APRESENTAO

momento da troca de gesto

Neste sentido, o Conselho de Sndicos

do sndico sempre pede muita

do Secovi-SP elaborou o Guia Prtico

ateno. Afinal, a troca de basto no

para Troca de Gesto, cujo objetivo

acontece da maneira correta em todos

auxiliar tanto o sndico que deixar o

os condomnios.

cargo como aquele que vai assumir.

Para que a transio ocorra de maneira

Orientaes sobre documentao,

tranquila e transparente, importante a

obrigaes legais, trabalhistas e

adoo de alguns procedimentos, alm do

financeiras, alm de um check list para

acompanhamento de uma srie de aes,

realizao de vistorias e manutenes

que podero ajudar a sanar dvidas e

necessrias, esto nas pginas a seguir.

evitar mal entendidos.

Boa leitura.

TROCA DO SNDICO

ara encerrar seu mandato com chave de ouro, o sndico deve transmitir minuciosamente
as informaes sobre o funcionamento do condomnio para o novo gestor.

Por sua vez, o novo sndico deve estar atento a uma srie de procedimentos, que
contribuir para que o condomnio seja administrado de forma organizada, evitando
desperdcios de tempo e recursos.

Informaes como andamento de obras, contas a pagar, reparos a serem feitos no prdio,
contrato do seguro obrigatrio, manuteno dos elevadores, planilha de recarga de
extintores, inventrio dos bens do prdio, perodo de manuteno, pagamento de contas
e obrigaes trabalhistas vo assegurar ao novo sndico mais tranquilidade na execuo
de suas tarefas.

Outra recomendao importante para o novo sndico entrar em contato com a

administradora, que geralmente pede um perodo de 30 a 60 dias para finalizar a
prestao de servios, dependendo do que est previsto em contrato.

Para os novos empreendimentos em fase de implantao do condomnio, a sugesto

procurar a administradora, normalmente indicada pela incorporadora, para realizar em
conjunto o planejamento das reas comuns do prdio.

O novo sndico deve manter atualizada a agenda do condomnio, na qual constam todos
os telefones importantes e tambm o contato dos fornecedores.

DICAS PARA O NOVO SNDICO

Plano de trabalho - Para facilitar seu trabalho, interessante que o sndico tenha um
plano de trabalho estabelecido, com etapas definidas e cronograma claro. Este plano pode
ser debatido com a administradora, que tem condies de contribuir para que o novo
sndico faa uma boa gesto. O bom relacionamento entre o sndico e a administradora
vital para a adequada gesto do condomnio.

Despesas O novo sndico precisa saber como funcionam as despesas de um

condomnio. Cerca de 90% dos gastos de um prdio esto relacionados a pagamentos de
funcionrios, contas de gua, luz e contratos de conservao e manuteno.

Para qualquer planejamento posterior, importante saber quanto se arrecada, o perfil da

inadimplncia e como feita a gesto financeira.

Situao legal Toda vez que h troca de sndico nos condomnios deve-se fazer a
atualizao cadastral. Acompanhe com a administradora do prdio a atualizao do
cadastro do CNPJ na Receita Federal, na Certificao Digital e nos rgos municipais.
Esta rotina, determinada por Lei, preserva o novo sndico, o antigo e mantm a situao
cadastral do condomnio em ordem.

Documentos O sndico deve ficar atento aos documentos gerados pelo condmino.
Alguns documentos precisam ser guardados de forma permanente, como carto de
CNPJ, conveno, planta do empreendimento, processos trabalhistas e pronturios de
funcionrios.

Outros devem ser arquivados por perodos que superam uma dcada e podem chegar a
35 anos, a exemplo dos exames mdicos de admisso e demisso de funcionrios, DARFs,
guias de recolhimento de Fundo de Garantia do Tempo de Servio (FGTS) e pastas de
prestao de contas.

reas comuns O sndico o responsvel pela manuteno das reas e equipamentos de

uso comum do condomnio, cujas regras so estipuladas no regimento interno, incluindo
multas e outras penalidades.

Contando com a ajuda do zelador, o sndico deve cuidar para que reas como hall de
entrada, hall dos elevadores, garagens, piscina, quadras, salo de festas e outros locais
sejam utilizados conforme as normas estabelecidas no regimento. A manuteno de reas
como piscina e playground deve seguir as determinaes das normas do prdio.

Seguros O sndico responsvel por garantir que o condomnio tenha todos os seguros
obrigatrios contratados, como aqueles que cobrem danos estrutura da edificao,
coberturas contra incndio, raios, exploso, danos eltricos, vendaval e impacto de veculos.

Comunicao O sndico deve disponibilizar canais de comunicao, como e-mail ou

os tradicionais livros de sugestes/ocorrncias, que so importantes ferramentas para que
ele saiba o que acontece no condomnio. importante comunicar todas as benfeitorias,
decises e orientaes.

A comunicao contribui para uma gesto melhor e mais participativa. recomendvel criar
tambm um canal para que os condminos se comuniquem com o corpo diretivo. Pode ser
um e-mail, um horrio reservado no condomnio ou at por meio do livro de ocorrncias.

aconselhvel que o sndico converse pessoalmente com os moradores. Uma iniciativa

muito positiva a promoo de eventos para que os condminos se conheam
e adquiram o hbito de se relacionar. Tambm importante o envolvimento de
funcionrios, corpo diretivo e condminos em todas essas aes.

Com isso, ser possvel conseguir a integrao e participao de todos no dia a dia do
condomnio.

A seguir, esto relacionados alguns procedimentos para que o novo sndico possa,
inicialmente, conhecer as diversas reas do condomnio e, ainda, garantir a segurana da
edificao e de seus ocupantes:

 Criao do kit de boas-vindas para novos moradores (contendo Conveno, Regulamento

Interno, entre outras informaes);
Cadastro atualizado de moradores;

Controle de entrada e sada de visitantes e prestadores de servios;

Controle de entrada e sada de corretores;
Controle dirio de consumo de gua;

Controle dirio do consumo de energia;

Controle mensal da vistoria do prdio;

Controle de testes das luzes de emergncia;

Controle de uso do salo de festas;

Controle de circulao das pastas dos balancetes mensais junto ao conselho consultivo;
Relao dos documentos em arquivo;

Levantamento das obrigaes legais do condomnio, para planejamento e prioridades

das atividades anuais;
Relatrio anual das reformas efetuadas nas reas comuns e nos apartamentos, conforme
NBR 16.280/2014, incluindo o termo de encerramento das obras emitido pelo executante;
Obrigatoriedade de apresentao nas Assembleias Gerais Ordinrias e Extraordinrias
anuais, da posio bancria;
Exigncia do recebimento de cpia do relatrio da emisso dos boletos bancrios
para controle, incluindo os inadimplentes e as aes adotadas.

PROVIDNCIAS

odos esses controles, posies legais e documentao bancria devero ser

repassados ao novo sndico. Recomenda-se, ainda, o agendamento e visita conjunta

com o antecessor agncia bancria para transferncia do responsvel pelo condomnio,

aps o registro da ata da Assembleia Geral Ordinria em que o novo sndico foi eleito.

Importante, ainda, a emisso do certificado digital do novo sndico.

Solicitao administradora de transferncia do responsvel pela certificao digital do
condomnio.

A seguir, uma tabela que ir facilitar o acompanhamento de algumas aes:

AES/ACOMPANHAMENTO
Itens
Administrao de Pessoal
Condies de Pessoal (aparncia, etc.)
Uniforme (condies de uso)
Crachs para Identificao de Funcionrio
Equipamentos de Proteo Individual - EPI
Caixa de Primeiros Socorros
Quadro de Horrio
Regulamento Interno (Disponvel
na Guarita e na Adminstrao)
Vestirios (Condies Gerais)
Guarita (Situao de Segurana
e Salubridade)
Recibos de Vale Transporte, Vale Alimentao e
Vale Refeio de todos os funcionrios ativos
Escala e Recibo de Frias (assinaturas)
Folha de Pagamento e Folhas de Ponto
(assinaturas)
Comprovantes de pagamento do FGTS

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Administrao de Pessoal
Comprovantes de pagamento do PIS
Entrega anual da RAIS
Entrega Anual da DIRF
Comprovantes de pagamento do INSS/GPS
Comprovantes de pagamento do INSS/Sndico
Comprovantes da Contribuio Sindical
(Funcionrios)
Comprovantes da Contribuio Assistencial
(Funcionrios)
Comprovantes da Contribuio Assistencial
(Empregados)
Comprovantes do Custeio Confederativo
(Funcionrios)
Comprovantes do Custeio Confederativo
(Empregados)
Comprovantes de Entrega do DARF do IRRF
Comprovantes de Entrega do CAGED
Processos Trabalhistas
Pronturios de Funcionrios Ativos
Pronturios de Funcionrios Demitidos
Exames Mdicos (Admisso/Peridico/
Demisso)

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Segurana predial
Instalaes Eltricas
Extintores/Mangueiras
Hidrantes
Para-raios (reviso anual)
Gs Natural (atestado anual)
Gs Botijo/Cilindros
(proibidos nas localidades onde h gs de rua,
Decreto 24.714 de 1987, na cidade de So Paulo)
Corrimos
Sistema de Alarme
Interfones
Pressurizao nas escadas (acionadas em caso
de incndio)
Sinalizao Visual para Rota de Fuga
Monitoramento na Portaria (boto anti-pnico)
Cmeras de monitoramento e sensores
de presena
Sensores de Proteo Muros/Cerca Eltrica
Sistema de Gravao - Digital/DVR
Portas Corta-Fogo (recomendado reviso anual)

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Seguros
Prdio
Funcionrios
Seguro Fidelidade (principalmente em casos de
conta pool, procurar sua administradora)
Limpeza e Conservao
Fachada
Gradis
Piso Externo
Caladas
Guarita
Escadas em bom estado e desobstrudas
Corredores
Instalaes Hidrulicas
Limpeza de caixa dgua (recomendada a cada
seis meses)
Dedetizao (recomendada a cada seis meses)
Limpeza de garagem
Salo de Festas
Jardim
Piscina
Quadra Poliesportiva
Sala de Ginstica

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Limpeza e Conservao
Salo de Jogos/Brinquedoteca
Salo de Convenes (prdios comerciais)
Sauna
Playground
Churrasqueira
Lixeira/Lixo Mdico/Odontolgico (prdios
comerciais)
Elevadores + RIA + CND (RIA obrigatrio
renovao anual)
Interfone no Elevador
Luz de Emergncia no Elevador
Bombas de Recalque
Bombas de Incndio
Bombas de Piscina
Bombas Submersas
Gerador
Academia
Playground
Piscinas Aquecidas
Porteiro Eletrnico
Porto de Pedestres
Porto da Garagem
Antena Coletiva

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Limpeza e Conservao
TV a cabo
Antena Parablica
Minuterias
Data Show
Spa
Pendncias da Construtora
Atestados
NR 10 - Para-raios NBR 5419/01 + ART
Laudo de Eltrica + ART
Laudo de Gs + ART
Atestado de Pressurizao das Escadas
AVCB/Ficam/Contru
NR 23 - Equipamento Combate Incndio + RIA
Brigada de Incndio NBR 14276 + ART
NR 5 - CIPA
NR 6 - Equipamentos de Proteo Individual - EPIs
NR 7 - PCMSO
NR 9 - PPRA
NR 17 - Ergonomia
LTCAT - Laudo Tcnico de Condies Ambiente
de Trabalho
Anlise de gua (recomendado laudo
a cada seis meses)

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Limpeza e Conservao
Atestado de Abrangncia do Gerador
(laudo deve ser efetuado a cada dois anos)
Laudos de anlise da gua da Piscina
(recomendado mensalmente)
Itens
Plantas/CDs/Manual de Operao
Regularizao do Imvel (alvars)
Projetos Prefeitura/Incndio/Arquitetura/
Estrutura/Eltrica
Projetos SPDA/Hidrulica/Elevadores/Paisagismo
Especificao do Condomnio
Memorial de Incorporao
Kit Boas-Vindas
Regulamento Interno
Conveno Predial
Livro de Atas
Comprovantes/Convocao de AGO/AGE
Contrato com a Administradora
Atas das Assembleias Gerais
Relao dos Proprietrios
Previso Oramentria Mensal e Anual
Mapa de Utilizao das Garagens
Vistorias Prediais

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens

Existente
(S/N)

Condies
Condices
(B/R/F)

Recomendao
Recomendaco
(Ao)

Prazo
(M/A)

Itens
Relatrios de Auditorias
Emisso dos Boleto
Desmembramento do IPTU
Receita Federal/INSS/FGTS/PMSP/Polcia Federal
CNDs de Terceirizadas
CNDs do Prdio
CNDs da Administradora
CNDs do Sndico (caso seja sndico profissional)

Existente: S = sim N = no
Condies: B = Bom, no h necessidade imediata de uma ao preventiva.
R = Regular, h necessidade de ateno, pois pode impactar a operao, resultar na
perda de desempenho ou riscos a curto prazo.
F = Fraco, h necessidade de interveno imediata, com riscos ou problemas para a
edificao ou de ordem administrativa.
Recomendao = Ao efetiva que a nova administrao ir tomar para cada item
regular ou fraco.
Prazo = Define o prazo para que a nova administrao resolva o problema.

MODELO DE CONTROLE
DE VISTORIAS REGULARES
Data: _______ /_______ /_______

Andares

Atrio

15

14

13

12

11

11

10

Halls:
Social ou
Servio

Extintores

Caixa
Energia

Responsvel: __________________________

Hidrante

AntePortas
Cmara
Corta-fogo Sinalizao Latas/lixo

Globos e
Lmpadas Luzes de
Hall/ante- Emergncia Corrimes
cmara /
escadaria

Andares

Trreo

Salo
de Festa

Piscina

1 subsolo

2 subsolo

Luz/
Emergncia
Bateria

Bombas

Halls:
Social ou
Servio

Extintores

Caixa
Energia

Hidrante

AntePortas
Cmara
Corta-fogo Sinalizao Latas/lixo

Globos e
Lmpadas Luzes de
Hall/ante- Emergncia Corrimes
cmara /
escadaria

MODELO DE IMPRESSO DE
CONTROLE DE CONSUMO
DIRIO (GUA, LUZ E GS)
Dia

10

11

Consumo

Acumulado

Objetivo

Observaes

Dia

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Consumo

Acumulado

Objetivo

Observaes

Dia

26

27

28

29

30

31

Consumo
Ms

Consumo

Acumulado

Objetivo

Observaes

seguir, esto relacionadas algumas informaes adicionais para a nova administrao

com relao gesto de funcionrios.

O trabalho seguro e de qualidade no condomnio depende de alguns cuidados bsicos no

dia a dia. Abaixo, orientaes e lembretes importantes:

Gestor/Gerente/Zelador:
1. Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e moradores do condomnio;
2. Uma boa aparncia contribui para um ambiente de trabalho harmnico; por isso,
esteja sempre bem vestido e limpo;
3. Segurana fundamental em um condomnio! Nunca permita atos inseguros dos
funcionrios e moradores;
4. A limpeza diz muito sobre um ambiente; por isso, nunca se esquea que seu trabalho
o carto de visitas do condomnio;
5. Faa uma lista dos produtos de limpeza especficos e separe-os dos demais no
almoxarifado. Isso evitar o uso indevido;
6. O bom profissional se destaca nos detalhes; por isso, fique atento ao trabalho que executa;
7. Erros acontecem e devem ser encarados como uma indicao do que precisa ser
mudado ou de onde h falhas. Por isso, no tenha medo de revel-los e discutir sobre eles
com seu (seu) sndico (a);
8. No comente sobre a rotina do condomnio com estranhos;

9. Quando for trabalhar na parte externa do condomnio, avise o porteiro para que fique
atento e evite a ao de bandidos;
10. Use sempre o equipamento de segurana individual, como botas, luvas, culos de
segurana e protetor emborrachado, entre outros, para evitar que produtos faam mal a
sua sade;
11. No se esquea de identificar as reas molhadas, com produtos escorregadios ou que
ofeream riscos, o que evitar muitos acidentes.

Auxiliar de Limpeza:
1. Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e moradores do condomnio;
2. A boa aparncia contribui para um ambiente de trabalho harmnico; por isso, esteja
sempre bem vestido, com roupas limpas e cabelos presos ou cortados, (se homem barba
feita ou aparada);
3. A limpeza diz muito sobre um ambiente; por isso, nunca se esquea que seu trabalho
o carto de visitas do condomnio;
4. Mantenha uma rotina de trabalho, para que no se esquea de pequenos detalhes no
dia a dia;
5. Faa uma lista dos produtos de limpeza especficos e separe-os dos demais na dispensa.
Isso evitar o uso indevido;
6. O bom profissional se destaca nos detalhes, por isso, fique atento ao trabalho que
executa;

7. Erros acontecem e devem ser encarados como uma indicao do que precisa ser
mudado ou de onde h falhas. Por isso, no tenha medo de revel-los e discutir sobre eles
com seu (sua) gestor (a);
8. No comente sobre a rotina do condomnio com estranhos;
9. Quando for trabalhar na parte externa do condomnio, avise o porteiro para que fique
atento e evite a ao de bandidos.

BIBLIOGRAFIA
importante consultar as publicaes: Manual das reas Comuns, Manual do Proprietrio,
e norma ABNT NBR 5674:2012 - Manuteno de edificaes Requisitos para o
sistema de gesto de manuteno. Essas publicaes contm informaes de grande
valia para os gestores de condomnio, principalmente, no momento de transio.
Complementarmente, recomendada a consulta ABNT NBR 16.280:2014 Reforma em
Edificaes Sistema de Gesto de Reformas.

Na Biblioteca do Secovi-SP, esto disponveis vrias publicaes que podem auxiliar o novo
sndico, bem como o corpo diretivo e funcionrios do condomnio e a administradora:
Sndico

Como Contratar uma Administradora

Segurana Condominial
Preveno a Incndio

Uso Racional da gua

Uso Racional de Energia

Coleta Seletiva de Lixo

Para aquisio e informaes: (11) 5591-1237/38 ou biblioteca@secovi.com.br .

FICHA TCNICA
VICE-PRESIDENTE DE ADMINISTRAO IMOBILIRIA E CONDOMNIOS
Hubert Gebara

COORDENADOR DO CONSELHO DE SINDICOS

Sergio Meira de Castro Neto

GRUPO DE TRABALHO CONSELHO DE SNDICOS

Jos Mximo Pontes

Marco Antonio Bueno Spitaletti

Lurdes de Ftima Affonso

Maria Manuela de Moraes Machado

Mrcia Diranuhi Manissadjian

Nilton Savieto (coordenador)

ASSESSORIA DA VICE-PRESIDNCIA

SECRETARIA

Sonia Dias Loureno

Mrcia Lima DAvanzo

DEPARTAMENTO DE MARKETING

ASSESSORIA DE COMUNICAO

DO SECOVI-SP

DO SECOVI-SP

Janana Jardim

Maria do Carmo Gregrio

Joo Paulo Palmieri

Rosana Pinto

Sede do Secovi-SP
Rua Dr. Bacelar, 1043 - Vila Mariana
So Paulo - SP - CEP: 04026-002
secovi@secovi.com.br
www.secovi.com.br