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Plataforma Eletrnica

Sistema de Certificao de Entidades Formadoras


Manual do Utilizador

Verso 3.12



















DSQA Direo de Servios de Qualidade e Acreditao
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Gerir, Conhecer
e Intervir
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Manual do Utilizador da Plataforma de Certificao
Verso 3.12 (atualizado a 3/7/2012)
A Portaria n. 851/2010, de 6 de setembro, que regulamenta o Sistema de Certificao de Entidades Formadoras,
determina que os pedidos de certificao devem ser requeridos por via eletrnica.
Para o efeito, a Direo-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho (DGERT) desenvolveu uma plataforma
eletrnica que permite s entidades formadoras a submisso e gesto dos seus pedidos de certificao, de
alargamento da certificao a outras reas de educao e formao e de transmisso da certificao. A gesto da
plataforma e do relacionamento com os seus utilizadores compete Direo de Servios de Qualidade e
Acreditao (DSQA).
Este manual tem como objetivo apoiar as entidades formadoras na explorao e utilizao da plataforma
eletrnica e ser alvo de atualizaes sempre que se verifiquem alteraes aos seus contedos ou funcionalidades.


Contactos
Ministrio da Economia e do Emprego
Direo-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho (DGERT)
Direo de Servios de Qualidade e Acreditao (DSQA)
Praa de Londres, n 2 6 andar
1049-056 Lisboa
W 21 8441470/68
21 8441496
Correio eletrnico (helpdesk): acreditacao@dgert.mtss.gov.pt
Stio na Internet: http://certifica.dgert.mtss.gov.pt

Notas teis
Este documento est disponvel no stio da DSQA e pode igualmente ser disponibilizado via correio eletrnico a pedido dos
interessados. Se j efetuou o download do documento h algum tempo, verifique se existe uma verso mais atualizada,
confirmando o nmero na capa ou no incio desta pgina.
Se possvel, por uma questo ambiental, evite imprimir o documento.
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ndice
INTRODUO ................................................................................................................................... 6
1. SEGURANA E UTILIZAO DOS DADOS ............................................................................................ 6
2. REQUISITOS TCNICOS ....................................................................................................................... 6
3. ORGANIZAO DO MANUAL DO UTILIZADOR ................................................................................... 7
PARTE I. UTILIZAR A PLATAFORMA ELETRNICA ................................................................................ 8
1. ACESSO ............................................................................................................................................... 8
2. AES PRINCIPAIS .............................................................................................................................. 8
3. NOTIFICAES AUTOMTICAS ........................................................................................................... 9
PARTE II. FORMULRIOS ELETRNICOS ............................................................................................ 11
PARTE III. REGISTO DA ENTIDADE FORMADORA ................................................................................ 14
1. REGISTO PASSO A PASSO .................................................................................................................. 14
2. RECUPERAR DADOS DE ACESSO ....................................................................................................... 16
PARTE IV. REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA ................................................................. 17
1. INICIAR E TERMINAR SESSO ........................................................................................................... 17
2. AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................. 18
PARTE V. PEDIDO DE CERTIFICAO ................................................................................................. 20
1. PEDIDO DE CERTIFICAO PASSO A PASSO ..................................................................................... 20
2. ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO .................................................................... 24
PARTE VI. PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO .................................................................. 27
1. PEDIDO DE ALARGAMENTO PASSO A PASSO ................................................................................... 27
PARTE VII. RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E
ALARGAMENTO) .............................................................................................................................. 31
PARTE VIII. DESISTNCIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO) .......................................... 34
PARTE IX. PEDIDO DE TRANSMISSO DA CERTIFICAO .................................................................... 36
PARTE X. GERIR A REA RESERVADA ................................................................................................ 37
1. CONSULTAR E ATUALIZAR OS DADOS DE IDENTIFICAO E CONTACTOS ....................................... 38
2. ALTERAR OS DADOS DE ACESSO PLATAFORMA ............................................................................ 39
3. CONSULTAR AS OCORRNCIAS RELATIVAS AO REGISTO E AOS PEDIDOS SUBMETIDOS ................. 40
4. CONSULTAR O ESTADO E OS DADOS DA CERTIFICAO .................................................................. 41
5. CONSULTAR O ESTADO DOS PEDIDOS E RESPOSTAS A AUDINCIA PRVIA .................................... 43
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FICHAS DE CONSULTA ...................................................................................................................... 45
FICHA 1. TIPO DE CAMPOS E FUNCIONALIDADES DOS FORMULRIOS ELETRNICOS ....................... 46
1. CAMPOS ............................................................................................................................................ 46
2. FUNCIONALIDADES ........................................................................................................................... 49
FICHA 2. FORMULRIO DE REGISTO - Orientaes de preenchimento ............................................. 50
FICHA 3. FORMULRIO DE PEDIDO DE CERTIFICAO - Orientaes de preenchimento ................... 54
FICHA 4. FORMULRIO DE PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE EDUCAO E FORMAO -
Orientaes de preenchimento ...................................................................................................... 70
FICHA 5. FLUXO DOS PEDIDOS ........................................................................................................ 79
FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO ................................................................................ 79
FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO ................................................ 81
FLUXO DE ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO, DA RESPOSTA A PARECER EM
AUDINCIA PRVIA E DA DESISTNCIA DE PEDIDOS ............................................................................. 82

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INTRODUO
A plataforma eletrnica destina-se formalizao e gesto dos pedidos de certificao das entidades
formadoras que pretendem obter esse reconhecimento, nos termos da Portaria n 851/2010, de 6 de
setembro.
A sua utilizao pressupe um registo da entidade formadora, sujeito a aprovao pela DSQA.
Aps aprovao do registo e atribuio de nome de utilizador e senha de acesso, a entidade formadora
pode aceder a uma rea reservada prpria que permite:
Consultar e atualizar os seus dados de identificao e contactos
Submeter pedidos de certificao
Consultar o estado dos pedidos e a deciso final
Consultar o estado da certificao

1. SEGURANA E UTILIZAO DOS DADOS
O uso exclusivo da plataforma eletrnica por utilizadores registados, mediante atribuio de dados de
acesso, visa promover a segurana da informao submetida pelos mesmos.
Na qualidade de utilizador registado, a entidade responsvel por todas as atividades inerentes
utilizao da plataforma, pela confidencialidade dos seus dados de acesso e pela correo e veracidade
de toda a informao submetida.
Na qualidade de gestor da plataforma, a DSQA reserva-se o direito de no aprovar o registo de
utilizadores, caso detete que as informaes fornecidas so desadequadas ou incorretas, e de eliminar
utilizadores registados, caso os mesmos no apresentem pedidos de certificao no prazo de 1 ano aps
aprovao do registo.
Os dados inseridos pela entidade formadora destinam-se exclusivamente avaliao tcnica dos
pedidos submetidos.

2. REQUISITOS TCNICOS
Para uma correta utilizao e visualizao do contedo e funcionalidades da plataforma eletrnica, a
entidade deve considerar os seguintes requisitos mnimos:
Computador com ligao internet
Ecr com resoluo igual ou superior a 1024x768
Browser de internet: Microsoft Internet Explorer, verso
7.0 ou superior
IMPORTANTE!
Se utilizar outros browsers no
conseguir usar todas as
funcionalidades e a informao no
submetida corretamente!
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! O tamanho mximo do conjunto de ficheiros que pode ser anexado em cada gravao dos
pedidos de 40 MB. Para evitar erros e problemas na submisso dos pedidos, a entidade
deve verificar previamente qual o tamanho dos ficheiros informticos que pretende anexar.
Caso os ficheiros a anexar sejam muito pesados pode optar por algumas solues:
- Preenchimento faseado, de modo a conseguir gravar mais conjuntos at 40 MB;
- Dividir os documentos em diferentes ficheiros, retirar ou comprimir imagens ou grficos
que no sejam imprescindveis nos documentos;
- Enviar ficheiros comprimidos em formato zip;
- Comprimir a dimenso dos ficheiros ao mximo, sempre que digitalizar documentos


3. ORGANIZAO DO MANUAL DO UTILIZADOR
Para facilitar a explorao da plataforma eletrnica e potenciar a utilizao das suas funcionalidades, o
presente manual encontra-se organizado da seguinte forma:

Corpo do manual:
C Partes I e II Informao genrica sobre a utilizao da plataforma e os formulrios eletrnicos
C Parte III - Descrio do processo de registo da entidade formadora
C Parte IV Informao sobre acesso rea reservada da entidade formadora
C Partes V a IX Descrio dos diferentes tipos de pedidos que podem ser submetidos ao Sistema
de Certificao
C Parte X Informao sobre as aes possveis na rea reservada da entidade formadora

Anexos:
C Fichas de consulta
Descrio dos campos e funcionalidades dos formulrios eletrnicos
Orientaes de preenchimento dos formulrios eletrnicos do registo e dos pedidos
Fluxos dos pedidos na plataforma (estados dos pedidos e aes da entidade e da DSQA)
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PARTE I.
UTILIZAR A PLATAFORMA ELETRNICA

1. ACESSO
O acesso plataforma e s suas funcionalidades efetua-se a partir do stio da DSQA na Internet
http://certifica.dgert.mtss.gov.pt



2. AES PRINCIPAIS
Na pgina inicial constam os menus que permitem as diferentes aes necessrias para a utilizao da
plataforma.

REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA
Obrigatrio para aceder rea reservada e apresentar o pedido de certificao; exige aprovao pela
DSQA
Localizao: menu lateral direito
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ACESSO REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA
Na rea reservada possvel consultar/atualizar os dados da entidade formadora, submeter os pedidos
de certificao e acompanhar o seu estado de avaliao e deciso
Localizao: campos no canto superior esquerdo e link no menu lateral direito


RECUPERAR DADOS DE ACESSO
Permite a recuperao dos dados de acesso (nome de utilizador e senha)
Localizao: menu lateral direito


3. NOTIFICAES AUTOMTICAS
Aps a execuo de determinadas aes na plataforma eletrnica, da responsabilidade da entidade ou
da DSQA, a entidade recebe notificaes automticas no endereo de e-mail identificado no formulrio
de registo. As mensagens so geradas a partir do endereo acreditacao@dgert.mtss.gov.pt e
correspondem s diferentes fases pelas quais passam o registo da entidade e os pedidos submetidos ao
Sistema de Certificao.

Fluxo do registo consultar Parte III. Registo de entidade formadora
Fluxo do pedido de certificao e do pedido de alargamento consultar Ficha 5. Fluxo dos
pedidos




REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA
Receo do pedido de registo
Aprovao do registo e atribuio de nmero de processo e dos dados de acesso / No aprovao do
registo

Alterao de dados da entidade (aps registo)
Alterao de dados de acesso plataforma eletrnica


Mensagens
automticas
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Recuperao de dados de acesso
Recuperao do nome de utilizador e senha de acesso plataforma eletrnica

PEDIDO DE CERTIFICAO
Validao inicial do pedido e orientaes para pagamento de taxa / No validao do pedido
Alertas para o prazo de pagamento
Pedido arquivado por falta de pagamento
Pedido em avaliao aps pagamento
Pedido em audincia prvia
Resposta a parecer em audincia prvia em avaliao
Deciso sobre o pedido (deferido ou indeferido)

Alterao de dados do pedido de certificao
Aprovao da alterao de dados ao pedido de certificao /No aprovao da alterao de dados

PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE EDUCAO E FORMAO
Validao inicial do pedido e notificao para pagamento de taxa / No validao do pedido
Alertas para o prazo de pagamento
Pedido arquivado por falta de pagamento
Pedido de alargamento da certificao em fase de avaliao aps pagamento
Pedido de alargamento da certificao em audincia prvia
Resposta a parecer em audincia prvia em avaliao
Deciso sobre o pedido (deferido ou indeferido)

Desistncia de pedidos (certificao ou alargamento da certificao)
Pedido arquivado na sequncia de desistncia



As aes da entidade sobre o registo e os pedidos geram, igualmente, notificaes automticas
para a DSQA.

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PARTE II.
FORMULRIOS ELETRNICOS

No stio da DSQA e na plataforma eletrnica esto disponveis os formulrios necessrios para o registo
e apresentao de pedidos ao Sistema de Certificao:

Formulrio de registo de entidade formadora
(disponvel no stio da internet)

















Formulrio de pedido de certificao
(disponvel na rea reservada, aps registo)














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Formulrio de alterao de dados do pedido de certificao
(disponvel na rea reservada, aps submisso do pedido)



















Formulrio de pedido de alargamento de reas de educao e formao
(disponvel na rea reservada, quando a entidade se encontra no estado certificada")
















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Formulrio de resposta a parecer em audincia prvia
(disponvel na rea reservada, quando o pedido se encontra no estado em audincia prvia")




Formulrio de desistncia de pedidos
(disponvel na rea reservada, aps submisso do pedido)





Formulrio de transmisso de certificao
(em desenvolvimento, a disponibilizar oportunamente na rea reservada)



Os formulrios eletrnicos so compostos por campos que permitem editar texto ou dgitos e anexar
ficheiros, atravs da utilizao de uma barra de funcionalidades.

Ver Ficha de consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios eletrnicos
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PARTE III.
REGISTO DA ENTIDADE FORMADORA

O registo como utilizador obrigatrio para a entidade formadora poder aceder e utilizar a plataforma
eletrnica da Certificao.

! Apenas as entidades formadoras que pretendam requerer a certificao devem efetuar este registo
! O registo na plataforma apenas permite aceder s suas funcionalidades, mas no significa a
atribuio de certificao entidade


1. REGISTO PASSO A PASSO

Aceder ao formulrio de registo no stio da DSQA
Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados
Confirmar os dados inseridos e enviar o formulrio
Aguardar a aprovao da DSQA


O Aceder ao formulrio de registo
O formulrio de registo est disponvel no stio da DSQA http://certifica.dgert.mtss.gov.pt no menu
lateral direito.

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O Preencher o formulrio
Consultar Ficha 2. Formulrio de registo orientaes de preenchimento



O Confirmar os dados e enviar o formulrio
Antes de enviar o formulrio:
Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a
aprovao do registo e sero utilizados nos futuros contactos com a entidade e na identificao da
mesma em qualquer deciso emitida pela DGERT
Imprimir o formulrio, pois s volta a ter acesso ao mesmo aps aprovao.
Clicar na funcionalidade Imprimir e selecionar impresso total ou os separadores
individualmente







- Enviar o formulrio de registo selecionando a funcionalidade Enviar


Aps o envio gerado um alerta de receo com sucesso na pgina do site. Este alerta no significa
ainda a aprovao do registo pela DSQA.





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O Aguardar a aprovao da DSQA
Aps aprovao do registo pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail
indicado nos contactos, o nmero de processo e os dados de acesso
sua rea reservada (nome de utilizador e senha de acesso)

! Se o formulrio apresentar informao desadequada para os fins em causa,
o registo no aprovado, sendo a entidade igualmente notificada desse facto.


2. RECUPERAR DADOS DE ACESSO
Esta ao est disponvel no stio da DSQA http://certifica.dgert.mtss.gov.pt, no lado direito da pgina
principal















Preencher os campos NIPC e e-mail da entidade
Clicar em Enviar

Os dados sero enviados por e-mail



ACEDER REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA
Notificao automtica
por e-mail

PASSO SEGUINTE

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PARTE IV.
REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA

1. INICIAR E TERMINAR SESSO
A rea reservada est apenas disponvel para utilizadores registados e o acesso feito atravs do stio
http://certifica.dgert.mtss.gov.pt

Para iniciar a sesso:
Introduzir nome de utilizador e senha de acesso nos campos disponveis para o efeito
Clicar no smbolo
Clicar no link rea reservada da entidade formadora no lado direito da pgina














: A sesso expirou, o que fazer?
Caso a entidade esteja algum tempo sem introduzir ou consultar informao na sua rea reservada, com
a sesso ativa, pode ocorrer uma mensagem de sesso expirada. Neste caso, deve sair da rea
(fechar sesso) e entrar novamente com os seus dados de acesso.
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2. AMBIENTE DE TRABALHO
Uma vez na rea reservada, a entidade visualiza um ambiente de trabalho que integra:
A pgina inicial com a sua identificao, nmero de processo e o estado da certificao
Um conjunto de menus e submenus, onde esto disponveis diferentes aes relacionadas com
o registo da entidade e os pedidos de certificao

Os meus dados
Pedido de certificao
- Novo pedido de certificao
- Pedido de certificao em preenchimento
- Consultar estado do pedido de certificao
Alterao de dados do pedido de certificao
- Novo pedido de alterao
- Consultar estado dos pedidos de alterao
Pedido de alargamento de reas de educao e formao
- Novo pedido de alargamento
- Pedido de alargamento em preenchimento
- Consultar estado do pedido de alargamento
Resposta a parecer em audincia prvia
- Nova resposta
- Consultar resposta a parecer em audincia prvia
Desistncia de pedidos
- Novo pedido de desistncia
- Consultar pedido de desistncia
Consultar dados da certificao (Menu disponvel apenas para entidades certificadas)


A descrio das aes possveis na rea reservada est disponvel na Parte X Gerir a rea reservada
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Funcionalidades do ambiente de trabalho:
... Pgina Inicial .......... voltar pgina inicial da rea reservada
... Fechar Sesso ......... sair da rea reservada
... ........................... consultar nome do utilizador, data e hora da sesso ativa


Para terminar a sesso:
Clicar em Fechar Sesso


! Sempre que pretenda sair da sua rea reservada, siga este passo.
Caso contrrio, a sesso pode continuar ativa!







SUBMETER O PEDIDO DE CERTIFICAO

PASSO SEGUINTE

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PARTE V.
PEDIDO DE CERTIFICAO

Na sua rea reservada, a entidade formadora pode submeter o pedido de certificao e acompanhar os
diferentes estados pelos quais o mesmo vai passando at deciso da DGERT.

1. PEDIDO DE CERTIFICAO PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio do pedido de certificao
Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados
Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido
Aguardar a validao da DSQA
Submeter comprovativo de pagamento
Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso


O Aceder ao formulrio do pedido de certificao
Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu:
Pedido de certificao
- Novo pedido de certificao










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O Preencher o formulrio
Consultar Ficha 3. Formulrio do pedido de certificao - orientaes para preenchimento


O Confirmar os dados e submeter o pedido
Antes de submeter o formulrio:
Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a
avaliao do pedido de certificao
Imprimir o formulrio
Clicar na funcionalidade Imprimir na barra de funcionalidades e selecionar a impresso total
do formulrio ou os separadores de forma individual










- Para a submisso do formulrio, consultar Ficha 3. Formulrio do pedido de certificao
orientaes de preenchimento (separador 10)


O Aguardar a validao da DSQA
Aps validao do pedido pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail
indicado nos contactos, a notificao para proceder ao pagamento da
taxa correspondente.
Notificao automtica
por e-mail

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O Submeter comprovativo de pagamento
Aps efetuar o pagamento da taxa, a entidade deve proceder ao envio do comprovativo, anexando-o no
separador do pedido de certificao disponvel para o efeito:


Aceder ao menu
Pedido de certificao
- Consultar estado do pedido de certificao


Fica disponvel uma tabela com os estados do pedido
Clicar na funo Ver no estado de Pedido em pagamento








Para selecionar o pedido clicar duas vezes ou clicar na funo Vista







NOTA
O envio de comprovativo no se aplica
a entidades que tenham efetuado o
pagamento presencialmente nos
servios financeiros da DGERT
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Abre o formulrio de pedido submetido
Selecionar separador 10. Comprovativo de pagamento e anexar o respetivo documento








Como anexar documentos consultar Ficha consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios


Aps anexar o comprovativo, gerado um alerta de confirmao e informao sobre a nova etapa
de validao pela DSQA






Gravar o formulrio para submeter o comprovativo. Nesta fase, o pedido mantm-se no estado
em pagamento

Aguardar a validao da DSQA, aps a qual a entidade recebe, no
e-mail indicado nos contactos, a notificao de pedido em avaliao


O Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso
Consultar Ficha 5. Fluxo dos pedidos
Consultar Parte X. Gerir a rea reservada
Notificao automtica
por e-mail

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2. ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO
A alterao de dados ao pedido de certificao permite atualizar elementos de informao do mesmo,
devendo ser uma ao pontual e ocorrer apenas em situaes de estrita necessidade. Aps aprovao
pela DSQA, os novos dados sero os considerados para avaliao tcnica, mas no substituem o
formulrio original.





S possvel efetuar alteraes quando o pedido de certificao se encontra no estado em avaliao


ALTERAO DE DADOS PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio do pedido de alterao
Preencher o formulrio e anexar os documentos, se aplicvel
Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido
Aguardar a aprovao pela DSQA
Consultar o estado do pedido


O Aceder ao formulrio do pedido de alterao
Para aceder ao formulrio, selecionar o menu:
Alterao de dados do pedido de certificao
- Novo pedido de alterao
ATENO!
A alterao de dados de identificao e
contactos da estrutura principal ou da(s)
estrutura(s) descentralizada(s) efetuada
no menu Os meus dados
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O Preencher o formulrio de pedido de alterao
No separador Dados, assinalar o(s) separador(es) do formulrio do pedido de certificao onde
pretende efetuar alteraes ou anexar novos documentos

Para consultar o pedido de certificao submetido, clicar em Visualizar













Clicar em cada separador selecionado e preencher os campos disponveis:
Descrio sucinta das alteraes pretendidas (informao dos quadros, novos documentos)
Campo para anexar novo(s) documento(s), se aplicvel









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O Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido
Antes de submeter o formulrio:
Confirmar se foram efetuadas todas as alteraes ou atualizaes pretendidas

Para submeter o formulrio:
Voltar ao separador Dados, assinalar a caixa E Preenchimento concludo e Gravar para submeter
o pedido








! Caso grave o pedido de alterao de dados sem assinalar a caixa E Preenchimento
concludo, este fica no estado de Pedido em preenchimento. Para retomar o preenchimento
ou submeter o formulrio, deve entrar no submenu Consultar estado dos pedidos de alterao
e selecionar a funo Ver.


O Aguardar a aprovao pela DSQA
Aps validao pela DSQA, a entidade receber, no e-mail indicado nos
contactos, a informao sobre a deciso da DSQA (aprovao ou no
aprovao). Caso no seja aprovada a alterao de dados, a notificao
contempla a respetiva justificao.



O Consultar o estado do pedido (aprovado/no aprovado)
Consultar Parte X. Gerir a rea reservada


Notificao automtica
por e-mail

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PARTE VI.
PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO

Uma vez obtida a certificao, a entidade formadora pode submeter pedidos de alargamento desse
reconhecimento a outras reas de educao e formao, sempre que desenvolva nova oferta formativa
e desde que detenha as competncias e recursos adequados s novas reas a certificar.

A funcionalidade de pedido de alargamento de reas de educao e formao s est disponvel
quando a entidade se encontra no estado certificada

1. PEDIDO DE ALARGAMENTO PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao
Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados
Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido
Aguardar a validao da DSQA
Submeter o comprovativo de pagamento
Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso

O Aceder ao formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao
Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu:
Pedido de alargamento de reas de educao e formao
- Novo pedido de alargamento







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O Preencher o formulrio
Consultar Ficha 4. Formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao - orientaes
para preenchimento


O Confirmar os dados e submeter o pedido
Antes de submeter o formulrio:
Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a
avaliao do pedido de alargamento
Imprimir o formulrio
Clicar na funcionalidade Imprimir na barra de funcionalidades e selecionar a impresso total
do formulrio ou os separadores de forma individual











- Para a submisso do formulrio, consultar Ficha 4. Formulrio do pedido de alargamento de reas
de educao e formao - orientaes para preenchimento (separador 7)

O Aguardar a validao da DSQA

Aps validao do pedido pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail
indicado nos contactos, a notificao para proceder ao pagamento da
taxa correspondente.

Notificao automtica
por e-mail

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O Submeter comprovativo de pagamento
Aps efetuar o pagamento da taxa, a entidade deve proceder ao envio do comprovativo, anexando-o no
separador disponvel para o efeito:

Aceder ao menu
Pedido de alargamento de reas de educao e formao
- Consultar estado do pedido de alargamento





Fica disponvel uma tabela com os estados do pedido
Clicar na funo Ver no estado de Pedido em pagamento









Para selecionar o pedido clicar duas vezes ou clicar na funo Vista







NOTA
O envio de comprovativo no se aplica
a entidades que tenham efetuado o
pagamento presencialmente nos
servios financeiros da DGERT
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Abre o formulrio de pedido submetido
Selecionar separador 7. Comprovativo de pagamento
Selecionar a funo Editar e anexar o respetivo documento








Como anexar documentos consultar Ficha consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios

Aps anexar o comprovativo, gerado um alerta de confirmao e informao sobre a nova etapa
de validao pela DSQA






Gravar o formulrio para submeter o comprovativo. Nesta fase, o pedido mantm-se no estado
em pagamento

Aguardar a validao da DSQA, aps a qual a entidade recebe, no
e-mail indicado nos contactos, a notificao de pedido em avaliao


O Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso
Consultar Ficha 5. Fluxo dos pedidos
Consultar Parte X. Gerir a rea reservada
Notificao automtica
por e-mail

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PARTE VII.
RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E
ALARGAMENTO)
Esta funcionalidade permite entidade apresentar a resposta ao parecer tcnico de inteno de
indeferimento do pedido submetido (parecer em audincia prvia) emitido pela DGERT. Esse parecer
consta de uma informao em formato papel enviada para a morada da entidade e emitido sempre
que a avaliao do cumprimento dos requisitos de certificao no permita, desde logo, uma deciso
positiva.
Os dados apresentados nesta resposta sero considerados para avaliao tcnica, mas no substituem
os formulrios originais dos pedidos.
S possvel usar esta funcionalidade quando o pedido se encontra no estado em audincia prvia

RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio de resposta a parecer em audincia prvia
Preencher o formulrio e anexar os documentos, se aplicvel
Confirmar os dados inseridos e submeter a resposta
Consultar a resposta submetida


O Aceder ao formulrio de resposta a parecer em audincia prvia
Para aceder ao formulrio, selecionar o menu:
Resposta a parecer em audincia prvia
- Nova resposta


O Preencher o formulrio
No separador Seleo, assinalar o(s) separador(es) do formulrio de resposta correspondentes aos
grupos de requisitos indicados na informao tcnica que recebeu e nos quais pretende apresentar
informaes ou anexar documentos.

O separador Enquadramento da resposta de preenchimento obrigatrio e por isso encontra-se
automaticamente selecionado

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Exemplo do pedido de certificao: se na informao tcnica foram apontados requisitos relativos aos
grupos Recursos humanos e Resultados e melhoria contnua, deve selecionar esses separadores no
formulrio de resposta e anexar os dados convenientes.














Clicar no separador Enquadramento da resposta e preencher o campo disponvel

Clicar em cada separador selecionado e preencher os campos disponveis:
Descrio sucinta da resposta ao grupo em causa (nova informao ou documentos)
Campo para anexar novo(s) documento(s), se aplicvel









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O Confirmar os dados inseridos e submeter a resposta
Antes de submeter o formulrio:
Confirmar se foram inseridas todas as informaes e documentos pretendidos
! A entidade apenas pode submeter uma resposta ao parecer em audincia prvia

Para submeter o formulrio:
Voltar ao separador Seleo, assinalar a caixa E Preenchimento concludo e Gravar para
submeter a resposta











! Caso grave o formulrio sem assinalar a caixa E Preenchimento concludo, a resposta mantm-
se no estado de Resposta em preenchimento. Para retomar o preenchimento ou submeter o
formulrio, deve aceder ao submenu Consultar resposta a parecer em audincia prvia e selecionar
a funo Ver.

Aps a submisso da resposta, a entidade receber, no e-mail indicado nos
contactos, a confirmao do envio da mesma.









O Consultar a resposta submetida
Consultar Parte X. Gerir a rea reservada
Notificao automtica
por e-mail

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PARTE VIII.
DESISTNCIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO)
A entidade pode apresentar a desistncia do seu pedido de certificao ou de alargamento quando este
se encontra num dos seguintes estados:
..... Pedido em avaliao
..... Pedido em audincia prvia


DESISTNCIA PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio de pedido de desistncia
Preencher e submeter o formulrio

O Aceder ao formulrio do pedido de desistncia
Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu:
Desistncia de pedidos
- Novo pedido de desistncia

O Preencher e submeter o formulrio
No separador Pedido de desistncia, assinalar a caixa E Pretendo desistir do PEDIDO DE
CERTIFICAO ou Pretendo desistir do PEDIDO DE ALARGAMENTO em curso consoante os casos


Exemplo do pedido de certificao











Para consultar o pedido submetido, clicar em Visualizar

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No separador Motivo, apresentar uma breve descrio dos motivos de desistncia












Para imprimir o pedido, clicar em Imprimir e selecionar os separadores pretendidos

Clicar em Enviar para submeter o pedido de desistncia

! A desistncia do pedido de certificao ou de alargamento no est sujeita a aprovao da
DSQA. Quando submete o formulrio, o pedido fica automaticamente arquivado.



A entidade recebe uma mensagem que confirma esta situao

Notificao automtica
por e-mail

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PARTE IX.
PEDIDO DE TRANSMISSO DA CERTIFICAO

Funcionalidade em desenvolvimento na plataforma, a disponibilizar brevemente.












GERIR A REA RESERVADA PASSO SEGUINTE

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PARTE X.
GERIR A REA RESERVADA

Na rea reservada, a entidade pode efetuar diversas aes relativas gesto dos seus dados e dos
pedidos apresentados ao Sistema de Certificao, utilizando os menus disponveis:

Os meus dados
Consultar e atualizar os dados de identificao e contactos
Adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas (Ficha consulta 3, separador 9)
Alterar os dados de acesso plataforma
Consultar as ocorrncias relativas ao registo da entidade
Consultar o estado da certificao

Pedido de certificao
Submeter ou retomar o preenchimento do pedido de certificao (Parte V, ponto 1 e ficha consulta 3)
Consultar o estado do pedido de certificao
Consultar as ocorrncias relativas ao pedido de certificao

Alterao de dados do pedido de certificao
Submeter pedidos de alterao de dados ao pedido de certificao (Parte V, ponto 2)
Consultar o estado do pedido de alterao

Pedido de alargamento de reas de educao e formao
(Menu disponvel apenas para entidade certificadas)
Submeter ou retomar o preenchimento do pedido de alargamento da certificao (Parte VI, ponto 1
e ficha consulta 4)
Consultar o estado do pedido de alargamento da certificao
Consultar as ocorrncias relativas ao pedido de alargamento da certificao

Resposta a parecer em audincia prvia
(Menu disponvel apenas para entidade com pedidos em audincia prvia)
Nova resposta (Parte VII)
Consultar resposta a parecer em audincia prvia



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Desistncia de pedidos
Desistir do pedido de certificao ou de alargamento da certificao (Parte VIII)
Consultar o pedido de desistncia efetuado

Consultar dados da certificao
(Menu disponvel apenas para entidades certificadas)
Consultar os dados relativos certificao da entidade

Nesta parte do Manual esto detalhadas as aes relacionadas com a atualizao de dados da entidade
e a consulta dos estados dos pedidos e da certificao. As restantes aes encontram-se j descritas em
partes anteriores ou nas fichas de consulta.


1. CONSULTAR E ATUALIZAR OS DADOS DE IDENTIFICAO E CONTACTOS
Aps aprovao do registo pela DSQA, o formulrio com os dados da entidade est disponvel para
consulta e atualizao no menu Os meus dados. Sempre que ocorra alguma alterao nos dados de
identificao e/ou contactos, na estrutura principal ou estrutura(s) descentralizada(s), a entidade deve
efetuar a respetiva atualizao.


Aceder ao menu Os meus dados
No formulrio, selecionar o(s) separador(es) pretendido(s)
Clicar na funo Editar
Atualizar os dados
Clicar em Gravar









NOTA
A atualizao de dados no est
sujeita a aprovao pela DSQA.
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A plataforma gera um alerta de confirmao de gravao dos novos dados


A DSQA recebe uma notificao automtica com os novos dados atualizados pela entidade


2. ALTERAR OS DADOS DE ACESSO PLATAFORMA
Por questes de segurana e de maior facilidade de memorizao, sugere-se que a entidade altere o
nome de utilizador e senha de acesso atribudos no primeiro acesso rea reservada.

Aceder ao menu Os meus dados
Selecionar o separador 4. Dados de acesso
Clicar na funo Editar
Assinalar a caixa E Pretendo alterar o Nome de utilizador/Senha de acesso
Preencher novos dados de acesso e clicar em Gravar










A plataforma gera um alerta de confirmao de gravao dos novos dados



A entidade receber, no e-mail indicado nos contactos, os novos dados
de acesso
Notificao automtica
por e-mail

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3. CONSULTAR AS OCORRNCIAS RELATIVAS AO REGISTO E AOS PEDIDOS SUBMETIDOS
No formulrio do registo e dos pedidos de certificao e de alargamento da certificao, encontra-se
disponvel o separador Ocorrncias que permite consultar o percurso dos diferentes estados dos
mesmos, na sequncia das aes efetuadas pela entidade e pela DSQA.


Passo 1.
Aceder ao menu pretendido:
menu Os meus dados
ou
menu Pedido de Certificao
submenu Consultar o estado do pedido de certificao
ou
menu Pedido de alargamento de reas de educao e formao
submenu Consultar o estado do pedido de alargamento

Passo 2.
Selecionar o separador Ocorrncias

Exemplo do formulrio de registo










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Passo 3.
Clicar na linha respetiva para ver a informao associada a cada ocorrncia:

Exemplo do formulrio do pedido de certificao

Tipo
Data




Descrio (este campo est disponvel apenas quando existem observaes especficas em
cada ao efetuada)










4. CONSULTAR O ESTADO E OS DADOS DA CERTIFICAO
O estado de certificao da entidade pode ser consultado de trs formas:

Pgina principal da rea reservada
Indicao de Entidade certificada ou Entidade no certificada



NOTA
O estado de Entidade no certificada
assumido quando ainda no tenha sido
emitida deciso positiva de certificao
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Menu Os meus dados
Aceder ao separador 6. Dados de certificao
Consultar os dados disponveis

Entidade certificada








Entidade no certificada







Menu Consultar dados da certificao (disponvel para entidades certificadas)
Tabela com a identificao da entidade e os dados da certificao









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5. CONSULTAR O ESTADO DOS PEDIDOS E RESPOSTAS A AUDINCIA PRVIA
Na rea reservada, a entidade pode consultar o estado dos seus pedidos de certificao, de alterao de
dados ao pedido de certificao, de alargamento da certificao, da resposta a parecer em audincia
prvia e de pedidos de desistncia. Posteriormente, esta funcionalidade estar disponvel para o pedido
de transmisso da certificao.

A forma de consulta do estado similar para os diferentes pedidos ou respostas submetidas,
apresentando-se neste manual o exemplo do pedido de certificao:

Aceder ao menu pretendido:
Pedido de certificao
- Consultar estado do pedido de certificao

Fica disponvel uma tabela com o nmero de pedidos em cada estado
Clicar na funo Ver para aceder ao formulrio do pedido, no estado pretendido







Abre uma listagem com o(s) pedido(s) existente(s)
Selecionar o pedido que pretende visualizar e clicar duas vezes ou clicar na funo Vista






Para voltar lista de pedidos, clicar na funo Vista
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Estados possveis dos pedidos

Pedido de certificao e de alargamento de reas de educao e formao:







Pedido de alterao de dados





Desistncia de pedidos e respostas a parecer em audincia prvia:




Pedidos em pagamento
Pedidos em avaliao
Pedidos em audincia prvia
Pedidos arquivados
Pedidos deferidos
Pedidos indeferidos

Pedidos aprovados
Pedidos no aprovados

Consulta da informao submetida
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FICHAS DE CONSULTA
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FICHA 1.
TIPO DE CAMPOS E FUNCIONALIDADES DOS FORMULRIOS ELETRNICOS

1. CAMPOS
Os formulrios eletrnicos integram campos com caractersticas diferenciadas que permitem a
introduo da informao necessria ao seu preenchimento, nomeadamente:


Campos editveis
Permitem a edio de texto ou dgitos
Exemplo: Designao da entidade e NIPC/NIF




Campos de seleo
Apresentam opes para que a entidade selecione o que se aplica sua situao
Exemplo: constituio e registo legal




Campos para anexar documentos
Permitem anexar os documentos solicitados ao longo do formulrio
Exemplo: carto de identificao de pessoa coletiva






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Anexar documentos passo a passo:
a) No caso de possuir o documento em suporte digital:
Clicar na opo Procurar ou Browse
Pesquisar o documento nas pastas do seu computador
Adicionar o documento solicitado

b) No caso de possuir o documento em suporte papel:
Digitalizar o documento
Guardar o documento (em suporte digital) numa pasta criada para o efeito
Clicar na opo Procurar ou Browse
Pesquisar o documento nas pastas do seu computador
Adicionar o documento solicitado




Campos com caixa de seleo
Estes campos abrem uma listagem para seleo de um ou mais itens
Exemplo: a lista de distritos e concelhos



Campos com lista pendente
Permitem a visualizao dos itens selecionados nos campos com caixa de seleo
Exemplo: as reas de educao e formao associadas a cada colaborador, no formulrio do pedido
de certificao




NOTA
Se pretender alterar o ficheiro, clicar em
X para apagar o anterior e de seguida
em Procurar ou Browser. Percorrer
novamente os passos indicados
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Smbolos associados aos campos

Todos os campos assinalados com asterisco (*) so de preenchimento obrigatrio. Em caso de
campos obrigatrios por preencher, o formulrio no submetido e gera-se um alerta, destacando
a vermelho os campos em falta

O smbolo permite a replicao de campos para introduo de novos dados, devendo clicar-se as
vezes necessrias quantas as novas ocorrncias ou registos que se pretendam criar

O smbolo permite a consulta de documentos anexados nos
formulrios. Os ficheiros ficam disponveis para consulta
somente aps gravao dos mesmos

O smbolo permite a eliminao de campos ou ficheiros














Exemplos:
adicionar uma estrutura descentralizada no formulrio de registo;
adicionar novos documentos comprovativos de propriedade dos espaos;
adicionar novo campo para descrio de espaos, etc.
NOTA
Os documentos anexados no
formulrio de registo, s podem ser
consultados aps aprovao do
registo pela DSQA, na rea reservada
da entidade formadora, no menu
Os meus dados
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2. FUNCIONALIDADES
A utilizao dos formulrios apoiada por uma barra de funcionalidades, que podem variar consoante a
fase em que se editam ou consultam os mesmos.

Registo de entidade formadora
.... Enviar ................... submeter o formulrio de registo
.... Imprimir ............... imprimir parcial ou totalmente o formulrio
.... Voltar ............... voltar pgina do site consultada anteriormente, sem gravar o formulrio


Pedido de certificao e de alargamento de reas de educao e formao
(incluindo alterao de dados, resposta a parecer em audincia prvia e desistncia do pedido)
Novo ................... criar novo formulrio de pedido de certificao
Editar .............. editar texto ou dgitos
Gravar ............ gravar e/ou submeter o formulrio
Imprimir ......... imprimir parcial ou totalmente o formulrio
Refrescar ....... atualizar informao no formulrio em edio ou consulta
Vista ................... alternar o modo de visualizao entre listagem de registos e um registo especfico
Eliminar .............. eliminar um formulrio, antes da sua submisso
Fechar ................. fechar a janela de visualizao
Selecionar ........... selecionar um registo da listagem
............................ Visualizar um registo ou formulrio um registo da listagem

Visualizar
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FICHA 2.
FORMULRIO DE REGISTO - Orientaes de preenchimento

O formulrio de registo composto por trs separadores:
Separador 1. Identificao da entidade
Separador 2. Contactos
Separador 3. Estruturas descentralizadas

! O formulrio de registo deve ser preenchido integralmente e enviado
pois a plataforma no permite a gravao de dados. Se sair do formulrio a
meio do preenchimento, os dados inseridos no sero gravados e ter que
iniciar um novo.




Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende
inserir os dados.



SEPARADOR 1. IDENTIFICAO DA ENTIDADE
Neste separador, a entidade deve proceder introduo de todos os dados respeitantes sua
identificao, de acordo com os campos previstos:








DICA
No clique na funo
Voltar para selecionar
outro separador. Essa
funo apenas permite
voltar pgina inicial do site
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NIPC/NIF
Nmero de identificao de pessoa coletiva ou de identificao fiscal, consoante a situao
aplicvel

Denominao social
Identificao social da entidade conforme consta do seu registo legal

Denominao comercial
Se aplicvel

Representante legal
Identificar colaborador que assegura a responsabilidade legal (administrador, scio-gerente,
presidente, vogal, etc.

Gestor de formao
Identificar o colaborador que assegura essa funo, de acordo com o previsto nos requisitos de
estrutura e organizao internas, na Portaria 851/2010, de 6 de setembro

Constituio e registo legal
Selecionar as opes aplicveis sua situao e anexar os documentos solicitados

CAE
Indicar o cdigo de classificao de atividade econmica aplicvel (CAE-Rev3)

mbito de interveno da atividade formativa
Selecionar o mbito de interveno aplicvel atividade formativa da entidade

Total de colaboradores internos
Identificar o nmero total de pessoas com vnculo laboral entidade, sejam ou no profissionais
na rea da formao

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SEPARADOR 2. CONTACTOS
Neste separador devem ser identificados todos os contactos da entidade, incluindo os de eventuais
espaos de atendimento ao pblico.














Endereo da sede
Morada completa da sede da entidade

Cdigo postal
Inserir cdigo postal associado morada indicada
Se necessrio consultar http://www.ctt.pt

Distrito e concelho
Escolher o distrito e concelho nas caixas respetivas.
Clicar no smbolo e escolher o distrito clicando duas vezes na designao ou acionar a
funcionalidade Selecionar
Aps seleo fica disponvel a lista de concelhos desse distrito. Escolher o concelho,
seguindo os mesmos passos

Telefone, fax e telemvel
Indicar, no mnimo, um contacto telefnico fixo

E-mail
Identificar o endereo eletrnico da entidade, atravs do qual ir receber as notificaes
automticas da plataforma
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Website
Se aplicvel

Espao de atendimento ao pblico
Selecionar conforme a situao
Se a entidade dispuser de atendimento ao pblico, indicar os contactos de forma idntica
aos da sede


SEPARADOR 3. ESTRUTURAS DESCENTRALIZADAS
Neste separador pretende-se que a entidade identifique as estruturas descentralizadas de que dispe e
os respetivos contactos.










Se dispe de estruturas descentralizadas, selecionar a opo Sim
Preencher os campos de designao e contactos
Por cada estrutura existente, clicar no smbolo Nova estrutura e preencher os campos





NOTA
Estruturas descentralizadas - plos ou
delegaes da entidade com recursos
humanos e materiais que asseguram o seu
funcionamento de forma autnoma da
estrutura principal
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FICHA 3.
FORMULRIO DE PEDIDO DE CERTIFICAO - Orientaes de preenchimento

O formulrio do pedido de certificao integra dez separadores numerados e identificados em funo
dos requisitos de qualidade previstos na Portaria n 851/2010, de 6 de setembro, de forma a facilitar a
organizao da informao a apresentar pela entidade formadora:

Separador 1. Requisitos prvios
Separador 2. reas de educao e formao
Separador 3. Enquadramento do pedido
Separador 4. Recursos humanos
Separador 5. Recursos fsicos
Separador 6. Atividade formativa - planificao e gesto
Separador 7. Atividade formativa conceo e desenvolvimento
Separador 8. Resultados e melhoria contnua
Separador 9. Estruturas descentralizadas
Separador 10. Submisso do pedido










Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende inserir os dados

! O formulrio de pedido deve ser gravado aps a primeira insero de dados. A partir da 1
gravao, fica no estado Pedido em preenchimento. No caso de pretender aceder novamente
ao formulrio, deve faz-lo atravs do submenu Pedido de certificao em preenchimento.
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DICA
Deve selecionar a funo Editar para proceder
introduo de dados sempre que necessrio





SEPARADOR 1. REQUISITOS PRVIOS
Neste separador, pretende-se que a entidade faa a demonstrao de cumprimento dos requisitos
prvios previstos na Portaria n 851/2010, de 6 de setembro, nomeadamente no que respeita a:

Situao relativa ao exerccio da atividade e a apoios financeiros
- Selecionar as trs opes apresentadas

Situao tributria e contributiva
Neste campo, a entidade pode optar por:
Anexar certides comprovativas de situao regularizada
ou
Autorizar a DGERT a consultar essa informao nos stios da internet das declaraes eletrnicas
(DGCI) ou da Segurana Social Direta, anexando os documentos emitidos pelos respetivos
sistemas, que comprovam essa autorizao






SEPARADOR 2. REAS DE EDUCAO E FORMAO
Neste separador, a entidade deve selecionar as reas de educao e formao para as quais pretende
certificao.

Seleo de reas

Clicar no smbolo para abrir a janela de seleo
NOTA
Caso opte por autorizar a consulta dos seus dados
nos stios eletrnicos das instituies referidas,
necessitar do nome e NIPC da DGERT disponvel
no formulrio
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As reas esto organizadas em trs nveis. Para chegar s reas de educao e formao pretendidas
tem que fazer um percurso de escolhas:
1 nvel abre as opes dos grandes grupos de estudo
2 nvel abre as opes das reas de estudo
3 nvel escolher as reas de educao e formao pretendidas

Assinalar com - e clicar em OK




1 nvel
2 nvel
3 nvel










Se pretender modificar a seleo de reas, deve aceder novamente janela e anular a seleo
efetuada.

A janela de seleo apresenta as seguintes opes:
OK ............. confirmar a seleo de reas efetuada
Cancelar ... sair da janela de listagem sem assumir qualquer seleo efetuada
Limpar ....... anular a seleo efetuada na totalidade
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Clculo de reas e taxa

Somatrio automtico das reas de educao e formao selecionadas e do montante total a
pagar pelo pedido de certificao (correspondente s taxas previstas na Portaria n 1196/2010,
de 24 de novembro).







SEPARADOR 3. ENQUADRAMENTO DO PEDIDO
Este separador constitudo por um nico campo editvel no qual a entidade deve contextualizar o seu
pedido, de acordo com as orientaes do texto introdutrio.
Nmero de carateres correspondentes aproximadamente a duas pginas de tamanho A4














Sugesto
Grave o formulrio
Sugesto
Grave o formulrio
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IMPORTANTE!
Se existirem estruturas
descentralizadas, a identificao
dos seus colaboradores feita no
separador 9. Estruturas
descentralizadas


SEPARADOR 4. RECURSOS HUMANOS
Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos seus colaboradores, com
funes na formao, afetos sua estrutura principal.






Quadro de identificao e caracterizao dos recursos humanos da estrutura principal

Obrigatrio para todas as entidades:
Identificar colaboradores que asseguram as funes de gestor de formao, coordenador
pedaggico e gestor de formao a distncia (apenas se desenvolver esta forma de organizao)
Identificar formadores e outros tcnicos

Para acrescentar colaboradores, clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador.
Ex: outros coordenadores, formadores, mediadores, etc.


















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Selecionar as reas de educao e formao em que o colaborador tem interveno (para seleo
de reas, ver ponto anterior)
Seta azul

Aps seleo das reas de educao e formao de cada colaborador, pode consult-
las, atravs do smbolo


Selecionar o tipo de vnculo do colaborador INT-interno ou EXT-externo
Seta roxa


Se aplicvel:
Identificar colaborador(es) que asseguram as funes de atendimento dirio e servio de
contabilidade
Seta cinza
















Prova de vnculo contratual

Anexar documento de vnculo contratual dos colaboradores:
Gestor de formao, coordenador pedaggico e gestor de formao a distncia (se
aplicvel)
Atendimento dirio e servio de contabilidade

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IMPORTANTE!
Se existirem estruturas
descentralizadas, a identificao
dos espaos e equipamentos das
mesmas feita no separador
9. Estruturas descentralizadas

Fichas curriculares
Anexar as fichas curriculares (modelo prprio DGERT) dos colaboradores com funes de gesto e
coordenao e dos formadores




SEPARADOR 5. RECURSOS FSICOS
Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos espaos e equipamentos
afetos sua estrutura principal.





Documentos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos e
equipamentos
Anexar documentos comprovativos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao
dos espaos identificados no Quadro de caracterizao dos recursos fsicos

Quadro de identificao e caracterizao dos recursos fsicos da estrutura principal

Obrigatrio para todas as entidades:
Identificar nmero de espaos disponveis para a atividade formativa:
Locais de atendimento
Instalaes sanitrias

Clicar no smbolo para adicionar outros espaos que considere pertinentes


Sugesto
Grave o formulrio
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Se aplicvel:
Identificar as salas de formao terica disponveis
Indicar rea
Identificar equipamento disponvel

Identificar as salas de formao em informtica disponveis
Indicar rea
Identificar equipamento disponvel

Identificar os espaos de formao prtica disponveis
Indicar nmero e rea
Identificar equipamento disponvel























Clicar no smbolo para adicionar outros espaos, se necessrio

Sugesto
Grave o formulrio
Plataforma Certificao Manual do Utilizador
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SEPARADOR 6. ATIVIDADE FORMATIVA - PLANIFICAO E GESTO
Neste separador, a entidade deve apresentar evidncias da planificao da atividade formativa e
caracterizar a sua oferta formativa.

Documentos de planificao da atividade formativa
Anexar plano de atividades ou plano de formao
Se aplicvel, anexar documentos de fundamentao da formao
Se aplicvel, anexar documentos de formalizao de parcerias, acordos ou contratos e
documentos

Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa
Obrigatrio para todas as entidades

Identificar todos os cursos que desenvolve ou pretende desenvolver por cada rea de educao
e formao a certificar

Clicar no smbolo para adicionar as linhas necessrias












Selecionar a rea de educao e formao (consultar separador 2)
Indicar designao e durao do curso
Indicar cdigo do curso no Catlogo Nacional de Qualificaes, se aplicvel
Selecionar a modalidade de formao (aceder caixa de seleo e escolher)
Selecionar forma de organizao (aceder caixa de seleo e escolher)
Se o curso j foi desenvolvido alguma vez, selecionar a caixa curso realizado

Sugesto
Grave o formulrio
Plataforma Certificao Manual do Utilizador
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NOTA
Consultar Guio
orientador do MQAF no
stio da DSQA
SEPARADOR 7. ATIVIDADE FORMATIVA - CONCEO E DESENVOLVIMENTO
Neste separador, pretende-se que a entidade apresente evidncias das suas prticas de conceo,
organizao e execuo da formao.

Procedimentos e instrumentos da atividade formativa
Anexar manual de qualidade da atividade formativa
Anexar regras de funcionamento


Evidncias de conceo e execuo da formao
Dos cursos indicados no separador 6, escolher um por cada rea de educao e formao e anexar os
respetivos:
Programa de formao
Planos de sesso
Outros possveis: estudos ou diagnsticos de necessidades de formao ou necessidades de
desenvolvimento de competncias, recursos pedaggicos


Formao a distncia
Se aplicvel
Indicar endereo web da plataforma tecnolgica e respetivos dados de acesso no perfil de
administrador e de formando




SEPARADOR 8. RESULTADOS E MELHORIA CONTNUA
A informao solicitada neste separador destina-se apenas a entidades formadoras com histrico de
atividade formativa.

Evidncias de avaliao dos resultados da atividade e melhoria contnua
Balano de Atividades
Resultados de acompanhamento ps-formao
Resultados de autoavaliao, se aplicvel
Sugesto
Grave o formulrio
Sugesto
Grave o formulrio
Plataforma Certificao Manual do Utilizador
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SEPARADOR 9. ESTRUTURAS DESCENTRALIZADAS
Neste separador, pretende-se que a entidade caracterize as suas estruturas descentralizadas, em
termos de recursos humanos e fsicos.

! O preenchimento desta informao s obrigatrio no caso de a
entidade ter indicado a existncia de estruturas descentralizadas, quer no
registo inicial, quer em atualizao posterior dos seus dados na rea
reservada


IMPORTANTE
Este separador apresenta caractersticas distintas dos restantes separadores do formulrio do pedido de
certificao:

Constitui um formulrio especfico que s fica disponvel para edio aps a primeira gravao
do formulrio principal
Tem associada uma barra de funcionalidades prpria para editar, gravar e imprimir a informao
de cada estrutura











O preenchimento deste formulrio tem que estar completo, para poder prosseguir o formulrio
principal

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ORIENTAES DE PREENCHIMENTO

O Para iniciar o preenchimento, clicar duplamente no nome da estrutura que se pretende
caracterizar.








O Clicar Editar para preencher dados nos separadores

O O formulrio das estruturas est dividido em dois separadores:

1. Recursos humanos
Preencher conforme orientaes do separador 4. Recursos Humanos do formulrio principal

2. Recursos fsicos
Preencher conforme orientaes do separador 5. Recursos Fsicos do formulrio principal

O Aps preenchimento dos dois separadores, assinalar a caixa Preenchimento concludo E e
Gravar








Plataforma Certificao Manual do Utilizador
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Dispe de mais estruturas descentralizadas?

Sim

Clicar em Vista para abrir a listagem com as restantes estruturas
Clicar na estrutura pretendida e seguir os passos anteriores

No

Imprimir os separadores de cada estrutura descentralizada
Clicar em Vista para ficar com as estruturas em formato de listagem
Continuar o preenchimento do formulrio principal


Adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas
Aps efetuar o seu registo e durante o preenchimento do formulrio do pedido de certificao a
entidade formadora pode adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas, caso se verifique a abertura
ou encerramento das mesmas. Estas alteraes realizam-se no menu Os meus dados.

Situao 1.
Eliminar estruturas descentralizadas

O Na rea reservada da entidade formadora, aceder ao menu Os meus dados e ao separador
Estruturas descentralizadas
O Clicar em Editar
O Clicar no smbolo para eliminar a estrutura pretendida (exemplo da imagem, Plo Norte)











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Quando acede ao menu pedido de certificao e consulta o estado do seu pedido, pode verificar no
separador 9 que a estrutura j no consta da listagem











Situao 2.
Adicionar estruturas descentralizadas

O Na rea reservada da entidade formadora, aceder ao menu Os meus dados e ao separador
Estruturas descentralizadas
O Clicar em Editar
O Clicar no smbolo para adicionar a estrutura pretendida (exemplo da imagem, Plo Norte)
O Preencher os campos de informao e Gravar












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O Aceder ao Pedido de certificao em preenchimento
O No separador 9. Estruturas descentralizadas, clicar em Novo











Aps esta ao, fica disponvel a ficha da nova estrutura para caracterizao dos recursos
humanos e fsicos (exemplo da imagem, Plo das Beiras)
















Preencher de acordo com as orientaes j referidas
NOTA
Os separadores ficam disponveis
para editar, no necessrio
selecionar essa funo

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IMPORTANTE!
Se clicar em Gravar sem
selecionar a caixa E, o
pedido fica gravado mas
no submetido
O Clicar em Vista para aceder listagem de estruturas. A nova estrutura descentralizada j
consta da mesma (exemplo da imagem, Plo das Beiras)









SEPARADOR 10. SUBMISSO DO PEDIDO
O ltimo separador do formulrio do pedido permite a sua submisso.

Concluiu o preenchimento do formulrio?
Antes de submeter, confirme se preencheu todos campos obrigatrios e
grave o formulrio.

Em seguida, assinalar a caixa E e grave novamente.




Ainda no concluiu o preenchimento do formulrio ou no pretende submet-lo j?

Gravar apenas, sem assinalar a caixa E
Pode retomar o preenchimento ou a submisso posteriormente, acedendo ao submenu Pedido em
preenchimento


IMPORTANTE!
Se tiver assinalado a caixa de
seleo E, sem ter gravado
previamente o formulrio,
perde toda a informao j
inserida
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FICHA 4.
FORMULRIO DE PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE
EDUCAO E FORMAO - Orientaes de preenchimento

O formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao integra sete separadores
numerados e identificados em funo dos requisitos de qualidade previstos na Portaria n 851/2010, de
6 de setembro, aplicveis avaliao deste tipo de pedidos, de forma a facilitar a organizao da
informao a apresentar pela entidade formadora:

Separador 1. reas de educao e formao
Separador 2. Enquadramento do pedido
Separador 3. Recursos humanos
Separador 4. Recursos fsicos
Separador 5. Atividade formativa planificao e gesto
Separador 6. Atividade formativa conceo e desenvolvimento
Separador 7. Submisso do pedido












Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende inserir os dados

! O formulrio deve ser gravado aps a primeira insero de dados. A partir da 1 gravao,
fica no estado Pedido em preenchimento. No caso de pretender aceder novamente ao
formulrio, deve faz-lo atravs do submenu Pedido de alargamento em preenchimento.
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DICA
Deve selecionar a funo Editar para proceder
introduo de dados sempre que necessrio







SEPARADOR 1. REAS DE EDUCAO E FORMAO
Neste separador, a entidade deve selecionar as novas reas de educao e formao para as quais
pretende certificao.

Seleo de reas

Clicar no smbolo para abrir a janela de seleo

As reas esto organizadas em trs nveis. Para chegar s reas de educao e formao pretendidas
tem que fazer um percurso de escolhas:
1 nvel abre as opes dos grandes grupos de estudo
2 nvel abre as opes das reas de estudo
3 nvel escolher as reas de educao e formao pretendidas

Assinalar com - e clicar em OK



1 nvel
2 nvel
3 nvel






Se pretender modificar a seleo de reas, deve aceder novamente janela e anular a seleo
efetuada.
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A janela de seleo apresenta as seguintes opes:
OK ............. confirmar a seleo de reas efetuada
Cancelar ... sair da janela de listagem sem assumir qualquer seleo efetuada
Limpar ....... anular a seleo efetuada na totalidade

Clculo de reas e taxa

Somatrio automtico das reas de educao e formao selecionadas e do montante total a
pagar pelo pedido de alargamento (correspondente s taxas previstas na Portaria n 1196/2010,
de 24 de novembro).





SEPARADOR 2. ENQUADRAMENTO DO PEDIDO
No campo de insero de informao, a entidade deve contextualizar o seu pedido, de acordo com as
orientaes do texto introdutrio.
Para alm disso, pode ainda anexar documentos relacionados com estudos ou levantamentos de
necessidades de formao que fundamentem a interveno em novas reas e eventuais parcerias,
protocolos ou contratos relativos a essa interveno
Nmero de carateres correspondentes aproximadamente a duas pginas de tamanho A4










Sugesto
Grave o formulrio
Sugesto
Grave o formulrio
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SEPARADOR 3. RECURSOS HUMANOS
Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos seus colaboradores com
interveno nas novas reas de educao e formao, afetos a todas as estruturas da entidade
(estrutura principal e eventuais estruturas descentralizadas).

Quadro de identificao e caracterizao dos recursos humanos

Obrigatrio para todas as entidades:
Identificar colaboradores que asseguram as funes de gestor de formao, coordenador
pedaggico, gestor de formao a distncia (apenas se desenvolver esta forma de organizao)
e de formador
Para acrescentar colaboradores, clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador.
Ex: outros coordenadores, formadores, mediadores, etc.









Clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador

Selecionar as reas de educao e formao em que o colaborador tem interveno
(para seleo de reas, ver ponto anterior)
Seta azul


Selecionar o tipo de vnculo do colaborador INT-interno ou EXT-externo
Seta roxa









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Aps preenchimento das reas de educao e formao de cada colaborador, pode consultar as
reas seccionadas, atravs do smbolo

Prova de vnculo contratual
Anexar documento de vnculo contratual dos colaboradores:
Gestor de formao e coordenador pedaggico


Fichas curriculares
Anexar as fichas curriculares (modelo prprio DGERT) dos colaboradores identificados no quadro




SEPARADOR 4. RECURSOS FSICOS
Este separador deve ser preenchido apenas no caso de se verificarem alteraes face ao pedido de
certificao, decorrentes da interveno da entidade nas novas reas de educao e formao.

Se aplicvel:
Documentos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos e
equipamentos
Anexar documentos comprovativos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao
dos espaos identificados no Quadro de caracterizao dos recursos fsicos









Sugesto
Grave o formulrio
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Se aplicvel:
Quadro de identificao e caracterizao dos recursos fsicos

Identificar as salas de formao terica disponveis
Indicar rea
Identificar equipamento disponvel

Identificar as salas de formao em informtica disponveis
Indicar rea
Identificar equipamento disponvel

Identificar os espaos de formao prtica disponveis
Indicar nmero e rea
Identificar equipamento disponvel



















Clicar no smbolo para adicionar outros espaos, se necessrio



Sugesto
Grave o formulrio
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SEPARADOR 5. ATIVIDADE FORMATIVA - PLANIFICAO E GESTO
Neste separador, a entidade deve caracterizar a sua oferta formativa, atravs do preenchimento do
Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa.

Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa
Obrigatrio para todas as entidades

Identificar todos os cursos que desenvolve ou pretende desenvolver nas novas reas de
educao e formao a certificar


Clicar no smbolo para adicionar as linhas necessrias














Selecionar a rea de educao e formao (consultar separador 1)
Indicar designao e durao do curso
Indicar cdigo do curso no Catlogo Nacional de Qualificaes, se aplicvel
Selecionar a modalidade de formao (aceder caixa de seleo e escolher)
Selecionar forma de organizao (aceder caixa de seleo e escolher)
Identificar os destinatrios do curso
Se o curso j foi desenvolvido alguma vez, selecionar a caixa curso realizado



Sugesto
Grave o formulrio
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SEPARADOR 6. ATIVIDADE FORMATIVA - CONCEO E DESENVOLVIMENTO
Neste separador, pretende-se que a entidade apresente evidncias das suas prticas de conceo,
organizao e execuo da formao.



Evidncias de conceo e execuo da formao
Dos cursos indicados no separador 5, escolher um por cada rea de educao e formao e anexar os
respetivos:
Programa de formao
Planos de sesso
Outros possveis: estudos ou diagnsticos de necessidades de formao ou necessidades de
desenvolvimento de competncias, recursos pedaggicos


Formao a distncia
Se aplicvel

Indicar endereo web da plataforma tecnolgica e respetivos dados de acesso no perfil de
administrador e de formando



Sugesto
Grave o formulrio
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IMPORTANTE!
Se clicar em Gravar sem
selecionar a caixa E, o
pedido fica gravado mas
no submetido

SEPARADOR 7. SUBMISSO DO PEDIDO
O ltimo separador do formulrio do pedido permite a sua submisso.

Concluiu o preenchimento do formulrio?
Antes de submeter, confirme se preencheu todos campos obrigatrios e grave o formulrio.

Em seguida, assinalar a caixa E e grave novamente.







Ainda no concluiu o preenchimento do formulrio ou no pretende submet-lo j?

Gravar apenas, sem assinalar a caixa E
Pode retomar o preenchimento ou a submisso posteriormente, acedendo ao submenu Pedido em
preenchimento



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FICHA 5.
FLUXO DOS PEDIDOS
Aps submeter pedidos na plataforma eletrnica, a entidade pode consultar o estado dos mesmos na
rea reservada, acompanhando a sua avaliao e deciso. Para tal, importante conhecer o fluxo de
aes realizadas quer pela entidade quer pela DSQA, bem como os estados pelos quais os pedidos vo
passando, em consequncia das mesmas.


FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO

AO DA ENTIDADE


Inicia preenchimento e grava o formulrio Estado
PEDIDO EM PREENCHIMENTO

Retoma o preenchimento e submete o pedido Estado
PEDIDO SUBMETIDO




AO DA DSQA


No valida o pedido de certificao
Estado
PEDIDO ARQUIVADO
Entidade pode submeter
novo pedido

- Valida o pedido de certificao
Estado
PEDIDO EM PAGAMENTO





AO DA ENTIDADE

AO DA DSQA
No paga a taxa ou paga fora do prazo Verifica situao e no valida


Estado
PEDIDO ARQUIVADO
Entidade pode
submeter novo pedido

- Paga a taxa no prazo e submete
comprovativo
- Confirma situao e valida


Estado
PEDIDO EM AVALIAO
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AO DA DSQA


- Avalia o pedido e emite deferimento
Estado
PEDIDO DEFERIDO

Avalia o pedido e emite parecer para
audincia prvia
Estado
PEDIDO EM AUDINCIA PRVIA




AO DA ENTIDADE AO DA DSQA
Estado

- Responde audincia prvia
- Avaliao positiva da resposta PEDIDO DEFERIDO
Avaliao negativa da resposta PEDIDO INDEFERIDO
Entidade pode submeter novo pedido

No responde audincia ou
responde fora do prazo
Emite deciso de indeferimento PEDIDO INDEFERIDO
Entidade pode submeter novo pedido
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FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO

AO DA ENTIDADE


Inicia preenchimento e grava o formulrio Estado
PEDIDO EM PREENCHIMENTO

Retoma o preenchimento e submete o pedido Estado
PEDIDO SUBMETIDO




AO DA DSQA


No valida o pedido de certificao
Estado
PEDIDO ARQUIVADO
Entidade pode submeter
novo pedido

- Valida o pedido de certificao
Estado
PEDIDO EM PAGAMENTO





AO DA ENTIDADE

AO DA DSQA
No paga a taxa ou paga fora do prazo Verifica situao e no valida


Estado
PEDIDO ARQUIVADO
Entidade pode
submeter novo pedido

- Paga a taxa no prazo e submete
comprovativo
- Confirma situao e valida


Estado
PEDIDO EM AVALIAO
AO DA DSQA


- Avalia o pedido e emite deferimento
Estado
PEDIDO DEFERIDO

Avalia o pedido e emite parecer para
audincia prvia
Estado
PEDIDO EM AUDINCIA PRVIA


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AO DA ENTIDADE AO DA DSQA
Estado

- Responde audincia prvia
- Avaliao positiva da resposta PEDIDO DEFERIDO
Avaliao negativa da resposta PEDIDO INDEFERIDO
Entidade pode submeter novo pedido

No responde audincia ou
responde fora do prazo
Emite deciso de indeferimento PEDIDO INDEFERIDO
Entidade pode submeter novo pedido




FLUXO DE ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO, DA RESPOSTA A PARECER EM
AUDINCIA PRVIA E DA DESISTNCIA DE PEDIDOS

AO DA ENTIDADE AO DA DSQA Estado do pedido de
certificao
Submete pedido de alterao de
dados
- Alterao aceite
PEDIDO EM AVALIAO
Alterao no aceite


Submete resposta a parecer em
audincia prvia
Toma conhecimento PEDIDO EM AUDINCIA
PRVIA




Aguarda deciso final

Submete pedido de desistncia Toma conhecimento PEDIDO ARQUIVADO
Entidade pode submeter novo pedido