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AFD Gesto e Consultoria Administrativa

TEMA: Qualidades Profissionais. FUNES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO As funes do Secretariado, so essencialmente 3: Funes de Ligao Funes Tcnico-Administrativas Funes Psicolgicas C !"#C$%#!T & '#()#'$D & Para o desempenho destas funes so requeridos os seguintes conhecimentos: C$#!T,F$C &"A lngua como meio de expresso oral e escrita um instrumento fundamental para o trabalho e principalmente para as relaes com o mundo exterior".

Cient*+icos Tcnicos Psicolgicos

No Secretariado no tem que estar necessariamente intelectuais, mas de em estar pessoas inteligentes. Devem possuir:

Uma razo el cultura geral! "maginao! #apacidade de concentrao! $rdem e mtodo! #apacidade de ligar os assuntos entre si e fazer uma sntese! %aber falar e escre er correctamente a sua lngua e lnguas estrangeiras& principalmente as mais utilizadas no mundo comercial' "ngl(s e o )ranc(s! #onhecimento de'

#onhecimento de di ersas tarefas de escrit*rio dentro da empresa!

Dactilografia e Estenografia. Relaes Pblicas e Humanas, Psicologia. Documentao Comercial e Oficial. Ordem Jurdica, Contabilstica e de Informtica. Organizao de empresas, administrativas e de trabalho.

T.C!$C &"A execuo cientfica". tcnica est intimamente relacionada com a sua preparao

O Secretariado desempenha na empresa uma funo tcnica, pois muitas das suas tarefas so puramente administrativas. Entre as funes tcnicas destacam-se as seguintes:
+ibertar a direco de todas as tarefas secundrias! ,reparar-lhe o trabalho dentro do poss el!

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.emorizao das /uestes em curso no sector da direco! Assegurar todas as relaes internas e externas da empresa! #hamar a si a /uase totalidade do trabalho executi o! 0eceber e expedir o correio! #lassificar& ordenar e ar/ui ar' a correspond(ncia& os documentos& os mapas& os grficos& as re istas! )azer e receber chamadas telef*nicas! .arcar reunies e entre istas! 1actilografar& estenografar e policopiar' #artas& 2otas #irculares& Actas& 1ocumentos e 0elat*rios& etc. 0eceber os isitantes! Actualizar as agendas! $rganizar 1ossiers! ,reparar 3iagens! 4laborar 0elat*rios& etc. 5A par dos conhecimentos cientficos e tcnicos& o ,rofissional de %ecretariado tem um papel muito importante na medida em /ue o ponto de ligao de toda uma rede de ligaes 6umanas& uma das suas funes a de receber os isitantes de modo a /ue facilita as entre istas& as prolongue e& por ezes& as e ita7.

P&$C L/G$C &-

! seu constante contacto com pessoas " a #ase de toda a sua acti idade. Por isso, mesmo os elementos de Secretariado t$m que ter conhecimentos de ordem Psicol%gica. O "rofissiona de Secretariado dever# ter:
8om humor& amizade& calor humano! ,aci(ncia para poder resol er os problemas delicados import9ncia para a empresa! %aber manter o esprito de e/uipa! ,rontido e claridade de reflexos nas suas relaes! 1iplomacia e cortesia! Auto : confiana! .odstia.

e de grande

As funes psicol%gicas so cada e& mais necess'rias e importantes pelos contactos tanto com as pessoas da empresa como as do e(terior. Assim, para o #om desempenho das suas funes o Profissional de Secretariado de e possuir e desen ol er uma s"rie de qualidades pessoais.

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TEMA: Qualidades Pessoais. QUALIDADES PESSOAIS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO )timologicamente a pala ra Secret'ria significa 0a1uele 1ue guarda segredo2. )nto o Profissional de Secretariado de er' ser e demonstrar que " discreto. D$&C'$34 - " a primeira qualidade que lhe " e(igida e que consiste num si $ncio a!so uto de todos os assuntos re acionados com a empresa, *' que est' em permanente contacto com assuntos importantes e confidenciais da mesma. No de e fornecer informaes so#re que assunto for respeitante com a empresa. Nunca de e dar ou emprestar documentos que esto em sua responsa#ilidade a quem quer que se*a, sem autori&ao do seu +hefe. ! seu lema de e ser ver, ouvir e calar. %AT)'$DAD# #% C$ !AL- de e em qualquer momento sentir e actuar sem perder o equil,#rio. No de e em situaes cr,ticas perder o controlo dos ner os. O auto-domnio o elemento principal da autoridade e dignidade natural. C P#'A34 - sa#er cooperar com o seu superior, com os colegas e p-#lico em geral, criando um clima agrad' el e salutar a sua olta para que na empresa reine a amizade e a cordialidade. D#D$CA34 - o Profissional de Secretariado como qualquer outro tra#alhador, de e dedicar.se ao seu tra#alho, de modo / torn'.lo mais eficiente e mais correcto. )sta qualidade est' ligada / actuali&ao profissional. &#!&$5$L$DAD# PA'A D$AG! &T$CA' &$T)A36#&- " a qualidade que lhe d' a possi#ilidade de tomar uma atitude certa, para correctamente li rar o seu Superior de situaes em#araosas, procurando que ele no se*a importunado quando necessita de estar concentrado no seu tra#alho. )sta tarefa e(ige: perspiccia, inteligncia e aguda sensibilidade. A%A5$L$DAD#- consiste numa maneira de ser, pela qual nos tornamos agrad' eis ou prestamos um ser io (atitude ou ac o!. 0e e ser equili#rada para no se tornar incomodati a. D#L$CAD#7A- estando em contacto permanente com pessoas da empresa ou de fora, de e ser delicado e simp'tico, pois " uma maneira de captar a simpatia de todos. No entanto, o seu e(cesso pode transformar.se em ser ilismo, assim como a sua falta se transforma em mau humor que resulta da m' educao ;excesso ou falta<. $!$C$AT$8A- qualidade muito necess'ria para pensar de forma criadora, #uscando maneiras de organi&ar e melhorar o seu tra#alho para o tornar mais f'cil e efica&. As melhores #ases para ter esp,rito de iniciati a so: a confiana em si pr*prio& o interesse& a ontade de orientar a aco para um aperfeioamento contnuo . 'D#% # %.T D - permite a coordenao de ser ios de forma r'pida e eficiente e ainda a locali&ao de documentos ou outras indicaes que se*am pedidas com urg$ncia. " !#&T$DAD#- qualidade elementar para o tornar digno de confiana no s% do seu +hefe, como tam#"m dos +olegas. )sta qualidade implica: dignidade& seriedade& lealdade& erdade& responsabilidade em todos os seus trabalhos e atitudes . P !T)AL$DAD# # A&&$D)$DAD#- a pontualidade consiste em ser capa& de cumprir todas as tarefas no tempo e(acto, tendo capacidade de resposta para todos os tra#alhos, al"m de chegar tarde e nem sair cedo.

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1am#"m no de e faltar ao tra#alho sem moti os gra es, de endo dar conhecimento ao seu +hefe quando isso acontecer. D$!9%$C - o Profissional de Secretariado de e ser acti o. Para isso necessita de: raciocnio rpido, iniciativa, aten o, bom senso. Ser din2mico no significa agitao, pois a agitao le a a tra#alhar muito mas sem rendimento. ! dinamismo do Profissional de Secretariado representa a sua capacidade de tra#alho. P 'T)! - significa perce#er com e(actido a atitude a tomar no momento certo. Se o Profissional de Secretariado no sa#e ser oportuno " como um aut%mato sem capacidade de racioc,nio e discernimento. $!T#L$G:!C$A- " a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a no as situaes, capacidade esta que lhe d' ou permite: prever, construir, utilizar smbolos, raciocinar, relacionar "actos, inverter, portanto tudo o que " pr%prio do 3omem. 4nfluenciam a intelig$ncia dois factores importantes: #ereditariedade e o $eio %mbiente. 5 uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profisso, porque ho*e com a evolu o contnua da &incia e da 'cnica, necessrio uma adapta o contnua ao progresso, o (ue e)ige um grande es"oro cerebral. 3o*e as empresas, procuram determinar a capacidade do candidato para se adaptar a no as situaes e tecnologias, utili&ando testes de intelig$ncia para se certificarem das suas aptides: %ptid*es 'cnicas+ diz respeito a eficincia de determinados servios; %ptid*es &onceptual+ permite determinar o desenvolvimento da capacidade %ptid o das ,ela*es #umanas' que permite determinar o tipo de relaes que
se vai estabelecer. criadora da imaginao;

#&P,'$T D# ADAPTA34 - " a capacidade de se integrar no seu am#iente de tra#alho e de se colocar em sintonia com as pessoas com quem se ai relacionar mais de perto: -uperior+ procurar dar-se bem com ele. Sintonizar o seu trabalho com o dele, para
obter maior efic cia e rendimento. !reparar o trabalho com cuidado e simplific -lo quanto poss"vel. #vitar a desordem e confuso; &olegas+ facilitar-lhes o trabalho. $%ud -los quando necess rio. &nteressar-se pelos seus trabalhos. 'o apresentar ares de superioridade nem modos autorit rios. &olaboradores da empresa+ criar um clima de simpatia no local de trabalho. (ompreender os outros e respeitar a sua personalidade. )ispensar toda a ateno aos visitantes, dando um tratamento humano a cada caso.

+omo meios para uma melhor adaptao, de e conhecer #em a empresa e sua organi&ao nos aspectos: material e humanos. +om capacidade de adaptao ser' mais f'cil aceitar com seriedade tudo o que lhe " e(igido. %#%/'$A- " faculdade que nos permite aprender reter para mais tarde recordar. 6ma #oa mem%ria " a#solutamente necess'ria a um Profissional de Secretariado mas uma mem%ria inteligente capa& de fa&er seleco. No de e no entanto confiar demasiado nela, porque pode falhar. Para isso, de e utili&ar os au)iliares de mem.ria / blocos de bolso& agenda& calendrio ou outros , onde anotar' os seus compromissos e os do seu +hefe. As anotaes de em ser #em organi&adas para serem encontradas rapidamente. A%&'('A)ES DE *E*+)'A E "(A,EA*E,-O DE -A)E.AS

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Ao Secretariado " e(igido que se responsa#ili&a pelo desempenho do seu tra#alho e pela organi&ao do seu tempo. 0e idas as m-ltiplas tarefas que tem de desempenhar, " fundamental que se*a capa& de planear criteriosamente o tempo de que dispe. Sempre que poss, el de e 0ierar(uizar o trabal0o, tendo como #ase os factores: urgncia e import1ncia. +om esta finalidade e(istem as folhas de tarefas e os planings onde se registam os tra#alhos a e(ecutar. ! Secretariado tem necessidade de planear o tra#alho quotidiano e tam#"m ser' -til que consiga programar tarefas semanais ou at" mensais. A/E,DA A agenda " definida como caderno de anotar dia 2 dia, 0ora 2 0ora, a(uilo (ue se tem de "azer . )(istem 'rios formatos de agenda, ca#endo ao Secretariado escolher o formato mais apropriado as suas necessidades. A agenda " um instrumento de tra#alho muito importante na Secretariado, sendo mesmo o seu melhor au(iliar de mem%ria. ida profissional do

!s compromissos apontados na agenda de em ser cumpridos sendo necess'rio que ela este*a ao alcance da ista do Secretariado. Na agenda tudo se pode anotar: reuni*es, entrevistas, prazos de entrega, elabora o de documentos, visitas, etc. ! Profissional de Secretariado organi&a e anota hora / hora o dia de tra#alho da +hefia, no de endo no entanto so#recarregar a agenda de modo a que tudo decorra sem atropelos. Sendo tam#"m o Profissional de Secretariado a mem%ria da +hefia de e manter a agenda actuali&ada e esta#elecer concorr$ncia entre a sua e a do +hefe, de modo a que todos os assuntos se*am acompanhados com a m'(ima ateno e pontualidade. 1odos os dias antes de dei(ar o escrit%rio o Secretariado de e lem#rar a +hefia os compromissos agendados para o dia seguinte, relem#rando.os no in,cio da manh. As agendas de em ser guardadas no fim de cada ano e nunca destru,das, pois elas podem a*udar a reconstruir alga de importante.

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*A)0A12O DE -)A3A(4OS D'5)'OS A E&E0%-A)

(ue Fa=er "o>e ================== Dia ;;;;;<;;;;;<;;;;;;


7 8 3 9 : ; <

#&P#C$AL AT#!34 -

%3,4-45'%67O 34--O%8+ Sendo a presena do Profissional de Secretariado um elemento importante e um ponto de apoio nas relaes no meio de equipas humanas que desempenham os ser ios da empresa e no mundo e(terior, de er' tratar cuidadosamente do asseio da sua pessoa, e da sua apresentao de er' estir.se com #om gosto mas sem e(agerar, apresentando.se simples mas natural. % solidariedade a base do bom gosto . A sua presena f,sica depende da sua sa-de f,sica e moral. O bom 0umor, a con"iana em si pr.prio, a voz agradvel, a 0armonia do corpo e da boca, so condies que um Profissional de Secretariado de e ter em conta quando cuida da sua apar$ncia pessoal.

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TEMA: Noes de Psicologia. PSICOLOGIA NA EMPRESA Psicologia " a ci$ncia que estuda os fen%menos da mente e as suas leis. A psicologia permite conhecer a pessoa interiormente a partir do estudo de suas atitudes e comportamentos e(teriores. )la " da m'(ima import2ncia para o relacionamento humano, pois o *omem + um ser Social e s% em sociedade se pode reali&ar e le ar a ca#o os seus pro*ectos. A ?ereditariedade e o meio, e(ercem uma grande influ$ncia na personalidade do indi ,duo no seu comportamento e atitudes tanto positi as como negati as. +ada 3omem " ser -nico e a sua personalidade nunca " inteiramente semelhante / do outro indi ,duo. 0epois de muita in estigao #aseada no comportamento do indi ,duo e suas reaces, a humanidade " classificada do ponto de ista Psicol%gico, em @ ArinciAais tiAos de temAeramentos: 5ervoso, -anguneo, -entimental, &olrico, %ptico. CARACTERSTICAS PRINCIPAIS DOS TEMPERAMENTOS -E*"E)A*E,-O ,E)6OSO Super 7 activo, sens8ve , ea e fie . Agitado, inst' el, emoti o tomando atitudes iolentas e duras, impulsi o, autorit'rio, hesitante, an'rquico. Possui comple(o de inferioridade e de insegurana. AT$T)D#& D P' F$&&$ !AL D# &#C'#TA'$AD

>eagir com calma tanto e(terior como interior, falando pouco. )(ige.se um perfeito auto. dom,nio. 1em aplicao aqui a maturidade emocional. -E*"E)A*E,-O SA,/%9,EO Dotado de esp8rito pr#tico, educado, soci#ve , gera mente optimista, decidido, cora:oso. Superficialmente ego,sta, impulsi o. AT$T)D#& D P' F$&&$ !AL D# &#C'#TA'$AD

Actuar com intelig$ncia, rapide&, deciso e cont,nua adaptao, porque ele cria sempre no as situaes. -E*"E)A*E,-O SE,-'*E,-A( Sens8ve , inte igente, honesto, ea , coerente consigo pr;prio, aprecia a simp icidade. 4ntro ertido, melanc%lico, conser ador, pessimista, t,mido, descontente consigo pr%prio, tend$ncia para o isolamento e indi idualismo. AT$T)D#& D P' F$&&$ !AL D# &#C'#TA'$AD

+om calma, eficiente sem se agitar, porque ele detesta #arulhos. ) itar importun'.lo nos momentos de refle(o e concentrao nos seus tra#alhos.

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-E*"E)A*E,-O 0O(<)'0O /eneroso, cordia , cheio de vita idade, optimista, tem gera mente !om humor, de f#ci reconci iao. Pode ter acesso de c%lera, mas desaparecem como surgiram. AT$T)D#& D P' F$&&$ !AL D# &#C'#TA'$AD

Ser calmo, eficiente, modesto, meticuloso, optimista, inteligente, acti o e entusiasta. -E*"E)A*E,-O A"5-'0O "ertencem a este tipo as pessoas de gnero tran=ui o. So tra!a hadoras mas sem ha!i idade e sentido pr#tico. 5 solit'rio, melanc%lico, fechado, de dif,cil reconciliao. A sua caracter,stica principal " a sua calma aparente. AT$T)D#& D P' F$&&$ !AL D# &#C'#TA'$AD

1er uma actuao pronta e rotineira, mas sempre eficiente. 1ra#alhando o Profissional de Secretariado em estreita cola#orao com o seu +hefe, de e procurar desco#rir qual o seu tipo de temperamento para poder tomar as atitudes certas no seu relacionamento. No s% em relao ao seu Superior, mas a todas as pessoas com quem contacta mais de perto, o Profissional de Secretariado de e aplicar estes princ,pios, aprendendo a conhecer o outro de maneira a sua personalidade e indi idualidade.

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TEMA: 1ra#alhos 0i'rios. ATRIBUIES DIRIAS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO So 'rias as atri#uies di'rias de um Profissional de Secretariado e por isso, de er' ser feito um plano de tra#alho, organi&ado de forma a reali&'.lo o mais eficientemente poss, el, criando h'#ito que e item desperd,cios de tempo. TA'#FA& ()# &# '#AL$7A% C % %A$& F'#():!C$A

>egistar diariamente os tra#alhos a e(ecutar pelas equipas? Atender e fa&er chamadas telef%nicas? >egist'.la em formul'rio pr%prio? 1ratar a correspond$ncia? relacionar, a#rir, datar, ler, classificar, registar, preparar, responder as cartas que no e(i*am inter eno da gesto? Preparar reunies marcando o dia, a hora e o local e fa&endo posteriormente o seu registo em acta? Preparar iagens? Pro idenciar a documentao? @anter arqui ados recortes de re istas e *ornais que tenham interesse? @anter em dia a agenda de o#rigaes peri%dicas? 1ransmitir ordens? Arqui ar documentos? 1ransferir documentao para o Arqui o 4nacti o? )la#orar relat%rios? 0ecidir quanto as prioridades para o dia Seguinte?

)stas so apenas algumas das tarefas que diariamente so atri#u,das a um Profissional de Secretariado. MTODOS DE TRABALHO Para #em e(ecutar todas as suas tarefas o profissional de secretariado de e criar m"todos de tra#alho que implica algumas normas: 7. Pontualidade e manuteno do posto de tra#alho, de endo todo o equipamento funcionar perfeitamente? 8. Nunca confundir tra#alho com agitao? 3. 0e e sa#er dominar o tra#alho sem se tornar seu escra o? 9. Administrar #em o tempo? :. 1ra#alhar com intelig$ncia? ;. A aliar a import2ncia do tra#alho em funo da sua produti idade, procurando redu&ir o tempo e a energia?
Pr odutividade = Trabalho x Im portncia Tempo x Energia

<. Ao confiar um tra#alho a um cola#orador de e: a> Dar- he instrues c aras e precisa do tra!a ho? !> 'ncutir- he confiana? A. )la#orar uma lista de tarefas di'rias controlando cuidadosamente a sua e(ecuo sem qualquer neglig$ncia?

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B. Sempre que se apresenta um pro#lema mais dif,cil de resol er de e: a> Defini- o? !> )eco her documentao necess#ria so icitando sugest*es e consel0os =ue o possam esc arecer? c> 4laborar todas as solu*es poss8veis ref ectindo e pensando =ua a me hor adoptar? d> 9ecidir, tomando as medidas necess#rias, ap icando ou fa@endo aplicar a sua e)ecu o? 6tili&ando estas normas, o tra#alho ficar' facilitado. TEMA: +uidados com o Am#iente e 4nstrumentos de 1ra#alho. CUIDADOS COM O AMBIENTE Ainda no desempenho das suas funes t"cnicas no Secretariado, o profissional de er' cuidar do seu am#iente de tra#alho e o do seu +hefe, assim como sa#er dispor, utili&ar e conser ar os materiais e equipamentos que ha#itualmente utili&a. 0iariamente antes de comear o seu tra#alho de e olhar atenta e minuciosamente o am#iente do seu local de tra#alho e tam#"m do seu +hefe. 0e e erificar, se as secret'rias esto em ordem e limpas, e se os instrumentos de tra#alhos esto no seu lugar e prontos a serem utili&ados. Quanto aos instrumentos de tra#alhos de e pro idenciar para que e(istam: lpis a"iados, blocos de notas, borrac0a, es"erogr"icas, etc. Na sua mesa de tra#alho de e ha er uma ordem minuciosa constante e infal, el. DISPOSIO DO MATERIAL E EQUIPAMENTOS A mesa de e ser colocada de maneira / que a lu& incida do lado esquerdo. !s ficheiros de ero ser colocados atr's dela, para poderem ser consultados com facilidade. As m'quinas de escre er e calculadora, / direita em mesa rolante se poss, el. ! telefone do lado esquerdo para que possa ser atendido com a mo esquerda e simultaneamente tirar apontamentos com a direita. So#re a mesa de tra#alho, de e ha er cestos ou outros recipientes destinados a colocar documentos e correspond$ncia? um #loco para apontamentos? um recipiente contento l'pis, canetas, etc., um memorando e outros o#*ectos dos quais se faa uso constantemente. Na ga eta superior do lado direito, coloca.se papel para escre er, qu,mico, en elopes, etc. Noutra ga eta, coloca.se a lista telef%nica, dicion'rio, prontu'rio, etc. !utra de e ser reser ada para guardar artigos pequenos de que precisamos muitas e&es.

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