UNIVERSIDADE DE BRASLIA Faculdade de Cincia da Informao (FCI) Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao (PPGCInf)

ALM DO QUE SE V:
O USO E O PS-USO DA INFORMAO ORGNICA ARQUIVSTICA.

RODRIGO FORTES DE VILA

Orientador: Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Braslia-DF 2011

DE OMNIBUS DUBITANDUM EST

In memoriam Rafael dos Anjos Fontenelle Duarte

Agradecimentos No poderia deixar de agradecer ao grande professor Renato Tarciso, pela pacincia com que conduziu todo o processo de orientao. Meus cordiais agradecimentos tambm ao professor Andr Lopez, por trazer o esprito das provocaes e inquietaes necessrias a todos os estudantes de ps-graduao. Salve a descontruo! s figuras grandiosas e queridas Marthinha e Ju, por todo apoio recebido. minha irm Mara Simone, caravelense que enfrenta o mar com bravura. Ao casal de amigos Fernando Franca e rica, por saber mais do trabalho do que os prprios autores; por compartilhar filosofias e vinhos durante os dias teis da semana. FORTES abraos nossa FRANCA amizade! Ao grande companheiro de cervejas e debates, Rodrigo Ferreira. Sem elas, meu caro, nada mais pode ser aprofundado! Tici, minha professora de metodologia nas horas mais imprprias. s colegas de curso Flvia Atade e Larissa Marques, pela reviso paciente e cuidadosa do trabalho. Aos companheiros de trabalho Gordinho (Hebertizinho) e Vov (Josias), por toda a fora dispensada. Maria Raquel Marques, por tornar este trabalho menos solitrio. Apesar do turbilho da vida cotidiana, esteve sempre disponvel em sentar e trocar ideias, em qualquer canto do Brasil. E por ltimo, mas no menos importante, ao meu mestre de Capoeira Angola Rubens (Formiguinha), que me ensinou a gingar devagar, no compasso da natureza do corpo. Escorregar no cair, o jeito que o corpo d.

Resumo Esta pesquisa visa compreender a questo do uso da informao orgnica arquivstica por intermdio de uma perspectiva condicionada ao esquema de tomada de deciso do usurio e ao seu comportamento diante do uso das informaes. Dessa maneira, o arquivo encarado com um servio de acesso informao, levando-se em considerao a intensa contribuio do campo de estudo do comportamento informacional. Diante disso, analisa-se o nvel de pertinncia do registro na resoluo do problema suscitado, o impacto do objeto informacional nos processos organizacionais e at que ponto o documento de arquivo logrou o xito almejado. Para isso, trs cenrios so estudados em trs organizaes distintas. O primeiro cenrio engloba o usurio e seu ambiente de trabalho; o segundo destaca as formas de utilizao dos documentos de arquivo. E por ltimo, a imagem que o gestor apresenta do arquivo enquanto servio.

Palavras-chaves: Servios de arquivo. Estudos de usurios. Comportamento informacional. Usurios de informao. Abstract

This research aims to understand the issue of using organic archival information through a conditional approach to decision-making scheme of the user and his behavior use of information. Thus, the archive is viewed with a service information access taking into account the intensive contribution of field study of information behavior. Given this, analyze the level of relevancy of the record in solving the problem, the impact of the informational object in organizational processes and to what extent the record the desired success. For this, three scenarios are studied in three different organizations. The first scenario involves the user and their environment; the second refers to the ways of use of archival documents. And finally, the image that the record management shows about the service.

Key-words: Archives services. Users study. Information behavior. Information users.

Lista de figuras Figura 01: Estrutura da instituio do pr-teste ...............................................................27 Figura 02: Os focos da informao arquivstica ..............................................................72 Figura 03: Mapa conceitual dos estudos de usurios em arquivo ...................................81 Figura 04: Modelo das reas de pesquisa do comportamento informacional..................83 Figura 05: Modelo de comportamento informacional .....................................................91 Figura 06: Fluxo do comportamento informacional ........................................................92 Figura 07: Modelo revisado de comportamento informacional ......................................94 Figura 08: Modelo de classificao dos usurios em arquivos .......................................96 Figura 09: Relacionamento usurio-arquivo ...................................................................97 Figura 10: O ciclo de vida das informaes ..................................................................132 Figura 11: Modelo de comunicao ..............................................................................135 Figura 12: Busca e uso do documento de arquivo .........................................................137 Figura 13: A pirmide organizacional e os estratos informacionais ..............................141

Lista de grficos Grfico 01: Antecipao de demandas usurios instituio A ....................................172 Grfico 02: Faixa-etria instituio A ........................................................................173 Grfico 03: Tempo de trabalho instituio A ..............................................................173 Grfico 04: Grau de escolaridade ..................................................................................174 Grfico 05: Antecipao de demandas usurios instituio B ....................................175 Grfico 06: Faixa-etria instituio B .......................................................................176 Grfico 07: Tempo de trabalho instituio B..............................................................177 Grfico 08: Grau de escolaridade instituio B ..........................................................177 Grfico 09: Antecipao de demandas usurios instituio C ....................................179 Grfico 10: Faixa-etria instituio C ........................................................................180 Grfico 11: Tempo de trabalho instituio C ..............................................................181 Grfico 12: Grau de escolaridade instituio C ..........................................................181

Lista de quadros Quadro 01. Objetivos e variveis do projeto ...................................................................23 Quadro 02. Percurso metodolgico da pesquisa ..............................................................25 Quadro 03. A seleo das instituies da pesquisa ..........................................................31 Quadro 04. Amostra da pesquisa .....................................................................................32 Quadro 05. Variveis do questionrio 01.........................................................................33 Quadro 06. Variveis do questionrio 02.........................................................................34 Quadro 07. Bloco A de pressupostos ...............................................................................36 Quadro 08. Bloco B de pressupostos ...............................................................................37 Quadro 09. Bloco C de pressupostos ...............................................................................38 Quadro 10. As influncias das escolas arquivsticas. .....................................................49 Quadro 11. Particularidades do documento de arquivo. .................................................65 Quadro 12. Proposta de metodologia para estudo de usurios ........................................97 Quadro 13. Obstculos de uso das informaes de arquivo ..........................................126 Quadro 14. Ciclo de vida das informaes e funes arquivsticas ..............................130 Quadro 15. Tipos de usos dos arquivos .........................................................................133 Quadro 16. Quadro-resumo da anlise dos pressupostos ..............................................187

Lista de tabelas

Tabela 01. Comunicao usurio-arquivo .....................................................................150 Tabela 02. Comunicao gestores-usurios ...................................................................151 Tabela 03. Usos dos documentos de arquivo na instituio A.......................................152 Tabela 04. Usos dos documentos de arquivo na instituio B.......................................152 Tabela 05. Usos dos documentos de arquivo na instituio C.......................................152 Tabela 06. Pertinncia dos documentos de arquivo na instituio A.............................155 Tabela 07. Pertinncia dos documentos de arquivo na instituio B.............................155 Tabela 08. Pertinncia dos documentos de arquivo na instituio C.............................155 Tabela 09. Resoluo de problemas com informaes complementares .......................157 Tabela 10. Motivos da no resoluo das demandas na instituio A ...........................158 Tabela 11. Motivos da no resoluo das demandas na instituio B ...........................158 Tabela 12. Motivos da no resoluo das demandas na instituio B ...........................158 Tabela 13. Buscas em outras fontes de informao .......................................................159 Tabela 14. Uso dos documentos de arquivo na instituio A - usurios ........................162 Tabela 15. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio A - Gestores .........163 Tabela 16. Uso dos documentos de arquivo na instituio B - Usurios.......................165 Tabela 17. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio B - Gestor ............166 Tabela 18. Uso dos documentos de arquivo na instituio C - usurios .......................168 Tabela 19. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio C - Gestor ............169 Tabela 20. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio A .............172 Tabela 21. Como antecipar as demandas dos usurios? Instituio A ...........................172 Tabela 22. Cursos listados na instituio A ...................................................................174 Tabela 23. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio B .............175 Tabela 24. Por que o arquivo no pode antecipar demandas? .......................................176 Tabela 25. Cursos listados na instituio B ...................................................................178 Tabela 26. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio C .............179 Tabela 27. Como antecipar as demandas dos usurios? Instituio C ...........................180 Tabela 28. Cursos listados na instituio C ...................................................................182 Tabela 29. Antecipao de demandas nas trs instituies ............................................183 Tabela 30. Satisfao quanto ao acesso .........................................................................184 Tabela 31. Grau de satisfao nas instituies ..............................................................184 Tabela 32. Satisfao quanto pertinncia ....................................................................185

Lista de abreviaturas e siglas CI Cincia da Informao GD Gesto de Documentos GI Gesto da Informao ICO Inteligncia Competitiva Organizacional TIs Tecnologias da Informao TICs Tecnologias da Informao e Comunicao

Sumrio

1. CONSIDERAES INICIAIS ................................................................................14

2. OBJETIVOS DA PESQUISA ...................................................................................16 3. JUSTIFICATIVA .......................................................................................................17 4. PERCURSO METODOLGICO............................................................................22 4.1 O ensaio: pr-teste .....................................................................................................25 4.1.1 O contexto do pr-teste ...........................................................................................26 4.2 A pea: a escolha das instituies ..............................................................................30 4.2.1 Universo da pesquisa ..............................................................................................31 4.2.2 Amostra da pesquisa ...............................................................................................32 4.2.3 Os questionrios .....................................................................................................33 4.2.4 Os blocos de pressupostos ......................................................................................35 5. O QUEBRA-CABEA DA ARQUIVSTICA ........................................................39 5.1 A herana da escola tradicional, o Manual Holands e a Diplomtica .....................40 5.2 Rumo administrao: a Arquivstica integrada .......................................................42 5.3 Novos paradigmas, velhos arquivos? .......................................................................44 5.3.1 A virtualizao dos conceitos .................................................................................46 5.4 Consideraes finais do captulo ...............................................................................50

6. A TRADE FUNDAMENTAL .................................................................................54 6.1 Arquivos ....................................................................................................................54 6.2 A informao e o documento.....................................................................................59 6.2.1 As propriedades da informao ..............................................................................59 6.2.2 O documento ..........................................................................................................61 6.2.3 O documento de arquivo ........................................................................................64 6.2.3.1 A informao do documento de arquivo .............................................................70 6.3 Consideraes finais do captulo ...............................................................................73

7. A APORIA DOS ESTUDOS DE COMPORTAMENTO INFORMACIONAL..76 7.1 Os usurios de arquivo ..............................................................................................78 7.2 Objetivos dos estudos de comportamento informacional ..........................................81 7.3 Os estgios do comportamento informacional ..........................................................83 7.4 As fraquezas metodolgica e terica .........................................................................84 7.5 A mudana de paradigma e a importncia do contexto .............................................88 7.6 Os contextos social e organizacional .........................................................................91 7.7 Consideraes finais do captulo ...............................................................................95

8. O QUE SE V: AS FUNES ARQUIVSTICAS E O CICLO DE VIDA DAS INFORMAES ..........................................................................................................99 8.1 Aquisio (CI): criao, produo e aquisio ........................................................100 8.2. Organizao (CI): classificao, ordenao e avaliao ........................................104 8.2.1 Classificao e ordenao .....................................................................................104 8.2.2 Avaliao ..............................................................................................................108 8.3 Armazenagem (CI): conservao, preservao e restaurao .................................115 8.4 Recuperao (CI): descrio ....................................................................................118 8.5 Acesso, emprstimo, disseminao (CI): difuso e acesso .....................................125 8.6 Consideraes finais do captulo .............................................................................129

9. ALM DO QUE SE V: O USO E PS-USO DA INFORMAO ORGNICA ARQUIVSTICA ..................................................................................131 9.1 O uso da informao arquivstica ............................................................................132 9.2 O uso na gesto de documentos (GD) .....................................................................142 9.3 Da gesto de documentos (GD) gesto da informao .........................................144 9.4 O uso no processo de inteligncia competitiva organizacional (ICO) ....................145 9.5 Consideraes finais do captulo .............................................................................149

10. ANLISE DOS PRESSUPOSTOS DA PESQUISA ..........................................150 10.1 Anlise do pressuposto 01 .....................................................................................151 10.1.1 Consideraes .....................................................................................................153 10.2 Anlise do pressuposto 02 .....................................................................................153 10.2.1 Consideraes .....................................................................................................153

10.3 Anlise do pressuposto 03 .....................................................................................154 10.3.1 Consideraes .....................................................................................................156 10.4 Anlise do pressuposto 04 .....................................................................................157 10.4.1 Consideraes .....................................................................................................160 10.5 Anlise do pressuposto 05 .....................................................................................160 10.5.1 Consideraes .....................................................................................................160 10.6 Anlise do pressuposto 06 .....................................................................................161 10.6.1 Consideraes .....................................................................................................170 10.7 Anlise do pressuposto 07 .....................................................................................171 10.7.1 Consideraes .....................................................................................................183 10.8 Anlise do pressuposto 08 .....................................................................................184 10.8.1 Consideraes .....................................................................................................186 10.9 Consideraes finais do captulo ...........................................................................186 11. LIMITAES DA PESQUISA ...........................................................................188 12. SUGESTES PARA NOVAS PESQUISAS .......................................................188 13. CONSIDERAES FINAIS DA DISSERTAO ...........................................189 14. REFERNCIAS ....................................................................................................198 15. APNDICES ..........................................................................................................213 QUESTIONRIO DO PR-TESTE .........................................................................214 QUESTIONRIO DA PESQUISA - USURIOS ....................................................218 ROTEIRO DE ENTREVISTA DO PR-TESTE ....................................................223 ROTEIRO DA ENTREVISTA -GESTORES...........................................................224 APONTAMENTOS DA ENTREVISTA COM O GESTOR A ...............................225 APONTAMENTOS DA ENTREVISTA COM O GESTOR B ...............................226 APONTAMENTOS DA ENTREVISTA COM O GESTOR C ...............................227 QUESTIONRIO DA PESQUISA - GESTORES ...................................................228

1. Consideraes iniciais
Para testar a realidade, devemos assisti-la na corda bamba. Quando as verdades se transformam em acrobatas, podemos julg-las. Oscar Wilde

A Arquivstica moderna e seus profissionais se veem diante de novos desafios devido ao imperativo contemporneo de comunicao dos contedos informacionais inseridos nos documentos de arquivo. Comea a ganhar espao na literatura arquivstica a idealizao dessa unidade de informao como insumo aos processos de deciso empresarial, inteligncia competitiva das instituies e s vises de retrospectiva conjuntural das experincias acumuladas ao longo da existncia de uma organizao. Porm, em nenhum momento o ciclo de vida das informaes orgnicas arquivsticas estendido com o intuito de se avaliar as formas de utilizao desses registros dentro das instituies, ultrapassando os limites da ao de disseminao. Dessa maneira, negligenciam-se os laos com o campo de estudo do comportamento informacional ou estudo de usurios. Nesse sentido, o trabalho em questo aborda a importncia de tal ampliao, objetivando a retroalimentao e a reciclagem das informaes diante das demandas dos usurios. A diversidade do campo de atuao das entidades repercute diretamente sobre as informaes que so geradas e documentadas em decorrncia do exerccio de suas funes e atividades. Esse comprometimento com diversas reas traz como consequncia natural o alto potencial informativo e um universo diversificado de informaes arquivsticas, que elaborada, enviada ou recebida no quadro das funes do organismo. (COUTURE; ROUSSEAU; DUCHARME, 1998, p. 53-54) Por seu turno, temos diante dos arquivos um quadro diversificado de usurios e produtores de documentos com expectativas informacionais mltiplas, ocasionando a congruncia de registros de um amplo universo de experincias. Encontram-se nessa unidade institucional tanto documentos de valor primrio ou administrativo, como de valor secundrio, para fins sociais ou de pesquisa, produzidos como consequncia do desenvolvimento natural das atividades meio e fim1 das entidades.
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A atividade-meio definida pelas aes que do suporte a existncia da instituio, dando a possibilidade de alcance aos objetivos a que se destina. Temos como exemplos as atividades de recursos humanos e materiais. J a atividade-fim o reflexo da prpria razo de existncia da empresa, ligada diretamente sua misso.

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Diante do exposto, o questionamento que vem tona o seguinte: esse potencial informativo explorado em toda sua plenitude? Caso a resposta venha a ser negativa, outras perguntas surgem naturalmente: por que essas informaes documentadas esto sujeitas obscuridade? Os usurios realmente no as necessitam ou nem sabem da sua existncia? E ainda, quais fatores contribuem para essa conjectura? Os servios de informao so basicamente escolhidos para uso apenas em funo de seu acesso fsico e da facilidade de uso? Ou o que realmente importa para o usurio desse tipo de servio ter a informao mais til2? O presente trabalho visa compreender a questo do uso e ps-uso da informao orgnica arquivstica por intermdio de uma perspectiva condicionada ao esquema de tomada de deciso do usurio e ao seu comportamento diante dessas informaes. Diante disso, pretende-se analisar o nvel de pertinncia do documento na resoluo do problema suscitado, o impacto do objeto informacional nos processos organizacionais, e at que ponto o documento de arquivo logrou o xito almejado. O primeiro cenrio tenta responder aos questionamentos referentes s demandas informacionais dos usurios do setor, caindo na anlise das estratgias de busca utilizadas. Por conseguinte, no segundo momento da pesquisa, fundamentam-se as formas de utilizao das informaes registradas nos documentos de arquivo e o impacto do registro nos processos de tomada de deciso empresarial. E por ltimo, a imagem que o gestor apresenta do arquivo enquanto servio. Diante dessa primeira avaliao acerca do uso das informaes orgnicas arquivsticas, faz-se mister trabalhar com a possibilidade de reaproveitamento das maneiras de uso, tentando elucidar um modelo de prospeco informativa, como instrumental capaz de detectar novos pontos de acesso e criar aprendizados ao profissional de arquivo. Para isso trs cenrios so necessrios para esta forma de abordagem: a) o usurio e seu ambiente de trabalho; b) as formas de utilizao dos documentos de arquivo por esses mesmos usurios, e; c) o nvel de conhecimento que o gestor de arquivo apresenta de seus servios e de seus clientes. Essas aes condizem com o intuito de aumentar o conhecimento do perfil de seus usurios e dos procedimentos diretamente ligados s execues de suas atividades.
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O critrio de utilidade de uma informao est completamente ancorado sobre a perspectiva humana, ou seja, focado na relevncia da informao, que a medida da adequao entre uma fonte e um destinatrio. Para Saracevic (1996, p. 57) por muito tempo, o principal critrio para se enfocar a eficcia foi a relevncia e/ou utilidade da informao.

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Alm disso, pretende-se avaliar a possvel adequao da resposta do arquivo frente s demandas. Dado que um dos critrios de eficcia de um sistema de informao est justamente em sua capacidade de eliminar os rudos da comunicao, tornando clara e inteligvel a transferncia da mensagem do emissor ao receptor por determinado canal; sendo a satisfao desse ltimo uma varivel fundamental na avaliao do servio de informao. Em suma, as principais inquietaes que perpassam a pesquisa so: como avaliar o ciclo de vida das informaes orgnicas arquivsticas3, indo alm da tarefa de disseminao, passando a englobar tambm os modos de utilizao desses registros por parte dos usurios do sistema de arquivo? E como identificar o perfil desses receptores, tendo como ponto de partida as formas de utilizao desses documentos? 2. Objetivos da pesquisa 2.1 Objetivo Geral Analisar a questo que envolve o uso do documento de arquivo por intermdio do estudo da relevncia das informaes orgnicas arquivsticas na complexidade dos processos de trabalho dos usurios. 2.2 Objetivos especficos OE1. Estudar o perfil dos usurios do arquivo, identificando suas demandas informacionais; OE2. Observar as estratgias de busca dos usurios do arquivo e a natureza do modo de interao com o arquivo; OE3. Analisar a pertinncia do registro frente ao problema a ser solucionado, com nfase no impacto do documento nos processos de trabalho; OE4. Avaliar a capacidade de adequao da resposta do arquivo frente s demandas dos usurios; e, OE5. Levantar a possibilidade de criao de parmetros para uma postura proativa na atividade de disseminao das informaes arquivsticas.

A expresso faz aluso ao ciclo de vida das informaes e no ao tradicional ciclo vital dos documentos ou teoria das trs idades, consolidada pela rea arquivstica no princpio do sculo XX. Esse ciclo de vida da informao engloba as seguintes etapas: criao, aquisio, organizao, armazenagem, recuperao, acesso, emprstimo, disseminao, uso, compartilhamento e aplicao.

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3. Justificativa Uma mudana de postura no uso dos arquivos na contemporaneidade se apresenta basicamente em dois caminhos diversos, apesar de estar representado pelo mesmo conjunto de documentos dentro das organizaes contemporneas. O primeiro relativo sua potencialidade de uso ligado ao valor informativo geral; enquanto o segundo est relacionado representao do valor de prova e evidncia (BEVILACQUA, 2010). Ademais, as recentes necessidades impostas pelo estabelecimento, tanto em instituies pblicas quanto privadas, de padronizaes de processos e produtos tambm reposicionam os arquivos no centro das necessidades informativas das empresas modernas. E este repensar da postura desses conjuntos documentais tem uma caracterstica muito singular: as necessidades dos usurios por recortes informacionais. (BEVILACQUA, 2010) A mudana de postura dos usurios-receptores dos documentos de arquivo se contrape diretamente ao vis orgnico e ao estabelecimento da ordem original. Se antes o valor da informao ao pesquisador derivava da importncia da informao num conjunto de documentos, e no da informao contida em peas isoladas (SCHELLENBERG, 2004, p.204); agora, o foco de interesse do usurio parece se deslocar para a informao que est recortada, e inserida na menor unidade de descrio: o documento. Ou seja, o que interessa organizao o todo, enquanto os usurios necessitam da parte. E o arquivista como se comporta nesse entremeio? Por esses motivos, o maior desafio apresentado ao arquivista o de desenvolver mecanismos para disseminar uma parte desse todo orgnico sem olvidar as caractersticas peculiares e essenciais do objeto arquivstico. Para isso, a alternativa levantada por este trabalho observar alm do que podemos ver, retirando a cortina que impossibilita avaliar o impacto desse objeto nas decises organizacionais. Entende-se, erroneamente, por gesto da informao a gesto do ciclo de vida at o ponto da entrega da informao para o consulente ou usurio. Conforme afirma Le Coadic (2004, p.42): Em nenhum momento se faz referncia ao uso da informao e para que serviu. Ou seja, no nos atentamos em avaliar qual foi o nvel de pertinncia do documento ao problema suscitado, o impacto do objeto informacional na demanda do usurio e at que ponto o registro logrou o xito almejado. Geralmente, essas etapas do ciclo esto fora do foco de ateno do gestor de um setor de arquivo e talvez possam ser preponderantes para o entendimento da importncia 17

desse servio para a instituio e para identificar as necessidades de informao dos usurios. Como ilustra Wilson (2006, p.53): O que parece ter acontecido com o ciclo de vida da informao que o mesmo foi estendido para incluir uma rea fora do controle do gestor da informao, o uso da informao. Desse modo, o direcionamento do olhar dos produtos e servios de arquivo deve ser ampliado para alm da difuso. Os processos de trabalho devem levar em considerao as atividades de uso das informaes orgnicas, envolvendo o compartilhamento e a utilizao que se faa de um registro documental, conforme afirma BIO (1996):
[...] certamente a informao s ser til se o usurio quiser compreend-la e utiliz-la, o que, do ponto de vista gerencial, coloca a qualidade da informao condicionada prpria qualidade do esquema de deciso empregado pelo usurio, e ao comportamento diante do uso das informaes. (BIO, 1996 apud CARVALHO, 2006, p.87).

Parece-nos que ainda desprezamos o peso do usurio como varivel preponderante ao processo de comunicao dos arquivos. Qual o sentido desse tipo de posicionamento sendo que os produtos e servios de informao dessa unidade devem estar direcionados ao atendimento de suas demandas informacionais? Nesse ponto tocamos a fragilidade das aes arquivsticas relacionadas aos usos destinados informao inserida sobre os mais variados suportes documentais. Ao que nos parece, a Arquivstica e seus profissionais preocupam-se em demasia com a ao de disseminao do documento, encerrando o seu ciclo de atuao e se omitindo da potencialidade de avaliar os usos a que se destinam as informaes desses registros dentro das organizaes. Ademais, cabe questionar em que sentido estas formas de utilizao podem se tornar um instrumental valioso para os servios de arquivo. Partindo da avaliao das maneiras de utilizao dos registros orgnicos, podemos introduzir neste trabalho o termo ps-uso da informao arquivstica. Este termo encerra a hiptese de se trabalhar com as possibilidades de melhoria dos produtos e servios do arquivo por intermdio da anlise do que feito pelo receptor enquanto tem o documento em suas mos. Monitorar de maneira profcua o ps-uso de um documento disseminado pelo arquivo promoveria a contextualizao do uso a que se destina o registro, caminhando lado a lado com o problema levantado anteriormente. Ademais, o posicionamento crtico com relao ao ps-uso ser um fator de ampla importncia para os processos 18

de trabalho do arquivo, bem como podem orientar condutas promissoras para o estabelecimento de produtos e servios orientados aos problemas especficos de determinados grupos de usurios. Essa postura crtica diante do alargamento do olhar dado ao uso de nosso objeto de estudo levanta a hiptese de potencializar as aes de prospeco informativa. Busca-se tambm uma postura proativa no processo de disseminao dos documentos de arquivo por intermdio do conhecimento do perfil dos usurios e dos procedimentos diretamente ligados s execues de suas atividades. O documento de arquivo o resultado imediato de uma vontade administrativa para dar origem ou extinguir determinada situao organizacional. A sua existncia encerra a necessidade de manifestar ou formalizar uma atividade. Duranti (1994) salienta que um documento de arquivo encerra um propsito, e que a existncia de qualquer documento organizacional, direta ou potencialmente, determina consequncias em um procedimento, podendo criar, preservar, modificar ou concluir situaes. Mas como observar as consequncias realizadas pelo documento de arquivo, se no nos atentarmos ao uso a que se destinam suas informaes? No captulo 08 desta pesquisa fez-se oportuno relacionar o ciclo de vida das informaes com as funes arquivsticas propostas e aprofundadas por Rousseau e Couture (1998). Segundo os autores, tais funes deveriam orientar a formao profissional dos arquivistas. Isso porque a proposta das funes desses autores se apresenta em um sentido amplo, referindo-se tanto gesto de documentos quanto ao gerenciamento da prpria informao encontrada nestes registros. A iminncia desse tipo de estudo reforada pela pouca expressividade de trabalhos cientficos relacionados diretamente ao tema estudo de usurios na literatura arquivstica. Ao que parece, esse tipo de inquietao acompanha h tempos essa rea, pois, segundo estudo realizado por Jardim (1994, p.6) entre 1990 e 1995, sobre a produo de conhecimento cientfico na arquivstica, chama ateno a ausncia de reflexes sobre estudos de usurios. Dez anos mais tarde, Fonseca e Jardim (2004, p.4) ratificam esse argumento ao afirmarem que a literatura arquivstica sobre estudos de usurios pouco expressiva quando comparada a outros temas como transferncia de documentos, avaliao, arranjo e descrio. Os poucos estudos realizados sob a tica que foca o usurio-receptor, quando realizados, privilegiam o pesquisador do arquivo permanente e a construo de instrumentos de recuperao da informao para serem consultados por pesquisadores 19

especializados, sem contemplar as particularidades e especificidades envolvidas nos usos e usurios das demais fases do ciclo de vida documental ou teoria das trs idades arquivsticas 4. Por isso, a abordagem da pesquisa em questo est comprometida em obter informaes dos usurios das fases de gesto, em vez de inferi-las; j que esto sendo avaliados diretamente os usos dos documentos de arquivo. Acrescenta-se que tal mtodo ainda possibilita a indicao de usos potenciais, que so to importantes quanto os usos efetivos, j que propiciam ao gestor do sistema a possibilidade de trabalhar com uma postura proativa de disseminao das informaes. Outro aspecto considerado relevante para a realizao da pesquisa encontra-se no imperativo da necessidade de comunicao dos contedos arquivsticos. Para Oliveira (2006, p.13) dos acervos a nfase se desloca para a comunicao de seus contedos, assumindo que seus usurios so sujeitos e que podem contribuir para os processos instaurados, ou seja, a autora sugere que devemos nos mover em direo ao paradigma da ps-custdia5 arquivstica, com janelas abertas para o contato com o receptor ou co-produtor de uma informao relevante e inteligvel. Nessa mesma linha, Thomassen (1999) afirma que:
Pela primeira vez em seu desenvolvimento, a arquivologia est se transformando em cincia. Em sua fase pr-paradigmtica [anterior ao Manual dos holandeses, 1898] no era uma cincia de forma alguma, e em seu estgio clssico no foi mais que cincia auxiliar da histria, mas agora, em sua etapa ps-moderna, est adquirindo estatura de cincia, to autnoma quanto as outras cincias da informao e quanto a histria. (THOMASSEN apud FONSECA, 2005, p. 59).

Dessa forma, a busca por uma relao efetivamente dialgica entre arquivistas e usurios d ao primeiro a possibilidade de atuao como um mediador da informao, viabilizando um processo de comunicao eficiente e a satisfao da necessidade informacional do receptor da mensagem. Alm disso, indica que o tratamento da

Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. (DICIONRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA, 2005, p. 160). Tal abordagem questionada pela proposta da Arquivstica Integrada apresentada pelos canadenses, que concebe a produo documental sem o rompimento do seu ciclo. 5 Silva et al (1999) entendem que o caminhar da Arquivstica e dos arquivos apresenta trs fases: a fase sincrtica e custodial, at o sculo XVIII; a fase tcnica e custodial, de 1898 a 1980; e a fase cientfica e ps custodial, em que os arquivos so tratados como sistemas de informao e a arquivstica, epistemologicamente redimensionada, no seio da Cincia da Informao.

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informao orgnica arquivstica um processo meio no atendimento a essas demandas, e no um fim em si prprio.

As prticas de organizao e tratamento devem promover e subsidiar pesquisas e a produo de novos conhecimentos ou soluo de problemas, bem como promover o exerccio da cidadania e o empoderamento social contra formas de intolerncia e preconceito. (COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010)

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4. Percurso Metodolgico A pesquisa valeu-se dos diversos recursos para auxiliar na compreenso do problema estudado, conforme diretrizes explicitadas em Goldenberg (2007). A autora defende a associao de dados quantitativos e qualitativos como meio de proporcionar uma melhor compreenso do problema a ser estudado. O uso de mtodos quantitativos est adequado a uma populao de objetos de estudo comparveis, cujos dados podem ser generalizados. Por outro lado, uma pesquisa que se utiliza de mtodos qualitativos pode analisar melhor como seu objeto de estudo cada indivduo, grupo ou instituio vivencia a realidade pesquisada. A pesquisa qualitativa til para identificar conceitos e variveis relevantes de situaes que podem ser estudadas quantitativamente (GOLDENBERG, 2007, p. 63). De acordo com Santaella (2001, p. 142), algumas variveis devem ser utilizadas na pesquisa experimental com intuito de mensurar os objetos de estudo. A varivel se refere a alguma propriedade passvel de observao e mensurao, de um determinado fenmeno que pode tomar diferentes valores. As principais variveis a serem trabalhadas neste projeto foram:

a) uso: pertinncia e utilidade da informao arquivstica; b) ps-uso: o impacto do resultado da aplicao da informao; c) a eficincia de resposta do arquivo; e,
d) a proatividade do servio de arquivo.

A pesquisa percorreu as seguintes etapas:

1. aplicao de questionrios aos usurios do arquivo, de forma a avaliar a relao destes com o setor; e,

2. entrevista e aplicao de questionrio com o gestor da rea 6, com intuito de

identificar qual a imagem dos servios prestados.

O prximo quadro resume e agrupa os componentes envolvidos na pesquisa juntamente com os objetivos especficos estabelecidos pelo projeto:

Vide seo de apndices .

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OE2. Observar as estratgias de busca dos usurios do arquivo e a natureza do modo de interao com o arquivo. (A) Consulta

A1. Frequncia de pesquisa A2. Motivos de pesquisa

A3. Formas de solicitao OE1. Estudar o do suas perfil dos (B) Usurio/Perfil B4. Conhecimento sobre a demanda B5. Caractersticas gerais/Classificao

usurios identificando informacionais.

arquivo, demandas

OE4. Avaliar a capacidade de adequao da resposta do

C6. Eficincia e eficcia C7. Satisfao

arquivo frente s demandas dos usurios.

OE5. Levantar a possibilidade de criao de parmetros para uma postura proativa na atividade de disseminao das informaes arquivsticas.

(C) Atendimento C8. Proatividade

OE3. Analisar a pertinncia do registro frente ao problema a ser solucionado, com nfase no impacto do documento nos (D) Uso e Ps-uso

D9. Comportamento aps contato

processos de trabalho.

D10. Pertinncia do registro

Quadro 01. Objetivos e variveis da pesquisa Fonte: elaborao prpria

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A metodologia adotada para tal pesquisa fundamenta-se num corte feito sobre a linha do procedimento de solicitao do documento junto ao arquivo, realizado pelos usurios que almejam responder a uma demanda informacional. Aps essas etapas de investigao, tem-se a anlise dos dados para a averiguao dos resultados, onde cruzamos os pedaos citados anteriormente. Na primeira instncia da pesquisa encontra-se o usurio em busca do documento de arquivo para solucionar uma questo. Tem-se a possibilidade de levantar questionamentos relacionados aos motivos do contato direto com esta unidade. Assim, foi possvel recolher informaes referentes s circunstncias que desembocaram na consulta ao arquivo, bem como identificar os problemas que geraram o relacionamento com os usurios. A segunda parte analisa o uso a que se submeteu o documento solicitado, e a sua pertinncia na resoluo das demandas. Para levantar essas informaes foram utilizados como instrumento de coleta de dados o questionrio autopreenchvel, entregue pessoalmente ou por correio eletrnico, no qual o usurio ficou vontade para descrever os problemas de trabalho. A terceira etapa representada pela aplicao de um questionrio por intermdio de entrevistas aos gestores dos arquivos, similar ao aplicado com os usurios diretos. Nesta etapa esto presentes os questionamentos relacionados imagem que o coordenador da gesto de documentos tem de seus servios. Para coletar informaes essenciais pesquisa, utiliza-se mais um instrumento: a entrevista no estruturada e aberta com os gestores das unidades de arquivo. Essa ao tem como intuito avaliar a imagem que tal gestor tem do servio de arquivo; alm de possibilitar a confrontao dos dados de seu conhecimento acerca dos usurios com as respectivas respostas de seus clientes, avaliando o nvel de comunicao entre as duas partes. Dessa forma, dois aspectos so avaliados: o da imagem do gestor que planeja e observa o resultado das aes da unidade; e o uso que o consulente faz da informao do arquivo. O ltimo momento da pesquisa a avaliao dos resultados do cruzamento dos dois instantes predecessores, delineando-se dois cenrios: um anterior ao acesso direto ao documento, e outro j de posse desse registro. Nesse instante, tem-se o intuito de analisar o impacto do objeto informacional no problema administrativo ou de pesquisa e at que ponto o registro logrou o xito almejado.

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O quadro abaixo elucida a metodologia adotada:

Momentos

Objetos

Fenmenos

Questionamentos Quem quer? Para qu quer? O qu quer?

Instrumentos

Registro

Usurios

Demandas

Questionrios 2 Documentos Uso Pertinncia Como usou? Resolveu? Suficiente?

Banco de dados SPSS

Gestores

Imagem do arquivo enquanto servio

Pra que serve? Qual importncia? Desafios? Oportunidades?

Entrevista + Questionrio

Anotaes

Usurios + Documentos + Gestores

Anlise de resultados

Quadro 02. Percurso metodolgico da pesquisa Fonte: elaborao prpria

4.1 O ensaio: pr-teste Como base emprica de nosso trabalho de pr-teste elegemos um recorte sobre a linha do procedimento de pesquisa do documento junto ao arquivo da SRH/MP (Secretaria de Recursos Humanos do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto), realizado pelo usurio (habitualmente um funcionrio da instituio) que almeja responder a uma demanda informacional. Esse procedimento devidamente gerenciado pelo Sistema CPROD Controle de Processos e Documentos SRH/Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto, de onde extramos nossa amostra, composta de todos os usurios do sistema CPROD que solicitaram documentos no perodo de 15/10 a 15/11/09. No total 20 questionrios foram distribudos, dezesseis (16) retornaram (dois foram respondidos por e-mail), um

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foi desconsiderado (por apresentar contradies) e outros trs foram devolvidos em branco. O procedimento de coleta de dados foi realizado no contexto da Ouvidoria do Servidor, Coordenao Geral de Negociao e Relaes Sindicais e na Diviso de Controle e Cadastro de Anistiado Poltico. Aps a etapa de investigao, realizou-se a anlise dos dados para a averiguao dos resultados, onde estudamos os dados coletados e os interpretamos luz da literatura estudada.

4.1.1 O contexto do pr-teste Misso Promover o planejamento participativo e a melhoria da gesto pblica para o desenvolvimento sustentvel e socialmente includente do Pas.

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Figura 01. Estrutura da instituio do pr-teste

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Secretaria de Recursos Humanos (SRH) So competncias da SRH: I - exercer, como rgo Central do SIPEC, a competncia normativa em matria de pessoal civil no mbito da administrao federal direta, das autarquias, includas as de regime especial e das fundaes pblicas; II - propor a formulao de polticas e diretrizes para a administrao de recursos humanos, inclusive quanto seguridade social, aos benefcios, s relaes de trabalho, s carreiras, remunerao, ao dimensionamento da fora de trabalho e realizao de concurso pblico; III - planejar, supervisionar e orientar as atividades do SIPEC, no mbito da administrao federal direta, autrquica e fundacional; IV - propor e implementar aes de relacionamento com rgos e entidades da administrao federal, de outros Poderes e esferas de governo, e com os servidores, nas questes relativas administrao de recursos humanos; V - exercer atividades de auditoria de pessoal e de anlise das informaes constantes da base de dados do Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos - SIAPE, acompanhar e supervisionar a apurao de irregularidades concernentes aplicao da legislao relativa gesto de pessoas e respectivos procedimentos administrativos da administrao federal direta, autrquica e fundacional; VI - exercer as atividades de ouvidoria, no mbito do SIPEC, colocando disposio dos servidores ativos, aposentados e pensionistas sistema que permita a recepo de dvidas, reclamaes, denncias e outras manifestaes, acompanhando a apurao e dando-lhes respostas e permitindo a soluo organizada e eficaz; VII - gerenciar as atividades referentes execuo de concursos pblicos, da movimentao da fora de trabalho e da contratao temporria de pessoal; VIII - propor polticas e diretrizes relativas ao recrutamento e seleo, capacitao, ao desenvolvimento e avaliao de desempenho dos servidores da administrao federal direta, autrquica e fundacional, bem assim supervisionar a sua aplicao; e IX - propor polticas e diretrizes relativas s atividades de gesto da fora de trabalho na administrao federal direta, autrquica e fundacional.

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A Ouvidoria do Servidor Art. 9 Ouvidoria do Servidor compete: I - planejar, implantar, coordenar e acompanhar as atividades da Ouvidoria do Servidor, no mbito do SIPEC; II - assistir ao Secretrio nos assuntos relativos ao ps atendimento dos servios prestados aos servidores pblicos federais, nos assuntos relativos a recursos humanos; III - estabelecer canais de comunicao com os servidores pblicos federais, que venham a facilitar e agilizar o fluxo das informaes e a soluo de seus pleitos; IV - facilitar o acesso do servidor pblico federal Ouvidoria do Servidor, simplificando seus procedimentos internos e promovendo a divulgao sistemtica de sua misso institucional, bem como dos servios oferecidos; V - promover de forma permanente e sistemtica, a articulao e a integrao com os rgos e entidades integrantes do SIPEC; VI - fornecer informaes e sugestes aos rgos e entidades integrantes do SIPEC, a partir das mensagens recebidas para aprimoramento de seus processos de trabalho e subsdios para a efetiva gesto de pessoas; e VII - atuar de forma articulada com as demais Ouvidorias existentes nos rgos da Administrao Pblica Federal. Coordenao Geral de Negociao e Relaes Sindicais Art.16 Coordenao Geral de Negociao e Relaes Sindicais I - gerenciar as aes relacionadas negociao coletiva; II - secretariar a Mesa Nacional de Negociao Permanente MNNP; III - coordenar a elaborao, desenvolvimento e manuteno de informaes gerenciais e estatsticas, na rea de relaes de trabalho; IV - prover informaes estatsticas e indicadores das relaes de trabalho; V - emitir pareceres na rea de sua competncia; VI - exercer a ouvidoria no mbito de suas atribuies; e VII - assessorar o Diretor nos assuntos inerentes as suas atribuies.

A Diviso de Controle e Cadastro de Anistiado Poltico Art. 61. Diviso de Controle e Cadastro de Anistiado Poltico compete:

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I - preparar e executar as atividades relativas a cadastro, no SIAPE, bem como manter atualizados os registros funcionais de anistiados polticos de que trata a Lei n 10.559, de 13 de novembro de 2002; II - executar as aes da folha de pagamento inerentes reparao econmica de carter indenizatrio, em prestao mensal, permanente e continuada; III - executar as atividades necessrias ao pagamento de reparao econmica de carter indenizatrio, em prestao nica; IV - elaborar planilha de clculos para exame de processos referentes a diferenas indenizatrias, bem como os clculos de reajuste previstos na legislao vigente, com vista ao pagamento de anistiados polticos; V - elaborar demonstrativo mensal das despesas com anistiados polticos; VI - emitir relatrio de controle das atividades relativas a anistiados polticos; VII - analisar, instruir e propor a concesso de transferncia de indenizao de acordo com o art. 13 da Lei n 10.559/2002; VIII - orientar e assistir o anistiado, bem como as entidades de classe; e IX - fornecer informaes Diviso de Legislao, Benefcio e Acompanhamento Processual, com vistas atender s solicitaes da Justia e da Advocacia-Geral da Unio. 4.2 A pea: a escolha das instituies A escolha das instituies para a aplicao definitiva da pesquisa foi orientada pelos seguintes fatores:

a. a existncia ou no de aes e programas institucionalizados para o atendimento de usurios; b. a existncia ou no de sistemas de gesto de documentos eletrnicos; c. a representatividade ou no do quadro de arquivistas e de funcionrios que trabalhem diretamente nas funes de arquivo; d. a existncia ou no de uma posio hierrquica do arquivo na estrutura organizacional; e. a existncia ou no de funes e atividades bem definidas para o arquivo na organizao; f. um histrico ou no de funcionamento do arquivo; g. a rea de atuao da instituio no mercado de trabalho; 30

h. a existncia ou no de programas de capacitao para assistncia tcnica junto aos setores de trabalho; e, i. a existncia ou no de mecanismos de controle de emprstimos e consultas realizadas no setor de arquivo.

Diante disso, trs instituies foram selecionadas para a realizao da pesquisa. Esse numero se justifica pela razo de que duas delas representam os extremos dos pontos levantados; enquanto a terceira se apresenta como uma intermediria da imagem prevista. O quadro abaixo explicita esses pontos 7:

Pontos (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i)

Instituio A Paraestatal: sistema S

Instituio B Pblica federal

Instituio C o o o o o o Pblica Distrital o o

Quadro 03. A seleo das instituies da pesquisa Fonte: elaborao prpria

Legenda Smbolos

Sim

Em parte

No o

4.2.1 Universo da pesquisa O universo da pesquisa foi representado por todos os usurios que j solicitaram os servios de pesquisa do arquivo da rea administrativa, ou seja, recursos humanos, financeiro e jurdico. Assim, esto contemplados todos os servidores e funcionrios destas reas especficas, que tiveram algum problema institucional e entraram em contato com o setor de arquivo na tentativa de resolv-lo.
7

Optou-se pelo sigilo das informaes das instituies da pesquisa.

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Ademais, na segunda parte da pesquisa foram entrevistados os gestores de arquivo das respectivas reas, bem como se efetivou a aplicao de um questionrio especfico para cada caso.

4.2.2 Amostra da pesquisa

Questionrios Arquivistas Usurios TOTAL

Instituio A 03 15 18

Instituio B 01 28 29

Instituio C 01 29 30

TOTAL 05 72 77

77 questionrios aplicados

Quadro 04. Amostra da pesquisa Fonte: elaborao prpria

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4.2.3 Os questionrios Os quadros abaixo elucidam as variveis levantadas pelos questionrios juntamente com as respectivas questes.

USURIOS Fenmenos (A) Consulta A2. Motivos de pesquisa A3. Formas de solicitao B4. Conhecimento sobre a demanda e uso do gestor (B) Perfil B5. Caractersticas gerais/Classificao 16, 17 e 18 02 e 04 03 06 Variveis A1. Frequncia de pesquisa Questes 01

(C) Atendimento

C6. Eficincia e eficcia C7. Satisfao C8. Proatividade

07, 10 e 11 08 05 12 09 e 14 13 e 15

(D) Uso (E) Ps-uso

D9. Maneiras de uso E9. Comportamento aps contato E10. Pertinncia do registro
Quadro 05. Variveis do questionrio 01 Fonte: elaborao prpria

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GESTORES Fenmenos (A) Conhecimento sobre o uso dos servios de arquivo Variveis A1. Frequncia de pesquisa A2. Motivos de pesquisa A3. Formas de solicitao A4. Eficincia da resposta A5. Eficcia da resposta (B) Conhecimento sobre os usurios B7. Satisfao B8. Comportamento ps-contato (C) Conhecimento sobre o uso dos documentos (D) Conhecimento sobre o impacto dos documentos D11. Pertinncia do registro (E) Proatividade dos servios
Quadro 06. Variveis do questionrio 02 Fonte: elaborao prpria

Questes 01 02 03 06 09 e 10 05 07 08 11 12, 13 e 14 15 04

B6. Comportamento no contato

C9. Maneiras de uso D10. Ps-uso

E12. Antecipao de demandas

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Importante destacar que os questionrios aplicados na pesquisa continuam sendo utilizados, voluntariamente, por outros arquivistas em instituies que no foram contempladas no universo do estudo. Essa ao visa uma mera curiosidade destes profissionais em compreender melhor o uso dos documentos de arquivo por parte dos usurios, bem como avaliar a criao de novos produtos e servios de arquivo.

4.2.4 Os blocos de pressupostos Os quadros seguintes destacam os trs blocos de pressupostos da pesquisa, onde se apresentam a relao de dois universos, sendo tanto os usurios quanto os gestores das unidades de arquivo so contemplados. Dessa maneira, observa-se o confronto dos fenmenos, das variveis e das questes que devem ser comparadas para o alcance dos objetivos. O questionrio 01 refere-se aos questionamentos feitos aos usurios, enquanto o de nmero 02 foi aplicado junto aos gestores dos arquivos.

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BLOCO A

Questionrio 01

01 02

Os documentos de arquivo apresentam diversos usos. Os usos dos documentos de arquivo so distintos nas instituies.

D09. Maneiras de uso D09. Maneiras de uso

03 DOCUMENTO

A priori, o documento de arquivo pertinente pela natureza pontual da relao arquivo e usurio.

E10. Pertinncia do registro

04

Os documentos de arquivo no so as nicas fontes de informao na resoluo das demandas dos usurios.

E09. Comportamento aps contato E10. Pertinncia do registro

05

Os usurios solicitam os documentos para utilizar as informaes registradas em seu suporte.

E09. Comportamento aps contato E10. Pertinncia do registro

Quadro 07. Bloco A de pressupostos Fonte: elaborao prpria

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BLOCO B Questionrios 01 02

INSTITUIO

06

A instituio que demonstra uma maior preocupao com o usurio entende melhor o uso dos documentos de arquivo.

D09. Maneiras de uso

C09. Maneiras de uso

Quadro 08. Bloco B de pressupostos Fonte: elaborao prpria

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BLOCO C

Questionrios

01

02

07 Os arquivos podem ser proativos nas demandas. SERVIO

C08. Proatividade

E12. Antecipao de demandas

08

A satisfao dos usurios est atrelada a) pertinncia, e; b) ao encontro dos C07. Satisfao documentos no arquivo. E09. Comportamento aps contato

Quadro 09. Bloco C de pressupostos Fonte: elaborao prpria

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5. O quebra-cabea da Arquivstica A maneira mais razovel de inserir a nossa discusso em termos de um trabalho de pesquisa cientfica comear por uma tentativa de delineamento da histria de desenvolvimento da Arquivstica, relacionando-a ao tema dos usurios de arquivo. Alm disso, pretende-se enfatizar a observao natural das mudanas a que a sua teoria vem se debruando ao longo do tempo. Esta atitude importa seja pelo reconhecimento do impacto das tecnologias da informao, que trouxeram novos paradigmas de acesso e uso do documento, ou at mesmo pela dissoluo do suporte fsico em elementos binrios, que nos trazem a necessidade de remarcar as fronteiras desse objeto de estudo. Ao traarmos uma leitura sobre o processo de inclinao desta cincia ou tcnica, dependendo da escola que a observe, percebemos claramente o estreito relacionamento da Arquivstica com a burocracia e a busca de eficincia da administrao pblica. Sob esses parmetros se justificam a criao do manual holands, como tentativa de estabelecimento de padres mais universalistas de arranjo e descrio de documentos; bem como a construo dos Arquivos Nacionais, que remontam o sculo XVIII, como um reconhecimento, por parte dos Estados Nacionais recm-criados, da importncia de seu patrimnio documental aos cidados. No obstante toda a longevidade desenhada pelos estudos que afirmam que o surgimento da Arquivstica se confunde com o surgimento da prpria escrita, cabe destacar a sua estreita e intensa relao s atividades do Estado, s administraes e aos Governos. Esse ponto destacado pelo minucioso trabalho realizado pelos portugueses Armando Malheiro da Silva, Fernanda Ribeiro, Jlio Ramos e Manuel Lus Real (1999). Em sua origem particular, os arquivos remontam o ideal de um instrumento de auxlio ao poder vigente. O acesso aos seus depsitos era estritamente limitado aos funcionrios oficiais ou s pessoas que detinham permisso especfica de alguma autoridade superior. Por isso o cargo de arquivista era considerado de extremo valor para a sociedade, na medida em que se inseria na imagem de um guardio do arsenal de poder do regime. Nesse perodo de existncia os documentos eram produzidos, gerenciados e conservados para a utilidade ditada pelo governo e pela administrao. Ou seja, a gesto de documentos estava diretamente atrelada gesto do exerccio do poder. Embora essa finalidade seja adquirida pela vinculao direta do documento de arquivo ao fator de prova e o estabelecimento de direitos e deveres, ainda hoje encontramos tais traos. Primeiro, a diferena principal entre esses perodos que 39

atualmente o valor de prova do documento de arquivo est intimamente relacionado ao conceito de cidadania. Se antes importavam os locais de custdia e a legitimidade do profissional responsvel pela guarda dos documentos, hoje importa o contexto de produo dos documentos e a garantia de que em sua passagem pelas diferentes fases documentais a integridade de sua capacidade de comprovao seja mantida. A partir do sculo XVI, a noo dos servios de arquivo se transforma por trs fatores. A especializao dos diferentes rgos governamentais e administrativos. Em seguida, o ganho de destaque que a investigao histrica e as pesquisas eruditas comeam a receber. Nesse momento os arquivos so importantes arsenais de fonte para o conhecimento da trajetria histrica das naes. E, por ltimo, mas no menos importante, o surgimento das novas tecnologias de comunicao e de registro da documentao, que perpassam as aes de gerenciamento de documentos.

5.1 A herana da escola tradicional, o Manual Holands e a Diplomtica Segundo a grande maioria dos estudiosos da Arquivstica, no sculo XVIII que os arquivos sofrem a sua maior interveno. Isso devido ao surgimento ou ao ressurgimento da noo de democracia, que possibilita uma ruptura de suas maneiras de atuao e a consequente abertura dos conjuntos documentais. Assim, os acervos esto a servio dos cidados e so instrumentos essenciais para a valorizao e o conhecimento da garantia da identidade da sociedade a que pertencem. Nesse momento temos a constituio dos ditos Arquivos Nacionais, que parece ser um marco intenso na trajetria dos estudos arquivsticos. O sculo XVIII se caracteriza pela criao de depsitos centrais de arquivamento de documentos em vrios pases da Europa; todos oriundos do desdobramento histrico do processo de formao dos Estados Nacionais. Sabe-se da importncia metodolgica que tais espaos trouxeram, principalmente no que diz respeito aos procedimentos de classificao, preservao e descrio de documentos. Todo esse quadro est inserido dentro do marco que alterou significativamente a ordem do mundo contemporneo: a Revoluo Francesa de 1789. Como consequncias da criao desses depsitos centrais de preservao de documentos surgem os princpios que solidificam a metodologia de trabalho dos arquivos em nvel nacional, e quem parece ser ainda a tnica dos tempos atuais. Na estrutura desse sistema, encontra-se a construo de um Arquivo Nacional que se apresenta como o coordenador da poltica de arquivos por intermdio da transmisso de 40

orientaes tcnicas. Assenta-se aqui a noo do fundo documental, orientada por princpios de evidencia das transaes, que se representam por pragmatismos como o de respeito aos fundos e o da manuteno da ordem original. Tambm nesse momento histrico que os arquivos sofrem a interveno prtica direta das tcnicas de organizao por entidades, em contraste com a noo de assuntos especficos, tal como era a orientao precedente. A inobservncia do contexto das administraes produtoras dos documentos destaca o fato de que nessa poca comeam os primeiros desmontes dos arquivos, trazendo consequncias negativas de imediato integridade dos acervos, pois, estava-se, assim, a desferir um golpe num modelo milenar, cuja razo de ser assentava no respeito pela rede de ligaes entre os documentos que integram um mesmo sistema de informao. (Silva, 1999, p.101) Ao que parece, ganha destaque nas discusses a praticidade envolvida na ideia de se reunir conjuntos documentais oriundos de diferentes organizaes. Schellenberg (1980, p.110) chega a destacar o reconhecimento das razes pragmticas do Respeito aos Fundos, assumindo que um mtodo de arranjo de todo dificultoso viu-se substitudo por outro de carter prtico. Esse momento histrico condiz exatamente com o surgimento da primeira corrente de pensamento da trajetria dos arquivos: a arquivstica tradicional. Relacionada aos arquivos permanentes, esta escola tende a ignorar os aspectos relacionados origem, criao e at mesmo s maneiras de utilizao administrativas, tcnicas e jurdicas da documentao sujeita ao ato de recolhimento. Essa postura um reflexo direto da ideia equivocada de que estes tipos de questes no se relacionam atitude profissional do arquivista, e nem mesmo aos arquivos. A maioria dos trabalhos que se aventuram por traar a trajetria dos estudos de arquivo passa a considerar a publicao do manual dos arquivistas holandeses em 1898 como o ponto limtrofe de autonomia. Ao contrrio do que acontecera antes, quando a Arquivstica era uma tcnica submissa aos pressupostos tericos da histria, sem autonomia ou carter prprio, neste trabalho tonificam-se as regras para arranjo e descrio dos documentos, trazendo certa individualidade aos estudos do campo. Alm da tentativa de universalidade e estabelecimento de padres adquiridos por este manual, merece destaque o fato de que o Manual dos holandeses ganha visibilidade por ter sido o primeiro trabalho do campo da Arquivstica e por ter sido traduzido para vrias lnguas. Dessa maneira, este instrumento apresenta um trao essencialmente pragmtico de estabelecimento de aes para as atividades de arquivo. 41

Torna-se oportuno destacar neste ponto a importncia deste manual como a tentativa de ser o primeiro trabalho a propor uma sistematizao das tcnicas de arquivo. , sem via de dvidas, um texto fundador da disciplina e importante. Porm, apesar de todas as tentativas de justificao terica que o pragmatismo possa sugerir, Lopes (2009) relembra que esta obra foi um marco no passado, perdendo seu valor prtico em nossa poca. O Manual dos holandeses marco fundador da disciplina por apresentar a imprescindvel sacralizao do respeito organicidade presente no conceito de arquivo, sendo visto como o estandarte do segundo grau do principio da provenincia 8. Dessa forma, o trabalho destaca um fato essencial a constituio dos arquivos: a organizao da administrao produtora do arquivo est refletida em sua acumulao. Duranti (1993) vai na contramo dos estudiosos da rea e considera que os principais elementos da doutrina de arquivo se encontram desenhados no trabalho de Dom Jean Mabbilon sobre diplomtica, publicado em 1681. Nele se encontra o estudo crtico sobre os documentos de arquivo. Tal trabalho se insere no contexto de estabelecimento de fidedignidade e autenticidade dos registros das chamadas Guerras Diplomticas, que em meados de sculo XVII se debrua sobre o estudo da validade legal dos documentos da doao de Constantino.

5.2 Rumo administrao: a arquivstica integrada A evoluo tecnolgica, iniciada a partir da segunda metade da dcada de 1940, traz consigo vrios aspectos que incidem sobre as atividades dos arquivos. Nesse momento temos o aumento avassalador dos documentos textuais, relacionados s informaes tcnica e cientfica, oriundos das instituies de pesquisa criadas na dcada anterior (Santos, 2010). Com essa massa de informaes acumulada, os meios automatizados assumem importncia mpar no gerenciamento desses contedos informativos. Justamente nesse contexto a informao se transforma num instrumento indispensvel para a pesquisa e o desenvolvimento tecnolgico. Na Segunda Guerra Mundial vemos o desenvolvimento, principalmente nos Estados Unidos e posteriormente no Canad, do principio da gesto de documentos

oportuno citar Duchein (1986, p.27-28) afirmando que tal princpio corresponde a uma especificidade de representao da burocracia germnica e que por isso muitas teorias sobre o pr incpio so inaplicveis aos arquivos dos pases de tradio latina por no corresponderem sua realidade.

42

(GD) 9, como uma possvel resposta produo vertiginosa das informaes registradas. A mola propulsora para o nascimento do conceito de GD foi o ideal do ciclo vital ou o surgimento da teoria das trs idades, englobando as aes de produo, fluxo, acesso, avaliao e destinao. De certa maneira, esses novos elementos acabam por romper a imagem de que apenas os documentos de carter histrico e de interesse de um grupo restrito de profissionais deveriam ser o foco de atuao dos arquivistas. Isso porque se estende o olhar para os produtos das administraes, aqueles instrumentos que subsidiam o andamento direto das atividades organizacionais. A necessidade de enfrentar esses novos problemas insere nos arquivos a instaurao dos records management. Embora lidando com a mesma informao dos arquivistas tradicionais, estes profissionais, envolvidos com as aes voltadas para a gesto administrativa, passam a desenvolver produtos e servios caracterizados por um alto grau de pragmatismo e improvisao. Dessa maneira, cria-se a ruptura no seio da Arquivstica, que havia consolidado a sua autonomia parcial; alm de submet-la a uma consequente fragilidade da validao de seus fundamentos tericos. Numa tentativa de reparar esta ruptura ocorrida dentro da rea, surge a importncia dos trabalhos da arquivstica integrada, defendida pela corrente canadense, mais especificamente de Quebec. possvel salientar que tal corrente de pensamento nasce mais de uma crtica s duas escolas anteriores do que de uma tentativa de unificar as ideias predecessoras. Os trabalhos oriundos da arquivista integrada so frutos dos esforos de trs autores quebequenses: Couture, Rousseau e Ducharme. E o surgimento de toda a linha de pensamento desta escola se fundamenta num questionamento: de onde provm os arquivos ditos definitivos? A partir da pode-se realizar um lao com o valor primrio dos documentos e suas consequncias diretas nas funes arquivsticas de classificao, avaliao e descrio. O prprio conceito do que vem a ser objeto dos arquivos se amplia sob os olhares dos canadenses. Se alm de suas fronteiras os documentos so conservados para fins de prova e testemunho, para esta corrente os registros so guardados e utilizados por seus valores de informao em geral (LOPES, 2009).

Tal abordagem questionada pela proposta da Arquivstica Integrada apresentada pelos canadenses, que concebe a produo documental sem o rompimento do seu ciclo.

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Desse modo, podemos destacar quatro pontos importantes do pensamento Quebequense:

a) a juno dos pensamentos das duas correntes predecessoras como uma crtica aos pontos vulnerveis desses modelos;

b) a integrao da teoria dos valores primrio e secundrio dos documentos de

arquivo, como consequncia do item A. Se antes os arquivistas se debruavam sobre o valor secundrio e os records sobre o primrio, agora este profissional observa a evoluo do documento em todo ciclo vital; c) a concluso da impossibilidade de sanar os problemas da Arquivstica sem situ-la dentro de um vis menos pragmtico; e, d) a tentativa de reconhecer a Arquivstica no seio da Cincia da Informao, como consequncia natural do item C.

Por mais que se tenha evidenciado a importncia dos estudos canadenses, muitos tericos criticam esta escola de pensamento. Isso porque parece uma escolha razovel observar os pontos vulnerveis das duas correntes anteriores e junt-los com uma roupagem de cientificidade. Segundo os pontos de vista contrrios aos ideais Quebequenses, esse modelo refora as duas correntes predecessoras, no se desvencilhando de muitos equvocos oriundos daquelas maneiras de pensamento.

5.3 Novos paradigmas, velhos arquivos? Como se percebe, os pressupostos tericos embutidos neste quadro de formao da Arquivstica encontram-se dentro de um processo contnuo de mudana de paradigmas. Fernanda Ribeiro (2002) destaca a reflexo sobre este confronto entre o paradigma histrico-tecnicista, que se consolidou nos finais do sculo XIX, e o novo horizonte do paradigma cientfico-informacional, voltado para uma fundamentao epistemolgica. Os argumentos da pesquisadora portuguesa nos trazem baila um questionamento fundamental: ser que os pressupostos tericos criados sob a herana positivista e histrico-tecnicista ainda so suficientes para se abordar os problemas da contemporaneidade? Para a autora, esse sistema se encontra sucateado e em completa crise, revelando seu esgotamento em termos de busca de solues para os problemas

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atuais; principalmente no que tange s questes de avaliao, seleo e eliminao de documentos. Analisando o questionamento de maneira mais sistemtica, segundo a autora portuguesa, os fundamentos que se encontram abalados pelas novas estruturas desta nossa sociedade da informao seriam os seguintes: o arquivo dito histrico, baseado na configurao do sistema de fundos documentais, j no consegue estabelecer o vinculo das informaes com seu contexto produtor. Isso tende a criar rupturas na funo do servio e uso destes arquivos, como consequncia natural da fragilidade dos objetos de descrio dos conjuntos documentais; b) o antigo modelo Francs de Arquivo Nacional, como coordenador da poltica arquivstica, no contribui para o surgimento de uma verdadeira cincia reflexiva, muito menos para possveis

a)

questionamentos, estando a teoria sempre subjugada a esse modelo; c) a noo de fundo documental, formulada em 1841, apresenta uma carter meramente tcnico, no se ajustando mais aos novos problemas que as tecnologias da informao impem aos arquivos; d) a inoperncia da teoria das trs idades, fundamentada sob uma necessidade eminentemente tcnica e de otimizao de espaos fsicos de trabalho. Tal teoria acaba por recortar o arquivo em duas partes, desconsiderando as caractersticas essenciais do sistema como um todo; e) a nfase na tcnica, particularmente no que tange aos pressupostos normativos de elaborao de instrumentos de pesquisa e da criao de novos pontos de acesso informao; e, f) o abalo sofrido pelo conceito esttico do documento, tido como um suporte que revela uma informao. Esse ideal carrega consigo a dependncia rigorosa do aparato fsico para que a Arquivstica possa tom-lo como objeto de estudo. Tal caracterstica nos impe novos questionamentos pelo quadro que as tecnologias da informao vm traando aos servios de arquivo.

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No que se refere ao abalo sofrido pelo conceito de fundo documental, Duchein (1986) levanta cinco pontos que se tornaram empecilhos na aplicao da definio: a) a dificuldade de definio de hierarquia, dada a complexidade da estrutura e os vrios desdobramentos das instituies modernas; b) a alta variao das competncias a que os organismos atuais esto sujeitos, o que repercute na instabilidade das funes adquiridas ao longo da existncia das instituies; c) a prpria noo de provenincia dos fundos, que hora est ligada a produo de um arquivo, hora est ancorada sob a ao de recolhimento; d) o imbrglio nas definies de fundos abertos e fechados, devido instabilidade da conjuntura atual de mercado, e; e) o prprio rigor metodolgico do respeito ordem original, que culmina em arbitrariedade no ato de organizao dos documentos; o que ainda mais difcil de estabelecer devido ao impacto das tecnologias da comunicao e informao. Nessa tentativa de esboar os novos rumos a que a Arquivstica se submete, nos cabe a possibilidade de traar essa nova configurao, que joga sob os arquivos a filosofia central da contemporaneidade: o acesso informao e a preservao da memria institucional. Nesses dois eixos de representao deslizam-se os servios dos arquivos organizacionais, que, por intermdio de polticas de normatizao de recursos humanos, materiais e financeiros, tentam levar a cabo o seu intento. Importante ressaltar que a filosofia de acesso informao que orienta os servios de arquivo tambm se vincula ao ideal de no acesso, na medida em que a poltica de informao institucional deve estabelecer que tipo de informaes merea destaque de restrio, e a que tipo de funes administrativas as mesmas podem estar disponveis. Nessa nova configurao, os arquivos assumem o papel de uma unidade poltico-administrativa que tem a necessidade de estabelecer dilogos com as partes da organizao a que se vincula. A partir disso, estabelece-se o diagnstico, como medida de levantamento das necessidades informativas das organizaes. Com isso, tm-se todos os elementos necessrios para a solidificao e criao de produtos e servios que possam reforar sua filosofia de existncia.

5.3.1 A virtualizao dos conceitos Nesse contexto surge o debate e a importncia adquirida pela escola australiana. Como mais uma representante de peso, o sistema de estabelecimento de arquivos desenvolvido pelos australianos, entre as dcadas de 1960 e 1970, se apresenta como 46

uma tentativa de se adequar s sucessivas mudanas administrativas sofridas pelas organizaes. A importncia que a informao atualmente adquire nas relaes de mercado faz repensar os conceitos de uma maneira mais virtual e menos atrelada aos aspectos fsicos. Com essa perspectiva Clive Smith, em uma apresentao realizada na conferencia anual da Associao dos Arquivistas Canadenses, em 1995, traz vrios pontos de reflexo sobre o conceito de records series, que tratado por tal escola como uma entidade virtual. Tal pensamento aborda o argumento de que as vicissitudes institucionais prejudicam a identificao dos grupos documentais, e por isso deve-se observar a necessidade de separao dos records de seus respectivos contextos, sem ignorar ou minimizar a importncia dessa ligao. O sistema separa o contexto de arquivamento do contexto administrativo; isso porque o primeiro est fixado nas sries. Ademais, a relao entre as sries no se d de maneira estanque e simples, e sim num sistema complexo de muitas para muitas. A partir dessa importante identificao, os australianos defendem que a descrio e o controle individual suplantaro a srie documental. Tal abordagem vem de encontro ao pensamento de Delmas (2001), apontando que o futuro da Arquivstica o de lidar com os arquivos de uma maneira muito mais terica do que prtica. Esse movimento comea a adquirir contornos mais firmes dentro do pensamento arquivstico e vem na crista contrria maneira tradicional e positivista de como as questes de arquivo eram tratadas em tempos predecessores. Se antes o arquivista era um profissional imparcial que deveria apenas realizar o seu trabalho de modo a espelhar a organizao, agora tal profissional um dos personagens ativos na criao da histria institucional. Pelo dimensionamento temporal exposto nos pargrafos anteriores,

resumiramos o trajeto de construo da Arquivologia em consonncia com a observao realizada por Couture e Ducharme (1998-1999). Para esses autores a rea se dividiu ao longo de sua existncia entre o ideal da conservao da memria, do acesso informao e da eficcia administrativa. O pensamento ps-modernista vem adquirindo uma influncia mpar na Arquivologia. Agora os documentos so dinmicos e o arquivista o profissional que apresenta uma narrativa dos fatos num determinado tempo e espao. Para isso, tal profisso expe a realidade contextual das informaes produzidas pelas organizaes, que so o reflexo da constituio social da poca. Assim, aos arquivistas cabe atender a 47

expectativa da instituio produtora do arquivo, bem como sanar as demandas informacionais suscitadas pela sociedade. Essa perspectiva um reflexo de um momento oportuno para se repensar a prpria conduta da Arquivstica enquanto campo frtil da Cincia da Informao. Cook (2000, p. 12) aponta esse rompimento paradigmtico e afirma que a Arquivologia deve passar a analisar as propriedades e caractersticas dos documentos, e tambm das funes, processos e transaes do sculo XXI. Com isso, o autor vai alm do registro da informao em algum suporte fsico, chamado a ateno para a maneira como so formados os acervos documentais. Um ponto de vista bastante oportuno numa sociedade que representada pela gama de possibilidades de produo de informaes. A conjuntura atual se mistura possibilidade concreta de reflexes mais profundas sobre a capacidade da Arquivstica se inserir nessa mudana de paradigma. Fonseca (2005, p. 98) aponta a ausncia de autoreflexo do campo, observando que os limites e a configurao disciplinar da Arquivologia no so objeto de suas investigaes. E a viso ps-modernista remarca essa nova postura de questionamento da rea. Com o intuito de facilitar a compreenso da trajetria histrica da Arquivstica, o quadro seguinte expe as escolas j evidenciadas, bem como o contexto histrico de surgimento de cada uma delas, as caractersticas do momento particular e as consequncias da aplicao dos conceitos e prticas.

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ESCOLA

CONTEXTO

CARACTERSTICAS

CONSEQUENCIAS Metodologias para classificao, preservao e descrio

1. Escola tradicional Sculo XVIII

Criao dos Arquivos Nacionais Revoluo Francesa Positivismo

Democracia Cidadania Direitos civis

Fundo documental Princpio de respeito aos fundos Ordem original

Importncia da memria Submisso histria Displicncia para com os arquivos administrativos Individualidade da arquivstica

2. Manual 10 holands Sculo XIX

Positivismo Confeco de manuais

Autonomia Tcnica

Sistematiza tcnicas Sacraliza a ordem original Visa os documentos administrativos Separa os Archivists dos Records Unio: records e archivists

Tcnicas para classificao, arranjo e descrio. Organicidade

3. Gesto de documentos EUA Sculo XX

Ps 2 Guerra

Produo vertiginosa de informaes e documentos

Ciclo vital Teoria das 3 idades

4. Arquivstica integrada Canad Sculo XX

Informao automatizada

Produo vertiginosa de informaes e documentos

Arquivstica unificada Valor informativo Records series

Instabilidade administrativa 5. Arquivstica australiana 1960-1970 Documento virtual Competitividade de mercado

Mudanas administrativas Gesto da informao

Individualizao do documento Suplantao da srie documental Separa o contexto administrativo do de arquivamento Novos parmetros de classificao e descrio

Quadro 10. As influncias das escolas arquivsticas Fonte: elaborao prpria

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Apesar do manual holands no representar uma escola de pensamento propriamente dita, optamos por inseri-lo no quadro pela importante contribuio ao universo da teoria arquivstica.

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5.4 Consideraes finais do captulo O propsito deste captulo no esteve relacionado ao ideal de realizar uma viagem minuciosa sobre as transformaes do pensamento arquivstico. Tivemos aqui o intuito de explicitar a inexpressividade de um pensamento dito cientfico na trajetria da disciplina. O pragmatismo ronda este campo de estudo de maneira incisiva, e talvez esteja ai a nossa principal contribuio em termos de suscitar debates de carter acadmico e ampliar as discusses que possam trazer pontos para o surgimento de novos modelos. Tal como afirma Lopes (2009, p141) a Arquivstica chegou at nos como conhecimento congelado, oriundo do passado, a qual pode-se, segundo a tradio, aduzir derivaes pragmticas, mas no alterar o seu objeto bsico os documentos nem oxigen-la com os conhecimentos contemporneos de diversas reas. Partindo da anlise do decorrer do processo histrico da Arquivstica, podemos observar que durante muito tempo julgou-se necessrio ao exerccio deste ofcio o conhecimento das teorias da histria. Porm, esta crena j no condiz com os novos rumos da realidade, na medida em que a percepo da importncia histrica no se caracteriza como um elemento exclusivo de outras reas de formao que comeam a ser indispensveis aos arquivistas. No queremos aqui enunciar um posicionamento de juzo de valor quanto conduta que deve ser tomada pela Arquivstica. Estamos comprometidos com a ideia de descrever a sua trajetria e questionarmos se ainda cabe este vis completamente ancorado sob a perspectiva histrica. E ainda, dada a necessidade recorrente de afirmar categoricamente a sua incluso no mbito das Cincias da Informao, nos perguntamos se isso a torna mais til. Teramos outro status com tal aproximao? O que deve aqui ser frisado a necessidade de desatrelar de sua essncia o posicionamento de uma disciplina subsidiada por instrumentos de soluo marcadamente prticos, buscando uma fundamentao terica mais profunda para seus estudos. Afinal, a Arquivstica uma cincia ou uma implementao prtica? Esse olhar tambm no significa o desmerecimento da importncia da prxis, mas sim o reconhecimento da necessidade de relacion-la ao fazer terico, que compreende a oportunidade de melhoria da aplicao dos conceitos. Em entrevista realizada na Academia Brasileira de Letras, Silva (2006, p124) evidenciou a preocupao com uma Arquivstica extremamente vinculada normalizao excessiva de princpios prticos, [...] acabando por cristaliz-los no campo terico, transformando-os em dogmas inquestionveis. Um campo de estudo 50

que almeja a caracterizao de cincia no deve limitar-se a simples evidenciao de pensamentos do senso comum, deixando que o fazer predomine sobre a teorizao e o pensamento crtico e reflexivo. Rousseau e Couture (1998) salientam que a prpria trajetria da Arquivologia se confunde com a busca de solues prticas para problemas iminentes atreladas s determinadas pocas. A histria permite definir quatro grandes setores principais que foram objeto dos trabalhos dos especialistas dos arquivos, ou seja, o tratamento, a conservao, a criao e a difuso. (ROUSSSEAU; COUTURE, 1998, p.48) Os autores ainda apresentam o argumento de que o desenvolvimento desses quatro setores principais foi orientado por trs princpios fundamentais: o da territorialidade, o da provenincia ou respeito aos fundos, e a abordagem das trs idades. Note-se que tais princpios esto amplamente correlacionados s solues pontais de problemas externos, que porventura comearam a abalar as certezas arquivsticas. Em suma, anteriormente ao sculo XIX os arquivos estavam atrelados diretamente Administrao, e o movimento de construo dos Estados Naes passa a consider-los como uma ferramenta exclusiva da histria. Recentemente, os estudos canadenses esboaram uma tentativa de unir as duas pontas dos conjuntos documentais. A trajetria da Arquivstica perpassou por dois pontos e comea a se inserir num terceiro, intensificado pela escola australiana. Rodrigues Lopez (2000) aponta que a sua considerao como uma cincia emprica para a organizao dos arquivos passou por trs etapas distintas:

a) como uma disciplina auxiliar da histria, pensamento prprio do sculo XIX; b) como uma ferramenta da administrao, pensamento advindo dos problemas da gesto documental; e, c) finalmente, a considerao de que a mesma parte integrante da Cincia da Informao.

Importa destacar que neste trabalho no defendemos a mera transferncia da colonizao do processo de criao dos estudos e teorias da Arquivstica ao campo de conhecimento da CI. Defende-se a possibilidade de interlocuo e ampliao de alguns pontos comuns, que podem ser compartilhados sem a perda da identidade do debate no campo arquivstico; conforme destacou Jardim (2010), o debate cientfico no deve necessariamente se organizar sob o manto epistemolgico ou poltico-institucional da 51

CI, da Histria ou da Administrao. A observao de uma Arquivstica orientada como uma cincia auxiliar da Histria ou da Administrao, ainda no Assim, seria algo equivocado destacar foi

completamente superada.

agora uma

autocolonizao, com recursos poltico-institucionais da CI. A autonomia disciplinar to defendida e debatida nos campos epistmicos no deve ser encarada como um processo de isolamento natural, por mera defesa de nichos de mercado e pesquisa. Para Jardim (2010), a perspectiva interdisciplinar da Arquivstica, indiscutivelmente demarcada, ainda no se encontra num estgio efetivo de consolidao. Pelo contrrio, tal ponto de vista ainda fruto de discordncia entre trs olhares distintos sob este campo de estudo, a saber:

a) a viso da Arquivologia com um campo autnomo, com bases consolidadas e, de certa forma, cincia auxiliar da Histria. Viso que ainda traz reflexos da escola tradicional francesa; b) a viso de uma Arquivstica expressa como uma disciplina que constitui uma sub-rea da CI (ponto de vista defendido, particularmente, pelo Brasil); e, c) a viso de Arquivologia com uma disciplina cientfica autnoma, porm em permanente construo e desenvolvimento; exercida em diversos aspectos por intermdio das relaes interdisciplinares com a Histria, a Administrao, a Cincia da Informao, a Biblioteconomia, a Museologia, a Sociologia, etc.

Diante disso, podemos destacar as seguintes ideias como notas importantes para a compreenso da trajetria deste trabalho, reforando a importncia dos estudos de usurios:

1. a observao de um caminho rumo virtualizao dos conceitos arquivsticos. Ou seja, menos atrelados ordem fsica do documento de arquivo, passando a levar em conta a individualizao da informao; 2. os arquivos iniciam a sua caminhada ligando-se ao poder e a eficincia administrativa, e agora se inserem num quadro que coadune sua imagem sociedade; 3. a necessidade de se repensar a Arquivstica na sociedade contempornea;

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4. a iminncia de um movimento que destaque a sada do pragmatismo excessivo a que o campo esteve subordinado, enfatizando-se a tcnica, indo em direo uma discusso de cunho cientfico; 5. a observao da individualizao da informao, que recortada, usada e reutilizada pelos usurios dos servios de arquivo; e, 6. a necessidade de quebra de antigos dogmas, que se encontram cristalizados.

No obstante todas as discusses que porventura comeam a existir no mbito da CI, este trabalho resolve iniciar seu caminho pela observao que vem se desenvolvendo natural e espontaneamente dentro da trajetria desse campo de estudo; onde se evidencia a informao e a experincia das relaes com outros lcus cientficos:
Assim, o objeto da Arquivstica tem se deslocado da categoria arquivos para outras, como documentos arquivsticos, e, mais recentemente, informao arquivstica. A ampliao do domnio de estudos dessa rea vem apresentando novos desafios terico-metodolgicos e a aproximao com outras reas, particularmente com as tecnologias da informao. Como tal, a Arquivstica vem buscando assegurar sua autonomia como rea de conhecimento, ampliando-a e, gradualmente, experimentando relaes fronteirias com outras disciplinas. (FONSECA; JARDIM, 1995, p.45)

Ressalta-se a importncia de observar o trabalho do arquivista sem prescindir dessa trade ou tripla dimenso do objeto de estudo do nosso campo de atuao, conforme Heredia Herrera (1995) evidencia: arquivos, documentos de arquivo e informao. Portanto, esse o caminho natural do prximo captulo.

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6. A trade fundamental 6.1 Arquivos A discusso em torno do que vem a ser a preocupao dos arquivos no pode prescindir das seguintes questes: no que se refere prpria definio, o que podemos chamar de arquivo propriamente dito? Quais so os elementos essenciais sua caracterizao? Como esses elementos so enumerados pelos diversos autores? Em que sentido eles so vlidos na contemporaneidade? Quando nasce um arquivo e quando termina? At onde vai o arquivo enquanto conceito? Estas so questes fundamentais e importantes de se mencionar neste trabalho. Jenkinson (1922) definiu arquivo como um conjunto de documentos de qualquer natureza, de qualquer instituio ou pessoa, reunido natural e organicamente em virtude das funes e atividades. Conforme se observa na definio, h a excluso do ideal de servio. O que nos parece contraditrio ao observar a prpria natureza de trabalho do autor, vinculada ao labor corporativo, positivista e burocrata; ligando em seus estudos o documento de arquivo ao carter jurdico e probatrio, base de muitas pesquisas arquivsticas desta natureza. Em Schellenberg (2004) temos a orientao do seu conceito pelas aes de seleo e guarda dos documentos de carter permanente. Esta ideia se fundamenta pela necessidade prtica de gerenciar uma produo vertiginosa de informaes registradas, fruto da exploso documental ocorrida no perodo Ps Segunda Grande Guerra. Partindo desses pontos, o autor considera como arquivos somente aqueles registros que podem servir exclusivamente histria: aqueles documentos e expedientes (records) de qualquer instituio pblica ou privada que tenham sido avaliados para guarda permanente, com fins de referncia ou de investigao. Alm disso, Schellenberg difunde a teoria dos valores, que parece ser ainda a base onde se assenta a estrutura da avaliao na Arquivstica, fazendo uma tentativa de aproximao dos documentos de valor secundrio ao usurio especfico da terceira fase documental: o historiador. Nessa mesma linha de raciocnio, Elio Lodolini (1984) considera que arquivo um conjunto de escritos que tenha perdido o interesse administrativo para as departamentos que os produziram, e que so selecionados para a conservao permanente. Mais uma vez est inserida na concepo a defesa do labor histrico. Ou seja, s arquivo o que serve de instrumento de estudo ao historiador ou pesquisador.

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Entre os franceses, Jean Favier, se aproxima do princpio da provenincia arquivstica ao definir o arquivo como conjunto de documentos expedidos ou recebidos, por uma pessoa ou instituio pblica ou privada resultante de suas atividades, organizados e conservados para utilizao futura. Aqui temos em destaque um dos elementos principais da definio: organizao, estando submetida lgica da provenincia documental. A lei de arquivos francesa de 03 de janeiro de 1979 comea a orientar o conceito de arquivo para um vis administrativo, mesmo sem mencionar a ideia de servio. Segundo tal lei, os arquivos representam um conjunto de documentos, seja qual seja sua forma e suporte material, produzidos por qualquer pessoa fsica, qualquer organismo pblico ou privado, no exerccio de sua atividade. Por mais que esta definio possa parecer restrita por no encaminhar o arquivo ao peso historicista, ela acaba por estreitar seus laos com a questo administrativa. Ao analisarmos os conceitos acima tratados, uma caracterstica salta aos olhos: a organicidade como caracterstica essencial definio, ou seja, o seu atrelamento a uma pessoa fsica ou jurdica, sendo ela pblica ou privada. Destacando ainda: enquanto as primeiras conceituaes estavam inseridas na concepo de um arquivo unicamente histrico, as ltimas definies apresentadas tentam tomar o caminho de um conjunto de documentos ligados ao exerccio administrativo. Outra observao importante a de que a ao de conservao dos documentos ainda prevalece sobre a organizao, sem tocar a questo da disseminao dos registros, ligando-os ao estabelecimento de um servio de arquivo. Tal negligncia acaba por desconsiderar um dos principais elementos enumerados pela presente pesquisa: o arquivo enquanto servio de apoio aos usurios. A inverso do papel dos servios de arquivo tambm chama bastante ateno. O arquivo deveria, primeiramente, servir aos rumos administrativos da organizao, devido prpria natureza de sua gnese. No entanto, os conceitos orientam-se para a capacidade cultural desses conjuntos documentais, olvidando-se que a competncia de servir rea administrativa vem antes da investigao ou ao cultural dos acervos. Nesse ponto, Lopez (2005, p.23) chama ateno dos historiadores ao afirmar que estes devem entender que os documentos de arquivo no so produtos que nasceram com a finalidade de apoio s suas pesquisas. Esses registros so frutos de uma vontade administrativa. Ou seja, a priori, so produzidos e preservados por razes alheias s suas atividades. 55

Cabe ao historiador, ao lidar com documentos de arquivo, entender e respeitar sua lgica, a fim de no comprometer todo um rduo procedimento de pesquisa, que vai desde a formulao do problema s concluses (sempre parciais e relativas), passando pela escolha das fontes e o subsequente dilogo com elas.

O pesquisador deve se atentar para a identificao do contexto de produo do documento de arquivo. Esse elemento vital e no pode ser ignorado, sob o risco de perda da credibilidade cientfica de seu trabalho. Ademais, as inferncias informativas que no estejam atreladas gnese institucional no podem confundir o seu trabalho. Assim, preciso entender que um arquivo nasce, em primeira instncia, para registro de atividades organizacionais, para em seguida ser objeto de anlise investigativa. Nessa perspectiva, Heredia Herrera (1995) traz o argumento de que tradicionalmente so trs as funes de um arquivo: recolher, conservar e servir. Apesar da no atualidade do ponto de vista da autora, ao salientar que a atividade de conservao a nica meta do arquivista. Isso porque a ampliao da necessidade de acesso, promovida principalmente pelo aumento gradual das TIs, trouxe a este profissional o desafio de buscar novos meios de disseminao da informao. Os questionamentos que surgem naturalmente aps a avaliao destas definies seriam: como justificar a ideia de um arquivo antes de seu recolhimento terceira fase documental? Ademais, a que contexto a naturalizao deste tipo de ideia est atrelada? O primeiro ponto que pode ser considerado para a defesa de que as fases de gesto tambm devem ser englobadas no conceito de arquivo justifica-se na produo vertiginosa de documentos. A gnese documental, em termos quantitativos, muito maior do que a capacidade humana de processamento dos registros. Essa caracterstica acaba por trazer a dificuldade em estabelecer pontos de acesso aos documentos. O que no justifica a ideia de que essa fase no merea meno de arquivo propriamente dito. Alm disso, um arquivo no nasce apenas com a perda gradual do interesse administrativo fonte produtora. Esse pensamento parece ser a tnica das primeiras definies apresentadas. O problema que vem tona o de que ao se aproximar do ideal de conservao permanente esquece-se de mencionar o arquivo como um servio de apoio gesto administrativa. Dessa maneira, perde-se o vinculo dessa unidade com a tomada de deciso empresarial. Heredia Herrera (1995) destaca duas etapas da documentao de arquivo: etapas pr-arquivstica e etapa arquivstica. Sendo a primeira relacionada criao e formao dos documentos em consequncia do exerccio das atividades da organizao; para a 56

autora, deve-se conservar tudo. Enquanto a segunda etapa de domnio total do arquivista, mas no se conserva toda a documentao produzida; h um critrio de seleo. Ou seja, esse conjunto documental resulta do que se denomina fundo, que fazia parte da primeira fase, e que depois, aps a eliminao, converte-se em arquivo permanente. No que se refere ao contexto de servio, chama ateno a postura portuguesa destacada por Ceclia Henriques (2008). Ao percorrer o discurso da legislao portuguesa, observa-se uma postura que perpassa uma conotao marcadamente histrica, chegando a uma preocupao com os documentos de gesto s em 1993, com a publicao do Regime Geral dos Arquivos e do Patrimnio Arquivstico:

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exerccio da sua atividade por uma entidade, pblica ou privada, e conservados, respeitando a organizao original, tendo em vista objetivos de gesto administrativa, de prova ou de informao, ao servio das entidades que os detm, dos investigadores e dos cidados em geral. (DECRETO-LEI 16/93, de 23 de janeiro, Artigo 4, n. 1)

A definio apresenta uma viso bastante ampla, alm de demonstrar claramente a preocupao com a gesto de documentos como ferramenta gesto administrativa. O conceito foge do lugar comum do binmio arquivo-histria, enveredando por um caminho de entendimento dos atores internos da organizao; isso sem olvidar a questo cultural e investigativa, destacado pelos outros conceitos. Ainda ancorados sobre a viso portuguesa, Silva et al (1999, p. 214) propem o ideal do arquivo total, buscando uma ampliao de sua natureza. Dentro dessa perspectiva, o arquivo ganha contorno de um sistema semi-fechado de informao, aberto ao contexto histrico em que se situa, sendo representado por sua natureza funcional ou de servio. Por isso, o arquivo est condicionado por dois fatores essenciais a natureza orgnica (estrutura) e a natureza funcional (servio/uso) as quais se associa um terceiro a memria. O grande desafio oriundo da observao dessa definio que na prtica o componente servio exclui a possibilidade de estabelecimento de um fundo de arquivo, desrespeitando o carter orgnico de sua constituio. Esse passa a ser o grande dilema do profissional de arquivo na atualidade, j que os acervos esto sendo utilizados como produtos a servio das organizaes. Como atingir o objetivo de acesso informao, respeitando-se as peculiaridades do arquivo? 57

Importante observar nas vrias definies apresentadas a discusso sendo realizada sobre dois pontos fundamentais: qual o momento em que nasce um arquivo11? E qual o alcance deste conceito? Lodolini (1993) resume que esse debate parte das seguintes consideraes:

a) o arquivo compreende todos os documentos. Assim os registros correntes fazem parte do arquivo; b) o arquivo formado por aqueles documentos que foram selecionados guarda permanente. Logo, os documentos correntes esto fora dessa definio; c) arquivo s pode ser aquele conjunto de documentos acumulado por uma instituio pblica, excluindo-se os arquivos privados; d) o arquivo pode ser tanto o produzido por uma autoridade pblica quanto privada; e) quanto aos arquivos privados, excluem-se os acumulados por pessoas fsicas ou famlias; e, f) o arquivo est constitudo tambm por materiais no documentais, ou seja, manuscritos de obras literrias ou cientficas tambm so considerados arquivos.

Partindo dos conceitos apresentados, poderamos nos perguntar: qual seria o propsito dos arquivos? A quem os arquivos servem? E por que so mantidos e conservados? Poderamos salientar que so produzidos e conservados devido a uma necessidade humana de gerar e armazenar informaes, de acess-las e us-las quando necessrias, alm de transmiti-las s prximas geraes, estabelecendo vnculos e ligaes com o passado. Nesse sentido, Menne-Haritz (1998, p.13) evidencia os trs aspectos que constituem o fundamento lgico para a existncia dos arquivos: a comunicao, a preservao e a prestao de contas. Isso por que: a) a administrao deve assegurar que se efetue uma eficiente comunicao interna para atender produo das decises; b) a organizao necessita guardar os registros sobre o que aconteceu, garantindo uma memria institucional, e; c) todo rgo administrativo precisa justificar suas realizaes, devendo prestar contas.
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Esse questionamento marcou profundamente a trajetria da Arquivstica. Enquanto a viso europeia considera que s so arquivos os conjuntos da terceira fase tanto que para os franceses os arquivos intermedirios so pr-arquivos -, a viso anglo-saxnica desintegra as fases por intermdio da teoria das trs idades. A Arquivstica Integrada canadense entende o ciclo desde a produo documental, integrando as fases. Enquanto o olhar australiano considera o ciclo vital dos documentos com a designao de continnum archives.

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Assim, no podemos apresentar uma definio de arquivo sem mencionar a observao de que os mesmos so formados por um conjunto de documentos, e que estes registros possuem informaes indispensveis ao desempenho das organizaes e, posteriormente, da prpria constituio social. Dito isso, qual seria a funo desses documentos na contemporaneidade? O que um documento de carter geral e o que vem a ser um registro de arquivo? Quais so as suas particularidade e propriedades?

6.2 A informao e o documento Para alcanar o escopo do trabalho no se pode prescindir de uma qualificao ou at mesmo de uma definio mais bem trabalhada do objeto de estudo em que se debrua a Arquivstica. Ainda parece ser motivo de confuso para muitos profissionais o emaranhado de similitudes e diferenciaes desse tipo de material com objetos de trabalho de outras cincias e disciplinas. Para melhor entendimento da leitura do trabalho em questo, optamos primeiramente por discutir a informao antes de sua consubstanciao em um suporte material. Para isso, analisam-se as caractersticas e propriedades intrnsecas mesma. Dessa maneira, chega-se ao seguinte questionamento: podemos resumir a informao arquivstica documentao? Em seguida, traamos os parmetros que definem um documento e, em especial, o que demarca a essncia deste objeto no seio da Arquivstica. Assim, partimos da anlise das propriedades da informao, para, em seguida, elucidarmos as definies clssicas de documento utilizadas pela

Documentao; e, por ltimo, demarcarmos o registro de arquivo e sua informatividade.

6.2.1 As propriedades da informao A informao comea a ganhar status como elemento dissocivel do documento a partir das possibilidades oferecidas pelas novas tecnologias da informao. A denominao em voga de uma sociedade da informao toma volume diante do quadro contemporneo de produo, armazenamento, disseminao e uso dessa informao em todos os seguimentos da atividade humana. Jardim (1992, p. 251) relaciona a chamada era da informao com o que se poderia denominar segunda revoluo industrial. E ressalta que a independncia da informao com relao ao suporte traz novos desafios ao universo arquivstico. Por isso a discusso vem tomando fora desde os primeiros anos da dcada de 1960.

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A prpria definio da informao se confunde na teia do processo produtivo do capitalismo. Sob os auspcios de uma conceituao de lucratividade e o aumento da produtividade por intermdio da racionalizao de recursos, nascem os instrumentos tecnolgicos que se adaptam aos processos de trabalho e comeam a fazer parte do dia a dia das organizaes. A partir desse ponto histrico, cria-se uma imagem vinculada ao fato de que o que no produzido por computador no pode ser considerado informao. Jardim (1992) destaca que o American Society for Information Science and Automation Division, em 1937, d o pontap inicial na desvalorizao dos documentos em suporte tradicional. Mas quando se usa a palavra informao, o que estamos querendo enfatizar? Que entendimento devemos ter do termo? Informao se confunde com a comunicao? A comunicao a prpria informao, ou estas se confundem? E mais, este atributo tem alguma autonomia sobre o meio em que registrado? De uma maneira geral, a informao tida como a essncia ou a substncia que se insere sobre uma base material. Seria a matria autnoma que anima os artefatos. Silva et al (1999) afirmam que para se observar a independncia da informao basta que a destaquemos do processo comunicativo. Este no acontece sem aquele, sendo preponderante para a transmissibilidade do pensamento humano. O potencial da transmissibilidade da informao faz com que este atributo seja tomado como um elemento essencialmente vinculado a perspectiva social. A informao s faz sentido dentro de um contexto humano de troca de experincias. Com isso, os artefatos informacionais se apresentam como uma extenso do pensamento humano, eivados da subjetividade daqueles que os produzem. Para os autores portugueses, uma coisificao da informao de maneira objetiva, seria, a priori, uma simples pretenso humana. Posto que a tentativa de separao da informao daquele que a produz acaba por confundir as diferentes naturezas envolvidas na feitura de um documento. Obviamente que a burocracia traz consigo uma carga maior de objetividade, ao colocar a produo dos artefatos sob determinados parmetros de normalizao. Mesmo assim, a intencionalidade da informao caracterstica essencial da mesma. Outra caracterstica inerente informao est fortemente ancorada sobre a sua possibilidade de materializao. A coisificao explicitada acima, ou seja, a externalizao do pensamento humano fixado em suportes sensveis a receber 60

determinados signos lingusticos demarca a informao no espao e no tempo. Espacialidade e temporalidade possibilitam a prpria transmissibilidade da informao, subjulgando-a a memria das futuras geraes. Nesse ponto cabe um questionamento: e se desvinculssemos a informao de seu suporte, ela perderia os seus atributos? A separao da informao de seu registro material a principal caracterstica da contemporaneidade. As TICs enfatizam ainda mais a passividade de reproduo da informao por intermdio de sua desvinculao. Com relao a esse aspecto, Frohmann (2006) nos traz uma viso relevante e que h tempos vem sendo esquecida na discusso da comunicao. Para o autor, existe informatividade na prpria materialidade da informao. Ou seja, as prticas institucionais de documentar fornecem informao peso, massa e estabilidade que a materializam, tornando-a passvel de avaliao da configurao da vida social em que ocorreu a sua produo. Faz-se aqui um paralelo elucidativo com a anlise do discurso do registro da informao. Dessa maneira, no podemos reduzir a informao ao seu suporte. Muito menos afirmar que h uma mudana na natureza da mesma ao destac-la do material em que registrada. Contudo, podemos apresent-la como um fenmeno ao inseri-la na perspectiva da comunicao. Em suma, os atributos essenciais informao seriam: a transmissibilidade dentro processo comunicativo, a subjetividade e intencionalidade de sua produo, a passividade de coisificao, materializao e reprodutibilidade. Esta ltima trazendo a demarcao espacial e temporal de sua transmisso. O desafio que perpassa a histria dos tradicionais centros de tratamento da informao se liga ao fato de que todo o ferramental terico-metodolgico dessas instituies ainda est calcado sob uma perspectiva que prioriza os meios usados para o registro das informaes, e no o estudo dos contedos materializados. E como a escolha pelo meio em que se produz a documentao est cada vez mais descentralizada, os arquivos voltam o seu olhar para este ponto, antes negligenciado.

6.2.2 O documento Analisada a informao e suas caractersticas peculiares, devemos agora nos ater ao significado do prprio documento em si, como um artefato que marca a sua materializao. Em seguida, torna-se essencial discuti-lo sob o vis arquivstico. Partese da generalizao, para posteriormente cair na particularizao do registro documental. Para isso, revisitemos a noo de documento desde Otlet aos dias de hoje, 61

perpassando pelo entendimento desse termo nos fundamentos e procedimentos da Documentao. Ao iniciar a trajetria da conceituao do que vem a ser documento, na viso clssica da Documentao, Ortega e Lara (2010) nos remetem a uma observao historicista da transformao deste conceito no decurso do tempo. Alm disso, destacase que os estudos contemporneos devem muito ao movimento Documentalista, compreendido entre os sculos XIX e XX, salientando a importncia de revisitar os conceitos definidos nesta poca. Uma decomposio explicativa de Rendn Roja (2005) deve ser aqui destacada para incio da definio do documento em sentido geral, separando-o daqueles que so objeto do profissional da informao. O autor apresenta trs nveis de ser um documento:

a) 1 nvel: objetos to qual so. Sem a intencionalidade de produo para torn-los documento; b) 2 nvel: estes objetos so transformados em documento por intermdio do trabalho de especialistas de determinadas disciplinas. H a objetivao da informao pela atribuio de mensagens. Passa-se a ser um objeto para outro, ao invs do objeto em si do 1 nvel; e, c) 3 nvel: os documentos do 2 nvel passam por um sistema de informao documentria, onde o profissional da CI agrega informao, com o intuito de represent-lo para a recuperao posterior. Observa-se aqui a ao de contextualizao do documento.

Esses nveis apresentados refletem a necessidade de busca dos tericos clssicos da Documentao por um rigor metodolgico na definio do que vem a ser o seu objeto de estudo. Ou seja, sob que materiais devem os cientistas da informao aplicar o seu ferramental terico? Otlet (1996) afirma que o documento representa a memria materializada do ser humano, corroborando com o aspecto j apresentado da transferncia do pensamento humano ao suporte. Para ele, este termo encerra tudo aquilo que tem a capacidade de impressionar a razo do homem. O autor parte de uma definio geral (biblin ou bibliograma ou documento) para enfatizar todos os tipos existentes. Ademais, assevera que o interesse sobre o artefato informacional no deve recair apenas sobre seu 62

contedo intelectual, deve-se levar em conta o contedo afetivo da produo do mesmo; o que no deve ser considerado no ponto de vista arquivstico, devido ao seu forte carter organizacional. Enquanto Otlet se utiliza de uma concepo generalizada do documento, Briet (1951) evidencia que o mesmo deve constituir toda forma materializada do conhecimento. Porm, vai mais adiante ao afirmar que alm da fixao material esse artefato requer uma potencial utilizao para consulta, estudo ou prova. Assim, temos nestas definies uma proposta clara que concorre para a noo do acesso e uso, inserida na prpria valorizao do documento. Ao analisarmos a noo de documento entre os discpulos franceses de Otlet, observamos uma forte relao com o ideal de comunicao, revestindo-se ainda mais da proposta de informatividade apresentada anteriormente pelos portugueses. Numa publicao produzida em 1976, Escarpit (1991) define o documento como um objeto informacional visvel e palpvel, dotado de uma dupla independncia com relao ao tempo: a sincronia - entendida como a independncia interna da mensagem e a estabilidade - independncia global do artefato. Meyriat (1981) corrobora o ideal de materializao da informao que o documento encerra, colocando-o em benefcio da ao de comunicar, o que o torna durvel, num sentido temporal de transmissibilidade. Para ele, essa noo envolve duas naturezas inseparveis: a material (suporte) e a conceitual (informao). Mais adiante, o autor traz uma concepo at ento inovadora noo do documento: no momento de busca da informao em um objeto que se faz um documento, independentemente das razes de sua produo. Segundo esse ponto de vista, somente a vontade do emissor no suficiente para se caracterizar um artefato documental. A leitura posterior do trabalho de Meyriat permite a observao de que h uma tentativa de diferenciao do que um documento produzido com a inteno de informar daquele cuja noo de informatividade lhe atribuda. Ou seja, h o documento que nasce com esse fim (produzido intencionalmente), mas tambm h aquele que transformado como tal (documento por atribuio). Entre os espanhis destaca-se Desantes Guanter (1978) pela defesa da relao entre documento e informao. Onde pensar em documento sem informao constitui numa contradio conceitual. Enquanto que Sagredo Fernandez e Izquierdo Arroyo (1983) enfatizam o potencial de uso do documento, destacando que existem os objetos 63

manufaturados (registro em um suporte) e os objetos mentefaturados (significao gerada pela mente). Avaliando as noes clssicas de documento at aqui apresentadas, podemos observar os seguintes pontos:

a) a possibilidade de se trabalhar com duas naturezas: material e conceitual. Caindo na ento conceituao difundida nos dias de hoje: informao que registrada num suporte; b) as noes j continham o aspecto pragmtico de acesso e uso. Ou seja, o documento encerra tanto um potencial carter informativo quanto o uso do artefato informacional define um documento; e, c) o distanciamento do entendimento do objeto de estudo da Arquivstica dessa noo clssica do documento.

6.2.3 O documento de arquivo A partir de agora, cabe restringir ainda mais o nosso olhar, apresentando as caractersticas que definem um documento tpico de arquivo; o que permite a separao desta rea como disciplina autnoma de atuao. Lopes (2009) relembra a importante contribuio que a revista Archives nos apresenta em 1998. Nela temos a possibilidade de delimitar o objeto da arquivstica por intermdio da avaliao da natureza, das caractersticas e das particularidades a seguir apresentadas:

a natureza das informaes arquivsticas especfica, com suporte definido; a primeira caracterstica: a organicidade, ou seja, sua relao umbilical com o produtor ou a fonte geradora das informaes; a segunda caracterstica: a originalidade, entendida diretamente pela sua unicidade dentro do processo de criao; a terceira caracterstica: a capacidade de ser avaliada em termos de idade e utilizao; a primeira particularidade: natureza limitada de suportes, ou convencional ou eletrnico;

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a segunda particularidade: acumulao por um individuo ou organismo, sendo capazes de ter significao; a terceira particularidade: as atividades geradoras que podem ser administrativas, tcnicas ou cientficas; a quarta particularidade: a informao arquivstica sempre a primeira forma tomada por uma informao registrada, no momento de sua criao.

NATUREZA

Especfica, suporte definido. nica Organicidade

CARACTERSTICAS

Unicidade Passvel de avaliao Limitao do suporte Acumulao Atividade geradora Criao de toda informao registrada

PARTICULARIDADES

Quadro 11. Particularidades do documento de arquivo Fonte: elaborao prpria

Pelo exposto no quadro acima, fica clara a enorme abrangncia da informao arquivstica. A ltima particularidade expressa a ideia de que toda a informao produzida por uma pessoa ou entidade, no decorrer do exerccio de suas atividades, deve ser considerada, a priori, um objeto do que-fazer arquivstico. Conforme assevera Lopez (2008, p. 5), os arquivos esto presentes em todas as esferas sociais, por tratarem dos documentos como produtos das mltiplas atividades da organizao e gesto humana. Todavia, por mais que o seu universo de representatividade seja abrangente, estas informaes ainda so negligenciadas e se encontram s escuras ou no so compreendidas como objetos de trabalho de um arquivo. Esse argumento se refora pela observao de que esta raramente citada nos estudos da CI. Por mais que tais informaes sejam fundamentais e estejam inseridas dentro de quase todas as atividades humanas, sendo ainda mais destacadas nas atividades organizacionais, poucos so os estudos da CI que as tomam como objeto. Esse fator contribui para o que Lopes (2009) chama ateno: a diminuio do carter de cientificidade da CI, alm de, em contrapartida, frear o desenvolvimento da prpria Arquivstica.

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Os arquivistas devem se questionar os porqus desse quadro de esquecimento dentro da imagem da CI. Uma resposta possvel seria o estigma projetado sobre a rea, fundamentada ainda nas tcnicas de tratamento dos documentos, entendidos, erroneamente, como os aparatos fsicos de registro das informaes. Isto torna a Arquivstica um campo de estudo enfraquecido diante das discusses que enfatizam a informao como objeto cientfico. Ressalta-se aqui a importncia dos estudos da corrente canadense defensora da Arquivstica Integrada, pois tais pesquisadores, segundo Lopes (2009), foram os precursores da relao da informao orgnica e registrada com a noo da natureza arquivstica. Rodriguez Bravo (2002) apresenta algumas reflexes semnticas

importantssimas acerca da relao entre o documento e a informao. Com uma postura orientada pelo equilbrio entre a tradio e a renovao, a autora elucida novos pontos de debate sem olvidar dos pressupostos arquivsticos:

a) no h diferenas entre as concepes de informao e documento. O objeto da documentao se centra tanto na informao quanto no documento, parecendo evidente que a primeira majoritariamente registrada e o segundo geralmente informativo; b) a Cincia da Documentao, que envolve a Arquivstica e a

Biblioteconomia, no a nica que estuda o documento, muito menos a informao. Mas representa um esforo de elaborar a representao e a organizao dos contedos documentais, visando recuperao futura para sanar as necessidades dos utilizadores; c) o ambiente Web aproxima a noo de documento entre Arquivos, Bibliotecas e Museus; d) o documento entendido como um suporte que contm uma mensagem potencialmente informativa ao receptor. A mensagem emitida com um tom informativo. Sendo que o documento envolve uma vontade de registro de um fato para a posteridade; e) a fixao do conceito de documento no pode depender do conceito de informao, porque esta se apresenta fortemente ancorada sob a perspectiva da subjetividade do receptor;

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f) para a Cincia da Documentao no razovel considerar a priori a

utilidade informativa que qualquer objeto possa ter a um utilizador concreto. Torna-se mais efetivo observar a informao potencial para usurios indefinidos. Ponto de vista que leva em conta os no usurios como referncia; g) deve-se observar o documento sob uma perspectiva integradora. Ou seja, deve-se atentar tanto para o documento cientfico e tcnico, cuja funo informar, como para o documento administrativo prprio dos Arquivos, produzido com valor testemunhal e probatrio; e, h) a principal caracterstica do documento de arquivo a sua origem administrativa e involuntria, que o concebe sob um carter testemunhal, ao invs da origem informativa e voluntria do documento cognitivo. O que no invalida a sua concepo informativa.

Com as observaes acima, poderamos afirmar que o marco essencial da produo de um documento de arquivo est fortemente ancorado nas razes da gnese desse tipo de material. Schellenberg (2004) evidencia como elementos de definio desse conjunto as razes de produo, conservao e custdia dos documentos de arquivo. Ou seja, para qu se produz? Por que se guarda? E como se guarda? Este objeto de estudo se diferencia por caractersticas prprias e bem definidas. No pelo suporte na qual a informao registrada, mas pela razo de sua origem ou funo pela qual foi criado. A observao desses elementos marco essencial para torn-los produtos utilizveis, inclusive sob o ponto de vista da autenticidade e fidedignidade. Observa-se nesse objeto de estudo um carter ntimo que o relaciona ao seu contexto criador. Esse carter umbilical dos documentos arquivsticos insere-se no desenrolar natural e espontneo da conduta de funes e atividades de pessoas fsicas e jurdicas. Perpassa por esse documento a necessidade de registro de um ato ou deciso tomada por um agente que tenha a capacidade de execut-la. Por esses motivos apresentados, aos documentos de arquivo recai a estreita relao com a sua fonte de

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produo, acabando por determinar uma caracterstica essencial de coeso espontnea e natural, denominada como organicidade 12. A espontaneidade de produo do conjunto de documentos de arquivo est inserida na capacidade de resposta que a organizao deve ter diante dos desafios e demandas administrativas e na realizao de pesquisas retrospectivas, como maneira de bem embasar as resolues e de registrar aes. Destaca-se nas caractersticas at aqui apresentadas o carter extremamente testemunhal a que se destina um documento tpico do labor arquivstico. J que sua gnese acontece de maneira espontnea, devido a sua capacidade de registro da ao que norteia determinada conduta da organizao. Esse registro deve ser o elemento mais determinante para demonstrar a comprovao de tal ao. Mas ser que esse tipo de registro no pode estar comprometido com a capacidade de ser instrumento de fonte para informaes que subsidiem as organizaes? Menne-Haritz (1998) afirma que o documento de arquivo est fundamentado na essncia das transaes, vislumbrando a relao entre a atividade e o instrumento em que se d o registro da atividade. Desse modo, Camargo (2007) salienta que esses registros orgnicos tanto servem como instrumentos para empreender aes como so comprovantes delas. O que podem ser vistos como funes imediatas desses registros. Ao refletirmos sobre esses posicionamentos, vemos surgir o ponto nevrlgico da discusso: o documento de arquivo um registro orgnico que produz consequncias em nvel administrativo. Ou seja, conforme assegura Duranti (1996): ele resultado de um fato jurdico-administrativo, gerando futuramente um ato. Esse ato vai se efetivar e (...) criar, preservar, modificar ou concluir situaes, materializando-se num documento. Esse artefato deve passar por dois momentos cronologicamente diferenciados, em sua fase de criao: o momento da ao e o momento da documentao. Diante disso, podemos assegurar que os documentos de arquivo no so evidncia em si mesmos
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, mas sim utilizados para esse fim. Da mesma forma que

podem ser utilizados como meio importante de fonte de informaes aos tomadores de

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Duranti (1994) ressalta que a organicidade reflete-se no fato dos documentos de arquivo serem acumulados de maneira natural, progressiva e continua, garantido-lhes uma coeso espontnea e estruturada. 13 Ainda segundo Duranti (1998 p.6), evidencia uma relao entre um fato a ser p rovado e o fato que o prova. Assim, usa-se o ltimo para apurar o primeiro. Na ausncia de um fato a ser provado, no h nenhum fato que o prove, no h nenhuma evidncia. Tambm podendo ser utilizado o termo prova.

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decises que queiram entender procedimentos de condutas anteriores para obter segurana na conduta das aes presentes. Por isso Duranti (1998) explicita que o documento arquivstico tem seu uso direcionado como uma fonte de prova, mas no prova em si mesmo. Contudo, a funcionalidade de uso desse material pode ir alm da sua capacidade probatria. Ainda segundo a autora, a sua capacidade probatria advm de caractersticas essenciais, a saber:

1- Autenticidade: esta caracterstica est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia dos documentos de arquivo; estes registros so frutos de rotinas processuais relacionados determinada funo, ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que possam ser comprovados; 2- Naturalidade: os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, como nas bibliotecas e museus, mas acumulados de modo natural e espontneo nas administraes, em funo de demandas administrativas; 3- Interrelacionamento: os documentos estabelecem relaes naturais uns com os outros no decorrer da execuo das transaes para as quais foram criados; existe um elo que une os documentos no momento em que so produzidos ou recebidos numa determinada situao; este elo determinado pela razo prpria de sua existncia e devido a sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; e, 4- Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence; isso no significa que no possa existir cpia de um documento em grupos diferentes, mas cada cpia nica em seu grupo, porque o complexo de suas relaes com os demais registros do grupo sempre nico.

As caractersticas destacadas pela autora devem levar em considerao que os documentos de arquivo possuem como principal elemento diferenciador a organicidade, ou seja, sua relao umbilical com o produtor, que diz respeito ao fato de estarem intimamente ligados s demandas organizacionais, refletindo a execuo de determinadas atividades. Diante dessa questo de distino da utilidade do documento de arquivo s organizaes, importante deixar claro que a diferenciao entre a ao de provar e de 69

informar meramente elucidativa; no significando que a existncia de uma force a inexistncia da outra. Ou seja: ambas as caracterstica podem estar presentes num s documento.

Deve-se ressaltar que essa distino entre valor de prova e informativo apenas para efeito de estudo. Os dois tipos de valores no se excluem mutuamente. Um documento pode ser til por vrios motivos. O valor que um documento contm devido ao testemunho que oferece da organizao e funcionamento da administrao pode ocasionalmente ser o mesmo que o valor derivado de sua informao sobre pessoas, coisas e fenmenos. (SCHELLENBERG, 2004, p. 182)

6.2.3.1 A informao do documento de arquivo Nesse momento, cabe destacar a caracterstica do documento de arquivo vinculada heterogeneidade de seu contedo e multiplicidade da informao registrada sobre as mais variadas formas de suporte documental. A terica MartnPozuelo Campillos (1995), faz uma importante contribuio para esta discusso ao abordar esse tpico como uma das caractersticas principais deste artefato, juntamente com mais trs: 1 o contexto em que criado. Todo documento tem como marco caracterstico a sua ligao direta com as circunstncias especficas que norteiam a sua produo. Por isso, desvincul-lo dessa matriz comprometeria o seu valor informativo. Esse atributo , segundo a autora, um trao diferencial e de onde se desenham todas as demais caractersticas; 2 sua unicidade. Segundo a autora (...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que os documentos vm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a terra: do mesmo modo que no existem duas pessoas iguais, nenhum documento igual ao outro. Ou seja, um trao marcante dos documentos de arquivo, que conservam carter nico em funo de seu contexto de origem; 3 sua autenticidade. Os documentos so autnticos devido sua relao umbilical com os processos de trabalho das organizaes; paralelo ao fato de serem criados, mantidos e conservados sob custdia de uma instituio em funo do potencial comprobatrio desses procedimentos regulares; e, 4 a heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao nele contida. A autora sugere uma leitura nas entrelinhas, no literal. Posto que o documento de arquivo suscite informaes acerca de seu trmite dentro das organizaes. Com isso, 70

 relevante assegurar que a desvinculao da informao do documento oferece prejuzos para uma anlise mais amadurecida.

O atributo da heterogeneidade de contedo tambm evidenciado por Miguel Angel Esteban Navarro (1995), que assevera a capacidade intensa do documento de arquivo em contar com as mais variadas classes de informao, sobre os mais variados suportes, mediante as vrias formas de representao. Aps a reflexo dessas caractersticas, podemos destacar dois pontos importantes. Primeiramente, as caractersticas de imparcialidade, autenticidade e naturalidade esto atreladas ao documento isolado, tomado como um objeto diplomtico. Enquanto que organicidade, interrelacionamento e unicidade esto para o conjunto documental, tomado como um instrumento de aplicao da Arquivstica. A informao registrada nos documentos de arquivo produto ou subproduto direto e natural das atividades que tiveram o intuito de formalizao dentro de uma organizao. Por isso est sempre vinculada ao contexto dessa mesma atividade. Contudo, essa caracterstica no exerce necessariamente uma restrio de uso dessas informaes arquivsticas com outras possibilidades de abordagem, ou at mesmo formas de utilizao diferenciadas dos motivos iniciais de sua produo. Vrias leituras, interpretaes e inferncias podem ser valiosas para a anlise de uso desses documentos. Apesar das transformaes observadas nos estudos da Arquivstica, ainda incipiente o ponto de vista da informao como objeto de estudo da rea. Consideramos que se esta discusso no for aprofundada e destacada pelos profissionais, as pesquisas permanecero limitadas ao debate da melhoria dos mtodos de descrio, arranjo e as condies legais de acesso; sem se perguntar para qu e para quem os arquivistas esto trabalhando. No obstante todos os argumentos em torno da discusso sobre os componentes que encerram um documento, devemos fazer aqui uma restrio dentro do nosso estudo. Se o conceito de documento, visto de uma maneira geral, encerra em si a pr-fixao de uma informao sobre um suporte capaz de receber alguma maneira de registro, o que interessa atualmente a informao orgnica e registrada, mesmo ponto de vista expressado por Lopes (2009). Partindo-se da premissa da constante dificuldade em definir o objeto de estudo da Arquivstica, ora orientada sobre o documento, ora vinculada informao ou ao 71

contedo registrado nos suportes; opta-se neste captulo por abraar ambos os conceitos, tanto o documento quanto a informao como elementos orientadores do trabalho como um todo. Carol Couture (1996) se debruou sobre esse problema, contrapondo o documento informao. Em sua concluso o autor destaca problemas essencialmente epistemolgicos dentro das definies e ampara a tendncia dos estudos no campo da Arquivstica ao destacar que em uma poca onde o progresso tecnolgico nos projetou na era da informao, o arquivista, como todos os que trabalham com a informao, deve atravessar a parede do formato o documento para ir direo do contedo, a informao. (COUTURE, 1996, p.8) A discusso referida no pargrafo anterior advm do conflito constante de um estigma carregado pela Arquivstica ainda vinculada ao suporte fsico, em contrapartida a uma nova postura que se preocupe com a transmisso dos contedos informacionais aos usurios. No caso do trabalho em questo, o documento sempre solicitado pelo usurio devido s informaes registradas em seu suporte fsico, o que torna incua, para o nosso caso especfico, qualquer distino sobre esses objetos. Por isso, quando neste trabalho se faz referncia ao documento est sempre subentendida a observncia da informao registrada no mesmo. Na prtica a informao est contida em documentos e pode ser utilizada pelo usurio, ou seja, o termo informao, em si, no remete a nenhuma mudana de paradigma. (SMIT, 2010, p.126) Dentro dessa linha de pensamento, Lopes (2009) vai adiante e nos apresenta um triangulo que elucida os focos por onde podemos observar esse tipo especfico de informao.
Figura 02. Os focos da informao arquivstica

Fonte: Lopes (2009). Com adaptaes.

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A figura representada por trs pontos bsicos, que sustentam a ideia do triangulo: forma, sentido e significao. Onde a forma representaria o suporte do documento, juntamente com as funes e espcies, que culminam no surgimento do que os estudos da Arquivstica denominam tipologia documental. Aqui se insere a Diplomtica como cincia que busca definir o documento por intermdio dos caracteres internos e externos, em conjunto com a observao de seu trmite. J no segundo ngulo, o do sentido, temos a representao do processo de comunicao dos registros orgnicos. Teramos aqui as respostas s seguintes questes: de onde, para onde, em qual direo? E por ltimo temos a base da significao, que se expressa pelo contedo informacional do prprio documento. Dessa maneira, podemos destacar que o estudo do sentido, apresentado pelo autor, se torna preponderante para o trabalho em questo. Por intermdio da orientao da mensagem ou do entendimento da cadeia de transmisso da informao de arquivo podemos validar os estudos do comportamento informacional e realizar a avaliao dos servios oferecidos ao usurio. Torna-se evidente tambm a necessidade de se referir importncia da significao dos documentos, como uma maneira de entender as respectivas necessidades e usos a que se destinam as informaes transmitidas aos consulentes de um arquivo. Ou seja, o usurio busca o documento de arquivo com o objetivo de transpor uma lacuna que o impossibilita de tomar determinada deciso no ambiente organizacional. Em suma, esses dois ngulos reforam a aproximao entre o arquivo e os usurios da informao orgnica arquivstica. Por isso, devemos levar em conta esses pontos como uma tentativa de entendimento e possibilidade de melhoria no processo de comunicao das informaes do arquivo com os tomadores de deciso.

6.3 Consideraes finais do captulo A leitura atenciosa do presente captulo nos permite destacar o peso da herana da escola tradicional francesa sobre os conceitos de arquivo elucidados at ento. Nessa perspectiva, ganham relevo os aspectos culturais, bem como a investigao e a pesquisa histrica. Dessa maneira, observa-se a incipincia de uma relao mais estreita entre os arquivos e o seu aspecto funcional. A fraqueza desse vis desfaz o prprio leque de atuao dos arquivos diante da sociedade. Essa postura acaba por negligenciar o ponto 73

de vista do conceito de arquivo com destaque na gesto de documentos como parte importante do que-fazer do profissional de arquivo. Esses argumentos sero desenvolvidos mais frente no captulo 09, que se destina ao uso e ps-uso da informao orgnica arquivstica. Alm disso, os conceitos parecem discutir de uma maneira mais intensa o momento de nascimento e a abrangncia dos arquivos. Quando nasce um arquivo? E at onde vai? Esses so os questionamentos que conduzem a discusso conceitual em torno dessa questo. Ademais, as definies marcam o argumento de que s existe arquivo enquanto a relao orgnica da acumulao documental com a conduo administrativa no for destituda (SILVA, 2008, P.83). Dito isto, resta-nos destacar a vinculao do conceito de arquivo desenvolvido pelos portugueses com as finalidades desta dissertao. Primeiramente, por levar em conta o aspecto informacional dos registros; em segundo lugar, pela perspectiva que intensifica a observao do carter de funcionalidade desses conjuntos documentais, encarados como servios de acesso informao a um pblico com interesses dspares de utilizao. Ao contrrio do que muitos estudos e pesquisas da rea explicitam, a abordagem da informao orgnica nos arquivos no significa, necessariamente, um abandono das perspectivas contextuais que caracterizam esse registro. A ruptura de paradigma na Arquivologia, anunciada por Fonseca (2005), onde h o deslocamento do objeto arquivo para a informao arquivstica, no requer a perda de identidade dos acervos documentais. A abordagem informacional tende a alinhar-se com os aspectos tericos fundamentados pelo Princpio da Provenincia, preservando as relaes contextuais por intermdio das orientaes metodolgicas das prticas de descrio arquivstica contemporneas e com sistemas de recuperao da informao potencialmente capazes de inserir o documento de arquivo em diferentes nveis (SILVA, 2008). Por outro lado, no que tange ao documento de arquivo e a prpria informao transmitida por ele, ganha relevo as caractersticas desse artefato como um objeto prprio e singular, com particularidades especficas e determinadas. Como um registro que produz consequncias, ganha destaque o seu carter de instrumentalizao de aes e registro das mesmas. Isso no significa uma restrio de uso, como um ponto de vista determinista. Pelo contrrio, enfatiza que este documento tpico de arquivo pode ser usado para outros fins, atrelando-se comunicao organizacional. 74

Assim, os aspectos inseridos em sua gnese e a funo desempenhada por esse artefato nos conduziro ao seu contexto de criao e utilizao. Dessa maneira, temos ai uma boa proposta de expanso para uma informao de carter social, discutindo e fazendo valer a relevncia da heterogeneidade dos contedos e a multiplicidade de informaes arquivsticas custodiadas pelas organizaes contemporneas. A informao de arquivo deve comear a ser observada como um aspecto relevante dos estudos e pesquisas da rea, intensificando a outra ponta do processo de comunicao: os usurios. Essa afirmao traz tona questionamentos-chaves: afinal, para quem estamos trabalhando? Para onde estamos indo? Em direo a qu e a quem? So questes intrigantes e que nos fazem repensar a nossa postura diante do contedo e da significao dos arquivos sob um aspecto social. Essas questes introduzem o usurio ou cliente de arquivo e a necessidade de destaque de seu comportamento diante das informaes fornecidas por esse servio. O prximo captulo se prope a esmiuar o comportamento informacional dos usurios desse servio especfico no mbito da Cincia da Informao.

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7. A aporia dos estudos de comportamento informacional Este captulo apresenta uma reviso de literatura sobre o tema do comportamento informacional na Cincia da Informao (CI). Em seguida, insere a discusso no corpo de estudos da Arquivstica. Parte-se da observao de como os usurios so caracterizados nessas pesquisas, bem como as suas classificaes; perpassando os estgios do comportamento informacional e os objetivos desse tipo de pesquisa. As concluses do captulo destacam um estado de aporia inerente a esses estudos nos arquivos pelas seguintes razes: a) o desafio metodolgico imposto a essas pesquisas, e; b) a dificuldade da mudana de paradigma em um nvel prtico, e no apenas terico, como refora a tendncia desses estudos. A partir dos anos 1980, em virtude da exploso informacional ocorrida no cenrio mundial, os estudos da Cincia da Informao (CI), que antes estavam focados em sistemas de organizao e recuperao da informao, passaram a focar o usurio e sua necessidade informacional. No cerne dessa nova abordagem fez-se necessrio compreender as razes que levavam o usurio a buscar a informao, assim como o prprio processo de busca e uso da mesma. Nessa tentativa, vrios autores dedicaram seus trabalhos investigao do usurio e sua necessidade informacional. Segundo a literatura, o que impulsiona o usurio a se lanar no processo de busca e uso da informao a necessidade de sanar dvidas para resolver problemas de ordem informacional. Por intermdio da busca, a necessidade do consulente se torna palpvel e explcita. Cabe ao profissional da informao detectar e entender essa carncia informativa, que surge da estreita relao entre o indivduo e o meio em que est inserido. Por isso Taylor (1985) ressalta que a unidade de informao deve procurar compreender no apenas a necessidade do demandante, mas tambm se inteirar das circunstncias particulares que permeiam tal necessidade. Na tentativa de diminuir a imagem reativa dos servios de informao, os estudos da CI comeam a utilizar a expresso ator informacional como uma alternativa de mudana de postura. Para Courtright (2007), essa definio inclui a capacidade de insero do usurio no apenas como um mero receptor passivo de informaes, mas sim como um participante ativo do processo de comunicao. Assim, o usurio-receptor passa a ser observado como um elemento constituinte da estrutura do centro de informao. importante destacar a inexistncia na reviso de literatura

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realizada pela autora, no peridico ARIST da Cincia da Informao, de qualquer estudo que toque a temtica dos usurios nos arquivos. A expresso comportamento informacional, que advm da traduo do termo informational behavior, foi utilizada por Wilson, no final da dcada de 1990, como uma alternativa para tratar os estudos de necessidade, busca e uso da informao (INSU). No Brasil, a expresso comumente empregada como estudos de usurios. Segundo alguns crticos, o uso dessa expresso no deixa evidente que ela se refere ao comportamento do usurio em relao informao, podendo induzir errnea interpretao de que se refere ao comportamento da informao. Outros especialistas cunharam a expresso comportamento do usurio. Contudo, o termo comportamento informacional vem sendo cada vez mais utilizado em trabalhos de nvel internacional, e parece ser uma trajetria natural a mudana. Ao relacionarmos os estudos de comportamento informacional realidade dos arquivos, a ampliao do conceito de acesso aos documentos governamentais, como resultado da propagao do direito informao, destaca a importncia social desses acervos; trazendo a discusso da organizao para alm dos limites fsicos da salvaguarda. A funo social dos arquivos se situa na discusso da ampliao das novas possibilidades de sua utilizao aps a II Grande Guerra. O contexto histrico da poca de estabelecimento de direitos da cidadania, fora a democratizao do acesso informao governamental. Cabe relembrar o impacto causado pelas tecnologias de comunicao e informao (TICs), no que diz respeito descentralizao da produo e uso dos documentos institucionais. A produo vertiginosa de informaes, juntamente com a capacidade de gnese de documentos em rede, fez com que o trabalho do profissional de arquivo passasse a considerar os usurios como artfices de seus produtos e servios. E com isso, esse profissional toma para si a capacidade de atuao pela integrao de aes, e no mais por centralizao de condutas. Apesar da falta de consenso na literatura arquivstica quanto ao uso da informao, a insero dos arquivos numa economia que a entende como um produto traz baila a preocupao em como ofertar servios que se adequem s demandas dos usurios. O documento arquivstico deve ser colocado disposio tanto como fonte de informao, dentro de um contexto social abrangente, quanto pela capacidade de prova do registro das atividades de uma pessoa fsica ou jurdica. 77

7.1 Os usurios de arquivo Ao observarmos as pesquisas desenvolvidas nos arquivos, revela-se a preocupao com o usurio desse servio, mesmo sem representar uma discusso frequente em termos tericos. A aproximao com esse receptor pode ser observada pelo imperativo contemporneo de comunicao das informaes custodiadas pelas instituies (Oliveira, 2006). Em segundo lugar, apresenta-se a necessidade dos arquivos rechaarem a postura reativa e isolada de trabalho, que ainda perdura sobre a sua imagem. Dessa maneira, o usurio tem sido visto por esses estudos como um sujeito inserido em um dado ambiente organizacional, que percebe uma anomalia em seu estado de conhecimento e est tentando buscar informaes para corrigi-la. A partir dessa imagem, os usurios vm sendo definidos como aqueles que usam o sistema de informao e participam de seu processo formal de comunicao. Sob um ponto de vista geral, os conceitos de usurio encontrados na literatura arquivstica se baseiam naquele difundido pelo Conselho Internacional de Arquivos CIA (1984), que o considera como quem consulta e usa os documentos, como leitor ou pesquisador. Nessa perspectiva, este ator ainda tratado de uma maneira passiva no processo de comunicao, j que o contato s ocorre devido a alguma demanda informacional prvia. Ainda que ancorado numa viso passiva, o conceito de usurio apresentado por Le Coadic (1997) parece ser o mais razovel para as finalidades desse tipo de estudo. Para o autor, o usurio definido como aquele que est em busca de informao para suprir alguma demanda, sendo que essa demanda faz surgir a necessidade de busca e orienta a maneira de utilizao dos documentos. A categorizao dos usurios de arquivo nesses estudos corresponde a diviso clssica entre os clientes internos e externos, sendo representada pelos dois eixos centrais da Arquivstica: de um lado, promover o acesso informao orgnica registrada pelos produtores, relacionado s fases de gesto; e de outro, torn-la acessvel ao usurio do arquivo permanente, caracterstica relacionada ao valor histrico e de pesquisa. Tarraubella Mirabet (1997) destaca que as estratificaes relacionadas aos usurios internos dos arquivos encontram uma orientao monoltica, e que as pesquisas 78

com esses atores supem a recuperao do papel ativo que a documentao assume nas funes administrativas das instituies. Logo, o usurio interno se caracteriza por solicitar ao arquivo o cumprimento das funes bsicas que dele se espera: organizar, transferir, conservar e tornar acessvel a documentao. No que tange os usurios externos, o autor parte das investigaes predecessoras e define quatro categorias: os investigadores profissionais, os investigadores aficionados, os estudantes e os cidados em geral. Segundo o autor, os investigadores profissionais vo ao arquivo com o intuito de satisfazer necessidades intelectuais ou de estudo, com uma formao universitria definida. Alm disso, querem ter acesso documentao sem a ajuda dos instrumentos de descrio. Porm, so mais pacientes e familiarizados com os servios. Enquanto isso, os investigadores aficionados tm uma formao varivel e por isso apresentam necessidades estranhas aos arquivos; muitas vezes sentem-se frustrados por no conhecer o funcionamento e a realidade da instituio. Na terceira categorizao temos os usurios que ainda so estudantes universitrios. Esse fato os diferencia dos investigadores anteriores por que geralmente buscam os arquivos devido a um trabalho de curso. Esses pesquisadores chegam instituio sem uma preparao prvia e sem um contato anterior com as tcnicas e metodologias de investigao. Isso acaba por trazer certa impacincia nesse tipo de pesquisador, ao observar que o trabalho requer certo tempo para execuo e pacincia. Ademais, esses usurios tm pouca conscincia do fato de que esto utilizando uma documentao original e nica, representando um patrimnio histrico, o que acarreta em pouco cuidado em sua forma de manuseio. Por fim, os cidados em geral so descritos como aqueles que realizam consultas espordicas nos arquivos, e a apario desse grupo se relaciona ao direito de acesso informao. Contudo, muitas vezes se equivocam na maneira como veem os arquivos por consider-los um departamento administrativo, negligenciando os conceitos de patrimnio documental que esto atrelados a esta fase. Alm da caracterstica de passividade envolvida nos conceitos de usurio, cabe destacar a displicncia no que tange aos receptores primrios da documentao. As concepes apresentadas para usurio na Arquivstica guardam uma estreita vinculao com o receptor dos documentos da fase permanente. Borrs (2001, p. 5) aborda que 79

estas concepes acabam por no tocar outras categorias de usurios externos e, sobretudo, excluem os produtores internos dos documentos. As justificativas de Borrs para tal postura perpassam dois pontos que merecem destaque em nossas discusses. O primeiro diz respeito quele que ainda relaciona a imagem do arquivista figura tradicional, vinculada documentao histrica. Como consequncia disso, o segundo aponta que h uma excessiva correlao dessa profisso com a administrao pblica, negligenciando o debate em torno da gesto das organizaes de natureza distinta. O autor vai mais adiante e divide os usurios internos em trs categorias: a) os diretores, que planejam e supervisionam os procedimentos administrativos; b) os responsveis pelas unidades administrativas, que coordenam junto com os arquivistas os sistemas de gesto de documentos, e; c) aqueles que executam diretamente a implantao da gesto. Segundo Borrs, o arquivista deve coordenar suas aes em conjunto com todos esses atores do ambiente interno. preciso destacar que o tipo de demanda e uso dos arquivos encontra categorias restritas devido s suas caractersticas peculiares. Essencialmente, a literatura arquivstica classifica trs grupos distintos de potenciais usos dos registros orgnicos: a) acadmico-cientfico; b) administrativo, e; c) popular. Garca Belsunce (1986) evidencia que o uso acadmico se delimita pela construo de ideias e teorias relacionadas resoluo de problemas de ordem cientfica. O uso administrativo encontra eco no funcionamento rotineiro das atividades da organizao, auxiliando a tomada de decises internas, respondendo s subdivises realizadas por Borrs no pargrafo anterior. Enquanto que o ltimo grupo, o dos ditos homens comuns, est envolvido na curiosidade intelectual de conhecimento das aes do estado. Dentre os grupos especficos apresentados pela literatura, Bruno Delmas (1977) insere o arquivista nessa categorizao. Para o autor, esse profissional deve ser considerado a partir do momento em que observa a melhor maneira de organizar a documentao para atender s pesquisas de um determinado pblico. A democratizao de acesso s informaes resulta na apario de um cliente novo aos sistemas de arquivo, que Blais (1995) designa como o usurio-cidado. Alm dessa categoria, a autora especifica um grupo a mais: o pesquisador-amador. O

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principal motivo para o contato desse usurio com o arquivo a curiosidade pessoal por grandes fatos e eventos histricos. A figura abaixo esboa os intrincados meandros das confuses conceituais realizadas pelos diversos autores, relacionando-as aos modos de uso da informao de arquivo:
Figura 03. Mapa conceitual dos estudos de usurios em arquivo

Fonte: elaborao prpria.

7.2 Objetivos dos estudos de comportamento informacional No que se refere importncia dos estudos de comportamento informacional no mbito da Cincia da Informao e da Arquivstica, Silva e Ribeiro (2002) evidenciam a relevncia desse tipo de discusso para a determinao de constantes e para a observao das variaes que ocorrem no fluxo informacional. Ou seja, como e por que se reproduz; qual a maior ou menor pregnncia temtica (potenciadora da pertinncia); que ilaes tirar de sries quantitativas de resultados; e que tipos de perfis de utilizadores so possveis determinar. Nesse mesmo sentido, Figueiredo (1994) definiu os fundamentos do campo de estudo do comportamento informacional e estabeleceu seus objetivos:

a. Verificar por que, como e para que os usurios usam a informao; b. Verificar quais fatores afetam o contexto de uso das informaes; 81

c. Prever a demanda de informao e realizar mudanas no sistema informacional de modo a agilizar o atendimento.

Sanz Casado (1994), influenciado pela metodologia cientfica, definiu estudos de usurios como sendo um conjunto de estudos que trata de analisar, qualitativa e quantitativamente, os hbitos de informao dos usurios. Tais objetivos devem ser ampliados para uma perspectiva mais abrangente de atuao. Pensando em uma poltica nacional de informao, o autor insere, em 1993, tais estudos nas discusses sobre a) a realizao de cursos para formao de usurios; b) a avaliao dos sistemas nacionais de informao, e; c) o conhecimento da dinmica e a estrutura dos grupos de investigao. Assim, os estudos do comportamento informacional devem estar preocupados em levantar informaes:

a. sobre a demanda e a demanda potencial; b. sobre a satisfao do usurio em relao aos servios; c. sobre a imagem que o usurio faz do arquivo; d. sobre a tentativa de adequao da oferta demanda; e, e. sobre possveis deficincias que possam ser corrigidas na unidade de informao.

As anlises do comportamento informacional se apresentam como investigaes que buscam levantar e caracterizar os interesses, as necessidades e as maneiras de uso da informao por parte dos usurios reais e potenciais. A partir da identificao de padres de conduta, tais estudos podem melhorar a oferta de produtos e servios. Vale destacar a importncia que assume o no-usurio, quando se deseja descobrir os motivos de sua ausncia.

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7.3 Os estgios14 do comportamento informacional Segundo Choo (2006), o processo de busca da informao ocorre em trs estgios: o reconhecimento das necessidades de informao, que leva, ou no, busca e uso dessa informao. Essa diviso um recurso meramente didtico, utilizado para facilitar a anlise da dinmica do comportamento informacional. Wilson (1981) define o comportamento informacional como sendo a totalidade do comportamento humano em relao ao uso de fontes e canais de informao, incluindo a busca passiva e ativa. Para o autor, comportamento informacional (information behaviour) pode ser entendido como o campo mais geral de investigao, englobando o subcampo comportamento de busca de informao (information-seeking behaviour), que, por sua vez, compreende o subcampo comportamento de busca em sistemas de informao (information-search behaviour). No decorrer de seus estudos, o autor apresentou um desenho esquemtico capaz de representar as variveis complexas que envolvem o processo do comportamento informacional. Ademais, tal comportamento est subdividido em trs esferas, concentradas sobre a necessidade, a busca e o uso de informaes por parte do usurio ou ator informacional.

Figura 04. Modelo das reas de pesquisa do comportamento informacional

Fonte: Wilson (1999)

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A palavra est sendo utilizada pelo sentido de representao de fases ou perodos, no significando necessariamente uma evoluo. Logo, essas fases podem ser intercambiveis e ocorrer simultaneamente, sem a ideia recorrente de isolamento.

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Por outro lado, Taylor (1968) afirma que a necessidade humana de informao passa por quatro nveis: visceral, consciente, formalizado e adaptado. No nvel visceral, h uma insatisfao por parte do usurio devido sua incapacidade de exprimir os desejos em termos lingusticos. Quando o usurio consegue descrever mentalmente a necessidade, alcana o nvel consciente. No nvel formalizado, o indivduo apresenta a capacidade de formular racionalmente um questionamento sobre o que busca. Depois de formalizar a pergunta, o usurio passa ao nvel adaptado. Nesse nvel, h uma interao com o centro de informao, com ou sem intermedirio, podendo haver a reformulao da questo que o levou busca. Esses nveis apresentados por Taylor servem para ilustrar o procedimento de busca de um documento de arquivo. Alm disso, o nvel formalizado refora a ideia de que o usurio se adapta linguagem adotada por essa unidade, readaptando o seu questionamento ao nvel de entendimento do arquivo, do arquivista ou dos instrumentos de pesquisa. No que se refere ao uso da informao, uma das etapas destacadas pelo comportamento informacional, observa-se que esse aspecto vem sendo pouco abordado pelos autores, que em geral desenvolvem seus estudos destacando a busca e a necessidade da informao.

7.4 As fraquezas metodolgica e terica A literatura da rea mostra que a carncia dos estudos de comportamento informacional antiga na prpria CI. Wilson (1981) j destacava a dificuldade desse tipo de abordagem. Dentre os principais entraves, encontra-se a ausncia de uma metodologia que satisfaa e consiga abarcar todas as variveis desse tipo de pesquisa. Nesse mesmo sentido, Dervin e Nilan (1986) apresentam o argumento de que em sua trajetria metodolgica os estudos de usurios so divididos em dois paradigmas: o tradicional, orientado para os sistemas, tendo como tendncia as tcnicas de coleta de dados quantitativas, principalmente questionrios; e o paradigma alternativo, focalizando os usurios com a utilizao de tcnicas qualitativas, como, por exemplo, as entrevistas. O ideal nos estudos contemporneos a alternncia e unio desses dois tipos de paradigmas, passando a englobar um universo representativo para a amostra da pesquisa. 84

Baptista e Cunha (2007), afirmam que o primeiro paradigma teve papel preponderante durante as dcadas de 1960 a 1980. O seu uso marca a tentativa de obter maior preciso na anlise e representao dos dados, transferindo confiabilidade aos resultados encontrados. A partir do momento em que os pesquisadores observaram que os mtodos quantitativos no eram mais suficientes para identificar as necessidades individuais, o segundo paradigma entra em cena. A pesquisa qualitativa passa a focalizar as causas das reaes dos usurios e a resoluo do problema informacional, apresentando-se como um mtodo mais holstico e subjetivo. O problema metodolgico bem destacado pelas palavras de Kurtz (1990, p.38):

O problema do arquivista no sentido de entender o usurio, parece ser a falta de uma metodologia apropriada para conhecer sua clientela, suas necessidades de informao e o uso que fazem da informao. preciso desenvolver uma metodologia que ligue os objetivos bsicos dos programas de estudo de usurio a uma maneira prtica e segura de coleta e registro da informao sobre os usurios.

No ponto de vista da bibliografia, ao passarmos a analisar o quadro das pesquisas com essa temtica, a grande questo levantada pela autora evidencia que os estudos de usurios nos arquivos ainda se situam num estgio incipiente. Restringem-se a levantar dados quantitativos da frequncia de uso dos documentos, com o objetivo de avaliar os servios oferecidos e os cuidados com a documentao. As discusses ainda negligenciam o processo de transferncia da informao e os estudos das necessidades de uso. Contentam-se em fazer um quadro geral e congelado do perfil dos usurios em vez de destacar a dinamicidade da comunicao entre a fonte e o receptor. Une-se a isso o fato de que os poucos estudos realizados sobre o usurioreceptor privilegiam o pesquisador do arquivo permanente e a construo de instrumentos de recuperao da informao para serem utilizados por pesquisadores especializados. Assim, no se contemplam as particularidades dos usurios das demais fases do ciclo documental.

Apenas as pesquisas que tm como objeto os arquivos permanentes ou as instituies arquivsticas propriamente ditas abordam o uso da informao orgnica institucional, ou seja, aquela informao acumulada nos arquivos, porm esta abordagem feita sob um vis historiogrfico. Isso ocorre porque

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a informao disponvel nos arquivos permanentes, por sua prpria natureza, destina-se aos pesquisadores (historiadores, socilogos, gegrafos etc.) e aos interessados em geral, no possuindo, na maioria das vezes, uma aplicao no cotidiano da instituio. (SANTOS, 2007, p. 178)

Numa pesquisa realizada em peridicos da Cincia da Informao 15, Arajo (2009) apresentou, num universo de 114 artigos, uma anlise quantitativa dos estudos empricos com usurios da informao, no perodo compreendido entre os anos de 1998 e 2007, relacionando-os com algum tipo de fonte, servio ou sistema. Nesse estudo, o autor opta por inserir os arquivos dentro da classificao Outras unidades de informao, o que revela dois pontos intrigantes: a) a considerao, beirando a naturalizao, de que esse servio especfico se encontra dentro da discusso da prpria CI, deixando-se de lado todo o imbrglio conceitual acerca do objeto de estudo da Arquivstica, to discutido nos dias de hoje, e; b) a irrelevncia dos arquivos como uma unidade nica de informao, merecendo seu prprio destaque, como o autor fez com as bibliotecas, ao invs de inseri-lo dentro de um tpico generalizado de classificao. Os resultados so ainda mais intrigantes ao observarmos a frequncia dos tipos de fontes de informao estudadas. Apenas trs estudos so relacionados aos arquivos, representando um percentual de 2,63% do total. Ao passo que as bibliotecas aparecem com um nmero de vinte estudos (11,54%). Lembrando que os arquivos esto agrupados a outras unidades de informao, o que significa que nem todos os estudos so necessariamente sobre essa temtica. Esses argumentos apresentados j foram evidenciados em estudos precedentes, destacando que tal inquietao parece acompanhar h tempos a Arquivstica. Num estudo com o mesmo objetivo, Jardim (1998) avalia o perodo da produo bibliogrfica de 1990 a 1995. As concluses ressaltam a ausncia de reflexes sobre o tema estudos de usurios ou comportamento informacional na produo de conhecimento cientfico da rea. Dez anos mais tarde, Fonseca e Jardim (2004, p.4) ratificam esse argumento ao afirmarem que a literatura arquivstica sobre estudos de usurios pouco expressiva quando comparada a outros temas como transferncia de documentos, avaliao, arranjo
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Os peridicos analisados foram: Cincia da Informao, Perspectivas em Cincia da Informao, Datagramazero, Informao & Sociedade: estudos, Transinformao, Encontros Bibli e Em Questo .

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e descrio. Ademais, ao avaliarem a produo de conhecimento sobre o assunto, nas ltimas trs dcadas, demonstram mais algumas inquietaes: a. a literatura de estudo de usurios ou comportamento informacional pouco expressiva quando comparada a outros temas; b. a preocupao com o acesso encontra-se evidente nos estudos. Contudo, focam-se os aspectos legais, oferta dos instrumentos de pesquisa, normalizao etc; c. h uma escassez do ponto de vista que destaca a participao do usurio no processo de transferncia da informao; d. em geral, o usurio no se apresenta como um sujeito ativo no processo de transferncia da informao, e sim como objeto do acesso; e. os estudos acerca do uso e dos usurios de arquivo esto baseados em uma literatura que no se aprofunda nos aspectos terico e prtico; f. a preocupao com o acesso no parece resultar em uma busca por um interlocutor nem em melhorar o dilogo entre arquivista, arquivos e usurios; g. os estudos privilegiam os usurios da terceira fase do ciclo vital, ou seja, do arquivo permanente; h. os problemas levantados pelos usurios parecem ser a ltima preocupao dos estudos, que enfatizam as buscas de solues para a organizao do prprio acervo; e, i. a discusso sobre os usurios de arquivo mais enfatizada na literatura norte-americana. Essas questes podem destacar a necessidade premente de busca de um dilogo efetivo com os estudos desenvolvidos pela Biblioteconomia e CI, ciente das diferenas embutidas nos objetos de estudo. Taylor (1984) enfatizava que, no futuro, ambas as reas deveriam reconhecer esforos mtuos para atender os usurios, recorrendo s distintas tradies para formular solues comuns ou similares. Avaliando o quadro apresentado, refora-se a ideia de que ainda desprezada a importncia fundamental do usurio no processo de comunicao. Se os produtos e servios de informao dessa unidade devem estar direcionados ao atendimento de suas demandas, qual o sentido desse tipo de posicionamento?

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7.5 A mudana de paradigma e a importncia do contexto Partindo da conjuntura especificada anteriormente, os autores Fonseca e Jardim (2004) enfatizam as consequncias do impacto das novas tecnologias da informao e da comunicao no mbito de atuao dos arquivistas. Em decorrncia disso, demonstram que o trabalho desses profissionais passa agora a observar os seguintes fatores: a. o conceito de lugar torna-se secundrio tanto para o profissional da informao quanto para o usurio; b. o acesso informao passa a ser o fator de maior importncia dentro da dinmica contempornea; c. as instituies como arquivos, bibliotecas e centros de documentao adquirem novas funes e passam a revisar as que lhes so histricas; e, d. as tecnologias da informao e comunicao produzem novas demandas aos arquivos. Por isso os autores defendem a necessidade de mudana de paradigma no modelo de ao do universo arquivstico, que deixaria de ser direcionado para os arquivistas e passaria a ser focado nos usurios. O usurio e o impacto da informao sobre sua vida passariam a ser levados em considerao, inclusive fora dos espaos fsicos desses servios.
No modelo de arquivos direcionados para os usurios, urge, portanto, perguntar para que se destina a informao e no para quem se destina a informao, considerando que um usurio pode se incluir em vrias categorias. Tais categorias se referem compreenso do usurio como um ator social, apresentando diferentes papis na sociedade: estudante, docente, pesquisador, administrador, cidado-comum, entre outros. (COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010, p. 134)

Embora os autores destaquem a importncia do usurio no processo de comunicao, importa enfatizar que o receptor da informao arquivstica no deve ser utilizado como parmetro para a organizao dos conjuntos documentais. Isso demandaria a existncia de um arquivo para cada tipo de usurio, sob risco de perda da confiabilidade das informaes pela diluio de seu contexto produtor. E esse no o intuito dos estudos do comportamento informacional nos arquivos.
O documento tpico de arquivo j nasce com as referncias contextuais bem indicadas. A informao que nele colocada pela atividade produtora tende a ser a mais direta possvel, para garantir que seu objetivo inicial seja cumprido com xito; por mais abrangente que essa informao seja, ela fruto de vontade institucional responsvel pela criao do documento e

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carrega suas marcas. A informao que veicula, inicialmente, indissociada da atividade que gerou o documento, mas pode adquirir uma autonomia relativa. Essa caracterstica provoca importantes desdobramentos relativos organizao documental. (LOPEZ, 2005, p. 31)

Os estudos do comportamento informacional passaram a incorporar o contexto especfico em que est inserido o usurio que necessita e busca informao. Afinal, foi reconhecido que o contexto uma varivel importante na determinao do comportamento do usurio. Por que essa mudana de foco em tais estudos e qual seria o propsito dessa nova conduta? Courtright (2007), em sua reviso de literatura publicada pelo ARIST, traz uma viso ampliada sobre os estudos de comportamento informacional com a incorporao de uma nova abordagem. A autora busca apresentar uma contribuio para as pesquisas de busca informacional baseadas no contexto, comparando os modelos que o abordam. Assim, demonstra como o contexto tem sido definido nas diversas pesquisas em Information Needs, Seeking and Use (INSU). Percebe-se que o conceito de contexto, embora ainda no consensual e muitas vezes incongruente, refere-se ao comportamento informacional a partir de uma perspectiva centrada no usurio. Dessa maneira, pode ser considerado como o conjunto de todos os elementos que influenciam, de forma duradoura e previsvel, as prticas informacionais. Thomassem (2001) salienta a importncia do contexto de uso da informao arquivstica como um dos fatores que determinam como os documentos so produzidos, estruturados, geridos e interpretados. Tais elementos so intitulados pelo autor como parte de um contexto arquivstico amplo e abrangente, que desenha caractersticas essenciais ao entendimento do funcionamento e estrutura do arquivo. Segundo o autor, o contexto de provenincia, propriedade essencial do conjunto documental gerado pelas organizaes, estaria dentro da ideia da gerao dos documentos, que representa como a instituio est estruturada (contexto

organizacional), como suas funes so espelhadas (contexto funcional) e como caminham os seus processos de trabalho (contexto de procedimentos administrativos). Esses elementos definem o contexto de uso, pois se relacionam diretamente ao usurio e ao seu contato com o arquivo enquanto servio e unidade de informao. As perguntas que fazem ao arquivo e as sucessivas tentativas de respond-las podem ser insumos preponderantes para um melhor funcionamento do sistema de gesto de documentos.

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1. Contexto organizacional: representa um espelho das interaes realizadas

em nvel externo pela organizao, que culminam na observao da estrutura interna da instituio, dentro das suas funes de negcio. Contexto altamente relacionado com a caracterstica orgnica evidenciada pelas peculiaridades da informao arquivstica;

2. Contexto Funcional: ligado s funes e objetivos da instituio, dentro da

sua misso. O que determina de maneira natural o desenrolar de atividades que so desempenhadas para se assegurar a execuo de determinadas tarefas. Esse contexto representa a essncia dos produtos documentais do arquivo, ou seja, o contedo inserido em sua composio;

3. Contexto de procedimentos administrativos: representa a prpria conduta dos

processos de trabalho na existncia das atividades, que geram os dossis, e das aes e transaes, que geram os documentos individualizados. Como a contemporaneidade se caracteriza pela instabilidade cada vez mais frequente das estruturas das organizaes, o desenho dos processos administrativos remonta a ideia de criar amarras e fatores de ligao da instituio com os documentos de arquivo, tornando-os estreitamente vinculados sua fonte geradora;

4. Contexto de administrao: relaciona-se prpria gesto de documentos e

sua preservao. So todos os procedimentos e mtodos empenhados pelo produtor para assegurar a integridade do conjunto documental. Tal contexto est muito ligado estrutura do arquivo, tambm denominado pelo autor como contexto documentrio;

5. Contexto de uso: relaciona-se diretamente ao usurio e ao seu contato com o

arquivo enquanto servio e unidade de informao. As perguntas que fazem ao arquivo e as sucessivas tentativas de respond-las podem ser insumos preponderantes para um melhor funcionamento do sistema de gesto de documentos;

6. Contexto scio-poltico, cultural e econmico: toma o arquivo como parte de

um sistema aberto, tocando e sendo influenciado por fatores ambientais. Tal contexto determina a sua estrutura, a forma e o contedo de seus documentos.

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Embora o autor no defina diretamente os arquivos como um sistema aberto, fica evidente esse ponto de vista ao observamos os contextos apresentados. Sob essas definies, os conjuntos documentais de uma organizao so tomados como um servio, onde os contedos dos registros so moldados pelas relaes da instituio com seu ambiente de atuao. Esses pontos acabam por trazer essas caractersticas, relacionando-as ao conceito de arquivos difundido pela corrente portuguesa. Isso fica ainda mais exposto pela importncia que assume o aspecto de servio, que observa o ponto de vista dos usurios.

7.6 Os contextos social e organizacional Ao observarmos a proposta desenvolvida por Wilson em 1981, o campo de estudos de usurios e a relao entre os conceitos usados chama a ateno. Embora o autor prefira no identificar a figura como um modelo, as caractersticas do desenho nos permitem afirmar que o procedimento de busca da informao executada por determinado indivduo inicia-se a partir do reconhecimento da prpria necessidade ou demanda informacional, e que os fatores que influenciam a sua conduta seriam os destacados pelo desenho abaixo:

Figura 05. Modelo de comportamento informacional

Fonte: Wilson (1981)

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Os ambientes mencionados pelo estudo em questo so representados pelos contextos de trabalho, scio-cultural, poltico-econmico e fsico. Tais contextos refletem sobre a conduta da vida social do indivduo e o surgimento de necessidades fsicas, afetivas e cognitivas. Contudo, Wilson enfatiza o mundo das necessidades de informao baseado no desempenho do indivduo dentro de uma organizao ou instituio, relacionando-o ao ambiente fsico de insero do usurio. Dessa maneira, o fluxo do comportamento informacional, que envolve o processo de necessidade, busca e uso de determinado tipo de informao, tem como objetivo final a satisfao do usurio pela resoluo de sua demanda.

Figura 06. Fluxo do comportamento informacional

Fonte: Wilson (1981)

De acordo com o modelo de Wilson, o comportamento de busca da informao pode ser definido como o conjunto de caractersticas complexas de ao e interao nas quais os indivduos se aventuram a buscar informaes de qualquer tipo e para qualquer propsito. O autor desenvolve seu pensamento sobre dois pilares para explicar o comportamento informacional: o contexto social e organizacional. Percebe-se o destaque no contexto organizacional, dando a entender que este define o comportamento do usurio. Essa caracterstica se torna a principal diferena entre Wilson e Courtright, 92

j que o primeiro entende o contexto como uma representao do ambiente fsico do usurio, enquanto Courtright adota o sentido da situao ou das circunstncias que esto envolvidas em sua busca. Nesse sentido, o contexto organizacional pode ser entendido como um conjunto de regras e condutas ao qual o indivduo est ligado, subordinado e que exerce um importante papel no tipo de informao que necessita. De acordo com a viso de Wilson, o contexto organizacional seria a cortina que deixaria transparecer o que de interesse da organizao para alcanar a sua misso; e o indivduo a tomaria como demandas. Esse ponto de anlise se coaduna com o debate dos usurios nos arquivos de gesto. No modelo apresentado por Wilson, alguns fatores contextuais formatam as prticas informacionais de acordo com o identificado por Courtright. Entre eles est a cultura organizacional, que explicitamente invocada como um fator relacionado ao contexto em cenrios de trabalho. Por outro lado, temos as tarefas, os problemas e as situaes vistas como as primeiras influncias nesse cenrio, particularmente em nveis de complexidade e indeciso que explicam a variabilidade desses fatores em tipos de atividades de informao. Ademais, situaes e problemas configuram-se de forma semelhante em modelos centrados no trabalho, como o de Wilson. A partir desse ponto, Wilson (1981, p.6) deixa clara a importncia do vis organizacional para o surgimento das demandas do usurio, inserido em uma vida social, ao afirmar que "o mais relevante desses papis o papel de trabalho, o conjunto de atividades e responsabilidades do indivduo, geralmente inserido em algum contexto organizacional, buscando alcanar algum objetivo ou outras satisfaes". Pessoas inseridas no mesmo contexto organizacional carregam consigo a necessidade de resposta a grupos de tarefas semelhantes, provindas da execuo de suas funes. Tais atividades estariam fortemente ancoradas em normas e procedimentos especficos, que influenciam a busca informacional. Esse argumento se relaciona diretamente com os estudos de usurios de arquivo, na medida em que, a priori, as demandas informacionais so oriundas de alguma circunstncia de ordem institucional. Em seguida, tais documentos servem a uma instncia social, representada pelo seu valor de pesquisa.

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A caracterstica das pesquisas nos arquivos institucionais acaba por delimitar os tipos de usurios dessa unidade, conforme visto nas classificaes apresentadas anteriormente. Ou seja, o perfil desses clientes estaria atrelado s funes desempenhadas no organismo. Enquanto que a finalidade social desses estoques informacionais deve ser enunciada em termos de retorno para a sociedade, ou seja, em termos dos efeitos causados pela circulao, ou transferncia, da informao. (SMIT, 2000, p. 129) Wilson (1999) retoma o seu modelo em 1996, e realiza alteraes relevantes. Passa a envolver a ideia de contexto de uma maneira mais destacada, apresentando-o com outras variveis.

Figura 07. Modelo revisado de comportamento informacional

Fonte: Wilson (1999).

A busca por uma relao efetivamente dialgica entre arquivistas e usurios confere ao primeiro a possibilidade de atuao como um verdadeiro mediador da informao, objetivo precpuo desse profissional. Essa postura viabiliza um processo de comunicao eficiente e a satisfao da demanda informacional do receptor da mensagem. Alm de indicar que o tratamento da informao orgnica arquivstica um processo de atendimento dessas demandas, e no um fim em si prprio.

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7.7 Consideraes finais do captulo A reviso de literatura dos estudos de comportamento informacional nos faz perceber a tendncia da considerao dos usurios como atores e participantes ativos do processo de comunicao formal dos centros de informao. Essa considerao se evidencia pelo prprio caminhar da mudana de uso do termo para design-los na literatura internacional, onde os usurios passariam a ser nomeados atores informacionais, vistos agora no s pela conduta reativa e passiva diante das instituies de informao, mas tambm como construtores ativos desses servios. Ao observarmos as definies de usurios no seio da Arquivstica, percebemos a fraqueza dos conceitos e os problemas relacionados s classificaes. Em decorrncia disso, apresentamos seis pontos problemticos na conduta desses estudos:

a) no h uma clareza quanto ao referencial a ser usado para as classificaes. Ora as classificaes tomam como ponto de partida o uso dos documentos, ora o contexto de atuao do usurio (administrativo ou social), em outros momentos ainda revelam o ambiente em que este se relaciona com o arquivo (interno ou externo); b) percebe-se claramente a limitao quanto classificao dos usurios internos dos arquivos; c) os usurios externos so os mais enfatizados pelos estudos. Talvez reforando uma Arquivstica atrelada herana tradicional francesa, deixando-se de lado o ponto de vista da gesto documental. Alm de uma vinculao limitada ao ideal pblico dos arquivos; d) h uma generalizao excessiva do quadro de pesquisadores externos. As estratificaes no so suficientes para destacar as caractersticas peculiares a cada grupo de pesquisadores; e) as classificaes apresentam problemas metodolgicos e conceituais. No mesmo grupo temos definies idnticas, assim como definies distintas para os mesmos tipos de usurios, demonstrando a falta de comunicao entre os pesquisadores do tema; e, f) a necessidade premente de se pesquisar os usurios que utilizam os arquivos por intermdio das tecnologias de informao.

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 guisa de concluso, apresentamos um esquema de classificao que abrange os atores informacionais dos arquivos, levando-se em considerao os autores utilizados na reviso de literatura:

Figura 08. Modelo de classificao dos usurios em arquivos

Fonte: elaborao prpria

Alm dos pontos atinentes classificao, os estudos do tema ainda apresentam as dificuldades relacionadas metodologia de pesquisa. Por isso este estudo enfatiza a importncia da interveno do arquivista nas fases de gesto, englobando os estratos destacados por Borrs (2001). Essa tentativa d relevo a uma discusso que merece destaque no mbito da Arquivstica. No que se refere aos contextos organizacionais e sociais, destacados pelos estudos de comportamento informacional, podemos destacar a importncia do primeiro para os estudos arquivsticos, conforme fez Wilson (1981 e 1996). Uma vez que a caracterstica administrativa de gnese do documento de arquivo d destaque organicidade dos documentos. Alm disso, pelas particularidades dos arquivos de gesto, temos documentos especficos atrelados ao exerccio de funes e atividades das instituies. Quanto ao contexto social, Smit (2000) traz a discusso acerca da diluio desse tipo de uso nos arquivos. Uma vez que, segundo a autora, muito mais fcil teorizar sobre os estudos do comportamento informacional do que realmente realiz-los. Isso se intensifica ainda mais ao observarmos os impactos causados pelas tecnologias de 96

informao, que tornam o usurio ainda mais distante fisicamente das instituies arquivsticas. Para as finalidades deste trabalho, o relacionamento entre os usurios e o servio de arquivo ocorre por intermdio das formas de utilizao dos documentos, em um contexto especfico de atuao, ocorre conforme apresentado a seguir:
Figura 09. Relacionamento arquivo-usurio

Fonte: elaborao prpria

Levando em considerao tais argumentos, juntamente com a fraqueza metodolgica destacada, apresentamos um esquema que elucide os pontos a serem observados para os estudos desse gnero, em nvel de gesto, bem como os fenmenos e os questionamentos que devem ser levantados:

Quadro 12. Proposta de metodologia para estudo de usurios

Momentos 1 2 3

Objeto Usurio Documento Gestores

Fenmenos Demandas Uso/Pertinncia Arquivo enquanto servio

Questionamentos Quem quer? Para que quer? O que quer? Como usou? Resolveu? Suficiente? Pra que serve?Qual importncia?Desafios?

Fonte: elaborao prpria

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Dessa maneira, o arquivista pode ampliar a abrangncia de sua atuao e assim entender melhor os seus clientes, trazendo o ator informacional para o centro das atenes dos servios e produtos oferecidos por essa unidade institucional. Ademais, o simples ato de rearquivar um documento pode levar o profissional de arquivo a novos questionamentos que lhe sero teis para uma nova disseminao de informaes. Tal reflexo talvez possa contribuir para que ele mude sua postura passiva de fornecer acesso informao sem procurar compreender os porqus da solicitao. Nesse sentido, o arquivista pode avanar ainda mais, observando como o objeto de arquivo foi utilizado pelos usurios e em que sentido foi til, ou seja, como resolveu sua demanda em determinado contexto de uso. O presente trabalho parte da premissa de que h uma separao entre as funes arquivsticas e o ciclo de vida das informaes. Com isso, nos prximos captulos demarca-se o espao dessas funes dentro de uma discusso interdisciplinar com a CI. No segundo instante, ampliamos o nosso foco de anlise para observar o uso dos documentos de arquivo. Nesse caminho, podemos observar o estreito relacionamento entre as funes arquivsticas contemporneas e o ciclo de vida das informaes. Alm da finalidade principal de tornar acessveis os registros sob sua guarda, ambos tendem a se utilizar das mesmas funes, embora com definies diferenciadas, para alcanar esse objetivo maior.

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8. O que se v: as funes arquivsticas e o ciclo de vida das informaes O presente trabalho partiu da premissa de que h uma separao entre as funes Arquivsticas e o ciclo de vida das informaes. Com isso, demarcou-se o espao dessas funes dentro de uma discusso interdisciplinar com a CI. Mais adiante, ampliaremos o nosso foco de anlise para observar o uso dos documentos de arquivo. Nesse caminho, podemos observar o estreito relacionamento entre as funes arquivsticas contemporneas e o ciclo de vida das informaes. Alm da finalidade principal de tornar acessveis os registros sob sua guarda, ambos tendem a se utilizar das mesmas funes, embora com definies diferenciadas, para alcanar esse objetivo maior. Ao observarmos a discusso das funes arquivsticas dentro da literatura, percebemos uma mudana no foco dos trabalhos. Comea-se a discutir questes novas sobre problemas antigos de organizao dos documentos. Ao que parece, o imperativo contemporneo de acesso informao, advindo da capacidade de comunicao das novas tecnologias, acabou por deslocar o eixo de debate do qu-fazer Arquivstico. Se antes o foco de atuao recaia sobre a preocupao das funes iniciais, agora est sob o aspecto da disseminao ou acesso. Esse fato faz com que passemos a discutir de maneira veemente aquele que est no final do ciclo de funes ora apresentado: o usurio. Historicamente, as preocupaes arquivsticas se deitavam sobre as maneiras de organizao dos documentos sem uma preocupao de uso. No momento atual, onde o acesso passa a ter sinal de destaque, o receptor das informaes passa a ser artfice desses produtos e servios. Alm disso, se o arquivista se aventurar a observar como os usurios usam estas informaes, e em que sentido elas so teis, pode-se medir a sua contribuio nas tomadas de decises institucionais e avaliar quais situaes esto relacionadas ao uso de um documento de arquivo. Novas demandas podem ser subsidiadas e, com isso, aumenta-se a capacidade de apresentar novos pontos de acesso sob novas formas de difuso. A estrutura deste captulo se inicia pela constatao da similaridade entre as funes apresentadas pela Arquivstica e a CI. A partir da, realiza-se uma incurso da funo especfica que est sendo tratada no momento, tentando tomar o foco especfico da Arquivstica. A observao e a constatao das funes tm como objetivo principal

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ampliar o mbito da discusso para inserir o debate sobre o uso da informao orgnica arquivstica, tema do prximo captulo. A Arquivstica contempornea vem redescobrindo e rediscutindo em seus estudos pontos comuns e conflitantes com a CI. Por isso, faz-se oportuno relacionar o ciclo de vida das informaes com as sete funes arquivsticas propostas por Couture (1999), observando a similitude entre o ciclo e as funes, no obstante a diferenciao terminolgica. Tais funes devem orientar a formao profissional dos arquivistas. A escolha desse caminho se justifica porque esta proposta se apresenta em sentido amplo, referindo-se tanto gesto de documentos quanto ao gerenciamento da prpria informao. Esse entrelaamento das funes do arquivista com o ciclo de vida das informaes possibilita enfatizar a permeabilidade da Arquivstica. Tal campo de estudos deve ser tomado como uma rea que est em contato contnuo com outros campos do conhecimento humano, no cabendo mais aquela imagem isolada, evitandose, assim, a insularizao dos debates internos. Agindo dessa maneira, abrimos espao para a possibilidade de trilhar um caminho para a construo de conhecimentos mais cientficos e menos pragmticos. preciso que a Arquivstica e seus profissionais tomem para si a postura de analisar o que vem acontecendo enquanto fenmeno, afastando a maneira simplista de aplicao de assertivas do senso comum; optando-se por uma viso mais crtica, indo ao encontro problematizao de nossas, at ento, certezas tericas. Nesse ponto importa destacar duas observaes-chaves para a facilidade de entendimento do texto. Primeiro, os termos que seguiro antes dos dois pontos fazem referncia ao ciclo de vida das informaes, sendo demarcados entre parnteses com a sigla CI. Enquanto que os apresentados aps o sinal esto atrelados s funes tradicionais da Arquivstica moderna. No final, apresentamos um quadro-resumo que facilita o relacionamento das funes.

8.1 Aquisio (CI): criao, produo e aquisio Embora a Arquivstica no utilize essa mesma denominao para a funo de criao dos documentos, optamos por relacionar a aquisio produo pelo simples fato de que esta funo explicita como esses registros nascem na primeira fase de gesto. Enquanto nos arquivos permanentes temos a possibilidade de discutir a aquisio na maneira como se apresenta o termo, na fase corrente temos o raciocnio de 100

que o surgimento dos registros orgnicos parte do exerccio das atividades da organizao, o que ressalta a naturalidade de produo desses ativos. Dessa maneira, a escolha por essa relao se justifica pela meno do seguinte questionamento: como so adquiridos os documentos na primeira fase documental? Como no h aquisio, no sentido restrito do termo, e sim h produo, parece mais oportuno discutir a funo de produo neste ponto do texto. O papel do profissional de arquivo nessa etapa seria o de realizar um planejamento ativo no sentido de agir em prol do controle da produo desenfreada das informaes, o que poderia ser denominado como controle de natalidade, ao diminuir o aumento vertiginoso do volume documental. Alm disso, ao arquivista cabe a funo de criar normas e procedimentos por meio da elaborao de manuais de auxilio s rotinas documentais. Nessa etapa, esse profissional deve agir como um consultor no que diz respeito insero de regras para a criao das tipologias documentais. Deve-se observar o nvel de difuso das tecnologias da informao e o planejamento de medidas que possam alterar o quadro da produo desnecessria de registros. Mesmo citando esse intuito, percebe-se que a tentativa de controle da produo dos documentos passa a perder intensidade dentro da discusso da literatura da rea. Isso porque o ritmo da habilidade humana de controlar e organizar os documentos ditos contemporneos muito menor do que a sua capacidade de reproduo. As tecnologias acabam por aumentar vertiginosamente as informaes arquivsticas, trazendo a necessidade iminente de se discutir maneiras de garantir a relao com o contexto produtor. A produo desenfreada de documentos traz impactos considerveis s organizaes. As consequncias da duplicao das informaes arquivsticas vo desde a morosidade para a tomada de determinada deciso falta de controle e descentralizao de registros no mbito institucional. Isso requer do arquivo intermedirio um gasto desnecessrio de energia ao observar a incapacidade em tratar de maneira confivel as cpias de documentos, por no saber se os originais foram preservados em outros departamentos. A preocupao dos recentes estudos arquivsticos est em repensar as plataformas de produo dos documentos, uma interveno que comea antes mesmo da prpria gnese documental. Aos sistemas de gesto de documentos arquivsticos tocam esta nova demanda marcadamente representada pela alta facilidade de reproduo, o que torna vulnervel a capacidade de evidncia. 101

O caminho desse debate vai em direo ao levantamento das caractersticas essenciais que possam garantir a autenticidade e fidedignidade do documento dentro de seu contexto produtor. Passa-se a advertir o arquivista para a observao do registro antes mesmo do ato de sua produo, em decorrncia da atividade administrativa especfica. Essa caracterstica parece destacar a capacidade limitada do profissional de arquivo em controlar a produo documental, conforme destacado anteriormente. A criao dos documentos eletrnicos traz consigo a necessidade de reviso de vrios conceitos utilizados pela Diplomtica. A decomposio do documento de arquivo em partes que reproduzam os seus elementos internos e externos, alm da avaliao do trmite desses registros, refaz a trajetria de reavivar conceitos utilizados por essa antiga cincia, tornando-a uma ferramenta essencial para esses estudos. medida que a informao se torna um elemento autnomo na composio do documento, devido aos novos imperativos tecnolgicos, as maneiras de garantir a efetiva contextualizao destes registros perpassam pela avaliao de variveis que possam vincular o registro ao momento de sua gnese. Da a importncia do conceito difundido por Bellotto (2004) de tipologia documental, que se refere juno da espcie documental com a sua funo no interior da organizao. Tal concepo se situa na submisso dos objetivos de guarda do documento administrao geral, o que talvez possa ser abordado sob o prisma de sua funo no interior do prprio conjunto de documentos. Alm disso, o uso de um ferramental metodolgico capaz de realizar o levantamento das tipologias documentais geradas pelas instituies passa a ser um valioso arsenal para a elaborao dos instrumentos de gesto dos documentos de arquivo. Da a importncia do plano de classificao e a tabela de temporalidade documental. Essa funo tambm envolve as aes inseridas na questo de como os documentos passam de uma fase outra, dentro do ciclo de vida, termos tcnicos denominados como transferncia e recolhimento. Onde a primeira indica a passagem do documento da fase corrente para a intermediria; e a segunda o seu movimento ao arquivo permanente. Nessa ltima fase do ciclo vital o processo de aquisio dos fundos documentais ocorre por doao, dao (em trocas por dvidas), depsito e emprstimo sob custdia temporria; alm da complementao do acervo com registros de outros fundos por intermdio da tcnica de microfilmagem.

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Existem duas maneiras de aquisio dos conjuntos documentais nos arquivos ditos permanentes ou definitivos: as ordinrias, que so realizadas respeitando-se determinada periodicidade; e as extraordinrias, guiadas sob medidas ocasionais. As ordinrias se subdividem em a) transferncias diretas em massa, quando aparecem fundos documentais desconhecidos que meream um tratamento imediato, e; b) as transferncias diretas contnuas, onde so enviados os conjuntos documentais na medida em que so produzidos, respeitando-se o encerramento de seu trmite. As aquisies extraordinrias apresentam vrias nuances nas maneiras de ingresso dos conjuntos documentais:

a) doao: no requer uma formalidade jurdica. apenas a manifestao de interesse de entrega da documentao por uma pessoa ou organismo; b) legado: uma espcie de doao. Contudo, necessita de um documento jurdico para os herdeiros; c) compra: apesar de rara nos arquivos, pode ser realizada quando um bem haja sido declarado de interesse cultural; d) reintegrao: quando se devolve ao arquivo a documentao que estava sob poder de outras pessoas fsicas ou jurdicas, como nos casos de guerra; e, e) depsito: guarda da documentao por um perodo de tempo definido. Uma maneira de garantir uma custdia segura de informaes que possam estar sendo negligenciadas por seus rgos de origem.

Por mais que esta funo parea simples de ser aplicada, o questionamento que deve orientar a escolha de uma boa estratgia de planejamento deve ser: que parmetros devem nortear o envio dos documentos? Sob esse aspecto, Cruz Mundet (2001) apresenta trs pontos a serem observados. Primeiro, o trmino de sua tramitao. Segundo a frequncia com que se usam os documentos. E por ltimo, a atuao ou extenso do sistema de arquivo; isso porque essa caracterstica deve guiar as passagens dos documentos na medida em que o acesso fsico deva ser respeitado. No adianta permitir o acesso a uma distncia que prejudique a rapidez de uso das informaes, comprometendo a tomada de deciso. Nesse sentido, cabe ao arquivista estabelecer parmetros regulares para a conduta dessas aes, bem como providenciar a efetiva criao de regras e procedimentos que no comprometam a autenticidade dessas informaes, levando-se 103

sempre em conta o seu contexto de produo e a sua possibilidade concreta de uso como fonte informativa. Finalizando a discusso em torno desta funo, Cruz Mundet (2001) apresenta os princpios que devem reger os planejamentos das passagens de um arquivo para outra fase:

a) os procedimentos devem ser simples, exigindo um mnimo de esforo para entendimento por parte dos usurios ou pessoas responsveis pela ao; b) assegurar o acondicionamento e a recuperao dos documentos; c) permitir a elaborao dos instrumentos de descrio; e, d) respeitar e evidenciar a procedncia dos documentos, contextualizando-os.

8.2 Organizao (CI): classificao, ordenao e avaliao

8.2.1 Classificao e ordenao Enquanto o ciclo de vida das informaes utiliza o termo organizao de uma maneira ampla, a Arquivstica apresenta um desentendimento conceitual quanto questo. Cabe destacar que a organizao diz respeito etapa de processamento das informaes. Essa ausncia de clareza conceitual traz uma dificuldade de dilogo entre os profissionais de arquivo, dificultando a comunicao dos profissionais envolvidos com a execuo dessas atividades. Assim, esto contempladas dentro dessa funo as atividades de classificao, ordenao e avaliao de documentos. A classificao tem como intuito principal refletir a lgica da produo documental, espelhando a maneira de desenvolvimento da organizao ao longo do tempo. Deve-se atentar que toda forma de classificao encerra em si um objetivo maior. Na Arquivstica essa finalidade est baseada sob o acesso rpido e preciso s informaes, bem como permitir a contextualizao do objeto classificado, trazendo uma interpretao que vai alm do documento isolado, ou seja, uma extrapolao do entendimento das razes de se conservar a informao ao se englobar o conjunto. A funo de classificao envolve a necessidade de um amplo conhecimento histrico do organismo produtor dos documentos, bem como um estudo aprofundado das funes e atividades desenvolvidas durante a sua existncia administrativa. Segundo Sousa (2007), a misso da organizao que vai interferir diretamente sobre a produo dos documentos. E o caminho para concretizao dessa finalidade institucional vai 104

determinar a existncia de funes, atividades e tarefas dentro da execuo dos processos organizacionais. O trilhar desse caminho ter como produto e subproduto bsico o documento de arquivo. A classificao funo matricial dentro da Arquivstica, j que a mesma permite o desenvolvimento seguro das demais funes. A avaliao e a descrio de documentos s podem ser realizadas com segurana caso as informaes tenham sido classificadas previamente. Nesse ponto, Sousa (2007) parte da constatao da inexistncia de um ferramental metodolgico estvel para a discusso da classificao dentro da literatura arquivstica, sustentando essa afirmao destacando as seguintes consideraes sobre o tema:

a) a inexistncia de um saber cientfico dentro da temtica de classificao em arquivos. Dessa maneira, abre-se espao para procedimentos metodolgicos baseados em saberes complemente indutivos e instveis;

b) a confuso terminolgica entre arranjo e classificao. Esse rompimento

fruto da ciso entre as correntes a que a Arquivstica se debruou em sua trajetria histrica (records e archivists). Assim, os profissionais de arquivo nomeiam a mesma ao com termos distintos, trazendo um desentendimento conceitual. Alm disso, existe a discusso em torno da prpria definio de classificao, que ora se confunde com organizao, ora se embaraa com a ordenao; c) o desentendimento conceitual entre funo e assunto. Onde o primeiro termo mais utilizado ao se referir organizao nos arquivos ditos permanentes, e o segundo para orientar o trabalho de organizao nos arquivos correntes; d) a estrutura hierrquica do mecanismo de classificao um consenso, mesmo que esteja calcada sob parmetros altamente indutivos; e) a inexistncia de mtodos mais cientficos e seguros para a coleta de dados na organizao; f) a supervalorizao do cdigo ante a estrutura de classificao. O primeiro deve servir apenas para operacionalizar a aplicao do segundo; e, g) desconhecimento dos princpios da teoria da classificao. Esse ponto faz com que as classificaes desenvolvidas pelos arquivistas sejam realizadas sobre areias movedias. Deve-se ter a preocupao com a perenidade das 105

estruturas de classificao, o que requer um entendimento dos mecanismos que possam tornar mais estveis os instrumentos de gesto. Por isso, toma destaque o dilogo mais efetivo com a teoria da classificao desenvolvida pela filosofia.

Ao tomar conceitos emprestados da teoria da classificao, Sousa (2007) nos demonstra que esse processo envolve trs etapas, que so realizadas de uma maneira linear: a observao, a comparao e o arquivamento. Indo adiante, o trabalho ressalta que o processo inesgotvel e provisrio, j que a realidade das organizaes no esttica e imutvel. Porm, esse carter provisrio da classificao no deve ser um elemento que justifique a sua criao sobre estruturas instveis. Os sistemas de classificao tomam para si esse desafio: tornarem-se estveis mesmo cientes da sua instabilidade. A manuteno de uma informao arquivstica dita autntica e fidedigna preponderante aos sistemas de arquivo. A filosofia contempornea de acesso informao deve estar amparada por mecanismos que respeitem as peculiaridades desse tipo de objeto. Por isso, o princpio da provenincia se apresenta como um elemento de classificao natural dos arquivos. E tal elemento tem como produto elementar a formao do fundo documental, que rene documentos de uma nica fonte geradora de arquivos. Dessa maneira, o conceito de fundo documental depende da aplicao do princpio da provenincia. Alm do princpio da provenincia, ganha destaque no aspecto da classificao o princpio da ordem original. Enquanto o primeiro realiza a demarcao externa do conjunto, reforando a sua identidade; o segundo diz respeito lgica interna de produo desses registros. Esses dois elementos devem servir de parmetro para definir estratgias de classificao, j que a aplicao da ideia de relacionar o conjunto de documentos ao seu criador e de preservar a ordem em que ele foi gerado incide diretamente sobre a funo classificao (SOUSA, 2007, p. 117). No que tange ao princpio da ordem original, importa destacar a confuso terica acerca do seu entendimento, o que dificulta a sua aplicao em termos profissionais. Enquanto algumas correntes de pensamento ainda veem o princpio sob uma tica extremamente atrelada ao aspecto fsico, algumas abordagens mais atuais consideram um entendimento mais terico acerca da sua aplicao. Dessa maneira, Bellotto (2004) ressalta que esse princpio no deve representar a ideia de remontar a ordem em que os 106

registros foram produzidos, mas sim destacar a sua organicidade por intermdio da observncia do fluxo natural de sua produo. Ou seja, tal princpio deve refletir a prpria gnese documental, juntamente com as suas relaes orgnicas. No entanto, comeam a surgir vozes dissonantes frente aos princpios apresentados. Apesar de ainda no terem fora suficiente para abalar a validez desses elementos, alguns pontos so considerados importantes para se refletir sobre a maneira com que devemos organizar os conjuntos documentais dos organismos contemporneos. A constante flexibilidade e transformao a que as instituies atuais esto submetidas interferem diretamente sobre a aplicao desses dois princpios. O princpio da provenincia no suficiente em alguns momentos para refletir as transformaes a que as organizaes atuais esto sujeitas. Alm disso, a informao relacionada provenincia mais facilmente destacada em documentos de suporte tradicional; o mesmo no ocorre quando se leva em conta os registros eletrnicos. Ademais, as maneiras de comunicao em rede das atuais organizaes tornam a identificao da origem das informaes uma tarefa cada vez mais complexa. A natureza mutvel das organizaes e o seu impacto na produo documental foram destacados por Michel Duchein (1986), demonstrando as caractersticas da modernidade administrativa que se confrontam com o princpio de respeito aos fundos:

a) a dificuldade de definio de fundos em relao hierarquia dos organismos produtores; b) as frequentes variaes de competncias dos organismos produtores de arquivo; c) o desentendimento sobre o que representa conceitualmente a provenincia de um fundo; d) a confuso acerca da conceituao de fundos abertos e fechados; e, e) a interferncia da ordem original no princpio de respeito aos fundos.

Sousa (2007) destaca que a identificao do criador do arquivo parece estar bem demarcada ao relacionarmos os critrios propostos por Michel Duchein (existncia jurdica, posio administrativa, autoridade com poder de deciso e organizao interna), com a observao da existncia de um sistema de arquivos, destacada por Peter Scott, e a importncia de se ter um oramento prprio, abordada pelos canadenses.

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Aps a definio desses elementos, ganha espao a tentativa de entender quem o produtor do fundo arquivstico. A partir da, o trabalho do arquivista comea a realizar uma incurso interna, buscando o entendimento da identidade da fonte geradora dos registros. Sousa (2007) ressalta a importncia de se estabelecer um instrumental tericometodolgico para entender o produtor do fundo e criar uma estrutura de classificao menos intuitiva. Para isso, a estratgia de elaborao da estrutura de classificao deve englobar trs aspectos: a) a organizao sob uma perspectiva histrica; b) a organizao na sua individualidade, e; c) os documentos acumulados em decorrncia natural do exerccio das funes atribudas ao organismo. A atividade de ordenao est includa dentro de um conjunto de tarefas e aes que validem o ato de disposio documental. Logo, a ordenao se apresenta naturalmente como uma definio que se insere no prprio entendimento da classificao, estando amplamente relacionadas entre si. Portanto, a classificao se valida a partir da ideia de criao de esquemas que reflitam a prpria origem documental; enquanto a ordenao deve pressupor uma desordem a priori. Ambas se apresentam como uma ao fundamentalmente intelectual. Como ltima etapa da aplicao do trabalho de organizao, temos o prprio arquivamento dos documentos. Essa tarefa, essencialmente prtica, diz respeito ao ato de colocar os registros dentro de invlucros que possam proteger o suporte fsico da ao do tempo. Tendo sob seu controle o quadro de funes, atividades e tarefas, o arquivista tem as ferramentas elementares para a construo do plano de classificao, visando contextualizar os documentos no seu ambiente de criao. Esse instrumento orienta todo o fazer arquivstico dentro da tarefa de organizao, envolvendo a ordenao, e facilitando de maneira profcua o acesso dos registros aos usurios ou clientes do arquivo.

8.2.2 Avaliao A avaliao se apresenta como resultado efetivo do processo de classificao dos documentos por intermdio do conhecimento profundo das estruturas organizacionais, refletidas pelas funes e atividades. Dessa forma, esta funo define critrios predefinidos para o estabelecimento de prazos de guarda documental, nas fases corrente e intermediria, bem como a sua destinao final: eliminao ou a guarda nos arquivos permanentes. 108

A avaliao arquivstica tem como principal caracterstica a dependncia direta do tipo de sociedade que a realiza. Em outras palavras: o ato de avaliar est centrado numa influncia externa, que o subjuga contemporaneidade de sua realizao. Os parmetros utilizados por determinados modelos de avaliao na literatura arquivstica sempre devem ser lembrados como fatores condicionados ao momento de sua realizao. Da a extrema necessidade de estudos que ressaltem a historiografia da avaliao no campo dos arquivos. Para elucidar melhor o carter de contemporaneidade da avaliao, basta que tomemos como ponto de partida a filosofia que estava embutida nesse ato na poca em que o conceito de gesto de documentos surgiu. Se na viso historicista avaliar estava fortemente relacionado ideia de preservao, para a vertente vinculada gesto avaliar era um conceito orientado pelo intuito de eliminar informaes obsoletas. Portanto, avaliar torna-se um ideal de selecionar as informaes mais preponderantes e que estejam vinculadas filosofia do conceito da poca. Partindo disso, dois parmetros orientam a conduta do conceito de avaliao: a impossibilidade de se guardar e arquivar todos os documentos, por problemas de otimizao dos espaos fsicos; e a desconfiana quanto ao que a organizao deve selecionar, alm verificar que tipos de informaes so passiveis de eliminao. Partindo dessa premissa, Eastwood (2003) levanta as trs correntes de pensamento da avaliao arquivstica. A primeira embasada sobre o paradigma dominante de avaliar e selecionar documentos para memria historiogrfica. A segunda apresentada como uma maneira direta de manter a integridade dos conjuntos documentais, refletindo os caminhos desenhados pelas organizaes na concretizao de suas decises. E por ltimo, uma tentativa mais atual, como uma possibilidade de desenhar os valores de uma sociedade democrtica. O primeiro paradigma de avaliao se v diante da necessidade de sanar desejos de um determinado grupo social: os historiadores. Surgindo nesse ponto o modelo centrado nos valores dos documentos de arquivo, criado por Schellenberg (1973), que se sustentou a partir da ideia mais antiga da teoria das trs idades. Dessa maneira, os arquivistas deveriam selecionar os documentos de cunho de pesquisa, ou imbudos de valor secundrio. Com esse pensamento, o autor introduz a distino entre o valor evidencial e valor informativo, como dois aspectos do valor secundrio. O que significa, de certa maneira, a incorporao de critrios utilizados na Alemanha para orientar a ao de 109

avaliao. Uma viso dominante no momento de sua confeco, na medida em que reflete os interesses de uma sociedade que tenta fomentar a memria futura e o entendimento dos seus atos passados, e que est sendo representada por pesquisadores eruditos e orientadores da massa. A perspectiva de Schellenberg apresenta-se como uma vertente altamente subjetiva, na medida em que no explicita com maior rigor cientfico os critrios que norteiam a atribuio do valor secundrio para os documentos. Apesar dessa constatao, ela ainda continua sendo o paradigma dominante na Arquivstica e baliza a maioria dos estudos e prticas de avaliao da rea. Dentre as escolas arquivsticas que nos ltimos anos tm surgido para contrapor as ideias Schellenberguianas, ganha relevo particular a viso canadense. Mesmo assim, a tentativa de teorizao em cima do tema da avaliao ainda no apresenta uma ruptura com o paradigma tradicional de Schellenberg, e no se desenvolvem critrios explcitos para que se distancie a Arquivstica do estudo tcnico-custodial em que tem se inserido desde o final do sculo XIX. Por mais que os pontos levantados por Schellenberg estejam subordinados a princpios eminentemente pragmticos, seu maior mrito consistiu na tentativa de uma universalidade. Para o autor, a disciplina e o arquivista deveriam ser os responsveis por tratar, e consequentemente avaliar, todo e qualquer tipo de arquivo. Ainda que este todo e qualquer tipo de arquivo esteja usando como referncia o suporte papel e as instituies governamentais. Na verdade, Schellenberg expe a primeira grande tentativa de uma aproximao com os usurios dos arquivos. Por mais que esta tentativa preze pela eleio de um determinado grupo social e um tipo de pesquisador especfico da terceira fase do ciclo vital. No obstante os conceitos dos valores primrio e secundrio terem sido criados e difundidos na poca em que o principal desafio estava na melhoria da gesto administrativa das organizaes, negligenciam-se os usurios internos. O autor chega ainda a relacionar o arranjo dos documentos com a funo da possibilidade de uso:
O arranjo tambm importante. Certas sries de documentos por vezes so preservadas pelo arquivista simplesmente porque se apresentam de maneira particularmente utilizvel. Se lhe dado escolher entre diversas sries relativas a certo assunto, optar por preservar as sries cujo arranjo mais facilite a obteno da informao. (SCHELLENBERG, 2004, p. 203)

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Segundo Angelika Menne-Haritz (1994), a crtica que recai sobre esse primeiro paradigma est na caracterstica de selecionar os documentos de arquivo baseada sobre o seu contedo. Isso porque o ato de avaliar estaria subordinado s questes histricas e culturais. Assim, a autora se ope a esse ato avaliativo fortemente ancorado por perspectivas histricas e se envereda para a segunda corrente de pensamento. A segunda corrente minoritria e apresenta o ideal de uma avaliao que transfere aos arquivos o objetivo de refletir as tomadas de decises organizacionais. O objetivo maior da avaliao para esta corrente de pensamento seria o de tentar responder ao seguinte questionamento: como foram tomadas as decises no passado? E como preserv-las para a sociedade futura? Para essa corrente de pensamento, a obrigao do arquivista de atentar para a no eliminao dos fatos que possam desvirtuar o significado da existncia dos documentos dentro de um arquivo, prezando pela integridade dos conjuntos documentais. O ingls Hilary Jenkinson (1922) defendeu em seus estudos a hiptese de que o ato de avaliar documentos deveria ser realizado pelos seus prprios produtores, retirando essa atribuio dos arquivistas. Sob esse ponto de vista, a avaliao no deve ter qualquer interveno por parte dos profissionais de arquivo. A soluo que era apontada por seus estudos deixa evidente que a tarefa de eliminao deveria ser deixada a cargo das prprias administraes, medida adotada de maneira abrangente pela arquivstica inglesa. O autor deixava clara a sua vertente positivista e o pressuposto da pureza do profissional de arquivo. Asseverava que a verdade se descobria graas aos documentos e que o arquivista era o guardio neutro e imparcial dos produtos dos fatos organizacionais. Talvez o maior equvoco de Jenkinson tenha sido a sua questionvel noo de imutabilidade das administraes pblicas. Ainda assim, a sua forte defesa do carter probatrio do documento de arquivo ainda usada como base para muitos estudos na rea. Alm dessas limitaes apresentadas, adiciona-se o fato de que o importante pensador britnico considerava documentos de arquivo apenas os de gnero textual e em suporte papel por reflexo da poca especfica. Para ele, estes documentos fsicos precisavam ser ordenados, classificados e descritos sob determinados pressupostos que orientariam a atividade de avaliao. Por estas razes Jenkinson produz um modelo voltado para a formao de um burocrata e tecnlogo da atividade arquivstica. 111

Ao analisarmos as fontes de pesquisa que foram utilizadas pelo autor ingls, conseguimos entender a postura de seu pensamento. Como bem demonstrou Schellenberg, Jenkinson tem como trabalhos norteadores o conhecido manual dos arquivistas holandeses, escrito em 1898, alm do livro intitulado Archivstica, do italiano Eugenio Casanova, de 1928. Bem como, obviamente, influencia da corrente francesa para redigir o seu trabalho. Duranti (1994) tambm ressalta o pensamento de que a seleo de documentos deve se embasar sobre o intuito de conserv-los devido aos prprios fins que os deram origem, e no para fins de pesquisas histricas. Ou seja, os historiadores devem ter em mente que os arquivos no foram produzidos para subsidiar as suas pesquisas, e sim que eles so produtos de demandas organizacionais. A terceira e ltima corrente se molda numa postura atual de discusso amplamente subjugada ao sistema social democrtico. A democracia se apresenta como um campo espinhoso para o arquivista, na medida em que h a busca de olhares diferenciados daqueles que intensificavam uma avaliao de discurso de poder. Se antes os modelos de avaliao se ancoravam na perspectiva de reflexo das instituies de poder, agora esse ato deve incorporar os valores da sociedade atual. Essa perspectiva representa uma mudana fundamental no discurso dos arquivos, que se transporta ao eixo do estado que reflete e serve a sociedade. O caminho do ato de selecionar documentos agora no busca mais estar condicionado aos discursos dominantes, o que os arquivistas devem observar a possibilidade de se estabelecer o pluralismo da representao dos fatos para as geraes futuras. Para essa maneira de ver a avaliao de documentos, as instituies so o reflexo do sistema social em que esto inseridas, e por isso o contexto social deve ditar os parmetros do que deve ser conservado para as futuras geraes. O Arquivo Nacional do Canad, em 1991, comeou a suscitar esse tipo de discusso com a defesa da ideia da Macro-avaliao, baseada em estudos tericos que surgiram nos finais da dcada de 1980. Nesse tipo de abordagem, o planejamento da ao de avaliar deve refletir os valores sociais por intermdio das funes do organismo produtor dos documentos. O enfoque dessa maneira de avaliar recai sobre o contedo da documentao que reflete diretamente a opinio publica, juntamente com as necessidades dos usurios e as tendncias histricas. Para contrapor o enfoque de avaliao marcadamente orientada pelo contedo dos documentos, o que traz a preocupao com a autenticidade e fidedignidade destes 112

produtos, comea a se apresentar a corrente defensora do Macro -contexto. A ideia dessa corrente est na revisitao do conceito de provenincia documental por intermdio do registro do reflexo das funes, os programas, as atividades e as atuaes dos produtores dentro de seu contexto. A crtica que recai sob esta maneira de se pensar a avaliao est nos mecanismos necessrios para criar o envolvimento social no ato de selecionar o que deve ser conservado. improvvel que a maioria dos membros da sociedade entre em contato direto com as instituies arquivsticas ou queira expressar suas opinies acerca desse tipo de questo. Primeiro, pelo prprio desentendimento da funo dos arquivos nas sociedades contemporneas. Segundo, pelo imperativo atual de imediatismo na produo e conservao de documentos eletrnicos, subjugando o olhar do futuro aos poucos registros que restaro hoje. A avaliao deixar de ser uma operao voltada para a anlise de um conjunto de documentos em relao ao seu potencial interesse para a pesquisa, passando a concentrar-se na anlise das funes sociais da fonte geradora de documentos, refletidas em seus programas e atividades. Por isso, a seleo dos registros orgnicos comea a se balizar pelas informaes que melhor sintetizem e sistematizem a realidade das organizaes. Dentro desta vertente social de avaliao dos documentos de arquivo, Cox (2003) esboa a tentativa de orientar o ato de avaliao com nfase na memria coletiva, confirmando o compromisso direto do arquivista com a sociedade a qual pertence. Partindo da premissa de que avaliamos os documentos de arquivo para serem usados fora de nossa disciplina, ou seja, para que sejam teis aos receptores da informao, a ao de selecionar deve estar ancorada sobre a perspectiva de uma memria que seja importante para uso. Os arquivistas e os gestores da documentao querem assegurar-se de que os documentos sejam produzidos e gerenciados de tal maneira que possam ser utilizados quando se necessitem deles para uma grande variedade de usos legais, administrativos, fiscais e para a investigao. A memria coletiva ter um impacto sobre o momento e a possibilidade de sua posterior utilizao, inclusive a ausncia de determinados documentos deixa indcios importantes sobre a maneira de avaliao empreendida. Assim como tambm o fato de t-los guardado remonta alguma razo para tal. Os questionamentos que residem dentro da perspectiva de Cox (2003) devem ser os seguintes: o que a avaliao representa num contexto social mais amplo? Dada a 113

dificuldade de se expressar com exatido o que representa a memria, esta deve passar a ser um parmetro para critrios de avaliao? Dado que a avaliao deva ser um ato realizado continuamente, qual o momento mais oportuno para realiz-la? Todas as questes que saltam nesse momento do texto so oriundas da tentativa de entendimento desta maneira mais contempornea de observar a avaliao com um olhar social e representativo do momento de sua execuo. Fernanda Ribeiro (2005) ressalta que mais recentemente as tendncias nesta vertente de avaliao apontam num sentido de procurar enfatizar mais as necessidades dos utilizadores, indo de encontro aos comportamentos informacionais de quem busca e usa a informao. A mudana dessa perspectiva no ocorre por acaso. Insere-se na alterao do paradigma da prpria CI, que encara seu objeto de estudo como um fenmeno assumidamente humano e social. Apesar da maioria das pesquisas no campo da avaliao ainda favorecer o ponto de vista de que tal ao seja uma ferramenta prtica, desligada do plano terico e metodolgico. A autora portuguesa destaca a ausncia de estudos que focam a tica do desempenho dos servios de arquivo. Apesar de a autora relacionar a escassez ao campo de abordagem da avaliao, poderamos, obviamente, estender a caracterstica s outras atividades dos arquivos. Alm disso, essa preocupao com estudos avaliativos denota um enfoque sobre o tema da gesto da qualidade, to atual nas teorias da administrao. O estudo da avaliao no campo arquivstico est repleto de incertezas e se situa numa fase intensa de discusses e debates quanto aos critrios que devem nortear a sua aplicao. A tendncia apontada pelos recentes estudos denota a necessidade de se dialogar com uma avaliao mais representativa do discurso social, e menos inserida na replicao de poder. Contudo, os mecanismos que devem representar essa ao parecem ser ainda um entrave para a concretizao dessa vertente. Poderamos afirmar que da mesma maneira que a classificao no apresenta uma metodologia cientfica para sua aplicao, estando subjugada a parmetros altamente indutivos e pragmticos, a avaliao tambm se insere nesse quadro preocupante. Por isso, esta funo deve tomar para si o desafio de transpor esses empecilhos e tornar possvel um dilogo mais cientfico e menos subjetivo na aplicao dos seus princpios.

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8.3 Armazenagem (CI): conservao, preservao e restaurao A discusso sobre essa funo s pode ocorrer em conjunto com as outras funes arquivsticas apresentadas. A ao de preservar possibilita que as demais aes sejam executadas de uma maneira mnima. Obviamente, a interveno do profissional de arquivo s se d devido existncia material de uma determinada informao.
O pressuposto de que a preservao componente indissocivel do fazer e pensar arquivsticos deriva da ideia de que somente possvel classificar, avaliar, organizar, descrever, recuperar, disseminar e dar acesso informao arquivstica que esteja registrada e preservada em algum suporte material. (SILVA, 2008, p.76)

Assim como a classificao se apresenta como funo matricial para as intervenes de avaliao e descrio, estas trs aes no aconteceriam sem a aplicao de uma poltica de preservao dos documentos. Dito isto, resta-nos afirmar que tal funo a responsvel pela prpria existncia dos registros a serem utilizados como instrumento de trabalho para as demais funes arquivsticas. O primeiro questionamento que deve ser realizado ao se pensar em conservao e preservao diz respeito diferenciao de definio entre os termos. De uma maneira geral, a conservao vista como uma parte inserida dentro de uma poltica maior que d nfase na manuteno das informaes ao longo do tempo. E esta parte maior a que nos referimos a prpria noo de preservao. Por isso, a conservao vista como parte da poltica de preservao. Alm do imbrglio referente aos conceitos de conservao e preservao apresentados, existe o prprio desentendimento da necessidade da restaurao. Esta ltima aparece como uma ao de reparao, quando as duas aes predecessoras no alcanam xito. Logo, uma tentativa de fazer com que o documento possa retornar ao seu estado original de produo. Aparece nas discusses recentes o conceito da conservao preventiva, que tem por objetivo evitar o recurso da restaurao. Essa noo visa retardar a degradao dos materiais por intermdio da apresentao de melhores condies ao meio onde se guarda o acervo, aos materiais de armazenagem e do treinamento dos usurios. A apresentao de medidas constantes tende a diminuir a necessidade futura de uma ao

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de restaurao, que envolve altos custos financeiros e demanda de tempo que muitas vezes no pode ser empregada pelas organizaes. Dessa funo especfica surge o ideal de um arquivista como guardio da memria. Ainda que essa imagem tenha sido modificada, por estarem inseridos novos elementos que transformam a utilidade do profissional de arquivo, a funo de preservar documentos ainda evidente, ganhando um aditivo a mais: a gesto administrativa. O fato que os usos a que se destinam os arquivos mudaram com o passar do tempo. Essas vicissitudes sempre se apresentam atreladas s alteraes de expectativa da sociedade. Originalmente, a preservao tinha como objetivo a garantia de ttulos de propriedade e de direitos. Em seguida, passou-se para o vis da memria institucional. Tempos depois como um instrumento tpico da historiografia. Para assumir atualmente o uso sob uma gama enorme de possibilidades. Por isso, enfatiza-se que a preservao s faz sentido com a interlocuo junto aos mecanismos de transferncia da informao, que sero tratados posteriormente na funo de acesso. A preservao como ao arquivstica deve estar inserida numa poltica institucional. Isso demonstra a necessidade de existncia de um planejamento para levla a cabo. O que parece acontecer em grande parte das organizaes a considerao dessa funo como um artigo de luxo. E esse errneo entendimento acaba por repercutir negativamente sobre o potencial instrumental que a preservao pode alcanar. Apesar da conservao ainda ser uma tarefa conceitualmente ligada ao suporte fsico, Innarelli (2007) destaca a importncia que deve ser dada informao em si, haja vista que as TIs trouxeram uma mudana de foco nos procedimentos de conservao e restaurao para o profissional da informao. Passa a ganhar destaque a observao do carter de obsolescncia inerente as novas formas de registros. Num segundo momento preciso levantar a seguinte questo: que materiais os arquivistas devem ter em mente no momento de elaborao de uma poltica de preservao de documentos? Ou seja, qual o instante oportuno para se pensar nesse tipo de interveno? Estas indagaes comeam a vir tona na Arquivstica e as concluses apresentadas parecem girar em torno da capacidade de se observar a informao dentro de todo o seu ciclo vital, e no se atrelar apenas ideia de uma preservao de valor permanente. Esse argumento reforado numa das concluses apresentadas pelo trabalho de Silva (2008) ao abordar o tema da preservao da informao arquivstica governamental. O autor nos chama ateno para o fato de que, pelo menos no Brasil, 116

ainda, a preservao no est atrelada explicitamente gesto de documentos. Permanece o enfoque de atuao sobre os registros de valor secundrio, ou seja, do imaginrio de um patrimnio arquivstico nacional. Isso acaba por abafar as possibilidades mais concretas de eficcia em termos de resultados de implantao de uma efetiva poltica de preservao. Por isso, quando se pensa na aplicao de uma poltica de preservao, devemos destacar no somente os acervos recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, mas tambm os que esto sendo e sero produzidos junto s administraes de origem. justamente esse ponto que Silva nos convida a refletir. No ponto de vista apresentado pelo autor, fica evidente a noo de que a Arquivstica toma para si duas vertentes de atuao no que diz respeito preservao. Citando Bellotto (2002), o pesquisador retoma da vertente de preservao administrativa (ligada transparncia e a racionalizao da informao), bem como a observao da vertente do exerccio desta funo sobre o patrimnio cultural dos arquivos (conservao, regulamentao, discurso de ordem cultural). O estudo tambm nos remete aos impactos das tecnologias da informao sobre a funo. Se antes os arquivistas deveriam se preocupar com os aspectos fsicos para a garantia futura da informao, agora o foco de atuao recai sobre a preservao tanto dos novos materiais quanto dos elementos lgicos da informao (software, sistemas operacionais, redes, etc.). O impacto das TIs tambm visvel sobre a perspectiva da conservao permanente de documentos informticos. A fragilidade desses registros perpassa pela imposio de novos padres da indstria tecnolgica, assim como pela obsolescncia programada, que gera impactos diretos sobre a periodicidade de migrao das informaes. Dollar (1990) destaca que o conceito do que vem a ser documento permanente passa a ser relativizado quando os altos custos de preservao dos registros eletrnicos se sobrepem aos benefcios da guarda permanente. A crise que se apresenta funo est ligada necessidade de interveno contnua e abrangente sobre os documentos eletrnicos. A preocupao requer continuidade no tempo e deve acontecer no momento da produo da informao, bem como acompanh-la por todo o seu percurso de trmite e utilizao. preciso que os gestores entendam que a preservao no mais uma ao eventual, e sim um processo de interveno contnua.

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A elaborao de polticas de preservao de documentos tarefa essencial ao fazer arquivstico, posto que se tenha aqui o intuito de manuteno da integridade fsica e/ou lgica dos documentos frente degradao natural provocada pelo tempo e uso. Um programa que destaque aes nesse sentido deve ter uma preocupao ampla, envolvendo todas as fases do ciclo de vida de documentos, desde os meios de produo at o ato de arquivamento propriamente dito. O que fica ao se refletir esta funo a necessidade de renovao de suas aes historicamente consolidadas, justamente pelas mudanas de foco inseridas pela valorizao da informao. A preservao nos arquivos no mais sinnimo de interveno material. A influncia do pragmatismo na Arquivstica deve subjugada pela capacidade de se repensar a preservao sob aspectos mais conceituais e polticos. O que se percebe uma discusso inserida numa vertente tipicamente tcnica. Silva (2008) destaca que os melhores resultados acontecem quando se investe na preservao sob o vis da gesto dos documentos como processos interligados capazes de garantir o acesso em longo prazo. Assim, a preservao, por ser necessariamente contnua, vincula-se hoje muito mais ao planejamento e s decises e escolhas polticas do que a intervenes pontuais naquilo que se entende e se pretende como preservao (SILVA, 2008, p. 243).

8.4 Recuperao (CI): descrio A descrio como funo arquivstica pretende apresentar aos usurios instrumentos que possibilitem o conhecimento acerca dos documentos e informaes custodiadas pela instituio. Apesar de ser entendida como uma funo tpica dos arquivos ditos permanentes, tal viso encontra-se equivocada dentro do ponto de vista de vrios profissionais ligados ao tema. A descrio deveria ser uma ao realizada em todas as fases do ciclo vital, j que a finalidade de acesso no exclusividade da fase permanente. E a sua ausncia tambm dificulta o processo comunicativo nas idades de gesto.
Es preciso insistir, pues, que el archivero debera controlar y dirigir el proceso de descripcin de los documentos desde su creacin, ya que los usuarios en los archivos de gestin (segn las necesidades de registrar y hacer bsquedas de informacin administrativa), efectan la descripcin de expedientes y documentos de mutuo propio, con lo cual se avanza una labor anteriormente reservada con exclusividad al proceso tecnico en los archivos. (Borrs, 2001, p.9)

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Sendo assim, o profissional de arquivo deve oferecer critrios bsicos para a normalizao da ao de descrio dos documentos, permitindo padronizar a recuperao das informaes. Alm disso, com o uso das TICs, teramos a possibilidade de integrao e intercmbio de informaes entre os departamentos internos da instituio, promovendo a unificao dos registros e impedindo a sua fragmentao. Para Bellotto (2004, p. 174), esta funo tarefa restrita aos documentos de valor secundrio e o seu sentido se apresenta nas respostas s demandas de um grupo especfico de usurios: os historiadores.

A descrio uma tarefa tpica dos arquivos permanentes. Ela no cabe nos arquivos correntes, onde seu correspondente o estabelecimento dos cdigos do plano de classificao que acabam por servir de referncia para a recuperao da informao -, assim como de outras categorias de controle de vocabulrio e indexao que se usem para o mesmo fim. Tampouco a descrio faz sentido no mbito dos arquivos intermedirios, onde a frequncia de utilizao secundria quase nula. Nesses depsitos, para fins de esclarecimento, de informaes adicionais e de testemunho ainda decorrentes do uso primrio, os instrumentos de busca resumem-se aos prprios planos de classificao, s listas de remessas de papis, s tabelas de temporalidade e aos quadros gerais de constituio de fundos. Os contedos, a tipificao das espcies documentais, as datas-baliza, as subscries, as relaes orgnicas entre os documentos e a ligao entre funo e espcie, enfim todos os elementos ligados s informaes de interesse do historiador que sero objeto do trabalho descritivo.

Como j observado, no entendimento deste trabalho, a limitao de uso da descrio aos arquivos ditos definitivos acaba por restringir a capacidade de uso das informaes arquivsticas. Isso sem contar que atualmente aos arquivos se apresenta uma diversidade de demandas relacionada aos mais diferenciados usos dos documentos. O universo de usurios que visita um arquivo permanente no condiz mais com imagem apresentada. At mesmo pela prpria reconsiderao do valor documental dentro dos estudos historiogrficos. Ao observarmos a trajetria histrica desta funo, percebemos que a sua maneira de conduo ainda condiz com os preceitos estabelecidos por Schellenberg. Para ele, os documentos deveriam ser descritos em termos de substncia e estrutura. Onde o primeiro elemento espelha o rgo administrativo produtor das informaes, com suas funes e atividades. Enquanto o segundo diz respeito natureza fsica dos documentos e os sistemas de arquivamento empregados. Tal funo no se resume a transcrio do contedo dos conjuntos documentais. Antes de tudo, ela deve ser entendida como uma ao de contextualizao da 119

informao, o que possibilita a ampliao da compreenso do objeto descrito. A mesma informao inserida em diferentes contextos adquire interpretaes diferenciadas dentro da descrio arquivstica. Nesse sentido, esta funo estaria muito mais relacionada metfora de meta-informao, ou seja, a informao da informao, como bem designou o pensador portugus Armando Malheiro da Silva (2006, p. 128). Importante ressaltar o estreito relacionamento entre as funes de classificao e descrio. A primeira permite uma leitura contextualizada da informao, ao inseri-la no quadro de funes e atividades desempenhadas pela organizao j nas primeiras fases documentais. Dessa maneira, o correto estabelecimento de um plano de classificao de documentos de arquivo contribui para a execuo posterior da tarefa de descrio. A justaposio da classificao com a descrio permite a apresentao de uma dupla finalidade: de um lado o conhecimento do que se tem no acervo, e como o mesmo est organizado; e de outro informar com preciso o contedo e a disposio fsica ou localizao dos documentos. Esses objetivos se interagem para oferecer sempre uma resposta eficiente e pertinente aos usurios. A funo de descrio parece ser uma das mais discutidas ultimamente dentro da literatura Arquivstica. Em parte, isso se deve sua insero dentro da abordagem contempornea de comunicao dos contedos informacionais. Dado que o objetivo da descrio tornar teis e disponveis pontos de acesso informao. De outro lado, evidencia a participao cada vez mais efetiva do profissional de arquivo, retirando o vis positivista que antes recaa sobre sua ao. Como destaca Silva (2006, p. 129) nada incuo e neutro na ps-modernidade, muito menos a ao de descrio realizada por esses profissionais. A discusso fica ainda mais intensificada ao se observar o impacto das TICs sobre esta funo. Esse ponto toca de maneira mais intensa o usurio de um servio de arquivo. Com o acesso remoto a informao, o intermedirio do processo de comunicao acaba por diminuir a sua maneira de atuao direta com o seu cliente. E isso requer instrumentos de pesquisa cada vez mais didticos, onde o usurio possa utiliz-los sem esforos maiores de entendimento. (OLIVEIRA, 2006) No que tange aos documentos ditos permanentes, as aes dos profissionais de arquivo dentro dessa funo tocam a elaborao de guias, inventrios, catlogos e repertrios como instrumentos ligados ltima fase do ciclo vital. Enquanto que nas demais fases teriam a preocupao em estabelecer formas e condutas para registros 120

dessas informaes, facilitando a recuperao dos documentos. Ademais, vm ganhando importncia dentro desses estudos os levantamentos das necessidades de informao do pblico-alvo ou de seus clientes e usurios em potencial; com o intuito de melhorar o processo de transferncia e satisfazer as expectativas dos consulentes. Fernanda Ribeiro (2005) ressalta que no que tange avaliao dos instrumentos de recuperao da informao os trabalhos visam analisar a qualidade do tratamento tcnico, medido em funo das necessidades de informao dos usurios dos servios. Mesmo assim, o desempenho desses instrumentos de recuperao tem sido estudado de maneira isolada e especfica, com critrios de avaliao muito restritos. Ou seja, sem tocar a outra ponta do processo de comunicao de uma maneira mais enftica: o cliente do arquivo. As tendncias dos estudos dessa vertente apontam num sentido diferente, procurando reforar o olhar sobre as demandas informacionais dos utilizadores dos documentos. Dessa maneira, a Arquivstica tambm tende a seguir o caminho da Cincia da Informao, indo ao encontro do agente que busca e usa a informao. Zapata (2002) nos apresenta uma importante contribuio quanto s fragilidades da descrio em arquivos. Em suma, a causa principal para essas fraquezas esto no esquecimento da informao como um objeto de anlise, o que traz os seguintes problemas:

a) o privilgio do acesso aos documentos em detrimento da recuperao da informao, fragilizando a importncia do contedo dos registros; b) a inobservncia da contribuio do campo de estudo da lingustica na ao de descrio; c) a descrio, tal como se situa hoje, limita-se a manejar elementos mnimos, tornando-se extremamente superficial; d) a ausncia de profissionais de outras reas na feitura da descrio, impedindo a observao de outros pontos de vista na recuperao da informao; e, e) a desintegrao dos conjuntos documentais pela incapacidade de manuseio da informao multimdia e dos documentos hipertextuais.

A descrio apresenta trs momentos distintos no decorrer de sua trajetria. A norma internacional um marco dentro da funo. Ela se apresenta como o eixo 121

principal, onde se desenham dois momentos distintos: as discusses ocorridas antes de seu estabelecimento e os debates desenvolvidos aps a sua implantao. A tentativa de universalizao dos instrumentos de descrio, por intermdio da criao de normas internacionais, vem ao encontro da necessidade de elaborao de uma linguagem comum aos profissionais de arquivo. As normas so um caminho de comunicao entre os criadores dos documentos, os gestores de informao e os usurios dos servios. Ou seja, os benefcios perpassam pela diminuio dos custos e aumento da cooperao, compreenso e comunicao entre as partes. Para a efetiva comunicao e um entendimento entre os pares, Cruz Mundet (2001) destaca algumas premissas:

a) a descrio deve ser realizada do geral para o particular. Respeitando-se o princpio da provenincia; b) ainda que seja necessria sua aplicao em todas as fases do ciclo vital, esses princpios de descrio tm sido utilizados para os documentos de valor permanente. Esse ponto de vista j foi descartado neste trabalho; c) a unidade mais abrangente de descrio o fundo, cujas partes constituem os nveis subseqentes; e, d) necessria uma estrutura hierrquica de relao entre o fundo e as suas partes constituintes. A Norma Internacional de Descrio Arquivstica ISAD (G) uma experincia advinda das melhores prticas de trabalho, se apresenta como o resultado das aes utilizadas na Gr-Bretanha, Canad e Estados Unidos. Esses pressupostos supracitados esto destacados em seus vinte e seis elementos de contextualizao. A norma estabelece as seguintes regras:

a) a descrio deve ser realizada do geral ao especfico; b) a informao da descrio deve ser pertinente ao nvel abordado; c) deve-se deixar clara a subordinao ou no da unidade de descrio dentro da hierarquia; e, d) no se deve repetir a informao que j tenha sido contemplada em outro nvel.

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Os subsdios suficientes para dar incio elaborao de um plano descritivo esto explicitados a partir das regras estabelecidas acima. Por isso, na elaborao de um plano que possibilite a apresentao de pontos de acesso informao para os usurios, os seguintes princpios devem ser observados:

a) o objetivo maior de um plano descritivo tornar acessveis os fundos documentais de um arquivo; b) deve-se formular um programa que englobe a totalidade dos documentos custodiados pelo arquivo; c) os instrumentos de descrio devem revelar o contedo e o carter dos mesmos, alm de facilitar a sua localizao. Ademais, devem responder as demandas de um grupo cada vez mais heterogneo de usurios; e, d) colocar os documentos e os instrumentos de descrio ao alcance dos usurios, que o objetivo final de um plano descritivo.

Para alcanar o objetivo apresentado pelo item B, o profissional de arquivo deve se valer de diferentes instrumentos de descrio. A utilizao de guias, inventrios, catlogos e repertrios representa a perspectiva de estabelecer uma hierarquia de apresentao das informaes. Conforme dito anteriormente, a descrio em arquivstica no uma mera transcrio de contedos, mas sim um desenho hierrquico de representao das informaes. O uso de diferentes instrumentos visa contextualizao dos documentos dentro de um nvel especfico de descrio. Assim o arquivo explicita a contextualizao da constituio de um acervo, realizando uma narrativa e construindo caminhos para a investigao. De maneira geral, os instrumentos de descrio tm recebido as mesmas nomeaes dentro da Arquivstica. Enquanto os guias proporcionam a observao geral e panormica sobre os fundos de um ou mais arquivos, os catlogos tm a finalidade de descrever exaustivamente os itens documentais. Entre esses dois instrumentos apresentam-se os inventrios, que explicitam as unidades que compem as sries documentais, dispostas segundo a estrutura demonstrada pelo plano de classificao. Este permite ao arquivista trabalhar sobre a representao da imagem de um fundo documental. Para Cruz Mundet (2001) este instrumento a verdadeira obra do profissional de arquivo. Alm disso, essa ferramenta

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permite ao usurio o conhecimento sobre o que se tem no arquivo, como est organizado, o contedo e a localizao dos documentos. O que se percebe na leitura das funes de cada tipo de instrumento, que os catlogos so discutidos como uma opo que se recorre de maneira excepcional. Temse a sua aplicao sobre um conjunto de documentos selecionados sob critrios subjetivos, tomando-se o carter de uma coleo. Por isso, Cruz Mundet (2001) afirma ser o menos recomendvel dos instrumentos. Comea a tomar corpo dentro da discusso da descrio a busca por um ferramental metodolgico da lingustica. Essa postura refora o ideal de um maior entendimento entre os usurios e os instrumentos utilizados na representao das informaes. Quanto mais os termos utilizados na descrio condizerem com o nvel cognitivo dos consulentes maior a capacidade de permisso de acesso. A preocupao dos arquivistas com os termos utilizados na atividade de descrio tambm tem o intuito de aplicao de um controle de vocabulrio. A limitao dos termos descritores deve diminuir a capacidade humana de rotulao dos objetos com subjetividade. Isso reflete a procura por uma descrio mais cientfica e rgida, e tambm com certa flexibilidade. As tecnologias da informao apresentam aos arquivistas a necessidade de revisitar conceitos e discutir as maneiras de aplicao dos instrumentos. Isso porque essas ferramentas possuem a capacidade de quebra da estrutura hierrquica apresentada na maneira convencional da descrio. O usurio est em busca de uma pequena constituio do acervo sem se preocupar com a sua contextualizao. Nesse ponto se apresenta o maior desafio do arquivista, ou seja, como reconhecer o processo orgnico gerador desses registros? Nessa perspectiva, a funo de descrio se torna um campo ainda suscetvel a muitos debates. As tecnologias embaralham a prpria capacidade de estabelecimento de um fundo documental. E isso traz reflexes importantes a esta funo, j que toda a sua estrutura est fundamentada sobre esse pilar. Seguindo em frente, como estabelecer a contextualizao sob uma plataforma cada vez mais flexvel? Como elaborar instrumentos cada vez mais adaptados capacidade de entendimento do usurio? Como fazer com que a complexidade da tarefa de descrio reflita na simplicidade de uso dos instrumentos de recuperao? Todas essas questes esto em e o debate uma ferramenta importante para o desenvolvimento da rea.

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8.5 Acesso, emprstimo, disseminao (CI): difuso e acesso A funo de acesso toca diretamente a questo da descrio, abordada anteriormente. A descrio uma das maneiras de se programar aes de acesso aos conjuntos documentais. Por uma questo de melhor entendimento do tema, decidiu-se pela separao das funes. A descrio deve ser tratada como um tema especfico devido s suas peculiaridades e ao seu vnculo especfico com a recuperao da informao. E tambm por que o texto em questo preocupou-se com a necessidade de explicitar os pormenores que esto envolvidos na tarefa de criao dos instrumentos de pesquisa, que toca a questo principal do preste trabalho: os usurios de arquivo. A importncia desta funo expressa pela capacidade do arquivo em se apresentar aos usurios, sejam eles internos ou externos. A partir do acesso tem-se a possibilidade de aumento da interao deste setor com o seu cliente, alm da divulgao dos produtos e servios oferecidos por essa unidade de informao. Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p.19), acesso a funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao. Para o exerccio de tal funo imprescindvel a passagem por todas as outras funes j descritas. Desse modo, estariam presentes os mecanismos que podem contextualizar o documento de arquivo sua gnese. Partindo-se tambm da ideia de que estariam estabelecidas as normas e procedimentos que orientam todas as aes do profissional de arquivo, bem como o plano de classificao, reflexo das funes da organizao, e a tabela de temporalidade documental, estabelecendo os prazos de guarda e a destinao final dos documentos. O acesso traz em seu cerne a discusso sobre a transferncia da informao arquivstica. E, pelo que se apresenta nas leituras do tema, vem tendo pouco espao de discusso quando comparado s outras funes. E ainda quando discutido, os estudos parecem negligenciar a importncia do usurio como sujeito ativo no processo de comunicao. O conceito de acesso em Arquivstica denota a possibilidade de consulta aos documentos, tanto observando as questes fsicas, intelectuais, inseridas nos instrumentos de pesquisa, quanto os aspectos legais relacionados ao sigilo das informaes. O tema tambm toca a discusso das polticas publicas de informao por intermdio da acessibilidade jurdica aos registros.

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A noo de acesso informao relaciona-se, portanto, a um direito, mas tambm a dispositivos polticos, culturais, materiais e intelectuais que garantam o exerccio efetivo desse direito. O acesso jurdico informao no se consolida sem o acesso intelectual informao. O acesso jurdico informao pode garantir ao usurio o acesso fsico a um estoque informacional materialmente acessvel (um "arquivo" no subsolo de um organismo governamental, por exemplo) sem que seja possvel o acesso intelectual dada a ausncia de mecanismos de recuperao da informao. As experincias internacionais e, em especial o caso brasileiro, deixam claro que no se viabiliza o direito informao governamental sem polticas pblicas de informao. (JARDIM, 1999, p. 3)

Nessa mesma linha de raciocnio, Zapata (2002, p.7) traz uma anlise bastante elucidativa dos tipos de dificuldade que recaem sobre a questo do acesso aos arquivos. Para o autor, existem dois grupos de obstculos que impedem o uso adequado das fontes documentais e da informao organizacional.
Estruturais Ineficincia do servio Inadequada estrutura tcnica Falta de recursos Formao inadequada do profissional de arquivo Funcionais Limitaes na descrio dos fundos Falta de organizao dos fundos Limitaes de ordem legal Concepo restrita da funo dos arquivos

Quadro 13. Obstculos de uso das informaes de arquivo. Fonte: elaborao prpria

Observa-se que mesmo apresentando pontos importantes quanto aos obstculos para o acesso, podemos verificar que o autor ainda situa a problemtica em torno dos conjuntos documentais da terceira fase do ciclo de vida. Mais uma vez, no se apresenta uma discusso mais profunda no que diz respeito caracterizao desta ao nas idades de gesto. Quando se menciona a questo do acesso, a literatura da rea parece restringir o seu entendimento aos usurios-pesquisadores, tomando uma postura ainda tpica das formaes dos arquivos ps-revoluo francesa. O uso das TICs aumenta o carter de utilidade pblica dos servios de arquivo, potencializando os meios de difuso de seus acervos. Essa caracterstica se relaciona diretamente com os arquivos ditos permanentes. Contudo, o acesso tambm deve ser discutido sobre a documentao de carter de gesto, ou seja, das primeiras fases documentais. Essa funo parece estar ligada a ultima fase por uma tradio da Arquivstica em desenvolver mecanismos de uso dos documentos para fins de pesquisa histrica. 126

Apesar da pouca discusso relacionada ao acesso, esta funo ganha um grau de destaque cada vez maior dentro dos debates arquivsticos. A insero das tecnologias da informao nos servios de arquivo denota a importncia de se discutir a transferncia de seus ativos informacionais. Contudo, o mero deslocamento do eixo da organizao para o acesso faz com que os profissionais de arquivo no solucionem problemas antigos e os transfiram para outro eixo de discusso. Muda-se o foco, mas continuam os percalos da dificuldade de potencializao dos documentos de arquivo.

No que se refere aos arquivistas que hoje trabalham com informaes registradas sobre suportes convencionais e com dados derivados de computadores, acredito que a capacidade de compreender as ligaes entre estas duas fontes e o conhecimento reveste-se de importncia capital. Assim, pode-se pensar na melhoria dos sistemas de acesso que os arquivistas so chamados a desenvolver no quadro de sua profisso. (LOPES, 2009, p. 98)

Por outro lado, essa postura parece estar inserida dentro de uma tica de divulgao dos servios de arquivo. Aparece ainda como uma maneira incipiente de tentar tornar visvel o seu objetivo principal de dar acesso s informaes, ao mesmo tempo em que existe a tentativa de resolver os problemas internos de organizao dos documentos. Nesse contexto, a internet assumiu um grau de extrema relevncia nos processos de transferncia das informaes arquivsticas, na medida em que representa uma nova maneira de demonstrar a utilidade dos esforos de organizao empreendidos. Vale lembrar que os problemas de organizao e a ausncia de instrumentos de gesto, como plano e tabela, dificultam o acesso informao. Esses problemas so anteriores ao advento da internet e refletem diretamente na construo das pginas da Web. Mariz (2005) discute a questo analisando os servios oferecidos pelos sites das instituies arquivsticas pblicas brasileiras. O trabalho se compromete com a tentativa de entender os servios oferecidos por essa nova maneira de comunicao, bem como em avaliar o nvel de relacionamento com o usurio, as formas de consulta e os elementos relacionados aos contedos, desenho e estrutura dos sites. A autora ressalta que apesar de todo o discurso de democratizao que permeia o ideal da internet, fatores como navegao, recuperao e disponibilizao no so garantias de acesso. Nas concluses apresentadas pelo seu trabalho, a autora enfatiza que, embora esse recurso de disponibilizao deva ser incentivado, preciso observar a necessidade de melhoria do processo comunicativo. Deve-se melhorar a qualidade dos servios 127

oferecidos atravs da rede. Isso porque so retomados os mesmos problemas observados pelo procedimento de acesso tradicional, uma vez que o atendimento pela internet no substitui a maneira presencial de contato com o usurio. Muito pelo contrrio, dependendo do nvel de estruturao do site e das informaes disponveis, pode-se incrementar a busca presencial nos servios arquivsticos. A importncia que recai sobre esse novo espao condiz com a necessidade dos arquivos em dialogar com usurios cada vez mais diversificados. A heterogeneidade de demandas advindas pelo oferecimento do servio de difuso em rede requer uma estruturao de interfaces com boa apresentao de contedos informacionais, incluindo instrumentos de pesquisa, composio do acervo, maneiras de contato com a instituio, bem como disponibilizao do prprio documento on-line. Assim, a transferncia da informao no se resume a simples entrega do documento ao usurio. Trata-se de um processo inserido num fluxo de comunicao do arquivo com seu cliente, onde o primeiro lana informao ao segundo, que o transformar ou no em conhecimento. Por outro lado, no possvel discutir os aspectos do acesso sem interlig-los ideia do no acesso. Ou seja, restrio de consulta aos documentos que possuam informaes de carter reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. E que possam comprometer a administrao, ou at mesmo a honra e imagem de uma pessoa especfica. Devem ser definidos critrios de acesso, visando garantia da segurana dos assuntos tratados. Essa poltica, alm de proteger a organizao e os indivduos, potencializa o compartilhamento da informao e do conhecimento, reduzindo a insegurana administrativa. Outro ponto ainda relevante a ser abordado nesta funo o aspecto da difuso. De uma maneira bem generalizada, a difuso se apresenta como uma das maneiras de se aumentar a possibilidade de acesso aos documentos de arquivo por intermdio da implantao de programas de conscientizao do cidado. Logo, a ao de difundir est ligada s maneiras de tornar o arquivo um instrumento cada vez mais presente na vida da populao. O que se pode dizer para finalizar a questo que o acesso passa a ser um ponto cada vez mais importante aos servios de arquivo. A sua utilidade se faz presente pela capacidade proativa de mostrar aos usurios informaes que podem responder s suas demandas. Por outro lado, os arquivistas esto tentando discutir novos elementos com os mesmos problemas histricos de organizao. Se as massas documentais acumuladas nas organizaes so apresentadas atravs de uma nova interface, no diminumos a 128

nossa capacidade de atender as solicitaes. Muito pelo contrrio, esse fato pode gerar ainda mais nsia por uma informao que no pode ser acessada com a facilidade que a internet demonstra a priori.

8.6 Consideraes finais do captulo O objetivo deste captulo foi exposto pelo estabelecimento do paralelo entre o ciclo de vida das informaes com as funes arquivsticas, apresentadas por Couture (1999). A semelhana entre as funes ora apresentadas reflete o entrelaamento da Arquivstica com a Cincia da Informao. Os estudos da rea de arquivo ainda tendem a desconsiderar as semelhanas com reas afins, sempre reforando e tornando mais evidente as diferenas entre os campos. No entendimento deste trabalho esta postura intensifica a desconsiderao dos debates de arquivo dentro da perspectiva da CI. Podemos observar o estreito relacionamento entre as funes arquivsticas contemporneas e o ciclo de vida das informaes. Alm da finalidade principal de tornar acessveis os registros sob sua guarda, ambos tendem a se utilizar das mesmas funes, embora com definies diferenciadas, para chegar a esse objetivo maior. Desse modo, percebemos uma mudana no foco dos trabalhos da literatura arquivstica. Comea-se a discutir questes novas sobre problemas antigos de organizao dos documentos. O quadro abaixo exibe as relaes das funes arquivsticas com o ciclo de vida das informaes, alm de demonstrar que a diferena dos termos no significa uma dessemelhana de definio conceitual. Isso explicita que alm do objetivo de permitir o acesso informao, as duas reas se utilizam de semelhantes processos para tratamento dos seus objetos de estudo.

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CICLO DE VIDA DAS INFORMAES X FUNES ARQUIVSTICAS

CICLO DA INFORMAAO

Acesso Aquisio Organizao Armazenagem Recuperao Emprstimo Disseminao

FUNES

Criao

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Classificao Aquisio Ordenao Avaliao

Conservao Preservao

Descrio Difuso Acesso

ARQUIVSTICAS Produo

Quadro 14. Ciclo de vida das informaes e funes arquivsticas Fonte: elaborao prpria

Dentre as funes temos a criao/produo, aquisio, classificao, avaliao, conservao/preservao, descrio e difuso/acesso. As funes de um arquivo tocariam at o momento de disseminao dos documentos ou informaes, ou seja, a promoo do acesso ao objeto informacional. O uso e o ps-uso do documento arquivstico, propostos por este trabalho, no parecem ser uma preocupao habitual do profissional envolvido nesse exerccio. Nessa linha de raciocnio, segundo Cronin (1990), o valor de uso da informao uma das classificaes da informao, baseando-se na utilizao final que se far dela. Refora ainda a ideia de que, de modo geral, a percepo de valor de uma determinada informao pode ser influenciada pelo entendimento da cadeia de uso. Destacando que o valor desse ativo deve ser avaliado pela observncia da funo do efeito que ele tem sobre o processo decisrio. Ser que os profissionais de arquivo esto dispostos a ampliar o seu foco de viso? Indo alm, como realizar a ampliao desse olhar? A partir desse momento ampliaremos o nosso olhar sobre esse quadro. Como o trabalho pretende ultrapassar os limites da disseminao, passaremos a englobar tambm o uso a que se destinam as informaes arquivsticas, indo agora alm do que se v. Dentro da discusso inserimos o ideal do ps-uso, colocando-o sob uma perspectiva que foca o arquivo enquanto um servio de informao.

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O incio do captulo justifica os porqus da insero da criao e produo na aquisio.

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9. Alm do que se v: o uso e ps-uso da informao orgnica arquivstica. Diante do exposto no captulo anterior, o questionamento que vem tona o seguinte: o potencial informativo dos arquivos institucionais explorado em sua plenitude? Caso a resposta seja negativa, devemos procurar investigar por que essas informaes documentadas esto sujeitas obscuridade? Ser que os usurios realmente no as necessitam ou nem sequer tem o conhecimento de sua existncia? Quais fatores contribuem para isso? Os servios de informao so basicamente escolhidos em funo da facilidade de acesso fsico e de uso? Ou o que realmente importa para o usurio desse tipo de servio ter a informao mais til? Podemos ainda ir adiante formulando outras perguntas, por exemplo: quanto custa a instituio manter sob sua custdia uma informao que no utilizada? Qual o objetivo de se conservar informaes sem utilidade? Os documentos de arquivo no estariam sendo utilizados por que o processo de avaliao, responsvel por sua seleo, foi mal executado, ou os mecanismos de incentivo para seu uso so inadequados? Como responder a todas essas questes se at o presente momento continuamos focados em tcnicas meramente instrumentais? No nos aventuramos em ampliar o nosso olhar. Este trabalho levanta a possibilidade de que essa prtica seja ampliada para alm da tarefa de disseminao, indo alm do que se v; conseguindo atingir as formas de utilizao desses registros orgnicos dentro do processo de tomada de deciso organizacional. Como ilustra Wilson (2006, p.53): o que parece ter acontecido com o ciclo de vida da informao que o mesmo foi estendido para incluir uma rea fora do controle do gestor da informao, o uso da informao. Embora essa etapa do ciclo esteja fora do foco de ateno do gestor de arquivo, ela importante para identificar as necessidades de informao dos usurios. A figura abaixo facilita a observao do ciclo de vida da informao em questo, com destaque para o espao relacionado ao uso desses ativos:

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Figura 10. O ciclo de vida das informaes

Fonte: Wilson (2006)

Nesse mesmo sentido, Le Coadic (2004, p.42) afirma que em nenhum momento se faz referncia ao uso da informao e para o que serviu. Ou seja, no feita uma avaliao de qual foi o nvel de pertinncia do documento ao problema suscitado, o impacto do objeto informacional na demanda do usurio e at que ponto o registro logrou o xito almejado. Os arquivistas tendem a observar o seu trabalho de maneira linear, na ordem em que as aes acontecem dentro do ciclo de vida das informaes. Por isso o uso da informao se apresenta como a sua ltima preocupao. No entanto, com a mudana de paradigma ora em curso, o foco pode se voltar justamente ao uso das informaes por parte dos usurios. Diante disso, esses profissionais podem rever os seus parmetros de atuao e observar o ciclo como um todo.

9.1 O uso da informao arquivstica A trajetria histrica dos estudos dos arquivos nos proporciona observar a multiplicidade de usos a que os mesmos esto submetidos atualmente.

Tradicionalmente, h a dupla funo de instrumento de apoio a servio da administrao e como base de fonte informativa pesquisa historiogrfica. No entanto, Zapata (2002) nos apresenta a fragilidade desse olhar, citando a importncia dos arquivos como instrumento de desenvolvimento dos povos e at mesmo como um ativo real de luta pela democracia. Sob esse ponto de vista, a baixa explorao de uso do objeto dos arquivos se deve aos mais variados fatores: 132

a) baixa conscincia sobre o valor da informao, quando no corresponde aos plos tradicionais: histrico e administrativo; b) falta de formao ou especializao dos arquivistas responsveis pelos arquivos setoriais; c) ausncia de instrumentos de descrio nos arquivos permanentes; d) desconhecimento do valor dos arquivos como ferramenta para o desenvolvimento da cincia e da tcnica; e) falta de profissionalizao dos responsveis pela administrao dos arquivos; e, f) desconhecimento, por parte dos arquivistas, das tcnicas e mtodos de investigao cientfica.

Dessa maneira, o autor define um quadro de usos a que podem se submeter os arquivos, fugindo dos tradicionais, agrupando-os de acordo com o seguinte esquema:

USOS DOS ARQUIVOS SOCIAIS Educao Democracia Consolidao de valores Literatura Desenvolvimento da cincia e da arte TCNICOS CIENTFICOS Investigao em sociologia Estudos psicossociais Estudos forenses Investigao em cincias naturais
Quadro 15. Tipos de usos dos arquivos Fonte: Zapata (2002). Com adaptaes

COMERCIAIS Documentrios Publicidade Cinema, Rdio e TV Turismo

Os autores portugueses Silva e Ribeiro (2002, p. 35), utilizando do conceito de informao consolidado por Saracevic e Woods, nos apresentam uma maneira particular de represent-la: o ato de consolidao remete mais ao contexto orgnico de produo. Infere-se que a mesma informao pode ser mais bem compreendida em sistemas especficos de atuao. Com isso, a seleo desse ativo deve ser norteada pelos seguintes parmetros: 133

a) a mensagem ou o conjunto de mensagens deve ser escolhido, avaliado e estruturado em funo das necessidades dos receptores potenciais; b) as convenes usadas para represent-la so escolhidas em funo do ponto de vista do receptor; c) a estrutura do texto essencialmente construda em funo das necessidades do receptor; e, d) os problemas e as etapas dos decisores so a principal preocupao na sua seleo, avaliao e estrutura.

Note-se que nos pontos destacados em nenhum momento os autores enfatizam a necessidade de organizao dos conjuntos documentais de acordo com a lgica utilizada pelos usurios para acesso informao. Tal posto de vista no condiz com a postura dos arquivos, pela diluio do reflexo da estrutura da organizao. Sendo assim, os autores enumeram oito operaes diretamente envolvidas na consolidao da informao: (1) estudo dos utilizadores potenciais; (2) escolha das fontes que contenham informaes mais teis sob o ponto de vista do utilizador; (3) avaliao da informao pela validade e confiabilidade; (4) anlise com o objetivo de extrair as caractersticas mais marcantes; (5) reorganizao da informao para ser utilizada de maneira mais eficaz; (6) acondicionamento e recondicionamento da informao reorganizada, acrescentando o carter de utilidade; (7) difuso ou disseminao observando o aumento da potencialidade de uso, e; (8) retroalimentao ou feedback fornecido pelos utilizadores. Ao monitorar o uso de um documento disseminado pelo arquivo, promoveramos a contextualizao do uso a que se destina o registro; caminhando lado a lado com o problema levantado anteriormente. Assim, o arquivista compreenderia melhor a importncia desse documento para a organizao em que est inserida sua unidade de informao (ps-uso). Os resultados desse uso poderiam orientar futuras condutas para melhor atender seus usurios. Essa postura de ao talvez promova um uso cada vez mais potencial por parte dos usurios dos arquivos. A busca efetiva por pesquisas que possam ir ao encontro das necessidades de informao pode preencher a lacuna responsvel pela possvel apatia dos consulentes em relao aos servios de arquivo. Ademais, a transferncia da 134

informao deve se valer da capacidade de observar o que est sendo solicitado, juntamente com prticas e aes que interfiram na produo de um novo recurso de conhecimento, gerando um ativo institucional. Dessa maneira, evidencia-se a importncia da identificao do uso, mas preciso tambm ir alm e levantar as necessidades de informao dos usurios. Isso porque os usos para os quais as fontes de informao so necessrias e as suas consequncias so aspectos que afetam diretamente as necessidades informacionais. Portanto, torna-se fundamental detectar o impacto dos documentos de arquivo nos processos de trabalho da organizao. Ao avaliarmos as consequncias da utilizao dos registros orgnicos, introduzimos neste trabalho o termo Ps-uso da informao arquivstica. Este termo encerra a hiptese de se trabalhar com as possibilidades de melhoria dos produtos e servios do arquivo por intermdio da anlise do que feito pelo receptor enquanto tem o documento em suas mos. E propomos que os profissionais da rea passem a analisar com mais cuidado essa fase do fluxo informacional, conforme destacam Costa, Silva e Ramalho (2010, p. 140):

No h dvida de que os estudos de uso da informao tm muito a contribuir para os campos da Arquivologia e da Cincia da Informao em dilogo, tanto no mbito terico quanto prtico, sublinhando questes que envolvam o usurio.

Taylor (1984) ressalta que para podermos nos comunicar plenamente com nossos usurios, temos que compreender os efeitos das mensagens sobre a sua postura. Isso porque toda mensagem concebida para produzir algum tipo de efeito. E os documentos de arquivo no so tomados de maneira diferenciada. Dessa forma, vamos em direo aos cinco qus apresentados por Harold Lasswell:
Figura 11. Modelo de comunicao

Fonte: Harolda Lasswell (1948)

135

Nesse momento preciso deixar claro que no estamos aqui afirmando que a atividade de disseminao de documentos um esforo inexpressivo, mas discorrendo sobre a importncia de poder monitorar qual o comportamento do usurio aps ter as informaes disponveis para uso. Tal enfoque poder potencializar a filtragem futura de informaes cruciais para determinada situao do usurio, ou para detectar uma classe de problemas especficos. Essa postura crtica diante do alargamento do olhar dado ao uso de nosso objeto de estudo potencializa a possibilidade de conhecimento do perfil dos usurios e dos procedimentos diretamente ligados s execues de suas atividades. Levanta-se a possibilidade de que essa postura possa auxiliar os arquivistas a promover aes de prospeco informativa ou ter uma postura proativa no processo de disseminao dos documentos. Lara e Ortega (2010) tomam emprestados os conceitos da Documentao para avaliar a noo do prprio documento, de Otlet aos dias atuais. Chama ateno a relao de informatividade que esse objeto de estudo assumia dentro dessa corrente, relacionando-o ao seu aspecto pragmtico de uso. Meyriat (1981) coloca que a capacidade informativa de um documento no pode ser esgotada pelos usos de informaes j realizados. Pode-se sempre acrescentar novos questionamentos a um documento j explorado, com a esperana de obter novas informaes como resposta. Na concluso da reviso do conceito de documento, proposta pelas autoras, fica clara a ideia desse artefato como uma mensagem estabilizada sobre um suporte que a torne autnoma e disponvel [...] em funo de um projeto a realizar, de tal modo que haja uma produo informacional nova, e no apenas uma reativao do evento. Logo, a tendncia da contemporaneidade a de que [...] no o tipo de objeto que define o documento, mas seu uso enquanto tal. (LARA; ORTEGA, 2010, p. 9) Desse modo, o direcionamento do olhar dos produtos e servios de arquivo pode ser ampliado para alm da simples difuso. Os processos de trabalho podem levar em considerao as atividades de uso das informaes orgnicas, envolvendo o compartilhamento e a utilizao que se faa de um registro documental.

[...] certamente a informao s ser til se o usurio quiser compreend-la e utiliz-la, o que, do ponto de vista gerencial, coloca a qualidade da informao condicionada a prpria qualidade do esquema de deciso empregado pelo usurio, e ao comportamento diante do uso das informaes. (BIO, 1996 apud CARVALHO, 2006, p.87).

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O documento de arquivo resulta de uma vontade administrativa em dar origem ou extinguir determinada situao organizacional. A sua existncia encerra a necessidade de manifestar ou formalizar uma atividade. Duranti (1994) salienta que um documento de arquivo encerra um propsito e que a existncia de qualquer documento organizacional determina consequncias em um procedimento, podendo criar, preservar, modificar ou concluir situaes. A figura abaixo ilustra a situao de busca e uso de um documento de arquivo nas organizaes e os campos de estudos envolvidos em tal anlise:
Figura 12. Busca e uso do documento de arquivo

Fonte: elaborao prpria

De maneira prtica, os contatos entre os usurios e o setor de arquivo ocorrem no nvel formalizado de Taylor, devido capacidade do usurio em explicitar o seu desejo. Com a pergunta j formalizada, o usurio procura o arquivo diretamente, quando sabe que somente esse setor pode responder sua demanda; ou o procura em ltima instncia, aps j ter percorrido vrios caminhos para chegar soluo de seu problema. O grfico acima apresenta vrios aspectos no momento de averiguao do procedimento de pesquisa, realizado por um usurio no setor de arquivo. E s faz sentido a observao dessa ao quando se apresenta o contexto de utilizao desse documento ou as situaes e circunstncias que esto envolvidas nesse processo. Os argumentos apresentados at agora tambm so bastante oportunos para identificar os seguintes questionamentos: o documento de arquivo responde aos usurios, mas que perguntas esto fazendo? Qual o tipo de problema que est envolvido dentro dessa dinmica de resoluo organizacional? E, por ltimo, por que

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importante ao arquivista entender ou tentar encontrar respostas a esses tipos de questionamentos? O desempenho das tarefas organizacionais o principal suscitador de demandas informacionais, colocando o usurio dentro de um espao de busca e uso de determinada fonte para resgatar e realizar a resoluo de alguma circunstncia. Dessa maneira, os documentos de arquivo so objetos de preenchimento de um vazio informacional, possibilitando uma tomada de deciso fortalecida. A informao orgnica arquivstica pode ter um papel singular nas condutas administrativas e retrospectivas das organizaes contemporneas, no sentido de ser um instrumento valioso no processo de tomada de deciso organizacional, bem como no desenvolvimento da inteligncia competitiva. Segundo Valentim (2008), os tipos mais comuns de informaes utilizadas dentro de ambientes organizacionais podem ser descritos em nove grupos: estratgicas, voltadas para o negcio, financeiras, comerciais, estatsticas, de gesto, tecnolgicas, gerais ou subsidirias, e cinzentas. Os arquivos institucionais englobam todos esses tipos de informaes, na medida em que os documentos produzidos e recebidos refletem essas reas de interesse, que so necessrias e essenciais eficincia da gesto empresarial. Neste projeto se trabalha com a argumentao de que os documentos so registros do conhecimento explcito
17

da prpria organizao. Pois todo conhecimento

explcito ocorre em um estgio posterior ao que pode se chamar de exteriorizao do que tcito. As organizaes registram suas decises em documentos de arquivo, que tambm so frutos do conhecimento explicitado por seus profissionais. Dentro do ciclo de converso do conhecimento apresentado por Choo (2006), os documentos orgnicos arquivsticos seriam fruto dessa representao do implcito, e ao mesmo tempo contribuiriam para o processo de combinao. Podem ainda auxiliar os tomadores de deciso ao compararem dois documentos para uma ao posterior, potencializando a pesquisa retrospectiva, juntamente com as novas condutas advindas da leitura desses registros.

17

A ideia do texto no promover a discusso da gesto do conhecimento. O tema j se encontra eivado de questes semnticas. Esse campo de estudo atacado pela argumentao recorrente de que no h gesto de conhecimento, nem como explicitar um conhecimento, posto que a partir do momento em que o conhecimento exteriorizado, este passa a ser concebido como informao.

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A ao de utilizao em unidades de informao uma preocupao que remonta formao da prpria CI. A definio de Borko (1968) ainda a mais difundida da rea e destaca o escopo dessa cincia ao promover a acessibilidade e aperfeioar a utilizao dos ativos informacionais:

Disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informao, as foras que governam o fluxo da informao e os meios para process-la, com o objetivo de atingir acessibilidade e utilidade timos. (Borko, 1968, p. 3, TRADUO NOSSA)

Os profissionais da informao devem se debruar sobre as maneiras de gerenciar esses ativos, ou seja, a prpria ao de transferncia desses registros. Para isso, deve-se trabalhar com o corpo de conhecimentos relacionado com a origem, coleta, organizao, armazenamento, recuperao, interpretao, transmisso, transformao e utilizao da informao. Os dois ltimos termos do conceito de Borko, acesso e uso, encontram-se no bojo do campo de estudo da Arquivologia, Biblioteconomia e Cincia da Informao, responsveis pela explorao do comportamento informacional de seus usurios. Tal campo tem sido de relevncia mpar ao possibilitar uma promissora discusso acerca do papel de mediao do profissional da informao. A Arquivstica se entrelaa a esses conceitos na medida em que o profissional envolvido em seu campo de atuao deve ser o responsvel por promover o acesso aos documentos de arquivo, tendo por finalidade aumentar o carter de utilidade desses registros na tomada de deciso organizacional. Dessa maneira, a gesto de documentos o foco de interveno tradicional dessa profisso. Importa destacar que o uso cada vez mais intenso das tecnologias de produo, disseminao e uso das informaes faz com que as atividades relacionadas s funes arquivsticas sejam reexaminadas em termos conceituais. Os recursos informticos permitem a utilizao dos arquivos distncia por intermdio das redes sociais de informao. Esse distanciamento com o usurio dificulta ainda mais a observao de como o documento de arquivo pode impactar nos processos de trabalho das organizaes. Segundo Valentim (2008), a informao orgnica pode ser dividida em trs categorias: estratgica, ttica e operacional, abordadas da seguinte maneira:

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a) Estratgica: polticas, planos, planejamentos, legislao, anlises de mercado etc; b) Ttica: relatrios gerenciais, balanos, balancetes etc; e, c) Operacional: normas, procedimentos e especificaes tcnicas,

administrativas, etc.

Em 1991, Taylor props oito classes de usos de informao em circunstncias organizacionais, deixando evidente que as categorias no so mutuamente excludentes, podendo se autorrelacionar. 1. esclarecimento: informao utilizada com um carter instrumental de significao, contextualizando determinada situao; 2. compreenso do problema: informao usada de maneira especfica, relacionada a um determinado problema; 3. instrumental: utilizada para guiar o usurio, conduzi-lo a uma determinada tomada de deciso; 4. factual: a informao usada para descrever algum fato ou acontecimento; 5. Confirmativa: a informao usada para se verificar outra informao; 6. projetiva: informao utilizada com o carter de prever os acontecimentos futuros. Altamente relacionada inteligncia competitiva organizacional; 7. motivacional: informao usada para manter o indivduo em determinada ao; e,

8. pessoal ou poltica: a informao usada para criar redes de relacionamentos

ou concretizar um status.

Importante frisar que a utilizao de documentos de arquivo nas instituies contemporneas est intimamente vinculada aos usos apresentados por Taylor, especialmente no que se relaciona compreenso do problema e descrio de um fato onde o documento assume o carter testemunhal ou probatrio pelas caractersticas de autenticidade e veracidade
18

. Tais informaes ainda podem ser utilizadas de uma

18

Duranti (1994) destaca trs tipos de autenticidade: legal, diplomtica e histrica. Onde a primeira estaria vinculada a um representante pblico ou autoridade capaz de garantir sua autenticidade legal. J na segunda, seriam os documentos escritos segundo as formalidades de um determinado tempo e espao, com pessoas competentes para cri-los. A autenticidade histrica estaria ligada atestao de uma verdade; seria a veracidade em si mesma, ou seja, o potencial de atestar os fatos como eles realmente ocorreram.

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maneira instrumental, auxiliando a tomada de deciso, e projetiva quando se trabalha com o intuito de promover informaes relevantes para uma tomada de conduta, funo altamente relacionada ao processo de ICO. Os altos escales da organizao necessitam de um pacote de informao qualitativo, com alto valor agregado, para que possam ter uma viso global das circunstncias. J na base da pirmide, faz-se necessria uma informao quantitativa, de baixo valor agregado, pois estas possibilitam o desempenho de atividades e aes rotineiras. A pirmide abaixo destaca essas diferenciaes:

Figura 13. A pirmide organizacional e os estratos informacionais

INTELIGNCIA
CONHECIMENTO ESTRATGICO

INFORMAO

TTICO

DADO

OPERACIONAL

Fonte: elaborao prpria.

O profissional de arquivo deve trabalhar como mediador das informaes registradas nessas categorias e identificar quais so produzidas em cada setor, alm de selecionar as que so pertinentes para se tornar insumos aos tomadores de deciso. Alm disso, entender o uso das informaes orgnicas arquivsticas talvez possa permitir ao arquivista trabalhar pontos de vantagens, inovao e prospeco, envolvidos diretamente com o conceito de inteligncia competitiva organizacional (ICO).

141

9.2 O uso na gesto de documentos (GD) Os documentos de arquivo tm como sua principal caracterstica a relao umbilical com as atividades rotineiras e cotidianas das instituies, tal caracterstica nomeada como organicidade, essncia que rege as relaes ntimas dos documentos dentro de seus conjuntos. Ao arquivista cabe a necessidade de gerenciar esses documentos ditos cotidianos, cujo valor primrio recai pesadamente. No futuro, o gerenciamento desses registros administrativos possibilitaria a guarda de documentos com valor secundrio, ou seja, um valor de cunho probatrio e informativo, ancorados pelo vis histrico 19. Diante do exposto acima, fica destacada a importncia da gesto de documentos tanto em uso imediato, quanto de maneira mediata e atemporal. Em um primeiro instante a gesto se ocupa dos documentos vitais ao funcionamento interno da instituio. Num segundo momento envolve as informaes de carter definitivo, ou seja, que sero recolhidas aos arquivos ditos permanentes. Por isso a gesto de documentos est estreitamente vinculada ao ciclo vital de documentos de arquivo ou teoria das trs idades. O conceito de gesto de documentos explorado pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005) da seguinte maneira:

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Tambm referida como administrao de documentos. (2005, p 90)

Chama ateno nesta definio o destaque realizado em negrito, no prprio dicionrio, para os termos produo, avaliao e arquivamento, deixando-se de lado o uso dos documentos de arquivo, que no leva nenhum destaque. J o Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), de 1984, a gesto de documentos um recurso da administrao geral com o intuito de gerar economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final, eliminao ou guarda permanente dos documentos de arquivo. Enquanto o dicionrio da Associao de Arquivistas do Estado de So Paulo (1996) vai alm do suporte tradicional afirmando que a GD o [...] conjunto de
19

Valor primrio se refere ao valor administrativo que o documento possui para a entidade produtora. J o valor secundrio reflete o valor histrico, probatrio ou informativo a terceiros, que justifica a guarda definitiva do documento.

142

medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo. Percebe-se que a ao de uso das informaes orgnicas arquivsticas uma citao recorrente desse tipo de gesto. Pois no h finalidade em organizar documentos sem o objetivo de torn-los teis aos seus usurios. A informao o veculo que orienta a conduta do usurio ao tomar posse desse instrumento. Esse ativo permite disparar um novo processo de ao organizacional, cancelar ou extinguir essa mesma ao. Isso acaba por gerar mais documentos por sua caracterstica essencial de naturalidade 20. Nesse ponto reforamos a displicncia das aes arquivsticas relacionadas aos usos destinados informao inserida sobre os suportes documentais. A Arquivstica e seus profissionais preocupam-se em demasia com a disseminao do documento, encerrando o seu ciclo de atuao e se omitindo da potencialidade de avaliar os usos a que se destinam as informaes desses registros dentro das organizaes.

20

Naturalidade diz respeito ao processo de gerao dos documentos em um arquivo, ancorados sobre a naturalidade de resposta s demandas administrativas, produzindo documentos de uma maneira espontnea, sem o controle e a inteno humana, ou seja, fruto de uma vontade organizacional.

143

9.3 Da gesto de documentos (GD) gesto da informao (GI) Com o objetivo de se retirar informaes relevantes GI e ao processo de ICO cabe destacar a necessidade prvia da aplicao efetiva da gesto de documentos
21

. J

que o foco da GD recai sobre o uso dos documentos em fase corrente; o que no torna o arquivo de fase permanente menos importante do que o primeiro. Pelo contrrio, enfatiza a real necessidade de controle do fluxo documental, garantindo a permanncia da histria.

Um arquivo permanente no se constri por acaso. No cabe apenas esperar que lhe sejam enviadas amostragens aleatrias. A histria no se faz com documentos que nasceram para serem histricos, com documentos que s informem sobre o ponto inicial ou o ponto final de algum ato administrativo decisivo. A histria se faz com uma infinidade de papis cotidianos, inclusive com os do dia a dia administrativo, alm de fontes no-governamentais. (BELLOTTO, 2004, p.27)

preciso destacar que tais documentos produzidos pelas organizaes contm um grande volume informaes materializadas, oriundas da execuo rotineira das atividades de funcionamento da organizao, e at mesmo ao alcance dos objetos intrnsecos sua misso. Importa salientar que a GD pode apresentar uma importncia renovadora s empresas, caso haja uma gesto das informaes nos suportes documentais. Concorda-se com o ponto defendido por Rousseau e Couture (1998) que em uma poca na qual o progresso tecnolgico nos projetou na era da informao, o arquivista, como todos os demais profissionais que trabalham com a informao, deve atravessar a parede do formato o documento para ir na direo do contedo, a informao. Por isso, com o grande volume de informaes produzidas interna e externamente nas organizaes, a GI assume uma importncia mpar na busca, no controle e no uso da informao. Nesse contexto, torna-se evidente que a organizao que acesse e uso as informaes com rapidez, pouco importando a provenincia, o suporte ou o tipo, ser aquela que alcanar melhor desempenho e maior competitividade (ROSSEAU; COUTURE, 1998, p.62).

21

Em consonncia com a necessidade de se gerenciar um enorme volume documental produzido pelas instituies pblicas no perodo posterior II Guerra Mundial surge como um dos marcos principais da trajetria arquivstica o conceito de gesto de documentos, fortemente ancorado pela concepo administrativa de aumentar a capacidade gerencial do setor pblico. Os arquivos assumem um papel administrativo at ento relegado devido intensificao de seu vis historicista.

144

A GI compreende a aplicao de princpios administrativos sobre o ciclo de vida da informao

22

, objetivando dar suporte aos procedimentos processuais internos e

assegurar a eficincia e eficcia das aes operacionais. O seu escopo ensinar a organizao a aprender e se adaptar s mudanas ambientais. Para tanto, essa maneira de gesto se apropria de instrumentos capazes de aperfeioar a busca de informaes relevantes por intermdio de tesauros, classificaes e taxonomias, e at mesmo o uso de ferramentas provindas das tecnologias da informao. Compreende-se que o foco da GI gerenciar tanto os ativos informais quanto os formais, com o intuito de us-los como ferramentas estratgicas que auxiliem na diminuio da incerteza na tomada de deciso da organizao. Sendo assim, a gesto da informao tem como foco central o negcio da organizao e sua ao ligada aos fluxos formais da informao (VALENTIM, 2008). Nesse ponto a GI toca a GD, uma vez que a segunda tambm toma para si os ativos formais, como o conhecimento explcito, ou seja, materializado e documentado. O uso da informao pode reduzir as ambiguidades, na medida em que pode diminuir as incertezas no momento de se efetivar determinadas decises. No ambiente contemporneo, cada vez mais caracterizado pela interdependncia entre os produtos e servios e pelo aparecimento de variveis externas s organizaes, a informao tornase um ativo preponderante para a sobrevivncia desses organismos.

9.4 O uso no processo de inteligncia competitiva organizacional (ICO) Nas ltimas duas dcadas a ICO alou uma importncia relevante no cenrio das organizaes devido s mudanas destacadas pelas caractersticas da nova economia. Constitui-se de um processo sistemtico de coleta, gesto, anlise e disseminao das informaes sobre a ambincia externa, passando a auxiliar na conduta de rumos de atuao futura, ancoradas sobre a inovao. O desafio para o funcionamento das instituies est em aprender a desenvolver mecanismos que possam diminuir a incerteza no rumo de seus negcios. No obstante todas as incongruncias com relao definio da ICO, podemos represent-la de maneira satisfatria como sendo um processo sistemtico de coleta, gesto, anlise e disseminao das informaes sobre a ambincia externa s
22

Esse ciclo de vida da informao engloba as seguintes etapas: criao, aquisio, organizao, armazenagem, recuperao, acesso, emprstimo, disseminao, uso, compartilhamento e aplicao. Explicitado pela figura 10.

145

instituies; passando a auxiliar na conduta de rumos para a atuao futura. Sendo assim, o modelo de ICO visa descobrir oportunidades e reduzir riscos, com o intuito de viabilizar a competitividade empresarial. Alm de estar embasada sob a perspectiva da busca de competitiva das organizaes, a ICO trabalha com a otimizao da prpria informao e as maneiras de transform-la em conhecimentos que permitam aumentar a capacidade organizacional de aprendizagem, gerando novos ativos e fatores de inovao. Adicionalmente a esses fatores, o processo de ICO potencializa a habilidade da organizao em aprimorar o entendimento de suas estratgicas e da maneira com que so conduzidas as aes dos seus competidores. A informao vista sob o olhar do processo de ICO est intrinsecamente ligada estratgia que a empresa resolve desenvolver em face de seu planejamento. Em seu sentido mais amplo, a inteligncia competitiva transparece a necessidade de se ter o foco continuamente orientado ao ambiente externo, indo alm do monitoramento dos competidores de mercado; passando pela observao e estudo de qualquer postura que possa torn-la mais competitiva e inovadora. A interdependncia atual, fundamentada pelo ideal de uma economia em rede, faz com que se aumente a necessidade das organizaes em tentar compreender o ambiente e encontrar significados relevantes para a conduta de suas aes. As variveis externas aumentam cada vez mais, fazendo com que essa necessidade seja um fator crtico de sucesso para a sobrevivncia das instituies contemporneas. Nesse ponto torna-se oportuno dar relevo ao uso da informao dentro de um contexto especfico, onde est inserida a organizao. A anlise dos ambientes interno e externo permitir uma medida de postura, influenciando diretamente na relevncia do trato das informaes que devem ser trabalhadas em seu funcionamento. Dessa forma, a busca e o uso de informaes internas e o acompanhamento do ambiente externo por parte das organizaes, envolvidos diretamente com a prospeco e o monitoramente interno, so fatores que influenciam no desempenho da organizao dentro de seu contexto de atuao. Por isso a informao arquivstica assume um papel de alta relevncia nos negcios organizacionais.

A informao arquivstica, portanto, est associada aos documentos organizacionais, que objeto do fazer arquivstico. O acesso e uso de documentos arquivsticos so essenciais para o processo de inteligncia competitiva, visto que se constituem em uma poderosa fonte de informao

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que fundamentem as funes, atividades e tarefas desenvolvidas pela organizao. A massa documental produzida por uma organizao o reflexo dessas funes, atividades e tarefas organizacionais. (VALENTIM, 2008, p. 238)

A informao arquivstica evidencia a natureza de sua importncia ao processo de ICO na medida em que propicia a possibilidade de concretizao de um diagnstico interno de seus procedimentos de trabalho. Por esse motivo, o estabelecimento da aplicao desse processo necessita, em algum momento de sua execuo, desse tipo de informao. O desafio do profissional de arquivo estaria em filtrar as informaes necessrias e relevantes que contribuam para o estabelecimento de novas condutas dentro das instituies. Com esse objetivo em mente, o arquivista partiria da gesto documental, como seu instrumental metodolgico, e se utilizaria de ferramentas da gesto informacional, tornando os documentos de arquivo instrumentos essenciais ao processo de ICO. Uma das hipteses defendida neste trabalho a de que ao englobar a utilizao dos documentos de arquivo, os profissionais envolvidos nessas aes possam anteciparse aos problemas, dado que podero entender os grupos de problemas especficos. E, alm disso, existe a possibilidade de se inteirar das informaes que foram suficientes para sanar esses problemas institucionais relacionados a um determinado grupo de usurios. Essa argumentao nos faz repensar a linearidade do ciclo de vida informacional, passando a observ-lo de trs para frente, desconstruindo a prtica linear e estanque dessa viso. As formas de utilizao dos documentos de arquivo podem auxiliar profundamente a retroalimentao do sistema, permitindo que os processos anteriores disseminao - criao, aquisio, organizao e armazenagem possam ser reavaliados. Observa-se, em grande parte dos trabalhos, um posicionamento passivo dos arquivistas com relao aos seus clientes. Geralmente, o documento de arquivo s deve ser acionado na pesquisa e na resoluo de um determinado problema na medida em que o arquivo responda a uma demanda. A possibilidade de mudana de postura dos arquivos vem ao encontro do que Costa (2008) defende em seu artigo:

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Servios e sistemas de informao devem procurar corresponder ao perfil das necessidades de informao de seus usurios, levando em conta o ambiente em que estes desempenham seus papis. O estgio em que os profissionais da informao devem atuar no deve ser o da busca, apenas, mas, na medida do possvel, o da necessidade latente, o que implica em dizer que a atuao do profissional da informao em relao aos trs estgios da necessidade de informao o de, antecipando-se busca e demanda, provocar a necessidade. (COSTA, 2008, p. 6)

Provocar a necessidade possvel e palpvel, na medida em que avaliar os usos dos documentos de arquivo e suas informaes possibilita o estudo profundo das situaes que envolvem as suas demandas. E a partir disso o arquivista pode sustentar um conjunto de documentos que permita estar diretamente vinculado resoluo dessas circunstncias. Assim, o arquivo pode estar diretamente vinculado ao processo de ICO, fazendo prospeco de informaes relevantes para os ditames de novos caminhos de orientao.
[...] o resultado do uso da informao uma mudana no estado de conhecimento do individuo ou de sua capacidade de agir. Portanto, o uso da informao envolve a seleo e o processamento da informao, de modo a responder a uma pergunta, resolver um problema, tomar uma deciso, negociar uma posio ou entender uma situao. (CHOO, 2006, p. 107)

Nesse sentido, os documentos de arquivo encontram eco nesse processo de uso da informao registrada sobre seu suporte, podendo ser instrumentos valiosos na reduo da incerteza e na melhora contnua da tomada de decises.

A gesto da informao orgnica, permitindo a pesquisa retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de deciso, aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de deciso. Cada vez mais organismos utilizam os seus documentos nas suas pesquisas retrospectivas, a fim de melhor compreender o presente. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 65)

Nesse aspecto, os arquivos devem se portar como um instrumento ativo na conduta de aes administrativas das empresas. Conforme afirma Santos (2007, p.177): com a valorizao da informao como recurso para tomada de deciso e como ativo das instituies, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser o de fonte de informaes administrativas e tcnicas e, em consequncia, o arquivista que atua na gesto de documentos deve tornar-se um provedor de informaes para tomada de decises.

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9.5 Consideraes finais do captulo Partindo da estrutura criada pelo caminho natural do texto, iniciamos nossa trajetria com o documento de arquivo enquanto fonte relevante de informaes, evidenciando a incipincia desse tipo de pensamento nos trabalhos de pesquisa no campo arquivstico. Em seguida, relacionamos a importncia de gerir essas informaes, no prescindindo de uma gesto de documentos realmente efetiva, com foco na orientao de condutas renovadoras. Nesse ponto damos relevo ao surgimento de possibilidades de reflexo sobre o seguinte questionamento: em que medida a gesto dessas informaes ditas arquivsticas pode auxiliar o processo de tomada de deciso? Conforme visto, o objetivo maior de uma gesto de informaes se vincula ao ideal de potencializar o uso de seus recursos, ensinando a organizao a aprender e se adaptar s constantes mudanas por intermdio da construo de uma cultura de aprendizagem contnua. Para isso, o arquivista deve partir de uma gesto documental e se utilizar de ferramentas da GI, podendo tornar os documentos de arquivo instrumentos essenciais ao processo de conduta organizacional. O processo de ICO vem assumindo uma posio de destaque para as organizaes inseridas na ambincia contempornea. Observar novos rumos e subsidiar mecanismos que possam influenciar de maneira positiva a criao de inovaes no ambiente institucional passam a ser desafios cada vez mais importantes s empresas que queiram expandir seu horizonte de atuao. A informao orgnica arquivstica necessita de uma contribuio maior de estudos que possam discutir o documento de arquivo enquanto base para a transferncia de informaes qualitativas, de cunho estratgico ao tomador de deciso. Isto torna necessria a aproximao com o campo de estudos do comportamento informacional, como maneira de levantar as demandas, as maneiras de busca e o uso da informao por parte dos gestores.

149

10. Anlise dos pressupostos da pesquisa Relao com o objetivo geral da pesquisa
Conforme objetivo geral apresentado na pgina 03 deste trabalho, pretendemos

analisar a questo que envolve o uso do documento de arquivo com relao sua relevncia para os processos de trabalho dos usurios. Para isso, comeamos a discusso dos dados com a apresentao de um argumento que refora a necessidade deste estudo23. Com o intuito de avaliar o nvel de relao entre as duas partes da pesquisa (usurio-arquivo), podemos notar, de antemo, que pelas respostas dadas questo de nmero 14 do questionrio 01, que pergunta se o usurio informa aos funcionrios do arquivo se o documento resolveu ou no o problema, podemos verificar as seguintes respostas:

Tabela 01. Comunicao usurio-arquivo

INSTITUIO Sim No SR TOTAL

A 60% 40% 100%

B 46,4% 53,6% 100%

C 51,7% 44,8% 3,5% 100%

Fonte: pesquisa de campo

Evidencia-se que o percentual de usurios que no informa ao arquivo sobre a resoluo ou no das demandas, aps o uso dos documentos, chega a 60% na instituio A, 46,4% na B e 51,7% na C. Com isso, enfatiza-se o comprometimento da relao destes com os servios de arquivo, que no obtm o retorno de sua disseminao. Esse fato corrobora o problema levantado por esta pesquisa, reforado por Le Coadic (2004), onde se parte da ideia de que, em geral, no se realiza uma avaliao do nvel de pertinncia do documento ao problema, do impacto do objeto informacional e at que ponto o registro alcana o xito almejado. Os dados so corroborados aos serem correlacionados questo 12 (questionrio 02), onde, segundo ponto de vista dos gestores, a instituio C no parte de um dilogo de uso das informaes com os usurios, a A apresenta esse dilogo em partes, e na B os arquivistas so informados.
23

Ideia corroborada pelos seguintes autores, apresentados na reviso de literatura: Costa, Silva & Ramalho (2010), Wilson (2006), Le Coadic (2004), Bio (1996), Duranti (1994) e Taylor (1984).

150

Tabela 02. Comunicao gestores-usurios

Frequncia/Percentual Sim No SR

C 100% -

33,3% 100% 66,7% -

Fonte: pesquisa de campo

Esta tabela tambm acaba demonstrando o equivoco do gestor B, j que mais da metade dos usurios afirmaram que no retornam os resultados dos usos dos documentos a este arquivo. Enquanto que o gestor afirma que h sempre a realimentao deste tipo de questo.

Bloco A O bloco A refere-se ao conjunto de pressupostos relacionados ao uso e psuso dos documentos na resoluo de demandas de ordem institucional, por parte dos usurios que entram em contato com tais servios, apresentado no percurso metodolgico desta dissertao. Este bloco se relaciona diretamente ao objetivo especfico de nmero 03, ou seja: analisar a pertinncia do registro frente ao problema a ser solucionado, com nfase no impacto do documento nos processos de trabalho.

10.1 Anlise do pressuposto 01 Este pressuposto parte da ideia de que os documentos de arquivo, solicitados pelos usurios das distintas instituies, apresentam diversos usos na tomada de deciso organizacional. Os resultados so referentes s anlises da questo 12 do questionrio 01.

151

Tabelas 03, 04 e 05. Usos dos documentos de arquivo nas instituies Fonte: pesquisa de campo 12 INSTITUIO A Frequncia/Percentual Nunca 01 (6,7%) 01 (6,7%) 02 (13,3%) Raramente 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 09 (60%) 01 (6,7%) De vez em quando 08 (53,3%) 07(46,7%) 06 (40%) 08 (53,3%) 03 (20%) 03 (20%) De vez em quando 07 (25%) 11 (39,9%) 06 (21,4%) 07 (25%) 03 (10,7%) 08 (28,6%) De vez em quando 09 (31%) 14 (48,3%) 15 (51,7%) 16 (55,2%) 09 (31%) 08 (27,6%) Sempre 05 (33,3%) 07 (46,7%) 05 (33,3%) 05 (33,3%) 01 (6,7%) 08 (53,3%) SR 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) TOTAL 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

12 INSTITUIO B

Frequncia/Percentual

Nunca 02 (7,1%) 01 (3,6%) 08 (28,6%) 05 (17,9%)

Raramente 03 (10,7%) 03 (10,7%) 02 (7,1%) 11 (39,9%) 02 (7,1%)

Sempre 17 (60,7%) 09 (32,1%) 15 (53,6%) 16 (57,1%) 01 (3,6%) 09 (32,1%)

SR 04 (14,3%) 03 (10,7%) 03 (10,7%) 03 (10,7%) 05 (17,9%) 04 (14,3%)

TOTAL 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

12 INSTITUIO C

Frequncia/Percentual

Nunca 01 (3,4%) 01 (3,4%) 04 (13,8%) 01 (3,4%)

Raramente 03 (10,3%) 02 (6,9%) 05 (17,2%) 5 (17,2%)

Sempre 17 (58,6%) 09 (31%) 07 (24,1%) 11 (37,9%) 07 (24,1%) 13 (44,8%)

SR 03 (10,3%) 02 (6,9%) 03 (10,3%) 02 (6,9%) 04 (13,8%) 02 (6,9%)

TOTAL 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

152

10.1.1. Consideraes Esta questo baseou-se nas categorias de uso de informao em circunstncias organizacionais, apresentadas por Taylor (1991) na reviso de literatura. Deve-se deixar evidente que no so mutuamente excludentes, podendo se autorrelacionar. Assim, tem-se o intuito de avaliar as maneiras de uso dos documentos de arquivo nas respectivas instituies. Percebe-se pelo quadro geral apresentado as mais diversas maneiras de uso a que tais registros se submetem. Enquanto na instituio A os usos mais frequentes de sempre se referem a tomar alguma deciso e provar e testemunhar alguma ao, com os outros motivos concorrendo quase da mesma maneira. Na instituio B percebe-se uma diluio enorme nas maneiras de uso, onde os mais citados so esclarecer e compreender problema especfico, confirmar outra informao, e descrever um fato ou acontecimento. J na instituio C, esclarecer e compreender problema especfico e provar e testemunhar aparecem entre os usos mais frequentes. Contudo, percebemos que nesta instituio todas as outras formas de uso aparecem com alto grau de de vez em quando. Com isso, podemos reforar o pressuposto 01 desta pesquisa, ou seja: os registros de arquivo apresentam diversas maneiras de uso nas tomadas de deciso organizacional 24.

10.2. Anlise do pressuposto 02 Este pressuposto uma consequncia natural do desenvolvimento do primeiro. Dessa maneira, questiona-se se os usos dos documentos de arquivo so distintos nas instituies apresentadas, devido s naturezas diferenciadas de cada uma delas. Tal observao pode ser vista pelas anlises das tabelas 03, 04 e 05.

10.2.1. Consideraes As tabelas demonstradas anteriormente nos permitem corroborar o segundo pressuposto da pesquisa: os usos dos documentos de arquivo so distintos nas respectivas instituies. Conforme destacado pela reviso de literatura, os registros de arquivo so oriundos de funes e atividades especficas das organizaes, que esto atrelados s misses que as mesmas exercem em seu ambiente de atuao. Assim, os
24

O argumento deste pressuposto foi destacado pelos seguintes autores na reviso de literatura: Lopes (2009), Greene (2008), Lopez (2008), Valentim (2008), Camargo (2007), Schellenberg (2004), Rodriguez Bravo (2002), Zapata (2002), Smit (2000), Menne-Haritz (1998), Duranti (1996), Taylor (1991) e Cronin (1990).

153

usurios de arquivo so responsveis por funes especficas, que variam de acordo com a natureza de atuao na instituio. Como no trabalho apresentamos trs distintas instituies, percebemos que os modos de uso so destacados pelas respostas, variando sua frequncia no mbito das diferentes instituies. 10.3. Anlise do pressuposto 03 Este pressuposto se relaciona questo da pertinncia do registro nas atividades exercidas pelos usurios que consultam o setor de arquivo, destacado pelo objetivo especfico de nmero 03 da pesquisa: analisar a pertinncia do registro frente ao problema a ser solucionado, com nfase no impacto do documento nos processos de trabalho. Parte-se da ideia de que, a priori, o documento de arquivo pertinente pela natureza pontual da relao arquivo-usurio, onde o segundo entra em contato para a soluo de uma demanda especfica e pontual, oriunda da resoluo de seus problemas de ordem institucional. A comprovao ou no deste pressuposto pode ser evidenciada pela anlise da questo 13, do questionrio 01, referente varivel pertinncia do registro.

154

Tabelas 06, 07 e 08. Pertinncia dos documentos de arquivo nas instituies Fonte: pesquisa de campo

13 INSTITUIO A

Frequncia/Percentual

Nunca 05 (33,3%) 02 (13,3%)

Raramente 03 (20%) 08 (53,3%) 06 (40%)

Resolve o problema e encerra a questo Resolve o problema com informaes de fontes complementares No resolve o problema Geram outro processo de trabalho

De vez em quando 06 (40%) 09 (60%) 04 (26,7%)

Sempre 09 (60%) 02 (13,3%) 01 (6,7%)

SR 01 (6,7%) 02 (13,3%) 02 (13,3%)

TOTAL 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%)

13 INSTITUIO B

Frequncia/Percentual

Nunca 01 (3,6%) 05 (17,9%) 06 (21,4%)

Raramente 02 (7,1%) 16 (57,1%) 07 (25%)

De vez em quando 13 (46,4%) 15 (53,6%) 01 (3,6%) 07 (25%)

Sempre 12 (42,9%) 07 (25%) 06 (21,4%) 02 (7,1%)

SR 03 (10,7%) 03 (10,7%) 06 (21,4%)

TOTAL 25 (100%) 25 (100%) 25 (100%) 25 (100%)

Resolve o problema e encerra a questo Resolve o problema com informaes de fontes complementares No resolve o problema Geram outro processo de trabalho

13 INSTITUIO C

Frequncia/Percentual

Nunca 07 (24,1%) 05 (17,2%)

Raramente 03 (10,3%) 04 (13,8%) 10 (34,5%) 04 (13,8%)

De vez em quando 14 (48,3%) 15 (51,7%) 04 (13,8%) 09 (31%)

Sempre 09 (31%) 04 (13,8%) 01 (3,4%) 04 (13,8%)

SR 03 (10,3%) 06 (20,7%) 07 (24,1%) 07 (24,1%)

TOTAL 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%)

Resolve o problema e encerra a questo Resolve o problema com informaes de fontes complementares No resolve o problema Geram outro processo de trabalho

155

Conforme podemos observar nas tabelas, na instituio A em 60% dos casos o documento de arquivo sempre resolve o problema e encerra a questo. Ademais, ao juntarmos os resultados dos quesitos raramente e nunca temos que em 86,6% dos casos no resolvem a questo. Ou seja, em poucos casos estudados os registros de arquivo no auxiliam o pesquisador na resoluo de sua demanda informacional. Enquanto que 53,3% dos casos nunca ou raramente necessita da gerao de outro processo de trabalho para a resoluo da questo. Na instituio B o quadro no muito distinto, mas apresenta algumas variaes importantes de serem mencionadas. Em 42,9% dos casos o documento sempre resolve o problema e encerra a questo. Neste caso, observa-se que em 75% dos usurios os registros raramente ou nunca resolvem o problema. Ao mesmo tempo em que preciso mencionar que 21,4% dos casos no so resolvidos a priori, ou seja, sempre no resolvem o problema. Isso se reflete ainda no fato de que em 46,4% dos casos raramente ou nunca se deve gerar outro processo de trabalho para a resoluo da questo. Observa-se tambm que, em relao instituio A, aumenta-se a importncia de outras fontes de informao na resoluo das demandas, onde 25% dos respondentes sempre necessita de outros documentos para tomar a deciso, e 53,6% precisam de vez em quando. Na instituio C temos a diminuio dos casos em que o documento sempre resolve o problema e encerra a questo, ainda que este quesito seja citado na maioria dos casos: 31%. Surge tambm o item raramente com 10,3%. Enquanto que em 58,6% dos pesquisados os documentos nunca ou raramente no resolvem o problema. Observa-se, em relao s outras instituies, o aumento dos casos em que sempre se necessita da gerao de outro processo de trabalho, sendo representado por 13,8% dos casos especficos. 10.3.1. Consideraes Conforme observado pelas tabelas apresentadas, os documentos de arquivo, a priori, so pertinentes na maioria dos casos estudados nas trs instituies, destacando o pressuposto 03 desta pesquisa, ou seja: o registro de arquivo pertinente pela natureza pontual da relao com os usurios.

156

10.4. Anlise do pressuposto 04 Este pressuposto parte da observao inicial de que os documentos de arquivo no so os nicos registros utilizados pelos usurios na resoluo de suas demandas. Em consequncia disso, destaca-se a utilizao de outras fontes de informao por intermdio da anlise do segundo item da questo de nmero 13 do questionrio 01, juntamente com a questo de nmero 15, referentes ao (E09) comportamento aps contato e (E10) pertinncia do registro; onde so avaliados os porqus da no resoluo dos problemas num primeiro contato com os documentos disseminados pelos arquivos das instituies. Ademais, o item 03 da questo 09, permite observar se os demandantes aguardam o resultado da pesquisa observando outras fontes de maneira concomitante.
Tabelas 09. Resoluo de problemas com informaes complementares

13B

Frequncia/Percentual A B C

Nunca 01 (3,6%) -

Raramente 03 (20%) 02 (7,1%) 04 (13,8%)

Resolve o problema com informaes de fontes complementares

De vez em quando 09 (60%) 15 (53,6%) 15 (51,7%)

Sempre 02 (13,3%) 07 (25%) 04 (13,8%)

SR 01 (6,7%) 03 (10,7%) 06 (20,7%)

TOTAL 15 (100%) 28 (100%) 29 (100%)

Fonte: pesquisa de campo

A anlise dos dados recolhidos na pesquisa nos possibilita avaliar a utilizao de outras de fontes de informao por parte dos usurios do arquivo. Enquanto na instituio B 25% dos pesquisados sempre necessita de outras fontes para a resoluo das questes, nas organizaes A e C o percentual vem representado por 13,3% e 13,8%, respectivamente. Outrossim, destaca-se o alto percentual de casos onde de vez em quando o usurio recorre a outros documentos para resolver o problema institucional. Assim, a instituio A representada com 60% dos casos, e as B e C com 53,6% e 51,7%, respectivamente. A observao dos itens nunca e raramente ainda mais representativa para a observao da ao dos usurios, o nmero baixo de casos aumenta a necessidade de uso de outras fontes. Nestes casos, a instituio B aparece com 10,7%, enquanto as A e C, so representadas com 20% e 13,8%, respectivamente. Indo adiante, devemos observar as respostas dadas questo 15 do mesmo questionrio, onde se apresentam os motivos da no resoluo das demandas:

157

Tabelas 10, 11 e 12. Motivos da no resoluo das demandas Fonte: pesquisa de campo

15 INSTITUIO A

Frequncia/Percentual

Nunca 01 (6,7%) 01 (6,7%) 04 (26,7%) 01 (6,7%)

Raramente 07 (46,7%) 03 (20%) 07 (46,7%) 06 (40%)

a) No contm as informaes que desejo b) Necessito de informaes de outras fontes c) A solicitao foi equivocada d) Outros problemas aparecem

De vez em quando 05 (33,3%) 08 (53,3%) 02 (13,3%) 06 (40%)

Sempre 01 (6,7%) 02 (13,3%) -

SR 01 (6,7%) 01 (6,7%) 02 (13,3%) 02 (13,3%)

TOTAL 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%)

15 INSTITUIO B

Frequncia/Percentual

Nunca 02 (7,1%) 02 (7,1%) 10 (35,7%) 04 (14,3%)

Raramente 08 (28,6%) 05 (17,9%) 08 (28,6%) 08 (28,6%)

De vez em quando 10 (35,7%) 11 (39,3%) 02 (7,1%) 08 (28,6%)

Sempre 02 (7,1%) 03 (10,7%) 01 (3,6%)

SR 06 (21,4%) 07 (25%) 08 (28,6%) 07 (25%)

TOTAL 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%)

a) No contm as informaes que desejo b) Necessito de informaes de outras fontes c) A solicitao foi equivocada d) Outros problemas aparecem

15 INSTITUIO C

Frequncia/Percentual

Nunca 03 (10,3%) 01 (3,4%) 07 (24,1%) 02 (6,9%)

Raramente 09 (31%) 06 (20,7%) 10 (34,5%) 07 (24,1%)

De vez em quando 13 (44,8%) 13 (44,8%) 04 (13,8%) 11 (37,9%)

Sempre 02 (6,9%) 01 (3,4%) 08 (27,6%) -

SR 02 (6,9%) 07 (24,1%) 09 (31%)

TOTAL 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%)

a) No contm as informaes que desejo b) Necessito de informaes de outras fontes c) A solicitao foi equivocada d) Outros problemas aparecem

158

As tabelas evidenciam que na maioria dos casos os clientes das trs instituies necessitam de vez em quando de informaes de outras fontes, sendo que os percentuais das organizaes A, B e C so representados por 53,3%, 39,3% e 44,8%, respectivamente. A instituio A aparece com o maior nvel de uso do item sempre, 13,3%, seguida da instituio B (10,7%) e C (3,4%). Com isso, os dados permitem aferir que a instituio A revela a maior necessidade de uso de outras fontes de informao, ao serem cotejadas as trs organizaes, quando o problema no resolvido com o documento disseminado. Por ltimo, temos a possibilidade da averiguao do item C da questo de nmero 09, do mesmo questionrio, que nos revela o percentual de usurios que acompanha o prazo de resposta dado pelo arquivo ao mesmo tempo em que efetua a busca das informaes solicitadas em outras fontes, revelando que outros documentos podem resolver o seu problema institucional.
Tabela 13. Buscas em outras fontes de informao

09C

Frequncia/Percentual A B C

Nunca 02 (13,3%) 04 (14,3%) 01 (3,4%)

Raramente 02 (13,3%) 02 (7,1%) 03 (10,3%)

De vez em quando 06 (40%) 08 (28,6%) 07 (24,1%)

Sempre 03 (20%) 08 (28,6%) 14 (48,3%)

SR 02 (13,3%) 06 (21,4%) 04 (13,8%)

TOTAL 15 (100%) 28 (100%) 29 (100%)

Acompanho o prazo e fao buscas em outras fontes

Fonte: pesquisa de campo

A anlise destas respostas nos permite avaliar que a instituio C apresenta os servidores que acompanham o prazo e fazem busca em outras fontes com mais intensidade, 48,3%, alm de 24,1% de vez em quando. Isso prope a hiptese de que pela no estruturao do arquivo em um nvel semelhante s outras instituies, os usurios no confiem na resposta dada pelo setor arquivo ou j presumem a sua negativa, concorrendo imediatamente para a busca de soluo por outros caminhos. A questo reforada ao se observar a negativa da resposta, onde ao se somar os itens nunca e raramente, apenas 13,7% dos pesquisados no buscam em outras fontes, ou seja, somente o documento especfico pode resolver a sua questo, no necessitando a pesquisa em outros registros. 159

Da mesma maneira, a instituio A, que apresenta uma boa estrutura de arquivo, apresenta o menor grau de busca em outras fontes (20%), ao mesmo tempo em que tem o maior percentual da resposta de vez em quando. Ademais, concorre para isso a observao da maior frequncia da soma dos nuncas e raramentes (26,6%), comparativamente s outras organizaes, B (24,4%) e C (13,7%); talvez corroborando com a hiptese levantada no pargrafo anterior acerca da confiabilidade dos usurios. Por fim, a B apresenta um intermdio entre as duas instituies citadas anteriormente, onde 28,6% sempre realiza a busca em outras fontes.

10.4.1. Consideraes Partindo da anlise dos dados levantados, podemos corroborar a ideia de que os documentos de arquivo no so as nicas fontes de informao utilizadas para a resoluo das demandas dos usurios diretos de seus servios. Isso porque os questionamentos foram feitos em direes variadas, onde primeiro se observa que a) os documentos resolvem os problemas com informaes de fontes complementares, em seguida; b) h a necessidade de uso de outras fontes, e por ltimo; c) os usurios que acompanham o prazo e fazem buscas em outros registros. Assim, pode-se destacar que o arquivo faz parte de um sistema de informao mais amplo na resoluo das demandas institucionais.

10.5. Anlise do pressuposto 05 Diante da anlise realizada no pressuposto anterior, podemos pelo mesmo caminho avaliar a possibilidade de que os usurios dos servios de arquivo solicitam os documentos com o intuito de utilizar as informaes registradas em seu suporte
25

. Da

mesma maneira, necessrio seguir o percurso realizado anteriormente, ou seja: cotejar as questes 09 (item c), 13, referentes ao comportamento aps contato, e a questo 15, inerente pertinncia do registro; todas referentes ao questionrio 01.

10.5.1. Consideraes Averiguando os mesmos dados enfatizados no pressuposto 04, podemos corroborar o argumento de que, em muitos casos levantados, os usurios solicitam o

25

Este ponto de vista foi reforado na reviso de literatura do captulo 06 pelos seguintes autores: Smit (2010), Lopes (2009), Fonseca (2005), Carol Couture (1996), Esteban Navarro (1995), Pozuelo Campillos (1995).

160

documento de arquivo com o objetivo de utilizar a sua informao. Esta ideia pode ser levantada pela observao de que em vrios casos os usurios a) resolvem os problemas com informaes de fontes complementares; b) h a necessidade de uso de outras fontes, e; c) acompanham o prazo e fazem buscas em outros registros. Isso pode significar que existe a possibilidade de que se os consulentes obtiverem em outras fontes as informaes que deveriam estar nos documentos de arquivo, as suas demandas podem ser solucionadas da mesma maneira. Do contrrio, eles no realizariam buscas concomitantes em outros registros. Este ponto importante, posto que reafirme o pressuposto de nmero 01 da pesquisa, que elucida a amplitude de uso dos registros oriundos dos arquivos das trs instituies. Logo, tais artefatos no so utilizados unicamente para provar e testemunhar um fato organizacional, j que, neste caso, apenas um documento especfico resolveria a questo. Pelo contrrio, as diversas maneiras de uso marcadas pelos usurios elucidam a possibilidade de que a informao possa ser utilizada das mais variadas formas.

Bloco B Este bloco de pressupostos se relaciona s questes atinentes aos modos de relao e interao dos usurios com os arquivos das distintas instituies da pesquisa. Assim, fica evidenciado o vnculo direto destes aos objetivos especficos de nmeros 01 e 02 desta pesquisa, que so, respectivamente: observar as estratgias de busca dos usurios do arquivo, enfatizando a natureza do modo de interao; e estudar o perfil de tais clientes, identificando suas demandas informacionais.

10.6. Anlise do pressuposto 06 Este pressuposto parte do argumento de que a instituio A, por demonstrar uma maior preocupao com o usurio, apresentando treinamentos e capacitaes constantes, tem a possibilidade de entender melhor as demandas desses atores. Dessa forma, devese realizar o cruzamento das respostas dadas questo de nmero 12 (questionrio 01) com os pontos levantados pela questo 11 (questionrio 02). A seguir, deve-se evidenciar o paralelo entre as instituies A, B e C. Por isso, o paralelo ser realizado caso a caso em cada instituio.

161

Tabela 14. Uso dos documentos de arquivo na instituio A - usurios

12

Frequncia/Percentual

Nunca 01 (6,7%) 01 (6,7%) 02 (13,3%)

Raramente 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 09 (60%) 01 (6,7%)

De vez em quando 08 (53,3%) 07(46,7%) 06 (40%) 08 (53,3%) 03 (20%) 03 (20%)

Sempre 05 (33,3%) 07 (46,7%) 05 (33,3%) 05 (33,3%) 01 (6,7%) 08 (53,3%)

SR 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%) 01 (6,7%)

TOTAL 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%) 15 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Fonte: pesquisa de campo

162

Tabela 15. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio A - Gestores

11 Frequncia/Percentual Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Nunca 01 (33,3%) 01 (33,3%) -

Raramente 01 (33,3%) -

De vez em quando 01 (33,3%) 02 (66,7%) 01 (33,3%) -

Sempre 02 (66,7%) 02 (66,7%) 01 (33,3%) 03 (100%) 03 (100%)

TOTAL 03 (100%) 03 (100%) 03 (100%) 03 (100%) 03 (100%) 03 (100%)

Fonte: pesquisa de campo

163

A anlise destes dados nos permite chegar a algumas avaliaes interessantes no que se refere a tal pressuposto. 100% dos gestores acreditam que os usurios utilizam os documentos de arquivo para provar e testemunhar alguma ao e tambm confirmar outra informao. O que pode ser corroborado ao observarmos as respostas dadas pelos clientes diretos de seus servios, j que em mais da metade dos casos (53,3%) a utilizao se refere realmente a prova e testemunho de alguma ao. Ademais, o segundo caso mais citado pelos usurios, tomar alguma deciso, 46,7%, tambm concorre com uma alta correspondncia na respostas dos gestores (66,7%). No que se refere ao uso projetar um cenrio futuro, percebe-se claramente a diluio deste item entre os gestores, dividindo-se entre nunca (33,3%), raramente (33,3%) e de vez em quando (33,3%). J os usurios responderam que, na maioria dos casos, raramente (60%) se utilizam dos registros para tal fim.

164

Tabela 16. Uso dos documentos de arquivo na instituio B - Usurios

12

Frequncia/Percentual

Nunca 02 (7,1%) 01 (3,6%) 08 (28,6%) 05 (17,9%)

Raramente 03 (10,7%) 03 (10,7%) 02 (7,1%) 11 (39,9%) 02 (7,1%)

De vez em quando 07 (25%) 11 (39,9%) 06 (21,4%) 07 (25%) 03 (10,7%) 08 (28,6%)

Sempre 17 (60,7%) 09 (32,1%) 15 (53,6%) 16 (57,1%) 01 (3,6%) 09 (32,1%)

SR 04 (14,3%) 03 (10,7%) 03 (10,7%) 03 (10,7%) 05 (17,9%) 04 (14,3%)

TOTAL 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%) 28 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Fonte: pesquisa de campo

165

Tabela 17. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio B - Gestor

11 Frequncia/Percentual Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Nunca

Raramente

De vez em quando

Sempre

TOTAL 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%)

Fonte: pesquisa de campo

166

Na anlise da instituio B, salta aos olhos a marcao de vrias alternativas marcadas pelo gestor com a graduao de sempre: esclarecer e compreender problema especfico, tomar alguma deciso, confirmar outra informao e provar e testemunhar alguma ao. Por outro lado, no temos a marcao de nenhuma alternativa como nunca ou raramente. Isso se reflete no fato de que esta instituio a que apresenta o maior ndice de diluio das maneiras de uso dos documentos, conforme observado no pressuposto de nmero 01. Ao cotejarmos tais respostas com a dos usurios, percebe-se que existe realmente uma diluio das maneiras de uso. Em 60,7% dos casos, esclarecer e compreender problema especfico aparece como sempre. Confirmar outra informao aparece logo em seguida com 57,1% das respostas de sempre. As desconformidades aparecem em descrever um fato ou acontecimento, que foi marcado com uma frequncia de 53,6%, e provar e testemunhar alguma ao juntamente com tomar alguma deciso, que aparecem com iguais 32,1%. Por fim, projetar um cenrio futuro parece ser a maior discrepncia entre as respostas, j que, enquanto o gestor marcou de vez em quando, os usurios afirmaram que nunca (28,6%) ou raramente (39,9%) utilizam os documentos para esta finalidade.

167

Tabela 18. Uso dos documentos de arquivo na instituio C - Usurios

12

Frequncia/Percentual

Nunca 01 (3,4%) 01 (3,4%) 04 (13,8%) 01 (3,4%)

Raramente 03 (10,3%) 02 (6,9%) 05 (17,2%) 5 (17,2%)

De vez em quando 09 (31%) 14 (48,3%) 15 (51,7%) 16 (55,2%) 09 (31%) 08 (27,6%)

Sempre 17 (58,6%) 09 (31%) 07 (24,1%) 11 (37,9%) 07 (24,1%) 13 (44,8%)

SR 03 (10,3%) 02 (6,9%) 03 (10,3%) 02 (6,9%) 04 (13,8%) 02 (6,9%)

TOTAL 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%) 29 (100%)

Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Fonte: pesquisa de campo

168

Tabela 19. Viso do uso dos documentos de arquivo na instituio C - Gestor

11 Frequncia/Percentual Esclarecer e compreender problema especfico Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao

Nunca

Raramente

De vez em quando

Sempre

TOTAL 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%) 01 (100%)

Fonte: pesquisa de campo

169

No caso especfico da instituio C, o gestor assevera que os usurios sempre utilizam os documentos de arquivo para confirmar outra informao e provar e testemunhar alguma ao. Enquanto que para estes, esclarecer e compreender problema especfico aparece como o item mais citado nos casos de sempre (58,6%), seguido por provar e testemunhar (44,8%). Confirmar outra informao aparece em terceiro lugar, com 37,9% das respostas. Ao contrrio da instituio B, a surpresa nesta questo aparece para o caso Projetar um cenrio futuro, que no foi destacado com sendo uma preocupao do gestor; enquanto que os usurios afirmam que em 24,1% usam os documentos sempre e 31% de vez em quando para este intuito.

10.6.1. Consideraes A observao de que a instituio A, por apresentar programas, treinamentos, capacitaes e assistncias tcnicas aos usurios, teria a possibilidade de entender melhor os usos dos documentos de arquivo, em relao s outras instituies, no encontra fundamento nos dados recolhidos. Assim, a tentativa de analisar o entendimento acerca das maneiras de utilizao dos registros por parte dos usurios, comparando-os s crenas que os gestores explicitaram nos questionrios, no nos possibilita evidenciar, a priori, a comprovao do pressuposto 06. A amplitude das maneiras de uso dos documentos de arquivo, que nos apresenta variadas formas em diferentes frequncias, se apresenta como a caracterstica mais evidente das respostas dos questionrios. Esse quadro impossibilita destacar usos mais restritos, que possam ser cotejados. Por outro lado, as informaes recolhidas nos permitem corroborar mais uma vez os pressupostos 01 e 02, apresentados no bloco A da pesquisa. Com isso, apesar da diluio do uso dos registros no dar margem caracterizao de frequncias mais destacadas, incapacitando-nos comparao dos dados, pode-se inferir que esse quadro imprime a noo de que os documentos de arquivo so instrumentos que apresentam diversos usos; ao mesmo tempo em que h uma variao de utilizaes nas distintas organizaes da pesquisa.

170

Bloco C Este bloco de pressupostos apresenta informaes relevantes maneira de conduo dos servios de arquivo nas distintas instituies. Para isso, so avaliados aspectos referentes tanto satisfao dos usurios com relao aos servios oferecidos pelos profissionais desse setor; quanto o destaque de uma proposta de proatividade na conduta das aes dos arquivistas, tentando incentivar uma postura mais ativa no processo de disseminao das informaes. Estas anlises esto relacionadas diretamente aos objetivos especficos de nmeros 04, cuja proposta avaliar a capacidade de adequao da resposta do arquivo frente s demandas dos usurios, e 05, que levanta a possibilidade de criao de parmetros para uma postura proativa na atividade de disseminao das informaes arquivsticas; relacionando-a ao processo de inteligncia competitiva organizacional. Por ltimo, no devemos olvidar da estreita relao entre esses aspectos e os perfis dos usurios dos servios de arquivo das trs instituies. Por isso, so levados em conta a faixa-etria, o tempo de trabalho na instituio e o grau de escolaridade; numa tentativa de melhor entender as respostas dadas s questes.

10.7. Anlise do pressuposto 07 Este pressuposto parte do levantamento da possibilidade do arquivo poder se apresentar de uma maneira mais ativa aos usurios de seus servios, demonstrando uma postura proativa na disseminao dos documentos
26

. Em conseguinte, avalia-se a

caracterstica da proatividade com a anlise das respostas dadas questo 05 (questionrio 01) e os dados recolhidos da questo 04 (questionrio 02), intensificando o cotejamento das duas realidades dos respondentes. Posteriormente, efetiva-se a relao com as informaes referentes questo 16 (questionrio 01). Todos os itens devem ser estudados luz das trs instituies da pesquisa.

26

O ideal do arquivo enquanto servio de acesso informao e como elemento primordial ao processo de comunicao organizacional foi exposto com seguintes autores na reviso de literatura: Bevilacqua (2010), Ceclia Henriques (2008), Courtright (2007), Santos (2007), Oliveira (2006), Silva (2006), Mariz (2005), Fonseca & Jardim (2004) Silva & Ribeiro (2002), Borrs (2001), Thomassen (2001), Smit (2000), Silva et al (1999), Wilson (1999), Menne-Haritz (1998), Le Coadic (1997), Wilson (1996), Heredia Herrera (1995), Kurtz (1990), Taylor (1985), Taylor (1984), Wilson (1981) e Inojosa (s/d).

171

Grfico 01. Antecipao de demandas usurios

Fonte: pesquisa de campo

Na instituio A, 86,70% (13) dos usurios responderam negativamente a questo, o que enfatiza que o arquivo deve continuar passivo em sua postura, aguardando o contato por parte dos usurios. Em contrapartida, apenas um percentual de 13,3% (02) deles afirma que talvez exista a hiptese de receber informaes previamente, sendo que estas devem estar atreladas aos seguintes aspectos:

Tabela 20. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio A

Tipos de documentos INSTITUIO A Atos normativos Documentos fiscais de arrecadao e declarao

Fonte: pesquisa de campo

Frequncia Quinzenalmente Mensalmente

Os dados recolhidos nesta questo discordam com as respostas fornecidas pelos gestores, onde 100% (03) deles afirma que o arquivo pode ser proativo nas demandas. Ao serem questionados sobre como efetivar tal ao, as respostas foram as seguintes:
Tabela 21. Como antecipar as demandas dos usurios?

Como Conhecendo melhor a necessidade da unidade, tendo uma relao mais estreita com o negcio do cliente. Analisando as demandas anteriores em conjunto com os contextos administrativos, cenrios. Apresentao dos resultados dos produtos arquivsticos com estudo de demandas especficas, tornando acessveis os documentos sob sua custdia.
Fonte: pesquisa de campo

172

Ao analisarmos os perfis dos usurios desta instituio, temos que em sua maioria, 46,7% (07), se encontra na faixa compreendida entre os 31 e 40 anos. Contudo, ao observarmos o tempo de trabalho na organizao, percebemos que so usurios recentes, onde a maioria (46,7%) apresenta um tempo de permanncia de 0 a 5 anos. Note-se ainda o alto grau de escolaridade dos respondentes, j que 86,6% possuem nvel superior, resultado obtido ao somarmos com os que confirmam obter especializao (33,3%); enquanto 13,4% afirmam que o possuem de maneira incompleta.

Grfico 02. Faixa-etria

Fonte: pesquisa de campo Grfico 03. Tempo de trabalho

Fonte: pesquisa de campo

173

Grfico 04. Grau de escolaridade

Fonte: pesquisa de campo

Quantos aos cursos superiores e especializaes listadas, temos as seguintes informaes:

Tabela 22. Cursos listados na instituio A

INSTITUIO A Curso superior Administrao Direito Cincias Contbeis Especializao Direito do trabalho Gesto de pessoas Recursos humanos
Fonte: pesquisa de campo

__________________

INSTITUIO B

Na instituio B, a realidade no difere muito da anterior, j que 85,7% (24) acreditam que o arquivo no pode ser proativo, enquanto que apenas 14,30% (04) afirmam que sim.

174

Grfico 05. Antecipao de demandas usurios

Fonte: pesquisa de campo.

Com relao aos tipos de documentos e frequncia de envio por parte daqueles que responderam sim, obtivemos as seguintes informaes:

Tabela 23. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio B

Tipos de documentos No respondeu Dossis de servidores INSTITUIO B

Frequncia Bimestralmente Diariamente Anualmente

Pastas de servidores

(opo inserida pelo usurio)

Fichas financeiras e boletins internos no disponveis na Intranet

Fonte: pesquisa de campo

Diariamente

Ao contrrio da organizao A, o gestor desta instituio afirma que o arquivo no pode ser proativo na antecipao das demandas, corroborando a opinio dos usurios. Contudo, a argumentao para tal postura se refere mais ao sigilo das informaes, e no ao servio como um todo. Assim, o gestor voluntariamente adicionou a seguinte resposta:

175

Tabela 24. Por que o arquivo no pode antecipar demandas?

Por que no Documentos que envolvem servidores, como o caso de sindicncia, requerem cuidados na divulgao das informaes. Acho temeroso neste vis.
Fonte: pesquisa de campo

Alm disso, a partir da anlise da faixa-etria e do tempo de trabalho, podemos perceber a diferena com relao primeira instituio, onde a primeira caracterstica dos usurios mais elevada, com 42,9% (12) apresentando mais de 41 anos. Contudo, o tempo de trabalho da maioria dos servidores tambm se apresenta na casa dos 0 a 5 anos, com os mesmo 42,9% (12). Ademais, chama ateno o fato de que 35,7% (10) dos pesquisados j tem de 11 a 20 anos de tempo de trabalho, valor considervel em termos de absoro de uma cultura organizacional.
Grfico 06. Faixa-etria

Fonte: pesquisa de campo

176

Grfico 07. Tempo de trabalho

Fonte: pesquisa de campo

No que se refere ao grau de escolaridade, percebemos que, assim como na primeira, esta tambm apresenta um bom percentual de pessoas com nvel superior completo, 42,9% (12); numero que ao ser somado com aqueles apresentam uma especializao, completa (11) ou no (01), e at mesmo doutorado (01), atinge os 89,2% (25). Estes dados demonstram o alto grau de formao dos pesquisados.
Grfico 08. Grau de escolaridade

Fonte: pesquisa de campo

177

Os cursos superiores e especializaes listadas so as seguintes:

Tabela 25. Cursos listados na instituio B

INSTITUIO B Doutorado Filosofia Administrao Bacharelado em Artes plsticas Curso superior Direito Geografia Geologia Processamento de dados Comunicao Especializao Direito pblico Lngua portuguesa
Fonte: pesquisa de campo

_________________________

INSTITUIO C

Ao analisarmos os dados referentes antecipao de demandas da instituio C, percebemos que, apesar da maioria 65,5% (19) afirmar que o arquivo no pode ser proativo, este nmero passa a ser considervel ao comparamos com as respostas das organizaes anteriores. Isso porque, a quantidade de pessoas que responde afirmativamente chega a 27,6% (08), dando margem a uma boa imagem do arquivo. Sendo que dois usurios (02) - 6,9% - deixaram a questo em branco.

178

Grfico 09. Antecipao de demandas usurios

Fonte: pesquisa de campo

Aqueles informaes:

que

responderam

positivamente

acrescentaram

as

seguintes

Tabela 26. Tipos de documentos que podem ser antecipados na instituio C

Tipos de documentos Processos e ofcios Documentos da rea financeira Poderiam adaptar todas as informaes ostensivas via stio eletrnico, como a disponvel nos stios jurdicos, mais rapidez e economia na esfera INSTITUIO C arquivstica rea de cobrana, dados financeiros e estatsticos Legislao em assuntos relacionados a minha atividade profissional Documentos que instruem processos Documentos das reas de gesto Fonte: pesquisa de campo

Frequncia Diariamente Diariamente

Diariamente

Diariamente Diariamente Semanalmente Diariamente

179

Ao confrontarmos as opinies dos usurios com a do gestor, percebemos um bom nvel de entendimento entre as duas partes, afirmando que o arquivo pode antecipar as demandas dos usurios das seguintes maneiras:

Tabela 27. Como antecipar as demandas dos usurios? Instituio C

Como Apresentao dos resultados dos produtos arquivsticos com estudo de demandas especficas, tornando acessveis os documentos sob sua custdia.
Fonte: pesquisa de campo

Ao cotejarmos a instituio C com as demais, percebe-se que temos os pesquisados que apresentam a faixa-etria mais baixa, com 38% (11), no patamar de 20 a 30 anos; logo, tal amostra a mais jovem das trs instituies. Soma-se a isso a questo de que a que apresenta usurios com o menor tempo de trabalho, ou seja, 62,1% (18). Contudo, no que se refere ao grau de escolaridade observamos que esta demonstra o menor nvel dentro as outras, com um percentual representativo de 34,5% (10) de pessoas com curso superior incompleto. J as que apresentam nvel superior completo chegam a 13,8% (04), somados aos que afirmam ter especializao completa com 34,5% (10) e incompleta, 3,4% (01), dando um resultado de 51, 7% (15) com pessoas de nvel superior, um pouco mais da metade.

Grfico 10. Faixa-etria

Fonte: pesquisa de campo

180

Grfico 11. Tempo de trabalho

Fonte: pesquisa de campo

Grfico 12. Grau de escolaridade

Fonte: pesquisa de campo

181

Os cursos superiores e especializaes listadas foram:

Tabela 28. Cursos listados na instituio C

INSTITUIO C Administrao Contabilidade Direito Curso superior Economia Educao fsica Histria Rede de computadores Sistemas de informao Didtica do ensino superior Direito processual civil Gesto de pessoas Gesto pblica Especializao Legislao empresarial Negcios financeiros Planejamentos educacionais Polticas pblicas Vigilncia sanitria
Fonte: pesquisa de campo

182

10.7.1 Consideraes Na realizao de um paralelo entre as trs instituies podemos chegar a consideraes importantes com relao a este pressuposto. Primeiramente, o grau de escolaridade no influenciou na resposta positiva no que diz respeito possibilidade de antecipao de demandas aos usurios, j que a instituio que apresenta o menor nvel dessa varivel (C) demonstrou o maior percentual de resposta afirmativa.
Tabela 29. Antecipao de demandas nas trs instituies

A Sim No 13,3% 86,7%

B 14,3% 85,7%

C 65,5% 37,6%

Fonte: pesquisa de campo

Em segundo lugar, levanta-se a hiptese de que as variveis faixa-etria e tempo de trabalho possam influenciar diretamente nas respostas. Isso porque a instituio que apresentou usurios com nveis menores dessas duas variveis (C), tambm foi a que mais marcou a opo sim. Assim, tais resultados abrem espao para a necessidade de uma observao mais aprofundada da cultura organizacional. Em terceiro lugar, abre-se espao para a discusso de uma problemtica que est sendo debatida com relao ao que os usurios querem e aos anseios dos gestores de arquivo. Os primeiros querem ser proativos, mas a outra parte, em sua maioria, no apresenta essa preocupao. Parece que os resultados acabam por corroborar a ideia da passividade inerente aos arquivos, onde os usurios reforam a continuidade da postura reativa dos servios desse setor. Contudo, faz-se uma ressalva e levanta-se uma hiptese importante para futuros trabalhos. Numa primeira avaliao, quanto mais tempo de trabalho e maior faixa-etria a amostra apresenta, abre-se a possibilidade de se manejar com uma cultura de trabalho mais solidificada. Ao passo que pessoas novas na instituio podem fugir da ideia de passividade atrelada constantemente aos arquivos, talvez observando outras maneiras de discusso da questo. Esse ponto fica em aberto pelos resultados obtidos nesta pesquisa, j que o seu limite de observao s pode vir at aqui, posto que no se encaixe no escopo do trabalho. 183

10.8. Anlise do pressuposto 08 Este pressuposto abre a possibilidade de uma conjuno da satisfao do usurio (C7) com o acesso ao documento solicitado (C6) e a pertinncia do registro diante do uso (E10), posto que se pretenda avaliar se a satisfao dos usurios est atrelada a) ao encontro dos documentos no arquivo, e; b) pertinncia. Tais aspectos esto diretamente relacionados aos objetivos 04 e 05, ligados ao atendimento (C) e uso e psuso (D) que so, respectivamente: avaliar a capacidade de adequao da resposta do arquivo frente s demandas dos usurios e analisar a pertinncia do registro frente ao problema a ser solucionado, com nfase no impacto do documento nos processos de trabalho. Donde resulta a necessidade de se observar as respostas das questes 08, 10 e 12, todas referentes ao questionrio 01. Novamente, os dados sero elucidados nas trs instituies da pesquisa.
Tabela 30. Satisfao quanto ao acesso

Satisfao quanto ao acesso INSTITUIO A B C ENCONTRADOS De vez em quando Sempre SR De vez em quando Sempre SR De vez em quando Sempre 1 5 0 3 13 Muito satisfeito 16,7% 83,3% ,0% 18,8% 81,3% Satisfeito Insatisfeito TOTAL
2 22,2% 3 20,0% 5 55,6% 10 66,7% 2 22,2% 2 13,3% 3 30,0% 6 23,1% 7 70,0% 20 76,9%

SR 1 3,6% 0 ,0% 1 3,4%

14 50,0% 0 ,0% 14 48,3%

13 46,4% 1 1,9% 14 48,3%

Fonte: pesquisa de campo

Pelo quadro exposto acima, podemos destacar primeiramente que a instituio B a que apresenta os maiores nveis de satisfao com relao aos servios prestados pelo arquivo, chegando a 57% dos que se encontram muito satisfeitos, seguida da instituio A, com 40%, e C, que no apresentou resultados desse gnero.

Tabela 31. Grau de satisfao

GRAU DE SATISFAO A B Muito satisfeito 40% 61,50% Satisfeito 60% 38,50% Insatisfeito TOTAL 100% 100%
Fonte: pesquisa de campo

C 96,60% 3,40% 100%

184

Isso sem contar que a ltima das organizaes foi a nica que no demonstrou um nvel de muito satisfeito na pesquisa. Esses pontos destacam que na instituio com menor estruturao do arquivo, temos tambm o maior nvel de insatisfao, sendo variveis, at certo ponto, diretamente proporcionais, estrutura e satisfao. Outro ponto relevante a observao de certo nvel de relao entre as variveis sempre com muito satisfeito e de vez em quando com satisfeito. Assim, enfatiza-se que quanto mais de vez em quando os documentos so encontrados no arquivo, menor o nvel de satisfao dos usurios, ou seja, quanto menos frequncia do item sempre, mais a satisfao cai em nveis percentuais. Isso pode ser observado pelo destaque do quadro acima, onde nas instituies B e C a diminuio do nmero de sempre concorre para a diminuio da satisfao. Da mesma maneira que no ponto anterior ficou demarcada a relao entre as variveis satisfao e documentos encontrados, podemos faz-la tambm no que diz respeito ao paralelo entre a satisfao e a pertinncia do registro diante da resoluo da demanda. No geral, quanto maior o nmero de sempre no segundo quesito, maior o aparecimento da resposta muito satisfeito dos usurios. Essa relao no revelada pela instituio A, porm com uma variao nfima entre os casos. J nas outras organizaes, temos o reforo desse argumento, j que na B, quando se passa de 08 para 03 o nmero de respondentes do ponto sempre resolve questo, a quantidade de resposta satisfeito ultrapassa a de muito satisfeito; ocorre o mesmo na C, gerando a insatisfao do usurio.
Tabela 32. Satisfao quanto pertinncia

Satisfao quanto pertinncia A B C De vez em De vez em De vez em RESOLUO Sempre Sempre Raramente Sempre quando quando quando 2 4 7 8 Muito satisfeito 33,3% 66,7% 46,7% 53,3% 4 5 5 3 3 13 9 Satisfeito 44,4% 55,6% 62,5% 37,5% 12,0% 52,0% 36,0% 0 1 0 Insatisfeito ,0% 100,0% ,0% 6 9 12 11 3 14 9 TOTAL 40,0% 60,0% 52,2% 47,8% 11,5% 53,8% 34,6% INSTITUIO
Fonte: pesquisa de campo

185

Alm disso, revela-se tambm que h uma graduao do nvel de pertinncia conforme a estrutura apresentada pela instituio. Esse argumento pode ser observado pela diminuio do grau de pertinncia do sempre ao longo da tabela: A (60%), B (47,8%) e C (34,6).

10.8.1. Consideraes A anlise deste pressuposto nos apresenta trs pontos importantes para as concluses da pesquisa. Primeiramente que a satisfao dos usurios se ampara, de certa maneira, sobre a estrutura da instituio; onde, segundo os resultados, quanto menor essa caracterstica, mais negativa parece ser a imagem que os usurios tm dos servios do arquivo. Todavia, no podemos afirmar que quanto melhor a estrutura maior a satisfao, posto que a instituio B apresentou os maiores ndices de satisfao. Logo, h alguma varivel a mais, que no foi detectada pela pesquisa. O segundo ponto diz respeito ao fato de que tanto o acesso ao documento de arquivo quanto a sua pertinncia contribuem para o aumento dos nveis de satisfao dos usurios pesquisados. Diante disso, podemos afirmar que essas duas variveis so fatores crticos de sucesso para o funcionamento de um arquivo. Os pontos acima destacados concorrem para a corroborao do pressuposto de nmero 08, onde, de certa maneira, a satisfao se encontra atrelada ao acesso do documento e sua pertinncia na resoluo da questo.

10.9. Consideraes finais do captulo Segundo as anlises realizadas no decorrer do presente captulo, podemos observar a corroborao dos seguintes pressupostos:

a) os documentos de arquivo apresentam os mais variados usos em cada organizao da pesquisa; b) os usos dos documentos de arquivo so distintos nas instituies pelo seu atrelamento aos objetivos particulares de cada uma delas;

c) a priori, o documento de arquivo pertinente pela natureza pontual da relao

arquivo e usurio;

186

d) os documentos de arquivo no so as nicas fontes de informao na resoluo das demandas dos usurios; e) em decorrncia do ponto acima, os usurios solicitam os documentos para utilizar as informaes registradas em seu suporte; e, f) a satisfao dos usurios est relacionada disseminao dos documentos pelo arquivo e pertinncia do registro diante de seu problema.

Os dados recolhidos no estudo tambm nos permitem considerar que os seguintes pontos no foram devidamente evidenciados:

a) a instituio que demonstra uma maior preocupao com o usurio entende melhor o uso dos documentos de arquivo; e, b) os arquivos podem ser proativos nas demandas informacionais.

O quadro abaixo resume o resultado das anlises dos pressupostos:

Quadro 16. Quadro-resumo da anlise dos pressupostos

PRESSUPOSTO 01 02 03 04 05

QUADRO-RESUMO DA ANLISE DOS PRESSUPOSTOS CONFIRMAO HIPTESES PARA PESQUISAS FUTURAS SIM NO 07a. Diluio das maneiras de uso incapacita a observao deste aspecto por parte dos gestores. 07b. A baixa comunicao evidenciada pelas tabelas 01 e 02.

06

07

08a. Inversamente proporcional: Tempo de trabalho/Faixa-etria X Crena na proatividade dos arquivos 08b.Pressuposto ligado organizacional.

cultura

08

Fonte: pesquisa de campo

187

11. Limitaes da pesquisa Este item explicita que, devido aos objetivos da pesquisa, no foram abordados os seguintes pontos: a) os no usurios dos servios de arquivo, ou os porqus do distanciamento; e, b) um estudo mais intenso acerca do uso dos documentos eletrnicos.

12. Sugestes para novas pesquisas a) Pelo fato do estudo partir da anlise do uso dos documentos, a amostra abarcou apenas aqueles usurios que j entraram em contato prvio com o arquivo. Por isso a pesquisa englobou de maneira menos enftica o nvel mais alto da pirmide organizacional, apresentada na reviso de literatura (pgina 128). Assim, talvez possa se levantar dados mais relevantes caso a amostra passe a englobar mais coordenadores das respectivas reas; j que estes no entram um contato direto com o servio, posto que uma terceira pessoa possa realizar tal ao; e,

b) Em decorrncia disso, levanta-se a hiptese da restrio do uso da informao de arquivo para as tomadas de decises mais estratgicas da organizao. Isso porque as funes dos usurios da amostra estavam mais relacionadas ao uso rotineiro dos documentos, o que talvez explique o baixo ndice de utilizao para projetar cenrios futuros, e at mesmo as respostas negativas com relao possibilidade de uma postura proativa na disseminao dos documentos.

188

13. Consideraes finais da dissertao A primeira parte da reviso de literatura da pesquisa destaca a tentativa de um esboo da trajetria da Arquivstica, evidenciando o contexto histrico de criao das escolas, os conceitos abordados por cada uma delas, e as consequncias de suas aplicaes no campo terico. Dessa maneira, foi possvel a realizao de um paralelo com a temtica dos usurios pelo simples fato de que os conceitos definidos pelas correntes da rea se encontram atrelados, de alguma maneira, ao contexto de uso especfico dos documentos de arquivo por parte da sociedade da poca em que se construram tais esboos. Em segundo lugar, o que se denota a imagem da uma Arquivstica que se situa na corda bamba. Uma rea do conhecimento humano que se encontra num estado limtrofe de reestruturao. As discusses e os preceitos de ordem prtica no conseguem mais sustentar o desenvolvimento de inovaes, nem orient-la nesses novos rumos da contemporaneidade. Isso fica enfatizado ao se observar o ciclo de vida das informaes e entrela-lo s funes tradicionais da Arquivstica. Todas as funes se apresentam como um campo aberto, aguardando a possibilidade de novas reflexes. A segunda parte explicitou a incipincia de uma relao mais estreita dos conjuntos documentais custodiados pelas organizaes com os aspectos funcionais de seu uso. Assim, partiu-se das concepes do documento, de uma maneira geral, para inserir apontamentos no campo especfico dos arquivos. Esse movimento enfatizou que a possibilidade de investigao de uma abordagem que destaque a informao no significa, necessariamente, um abandono das perspectivas contextuais que caracterizam tal registro. Pelo contrrio, d relevo ao fato de que o seu uso pode estar inserido em diversos fins, inclusive a comunicao organizacional. Conforme foi visto no decorrer do trabalho, assim como o fenmeno informao vem no bojo de um discurso capitalista de produo, esse novo olhar pode estar eivado de um modismo contraproducente. No fundo, o olhar da informao no exclui a possibilidade de discusso sobre o que vem a ser um documento. Pelo contrrio, enfatiza a noo da comunicabilidade desse objeto e faz rever questes intrigantes. Como consequncia desse engajamento, surge a imagem de um arquivo diferente daquela montada pela sua trajetria de desenvolvimento. Anteriormente, cabia a este espao o desenho passivo pintado pela representatividade da tarefa de conservao de documentos gerados por uma instituio ao longo de sua existncia. No momento atual, a transformao requer um conceito dinmico, num quadro ativo de 189

atuao; como um organismo receptor e transmissor de informaes preponderantes tomada de decises organizacionais. O redimensionamento da informao suscita aos arquivos uma nova postura no mbito das organizaes. A elevao do status da informao como um subsidio estratgico para a conduta de aes institucionais, assim como a utilizao cada vez maior da gesto atrelada eficincia administrativa, convida os arquivos e os arquivistas a se inserirem dentro do espao do sistema de informao da instituio a que pertencem. No obstante toda importncia que a informao assume no contexto atual, e os arquivos se apresentarem como unidades de informao que refletem a estrutura de tomada de decises empreendidas pelas organizaes, os mesmos ainda so fadados ao esquecimento nas discusses contemporneas. ESTEBAN NAVARRO (1995) aponta este paradoxo ao destacar que os conceitos de representao e organizao da informao vm sendo discutidos de maneira veemente nas ltimas duas dcadas, mantendo-se, contudo, os arquivos apartados deste tipo de discusso com as reas correlatas. Esse disparate se fundamenta pela escolha tomada pela Arquivstica de se fechar diante das possveis semelhanas com campos de estudos afins, contentando-se em evidenciar apenas as suas diferenas. Tal postura enfraquece a possibilidade de comunicao e entendimento da rea com interlocutores externos. Diante disso, nem os arquivos podem contribuir para a discusso atual, nem os gestores de informao podem compreender o seu trabalho, abstendo-se de contribuir com experincias j adquiridas. Percebe-se que a elevao ou o imperativo da necessidade de acesso, e at mesmo da ao de comunicao de recursos informacionais, traz uma nova demanda execuo dos servios de arquivo. E, sob o ponto de vista de suas etapas de atuao, nada o diferencia dos outros sistemas de informao. Comeam a surgir trabalhos dentro da literatura arquivstica que relacionam os arquivos por intermdio das semelhanas com os demais sistemas de uma organizao, e consequentemente dentro da sociedade a que pertencem. Isso porque tais sistemas, biblioteca e arquivo, dentre outros, podem ser correlatos em termos de finalidade, matria-prima, fundamentos e dos resultados que so esperados desse tipo de servio. (ESTEBAN NAVARRO, 1995) Heredia Herrera (1995) em seu clssico Archivistica General: Teoria y Prctica enumera trs elementos essenciais para uma definio do que vem a ser 190

arquivo: documentos, organizao e servio. Sendo que a organizao se apresenta como condio essencial ao estabelecimento de um eficiente servio, e este elemento se estabelece como a finalidade principal da existncia de um arquivo. Dessa maneira, no se fala em servio se no h organizao, tampouco poder dizer que exista arquivo sem servio. Ademais, o ideal de um conceito de arquivo amplamente difundido e ancorado sob um vis historicista acaba por negligenciar o aspecto de gesto, que est atrelado s duas primeiras fases do ciclo vital. Posto que a existncia de um arquivo esteja fundamentada por duas naturezas: tanto atuando na acessibilidade de provas e justificativas para garantir a gesto eficiente da organizao, quanto facilitando o acesso s fontes histricas. Ou seja, a administrao e a investigao histrica so os dois pilares de um servio de arquivo. Apesar de toda discusso em voga, o que passa a tomar lugar nos debates a questo do contexto de produo e uso dos documentos. Partimos do suporte para, em seguida, alcanarmos a informao; agora nos debruamos sobre os dois aspectos, atrelados ao elemento essencial do contexto em que se situam. O surgimento da corrente de pensamento que enfatiza a noo do macro-contexto na avaliao um dos reflexos desse movimento. A terceira parte deste trabalho inseriu a discusso em torno do campo de estudo do comportamento informacional, iniciando-se pela sua observao na Cincia da Informao, posteriormente se vinculando Arquivstica. Diante disso, tais pontos foram destacados:

a) a falta de clareza quanto ao referencial a ser usado para as classificaes dos usurios de arquivo; b) a limitao quanto classificao dos usurios internos; c) os usurios externos so os mais enfatizados pelos estudos. Alm de uma vinculao limitada ao ideal pblico dos arquivos; d) a generalizao excessiva do quadro de pesquisadores externos; e) os problemas metodolgicos e conceituais das classificaes; e, f) a necessidade de englobar os usurios que utilizam os arquivos por intermdio das tecnologias de informao.

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Os estudos do comportamento informacional vm justamente da observao da necessidade de uma discusso contempornea, passando a ser levada sob aspectos humanos; desatrelada da imagem isolacionista que os arquivos at o presente momento ainda preservam. Levanta tambm a avaliao de um arquivo enquanto servio de acesso informao, inserido nos parmetros da gesto da qualidade das organizaes. Percebeu-se que os conjuntos arquivsticos no so apenas objetos de estudo de um determinado grupo, e sim que as caractersticas dos tempos atuais ampliam o seu leque de atuao, sobre uma enorme gama de usurios. Para introduzir a questo do uso e ps-uso da informao orgnica arquivstica, optamos por realar a semelhana entre as funes arquivsticas, propostas por Couture (1999), e o ciclo de vida das informaes, utilizado pela CI. Dessa maneira, abriu-se a possibilidade de observao de um caminho para alm do que se v, ultrapassando os limites do acesso aos documentos de cunho arquivstico. Na ltima parte terica do presente trabalho, apresentou-se a relao entre o uso das informaes de arquivo e os aspectos vinculados gesto de documentos, gesto da informao e ao processo de inteligncia competitiva organizacional. Dessa forma, evidenciou-se que a realizao de uma gesto da informao nos arquivos requer a prexistncia de uma efetiva gesto de documentos. E que, por ltimo, esses conjuntos documentais podem se vincular ao processo de ICO por intermdio de uma discusso que destaque o documento de arquivo enquanto base para a transferncia de informaes qualitativas e de cunho estratgico ao tomador de deciso. O que se denota a imagem da uma Arquivstica que se situa na corda bamba. Uma rea do conhecimento humano que se encontra num estado limtrofe de reestruturao. As discusses e os preceitos de ordem prtica no conseguem mais sustentar o desenvolvimento de inovaes, nem orient-la nesses novos rumos da contemporaneidade. Isso fica enfatizado ao se observar o ciclo de vida das informaes e entrela-lo s funes tradicionais da Arquivstica. Todas as funes se apresentam como um campo aberto, aguardando a possibilidade de novas reflexes. Alm desses pontos, podemos destacar que h uma maleabilidade de uso a que os arquivos se submeteram com o passar dos tempos. Esse ponto bem discutido por Greene (2008) ao refletir sobre a misso dos arquivos dentro da sociedade atual. Segundo ponto de vista do autor, os arquivistas no precisam se reinventar como gestores de documentos para continuar a ser relevante ao contexto social contemporneo. 192

O autor parte do pressuposto de que a fonte dos conflitos dentro da profisso advm do confronto entre os documentos como evidncias versus documentos como memria. Esses dois pontos explicitam os paradigmas do gerenciamento e o arquivstico, respectivamente. Para alguns tericos, o gerenciamento dos documentos uma atividade administrativa e no cultural. E esse ponto de vista enfraquece o campo de atuao da Arquivstica, posto que no sejam excludentes entre si. Por isso o argumento do artigo de que o paradigma do gerenciamento de documentos deveria ser visto como uma parte do paradigma arquivstico. O conflito ocorre porque o primeiro quer substituir o segundo. E isso implica em trs perigos a profisso do arquivista:

a) o paradigma de gerenciamento de documentos dilui e diminui a importncia do documento histrico, restringindo a capacidade de uso das informaes arquivsticas aos fins transacionais; b) esse paradigma de gesto compreende erroneamente a funo dos arquivistas na sociedade contempornea; e, c) esse novo discurso, que v nos documentos transacionais um objetivo, ignora as correntes culturais que surgiram no sculo passado.

Os questionamentos que surgem ao se refletir os servios de arquivo so: como manter os dois paradigmas em equilbrio, sem conflito ou contradio? Esses dois pilares levam a mais perguntas: qual a finalidade dos arquivos? A quem os arquivos servem? Os arquivos so produzidos por uma necessidade humana de produzir e armazenar informaes, de recuper-la e transmiti-la, como tambm estabelecer ligaes tangveis com o passado. (GREENE, 2008, p.17) Como se percebe na discusso, os arquivos comeam a repensar a insero de seus servios dentro da atual conjuntura. s vezes, essa reflexo ocorre por intermdio do reforo de vises mais tradicionais. Em outros momentos, numa roupagem mais organizacional e de gesto. Contudo, o que importa nesses apontamentos a necessidade de se procurar uma postura que se coadune com as mais diversas possibilidades de uso a que os servios de arquivo se submetem atualmente. O trabalho de Taylor (1984) ressalta a importncia de observar o arquivo enquanto servio para facilitar a ao do usurio. Segundo seu ponto de vista, se no h usurio os documentos e informaes conservados teriam somente informao em

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potencial, o que ele denomina energia tensionada, sempre esperando pela oportunidade de utilizao. Partindo dessa constatao, o autor destaca a ausncia de uma proposta com maior rigor metodolgico para a obteno de informaes sobre o usurio. Ao invs disso, o arquivista e sua capacidade de inferir as necessidades e demandas do usurio ainda aparecem como o principal protagonista do processo de acesso informao nos arquivos. Os arquivos so chamados a renovar funes histricas e tradicionais. Isso porque a gesto da informao refaz o eixo de atuao de seus servios ao deslocar o foco do acervo para o acesso e do estoque para o fluxo da prpria informao. (Jardim, 2000) A opo deste trabalho em destacar a caracterstica do arquivo enquanto servio no implicou na descaracterizao de seu objeto de estudo, nem na adoo de mtodos de organizao que possam desrespeitar seus pressupostos metodolgicos. O que se afirma que as peculiaridades deste objeto de estudo no podem ser um empecilho para uma correlao em termos de finalidade e processamento utilizados pela gesto da informao em outras reas do conhecimento. A diferenciao do documento de arquivo enquanto objeto de estudo no oriunda nem de seu suporte, nem da informao a ele vinculado, e sim ao seu modo de produo, bem como funo que tal objeto desempenha na organizao. O desafio do arquivista est na capacidade de destacar a semelhana do processo de gesto documental ao processo de gesto da informao, sem perder de vista a organicidade, a involuntariedade e a unicidade dos registros. Dentro desse processo temos a presena marcante da figura do usurio. A possibilidade de diversificao dos pontos de acesso de um arquivo, surgida principalmente pelo advento TICs, refora a importncia dos instrumentos de descrio e das maneiras de difuso dos conjuntos documentais custodiados pelas instituies atuais. A importncia e o peso de um servio de arquivo na contemporaneidade parecem remontar o seu ciclo de atuao, manifestando-se de maneira diversa ao que antes se esperava. O que as organizaes pretendem ao planejar um sistema de gerenciamento de documentos a intensificao da capacidade de acesso s informaes documentadas. Agora o peso recai sob o acesso. Nesse ponto aparece a figura do usurio, como um elemento central dos servios de um arquivo. 194

A memria ainda exerce uma centralidade de discurso, levando a considerar o arquivista como o eterno guardio da memria. Porm, a memria no espao arquivstico s ativada se tais arquivos forem gerenciados como ambientes de acesso informao, onde a documentao no apenas organizada pela simples mania de organizao, mas sim por que necessita ser transferida e acessada por algum que dela necessite. Pode-se destacar que a atuao do arquivo enquanto servio ainda uma atribuio recente aos arquivistas. O movimento de insero do arquivista dentro do processo de gesto de documentos organizacionais ainda novo no mbito da profisso. A noo desse redimensionamento de atuao, que visa agora eficincia administrativa, est inserida nos novos valores que a administrao comea a delinear: transparncia, qualidade e foco no cliente. Contudo, a cultura dominante nas organizaes ainda no reconhece a funo, persistindo no ideal das tarefas rotineiras e meramente tcnicas de ordenao de documentos. Ao ser observado pelas organizaes como um profissional que est se inserindo dentro dos processos de trabalho, retirando pouco a pouco a idia do arquivista enquanto guardio da memria, este profissional se v diante do seu maior desafio: tornar-se visvel. Deve-se mostrar aos gestores que o desenvolvimento dos seus mecanismos de trabalho condiz com parte da soluo para o sucesso organizacional. Essa conjuntura bem desenhada pela arquivista portuguesa Ceclia Henriques (2008) ao relatar suas experincias de trabalho naquele pas. A autora afirma que o espao de atuao do profissional de arquivo nunca oferecido, mas sim que deve ser sempre conquistado. A escritora chama ateno ao que poderia se designar ambiente hostil de atuao. Um espao que deve ser conquistado aos poucos, introduzindo mudanas de acordo com a observao do aspecto cultural da empresa em que o gestor de documentos est inserido. Por isso a importncia da atuao do arquivista dentro de contextos especficos, observando nuances que esto envolvidas no processo de negociao. Da o imperativo que se expe a este profissional: atuar em contexto. As estratgias de conduta do arquivista devem extrapolar o nvel de conhecimento meramente tcnico. O conhecimento das funes que atuam sobra gesto de documentos importante, por dar a capacidade de se trabalhar com convico profissional. Porm, estes no so os nicos conhecimentos que devem ser observados em sua formao. Naturalmente,

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outras competncias devem estar embutidas dentro desse processo de tornar-se visvel e de mudana cultural. J que ao arquivista no dado um terreno frtil para atuao profissional e deve-se ir alm da capacidade tcnica, que outras variveis podem orientar o objetivo de torna-se visvel organizao? Em primeira instncia, a mudana de postura deve compreender a habilidade de se tornar mais flexvel e realizar concesses, alm de estar aberto a novas contribuies que possam advir de outros profissionais que esto envolvidos com a gesto de documentos, mas que no so especialistas na rea. Por outro lado, fazer-se entender essencial ao sucesso de um programa de arquivos. Ou seja, a capacidade de adaptar a complexidade do trabalho de planejamento, com todos os pontos recomendados pela especialidade, ao filtro de prioridades da organizao. Em suma, segundo a autora, a este profissional devem estar destacadas duas atitudes: saber inquirir no momento oportuno e saber ouvir outras opinies. Assim, o grande desafio do arquivista est em trabalhar a sua rea de manejo ou contexto de trabalho. Pequenas intervenes colocam este profissional no foco de atuao da instituio. E a partir do momento em que a gesto de documentos j assumida pelos tomadores de deciso como de interesse prioritrio, o terreno est aberto a novas possibilidades de atuao. O caminho deste profissional parece estar embutido da pacincia de se sentir notado por intermdio da trajetria natural de acumulao de pequenos ganhos que possam fazer eco nos altos escales organizacionais. o que a autora portuguesa denomina sentido de oportunidade. Torna-se preponderante nesse processo captar a ateno e os interesses dos tomadores de deciso, valendo-se da capacidade de ofertar servios que disponham de valor agregado. Ao alinhar as prioridades dos servios de arquivo aos fatores que a organizao considera como crticos, tm-se a revalorizao dos produtos deste setor pelo reconhecimento que a instituio observa em seus resultados de aplicao. Aos arquivos no cabe mais a imagem de um armazm de documentos, onde o usurio s teria o contato individual no momento de observao de um problema, sem a necessidade de contribuir de alguma maneira para a melhoria de seus servios. Inojosa (s/d) cita a descentralizao como uma das principais caractersticas do processo democrtico que tem surgido nos ltimos anos. Para a autora, os arquivos tm dupla potencialidade: servem tanto para resgatar fatos e processos diretamente relacionados ao modo de produo dos que lhes deram origem, quanto para subsidiar a avaliao das

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relaes de poder que envolvem o produtor do documento e aos agentes envolvidos no momento de gnese. A autora defende a ideia de que a centralizao de um servio de arquivo, no sentido de no construir um contato com os usurios da informao, no condiz com a realidade atual, onde os documentos so produzidos e utilizados de maneira descentralizada nas organizaes. Ampara seu argumento sob a lgica da construo conjunta, posto que s se compromete com alguma maneira de trabalho quem tambm tem a oportunidade de construir. Por isso os arquivos precisam sair do isolamento e estabelecer parceria com os geradores ou produtores dos documentos. Essa postura permite o aumento da capacidade de uso da informao arquivstica. Porm, devemos tambm evitar a descentralizao como um sinnimo de fragmentao. Precisamos estimular os clientes da informao e a tentativa de melhoraria da nossa capacidade de tornar a informao mais til aos usurios dos servios de arquivo. Da a importncia de disponibilizar o conjunto de documentos de modo a responder perguntas e suscitar questes. Por fim, parece-nos que a mudana de postura dos usurios-receptores dos documentos de arquivo se contrape diretamente ao vis orgnico arquivstico, conforme destacado pelos estudos dos portugueses. Se antes o valor da informao ao pesquisador derivava da importncia da informao num conjunto de documentos, e no da informao contida em peas isoladas (SCHELLENBERG, 2004, p.204); agora o foco de interesse do usurio se desloca para a informao que est recortada, e inserida na menor unidade de descrio: o documento. Contudo, um documento de arquivo fora de sua agrupao natural no serve como instrumento auxiliar no processo de gesto da instituio produtora, por conta da perda natural de seu valor probatrio. Ao mesmo tempo em que no h essa restrio de uso, conforme visto pelas anlises dos pressupostos da pesquisa. Ao que parece, o que interessa organizao o todo, enquanto os usurios necessitam da parte. E o arquivista como deve se comportar? Esta pesquisa esboou uma tentativa de responder a este valioso questionamento, possibilitando o aparecimento de novas questes; que podero ditar o rumo e a tnica de futuras pesquisas.

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WILSON, Ian. Recent trends in user studies: action research and qualitative methods. Information Research, v. 5, n. 3, Apr. 2000. Disponvel em: <http://informationr.net/ir/5-3/paper76.html > Acesso em: 2/11/2008. ____________. A problemtica da gesto do conhecimento. In: TARAPANOFF, Kira (org.). Inteligncia, informao e conhecimento. Braslia: Unesco / IBICT, 2006. p. 37-55. ____________. Models in Information Behavior Research. Journal of Documentation, London, v. 55, n. 3, p. 249-271, June 1999. ____________. Strategies for communication. Janus. International Council on Archives. Paris, 1, 1995. ____________. On user studies and information needs. Journal of Documentation, v.31, n.1, p.3-15, 1981. ZAPATA, Carlos Alberto. Los Archivos como activo estratgico para la investigacion. In: Anais do II Encuentro de archivos e investigacion. Bogot, 19 al 21 de noviembre de 2002. ____________. Las relaciones entre archiveros y productores de documentos. In: Anais do II Encuentro de archivos e investigacion. Bogot, 19 al 21 de noviembre de 2002.

212

APNDICES

213

QUESTIONRIO DO PR-TESTE
UNIVERSIDADE DE BRASLIA (UnB) Faculdade de Economia, Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao (FACE) Departamento de Cincia da Informao e Documentao (CID) Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao (PPGCInf) Proejto para disciplina Estudo de Usurios da Infoumao Alunos: Andra Carla Marques, Andra Vilhena e Rodrigo Fortes de vila

Estudo de usurios - Trabalho Final Realizao de Pr-teste para o projeto de pesquisa Alm do que se v: o uso e o ps-uso da informao arquivstica

Prezado (a) participante, Este um pr-teste para a realizao de uma pesquisa que tem por objetivo compreender a utilidade do documento de arquivo do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Por isso, gostaramos de avaliar a) qual o uso que voc faz da informao; b) se os documentos solicitados atendem s suas necessidades, e; c) se ele teve xito ao ser utilizado. A sua participao vai contribuir com o estudo em questo, cuja cpia ser encaminhada ao gestor responsvel pelo setor de arquivos do SRH-MP para anlise e possvel implantao de melhorias. Agradecemos a sua participao! Data: ______ / _______ / 2009

214

PESQUISA O uso e o ps-uso do documento de arquivo

1. O(a) Sr.(a) utilizou o sistema de arquivos desta instituio no perodo de 15/10/09 a 15/11/09? ( ) Sim (Prossiga) ( ) No (encerre) 2. Com que freqncia voc precisa do arquivo: ( ) Sempre ( ) Esporadicamente ou eventualmente ( ) Nunca 3. No geral, quais so os principais motivos que o (a) levam a fazer uma consulta ao arquivo? Sempre Provar e testemunhar alguma ao ( ) Algumas vezes ( ) Nunca ( )

Pesquisar aes passadas

( )

( )

( )

Buscar informao para complementar alguma ao presente

( )

( )

( )

4.Como voc faz a solicitao do documento: Sempre Telefono ( ) Algumas vezes ( ) Nunca ( )

Visito pessoalmente o setor

( )

( )

( )

Envio uma Comunicao Interna

( )

( )

( )

Envio um e-mail

( )

( )

( )

Outra pessoa faz por mim

( )

( )

( )

5. Descreva, em linhas gerais, os por qus das solicitaes:

6. Quanto ao conhecimento sobre sua necessidade de informao:

215

( ) Eu sempre sei o que desejo e quase nunca preciso de ajuda do gestor de documentos ( ) Eu normalmente sei o que desejo, mas quase sempre consulto o gestor de documentos ( ) Eu normalmente sei o que desejo, mas no preciso consultar o gestor de documentos ( ) Eu raramente sei o que desejo, e sempre consulto o gestor de documentos 7. Geralmente o arquivo responde a sua solicitao: ( ) No mesmo momento. ( ) No mesmo turno. ( ) No outro turno. ( ) 24 horas depois. ( ) Mais de um dia. 8. Habitualmente, enquanto aguarda o documento, o(a) Sr.(a): ( ) Aguarda o retorno do gestor, mesmo que o prazo combinado j tenha expirado. ( ) Acompanha o prazo e d um telefonema cobrando se houver atraso. ( ) Acompanha o prazo, mas faz suas buscas tambm em outras fontes, simultaneamente. ( ) No acompanha o prazo to logo o gestor localize o documento ele vai envi-lo. 9. Quanto ao resultado destas consultas, na maioria das vezes, o(a) Sr.(a) tem ficado ( ) Muito Satisfeito, encontro sempre o que desejo. ( ) Satisfeito, mas nem sempre consigo o que quero. ( ) Insatisfeito, quase nunca consigo obter a informao desejada. 10. Ainda sobre o resultado das consultas, com as informaes obtidas o(a) Sr.(a): ( ) Resolveu o problema e encerrou a questo. ( ) Resolveu o problema, mas precisou de outras informaes que no estavam no documento ( ) No resolveu o problema e o documento voltou ao arquivo. ( ) Gerou outro processo de trabalho. ( ) A questo ainda continua em andamento, o documento ainda est sendo utilizado. 11. O(a) Sr.(a) acredita que seria possvel o setor de arquivos do SRH antecipar suas necessidades de informao e fornecer com regularidade alguns documentos de uso contnuo para o Sr.(a)? ( ) No (v para questo 11) ( ) Sim (responda abaixo) 11.1 Se sua resposta foi afirmativa, por favor, liste abaixo as reas que mais lhe interessam e os tipos de documentos que geralmente atendem a sua demanda.

11.2 Neste caso, qual a periodicidade que o(a) Sr.(a) julga mais adequada para o recebimento destes documentos: Minha rea tem sofrido alteraes de forma irregular, logo: ( ) Preciso de documentos somente quando pedir Minha rea sofre importantes e constantes alteraes. Por isso, preciso atualizao constante: ) Diariamente ) Semanalmente. ) Quinzenalmente ) Mensalmente

( ( ( (

216

( (

) Bimestralmente ) A cada trs meses ou mais.

12. Apenas para classificao, o(a) Sr.(a) poderia me dizer: 11.1 Qual a sua faixa etria? ( ) 18 a 24 ( ) 25 a 34 ( ) 35 a 44 ( ) 45 a 54 mais. 11.2 Sexo: ( ) Masculino ( ) Feminino 11.3 Setor de trabalho: 11.4 Funo: 11.4 Grau de escolaridade mais elevado: ( ) Ps-graduao. Qual?_________________ ( ) Graduao. Qual?____________________ ( ) Ensino mdio. ( ) Ensino fundamental.

) 55 ou

Muito obrigado!

217

UNIVERSIDADE DE BRASLIA (UnB) Faculdade de Cincia da Informao Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao (PPGCInf)

Estudo de usurios

Pesquisa Alm do que se v: o uso e o ps-uso da informao de arquivo

Prezado (a) participante, Este um questionrio para a realizao de uma pesquisa que tem por objetivo compreender a utilidade do documento de Arquivo. Por isso gostaramos de avaliar a) qual o uso que voc faz da informao; b) se os documentos solicitados atendem s suas demandas; c) se eles tiveram xito ao serem utilizados, e; d) qual o impacto alcanado aps o uso. As suas respostas vo contribuir para o estudo em questo. Agradecemos a sua participao! Data: / / Questionrio n:

AS INFORMAES COLETADAS NESTA PESQUISA SO DE CARTER CONFIDENCIAL, ESTANDO PROIBIDA A DIVULGAO OU O ACESSO AOS DADOS INDIVIDUAIS DO INFORMANTE.

218

1. Com que frequncia voc utiliza os documentos do Arquivo? ( ) Todos os dias ( ) Uma vez por semana ( ) Quinzenalmente ( ) Mensalmente ( ) Trimestralmente ( ) Semestralmente ( ) Anualmente 2. Por quais motivos voc consulta o Arquivo? Nunca Provar e testemunhar alguma ao ( ) Pesquisar aes passadas ( ) Tomar alguma deciso atual ( ) Enviar o documento a uma outra pessoa ( )

Raramente ( ) ( ) ( ) ( )

De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

3. Como voc solicita o documento? Nunca Raramente De vez em quando Sempre Telefono ( ) ( ) ( ) ( ) Visito pessoalmente o setor ( ) ( ) ( ) ( ) Envio uma Comunicao Interna ( ) ( ) ( ) ( ) Envio um e-mail ( ) ( ) ( ) ( ) Envio uma solicitao pelo sistema ( ) ( ) ( ) ( ) Outra pessoa faz por mim ( ) ( ) ( ) ( ) Outras maneiras:_____________________________________________________________________________

4. Descreva, em linhas gerais, por que voc precisa dos documentos:

5. Voc acredita que seria possvel ao setor de Arquivo antecipar suas necessidades e fornecer com regularidade alguns documentos? ( ) No (v para questo 6) ( ) Sim (responda abaixo) 5.1 Ento liste as reas que mais lhe interessam e os tipos de documentos que atendem aos seus problemas:

5.2 ( ( (

Qual a periodicidade voc julga mais adequada para o recebimento destes documentos? ) Diariamente ( ) Mensalmente ) Semanalmente. ( ) Bimestralmente ) Quinzenalmente ( ) A cada trs meses ou mais.

219

6. Geralmente, quando voc vai ao Arquivo: Nunca Raramente De vez em quando Sempre Sabe a informao que deseja ( ) ( ) ( ) ( ) Consulta o gestor de documentos ( ) ( ) ( ) ( ) Outras situaes: _____________________________________________________________________________

7. O Arquivo responde s suas solicitaes: No mesmo momento No mesmo turno No outro turno 24 horas depois Depois de um dia 8. Quanto ao atendimento, voc tem ficado: ( ) Muito Satisfeito. ( Nunca ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Raramente ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sempre ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

) Satisfeito.

) Insatisfeito.

9. O que voc faz enquanto aguarda o documento?

Aguardo o retorno do gestor observando o prazo Acompanho o prazo e cobro o atendimento Acompanho o prazo e fao buscas em outras fontes No acompanho o prazo Nunca ( ) ( ) ( ) ( ) Raramente ( ) ( ) ( ) ( ) De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( ) Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

10. Aps as consultas no Arquivo os documentos so encontrados? ( ) Nunca. ( ) Raramente. ( ) De vez em quando.

) Sempre.

11. Por quais motivos os documentos no so encontrados no Arquivo? Nunca Raramente De vez em quando O Arquivo no tem o documento que preciso ( ) ( ) ( ) O Arquivo tem o documento, mas no encontra O documento est emprestado a outro setor As informaes que tenho so insuficientes para encontrar os documentos ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

12. Voc utiliza os documentos de Arquivo para: Nunca Esclarecer e compreender problema especfico ( ) Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Raramente ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

220

13. Geralmente, com as informaes obtidas voc: Nunca Resolve o problema e encerra a questo Resolve o problema com informaes de fontes complementares No resolve o problema Gera outro processo de trabalho ( ) ( ) ( )

Raramente ( ) ( ) ( )

De vez em quando ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( )

( ) ( ) ( ) ( ) Outras situaes: ___________________________________________________________________________

14. Voc informa ao Arquivo se os documentos resolvem ou no o problema? ( ) Sim ( ) No 15. Geralmente, por que os documentos no resolvem o problema? Sempre Nunca Raramente De vez em quando No contm as informaes que desejo ( ) ( ) ( ) ( ) Necessito de informaes de outras fontes ( ) ( ) ( ) ( ) A solicitao foi equivocada ( ) ( ) ( ) ( ) Outros problemas aparecem ( ) ( ) ( ) ( ) Outros motivos:____________________________________________________________________________

16. Apenas para classificao, voc poderia me dizer: Gnero: ( ) Masculino ( ) Feminino

Faixa etria? ( ) 20 a 30 anos Setor de trabalho: Funo:

( ) 31 a 40 anos

( ) 41 ou mais anos

H quanto tempo trabalha na instituio: ( ) de 0 a 5 anos ( ) de 6 a 10 anos Grau de escolaridade mais elevado: ( ) Ps doutorado. Qual? ______________ ( ) Doutorado. Qual? ______________ ( ) Mestrado. Qual? ______________ ( ) Especializao. Qual? ______________ ( ) Especializao incompleta. Qual? ______________ ( ) Superior. Qual? ______________ ( ) Superior incompleto. Qual? ______________ ( ) Nvel mdio ( ) Nvel fundamental 17. Gostaria de receber os resultados da pesquisa?

( ) de 11 a 20 anos ( ) Mais de 21 anos

221

Ento, ponha aqui seu e-mail: ___________________________________________________________

18. Caso queira, faa aqui seu comentrio adicional:

MUITO OBRIGADO PELA PARTICIPAO!

222

ENTREVISTA PR-TESTE

Roteiro bsico de entrevista com o gestor da rea 1. Em sua opinio, qual deve ser a filosofia central de conduta de um sistema de arquivo? (imagem dele sobre o arquivo) 2. Quais seriam os objetivos de um sistema de arquivo? (objetivos de um arquivo) 3. Eles vm sendo alcanados? Se no, por qu? (Eficcia) 4. Quais seriam as dificuldades enfrentadas para a conduta das aes arquivsticas? (pontos de melhora) 5. Em que sentido a informao de arquivo importante para a sua instituio? (Impacto)

223

Roteiro da entrevista Gestor da instituio 1. Aes de atendimento ao usurio:

2. Dificuldades:

3. Facilidades:

4. Informaes adicionais:

224

Entrevista Gestor da instituio A 1. Aes de atendimento ao usurio: Assistncia tcnica para organizao de documentos eletrnicos e tradicionais; Atendimento a outros estados.

2. Dificuldades: Falta de tempo para assistir a todos os setores de trabalho.

3. Facilidades: Estrutural. Existncia de oramento prprio.

4. Informaes adicionais: Aps a assistncia tcnica, aplica-se sempre um questionrio de satisfao aos usurios; Sempre se mantm o contato com o usurio para demonstrar a preocupao com o servio; Constroem-se indicadores de pesquisa desde o ano de 2004.

225

Entrevista Gestor da instituio B 1. Aes de atendimento ao usurio: Possibilidade futura de desenvolvimento de Portal de atendimento aos usurios; Capacitao dos servidores do setor para atendimento ao pblico.

2. Dificuldades: Quando o usurio no sabe o que deseja de uma maneira mais especfica; Desconhecimento da realidade do arquivo por parte dos usurios; Pressa do usurio em resolver a questo.

3. Facilidades: Bom relacionamento usurios e arquivistas.

4. Informaes adicionais: Relatrio semestral para controle de pesquisas realizadas no setor; Levantou-se a possibilidade da digitalizao de documentos, contudo requer uma equipe maior.

226

Entrevista Gestor da instituio C 1. Aes de atendimento ao usurio: No

2. Dificuldades: Indefinio do que o usurio quer; O setor de arquivo no formalmente institucionalizado.

3. Facilidades: Cordialidade e bom relacionamento com os usurios.

4. Informaes adicionais: Pesquisas internas e externas so formalizadas; A organizao terceirizada; Tem-se uma preocupao com o acesso aos documentos; A empresa terceirizada tem as estatsticas de controle.

227

Universidade de Braslia (UnB) Faculdade de Cincia da Informao Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao (PPGCInf)

Pesquisa Alm do que se v: o uso e o ps-uso da informao de arquivo

Prezado (a) participante, Este um questionrio para a realizao de uma pesquisa que tem por objetivo compreender a utilidade do documento de Arquivo. Por isso gostaramos de avaliar a) o conhecimento sobre o uso informao; b) o conhecimento sobre o atendimento das demandas; c) o conhecimento sobre o xito ao serem utilizados, e; d) o conhecimento do impacto alcanado aps o uso. As suas respostas vo contribuir para o estudo em questo. Agradecemos a sua participao! Data: / / Questionrio n:
AS INFORMAES COLETADAS NESTA PESQUISA SO DE CARTER CONFIDENCIAL, ESTANDO PROIBIDA A DIVULGAO OU O ACESSO AOS DADOS INDIVIDUAIS DO INFORMANTE.

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1. Com que frequncia o Arquivo utilizado? ( ) Todos os dias ( ) Uma vez por semana ( ) Quinzenalmente ( ) Mensalmente ( ) Trimestralmente ( ) Semestralmente ( ) Anualmente 2. Por quais motivos voc acredita que os usurios consultam o Arquivo? Nunca Raramente De vez em quando Provar e testemunhar alguma ao ( ) ( ) ( ) Pesquisar aes passadas ( ) ( ) ( ) Tomar alguma deciso atual ( ) ( ) ( ) Enviar o documento a uma outra pessoa ( ) ( ) ( ) No sei os motivos ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

3. Geralmente, como os usurios solicitam o documento? Nunca Raramente De vez em quando Sempre Telefonam ( ) ( ) ( ) ( ) Visitam pessoalmente o setor ( ) ( ) ( ) ( ) Enviam uma Comunicao Interna ( ) ( ) ( ) ( ) Enviam um e-mail ( ) ( ) ( ) ( ) Enviam uma solicitao pelo sistema ( ) ( ) ( ) ( ) Mandam uma terceira pessoa ( ) ( ) ( ) ( ) Outras maneiras:_____________________________________________________________________________

4. Voc acredita que seria possvel ao setor de Arquivo antecipar as demandas dos usurios? ( ) No (v para questo 5) ( ) Sim (responda abaixo) 4.1 De que maneira isso poderia ser feito?

5. Quando os usurios vm ao Arquivo: Nunca Raramente De vez em quando Sempre Sabem a informao que desejam ( ) ( ) ( ) ( ) Consultam o gestor de documentos ( ) ( ) ( ) ( ) No sei informar ( ) Outras situaes: _____________________________________________________________________________

6. O Arquivo responde s solicitaes: No mesmo momento No mesmo turno No outro turno 24 horas depois Depois de um dia 7. Quanto ao atendimento, os usurios ficam: ( ) Muito Satisfeitos. ( ) Satisfeitos. Nunca ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Raramente ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sempre ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

) Insatisfeitos.

) No sei.

229

8. O que voc acredita que os usurios fazem enquanto aguardam o documento?

Aguardam o retorno do gestor observando o prazo Acompanham o prazo, cobrando o atendimento Acompanham o prazo, fazendo buscas em outras fontes No acompanham o prazo No sei Nunca ( ) ( ) ( ) ( ) Raramente ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( ) Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

9. Aps as consultas no Arquivo os documentos so encontrados? ( ) Nunca. ( ) Raramente. ( ) De vez em quando.

) Sempre.

10. Por quais motivos os documentos no so encontrados no Arquivo? Nunca Raramente De vez em quando O Arquivo no tem o documento que precisam ( ) ( ) ( ) O Arquivo tem o documento, mas no encontra O documento est emprestado a outro setor As informaes que os usurios tm so insuficientes para encontrar os documentos ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

11. Geralmente, como voc acredita que os usurios utilizam os documentos? Nunca Raramente De vez em quando Esclarecer e compreender problema especfico ( ) ( ) ( ) Tomar alguma deciso Descrever um fato ou acontecimento Confirmar outra informao Projetar um cenrio futuro Provar e testemunhar alguma ao No sei 12. Voc acredita que com as informaes os usurios: Nunca Raramente Resolvem o problema e encerram a questo Resolvem o problema com informaes de fontes complementares No resolvem o problema Geram outro processo de trabalho No sei ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

De vez em quando ( ) ( ) ( ) ( )

Sempre ( ) ( ) ( ) ( )

Outras situaes: ___________________________________________________________________________

230

13. O Arquivo informado se os documentos resolvem ou no a questo? ( ) Sim ( ) No 14. Geralmente, por que voc acredita que os documentos no resolvem o problema? Sempre Nunca Raramente De vez em quando No contm as informaes que deles desejam ( ) ( ) ( ) ( ) Necessitam de informaes de outras fontes ( ) ( ) ( ) ( ) A solicitao deles foi equivocada ( ) ( ) ( ) ( ) Outros problemas aparecem ( ) ( ) ( ) ( ) No sei ( ) Outros motivos:____________________________________________________________________________

15. Apenas para classificao, voc poderia me dizer: Gnero: ( ) Masculino ( ) Feminino

Faixa etria? ( ) 20 a 30 anos Setor de trabalho: Funo:

( ) 31 a 40 anos

( ) 41 ou mais anos

H quanto tempo trabalha na instituio: ( ) de 0 a 5 anos ( ) de 6 a 10 anos ( ) de 11 a 20 anos ( ) Mais de 21 ano Grau de escolaridade mais elevado: ( ) Ps doutorado. Qual? ______________ ( ) Doutorado. Qual? ______________ ( ) Mestrado. Qual? ______________ ( ) Especializao. Qual? ______________ ( ) Especializao incompleta. Qual? ______________ ( ) Superior. Qual? ______________ ( ) Superior incompleto. Qual? ______________ ( ) Nvel mdio ( ) Nvel fundamental 16. Gostaria de receber os resultados da pesquisa? Ento, ponha aqui seu e-mail: _______________________________________ ____________________ 17. Caso queira, faa aqui seu comentrio adicional: MUITO OBRIGADO PELA PARTICIPAO!

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