A comunicao na gerncia do projeto Ana Paula Pinheiro Alves 1.

Introduo O conceito de comunicao deriva do latim "communicare" cujo significado tornar comum, partilhar, repartir, associar, trocar opinies, conferenciar. A comunicao implica em participao "communicatio", em troca de mensagens, em emisso ou recebimento de informaes. A comunicao a provocao de significados comuns, com suas reaes resultantes, entre comunicador e intrprete, por meio do uso de signos e smbolos. A habilidade de comunicao vital para o sucesso de qualquer projeto. Na gerncia de projetos, segundo estudos realizados, existe uma alta percentagem de atritos, frustraes e ineficincias nas relao de trabalho, que tem como origem a falta de comunicao. A falha na interpretao de um requisito de projeto, dvidas em uma solicitao de mudana, ou uma data compromissada que no cumprida, so resultados de uma falha no processo de comunicao . Em um projeto a base para uma comunicao eficaz a elaborao de um plano de comunicao. 2. A Chave para um Plano de Comunicao Eficaz O objetivo do plano de comunicao em um projeto promover a integrao dos envolvidos (stakeholders) do projeto em quaisquer nveis, evitando a propagao de idias e conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem como firmar a periodicidade em que um documento ser enviado e recebido. Se o plano estimular o envolvimento e a participao dos interessados, sua eficincia ser cada vez melhor. 2.1 Benficos - Padronizao das mensagens utilizadas para acompanhamento do projeto, para a tomada de decises e para a motivao / posicionamento dos envolvidos; - Garantir o fluxo livre para comunicao em qualquer direo e sentido dentro da rea de abrangncia do projeto; - Incentivar a troca de idias e garantir o feedback; - Aumentar a integrao da equipe, maximizando a cooperao e a participao; - Gerar reportes peridicos sobre a situao do projeto, facilitando a tomada de deciso e controle de mudanas; - Diminuir o nvel de tenso e ansiedade causado pelas incertezas, advindas da desinformao. 2.2 Composio do Plano de Comunicao Um plano de comunicao deve ser uma matriz contendo: - Seleo das informaes a serem coletadas; - Como sero coletadas e por quem; - Forma do registro da informao; - Quem ser o responsvel pelo envio; - Para quem a informao ser enviada (pblico-alvo); - Como ser transmitida (meio e tcnicas apropriadas); - Quando (data ou evento) disparar o envio; - Padronizao das mensagens. Alguns aspectos devem ser considerados: - Coleta de informaes - Comunicao interna - Disseminao dos reportes do projeto - Aceitao de produtos/ servios - Documentao e Registro do projeto

3. Concluso Neste mercado cada vez mais competitivo, a comunicao no apenas um diferencial estratgico, e sim uma necessidade humana, profissional e gerencial para conduzir mecanismos, processos, projetos e atividades de mbito empresarial. A comunicao deve ser objetiva e clara, respeitando os limites estipulados por agentes definem o negcio, seja de um projeto ou organizao. A comunicao depende do emissor (envia a mensagem) e o receptor (recebe a mensagem), ou seja, a troca de informaes entre as pessoas envolvidas no processo. Para o sucesso do projeto, deve ser um grande comunicador, ou seja, deve estar capacitado a se comunicar eficientemente com as diferentes disciplinas, linhas gerenciais, subordinados, clientes e interessados que compem o ambiente de cada projeto e das organizaes envolvidas. O plano de comunicao deve ser objetivo, eficaz e aplicvel. 4. Referncia Bibliogrfica - Bastoni, Marco Antnio. Apostila Gesto da Comunicao; IETEC; 2002 - www.ganthead.com - Bowditch, James L. & Buono, Anthony F..Elementos de Comportamento Organizacional; So Paulo; Pioneira; 1992 - Trabalho Comunicao – MBA Gerncia Projetos; FGV; 2002.