A TI DA EMC IMPLEMENTA O

SYNCPLICITY COM ARMAZENAMENTO

EM NUVEM PRIVADA
Os usurios adoram; a TI da EMC confia
RESUMO
EXECUTIVO
Desafio

Simplificar a colaborao para

funcionrios mveis na utilizao
de arquivos

Proteger a propriedade
intelectual e outras informaes
confidenciais

Ampliar para dezenas de

milhares de funcionrios globais

Soluo

Implementao do Syncplicity
com armazenamento em nuvem
privada da EMC

Resultados

Habilitao da fora de trabalho

global para acessar e
compartilhar arquivos com
segurana de qualquer
dispositivo gerenciado pela EMC

Provisionamento de 36.000
usurios em 3 meses

Melhoria da segurana de dados

DESAFIO: SIMPLIFICAR A COLABORAO

USANDO UM MODO SEGURO DE
SINCRONIZAR E COMPARTILHAR ARQUIVOS

Os 60.000 funcionrios da EMC ao redor do mundo precisavam de um modo

melhor de sincronizar e compartilhar contedo que varia de apresentaes e
planilhas a contratos e vdeos de marketing. "Nossos funcionrios compartilham
arquivos com pessoas de dentro e de fora da EMC no decorrer do dia", diz Wissam
Halabi, engenheiro destacado e arquiteto chefe de infraestrutura da TI da EMC.
Os mtodos tradicionais de compartilhamento de arquivos, como o envio de
anexos por e-mail e FTP, j no atendem s necessidades da EMC por trs
motivos. Primeiro: muitos funcionrios tm de trs a cinco dispositivos
gerenciados pela empresa (geralmente um laptop, um tablet e um smartphone).
"Os usurios mveis esperam conseguir acessar seus arquivos em qualquer lugar,
a qualquer momento e de qualquer dispositivo", diz Halabi.
Segundo: os funcionrios precisam de um modo conveniente e seguro de
compartilhar contedo com clientes e parceiros. Eles no podem enviar arquivos
grandes de apresentaes ou vdeos por e-mail, por exemplo, devido ao limite de
tamanho de arquivos do Outlook. Para contornar esse problema, mais de 10.000
funcionrios da EMC comearam usar servios em nuvem para consumidores. A
probabilidade de que alguns funcionrios estivessem armazenando dados
confidenciais ou contedo regulamentado era alta. "Na equipe de TI, nossa
responsabilidade proteger a propriedade intelectual e outras informaes
confidenciais da EMC; estvamos preocupados em relao perda de dados", diz
Halabi. "Se os funcionrios querem armazenar contedo em nuvem, ns
queremos que isso seja feito em nossa nuvem privada; assim, manteremos o
contedo em segurana."

Terceiro: equipes globalmente distribudas precisam de um modo eficiente de

colaborar entre si na utilizao de arquivos. Os compartilhamentos de arquivos e
o EMC eRoom funcionam bem para determinados tipos de colaborao interna.
Porm, para as equipes que precisam desenvolver contedo, cansativo fazer
upload e download repetidamente de arquivos editados.
Para atender a essas necessidades, a TI da EMC idealizou fornecer um servio de
sincronizao e compartilhamento com segurana e capacidade de gerenciamento
de nvel corporativo. "Sabamos que nosso servio precisava ser to convidativo
quanto os servios em nvel de consumidor, caso contrrio, ningum o usaria", diz
Gaurav Verma, chefe de casos de sucesso de clientes do Syncplicity.

SOLUO: NUVEM DO SYNCPLICITY COM

ARMAZENAMENTO LOCAL

Agora, a TI da EMC fornece um servio seguro para compartilhamento de arquivos

on-line e para colaborao mvel de nvel corporativo usando a nuvem do
Syncplicity com armazenamento local. Os funcionrios da EMC usam esse servio
para acessar e compartilhar seus arquivos em qualquer lugar, a qualquer
momento e de qualquer dispositivo gerenciado pela EMC.
"No mundo global, mvel e social de hoje, estamos em uma situao na qual a
experincia tecnolgica que temos em nossa vida pessoal se aproxima da que
PERFIL DO CLIENTE

temos em nossa vida profissional", diz Vic Bhagat, CIO (Chief Information Officer)
da EMC. "O Syncplicity abarca os dois mundos, dando a nossos funcionrios a
experincia consistente e conveniente necessria para serem produtivos
independentemente de estarem no escritrio ou em movimento."

"Na equipe de TI, nossa responsabilidade proteger a

propriedade intelectual e outras informaes confidenciais da
EMC; estvamos preocupados em relao perda de dados.
Se os funcionrios querem armazenar contedo em nuvem,
ns queremos que isso ocorra em nossa nuvem privada; assim,
manteremos o contedo em segurana."
Wissam Halabi, engenheiro destacado e arquiteto chefe de infraestrutura da EMC

O Syncplicity trabalha com sistemas de armazenamento com base em padres da

EMC e de outros fornecedores. A TI da EMC decidiu utilizar o armazenamento
Atmos para as equipes que precisam de recursos de recuperao de desastres e o
armazenamento Isilon para as equipes que precisam acessar diretrios de
usurios e compartilhamentos de arquivos. O armazenamento total usado at o
momento de 3 TB. "Conseguimos proteger os dados porque tudo se encontra
em nossos prprios datacenters", diz Halabi.
Antes de implementar o Syncplicity, a TI da EMC trabalhou com os
desenvolvedores do produto para garantir que o servio cumprisse com os
exigentes requisitos de segurana da empresa. "Os servios de compartilhamento
em nuvem para consumidores no atendem a nossos requisitos porque os
funcionrios perdem o controle de quem visualiza um arquivo depois que enviam
um link por e-mail ou o incorporam a um site", diz Ian Fitzgerald, gerente snior
de servios em nuvem da TI da EMC.
Com o Syncplicity, a TI da EMC aplica controles de segurana a usurios,
arquivos, pastas e dispositivos. Por exemplo, quando um funcionrio compartilha
um link, pode definir uma data de expirao para alguns dias depois. Ele pode
restringir a visualizao a colegas que tm uma conta do Syncplicity. Tambm
pode exigir uma senha, que enviada separadamente ao destinatrio. A TI da
EMC no quer que os funcionrios enviem senhas que podem ser facilmente
descobertas (como "12345678"). Por isso, os funcionrios simplesmente clicam
em um boto para que o Syncplicity crie uma senha aleatria e complexa.

"No mundo global, mvel e social de hoje, estamos em uma

situao na qual a experincia tecnolgica que temos em nossa
vida pessoal se aproxima da que temos em nossa vida
profissional. O Syncplicity abarca os dois mundos, dando a
nossos funcionrios a experincia consistente e conveniente de
que precisam para ser produtivos, independentemente de
estarem no escritrio ou em movimento."
Vic Bhagat, CIO (Chief Information Officer), EMC

Outro recurso de segurana o fato de que os administradores s podem se

conectar de uma rede da EMC e precisam usar uma senha complexa. Para
restaurar arquivos, os administradores tambm precisam da senha de funcionrio
e devem usar um dispositivo emitido pela EMC.
"Ironicamente, s vezes a melhor forma de garantir a segurana de um processo
no bloque-lo; em vez disso, mais vantajoso permitir que ele acontea com
os controles apropriados e os relatrios de TI em vigor", diz David Martin, vicepresidente e diretor de segurana da EMC. "Definir controles granulares de
polticas, ganhando visibilidade no compartilhamento de arquivos, e, ao mesmo
tempo, fornecer uma experincia encantadora o nico modo de a TI poder
gerenciar o no gerencivel."

"Ironicamente, s vezes a melhor forma de garantir a

segurana de um processo no bloque-lo; em vez disso,
mais vantajoso permitir que ele acontea com os controles
apropriados e os relatrios de TI em vigor. Definir controles
granulares de polticas, ganhando visibilidade no
compartilhamento de arquivos, e, ao mesmo tempo, fornecer
uma experincia encantadora o nico modo de a TI poder
gerenciar o no gerencivel."
David Martin, vice-presidente e (CIO Chief Security Officer), EMC

Simplicidade na experincia do usurio e no suporte

Quando um novo funcionrio contratado pela EMC, ele recebe uma caixa de
correio e uma conta do Syncplicity com 7 GB de espao para armazenamento.
Caso ele precise de mais espao, pode acessar o catlogo de autoatendimento da
empresa e solicitar at 50 GB. O novo usurio simplesmente faz o download do
aplicativo Syncplicity em seu iPhone, iPad, dispositivo Android ou laptop Windows
ou Mac.
Para garantir que o modelo de suporte possa ser dimensionado para dezenas de
milhares de usurios, a TI da EMC decidiu usar suporte baseado em comunidade.
Os funcionrios podem encontrar respostas para a maioria de suas dvidas no
EMC|ONE, a plataforma de comunicao on-line da empresa. Eles tambm podem
publicar perguntas, que so respondidas pelos moderadores da TI da EMC. "A
comunidade de suporte do Syncplicity recebe milhares de visitas nicas a cada
ms, reduzindo a procura por nosso help desk", diz Fitzgerald.
Os administradores da TI da EMC usam um painel de controle para solucionar
problemas e gerar relatrios detalhados e de alto nvel sobre o consumo do
armazenamento, a adoo de usurios e os dispositivos registrados.

RESULTADOS

Rapidez na adoo e facilidade de dimensionamento

Em apenas 3 meses, a TI da EMC provisionou mais de 36.000 funcionrios em

escritrios em todo o mundo. A implementao global continua, e a adoo est
aumentando em um ritmo constante. Nos primeiros 90 days, o nmero de
usurios que sincronizam e compartilham arquivos diariamente quadruplicou de
3.000 para mais de 12.000. Atualmente, a TI da EMC est migrando os 10.000
funcionrios que usam a nuvem pblica do Syncplicity para a soluo hospedada
no local.
"A beleza do armazenamento em nuvem privada que podemos adicionar ou
remover facilmente as mquinas virtuais do Syncplicity conforme as necessidades

dos negcios mudam", diz Fitzgerald. "Por exemplo, podemos adicionar mquinas
virtuais temporrias para preparar as atividades do final do trimestre e depois
encerr-las."

Proteo de propriedade intelectual

Agora, a TI da EMC tem o controle de todo o contedo no estruturado que

anteriormente era armazenado em locais no gerenciados, como em caixas de
entrada de e-mails, em pastas locais na rea de trabalho e em servios em
nuvem para consumidores.
"Cada arquivo que um funcionrio compartilha com o Syncplicity e o
armazenamento local equivale a um arquivo a menos que teria sido enviado para
um servio em nuvem de sincronizao e compartilhamento para consumidores",
diz Fitzgerald. "Reduzimos o risco de perda de propriedade intelectual ou de
outras informaes confidenciais."

"Cada arquivo que um funcionrio compartilha com o

Syncplicity e o armazenamento local equivale a um arquivo a
menos que teria sido enviado para um servio em nuvem de
sincronizao e compartilhamento para consumidores.
Reduzimos o risco de perda de propriedade intelectual ou de
outras informaes confidenciais."
Ian Fitzgerald, gerente snior de servios em nuvem, EMC

Alta satisfao do usurio: 86% recomendariam o

Syncplicity

Em uma pesquisa sobre a satisfao dos usurios realizada pela TI da EMC em

2014, quase 9 em cada 10 participantes disseram que recomendariam o
Syncplicity para um colega de trabalho. "O motivo comum mais citado foi que o
Syncplicity aumenta a produtividade e melhora a comunicao e o
compartilhamento de arquivos nas equipes", diz Karen Griffin, gerente de produto
consultora da TI da EMC. Um usurio relatou, "Em vez de ter que encontrar um
site de FTP ou uma pasta de compartilhamento ou de ter que fazer o download de
algum tipo de drive, eu s uso o Syncplicity. Sei que qualquer pessoa com quem
eu compartilhar contedo conseguir acessar os arquivos." Outro participante da
pesquisa relatou como ele havia utilizado o Syncplicity pela primeira vez para
enviar um arquivo de 62 MB para 6 pessoas e como monitorou a cpia master
(algo que ele no poderia ter feito com nenhuma outra ferramenta).
Em alguns departamentos, a facilidade no compartilhamento de grandes arquivos
fez uma transformao dos processos corporativos. "Para editar os vdeos de
marketing, tnhamos que colocar pessoas em avies para transportar os discos
rgidos", diz Jonathan Martin, vice-presidente snior de marketing corporativo da
EMC. "Agora que temos o Syncplicity, podemos fazer upload de grandes arquivos

de vdeo em minutos e s enviar o link para o editor. Estamos mais rpidos e

tambm economizando milhares de dlares anualmente em despesas e em tempo
de viagem."

"Para editar os vdeos de marketing, tnhamos que colocar

pessoas em avies para transportar os discos rgidos. Agora
que temos o Syncplicity, podemos fazer upload de grandes
arquivos de vdeo em minutos e s enviar o link para o editor.
Estamos mais rpidos e tambm economizando milhares de
dlares anualmente em despesas e em tempo de viagem."
Jonathan Martin, vice-presidente snior de marketing corporativo da EMC

Aumento da produtividade por meio de colaborao mais

simples

Um modo mais simples de colaborar tambm resulta em economia de tempo

durante os processos dirios de trabalho. "As pessoas de minha equipe pararam
de enviar anexos do Excel que tenho que caar mais tarde", diz Verma. "Eles me
enviam apenas o link. Se meu gerente me pede uma apresentao quando estou
no aeroporto, no preciso ficar procurando por ela. S preciso usar o aplicativo
Syncplicity em meu iPhone para compartilhar a pasta."
Os funcionrios economizam mais tempo por no ter que consolidar
minuciosamente os comentrios de reviso de um documento provenientes de
diversos anexos de e-mails. Eles tambm gostam do fato de que o Syncplicity
para iPad exibe os arquivos e as pastas ativas do funcionrio em uma posio
proeminente. O aplicativo tambm fornece notificaes como: "Passou um dia e
Karen Griffin no fez o download de PlanoProjeto.doc. Gostaria de enviar um
lembrete?"
Halabi conclui: "Agora, podemos acessar e compartilhar arquivos e pastas em
qualquer lugar, a qualquer hora e usando qualquer dispositivo. Com o Syncplicity,
a colaborao to fcil quanto em qualquer outra ferramenta."

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