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sumrio
introduo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Por que realizar o Engajamento com Partes Interessadas A Quem se Destina o Manual Recursos Necessrios Etapas do Manual atividades para o desenvolvimento do Plano de Engajamento Formao dos Grupos de Trabalho e de Validao Treinamento dos Grupos Anlise de Partes Interessadas Priorizao de Impactos Histrico das Prticas de Relacionamento com as Partes Interessadas Definio de Objetivos do Engajamento Plano de Engajamento com Partes Interessadas Aprovao do Plano Monitoramento e Avaliao Internalizao na Gesto da Empresa anexo: tabelas com critrios para priorizao 5 7 9 11 12 13 15 19 21 25 28 31 37 43 45 48 53 57 61 CD
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Instituto Votorantim | Manual de Engajamento com Partes Interessadas [janeiro [maro 2012] 2009]
introduo
conceitos fundamentais
Parte Interessada: qualquer grupo ou indivduo que possa afetar ou ser afetado pela empresa e/ou suas atividades. Inclui: funcionrios, terceiros, governo, mdia, fornecedores, terceiro setor, clientes e comunidade. Engajamento com Partes Interessadas: Descreve o processo (de relacionamento) mais amplo, inclusivo e contnuo entre uma empresa e aqueles potencialmente impactados, compreende uma srie de atividades e abordagens e dura a vida de um projeto... (IFC: Stakeholder Engagement: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets) Inclui os esforos de uma organizao para compreender e envolver as partes interessadas e suas preocupaes em suas atividades e processos de tomada de deciso. (AA 1000 Stakeholder Engagement Handbook)
*GRI Global Reporting Iniciative Criada em 1997, a GRI uma organizao multistakeholder, sem ns lucrativos, que desenvolve uma Estrutura de Relatrios de Sustentabilidade adotada por cerca de 1.000 organizaes, em todo o mundo. Com longa tradio em relatrios exclusivamente nanceiros, as empresas vm percebendo que, ao elaborar relatrios de sustentabilidade, encontram um caminho para reetir e internalizar o tema, alm de tornar pblicos sua prpria viso, desaos e resultados econmicos, sociais e ambientais. Criam, assim, uma plataforma de comunicao e de dilogo com seus pblicos (stakeholders).
PREMISSAS PARA O ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS I. Engajamento como parte do negcio
O engajamento deve fazer parte da gesto da empresa, evitando solues temporrias ou pontuais. Devem ser definidos responsveis, metas e processos, para as vrias reas da organizao envolvidas no engajamento. necessrio o envolvimento da liderana da empresa, por meio de governana especfica (por exemplo, por meio de um Comit de Sustentabilidade).
II. Pr-atividade
Ganhar a confiana das partes interessadas importante e requer tempo, portanto, no espere um contato para iniciar o engajamento. A ausncia de relacionamento e de canais de comunicao pode gerar conflitos, especialmente em situaes de crise.
IV. Cooperao
Cumprir compromissos, implementar as atividades estabelecidas no plano e manter as partes interessadas informadas criam um ambiente de confiana e cooperao.
introduo
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introduo
3. RECURSOS NECESSRIOS
O Plano de Engajamento com Partes Interessadas requer alocao especfica de recursos financeiros, humanos e fsicos e a criao de dois grupos locais: Grupo de Validao: composto pelo gestor local e outros gestores escolhidos por ele (por exemplo, gerente de operaes, meio ambiente, comunicao, responsabilidade social), responsveis por: - Aprovao do Plano de Engajamento, incluindo responsveis, recursos humanos, financeiros e materiais; e - Acompanhamento dos resultados da implementao do plano. Grupo de Trabalho: composto por representantes das vrias reas (por exemplo, recursos humanos, jurdico, comunicao, qualidade, meio ambiente), que possam contribuir para o engajamento. Responsvel por: - Elaborao do Plano de Engajamento; e - Implementao do Plano de Engajamento de acordo com os recursos aprovados. H trs momentos distintos em que necessrio planejar e avaliar a alocao de recursos humanos, financeiros e fsicos: Ao iniciar os trabalhos de engajamento; Ao aprovar os planos de engajamentos; Ao revisar os planos de engajamento.
dicas e cuidados
importante reportar o valor investido nos planos de engajamento, mesmo que o oramento esteja previsto em outras reas da Unidade (no corporativo ou nas operaes locais, por exemplo).
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introduo
4. etapas do manual
Melhoria Contnua
Estas ferramentas devem ser utilizadas de acordo com o plano aprovado mas, em circunstncias especiais, tambm podem ser utilizadas independentemente deste.
A. Diagnstico Local B. Divulgao de Informaes sobre o Negcio C. Consultas D. Queixas E. Retorno para as Partes Interessadas (feedback) F. Parcerias
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o A r A P s E o T D N A E D i m V i i T V L A o V N E E s D DE o N A L o P T N o E D m A J A G N E
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dicas e cuidados
Ao compor o Grupo de Trabalho, considere tambm a necessidade de especialistas e recursos externos para tratar assuntos que demandam conhecimentos e encaminhamentos que no so encontrados na Unidade. Considere a oportunidade de envolver participantes conhecedores dos temas materiais apresentados no relatrio GRI ou do Planejamento Estratgico de Sustentabilidade. Em momentos especficos, ser necessrio envolver representantes de reas que detm informaes relevantes sobre a empresa e que j atuam como interlocutores das partes interessadas. Comunicao: Como forma de obter reconhecimento e colaborao, essencial comunicar internamente sobre o processo de engajamento, como, por exemplo, a definio e a composio dos Grupos de Trabalhos e de Validao.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | criao dos grupos de trabalho e de validao
tabela de apoio
tabela de apoio:
5.1 Formao do Grupo de Trabalho: reas que devem ser consideradas.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | criao dos grupos de trabalho e de validao
tabela 5.1
Assuntos Gerenciados Relao com sindicatos Relao com trabalhadores terceirizados Contratao local Diversidade Poltica de remunerao Poltica de desenvolvimento profissional Mdia Impactos e passivos ambientais Educao ambiental Sade e segurana do trabalho Aquisio de terras
Partes Interessadas Envolvidas Colaboradores Fornecedores Sindicatos Ministrio Pblico Ministrio do Trabalho Parceiros Prestadores de servio
rgos ambientais ONGs ambientalistas Organizaes Normativas (ISO, Social Accountability) Clientes Fornecedores Proprietrios de terras Fornecedores locais e externos Organizaes que promovem comrcio justo Cooperativas
Seleo/avaliao de fornecedores Desenvolvimento de fornecedores locais Trabalho infantil na cadeia produtiva Trabalho forado na cadeia produtiva Investimento social externo Atendimento ao consumidor Gerenciamento de danos
Clientes Organizaes de proteo e defesa do consumidor Comunidades ONGs Governo Caminhoneiros Comunidade Polcia Rodoviria
Logstica Fiscal
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | criao dos grupos de trabalho e de validao
formulrio 5.1
Responsvel:
Joo Santos
Nome
rea:
DHO
Telefone
Data:
20 / nov / 2009
Grupo de Trabalho
rea Cargo E-mail
Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado
Grupo de Validao
rea Nome Cargo Telefone E-mail
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O documento PowerPoint com o contedo do treinamento dever ser solicitado ao Instituto Votorantim.
Os contedos sugeridos tambm podem ser utilizados para capacitar novos participantes, em treinamentos de reciclagem, e para orientar os responsveis pela comunicao da empresa.
RESPONSVEL
O Instituto Votorantim indicar parceiros tcnicos para a conduo dos treinamentos para os Grupos de Trabalho e Validao.
dicas e cuidados
importante que todas as pessoas envolvidas no Grupo de Trabalho e no Grupo de Validao trabalhem os contedos propostos do treinamento. Os facilitadores do processo de engajamento com partes interessadas nas unidades devem ser os responsveis pelo treinamento de novos membros. Comunicao: as pessoas que esto em contato direto com as partes interessadas contribuem para a comunicao da empresa na localidade. Esta capacitao um bom momento para reforar o posicionamento da empresa para estes colaboradores, conforme diretrizes de comunicao corporativa da Unidade.
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tarefa
tarefa:
Aplicar material de treinamento.
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RESPONSVEL
O Grupo de Validao responsvel por assegurar que o mapeamento e as anlises sejam realizados da maneira mais completa possvel.
dicas e cuidados
O primeiro mapeamento sempre servir de base para as prximas revises de priorizao de partes interessadas. Pode-se, obviamente, acrescentar novas partes interessadas. Estas anlises devem ser integradas ao sistema de gesto da empresa (especialmente aos sistemas locais). Para negcios em fase de implantao, expanso ou fechamento, necessrio identificar as partes interessadas afetadas por este processo e no pelas atividades do dia a dia da empresa.
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tabelas de apoio
tabelas de apoio:
7.1 Partes Interessadas Potenciais. 7.2 Impactos que afetam as Partes Interessadas.
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tabela 7.1
Exemplos de Partes Interessadas Governo: esferas federal, estadual e/ou municipal Comunidade: lderes comunitrios, membros (incluindo todas as secretarias e departamentos), da comunidade, associaes de bairro, famlia Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio locais, de funcionrios Ministrio Pblico, Polcia, Conselhos Tutelares, Conselho dos Direitos da Criana e do Adolescente, entre outros Funcionrios: ativos, inativos, aposentados, colaboradores diretos e terceiros Fornecedores: de produtos e servios, locais, regionais, nacionais, internacionais Sindicatos, Conselhos e Associaes de Classe Clientes Organizaes no governamentais: ambientalistas, associativas, filantrpicas e assistenciais Outras organizaes civis: escolas, universidades, hospitais Grupos religiosos Mdia
tabela 7.2
Exemplos de Impactos que afetam as Partes Interessadas Alteraes de natureza ambiental, por exemplo: no ar, gua, solo, geologia e geomorfologia, clima, ecossistemas terrestres e aquticos, reas degradadas, contaminadas e/ou deixadas sem uso Alteraes que causam incmodos, por exemplo: rudos, vibraes, odor, impactos visuais Alteraes na dinmica demogrfica, por exemplo: natalidade, mortalidade, migrao, densidade demogrfica, imigrao em busca de empregos, riscos de explorao sexual e/ou trabalho infantil Alteraes de carter econmico, por exemplo: no emprego e na renda, ocupaes/modos de vida, acesso a recursos financeiros (crdito, poupana), arranjos produtivos e valor da produo econmica (extrativa, indstria, comrcio e servios) Alteraes de natureza social, por exemplo: educao, sade, acesso ou restrio infraestrutura social e de servios (assistncia social, saneamento, moradia, segurana, transporte, lazer, etc.), impactos em organizaes sociais locais (igrejas, ONGs, etc.) Alteraes culturais, por exemplo: impactos a patrimnio histrico, artstico, arquitetnico, paisagstico e na comunidade em geral (choque de culturas)
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INTERESSE: PERSPECTIVA PARTE INTERESSADA A parte interessada tem poder de articulao/mobilizao podendo afetar a imagem ou operao da empresa? Classificao De que forma a parte interessada impactada (positiva ou negativamente) pela operao da unidade? Qual o grau de dependncia/interesse da parte interessada em relao a empresa? Classificao Impactos ou questes de interesse Expressivo Moderado Limitado Expressivo Moderado Limitado Expressivo Moderado Limitado
formulrio 7.1
Anlise de Partes Interessadas Para preencher o formulrio deve-se considerar o cenrio atual da empresa. As perguntas abaixo so baseadas nos conceitos descritos nas pginas 55 e 56 do Manual de Engajamento.
Grupo de stakeholders
Parte Interessada
Qual a necessidade da empresa em ter um relacionamento prximo com a parte interessada para a realizao de suas atividades?
Expressiva
Moderada
Limitada
Expressivo
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se recebe impactos que podem modificar sua rotina de forma direta e significativa.
Moderado
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se recebe impactos que interferem em seu cotidiano mas no impossibilita as suas atividades.
Limitado
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se pouco impactada o que no interfere em sua rotina.
8. PRIORIZAO DE IMPACTOS
A percepo sobre os impactos da empresa necessita ser levada em conta para definir a melhor maneira de engajar as partes interessadas. O teste de materialidade apresentado neste captulo um mtodo de anlise de opinies (percepo) das partes interessadas sobre determinados assuntos, e da importncia dos mesmos para as estratgias e operaes da empresa, que permite avaliar o grau de relevncia destes temas e classific-los. Esta classificao deve levar em conta principalmente as partes interessadas prioritrias (do captulo 7). Os resultados obtidos com esta anlise sero a base para o desenvolvimento do Plano de Engajamento com Partes Interessadas.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel por assegurar que os impactos sejam analisados de acordo com os critrios sugeridos.
dicas e cuidados
Vale a pena retomar as reflexes realizadas no treinamento e as anlises realizadas nos captulos anteriores. Todos os assuntos definidos no captulo 7 j representam uma relao de assuntos importantes. A anlise, neste momento, deve ser crtica para que seja realizado um filtro dos assuntos que devem ser tratados com prioridade. Procure ter uma viso crtica e analtica de todos os impactos mapeados para garantir que todos os pontos estejam sendo considerados de maneira adequada. Recomenda-se a documentao deste processo.
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formulrio 8.1
Assuntos de Interesse (Teste de Materialidade) * Para preencher o formulrio adequadamente verifique tambm o detalhamento dos critrios no anexo: Tabelas com critrios para priorizao.
Responsvel:
Toms Santos
rea:
Financeiro
Grau de importncia para a empresa Alto = 3 Mdio = 2 Baixo = 1
Data:
20 / nov / 2009
Materialidade automtico EXCEL
2 3 2 3
2 3 1 3
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dicas e cuidados
Ao coletar as informaes sobre o histrico e prticas de engajamento, considere as iniciativas de relacionamento existentes. Ao longo do processo, revisite continuamente a lista de prticas de relacionamento e acrescente informaes sempre que necessrio. Recomenda-se que este processo seja documentado.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela realizao desta etapa. Outras reas envolvidas no processo fornecero o suporte necessrio para o levantamento de informaes e aes j realizadas.
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formulrio 9.1
Responsvel:
Pedro Lopes
Data:
20 / nov / 2009
2. So realizadas aes/iniciativas para o tratamento deste(s) assuntos na gesto da empresa? 3. Efetividade e resultados das aes realizadas:
4. Essa postura em relao ao tratamento deste(s) assunto(s) consequncias na imagem e operaes da empresa.
5. Em caso positivo na questo 4 (causa ou tem potencial de causar), as consequncias desta postura da empresa em geral, so
negativas
a empresa tendo em vista a postura adotada no tratamento deste(s) assunto(s). 7. Caso existam, citar as principais aes e/ou iniciativas realizadas em relao ao(s) assunto(s):
desfavorvel
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RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel por assegurar que os objetivos do Plano de Engajamento estejam alinhados com os objetivos estratgicos do negcio na localidade.
dicas e cuidados
Os objetivos do engajamento devem refletir as expectativas da empresa, o contexto e ciclo de vida do negcio (novo empreendimento, em operao, em descomissionamento) e a realidade local. Nesta etapa, o Grupo de Trabalho pode convidar lideranas que auxiliaro a relacionar os objetivos estratgicos da empresa com os objetivos do engajamento. Pode ser til agrupar os objetivos e categoriz-los de acordo com os resultados esperados ao longo do tempo (curto, mdio e longo prazos). Evite objetivos de engajamento genricos e detalhe os objetivos para avaliar se os resultados foram atingidos. Recomenda-se que este processo seja documentado.
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tabela de apoio
tabelas de apoio:
10.1 Motivadores do Engajamento com Partes Interessadas. 10.2 Exemplos para Definio dos Objetivos.
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tabela 10.1
Exemplos de Motivadores do Engajamento com Partes Interessadas (Adaptado de: From Words to Action - The Stakeholder Engagement Manual, volume 2, 2005)
Principais motivadores: Licena para operar Expectativas dos colaboradores e vizinhos em relao responsabilidade social da empresa Cobrana de aes de responsabilidade social Ajudar as partes a terem autonomia Contribuir para o desenvolvimento local Cumprimento de acordos e requisitos internacionais, como Global Compact, Princpios do Equador, e Cdigo de Melhores Prticas de Governana Corporativa do IBGC e Global Reporting Initiative (GRI)
Principais benefcios: Compreender o contexto local Estabelecer parcerias junto s comunidades do entorno Compreender as expectativas e demandas das partes interessadas Estabelecer relaes com o governo local Desenvolver colaboradores e mercado Acesso a informaes sobre a cadeia de valor Ser reconhecido pela atuao social Atrair e reter talentos Melhoria de produtividade com sugestes dos colaboradores
Riscos potenciais: No renovar ou perder licena para operar No compreender as demandas das partes interessadas e investir em iniciativas que no contribuem para a empresa nem para a comunidade Criar uma imagem negativa da empresa No conquistar novos mercados Comprometimento no acesso a financiamentos Aumento de aes trabalhistas (e custos relacionados) Ter casos de trabalho infantil e/ou trabalho forado na cadeia produtiva
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tabela 10.2
Definio do Objetivo Geral do Engajamento O Objetivo Geral do Engajamento deve refletir o interesse da empresa no processo de engajamento com as partes interessadas. Deve, portanto, apresentar a expectativa existente de qualificao dos relacionamentos esperados e o foco de suas aes. O manual prev a elaborao de dois tipos de objetivos: Objetivo Geral: Apresenta de forma ampla a inteno da empresa, tendo em vista a grande diversidade de assuntos e partes interessadas pr-definidos para o processo de engajamento. Subsidia a descrio dos objetivos especficos dos planos de engajamento com as partes interessadas. Est relacionado com o processo de qualificao do relacionamento com as partes interessadas de forma geral. Objetivo Especfico: Deve ser desenvolvido para cada assunto(s) priorizado(s), sendo a base para o desenvolvimento dos planos de engajamento. Os objetivos especficos, em geral, apresentam em sua descrio os principais assuntos e/ou partes interessadas pr-definidos para o processo de engajamento, caracterizando, portanto, o escopo e estratgias de engajamento do plano.
Exemplos de Objetivo Geral: Aprimorar o relacionamento com as partes interessadas de forma a melhorar a imagem da empresa e a interao com a comunidade local.
Exemplos de Objetivo Especfico: Estreitar o relacionamento da Unidade com a comunidade vizinha, utilizando os canais de comunicao existentes para levar o conhecimento das aes socioambientais realizada pela empresa s partes interessadas.
Os objetivos devem: Estar dentro da possibilidade de execuo da unidade; Ser atingidos de forma satisfatria no 1 Ciclo de Engajamento definido pela empresa (tempo e escopo); Ser monitorados e seus resultados avaliados por meio de indicadores; Considerar fatores externos (por exemplo, polticas ou prticas corporativas), que possam comprometer a sua concretizao.
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Conceitos Imagem e reputao da empresa Desenvolvimento local Aproximao com as partes interessadas Desenvolvimento de projetos Melhoria da qualidade de vida local Busca por parcerias Canais de comunicao Qualificao/Insero no mercado de trabalho
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formulrio 10.1
Objetivo Especfico do Engajamento (O contexto apresentado neste formulrio tem base nas respostas dadas no Formulrio 9.1)
Pedro Lopes Data: 20 / nov / 2009 Assunto(s) relacionados: Desenvolvimento local Parte(s) interessada(s): Comunidade local e associao comercial
Responsvel: Descrever o contedo do objetivo, tendo em vista: - Uma descrio clara do que se busca e se espera alcanar com todo o processo de engajamento e planos (impacto positivo); - A contribuio para a estratgia da empresa (como o objetivo contribuir para as estratgias de negcio). - Escopo e caractersticas das aes de forma genrica, demonstrando a inteno da empresa com este processo de engajamento. Descrio do objetivo Geral do Engajamento:
Desenvolver aes de relacionamento da Unidade com as partes interessadas, ampliando o nvel de informao disponibilizada e desenvolvendo aes que garantam a continuidade da licena social para operar e que contribuam para o desenvolvimento local. Desenvolvimento local em relao a(s) parte(s) interessada(s) Comunidade local e associao comercial as aes da Votorantim so realizadas com uma baixa efetividade. e com baixa tem potencial de causar Essa postura adotada atualmente pela Votorantim no relacionamento com as partes interessadas consequncias negativas
No tratamento do(s) assunto(s) e consequentemente para a imagem e operaes da Unidade. No que se refere postura da empresa no tratamento deste(s) assunto(s) em geral, a(s) parte(s) interessada(s) se posiciona(m) de modo em relao
frequncia
desfavorvel
realizadas pela
s aes
Descrever o contedo do objetivo, tendo em vista: - A forma principal/ meio pelo qual o objetivo ser desenvolvido (estratgia/ttica); - O que se espera alcanar com este plano de (impacto positivo); - A apresentao do assunto e partes interessadas/grupos relacionados com este plano; Descrio do objetivo especfico:
Identificar e desenvolver oportunidades de gerao de emprego e renda, em parceria com associaes locais, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida da comunidade local.
36 Instituto Votorantim | Manual de Engajamento com Partes Interessadas [maro 2012]
Considerando estes resultados, deve-se selecionar a(s) estratgia(s) preponderante(s) para cada Plano de Engajamento. A partir desta definio, parte-se para a definio das tticas mais adequadas para cada parte interessada priorizada. A qualidade da implementao do plano depender de alguns fatores crticos: responsveis comprometidos, recursos humanos e financeiros, e cumprimento de prazos. Este um momento importante, de reviso e detalhamento de oramentos e anlise das capacidades da empresa (tempo e habilidade dos colaboradores para as atividades de engajamento) e de colaboradores externos (consultorias, fornecedores, lderes comunitrios, governo, etc.). Dentro deste contexto, devem-se realizar treinamentos especficos, reavaliar parcerias, desenvolver novos fornecedores e rever o oramento conforme estabelecido no plano.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela elaborao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas. Outras reas envolvidas no processo devem fornecer ou complementar informaes relevantes, conforme necessrio. O Grupo de Validao deve avaliar e validar os planos, tendo em vista o cronograma definido e os recursos necessrios, frente s possibilidades e prioridades estratgicas da unidade.
dicas e cuidados
Vale a pena rever se os planos de engajamento contemplam os desafios dos temas matrias do relatrio GRI ou as metas estabelecidas no Planejamento Estratgico de Sustentabilidade da sua Unidade. Ao definir as estratgias de engajamento, considere medidas para superar fragilidades e ameaas e aproveitar oportunidades. Cada parte interessada pode requerer tticas distintas e/ou complementares, quando esto envolvidas em um mesmo assunto. Ao definir o Plano, considerar a superao de requisitos legais obrigatrios aplicveis a novos empreendimentos, tais como audincias pblicas e estudos de impacto (EIA e RIMA). Certifique se os planos de engajamento consideram as diretrizes corporativas, como por exemplo de Gerenciamento de Crises, Relaes Institucionais, Poltica de Investimento Social etc. O Plano de Engajamento com Partes Interessadas um processo contnuo e dever ser revisado frequentemente. Recomenda-se manter a documentao deste processo.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | plano de engajamento com partes interessadas
tabelas de apoio
tabelas de apoio:
11.1 Recomendaes de estratgias e tticas a serem adotadas no Plano.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | plano de engajamento com partes interessadas
tabela 11.1
Exemplos de estratgias e tticas para o Plano de Engajamento (Pode-se utilizar uma ou mais tticas conforme a situao de cada parte interessada priorizada).
Tticas Replicar treinamento de Engajamento com Partes Interessadas para demais colaboradores envolvidos com o Plano de Engajamento. Promover treinamento para dilogo com stakeholders. Treinar envolvidos para a realizao de aes especficas de engajamento. Elaborar materiais de comunicao. Realizar reunies e fruns. informativos. Desenvolver programas de visitao na empresa. Preparar comunicados para imprensa e comunidade.
Referncias Treinamento dos Grupos (captulo 6). Consultas (anexo C). Feedback (anexo E).
Informar
Divulgar informaes relevantes sobre a empresa, os impactos de suas operaes (positivos e negativos) e as aes realizadas. Acompanhar manifestaes das partes interessadas em relao empresa.
Monitorar
Realizar clipping dirio e acompanhar mdias locais. Acompanhar eventos, discusses e aes que envolvam as partes interessadas. Avaliar sistematicamente o posicionamento da parte interessada em relao empresa.
Anlise das partes interessadas (captulo 7). Consultar diretrizes de comunicao corporativa.
Consultar
Identificar as Ouvir e buscar percepes, interesses, dvidas, crticas e sugestes relacionadas motivaes e empresa. interesses das partes interessadas em Realizar pesquisas (entrevistas relao empresa. individuais, grupos focais, etc.) Realizar reunies, consultas pblicas e fruns informativos. Estabelecer processo para troca de informao e aproximao no relacionamento da empresa com as partes interessadas. Realizar periodicamente reunies, consultas pblicas e fruns participativos. Estabelecer programas sistemticos de relacionamento (ex.: conselhos comunitrios, conselhos de clientes, fornecedores, etc.).
Dialogar
Divulgao de informaes (anexo B). Consultas (anexo C). Feedback (anexo E).
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | plano de engajamento com partes interessadas
Estratgia Engajar Desenvolver relacionamento contnuo e inclusivo com as partes interessadas, buscando solues para assuntos de interesse comum.
Tticas Identificar as demandas locais existentes. Avaliar as capacidades, recursos e objetivos da empresa e dos potenciais parceiros. Definir as atividades, investimentos, prazos, papis e responsabilidades, etc. Envolver partes interessadas na identificao e negociao de parcerias. Realizar projetos de investimento social externo e acompanhar resultados: Rotas do Instituto e Programas de Desenvolvimento Local (fomento a cadeias produtivas, fortalecimento da participao comunitria e polticas pblicas). Desenvolver e implementar programas de responsabilidade social ligados cadeia de valor das empresas e monitorar resultados. Ex.: Educao ambiental, fomento florestal, formao de mo de obra local, desenvolvimento de fornecedores de produtos e servios. Capacitar as partes interessadas na metodologia de Engajamento e construo de redes. Apoiar as atividades dessas partes interessadas na construo do dilogo com outros pblicos de interesse. Definir canais para aumentar a participao das partes interessadas nos processos de deciso da empresa e de outras partes envolvidas na ao.
Referncias Diagnstico local (anexo A). Consultas (anexo C). Parcerias (anexo F). www. institutovotorantim. org.br Guia Investimento Social Externo.
Empoderar Apoiar participao mais efetiva das partes interessadas, nos processos de deciso que as envolvem, estimulando a sua capacidade de organizao e autonomia.
Consultas (anexo C). Parcerias (anexo F). Divulgao de informaes (anexo B).
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | plano de engajamento com partes interessadas
tabela 11.2
importante estabelecer, para cada ttica, uma forma de evidenciar o seu cumprimento e quais resultados esto sendo alcanados com essas aes. Dessa forma, o indicador proposto para esse acompanhamento deve ser claro e objetivo, sendo possvel mensurar a realizao, o impacto gerado e a evoluo da ttica e conseqentemente do Plano de Engajamento. Por exemplo, para aes que visam estabelecer um processo para troca de informaes e aproximao no relacionamento da empresa com as partes interessadas interessante mensurar , alm da freqncia de reunies com as partes interessadas, o ndice de satisfao com as informaes prestadas ou o nmero de matrias espontneas no jornal local. Outro exemplo, se considerarmos que a estratgia para desenvolver relacionamento contnuo e inclusivo com o comrcio local buscar o desenvolvimento de fornecedores para as compras da empresa, alm do nmero de fornecedores capacitados, um indicador importante mensurar o nmero de fornecedores locais que passaram a atender a empresa e o volume gerado nestes contratos.
% de partes interessadas que receberam informaes sobre a empresa (ou assunto especfico) versus total de partes interessadas % reduo das reclamaes versus n total de reclamaes sobre determinado assunto
Algumas aes podem ter um indicador mais simples, apenas de registro das aes realizadas.
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formulrio 11.1
Plano de Engajamento (Identifique e liste as estratgias e tticas mais indicadas para o Engajamento com Partes Interessadas priorizadas, considerando a tabela 11.1).
Joo Prestes rea: DHO Criado em: 20 / nov / 2010 Revisado em: 5 / dez / 2011 Objetivos do plano: Melhorar relacionamento com a comunidade, informando sobre desenvolvimento da empresa Estratgia preponderante: Informar
Como/Onde Detalhamento da Ttica Evidncias e indicadores de Monitoramento e evoluo Prazo Acompanhamento Quando Quanto Oramento Responsvel
Quem
Por que
Realizar reunio trimestral com prefeito, gerente-geral e rea contbil para informar valor do trimestre e previso para o prximo
Desenvolver parceria para capacitar mo de obra -Nmero de parcerias local de acordo com potencial produtivo firmadas - Capacitaes realizadas e participantes Estabelecer contato com outras empresas a fim de Nmero de profissionais contribuir para que os funcionrios possam ser realocados realocados Comunicar dados sobre o descarte de resduos, -Registro das convidando-os a conhecer o processo comunicaes realizadas -Nmero de interessados em conhecer o processo -Reduo nas reclamaes
Formao do Grupo e relatrios do monitoramento Informar internamente andamento e resultados Relatrios com indicadores das aes de resultado Registro da comunicao realizada
Reunio bimestral a R$ 5.000,00 partir de Janeiro Mensal a partir de Janeiro 15 de outubro R$ 0,00
Comunidade - Sr. Localizao do depsito Informar sobre a instalao do novo depsito Pedro Silva de resduos de resduos
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela apresentao do Plano de Engajamento ao Grupo de Validao, assim como pela sua atualizao e implementao, utilizando adequadamente os recursos aprovados.
dicas e cuidados
Comunicao: informe e apresente, por meio das ferramentas de comunicao disponveis, os planos de engajamento da Unidade para as demais reas da empresa.
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RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela proposta e monitoramento dos indicadores e metas de engajamento. Para que o processo contribua efetivamente para a empresa na localidade, o Grupo de Validao deve estar comprometido com o acompanhamento e a avaliao dos indicadores e metas.
dicas e cuidados
Procure definir poucos indicadores no incio para garantir que sejam medidos e analisados. Seja flexvel se achar necessrio trocar ou aprimorar um indicador aps o primeiro ciclo. Considere indicadores j existentes nos sistemas de gesto da empresa, tais como indicadores de DHO, Relaes Institucionais e Relatrios de Sustentabilidade, entre outros. Recomenda-se incluir a documentao deste processo.
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tabela de apoio
tabela de apoio:
13.1 Exemplos de indicadores de engajamento.
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formulrio 13.1
Monitoramento e Avaliao do Plano de Engajamento (Resgatar as informaes iniciais do Plano de Engajamento - Formulrio 11.1).
Responsvel:
Joo Prestes rea: DHO Data: 15 / Abril / 2010 Objetivo do Plano: Melhorar relacionamento com a comunidade, informando sobre desenvolvimento da empresa
Quando
Atividades realizadas Fatores de sucesso/ insucesso Status Etapas que faltam
Quem
O que
Resultado
Medidas Corretivas/ Preventivas Investimento realizado
Parte interessada
Ttica
Prazo
Prefeito - Sr. Joo da Silva Realizar reunio trimestral com prefeito, ltima Reunio de maro (Governo) gerente-geral e rea contbil para informar semana de valor do trimestre e previso para o prximo maro, junho, setembro e novembro Reunies com possveis parceiros Incio dos contatos Falta de um cronograma de contatos Organizao da equipe Falta de clareza e foco na definio Fechar a parceria No dos parceiros realizada Formalizar a atividade Continuaar o processo Fechar o grupo e estabelecer agenda de reunies Pouca aceitao por parte dos representantes da comunidade Organizao das informaes Cumprimento do cronograma de obra e efetivao da comunicao Continuar o processo
Agendamento prvio com a Reunies junho, Em R$1.500,00 prefeitura e interesse do Sr. Joo setembro e andamento pelo projeto novembro
Pr-agendar as prximas reunies e fazer um lembrete uma semana antes R$100.000,00 Reunio para a finalizao do processo de parceria Em R$5.000,00 andamento Em R$5.000,00 andamento No realizada R$5.000,00 Estabelecer um procedimento de contatos Estabelecer calendrio para garantir a continuidade do processo Aumentar o nmeros de dilogos com os representantes e formalizar um grupo Em R$1.000,00 andamento Concluda R$1.000,00 Estabelecer cronograma para garantir a continuidade do processo
Desenvolver parceria para capacitar mo de 3 meses obra local de acordo com potencial produtivo
Estabelecer contato com outras empresas a 6 meses fim de contribuir para que os funcionrios possam ser realocados Mensal Consolidao dos dados e preparao de comunicados Convite aos possveis participantes do grupo Boletins mensais
Grupo Rumo Verde - Sra. Comunicar dados sobre o descarte de Maria Almeida (3 setor) resduos, convidando-os a conhecer o processo Reunio Bimestral
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dicas e cuidados
Lembrar que algumas atividades de Engajamento com Partes Interessadas devem continuar aps o fechamento da empresa na localidade, como, por exemplo, mecanismo para queixas e parcerias para a recuperao de reas degradadas. Ao planejar o fechamento, necessrio definir como as atividades de engajamento integradas aos processos de gesto da empresa na localidade e as boas prticas sero transferidas para a gesto corporativa da empresa.
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tabela de apoio
tabela de apoio:
14.1 Aspectos para internalizao do Engajamento com as Partes Interessadas na gesto da empresa.
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tabela 14.1
Internalizao do Engajamento com Partes Interessadas na Gesto da Empresa - Itens para avaliao (Baseada nos Sistemas de Gesto: ABNT NBR ISO 14.001 - Sistemas de Gesto Ambiental Requisitos com orientaes para uso 2004). Elemento do Sistema de Gesto Geral Correlao com o Engajamento com Partes Interessadas Planejar, documentar, implementar, monitorar e melhorar continuamente a gesto do assunto material identificado.
Poltica
Definir uma poltica corporativa visando gesto de impactos, de acordo com as diretrizes deste manual.
Planejamento
Identificar aspectos socioambientais das atividades, produtos e servios e interface com as partes interessadas.
Identificar os requisitos legais e compromissos voluntrios subscritos pela empresa, e garantir que eles sejam considerados na implementao e manuteno do sistema. Estabelecer objetivos e metas para a gesto dos impactos da empresa e programas de gesto que atribuem responsabilidades, recursos e prazos. Definir, documentar e comunicar funes, qualificaes e responsabilidades do Grupo de Trabalho, recursos humanos, financeiros e fsicos necessrios para a implementao do plano. Nomear um responsvel para assegurar a implementao do processo e comunicar desempenho liderana.
Identificar as necessidades de treinamento do Grupo de Trabalho. Todos os envolvidos devem ser capacitados e treinados no Engajamento com Partes Interessadas buscando solues compartilhadas de impactos.
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Correlao com o Engajamento com Partes Interessadas Realizar consultas s partes interessadas para obter informaes, levantar questes e preocupaes e instruir os representantes da empresa a respeito do contexto local. Fornecer informaes s partes interessadas sobre os impactos da empresa, visando participao informada e tomada de deciso nos temas que as afetam. Engajar as partes interessadas por meio de outras estratgias para a gesto dos impactos. Estabelecer procedimento para responder s questes e queixas.
Controle de documentos
Manter controle de documentos (incluindo registros de consultas, tabelas, check-lists, atas, mapas, formulrios preenchidos e documentos externos) de modo a facilitar seu acesso. Os documentos devem ser periodicamente revisados, assegurando que as verses utilizadas sejam atuais.
Verificao
Monitoramento e avaliao
Definir indicadores e processos para monitorar o grau de Engajamento com Partes Interessadas e sua contribuio para a gesto de impactos da empresa.
Estabelecer aes corretivas e preventivas a partir do Aes monitoramento dos indicadores. corretivas e preventivas Anlise crtica A liderana deve analisar criticamente todo o processo de Engajamento com Partes Interessadas e a gesto dos impactos, assegurando sua adequao e eficcia.
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formulrio 14.1
Responsvel:
Pedro Silva
Grau de Atingimento
rea:
Comunicao
Medidas de Melhoria Contnua
Data:
20 / nov / 2009
Implementao Prazo
Responsvel
Nenhuma modificao proposta. _ Objetivos gerais inalterados. Precisa ser realizada a reviso dos assuntos e materialidade Analisar se as partes interessadas relacionadas ao cumprimento local dos requisitos do FSC foram consideradas. _ _ _ Reavaliar as tticas de divulgao de informaes para a comunidade local. Pesquisa de opinio revelou baixo nvel de informao da comunidade local sobre os planos da unidade para o fechamento da 3 linha de produo. Grupo de Trabalho Grupo de Trabalho _ _ _
_ 15/nov 15/nov
Objetivos e metas do Plano de Engajamento Funes, responsabilidades, recursos financeiros, humanos e fsicos Competncia, treinamento e conscientizao Comunicao e consulta s partes interessadas
_ _ _
Controle de documentos
No atende
Resp. Planos Contnuo A documentao precisa ser inserida no portal. Necessidade de registrar todas as aes realizadas _ _ _ _ _ _ _ _ _
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: o X m E N o A C s A A L r E A B P A T s o i r T i o r C A Z i r o i r P
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tabela 1
Critrios para classificao das Partes Interessadas (Desenvolvido pela BSD Consulting, tendo como base: AA1000ES 2011) Prioriza as partes interessadas para o Plano de Engajamento. Define o grau de interesse e a necessidade da empresa em engajar com a parte interessada para o tratamento de determinados assuntos de interesse comum, tendo em vista as diretrizes estratgicas e impactos socioambientais da empresa.
So avaliados implicitamente nesta perspectiva: Proximidade: refere-se ao nvel de interao da empresa com as partes interessadas, incluindo: a caracterstica do relacionamento em relao existncia de contrato formal ou parceria para desenvolvimento de atividades; ou aspectos que caracterizem uma interao prxima entre a empresa e a parte interessada para suas operaes. Representatividade: refere-se existncia de meios formais e organizados de representao dos interesses das partes interessadas em relao empresa, o que significa que a parte interessada representa outras partes interessadas e pode ou no ser institucionalizada. Responsabilidade: corresponde ao encargo da empresa com relao parte interessada, tendo em vista a existncia de contratos formais ou licenas para operar, traduzido em deveres, obrigaes e prestao de contas. Influncia: refere-se capacidade da empresa em influenciar significativamente as atividades e/ou a tomada de decises da parte interessada.
So avaliados implicitamente nesta perspectiva: Dependncia: Refere-se a dependncia das partes interessadas, de diversas razes - financeira direta ou indireta, infraestrutura, apoio local, parceria institucional, servios (compras e venda) relacionadas s atividades e operaes da empresa. Influncia: refere-se capacidade da parte interessada em influenciar significativamente as atividades e/ou a tomada de decises da empresa.
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Critrios para determinar relevncia dos assuntos para as partes interessadas e empresa. (Desenvolvido pela BSD Consulting, tendo como base: THE MATERIALITY REPORT: Aligning Strategy Performance and Reporting. AccountAbility, BT Group Plc and LRQA, 2006).
tabela 2
Grau de importncia para a Empresa Baixa As consequncias do no tratamento deste assunto so reversveis a curto prazo e com custos aceitveis. O no tratamento deste assunto no tem capacidade de afetar a reputao da empresa com as partes interessadas. Mdia As consequncias do no tratamento deste assunto so reversveis a mdio prazo e com custos aceitveis para a empresa. O no tratamento deste assunto pode afetar de modo razovel a reputao da empresa com esta parte interessada. Alta Est relacionado com compromissos estratgicos assumidos pela empresa e/ou est previsto em legislaes, podendo gerar cobranas das partes interessadas. As consequncias do no tratamento destes assuntos so irreversveis ou a reversibilidade s acontece com altos custos e no longo prazo. O no tratamento deste assunto pode afetar a reputao da empresa com diversas partes interessadas.
Grau de importncia para as partes interessadas Baixo Assunto mencionado com baixa frequncia e no essencial para as atividades e cotidiano das partes interessadas. O assunto mencionado pelas partes interessadas com mdia frequncia, mas existem outros assuntos de maior relevncia para as partes interessadas. O assunto relevante, mas no afeta significativamente as atividades e o cotidiano da parte interessada. Alto Assunto frequentemente mencionado pela parte interessada e/ou representa um compromisso j assumido pela empresa. O tratamento deste assunto essencial e impacta significativamente as atividades e o cotidiano da parte interessada em questo e outras categorias de partes interessadas.
Mdio
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s o L G
o i r s
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glossrio
glossrio
Anlise das partes interessadas: Processo para identificar as partes interessadas de uma
organizao e analisar seus interesses, influncia, bem como o histrico de relacionamentos.
Comunidade: Grupo social que possui opinies e valores comuns e interao contnua. Pode ser
definida geograficamente por limites polticos ou de recursos, ou socialmente, como a comunidade de indivduos que possuem interesses comuns.
Consulta: Processo de recolher informaes e opinies das partes interessadas e levar estas questes em considerao para alterar planos, tomar decises ou definir direes. Dados secundrios: Informaes qualitativas ou quantitativas previamente coletadas. Fontes podem
incluir relatrios do censo, artigos de peridicos, estudos tcnicos ou acadmicos e outras publicaes.
Desenvolvimento da comunidade: Processo de fortalecimento da comunidade, melhorando a qualidade de vida das pessoas, permitindo sua participao nas decises e maior exerccio de sua cidadania. O desenvolvimento da comunidade almeja fortalecer sua estrutura para melhorar seus ambientes sociais e fsicos, aumentar igualdade e justia social, superar a excluso social, construir capital social, envolver comunidades em estratgias, avaliaes e processos de tomada de deciso que podem influenciar positivamente as condies locais. Desenvolvimento sustentvel: Conceito lanado em 1987 no relatrio da Comisso Brundtland
intitulado Our Common Future (Nosso Futuro Comum), prope que a humanidade tem condies de promover o desenvolvimento sustentvel atendendo s necessidades do presente sem comprometer a capacidade das geraes futuras de satisfazer suas prprias necessidades. Considera as dimenses social, ambiental e econmica de desenvolvimento.
Dilogo: Troca de pontos de vista e opinies para explorar diferentes perspectivas, necessidades
e alternativas, com o objetivo de fomentar a compreenso, a confiana e a cooperao mtua sobre uma estratgia ou iniciativa.
Divulgao de informaes: Tornar as informaes acessveis s partes interessadas. Empoderar: Aumentar a habilidade das pessoas de participar nas tomadas de deciso, isto , de ter
maior influncia e controle. No sentido mais amplo, empoderamento a expanso da liberdade de escolha e aes, o que implica para a empresa, compartilhar responsabilidades, e recursos na tomada de deciso com as partes interessadas empoderadas.
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glossrio
Impacto: Qualquer efeito, antecipado ou no, positivo ou negativo, causado por uma interveno. Indicador: Fator ou varivel quantitativa ou qualitativa que fornece meios simples e confiveis
de mensurar as realizaes para refletir as mudanas conectadas a uma interveno, ou para auxiliar o desempenho de um fator em desenvolvimento.
Parcerias: Acordo entre pessoas e/ou organizaes do poder pblico, privado e/ou sociedade civil
que utilizaro seus recursos e competncias para atingir um objetivo comum; neste caso, tambm compartilham riscos e benefcios do projeto em questo.
Responsabilidade Social Empresarial: Forma de gesto que se define pela relao tica
e transparente da empresa com todos os pblicos com os quais ela se relaciona e pelo estabelecimento de metas empresariais compatveis com o desenvolvimento sustentvel da sociedade, preservando recursos ambientais e culturais para as geraes futuras, respeitando a diversidade e promovendo a reduo das desigualdades sociais. (Instituto Ethos)
Sociedade civil: Rede de associaes, normas sociais e relacionamentos que existem separadamente
do governo ou instituies de mercado. A sociedade civil pode incluir organizaes religiosas, fundaes, associaes profissionais, sindicatos, instituies acadmicas, mdia, grupos no governamentais organizados e grupos ambientalistas.
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r E F E
s A i NC
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referncias
referncias
Referncias externas: AA1000 ACCOUNTABILITY: PRINCIPLES STANDARD 2008, verso brasileira. AccountAbility 2008. http://www.accountability.org.uk/resources AA1000 ACCOUNTABILITY: STAKEHOLDERS ENGAGEMENT STANDARD, Exposure draft. AccountAbility 2005. http://www.accountability21.net ACCOUNTABILITY; THE UNITED NATIONS ENVIRONMENT PROGRAMME; STAKEHOLDER RESEARCH ASSOCIATES. From Words to Action. The Stakeholder Engagement Manual. Vol.2 The Practitioners Handbook on Stakeholder Engagement, 2005,156p. http://www.accountability.org. uk,http://www.StakeholderResearch.com, http://www.uneptie.org ENERGY SECTOR MANAGEMENT ASSISTANCE PROGRAM ESMAP; WORLD BANK; INTERNATIONAL COUNCIL ON MINING & METALS ICMM. Community Development Toolkit, 2005, 165p. http://www.icmm.com/page/629/community-development-toolkit-, http://info. worldbank.org/etools/library/view_p.asp?lprogram=107&objectid=238377, http://www.esmap.org FOREST STEWARDSHIP COUNCIL. Conselho Brasileiro de Manejo Florestal FSC Brasil. http://www.fsc.org.br GIFE. http://www.gife.org.br GLOBAL REPORTING INICIATIVE. http://www.globalreporting.org ICMM INTERNATIONAL COUNCIL ON MINING AND METALS. Planning for Integrated Mine Closure: Toolkit, 2008, 86p. http://www.icmm.com INTERNATIONAL FINANCE CORPORATION. World Bank Group. Performance Standards. http://www.ifc.org Stakeholder Engagement: A good practice handbook for companies doing business in emerging markets, 2007, 201p. http://www.ifc.org/ifcext/sustainability.nsf/Content/Publications_GoodPractice_ StakeholderEngagement INSTITUTO ETHOS. http://www.ethos.org.br ORGANIZATION FOR ECONOMIC CO-OPERATION AND DEVELOPMENT. http://www.oecd.org PACTO GLOBAL. http://www.pactoglobal.org.br THE EQUATOR PRINCIPLES. A benchmark for the financial industry to manage social and environmental issues in project financing. http://www.equator-principles.com THE MATERIALITY REPORT: Aligning Strategy Performance and Reporting. AccountAbility, BT Group Plc and LRQA, 2006. http://www.accountability21.net/materiality Referncias Internas: Guia de Investimento Social Externo Instituto Votorantim, 2008. Guia de Formalizao de Parcerias e Acompanhamento de Projetos para a Juventude Instituto Votorantim, 2009. Outras informaes: Website do Instituto Votorantim: www.institutovotorantim.org.br Dvidas e sugestes: contato@institutovotorantim.org.br
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Este Manual foi desenvolvido pelo Instituto Votorantim com o suporte da ERM Brasil. Est baseado em metodologias internacionais (ICMM - International Council on Mining and Metals, IFC - International Finance Corporation e AA 1000 - Accountability) e em experincias de engajamento com partes interessadas das empresas do Grupo Votorantim. O material foi revisado pela BSD Consulting, com apoio do Instituto Votorantim, tendo em vista a experincia em processos de engajamento com partes interessadas da consultoria e a realizao de projetos em unidades da Votorantim. A partir destas experincias, novos contedos foram inseridos, visando adequao do material s novas necessidades identificadas.