GQDOC

GQDOC - Controle Eletrônico de Documentos e Registros.

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GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Manual do Usuário 1
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Índice

ÍNDICE ......................................................................................................................................................................... 2

ARQUIVOS UTILIZADOS POR ESTE SISTEMA ................................................................................................. 4

ATIVANDO A APLICAÇÃO GQDOC - CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS ........................... 5

INFORMANDO OS DIRETÓRIOS DE TRABALHO ............................................................................................................. 5
INFORMANDO A SENHA E ACESSANDO A APLICAÇÃO .................................................................................................. 5
OPERANDO A APLICAÇÃO COM UM MOUSE ................................................................................................................. 7
OPERANDO A APLICAÇÃO COM O TECLADO ................................................................................................................ 7
O PLANO DE SENHAS .............................................................................................................................................. 8
MUDANÇA DE SENHA ................................................................................................................................................. 8
GRUPOS ...................................................................................................................................................................... 8
Incluindo um novo grupo ...................................................................................................................................... 9
Removendo um grupo ........................................................................................................................................... 9
USUÁRIOS ................................................................................................................................................................ 10
Incluindo um novo usuário ................................................................................................................................. 10
Descredenciando um usuário ............................................................................................................................. 11
TECLAS DE CONTROLE DE EDIÇÃO ................................................................................................................ 12

OPERANDO O SISTEMA ........................................................................................................................................ 13

DIGITAÇÃO DE REGISTROS NAS TABELAS ................................................................................................................. 13
ALTERANDO REGISTROS .......................................................................................................................................... 13
EXCLUINDO REGISTROS ........................................................................................................................................... 13
VISUALIZANDO REGISTROS NAS TABELAS ................................................................................................................ 14
MONTAGEM DE CONSULTAS ............................................................................................................................. 16
ELIMINANDO UMA CONSULTA JÁ GRAVADA ............................................................................................................. 16
VISUALIZANDO UMA CONSULTA JÁ EXISTENTE ........................................................................................................ 16
CRIANDO UM NOVA CONSULTA ................................................................................................................................ 17
Nome da Consulta .............................................................................................................................................. 18
Campos a serem apresentados ........................................................................................................................... 18
Agrupar por ........................................................................................................................................................ 18
Ordenação .......................................................................................................................................................... 18
Os Primeiros ....................................................................................................................................................... 18
Seleção de registros/união de tabelas ................................................................................................................ 19
PROCURANDO UM REGISTRO ........................................................................................................................... 20

FILTRANDO DADOS ............................................................................................................................................... 22

TRABALHANDO COM GRÁFICOS...................................................................................................................... 23

ALTERANDO A FORMA DE VISUALIZAÇÃO DO GRÁFICO ........................................................................................... 24
GRAVANDO UM GRÁFICO ......................................................................................................................................... 25
IMPRIMINDO A IMAGEM DE UM GRÁFICO .................................................................................................................. 25
REPARANDO O BANCO DE DADOS ................................................................................................................... 26

SELECIONANDO A ORDEM DE NAVEGAÇÃO ................................................................................................ 26

OBTENDO INFORMAÇÕES SOBRE O BANCO DE DADOS ........................................................................... 26

GLOSSÁRIO .............................................................................................................................................................. 27
ANSI (TABELA ANSI) ............................................................................................................................................. 27
APLICAÇÃO .............................................................................................................................................................. 27
ÁREA DE CLIENTE..................................................................................................................................................... 27
Manual do Usuário 2
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ARQUIVO DE INICIALIZAÇÃO .................................................................................................................................... 28

ARQUIVO DEF ......................................................................................................................................................... 28
ASCII (TABELA ASCII) ........................................................................................................................................... 28
ASTERISCO ............................................................................................................................................................... 28
BANCO DE DADOS .................................................................................................................................................... 28
BANCO DE DADOS MULTIUSUÁRIO ........................................................................................................................... 29
BARRA DE FERRAMENTAS ........................................................................................................................................ 29
BIT ........................................................................................................................................................................... 29
BITMAP .................................................................................................................................................................... 29
CAIXA DE DIÁLOGO .................................................................................................................................................. 29
CAMPO ..................................................................................................................................................................... 29
CAMPO ALVO ........................................................................................................................................................... 30
CAMPO-CHAVE ......................................................................................................................................................... 30
CARACTERES "CORINGA" ......................................................................................................................................... 30
CLÁUSULA FROM ................................................................................................................................................... 30
CLÁUSULA GROUP BY ........................................................................................................................................... 31
CLÁUSULA ORDER BY ........................................................................................................................................... 31
CLÁUSULA WHERE ................................................................................................................................................. 31
DEFAULT .................................................................................................................................................................. 31
FILTRO ..................................................................................................................................................................... 31
FORMULÁRIO OU FORM ............................................................................................................................................ 31
GRADE ..................................................................................................................................................................... 31
GRUPO ..................................................................................................................................................................... 32
ÍCONE ....................................................................................................................................................................... 32
ÍNDICE ...................................................................................................................................................................... 32
JANELA .................................................................................................................................................................... 32
LIKE ........................................................................................................................................................................ 32
MDI ......................................................................................................................................................................... 32
JANELA MODAL ........................................................................................................................................................ 32
PERMISSÕES ............................................................................................................................................................. 33
PIXEL ....................................................................................................................................................................... 33
QUERY ..................................................................................................................................................................... 33
REGISTRO ................................................................................................................................................................. 33
REGISTRO CORRENTE ............................................................................................................................................... 33
REPARAÇÃO DO BANCO DE DADOS ........................................................................................................................... 33
SQL ......................................................................................................................................................................... 34
TABELA .................................................................................................................................................................... 34
USUÁRIO .................................................................................................................................................................. 34
VALIDAÇÃO ............................................................................................................................................................. 34

Manual do Usuário 3
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Arquivos utilizados por este sistema

Alguns arquivos são utilizados e manipulados pelo GQDOC - Controle de Documentos e
Registros sendo necessária a sua presença no diretório onde reside o programa executável
(DOCMMO.EXE). São eles:

Nome do arquivo Descrição

DOCMMO.EXE Arquivo executável do GQDOC - Controle de Documentos e
Registros
DOCMMO.DEF Arquivo de definições para a criação da estrutura do banco de
dados manipulados pela aplicação
DOCMMO.HLP Arquivo de ajuda on-line desta aplicação
DOCMMO.INI Esse é o arquivo de parâmetros da aplicação, nele serão
mantidas as informações de configuração tais como: diretório
de trabalho, posição das janelas (forms), gráficos e consultas.
Este arquivo será criado pela aplicação no diretório de
instalação, ou seja, no diretório onde se encontrar o arquivo
“DOCMMO.EXE”.
*.RPT Arquivos que contêm as definições dos relatórios que foram
definidos para a aplicação

Além dos arquivos acima, dois outros arquivos são criados pelo GQDOC - Controle de
Documentos e Registros, ou pelo próprio gerenciador do banco de dados, na primeira vez que é
executado. São eles:

Nome do arquivo Descrição

DOCMMO.MDB É o arquivo criado pelo GQDOC - Controle de
Documentos e Registros para conter os dados digitados
durante a sua operação.
DOCMMO.LDB Arquivo temporário, criado automaticamente pelo
gerenciador do banco de dados, para controlar os bloqueios
de registros. Este arquivo pode ser apagado, desde que,
nenhum outro usuário esteja utilizando a aplicação neste
momento.

Manual do Usuário 4
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Ativando a aplicação GQDOC - Controle de Documentos e

Registros

Para ativar esta aplicação, localize o ícone no ambiente de trabalho do Windows e aplique
um duplo-clique sobre o mesmo.

Informando os diretórios de trabalho

Ao ser ativada pela primeira vez ou, caso não encontre o arquivo DOCMMO.INI, o GQDOC -
Controle de Documentos e Registros apresentará uma tela semelhante à que aparece a seguir,
solicitando o diretório onde irá residir o arquivo que armazenará os dados digitados:
C:\Arquivos de programas\GQDOC - Controle de Documentos e Registros\

Se o arquivo de dados já estiver existindo no diretório informado, o GQDOC - Controle de

Documentos e Registros irá utilizá-lo normalmente, caso contrário, o arquivo de dados será
criado, vazio, para receber os dados a serem digitados.

Informando a senha e acessando a aplicação

Após a ativação do sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros a tela a seguir será
apresentada para solicitar e digitação da identificação do usuário, bem como da senha de acesso à
aplicação.

Manual do Usuário 5
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Na primeira vez que a aplicação é executada, um usuário chamado ANDRE com senha 251097 é
criado automaticamente, sem quaisquer restrições de operação dentro da aplicação. Para eliminar
este usuário, você terá de criar um outro usuário dentro do grupo ADMINISTRAÇÃO,
conforme veremos adiante, neste manual.
É interessante observar que, as duas informações (nome do usuário e senha) são verificadas em
conjunto, significando que, se alguma das duas informações estiver incorreta, a aplicação não
permitirá o acesso à operação.

A primeira janela que é apresentada pela aplicação GQDOC - Controle de Documentos e

Registros aparece a seguir:

Manual do Usuário 6
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Antes de abordarmos os aspectos específicos de operação da aplicação GQDOC - Controle de

Documentos e Registros, vamos esclarecer alguns pontos importantes sobre a sua operação:

Operando a aplicação com um mouse

• Movimentação - esta é uma aplicação padrão Windows , sendo operada, na maioria das vezes,
da mesma maneira que outras aplicações são operadas. Portanto, será assumido que o usuário
já conta com alguma experiência neste aspecto. A aplicação conta com suporte total a mouse,
ou seja, para movimentar através da aplicação basta alcançar o ponto que se deseja com o
ponteiro do mouse e acioná-lo.

• Seleção de opções - uma vez colocado o cursor do mouse sobre da opção que se deseja
selecionar, basta clicar o seu botão esquerdo. Quando a aplicação oferecer opções através de
ícones, basta clicar sobre o ícone desejado para aceitá-lo como escolha.

• Mudança de janelas - clique em qualquer parte da janela desejada, e esta se tornará a janela
ativa, no momento.

Operando a aplicação com o teclado

• Tecla F1 - serve para apresentar a ajuda on-line, hipertexto, para a aplicação.

• Tecla F10 - esta tecla pode ser utilizada para ativar/desativar a barra do menu da aplicação.

• Teclas ALT-F4 - (pressionando e retendo a tecla ALT e pressionado F4) pode se utilizada
para sair da aplicação.

• Tecla ALT - para acessar as opções da barra de menu da aplicação, pressione e retenha a tecla
ALT e aciona a letra sublinhada da opção desejada.

• Tecla TAB - serve para navegar entre os botões ou campos da janela ativa.

• Teclas de setas ← ↑ → ↓ - podem ser utilizadas para movimentar-se entre as opções do menu
e sub-menus.

• Tecla Enter ( ↵ ) - uma vez selecionada uma opção do menu ou um botão da janela ativa, a
tecla enter pode ser utilizada para executá-la.

Manual do Usuário 7
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

O plano de senhas
Na primeira vez que esta aplicação é executada, é interessante que se faça o credenciamento dos
usuários que irão acessá-la. Isto é feito através do plano de senhas que existe nesta aplicação, que
pode ser acessado selecionando-se as opções de menu “Arquivo” e “Operar com senhas”.

Mudança de senha

Qualquer usuário cadastrado na aplicação pode alterar a sua própria senha, bastando proceder
conforme segue:

• clicar na “orelha” Muda Senha , caso a mesma não esteja ativa;

• clicar no campo Senha atual e digitar a sua senha, seguida de ENTER ou TAB;

• digitar a Nova Senha, no campo apropriado, seguida de ENTER ou TAB e

• redigitar a Nova Senha, para confirmar a digitação anterior.

Para confirmar as infomações clique sobre o botão e para cancelar, sobre o botão .

Grupos
O sistema de senhas da aplicação contém um nível para agrupar usuários, que chamamos Grupo,
assim, cada usuário deverá estar ligado a um grupo. As permissões de operação em cada tabela da
aplicação, são definidas para cada um dos Grupos. Para operar com grupos, clique na “orelha”
Grupos, e a seguinte tela aparecerá:

Manual do Usuário 8
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Incluindo um novo grupo

• clicar sobre o botão ;

• digitar o nome do novo grupo no campo Novo grupo;

• clicar sobre o botão e

• executar a operação abaixo, para modificar as permissões de operações aos usuários que
serão cadastrados no novo grupo criado.

Modificando permissões de operações nas tabelas

• clicar sobre a “orelha” Grupos;

• clicar sobre o grupo que se deseja modificar as permissões, para selecioná-lo. Na

moldura intitulada Tabelas e permissões, aparecerá uma janela com os nomes das
tabelas existentes e logo abaixo, opções para marcar ou desmarcar as operações que
podem ser permitidas ou cerceadas e

• clicar sobre o nome da tabela para selecioná-la e marcar as opções do que será permitido
aos usuários deste grupo e deixar desmarcadas as opções a serem cerceadas a todos os
usuários que forem cadastrados sob este grupo.

Removendo um grupo

• clicar sobre o grupo que se deseja remover para selecioná-lo;

• clicar sobre o botão e

• será solicitada uma confirmação para a remoção do grupo, clicar sobre o botão Sim.

Manual do Usuário 9
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

É importante lembrar que:

• a exclusão de um grupo acarretará na exclusão de todos os seus usuários cadastrados e

• o grupo “Administração” não pode ser excluido, visto que, somente usuários deste grupo
podem cadastrar novos grupos ou modificar as permissões de acesso de um grupo
existente.

Usuários
Para que um usuário possa acessar esta aplicação, é necessário um credenciamento prévio deste
usuário em um grupo existente no plano de senhas. Para operar com usuários dentro do plano de
senhas, clicar sobre a “orelha” Usuários para acessar a seguinte interface:

Incluindo um novo usuário

• clicar sobre o botão ;

• escolha o grupo sob o qual o novo usuário deverá ficar vinculado (ficar atento às
permissões do grupo);

• digitar o nome do novo usuário no campo Novo usuário, seguido de ENTER ou TAB;

• digitar a senha do novo usuário, seguido de ENTER ou TAB;

• redigitar a senha, para confirmar, seguido de ENTER ou TAB;

• se desejar, digitar uma observação sobre o usuário e

• clicar sobre o botão para gravar as informações.

Manual do Usuário 10
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Descredenciando um usuário

• clicar sobre o usuário que se deseja remover, para selecioná-lo;

• clicar sobre o botão e

• será solicitada uma confirmação para a remoção do usuário, o que deve ser aceito
clicando o botão Sim.

Manual do Usuário 11
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Teclas de controle de edição

Durante os processos de digitação e alteração de registros nas janelas, existem diversas teclas
com funções especiais para a edição do campo. A tabela a seguir mostra quais são essas teclas e a
sua funcionalidade:

Tecla Função que desempenha

← Move o cursor uma posição para a esquerda
→ Move o cursor uma posição para a direita
↑ ou SHIFT-TAB Move o cursor para o campo anterior ao que está sendo digitado
↓ ou TAB Passa para o campo seguinte ao atualmente ativo
HOME Move o cursor para o início do campo em edição
END Move o cursor para o último caracter digitado no campo em edição
DEL Apaga o caracter à direita do cursor
ENTER Aceita o conteúdo digitado no campo, passando para o campo seguinte
SHIFT - → Seleciona (ou com o mouse) uma parte do conteúdo digitado no campo
para substitui-la por uma nova entrada de teclado
TAB Passa para o campo seguinte ao atualmente ativo
BACKSPACE Apaga o caracter à esquerda do cursor

Nesta aplicação, existem campos que podem conter múltiplas linhas e uma quantidade muito
grande de caracteres. Para editar este tipo de campo, algumas teclas da tabela acima continuam
valendo, enquanto outras são necessárias. A tabela a seguir mostra quais são as teclas utilizadas:

Tecla Função que desempenha

← Move o cursor uma posição para a esquerda
→ Move o cursor uma posição para a direita
↑ Move o cursor para a linha acima
↓ Passa para a linha abaixo
HOME Move o cursor para o início da linha onde se encontra o cursor
END Move o cursor para o último caracter digitado na linha
DEL Apaga o caracter à direita do cursor
ENTER Move o cursor para uma nova linha
SHIFT - → Seleciona uma parte do conteúdo digitado na linha para substituir por
uma nova entrada de teclado
TAB Passa para o campo seguinte ao que está sendo digitado
BACKSPACE Apaga o caracter à esquerda do cursor

Manual do Usuário 12
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Operando o sistema
GQDOC - Controle de Documentos e Registros
Uma vez que já conhecemos a utilização das teclas especiais e os aspectos de utilização do
mouse, vamos abordar os aspectos específicas da operação da aplicação GQDOC - Controle de
Documentos e Registros.

Toda a operação do sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros é feita através da

sua barra de ferramentas ou através das opções de menu, não importando em qual janela se esteja
trabalhando. Algumas janelas em particular, estão providas de botões. Neste caso, esses podem
ser utilizados em conjunto com os que, porventura, estejam habilitados na barra de ferramentas.

Digitação de registros nas tabelas

Para inserir dados nas tabelas, deve-se primeiramente selecionar a janela desejada através da sua
opção de menu correspondente, para que a tela seja apresentada na área de cliente do sistema
GQDOC - Controle de Documentos e Registros. O início da operação de inclusão de registros
deve ser acionado selecionando-se a opção de menu correspondente.

Uma forma mais rápida de ativar a digitação em uma janela de dados é clicar sobre o botão .

Alterando Registros
Para alterar um registro em uma tabela qualquer, primeiramente é necessário que seja aberto o
formulário específico da tabela, selecionando-o através do menu.

A janela de dados correspondente será apresentada. Para alterar qualquer campo do formulário
basta posicionar o ponteiro do mouse sobre o campo e clicá-lo. Neste momento o campo fica
disponível para qualquer alteração.

A partir do campo que está sendo digitado, pode-se utilizar as teclas ENTER ou TAB para
deslocar o foco para os campos seguintes do formulário.

Após efetuadas as alterações deve-se pressionar o botão para gravar e efetivar a alteração do
registro.

Quando da alteração de qualquer dado, provavelmente haverá a necessidade de procurar um

determinado registro, ou até mesmo um grupo de registros para que possa promover as alterações
desejadas, neste caso consultar os tópicos Filtrando os dados e Procurando um registro
respectivamente.

Excluindo Registros

Manual do Usuário 13
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Para excluir um registro de uma tela, utilizar o recurso de procurar um registro (ver tópico
Procurando um registro) para posicionar na janela o registro que deseja excluir e proceder da
seguinte maneira:

• clicar sobre o botão ou

• pressionar CTRL+E para executar a mesma tarefa, ou ainda

• selecionar Editar/Excluir a partir do menu.

Visualizando registros nas tabelas

Neste tópico veremos como navegar nos registros de uma tabela e como alterar dados já
digitados. Veremos ainda alguns recursos disponíveis no momento em que estivermos navegando
na tabela.

Existem duas formas de visualizar os registros de uma tabela. O botão serve para alternar
esses dois modos:

• tela a tela, apresentando um registro por vez e

• em grade, apresentando diversos registros de uma só vez.

A seguir veremos os recursos que podem ser acessados através da barra de ferramentas do
sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros, é importante notar que alguns botões
estão habilitados e outros não, isto se dá porque algumas operações somente podem ser feitas em
determinados momentos. Abaixo, veremos para que serve cada botão:

• botão grava - clique sobre este botão para forçar a gravação do registro presente na janela
ativa.

• botão cancela - este botão, quando clicado, força o cancelamento do registro presente na
tela.

• botão inclusão - clique sobre este botão para incluir um novo registro na tabela ativa

• botão exclusão - clique sobre este botão para apagar o registro presente na janela ativa.

• botão grade - clique sobre este botão para alternar o modo de visualização da tabela para
o formato grade ou tela a tela

• botão totaliza - clique sobre o cabeçalho de uma coluna numérica para marcá-la, e clique
sobre este botão para a aplicação mostrar a soma de seus valores.

Manual do Usuário 14
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

• botão gráfico - marque duas ou mais colunas ou em um ou mais registros (com a tecla
CTRL pressionada), e clique sobre este botão para a aplicação apresentar um gráfico
comparativo das colunas ou registros marcados.

• botão procura - clique sobre este botão para procurar um determinado registro na tabela
ativa, maiores detalhes consultar no tópico Procurando um registro.

• botão filtragem - clique sobre este botão para visualizar somente um grupo de registros da
tabela corrente. Para maiores detalhe ver no tópico Filtrando os dados.

• botão imprimir - clique sobre este botão para imprimir a tela do registro corrente no
formato tela, ou a grade corrente ou ainda um gráfico que esteja sendo visualizado no
momento.

• botão consulta - clique sobre este botão para criar uma consulta ou visualizar uma
consulta ja existente

• botão informações do banco de dados - clique sobre este botão para obter informações
sobre a estrutura de banco de dados da aplicação.

• botão finaliza - clique sobre este botão para finalizar a aplicação e retornar ao Windows.

• botão configura - quando clicado, apresenta a janela de configuração de tipos de gráficos.

• botão primeiro registro - quando clicado, apresenta o primeiro registro da tabela na janela
ativa

• botão registro anterior - move para o registro anterior ao que esteja sendo apresentado

• botão registro seguinte - move para o registro seguinte ao que esteja sendo apresentado na
janela

• botão último registro - apresenta o último registro da tabela

• botão repara BD - quando clicado, dispara as rotinas de compactação e reparação do

banco de dados.

• , serve para estabelecer a ordem de navegação dentro da tabela ativa

• , serve para permitir a navegação na tabela, dentro de um estabelecido

Manual do Usuário 15
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Montagem de consultas
Uma consulta é uma forma de visualizar registros de diversos arquivos de uma só vez, podendo
ser estabelecido um e/ou uma ordem especial. Após prepararmos uma determinada consulta
podemos gravá-la para posterior visualização. Assim, vamos ver como operar com consultas:

Para acessar o módulo de consultas pode-se:

• clicar sobre o botão caso esteja disponível ou

• acessar a opção de menu Consultas.

O tela abaixo é um exemplo de como poderá aparecer o menu de consultas disponíveis para
seleção. Se nenhuma consulta tiver sido criada, a lista estará vazia esperando que novas consultas
sejam elaboradas para serem inseridas na lista.

Eliminando uma consulta já gravada

Para eliminar uma consulta já gravada, retirando-a da lista, basta selecionar a consulta desejada e
clicar sobre o botão a seguir:

Visualizando uma consulta já existente

Podemos selecioná-la e clicar sobre o primeiro botão. Uma vez, visualizando consulta podemos:

• clicar no botão estabelecer condição de seleção e pesquisa de registros (veja tópico

Filtrando os dados);

• totalizar uma coluna, se for numérica através do botão da barra de ferramentas ;

Manual do Usuário 16
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

• selecionar colunas, clicar no botão e construir um gráfico a partir de dados das colunas
selecionadas;

• imprimir os dados da consulta, através do botão .

Durante a visualização da consulta pode-se utilizar o botão direito do mouse para ter acesso a um
"menu rápido" (pop-up) que possibilita as seguintes operaçoes:

• apagar um coluna selecionada para que a mesma não seja visível na consulta ;

• filtrar os dados visualizados criando um novo conjunto de registros a serem visualizados ;

• grafar, ou seja , traçar um gráfico das colunas selecionadas ;

• imprimir a consulta em visualização ;

• procurar para se posicionar num determinado registro da consulta ;

• remontar Grade, ou seja, reconstruir a consulta com o seu formato original;

• totalizar um coluna numérica.

Criando um nova consulta

Clicar sobre o botão e a seguinte tela aparecerá:

Os campos desta janela devem ser preenchidas de acordo com os seguintes critérios.

Manual do Usuário 17
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Nome da Consulta

Informe o nome pelo qual esta consulta será identificada na relação de consultas gravadas;

Campos a serem apresentados

• Clique sobre um dos nomes de apresentados na janela Tabelas, e seus campos serão
apresentados na janela Campos a Mostrar ;

• Escolha um ou mais campos que você deseja mostrar na consulta

• Repita os dois passos anteriores a este, para escolher campos de outras tabelas.

Agrupar por

Pode-se utilizar o recurso Agrupar por para criar um registro de resumo para cada grupo
definido. Por exemplo, clientes podem ser sumarizados por estado, empregados podem ser
sumarizados por seção, e assim por diante.

Ordenação

Para especificar a ordenação da consulta, seguir os passos abaixo:

• Clicar na seta para baixo, da caixa de listagem apresentada no ítem "Ordenação", e os

campos disponíveis para ordenação serão mostrados;

• Escolher um dos campos clicando sobre o mesmo com o ponteiro do mouse ;

• Clicar sobre o botão Ascendente para que a ordenação seja crescente, ou clicar sobre
o botão Descendente caso queira que a consulta apareça em ordem decrescente.

Repetir os três passos acima para selecionar quantos campos sejam necessários. Para retirar
um campo da ordenação, siga os dois primeiros passos e seu nome será retirado da
ordenação.

Os Primeiros

Pode-se especificar que sejam mostrados somente os primeiros "N" registros retornados por
uma consulta, para tanto, seguir os passos abaixo:

• clicar na janela "Os primeiros" ;

• digitar o número desejado ;

• o número digitado poderá ser tratado como:

1. quantidade absoluta de registros. Nesse caso, selecionar Registros ou

Manual do Usuário 18
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

2. em percentual sobre a quantidade total de registros recuperados. Selecionar

então, a opção Porcento.

Seleção de registros/união de tabelas

Pode-se selecionar uma das opções Criar Filtragem ou Unir Tabelas que serão
habilitados para digitação de outras informações:

• nome do campo

• operadores

• valor

A opção Criar Filtragem, serve para selecionar um grupo ou conjunto de registros que se
deseja visualizar.

A opção Unir Tabelas deve ser utilizada sempre que se desejar comparar campos de duas
tabelas, neste caso o campo Valor será transformado em uma lista a partir da qual pode-se
escolher qual campo de qual tabela será comparado. A união de tabelas irá considerar
registros das duas tabelas que tenham conteúdos iguais nos campos informados,
estabelecendo a cláusula WHERE (ver glossário).

Para estabelecer uma condição seguir os passos abaixo:

• clicar no campo Nome do Campo para que seja mostrada uma lista com os nomes dos
campos que fazem parte da consulta, escolha o campo desejado para estabelecer uma
condição;

• clicar no campo Operador e escolher um dos operadores constantes da tabela a seguir,

que corresponde às opções disponíveis na lista:

Operador Significado
= igual a...
<> diferente de...
> maior que...
>= maior ou igual a
< menor que...
<= menor ou igual a...
LIKE operador especial que usa
caracteres coringa (ver este
termo no Glossário)

• clicar no campo Valor e entrar com a informação que deverá ser comparada com o valor
contido na campo escolhido (não use aspas para valores literais constantes).

Manual do Usuário 19
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Neste ponto foi estabelecida apenas uma condição para a consulta. Agora, deve-se clicar
sobre o botão Concatena para aceitar esta primeira condição.
Se desejar estabelecer outras condições para serem concatenadas a esta primeira, clicar
sobre uma das opções de conexão E / OU e proceder conforme descrito anteriormente para
o primeiro critério.

Se desejar recomeçar integralmente o estabelecimento do critério de seleção, clicar no

botão cuja imagem aparece abaixo:

As informações que vão sendo mostradas na janela de criação de consultas são instruções de uma
linguagem denominada SQL , sobre a qual o usuário não necessita em absoluto de ter
conhecimento prévio, contendo diversos termos que podem ser consultados no glossário, caso
seja desejado. O sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros monta
automaticamente esta expressão e a mostra apenas para servir de referência para o usuário saber
quais tabelas e campos já selecionou para participar da consulta, bem como as ordenações e
filtragens que tenha feito.

Para limpar todas as informações digitadas para uma consulta, permitindo que uma nova consulta
seja elaborada, clicar no botão abaixo:

Para salvar a consulta, após terminar de informar os dados necessários, clicar sobre o botão a
seguir:

Finalmente, para finalizar a criação da consulta e retornar ao menu de consultas, clicar sobre o
botão abaixo:

Uma vez que tenha sido gravada, a consulta passa a integrar automaticamente o menu de
consultas selecionáveis, mostrado no início deste tópico.
Procurando um registro
Para localizar um registro qualquer dentro da tabela, basta:
• clicar no ícone (procura), ou

• acessar pelo menu suspenso a opção Editar/Procurar, ou ainda teclar CTRL+P.

A seguinte caixa de diálogo será será apresentada:

Manual do Usuário 20
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Deve-se selecionar o índice dentre aqueles listados na janela acima. No exemplo, foi selecionado
o campo Código. Em seguida, clicar sobre um dos operadores (>, <, =, >= ou <=) e
finalmente informar no campo Conteúdo a pesquisar o valor a ser localizado no campo.

Clicar então sobre o botão de confirmação para iniciar a pesquisa.

Caso algum registro possa ser encontrado na tabela, este será imediatamente posicionado na
janela de digitação de dados e os campos devidamente preenchidos.

Manual do Usuário 21
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Filtrando dados

O recurso de filtragem é bastante útil quando se deseja visualizar somente um grupo de

determinados registros, para ter acesso a janela que permite o filtro.

Deve-se clicar no ícone .

O seguinte diálogo será apresentado:

Para selecionar os registros que se deseja visualizar seguir os seguintes passos:

• selecionar o nome do campo que será filtrado na lista disponível em "Nome do Campo".

• selecionar o operador de comparação que será utilizado, sendo eles:

Operador Significado
= igual a...
<> diferente de...
> maior que...
>= maior ou igual a
< menor que...
<= menor ou igual a...
LIKE operador especial que usa
caracteres coringa (ver este
termo no Glossário)

• informar no campo valor a seqüência que será comparada com o campo informado, no caso de
o operador utilizado ser o LIKE, informar o campo valor com caracteres coringa, caso seja
necessário. A tabela a seguir mostra argumentos possíveis para LIKE:

Manual do Usuário 22
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Caracter Exemplo Comentário

* pes* localiza pessoa, pescador, peste
*dico localiza médico, ortopédico, pudico
? p?lha localiza palha, pilha, pulha
# 1#3 localiza 103, 113, 123
[] p[ai]lha localiza palha e pilha mas não pulha
! p[!ai]lha localiza pulha mas não palha nem pilha
- p[a-c]lha localiza palha, pblha, pclha

• se for necessário pode-se usar o botão Concatena e clicar na seleção E.. OU... para fazer
comparações, apenas para exemplificar, do tipo:

1. Funcionários do Departamento de Compras "E" que sejam do sexo masculino.

2. Funcionarios solteiros "OU" que possuam menos de 21 anos.

3. Etc..

• após informado os parâmetros do filtro, basta clicar no botão de confirmação.

O retângulo com o nome "Expressão que define o critério de seleção" é simplesmente

demonstrativa e mostra como está sendo montada a expressão SQL que irá possibilitar a seleção
dos registros.
Trabalhando com gráficos
Durante a visualização de uma consulta ou trabalhando no formato grade, pode-se selecionar
colunas desta grade e traçar gráficos para serem visualizados, impressos ou gravados em disco,
para posterior uso em outras aplicações.

Vamos utilizar como exemplo a seguinte consulta hipotética:

Para traçar por exemplo, um gráfico do preço de custo versus o preço indexado, pode-se fazer o
seguinte:

• selecionar a coluna Código, clicando com o mouse sobre área do título da coluna;

• clicar em seguida com o botão direito do mouse para ter acesso ao menu rápido e escolha a
opção Apagar colunas para apagar a coluna selecionada.

Manual do Usuário 23
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

• Selecionar as colunas Descrição, Preço de custo e Preço indexado segurando o mouse na

região do título da coluna Descrição e arrastando-o para até a coluna Preco indexado;

Com isto, a consulta ficará parecida com a seguinte tela:

Após selecionadas as colunas clicar o botão direito do mouse para acessar o menu rápido que
apresentará as opções disponíveis. Neste momento, deve-se clicar sobre a opção Grafar.

Uma maneira mais rápida e prática é clicar diretamente sobre o botão que se encontra na barra de
ferramentas (mostrado abaixo), para obter o mesmo resultado.

Um gráfico como o que segue deverá ser apresentado:

Alterando a forma de visualização do Gráfico

Com o mouse posicionado em qualquer região do gráfico, clicar com o botão direito, que será
apresentada a tela a seguir, na qual você poderá alterar a forma de visualizar o gráfico.

Manual do Usuário 24
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Pode-se alterar todos os dados que se desejar, como por exemplo o tipo do gráfico, alterar o
título do gráfico e o que mais se fizer necessário.

Para confirmar as informações escolhidas, deve-se pressionar o botão a seguir:

Pode-se restaurar as configurações do gráfico original clicando-se o botão a seguir:

Para cancelar as operações de configuração do gráfico, clicar sobre o botão a seguir:

Gravando um gráfico
Pode-se gravar a imagem de um gráfico exportando-a para um arquivo de formato .BMP ou
.WMF, para posterior visualização com um outro aplicativo. Para isto, quando um gráfico estiver
sendo apresentado, selecionar a opção Gravar, a partir do menu ou clicar sobre o botão , na
barra de ferramentas

Imprimindo a imagem de um gráfico

Pode-se também imprimir a imagem de um gráfico enviando-a para a impressora configurada
como padrão no Windows, bastando selecionar a opção Imprimir a partir do menu ou clicar
sobre o botão , na barra de ferramentas

Manual do Usuário 25
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Reparando o banco de dados

A rotina do de reparação do banco de dados é, por vezes, necessária para recriar os índices
associados às tabelas existentes, bem como otimizar o espaço utilizado pelo banco de dados. Para
chamar a rotina de reparação do banco de dados proceder conforme segue:

• clique sobre o ícone ou

• selecionar Arquivo/Repara BD

Esta operação deverá ser efetuada com todas as janelas de dados fechadas, ou seja, não deve está
sendo acessado no momento nenhuma tabela da aplicação.

No caso do sistema estar rodando em ambiente multi-usuário, nenhum usuário deverá estar
acessando o banco de dados no momento da execução desta rotina.

Esta rotina irá tentar reparar o banco de dados de qualquer possível corrupção causada por uma
gravação incompleta. Isto pode ocorrer quando a aplicação é fechada inesperadamente por falta
de energia ou problemas no seu computador.

A rotina de reparação tenta também validar todas as tabelas e índices do sistema. Qualquer dado
que não possa ser reparado será eliminado do banco de dados.

Como se percebe, esta operação é muito delicada e algumas vezes pode ser problemático o seu
uso, dependendo da gravidade do problema no banco de dados. O ideal é ter, sempre atualizado,
um backup dos dados, para o caso da rotina de reparação não conseguir executar perfeitamente a
reparação do banco de dados.
Selecionando a ordem de navegação
A ordem de apresentação de registros dentro de uma tabela é determinada pelo índice que a ela
esteja associado no momento. A lista , existente na barra de ferramentas, contém a
lista de índices possíveis para seleção e associação com a tabela que está sendo visualizada.

É possível ainda, visualizar os registros na mesma ordem em que foram digitados na tabela,
bastando para isto selecionar Nenhum, a partir da lista.
Obtendo informações sobre o banco de dados

O botão situado na barra de ferramentas do sistema GQDOC - Controle de Documentos e

Registros serve mostrar uma janela com a estrutura do banco de dados definidos para a
aplicação. A janela a seguir é um exemplo do que pode ser mostrado nesta aplicação:

Manual do Usuário 26
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Clicando-se sobre uma tabela na lista de tabelas, a lista de campos e a lista de índices é
atualizada, mostrando a estrutura desta tabela.

Existem também informações sobre as consultas que tenham sido estabelecidas, bem como a
expressão SQL que as define.

Glossário
Este pequeno glossário tem a finalidade proporcionar alguns termos que possam auxiliar o
usuário a entender melhor a operação do sistema GQDOC - Controle de Documentos e
Registros.

ANSI (tabela ANSI)

ANSI significa American National Standards Institute. É um conjunto de caracteres (8
bits) usado pelo Windows para permitir a representação de até 256 caracteres (0 - 255).
Os primeiros 128 caracteres (0 - 127) correspondem às letras encontradas no teclado,
sendo os caracteres contidos na tabela ASCII. Os demais caracteres representam
caracteres especiais, como letras de alfabeto internacional, acentos, símbolos de
moedas e frações.

Aplicação

Uma aplicação ou sistema aplicativo é um conjunto de códigos e elementos visuais que

trabalham juntos em um só programa. São elaboradas com o objetivo de executar
operações inter-relacionadas de modo a permitir a organização de informações que
possam ser rapidamente recuperadas, consultadas, processadas, listadas, etc.

Área de cliente

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GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

É a toda a área útil de um formulário MDI, excetuando-se a barra de ferramentas (se

visível). Na área de cliente os demais formulários são agrupados, minimizados e
maximizados.

Arquivo de inicialização
É um arquivo de formato texto ASCII, utilizado para conter parâmetros de configuração
de aplicações no ambiente do Windows. Geralmente um arquivo de inicialização utiliza
a extensão .INI e o nome do arquivo executável que o manipula. Por exemplo, esta
aplicação que tem o nome GQDOC - Controle de Documentos e Registros e nome
executável DOCMMO.EXE, utiliza um arquivo de inicialização de nome DOCMMO.INI.

Arquivo DEF
O arquivo de nome DOCMMO.DEF possui formato texto (ASCII) e contém as
informações necessárias para a criação do banco de dados desta aplicação, sendo, por
isso, necessária a sua presença no diretório de trabalho.

ASCII (tabela ASCII)

ASCII significa American Standard Code for Information Interchange. É um conjunto de
caracteres (7 bits) usado largamente para representar letras e símbolos encontrados
nos teclados. O conjunto de caracteres ASCII representa os primeiros 128 caracteres
da tabela ANSI (veja este tópico). Certos tipos de arquivos são normalmente
denomindos arquivos ASCII em virtude de só conterem esses tipos de caracteres e
ainda, cada uma de suas linhas, serem terminadas com os caracteres de código 10 e
13 (nova linha e retorna ao início).

Asterisco
O caracter (*) é utilizado como “coringa " em expressões SQL que contenham a
cláusula LIKE para aceitar qualquer seqüência de caracteres. Por exemplo, a expressão
LIKE "*cidade*" aceita qualquer nome contendo a palavra "cidade". O asterisco pode
também ser utilizado para incluir todos os campos existentes nas tabelas envolvidas em
uma query SQL. Por exemplo, SELECT * FROM MinhaTab retorna todos os campos
(colunas) da tabela MinhaTab. As instruções SQL são montadas automaticamente pelo
sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros, não sendo necessário que o
usuário as conheça a fundo.

Banco de dados
É uma coleção organizada de informações. Existem muitas maneiras de se organizar
um banco de dados. Dentre as mais populares estão o método de sistema de arquivos
sequencial indexado (ISAM), bancos de dados modelo network, bancos de dados
hierárquicos e bancos de dados relacionais. Esses tipos diferem não somente na
maneira como armazenam e recuperam os dados, mas também no modelo conceitual
Manual do Usuário 28
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

que eles se apresentam aos usuários e programadores. Ultimamente o modelo

relacional tem se firmado como padrão para projetos de bancos de dados. Isto se deve
ao próprio poder do modelo relacional em sí mesmo e ainda por proporcionar uma
interface padrão chamada SQL (Structured Query Language) que permite que muitas
ferramentas e produtos diferentes de bancos de dados trabalhar em conjunto, de uma
maneira consistente e de fácil aprendizado. Um banco de dados pode conter diversos
objetos, como por exemplo, tabelas, índices, relações, queries, etc.

Banco de dados multiusuário

É um banco de dados que permite que mais de um usuário acesse e modifique o

mesmo conjunto de dados, a um mesmo tempo. Em alguns casos, o usuário adicional
pode ser uma outra instância da própria aplicação executando no mesmo ambiente e
que acessa os mesmos dados como se fosse qualquer outra aplicação (por exemplo,
em duas janelas do Windows).

Barra de ferramentas

Se constitui de um painel na parte superior da janela principal da aplicação, contendo

diversos botões com ícones representativos de suas funções, servindo para acelerar o
acesso a operações mais comumente usadas (atalho). Normalmente, as funções que
são colocadas em botões na barra de ferramentas podem também ser acessas via
menu.

Bit
Abreviaçãdo de "binary digit" (ou dígito binário). É a menor unidade de dados que um
computador pode armazenar. Bits são expressos por valores 1 e 0.

Bitmap
É uma imagem representada por pixels e armazenada como uma coleção de bits na
qual, cada bit corresponde a um pixel. Em sistemas a cores, mais de um bit
corresponde a cada pixel. Um arquivo bitmap tem a extensão .BMP.

Caixa de diálogo
É uma janela especial mostrada pela aplicação para solicitar uma resposta do usuário
ou para proporcionar-lhe algum tipo de informação.

Campo
É uma divisão do registro. Um campo possui diversos atributos como nome, tamanho,
tipo, etc. Em uma tabela, os campos correspondem às suas colunas, e os registros às
suas linhas.
Manual do Usuário 29
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Campo alvo
É o campo na tabela-alvo que sofre um processamento qualquer determinado por um
lançamento ou por um processamento a partir da digitação de dados em outras tabelas.

Campo-chave
É um campo de uma tabela designado para compor a chave de indexação da mesma,
ou seja, o campo que vai identificar um registro ou grupo de registros em uma tabela.
Uma tabela poderá ter mais de um campo-chave porém, pesquisas não SQL sobre um
determinado campo estão sempre subordinados aos campos precedentes, ou seja, se a
pesquisa for feita sobre a informação do segundo campo, o primeiro também tem de ser
informado.
Caracteres "coringa"
Alguns caracteres como o asterisco (*), ponto de interrogação (?), cancela (#), ponto de
exclamação (!), hifem (-) e colchetes ([ ]) são considerados caracteres "coringas". Você
pode usar esses caracteres em expressões que incluam todos os registros, nomes de
arquivos e outros itens que se iniciam com caracteres que correspondam a um
determinado padrão. Você pode usar também esses caracteres para refinar ainda mais
uma pesquisa usando uma instrução SQL. Veja a tabela a seguir:

Caracter Exemplo Comentário

* pes* localiza pessoa, pescador, peste
*dico localiza médico, ortopédico, pudico
? p?lha localiza palha, pilha, pulha
# 1#3 localiza 103, 113, 123
[] p[ai]lha localiza palha e pilha mas não pulha
! p[!ai]lha localiza pulha mas não palha nem pilha
- p[a-c]lha localiza palha, pblha, pclha

Os caracteres *, ? , # e [ podem localizar a sí mesmos somente se incluídos entre

colchetes.

Cláusula FROM
É a parte de uma instrução SQL que indica a localização do dado a ser examinado pela
query, especificando qual banco de dados e quais tabelas serão incluídas na pesquisa
dos dados desejados. A localização especificada pela cláusula FROM é algumas vezes
chamada de domínio. As instruções SQL são montadas automaticamente pelo sistema
GQDOC - Controle de Documentos e Registros, não sendo necessário que o usuário
as conheça a fundo.

Manual do Usuário 30
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Cláusula GROUP BY

É a parte da instrução SQL que determina a maneira como os registros serão

agrupados, para serem sumarizados. As instruções SQL são montadas
automaticamente pelo sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros, não
sendo necessário que o usuário as conheça a fundo.

Cláusula ORDER BY
É a parte da instrução SQL que determina a ordem em que os registros deverão ser
recuperados e mostrados. As instruções SQL são montadas automaticamente pelo
sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros, não sendo necessário que o
usuário as conheça a fundo.

Cláusula WHERE
É a parte de uma instrução SQL que especifica quais registros serão recuperados. A
cláusula WHERE limita o escopo ou domínio de uma query e especifica quais colunas
serão usadas para ligar múltiplas tabelas. As instruções SQL são montadas
automaticamente pelo sistema GQDOC - Controle de Documentos e Registros, não
sendo necessário que o usuário as conheça a fundo.

Default
Esta palavra, largamente utilizada no jargão de informática, corresponde a uma
informação ou situação que será assumida pelo programa quando esta não for obtida
durante a sua execução.

Filtro
É um conjunto de critérios aplicados a registros de modo a criar um subconjunto de
registros.

Formulário ou Form
É uma janela ou caixa de diálogo. Forms são recipientes (containers) de objetos. Um
form para interface de documentos múltiplos MDI pode também atuar como recipiente
de outros forms (filhos) e de outros objetos.

Grade
Ë um objeto que serve para mostrar registros em forma tabular. As consultas montadas
para visualizar registros das tabelas utilizam este tipo de objeto.

Manual do Usuário 31
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Grupo

É uma coleção de usuários de uma aplicação, identificado por um nome de grupo e por
um identificador pessoal. Permissões designadas a um grupo se aplicam a todos os
usuários que pertençam a este grupo.

Ícone
É a representação gráfica de um objeto ou conceito, comumente usado para
representar aplicações em estado minimizado dentro do Windows. Essencialmente, um
ícone é um bitmap com um tamanho máximo de 32 x 32 pixels. Nomes de arquivos de
ícones têm a extensão .ICO.

Índice
É uma referência cruzada dinâmica de campos (colunas) de uma ou mais tabelas, que
permite a recuperação rápida de registros específicos de uma tabela. À medida que
registros são adicionados, atualizados ou apagados, o sistema de gerenciamento do
banco de dados atualiza automaticamente o índice para refletir as mudanças. Uma
tabela pode ter diversos índices associados.

Janela
É um recipiente para os objetos utilizados em uma aplicação. Sempre existe uma
janela ativa dentro de uma aplicação. Seu título aparece normalmente em uma cor
diferente das demais.

LIKE
Ver tópicos Caracteres coringa e Asterisco.

MDI
É a abreviação de "Multiple Document Interface" (ou interface de múltiplos
documentos). É um tipo de interface no ambiente Windows na qual diversos formulários
(MDI filhos) ficam contidos em um único form (MDI form). O formulário MDI é uma
janela que faz o background de uma aplicação de múltiplos documentos. Um form MDI
é o recipiente dos forms filhos de uma aplicação. Este tipo de interface proporciona um
alto padrão de qualidade a uma aplicação, uma vez que os formulários são agrupados
em um só recipiente, na área de cliente, podendo alí ser organizados, manipulados e
minimizados, dando grande flexibilidade de operação à aplicação.

Janela modal

Manual do Usuário 32
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

Descreve um formularío ou caixa de diálogo que requer uma ação do usuário, antes
que o foco possa passar para outro formulário ou caixa de diálogo da aplicação.

Permissões

É um ou mais atributos que especificam o tipo de acesso que um usuário tem aos
registros de uma tabela. Permissões podem ser designadas para incluir registros,
alterar registros, visualizar registros e excluir registros.

Pixel
Abreviação de "picture element" (ou elemento de figura). Um ponto que representa a
menor unidade de medida gráfica sobre uma tela. Um pixel é dependente do padrão de
vídeo, ou seja, as dimensões dos elementos da tela variam com o sistema e com a
resolução.

Query
É uma instrução formalizada a um banco de dados para, ou retornar um conjunto de
registros ou para realizar uma ação específica em um conjunto de registros
determinados pela query. Por exemplo, a query SQL a seguir retorna registros:

SELECT [Nome da empresa] FROM Clientes WHERE estado = 'SP'

As instruções SQL são montadas automaticamente pelo sistema GQDOC - Controle de

Documentos e Registros, não sendo necessário que o usuário as conheça a fundo.

Registro
Em uma tabela, todos os dados existentes para um item em particular é chamado de
registro. Por exemplo, em um conjunto de cartões de clientes, cada cartão corresponde
a um registro contendo todas as informações de um cliente em particular. Cada item de
informação dentro de um registro é chamado de campo. Um cartão de cliente possui
campos para nome, telefone, endereço, etc.

Registro corrente
É o registro em uma tabela que você pode usar para modificar ou examinar seus dados,
ou seja, é o registro que está sendo correntemente acessado.

Reparação do banco de dados

Manual do Usuário 33
GQDOC – Controle Eletrônico de Documentos e Registros

É uma rotina especial que permite corrigir diversos problemas no banco de dados,
como por exemplo, perda de índices, integridades, etc. Durante o processo de
reparação do banco de dados, este é compactado, eliminando-se os "buracos"
deixados por registros que tenham sido apagados em suas tabelas, tendo ainda todos
os seus índices e integridades atualizados.

SQL
É uma expressão que define um comando de pesquisa a um banco de dados. SQL
significa Structured Query Language (linguagem estruturada para pesquisa). Esta
linguagem utiliza comandos como SELECT (selecione), UPDATE (atualize), DELETE
(apague) contendo cláusulas como WHERE (na qual...) e ORDER BY (ordenado por...).
As instruções SQL são montadas automaticamente pelo sistema GQDOC - Controle de
Documentos e Registros, não sendo necessário que o usuário as conheça a fundo.

Tabela
É uma unidade básica de armazenamento em um banco de dados relacional. Uma
tabela pode ser vista como um conjunto de linhas e colunas, semelhantes a uma
planílha, onde cada linha corresponde a um registro e cada coluna corresponde a um
campo.
Usuário
Um usuário é qualquer pessoa que esteja utilizando uma aplicação qualquer. Em
aplicação com acesso de segurança (senhas) usuários podem ser cadastrados dentro
de grupos, herdando as permissões inerentes ao grupo a que pertença.

Validação
É o processo de verificação se um determinado dado informado em um campo atende a
certas condições ou limitações.

Manual do Usuário 34