MANUAL DE REGISTO DO RELATRIO DE VERIFICAO FSICA NO LOCAL

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ndice
1. 2. INTRODUO............................................................................................................................... 3 MDULO DA VERIFICAO FSICA NO LOCAL ............................................................................. 4 MARCAO MANUAL ........................................................................................................... 5 MARCAO AUTOMTICA ................................................................................................. 16

2.1. REGISTO DA VFL........................................................................................................................... 4 2.1.1. 2.1.2.

2.2. DECISO DA VFL ........................................................................................................................ 17 2.3. REGISTO DA VFL SUPORTE PAPEL ........................................................................................... 20 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. PRESSUPOSTOS .................................................................................................................. 20 MARCAO E DESMARCAO ........................................................................................... 21 REGISTO .............................................................................................................................. 21 GRAVAO, SUBMISSO E IMPRESSO ............................................................................. 23

2.4. LISTAGENS ................................................................................................................................. 23

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1. INTRODUO
No mbito dos controlos administrativos aplicveis s operaes das medidas de apoio ao desenvolvimento rural, e de acordo com o disposto no n 4 do artigo 24. do Regulamento (UE) n. 65/2011 da Comisso, deve ser efetuada, pelo menos, uma visita ao local da operao, a fim de verificar a realizao do investimento. Os Estados-Membros podem decidir no realizar essas visitas, por razes devidamente justificadas, como as seguintes: a operao est includa em amostra de controlo in loco; a operao constitui um pequeno investimento; ou o risco de as condies para beneficiar da ajuda no serem cumpridas ou de o investimento no ser realizado reduzido. A Verificao Fsica no Local (adiante designada por VFL) consiste num conjunto de averiguaes a realizar em visita ao local das operaes, nos termos definidos na Norma de Procedimentos Externa Verificao Fsica no Local de Operaes do IFAP, que se materializam num relatrio, designado Relatrio de Verificao Fsica no Local. A Norma de Procedimentos Externa inclui listagem das medidas/aes em que no existe obrigatoriedade de visita e estabelece as situaes em que a visita pode limitar-se a uma amostra de 10% das operaes. O presente manual destina-se s entidades responsveis pela realizao das verificaes fsicas no local e estabelece as orientaes de preenchimento e deciso dos relatrios de verificao fsica no local no Sistema de Informao do IFAP, at aqui realizados em suporte de papel e arquivados no processo fsico das operaes.

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2. MDULO DA VERIFICAO FSICA NO LOCAL

Foram criados na rea reservada do portal do IFAP, em Gesto de Formulrios Apoios ao Investimento Incentivos, os seguintes pontos de menu:

2.1.

REGISTO DA VFL

Neste ponto de menu concretiza-se a marcao da visita ao local e o subsequente registo do relatrio de VFL, nas seguintes situaes: Marcao manual de uma visita associada anlise de um pedido de pagamento a situao mais frequente de realizao de VFL; Marcao manual de uma visita associada a uma operao sem pedidos de pagamento para confirmao do incio da execuo material ou de desistncia do beneficirio da operao, por ex.; Marcao automtica de uma visita associada a uma anlise de um ltimo ou nico pedido de pagamento para operaes sujeitas a critrio de amostragem de verificao fsica no local (marcao aleatria de 10% das operaes promovidas por entidades privadas com investimento elegvel < 40.000 e das operaes promovidas por entidades pblicas cujo valor de investimento elegvel < 80.000 ) e que no tenham tido visita previamente.

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2.1.1. MARCAO MANUAL

Ao entrar no Registo VFL, acede-se por NIFAP e obtm-se a lista de operaes correspondentes.

Seleciona-se a operao para a qual se pretende registar VFL, visualizando-se as linhas referentes as anlises de pedidos de pagamento da operao. O boto marcar encontrar-se- disponvel para pedidos de pagamento em anlise.

Tambm possvel efetuar marcao para visita de operaes sem pedidos de pagamento. Nesses casos, o boto de Marcar aparece disponvel na linha correspondente operao.

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Premindo o boto Marcar, criado um relatrio, sendo atribudo ao mesmo um nmero sequencial.

Selecionando a operao em questo e a respetiva anlise, visualiza-se uma linha para o relatrio criado.

possvel efetuar desmarcao da VFL, por recurso ao boto Desmarcar, caso em que surge uma caixa para registar uma justificao.

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Para prosseguir com o registo do relatrio, seleciona-se o n de relatrio.

Visualizam-se 3 separadores, Rosto, Arquivo e Relatrio. O separador Rosto identifica os separadores que se encontram ativos.

O separador Arquivo destina-se a inserir documentao relevante de suporte e complementar visita efetuada, bem como, o ficheiro do relatrio de VFL.

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O separador Relatrio onde se regista efetivamente o relatrio de VFL.

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O formulrio Relatrio j tem uma srie de campos pr-preenchidos de dados da operao e do pedido de pagamento, incluindo os valores aprovados e executados da operao e por rubrica de investimento.

No quadro VFL Anterior surge uma lista dos relatrios de visita com deciso referentes a VFL anteriores efetuadas para a operao.

Os campos data de incio dos trabalhos efetiva e data de fim dos trabalhos efetiva, bem como os desvios inicial e final s aparecem preenchidos, quando se trata de um ltimo ou nico pedido de pagamento.

Inicia-se o registo pela introduo da data de visita e situao (regular/irregular).

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No caso de situao irregular obrigatrio o registo de pelo menos uma tipologia de irregularidade, atravs da seleo de lista de valores, e a sua confirmao no boto adicionar.

De seguida, so recolhidos dados de pelo menos um indicador material referente aprovao.

Estes indicadores devem refletir a natureza dos principais investimentos realizados, bem como, a sua quantificao. A recolha efetua-se atravs da seleo em lista de valores, a qual contm a descrio do investimento em causa e uma unidade associada.

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No caso de prmios, deve ser selecionado um indicador relacionado com a principal atividade desenvolvida.

Para completar o registo, deve ser quantificado o investimento aprovado e executado.

Tanto no registo das irregularidades, como nos indicadores materiais, podem ser eliminados os registos adicionados clicando no smbolo .

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Seguidamente, apresenta-se um quadro para recolha obrigatria das verificaes efetuadas.

Aps preenchimento das verificaes, guarda-se a informao registada, atravs do boto Gravar.

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Caso algum campo obrigatrio tenha ficado por preencher, surge erro de validao.

Quando o relatrio se encontrar preenchido e sem erros, pode proceder-se submisso do mesmo, atravs do boto Submeter.

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O relatrio encontra-se concludo e submetido a deciso do superior hierrquico.

Atravs do boto imprimir pode imprimir-se um relatrio em formato .pdf.

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No separador Arquivo, pode anexar-se o ficheiro do relatrio ou outros documentos. Antecipadamente, guarda-se o ficheiro no computador. Depois seleciona-se Anexar ficheiro.

Preenche-se o n e tipo de documento e localiza-se o ficheiro atravs do boto procurar.

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Seleciona-se o boto Enviar Ficheiro.

Em seguida, preme-se o boto Gravar Ficheiro e o documento fica inserido no arquivo da VFL.

2.1.2. MARCAO AUTOMTICA

No caso de operaes selecionadas aleatoriamente para visita, o relatrio criado automaticamente, na sequncia da criao de anlise do pedido de pagamento, aps a gravao de pelo menos uma regra de pagamento.

Assim criado, procede-se ao registo e submisso, da mesma forma que para as VFL marcadas manualmente.

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Com esta marcao, na anlise do pedido de pagamento atualizado de forma automtica o indicador de visita e n de relatrio de visita.

2.2.

DECISO DA VFL

Ao entrar em Deciso da VFL, surge uma lista dos relatrios submetidos por validar, com a informao correspondente de N de Operao, NIFAP, N e Verso da Anlise, N Relatrio e Situao atribuda pelo tcnico (R - regular ou I irregular).

Atravs do smbolo

, edita-se a linha referente ao relatrio que se pretende validar.

Primeiramente, o decisor opta por validar o relatrio submetido pelo tcnico (Sim), ou por no validar (No).

Se o decisor selecionar No, permite ao tcnico proceder a correes no registo da VFL e voltar a submeter o relatrio.

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Se o decisor selecionar Sim, deve atribuir em seguida a Situao Final, isto , atribuir um dos resultados da lista de valores.

Regista-se desta forma a deciso sobre os relatrios submetidos, atribuindo um dos seguintes resultados, que ter a respetiva consequncia:

o Resultado Regular => a anlise do pedido de pagamento pode ser concluda e submetida; o Resultado Regular c/ despesa excluda => a anlise do pedido de pagamento ajustada em conformidade, podendo ser concluda e submetida; o Resultado Irregular => a operao automaticamente colocada em reanlise dos pedidos de pagamento.

Aps a atribuio da situao final, regista-se a data e o despacho da deciso da VFL, e grava-se.

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Com a deciso e respetivo resultado, os indicadores Foi efetuada verificao fsica da despesa e Visita Regular (S/N) da lista de controlos efetuados da anlise so atualizados automaticamente, bem como o quadro de Informao das Visitas.

Sem a deciso da VFL, no possvel submeter a anlise de pedido de pagamento, surgindo erro impeditivo.

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2.3.

REGISTO DA VFL SUPORTE PAPEL

Neste ponto de menu possvel recolher as Visitas Fsicas ao Local que ocorreram antes da entrada em produo do presente mdulo. O funcionamento deste ponto de menu anlogo ao do Registo da VFL, pelo que aqui se salientaro essencialmente as diferenas de procedimento.

2.3.1. PRESSUPOSTOS
possvel registar VFL em Suporte Papel tendo em conta as seguintes condies: 1. Operaes: a. Estados admitidos: i. 64 Contrato assinado ii. 65 Contrato devolvido ao beneficirio iii. (-21) Obrigaes Contratuais Terminadas iv. (-92) Operao Concluda b. Sem pedidos de pagamento no estado 33 (Em anlise) c. Sem registo de VFL que no seja VFL Suporte Papel 2. Pedidos de Pagamento: a. Estados admitidos: i. 37 Cabimentado ii. 41 Liquidado 3. Registo de VFL Em papel: se existir registo de VFL Suporte Papel tem de estar no estado Desmarcada ou Relatrio de VFL validado. A aplicao executa esta triagem de forma automtica, pelo que, s ser possvel marcar Registo da VFL Suporte Papel nas anlises que cumpram estes requisitos.

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2.3.2. MARCAO E DESMARCAO

O procedimento igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do Registo da VFL.

2.3.3. REGISTO
O procedimento de registo igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do Registo da VFL, com as seguintes excees: Data de Visita: a data de visita aparece pr-preenchida com a data de visita registada na anlise, mas pode ser alterada neste registo, conforme se ilustra na figura seguinte:

A data de visita deve ser igual ao inferior data de fim de anlise, caso contrrio mostrada a mensagem de erro:

Situao: pr-preenchida com o resultado registado na anlise (item Situao Regular dos Controlos Efetuados e Certificado), onde ao registo No na anlise corresponder a situao Irregular na VFL e ao registo de Sim ou No Aplicvel na anlise corresponder a situao Regular na VFL. Este registo no pode ser alterado. Tcnico: pr-preenchido com os dados do tcnico que finalizou a anlise. Este registo no pode ser alterado. Data de Situao: a data do parecer tcnico da VFL e deve ser igual ser igual superior Data de Visita previamente registada e igual ou inferior data de fim de anlise, caso contrrio mostrada mensagem de erro (uma das ou ambas, conforme o caso):

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Nmero de suporte papel: pr-preenchido com o nmero de relatrio registado na anlise, mas pode ser alterado, no sofrendo qualquer tipo de validao.

Recolha de Elementos (Decisor): dado que se tratam de VFL que j validadas anteriormente, este tipo de VFL no passa pelo procedimento de deciso, mas torna-se aqui necessrio recolher o respectivo parecer.

Se o parecer no for recolhido, ser emitida uma mensagem de erro:

Validao: pr-preenchido com Sim, sem possibilidade de alterao, dado que a VFL no sofre o procedimento de deciso. Situao Final: pr-preenchida com o resultado da Situao, sem possibilidade de alterao, dado que a VFL no sofre o procedimento de deciso. Data de Situao Final: a data da deciso da VFL e deve ser igual ser igual superior Data de Situao (do parecer tcnico) previamente registada e igual ou inferior data de fim de anlise, caso contrrio mostrada mensagem de erro (uma das ou ambas, conforme o caso):

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Decisor: pr-preenchido com os dados do decisor que validou a anlise. Este registo no pode ser alterado.

2.3.4. GRAVAO, SUBMISSO E IMPRESSO

O procedimento igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do Registo da VFL.

2.4.

LISTAGENS

No sentido de monitorizar o estado das VFL registadas pelo mdulo em apreo, e semelhana do que ocorre em tantos outros mdulos, disponibilizada a funcionalidade de gerar uma listagem das VFL mediante 4 critrios, a saber: Estados VFL Datas de Visita entre determinado intervalo (incio e fim) Medida/Aco Entidade de Anlise

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A listagem gerada em formato PDF e contm a seguinte informao. Descritivo do Programa/Medida/Aco N. da Operao NIFAP Nome do Beneficirio Data de Visita Resultado da VFL Tipologia da Verificao Estado da VFL Tcnico Entidade Responsvel pela VFL

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