Digital, Escriturao Contbil Digital (ECD) ou Escriturao Contbil em forma eletrnica. A ECD substitui os seguintes livros contbeis: Livro Dirio e seus auxiliares; Livro Razo e seus auxiliares; Livros Balancetes Dirios, Balanos e fichas de lanamento comprobatrias dos assentamentos neles transcritos.

5.5 Qual o certificado digital necessrio para assinar a ECD?

A empresa dever utilizar somente certificado digital e-PF ou e-CPF, com segurana mnima tipo A3. So, no mnimo, dois signatrios: o representante (pessoa fsica) que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prtica de tal ato e o contabilista.

5.6 A quem cabe a gesto do Projeto Nacional da ECD?

O Projeto da ECD tem como gestor a Receita Federal do Brasil (RFB). As escrituraes digitais so enviadas pelo SPED s juntas comerciais dos estados para autenticao dos livros digitais. Existem outros rgos que compartilham as informaes do SPED/ECD: CVM, SUSEP, Banco Central, secretarias da Fazenda dos estados e secretarias de Finanas das capitais.

5.3 Quem obrigado a entregar a ECD?

Todas as pessoas jurdicas sujeitas tributao do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

5.4 Em sendo obrigado, o que preciso fazer para minha empresa passar a entregar a ECD?
A ECD ser transmitida anualmente ao SPED at o ltimo dia til do ms de junho do ano seguinte ao ano-calendrio a que se refira a escriturao. A no apresentao da ECD, no prazo fixado, acarretar a aplicao de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por ms-calendrio ou frao. Em sendo obrigada, a empresa dever: I) Gerar a ECD no formato especfico - estruturado em layout prprio, organizado em Blocos que, por sua vez, esto organizados em registros que contm dados. 56

5.7 Como saber mais sobre a ECD?

A RFB como rgo gestor da ECD, alm de publicar a legislao pertinente, disponibiliza todas as informaes no sitio (www.receita.fazenda.gov.br/sistema/sped), onde est disponvel o Perguntas Frequentes e o Fale Conosco.

57

6 Como obter ajuda

A SEFAZ disponibiliza os seguintes canais de atendimento para prestar os esclarecimentos necessrios:
Atendimento telefnico, durante os dias teis, das 8h s 18h, atravs dos telefones:

PARCEIROS

0800 071 0071 3206-5030

Ligaes da capital, interior e demais unidades da Federao Ligaes originrias de celular, na Regio Metropolitana de Salvador

Correio eletrnico, atravs do endereo faleconosco@sefaz.ba.gov.br, ou atravs do link especfico no site www.sefaz.ba.gov.br

Para dvidas relativas legislao ou procedimentos especficos, recomenda-se contatar o Planto Fiscal da SEFAZ, atravs do telefone 0800 071 1955 ou do link Planto Fiscal, disponvel no site www.sefaz.ba.gov.br. O atendimento telefnico deve ser utilizado preferencialmente para o esclarecimento de dvidas de carter geral. Para esclarecimentos de dvidas especficas, aspectos legais ou para o relato de problemas, recomenda-se usar o e-mail. Durante a operao em produo, alm do contato com a SEFAZ, o contribuinte pode acionar o Call Center Nacional da NF-e, atravs do telefone 0800978-2338. Este servio funciona em regime de 24x7 e destina-se a esclarecer dvidas gerais sobre a NF-e, assim como para verificar a situao de disponibilidade dos servios de NF-e da SEFAZ.

ALERTA! Com relao emisso de NF-e, o contribuinte no deve aguardar instrues da SEFAZ para tomar as providncias necessrias continuidade do seu faturamento. A deciso de entrar em contingncia cabe ao contribuinte.

ASSESPRO
BAHIA
Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao

Brazilian Association of Information Technology Companies

58

59