Guia Rpido para Gesto de Projetos

Aprenda, compreenda, lembre e aplique conceitos importantes de gesto de projetos, e de forma simples.

Apoio

Realizao

Sumrio
Introduo.....................................................................................................................................................02 Processos de Gerenciamento de Projetos.................................................................................03 reas de Conhecimento.........................................................................................................................04 Gerenciamento da INTEGRAO.....................................................................................................05 Gerenciamento de ESCOPO..................................................................................................................06 Gerenciamento de TEMPO....................................................................................................................07 Gerenciamento dos CUSTOS................................................................................................................09 Gerenciamento da QUALIDADE..........................................................................................................10 Gerenciamento dos RECURSOS HUMANOS......................................................................................11 Gerenciamento das COMUNICAES................................................................................................12 Gerenciamento dos RISCOS...................................................................................................................13 Gerenciamento das AQUISIES.........................................................................................................14

Este material destinado para fins acadmicos e no pode ser publicado nem comercializado sem fazer referncias s fontes de origem. Foi elaborado como parte de um trabalho de MBA da escola BBS, pelos alunos da matria de Gesto de Projetos em 2012. Utilizou-se como fonte de pesquisa e estudo os seguintes livros: Head First PMP 2 Edio - Jennifer Greene, PMP e Andrew Stellman, PMP Preparatrio para o exame PMP Rita Mulcahy, PMP

Introduo

Talvez voc, como muitas pessoas, chame seu trabalho de Projeto quando ele no .

O que um PROJETO?

No seria fantstico um guia rpido para me ajudar sobre Gerenciamento de Projetos de uma forma mais divertida do que ir ao dentista?

um empreendimento temporrio , com um incio e um fim. Cria um produto, servio ou resultado exclusivo.

O que Gerenciamento de PROJETOS?

O gerenciamento de projetos consiste na aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas adequadas s atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos.

O que PROGRAMA?

Um programa um conjunto de projetos que so geridos em conjunto por causa de um benefcio compartilhado.

4 O que um PORTFLIO?
Portflio contm ambos Programas e Projetos. Um portflio ir acompanhar o desempenho acordado para os programas e projetos, e dizer se o seu comportamento est bem sucedido.

Lidar com as Restries do projeto

Toda vez que houver mudanas em seu projeto, voc vai precisar saber como esta mudana afetar todas as restries. Se voc no gerenciar todas as seis restries ao mesmo tempo, voc corre o risco de gesto a favor de apenas uma restrio.

Gerenciar expectativas das partes interessadas

H uma grande quantidade de pessoas ou organizaes envolvidas em fazer a maioria dos projetos acontecer! Perceba que as partem interessadas incluem mais do que Gerentes de Projeto, o cliente, o patrocinador e a equipe. So pessoas ou organizaes cujos interesses podem sofrer impactos positivos ou negativos com o projeto. E uma grande parte do trabalho do GP se comunicar com todos e ter certeza de que suas necessidades sejam atendidas.

Tudo se encaixa...

02

Processos de Gerenciamento de Projetos

INICIAO
Este grupo inclui os processos para definir e autorizar uma verso preliminar do escopo do projeto.

O que feito durante cada PROCESSO de gerenciamento de Projetos?

EXECUO MONITORAO E CONTROLE
Mede e monitora regularmente o progresso em relao ao plano do projeto, auxiliando na tomada de aes corretivas e ajustes quando necessrio.

PLANEJAMENTO
onde voc planeja como vai gerenciar todos os aspectos do Projeto, incluindo escopo, risco, tempo, custo, qualidade e um pouco mais.

ENCERRAMENTO
Uma vez que o trabalho foi feito, voc precisa manter o registro de que o projeto foi realizado. Certifique-se da liberao de recursos.

Aqui onde todo o trabalho feito. Todo o material que produzido neste grupo, acompanhado no prximo.

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP) Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders)

Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Coletar os Requisitos Definir o Escopo Criar a Estrutura Analtica do Projeto (EAP) Planejar o gerenciamento dos Riscos Identificar os Riscos Realizar a anlise Qualitativa dos Riscos Realizar a anlise Quantitativa dos Riscos Planejar a resposta aos Riscos Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar durao das atividades Desenvolver o plano de RH Estimar os Custos Determinar o Oramento Planejar as Aquisies Planejar as Comunicaes Planejar a Qualidade

Orientar e Gerenciar a Execuo do projeto Mobilizar a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Conduzir as Aquisies Realizar a garantia de Qualidade Distribuir as informaes Gerenciar as expectativas das partes interessadas

Monitorar e Controlar o trabalho do projeto Verificar o Escopo Controlar o Escopo Controlar o Cronograma Controlar os Custos Realizar o controle de Qualidade Reportar o desempenho Monitorar e controlar os Riscos Administrar as Aquisies Realizar o controle integrado de Mudanas

Encerrar o projeto ou a fase Encerrar as Aquisies

Acredite, este mapa ir ajud-lo a compreender e organizar como fazer as coisas...

42 processos distribudos em 5 grupos de processos

Forma sinttica contendo os

de gerenciamento de um projeto descritos no PMBOK 4 Edio.

03

reas de Conhecimento
1 2 3 4 5
Todo o trabalho que voc faz em um projeto composto de processos.

Aplicao das reas de Conhecimento em processos apropriados.

Uma vez que voc conhece como todos os processos se encaixam em seu projeto, fcil lembrar de tudo! H um padro para todo o trabalho que feito em seu projeto. Primeiro voc planeja, ento voc comea a trabalhar. Enquanto voc estiver fazendo o trabalho, voc est sempre comparando seu projeto com o plano original. Quando as coisas comeam a ficar fora do plano, a sua vez de fazer correes e colocar tudo de volta nos trilhos. Os grupos de processos e as reas de conhecimento, so a chave para que tudo isso possa acontecer sem problemas

As REAS DE CONHECIMENTO iro ajud-lo a organizar por assunto os principais aspectos envolvidos em um projeto.

Os GRUPOS DE PROCESSOS ajudam voc a organizar os processos de gerenciamento de um projeto de forma eficaz por tipo de trabalho a fazer.

Os seguintes nove elementos de como se fazer um Cookie refletem as 9 reas do conhecimento descritas no Guia PMBOK .

Certifique-se que todos as partes (ingredientes, ajudantes, utenslios) estejam disponveis na ordem correta, e no momento certo para todo o projeto Cookie.

Integrao

Escopo

Voc poderia ter decorado os cookies? ou feito um tamanho menor? ou mais uma fornada?

Preparao e tempo de cozimento.

Tempo

Custo

Oramento para o projeto Cookie.

Verificando se a aparncia e o gosto esto como esperados e atendendo aos requisitos.

Qualidade

Recursos Humanos

Garanta que sua programao esteja clara entre as partes interessadas, e que elas estejam disponveis para saborear o Cookie.

Certifique-se que voc esteja utilizando o sistema internacional de medidas (ml, Kg)

Comunicao
Selecionando a loja mais apropriada parafornecer os seus ingredientes.

Risco Aquisio

Voc poderia queimar os Cookies ou a si mesmo ao ass-los? Os ovos so frescos?

04

Gerenciamento da Integrao
Necessidades
1 Elabore o Termo de Abertura

Voc sempre comea com as necessidades do cliente.

Execuo
3 Direcionar e Gerir a Execuo

Incio
2

Planejamento

Fechamento

SUCESSO!

Elabore o Plano de Gesto do Projeto

6 Feche o projeto

Monitorao e Controle

4 Monitorar e Controlar o trabalho do projeto 5 Implemente o Controle de mudana integrado

1 Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Contrato Caso de negcio Projeto

3 Direcionamento e Gesto da Execuo

Requisio de Mudana Aprovada Plano de gerenciamento Fatores do ambiente da empresa Avaliao do processo organizacional

Declarao de trabalho

Fatores do ambiente da empresa

Avaliao do processo organizacional

Direcionar & Gerenciar a Execuo Sistema da informao do Gerenciamento do Projeto Avaliao do Especialista

Elabore o TAP

TAP

Dados de Desempenho

Entregas

Requisio de mudana

2 Plano de Gerenciamento do Projeto

Avaliao do processo organizacional

TAP
Sadas do Processo de Planejamento

Fatores do ambiente da empresa Elaborao do plano de gerenciamento do projeto

Avaliao do Especialista

Plano Plano Plano Plano Plano Plano Plano Plano Plano

de de de de de de de de de

Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de Requisitos Gerenciamento do Cronograma Gerenciamento de Custo Gerenciamento da Qualidade Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicao Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisies

05

Gerenciamento de Escopo

Escopo pode ser definido como uma garantia de que o projeto contemple somente o trabalho necessrio para atingir os seus objetivos. Mas para isso, necessitamos descobrir o que est fora do escopo.
2

Definio

Problemas de Escopo
Escopo do Projeto Aumento do Escopo

Caractersticas e funes do produto que est sendo construdo.

Escopo do Produto

Todo trabalho que precisa ser feito para criar o produto.

Mudanas no controladas que oneram a equipe em horas adicionais de trabalho.

Processo de Gesto de Escopo

Termo de abertura do projeto Input Estrutura analtica do projeto xyz xyz xyz xyz

Registro dos Stakeholderes

Output Documento de requisitos

Declarao de escopo do projeto

Apenas uma ferramenta no processo de controle faz a anlise de varincia. Onde constantemente podemos comparar a informao que est sendo recolhida sob a forma de como o ser encaixada na base de escopo.
Output

Controle de Escopo

Verificao processo de escopo

O processo de verificao de escopo consiste na inspeo de onde as partes interessadas vo realmente olhar de perto. Nessa etapa necessrio que seja verificado que o produto que esta sendo entregue est correto.
Output
Medidas de desempenho Atualizao dos processos organizacionais Atualizao plano de gerencimanto de projetos

..
Pedido de mudana Aceite dos resultados

Atualizao do documento do projeto

06

Gerenciamento do Tempo

Definio das Atividades

1) Lista de Atividades 2) Atributos das Atividades 3) Lista de Marcos

1) Base Escopo do Projeto 2) Fatores Ambientais da Empresa 3) Ativos de Processos Organizacionais

Sequenciar as Atividades
1) Diagrama de Rede do Cronograma do Projeto 2) Atualizaes dos Documentos do Projeto
Estimar os recursos da atividade Estimar a durao da atividade Sequenciar as atividades

1) Lista de Atividades 2) Atributos das Atividades 3) Lista de Marcos 4) Declarao do Escopo do Projeto 5) Ativos de Processos Organizacionais

Estimar os Recursos da Atividade

1) Requisitos do recurso da atividade 2) Estrutura analtica dos recursos 3) Atualizaes dos documentos do projeto

1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Calendrio de recursos 4) Fatores ambientais da empresa 5) Ativos de processos organizacionais

Cronograma

07

Gerenciamento do Tempo
4

Estimar a Durao da Atividade

1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Requisitos do recurso da atividade 4) Calendrio de recursos 5) Declarao do escopo do projeto 6) Fatores ambientais da empresa 7) Ativos de processos organizacionais 1) Estimativas da durao da atividade 2) Atualizaes dos documentos do projeto

Desenvolver Cronograma
1) Cronograma do projeto 2) Linha base do cronograma 3) Dados do cronograma 4) Atualizaes dos documentos do projeto

1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Diagramas da rede do cronograma do projeto 4) Requisitos do recurso da atividade 5) Calendrio de recursos 6) Estimativas da durao da atividade 7) Declarao do escopo do projeto 8) Fatores ambientais da empresa 9) Ativos de processos organizacionais

Controlar Cronograma
1) Medio do desempenho do trabalho 2) Atualizaes de ativos de processos organizacionais 3) Solicitaes de mudanas 4) Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto 5) Atualizaes dos documentos do projeto

1) Plano de gerenciamento do projeto 2) Cronograma do projeto 3) Informaes sobre o desempenho do projeto 4) Ativos de processos organizacionais

08

Gerenciamento dos Custos

2

Este processo composto de 3 etapas, sendo uma primeira estimativa do custo do projeto, a confeco do Budget (oramento) e o controle dos custos do projeto e correes no mesmo.
Estimar Custo Determinar Oramento Controlar Custos

Gerenciamento de Custo

Abaixo temos os esquemas bsicos para uma estimativa preliminar de custos, no entanto este processo disponha de algumas ferramentas, tais como: Estimativa Bottom-up, Estimativa topdown ou anloga, etc.

Estimar Custo

Outputs

$
Plano de Recursos Humanos Cronograma do Projeto Estimativa de Custo

$
Estimativa Bsica de Custos Escopo Solicitaes de Mundana Documentos do Projeto Atualizados

Do processo anterior temos a primeira ferramenta para a confeco do budget a estimativa de custo, vamos gerar e precisar de outros documentos, tais Custos, Contrato, Recursos, Cronograma, Escopo e destas informaes geraremos o nosso Budget.

Determinar Oramento

$
Estimativa de Custo

$
Estimativa Bsica de Custos

$
Oramento

$
Outputs
Oramento Anlises

$
Base Desempenho de Custo

Custo das Atividades

uma parte importante do controle do projeto e abaixo segue alguns requisitos para este controle ser bem sucedido.

Controle de Custos

$
Base Desempenho de Custo Fundos do Projeto Plano de Gerenciamento de Custo Informaes do Desempenho do Trabalho Relatrios de Execuo

09

Gerenciamento da Qualidade
Quais so as metas que devemos atingir atravs da qualidade?
Satisfao do cliente (quem paga deve estar satisfeito ... Cuidado com requerimentos no explcitos e aqui entra o bom senso - mas que so inerentes ao projeto). Adequado s necessidades do cliente: absolutamente necessrio que atenda estas necessidades (no adianta ter outras qualidades, design etc. se no servir a este requisito) Conformidade com o que foi solicitado pelo cliente (o produto ser julgado por como foi construdo e por como foi prometido que seria construdo)

Qualidade a medida pela qual um produto preenche aquilo que foi requerido pelo cliente.
O primeiro passo definir que tarefas o seu produto ser capaz de fazer para assim poder julgar a sua qualidade. O seu produto poder ser considerado de alta qualidade se conseguir preencher os requisitos que foram determinados quando o projeto comeou.
Como voc sabe se este um produto de alta qualidade?

Melhor prevenir!

3 processos de gerenciamento de qualidade

Planejar a qualidade: identificar os requisitos e os padres de qualidade do projeto e do produto
Declarao de Escopo Registro partes interessadas Linha de base do desempenho de Custos Registro dos Riscos Fatores ambientaisda empresa

Realizar a garantia de qualidade: O processo de auditoria dos requisitos de qualidade - necessrio dar um passo atrs e observar se a entrega compatvel com o nvel de qualidade e as normas da sua empresa
Auditorias de qualidade Anlises de processos

Realizar o controle de qualidade: a atividade de controle e monitoramento onde revista cada entrega e so inspecionados possveis defeitos, avaliado o desempenho e recomendadas as mudanas se for o caso
Plano de gerenciamento do projeto Mtricas de qualidade Listas de verificao de qualidade Medio de desempenho do trabalho Solicitao de mudanas aprovadas

Plano de gerenciamento Medidas de qualidade Lista de verificao Processo de melhoramento Atualizaes

Atualizao em ativos de processos organizacionais Solicitaes de mudanas Atualizao do plano de gerenciamento Atualizao dos documentos

Medio de qualidade Validao de Mudanas Validao de entregas Atualizao de processos e solicitao de mudanas Atualizao do Plano de gerenciamento Atualizao de documentos

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Gerenciamento de Recursos Humanos

Plano de Recursos Humanos
Quem ser necessrio no seu time, em que momento, quais sero seus papis e responsabilidades, quais habilidades devero ter, como treinar e motivar sua equipe.

Por trs de todo projeto de sucesso existe um timo time.

Habilidades Relacionadas
Habilidades de Lder Gesto de conflitos Reportes da performance do projeto Reportes de problemas Habilidades interpessoais Observao e conversas

Uma vez iniciado o projeto, voc precisa reunir seu time. Isso significa que voc precisa negociar alguns de seus recursos.

Plano de Gerenciamento do Projeto

Adquirir Equipe de Projeto

Voc precisar treinar seu time e mant-lo motivado com premiaes e recompensas para que o projeto seja executado da melhor forma.

Desenvolver Equipe de Projeto

Motivar seu time

Esse reporte gerado a partir do Projeto de desenvolvimento do time e mostra como o trabalho est sendo executado.

A melhor maneira de resolver um conflito enfrentar o problema: investigue e conclua o que est por trs e corrija a causa raiz

Reportar Status de Performance

Gesto de Conflitos (Confronte o problema)

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Gerenciamento das Comunicaes

Comunicao entre o gestor e a equipe do projeto.

Pensar Codificar Transmitir Decodificar

Anatomia da Comunicao

Se algo acontecer de errado durante a transmisso, a equipe pode no entender o a mensagem desejada.
2

Exemplos de falhas comunicao: Pessoa errada pode pegar a mensagem, barulho, barreiras, problemas com o telefone.

Gerenciamento da Comunicao
Comunicao Efetiva Inclui a comunicao verbal, a no verbal, feedback e paralingual.

Processos criados para diminuir as falhas na comunicao, j que 90% do trabalho do gestor de projeto a comunicao.

Definir Stakeholders Plano de Comunicao

Distribuir Informao Formas de comunicao: Formal (escrita e verbal) ou Informal (escrita ou verbal)

Registro dos Stakeholders ajuda a traar estratgias direcionadas a cada um Monitorar e Controlar a Comunicao Gerenciar a Expectativa dos Stakeholders - Tenha certeza de que todos pegaram a mensagem certa para serem tomadas as decises certas. Reportar Performance reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto est indo. Matriz de responsabilidade ajuda a verificar as entregas do projeto e a fazer previses do que precisar ser feito

Reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto est indo.
Utiliza o output do Executivo e o transforma em previses e Report Previso Processos oramentria Organizacionais Performance dos stakeholders Matriz de Responsabilidade Plano de Gerenciamento do Projeto

Reportar Performance

2 3

3 1

Um bom gerente de projeto precisa controlar todas as formas de comunicao e quantificar todas as suas formas.
# Canais de comunicao = n x (n-1)/ 2 n = stakeholders

Canais de Comunicao

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Gerenciamento dos Riscos

Um risco qualquer evento incerto ou condio que possa afetar seu projeto.

O que um RISCO?
Nem todos os riscos so negativos Alguns eventos (como encontrar uma maneira fcil de realizar uma atividade) ou condies (como preos mais baixos para determinados materiais) podem ajudar o seu projeto! Quando isso ocorre, chamamos isso de OPORTUNIDADE...mas ainda assim tratada como um risco. No planeje RISCOS somente no incio do Projeto... Mesmo o melhor planejamento no possvel prever tudo, e um RISCO que voc no tinha pensado pode surgir. por isso que voc precisa monitorar constantemente seu projeto atravs do registro de Riscos. Quando se trata de Risco, quanto mais cedo voc pode reagir, melhor para todos!

Como lidar com RISCOS?

EVITAR
A melhor coisa que voc pode fazer com um risco evit-lo que ocorra. Isto definitivamente no vai prejudicar o seu projeto.

MITIGAR
Se voc no puder evitar o risco, voc pode mitig-lo. Isto significa tomar algumas aes que iro evitar danos ao seu projeto, quando possvel.

TRANSFERIR
Uma maneira eficaz para lidar com um risco pagar ou contratar algum para aceit-lo por voc.

ACEITAR
Quando voc no pode evitar, mitigar ou transferir um risco, ento voc deve aceit-lo. Ao analisar as alternativas,voc saber o que vai acontecer caso ele ocorra.

Planejando e Gerenciando RISCOS

Identifique e Priorize os RISCOS Anlise Qualitativa dos RISCOS Anlise Quantitativa dos RISCOS Plano de Respostas aos RISCOS

Esta anlise ajuda voc a priorizar cada risco e descobrir a sua PROBABILIDADE e IMPACTO.

Voc pode realmente descobrir o quanto estes riscos iro custar para o seu projeto.

... e descobrir o que voc vai fazer se os riscos acontecerem.

Escopo Projeto

Input

Custo Projeto Cronograma Projeto Comunicao Projeto Plano de Gerenciamento Registro de de RISCOS

Output

RISCOS

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Gerenciamento das Aquisies

Pode ser que sua empresa no tenha experincia ou equipamento para fazer determinado trabalho. Quando isso acontece, voc precisar gerenciar aquisies e encontrar uma empresa que faa o trabalho para voc.

Processos de Gerenciamento de Contratos

Planejar compras e aquisies Planejar contrataes
Planeje o que voc vai comprar, e como e quando voc vai precisar negociar contratos para o seu projeto.

Decida sobre o vendedor (ou vendedores) com quem voc vai trabalhar e assine o contrato.

Administrar Contratos

Mantenha o controle sobre o contrato. Certifique-seque sua empresa est recebendo pelo que foi pago.

Encerramento de Contratos

Confirme que o trabalho foi bem feito e que todas as obrigaes foram cumpridas de ambos os lados.

Tipos de Contratos
Preo Fixo
Significa que voc ir pagar um preo fixo para o contrato, no se importando com alteraes que venham a acontecer. Um contrato de preo fixo s faz sentido em casos em que o escopo muito bem conhecido.

Preo Fixo + Taxa de Incentivo

Significa que voc vai pagar um preo fixo para o contrato e dar um bnus com base em algumas metas de desempenho.

Contratos de Custos Reembolsveis

Custos + Taxa Fixa
Voc paga ao vendedor os custos envolvidos na realizao da obra, alm de voc concordar com um valor que voc pagar em cima disso.

Custos + Taxa Prmio

semelhante ao contrato de custo mais taxa fixa, exceto que em vez de pagar uma taxa em cima dos custos, voc concorda em pagar uma taxa baseada na avaliao do comprador sobre o desempenho do vendedor.

Custos + Taxa Incentivo

Significa que voc vai reembolsar os custos do projeto e pagar uma taxa se algumas metas de desempenho forem cumpridas.

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Guia Rpido para Gesto de Projetos

Elaborao
Claudinei Cavalcante Cleber Lima Fbio Oliveira Fernanda Magalhes Gerson Bispo Giuseppe Lenti Jos Fernandes Bressan Mnica Roque Rafael Gasparetti Raquel Medeiros Raquel Tedesco Renan Bassi

Orientao
Prof. lvaro Antnio Bueno de Camargo

Apoio

Realizao