Sem i nri o:

S i mp l i fi cando a Estrutura
A dm i ni strati va
P a le st r a n t e: E l i s s a C o s ta e Eq u i pe

Todos os direitos reservados Igreja Batista Central de Fortaleza.

Reproduo permitida para uso exclusivo em sua igreja.
EPL 2012 - Encontro para Pastores e Lderes
Editorial: Elissa Costa e Equipe
Projeto Grfico: Criativa
Diagramao: Diego Chaves
Reviso: Nayane Niedja
Igreja Batista Central de Fortaleza
www.ibc.org.br
epl@ibc.org.br

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

ADMINISTRAO DE UMA IGREJA DE PEQUENOS REBANHOS:

SIMPLIFICANDO A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA
Administrao um dom espiritual que se encaixa perfeitamente em uma igreja focada
em relacionamentos. Seja no pequeno, no grande grupo ou ainda nas relaes com a
sociedade ao redor, nenhuma comunidade pode descuidar das normas e procedimentos
administrativos que regem recursos financeiros, processos organizacionais e, prioritariamente, pessoas.

BREVE HISTRICO
Desde 2007 a estrutura administrativa da Igreja Batista Central de Fortaleza vem sendo
consolidada. Ao longo de um ano e meio foram realizadas avaliaes e diagnsticos, tomadas algumas medidas de ajustes, como reviso de contratos e de espaos fsicos e, em
seguida, constituda a equipe de gesto sobre trs pilares: Financeiro, Pessoal e Logstico.
Naquele momento, os processos administrativos de gesto pessoal, financeira e logstica atingiram uma expresso de alta relevncia, frente demanda por uma estrutura capaz
de dar suporte a tudo que vivencivamos como igreja. Foi preciso despender muita energia
a fim de acertar o ritmo e preparar a equipe de gesto para desempenhar, com excelncia,
seu papel.
O momento seguinte foi caracterizado pela consolidao de cada um dos trs pilares,
que se organizaram internamente, estabeleceram seus procedimentos e estreitaram o relacionamento de suporte s redes de relacionamento e liderana.
Atualmente, diante da viso de sermos uma igreja em Pequenos Grupos e de focarmos
em relacionamentos, mais do que em programas, nossa equipe administrativa passou por
novas mudanas, que simplificaram a estrutura. Na prtica, as equipes de Gesto de Pessoas, Financeira e Logstica, tiveram suas atribuies redimensionadas, tornando a equipe
mais interdisciplinar e mais enxuta.
De fato, o Senhor continua nos conduzindo por caminhos de transformaes e mudanas. Como servos de Cristo e guardies da boa mordomia, estamos sensveis ao mover do
Esprito, em Sua igreja, e prontos para o realinhamento de nossas estratgias organizacionais de acordo com a viso que Deus tem dado nossa liderana.
Assim, o desejo da comunidade de se redescobrir fora de suas quatro paredes e recriar programas, ministrios e estratgias, que contemplem a preciosidade das relaes
interpessoais, a partir da liderana, para todo o rebanho, tem nos desafiado a direcionar os
diversos recursos ao fortalecimento das redes de relacionamento.

O QUE ADMINISTRAO NA IGREJA?

Estas questes so eventualmente suscitadas ao se pensar em introduzir e aplicar, na
igreja, prticas administrativas e gerenciais utilizadas em organizaes seculares.
3

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

H quem acredite que administrao, gerncia, processos, controle, oramento, eficincia, eficcia, gesto, entre outros conceitos, no devem fazer parte do cotidiano das comunidades evanglicas. Termos como estes seriam, neste sentido, inerentes administrao
empresarial do mundo e no se aplicariam ao universo espiritual.

MAS AT QUE PONTO AS TCNICAS ADMINISTRATIVAS E OS CONCEITOS

GERENCIAIS UTILIZADOS EM ORGANIZAES SECULARES DEVEM SER UTILIZADOS NA IGREJA?
Mas ponham prova todas as coisas e fiquem com o que bom (1Ts 5.21).
Em alguns momentos, o administrador pode se deparar com o questionamento de que
suas aes esto transformando a igreja em uma empresa. Certamente este no o objetivo, mas no deixe de ouvir as pessoas com bastante ateno e tratar minuciosamente tal
tipo de receio.
natural, em processos de mudana e implantao de novas aes, que haja resistncia e at algum desconforto, principalmente para os mais apegados velha maneira de fazer as coisas. Por esta razo, muito importante informar, antecipadamente e com clareza,
cada novo passo administrativo. Tal iniciativa minimizar o nvel de resistncia as mudanas.
Administrao no uma opo e, sim, uma necessidade para igrejas que crescem
continuamente. indispensvel uma boa administrao na vida do povo de Deus, tanto que
foi Ele mesmo que previu, tanto no Antigo quanto no Novo Testamento, ser uma iniciativa
que no deveria ser menosprezada.
Voc e o seu povo ficaro esgotados, pois essa tarefa lhe pesada demais. Voc no
pode execut-la sozinho. Mas escolha dentre todo o povo homens capazes, tementes a
Deus, dignos de confiana e inimigos de ganho desonesto. Estabelea-os como chefes de
mil, de cem, de cinquenta e de dez (Ex 18.18,21).
Qual de vocs, se quiser construir uma torre, primeiro no se assenta e calcula o preo,
para ver se tem dinheiro suficiente para complet-la? (Lc 14.28).
(...) No certo negligenciarmos o ministrio da palavra de Deus, a fim de servir as
mesas. Irmos, escolham entre vocs sete homens de bom testemunho, cheios do Esprito
e sabedoria. Passaremos a eles essa tarefa e nos dedicaremos orao e ao ministrio da
palavra (At 6.2-4).

AS DIMENSES DA IGREJA
Devemos compreender a igreja como tendo duas dimenses: espiritual e estrutural. A
dimenso espiritual est relacionada com a igreja enquanto organismo, enquanto Corpo de
Cristo (At 2.42-47); j a dimenso estrutural diz respeito igreja enquanto organizao, sua
estrutura fsica, seus recursos, etc. (At 6.1-7).
Assim, na dimenso espiritual da igreja, salvao, edificao, mutualidade, adorao,
4

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

mordomia, servio, entre outros, so frutos da ao do Esprito Santo de Deus.

Este organismo, igreja, Corpo vivo de Cristo, pode estabelecer uma necessidade por
constituir uma estrutura organizacional para servir de apoio aos seus propsitos.
A boa mordomia desta estrutura organizacional, representada pelos processos, atividades, rotinas, pessoas e recursos materiais e financeiros, so o foco da Administrao.
A igreja enquanto organismo carece de uma liderana espiritual que tem como principal
objetivo o pastoreio; a igreja enquanto organizao necessita de uma administrao capaz
de liberar a liderana pastoral do trabalho operacional e zelar pela boa mordomia de todos
os recursos.
Parece pretensioso dizer que a administrao responsvel pelo suporte a todas as
redes de pastoreio e as iniciativas ministeriais, no entanto, a operacionalizao da viso da
igreja passa pelo gerenciamento de todos os processos.
Como vimos, um dos aspectos mais importantes nesse contexto que a liderana pastoral seja desonerada das questes gerenciais e possa concentrar seus esforos no pastoreio da congregao e no alinhamento da viso.
Atualmente, na IBC, enfatizamos a gesto a partir de duas grandes reas: Gesto de
Pessoas e Gesto Financeira.

POLTICAS DE GESTO
1. GESTO DE PESSOAS
| ALVO |
Posicionar a pessoa certa, no local certo e garantir as condies para o perfeito desempenho de suas funes.
No mundo empresarial, a importncia do departamento de RH est diretamente associada ao tamanho da organizao. Na igreja, a gesto intencional quanto ao desenvolvimento e capacitao de funcionrios deve ocorrer independentemente de seu tamanho.
Enquanto a organizao do mundo dos negcios busca, antes de qualquer coisa, resultados traduzidos em lucros financeiros, as igrejas tm nas pessoas, sua vocao.
Se para as organizaes empresariais a falncia representa o fim mais trgico, no campo espiritual, onde atuam as igrejas, a diferena pode estar entre a vida eterna e a morte
eterna.
Assim, ter cada membro do corpo de funcionrios da igreja trabalhando no mais alto
grau de eficincia uma questo estratgica para a excelncia do cumprimento da misso
de levar pessoas a Cristo.
Embora reconheamos que a literatura sobre as tcnicas de gesto de pessoas seja
vasta e fcil de ser encontrada, queremos destacar apenas alguns aspectos que consideramos relevantes:

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

PROCESSO DE ADMISSO
1. O Lder do ministrio identifica uma demanda de servio e, juntamente com sua
equipe, reavalia as funes para definir se, de fato, esta demanda no pode ser suprida pela prpria equipe. Nesta ocasio o lder precisa dispor da descrio de cargos
de cada membro da equipe, ou seja, de cada funo e do organograma identificando
a hierarquia e as respectivas reas de competncia;
2. O lder cria uma esttratgia para levantar voluntrios para suprir esta nova necessidade;
3. O lder avalia junto a Gesto de Pessoas a real necessidade de um profissional;
4. O lder preenche a Ficha de Descrio do Cargo;
5. O Setor Pessoal identifica se a ficha est coerente com a poltica funcional (plano
de cargos e salrios) e com a realidade financeira. Neste estgio o processo pode ser
interrompido ou continuado.
6. Define-se um salrio e encaminha-se ao Setor Financeiro a informao para aprovao. Neste estgio o setor financeiro pode barrar o processo ou sequenci-lo;
7. Caso haja disponibilidade financeira, o Setor Pessoal busca a aprovao final dos
pastores;
8. Em seguida, o Setor Pessoal d um retorno formal dos pareceres ao Lder solicitante;
9. Inicia-se o Processo Seletivo com divulgao da vaga, inicialmente via Intranet e,
depois, nos veculos de comunicao; no processo seletivo todas as pessoas que
enviaram currculo so chamadas para seleo. A primeira etapa, geralmente feita
pela pessoa responsvel pelo RH, juntamente com outra pessoa da administrao,
depois de ser instruda de quais aspectos ela precisa avaliar para vaga disponvel. Na
segunda etapa, geralmente chamamos os 3 ou 5 melhores candidatos para ter uma
conversa individual com a pessoa responsvel pelo RH e o lder da rea que solicitou
a vaga.
10. Identificada a pessoa aps o processo seletivo, no que diz respeito membresia
e pequeno grupo, leva-se ao conhecimento dos pastores, os quais tm liberdade para
aprovar ou no o(a) candidato(a).
11. Finalmente, se estabelece a data de admisso, com a respectiva entrega de documentao e se d incio ao contrato de experincia.

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

FRIAS
A Administrao e o Setor Pessoal no tm autonomia para autorizar frias de ministros,
cabendo ao Setor Pessoal manter a planilha de previso de suas frias atualizada para ser
avaliada regularmente pelos pastores, antecipadamente ao benefcio de algum ministro.
O Setor Pessoal, aps manifestao formal dos pastores, procede normalmente, inclusive comunicando o fato aos demais componentes da equipe.
Como regra geral no h substituio de funcionrio de frias, exceto quando estritamente necessrio. Deciso desta natureza dever ser tomada em conjunto pela administrao e pelo lder do respectivo ministrio, nunca por deciso unilateral de qualquer das
partes.
O funcionrio precisa informar a sada com antecedncia mnima de 30 dias, bem como
e quem ser responsvel por suas atividades durante a ausncia.
Tanto funcionrios quanto ministros devem gozar seus 30 dias de frias, dentro do mesmo ano em que se completa o respectivo perodo. As excees devem ser avaliadas, caso
a caso, pela administrao e pelos pastores.
O funcionrio ou o ministro, quando no seu perodo de frias, deve permanecer totalmente desligado de suas atribuies e este benefcio no deve ser fracionado e nem vendido.
Para finalizar o processo, preciso conferir o perodo, criar no sistema, realizar o pagamento dois dias teis antes do incio do benefcio e explicar valores ao funcionrio para
assinatura do respectivo documento.
ROTINA DO SETOR PESSOAL
Atualmente, toda a rotina de departamento pessoal feita por uma empresa terceirizada. Sendo que a pessoa responsvel pela rea de pessoal recebe todas as solicitaes e
agenda para a realizao ser feita pela empresa responsvel.

2. GESTO FINANCEIRA
| ALVO |
Registrar e controlar o fluxo de receitas e despesas gerando informaes sobre as disponibilidades da instituio para tomadas de deciso, pois, na medida em que a igreja
cresce, crescem a estrutura fsica e o montante de recursos necessrios para mantla. Portanto, as despesas com pessoal, manuteno predial e servios de energia eltrica, telefonia, segurana, entre outros, exigem uma criteriosa gesto das finanas.
A equipe de Gesto Financeira est dividida em Coordenao e Informaes Gerenciais, Tesouraria e Compras:

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

2.1. COORDENAO E INFORMAES GERENCIAIS

Emisso de relatrios;
Controle oramentrio geral;
Superviso geral.
2.2. TESOURARIA
Atendimento aos ministrios/redes em relao aos pagamentos e recebimentos;
Lanamentos de despesas e receitas em sistema de informao financeiro;
Conciliao de contas.
Visando um correto registro do movimento financeiro da instituio, podemos listar cinco
pontos bsicos:
1) COMPROVAO DE RECEITAS E DESPESAS POR MEIO DE DOCUMENTAO
IDNEA
O setor financeiro deve prezar pela transparncia nas informaes exigindo sempre
que qualquer receita ou despesa da instituio seja registrada por meio de recibos e notas
fiscais.
Nota Fiscal: Documento que comprova qual a mercadoria comprada/servio contratado;
Recibo: Documento que d quitao do pagamento.
De posse da documentao adequada passamos para o segundo ponto, o registro da
informao em sistema (ou planilha) de controle.
2) REGISTRO DA INFORMAO
Com a documentao em mos, o setor financeiro se encarrega de registrar, no sistema
de controle financeiro (ou planilha de controle), a devida receita ou despesa, de acordo
com seu Plano de Contas e seus Centros de Resultados, tomando o cuidado de manter um
histrico fiel realidade.
Nesta ocasio importante lembrar que o registro correto das informaes resguarda
a memria do lanamento que se tornar a base para elaborao de anlises gerenciais.
Algumas definies:
Plano de Contas Financeiro: o conjunto de contas criado para atender s necessidades de registro de fatos administrativos. Este plano demonstrar o que foi gasto ou
recebido e deve ser criado antecipadamente ao uso de tais contas.
Na elaborao do Plano de Contas de sua igreja, se possvel pea auxlio ao seu contador para que haja coerncia entre o Plano de Contas Financeiro e o Contbil.
Centros de Resultado: Identificamos como Centro de Resultado o ministrio ou rede que
realizou a receita ou despesa, o qual determinar quem foi o responsvel. Neste caso,
tambm se faz necessrio o alinhamento com a contabilidade.
8

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

 EXIGNCIA LEGAL QUE A IGREJA TENHA UMA CONTABILIDADE REGULARIZADA!

O correto registro de receitas e despesas e a transparncia nos procedimentos internos
so fundamentais para o bom desempenho das atividades do setor financeiro.
Sistema de Controle Financeiro: a ferramenta que permitir o controle seguro das
informaes. Na escolha de um sistema de gesto financeira preciso saber que o amadorismo pode custar caro, por isto, essencial dimensionar a relao custo/benefcio da
ferramenta, tendo em mente alguns pontos importantes:
Mobilidade na construo de relatrios;
Rapidez na gerao de relatrios;
Possibilidade de exportao de informaes para planilhas Excel;
Possibilidade futura de integrao entre os sistemas Financeiro, Contbil e Pessoal;
Atendimento satisfatrio da equipe de suporte da empresa fornecedora do sistema.
3) ACOMPANHAMENTO DO FLUXO DE CAIXA
Podemos considerar, de maneira simplificada, que o acompanhamento do Fluxo de
Caixa o controle de pagamentos e recebimentos agendados para um determinado perodo.
Consideramos o Fluxo de Caixa, igualmente, como a principal ferramenta de gesto
financeira da igreja, por meio do qual identificamos se h disponibilidade de recursos em
um determinado perodo.
Em relao s despesas para compor um Fluxo de Caixa peridico (dirio, semanal,
quinzenal) deve-se considerar:
1. Todas as contas fixas da igreja com seus devidos vencimentos e periodicidades;
2. Eventuais valores variveis, que devem, de acordo com o oramento, ter um fundo de
reserva que cubram tais despesas num determinado perodo;
3. Todas as receitas, que sugerimos considerar a previso de entradas conforme o
historicamente ocorrido, j que no h definio de receitas fixas, tendo em vista estas
entradas serem fruto de dzimos e ofertas voluntrias.
4) CONTROLE ORAMENTRIO
O equilbrio oramentrio indispensvel eficaz administrao, garantindo a premissa
bsica de no assumir despesas alm do histrico de receitas da igreja.
A sbia construo do oramento, uma questo de planejamento, a expresso das receitas e despesas da igreja relativas a um perodo de execuo determinado, que pode ser
mensal, trimestral, semestral ou anual. O oramento demonstrar os objetivos e as metas
na forma materializada de um plano financeiro.
De maneira prtica, alinhada viso da igreja, a equipe de gesto financeira estabe9

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

lecer um valor especfico para cada Centro de Resultado, ao que denominamos meta
oramentria. Esta meta pode ser estabelecida com base no histrico de despesas e receitas de cada Centro de Resultado, levando em considerao despesas fixas e variveis.
Ainda neste item, sugerimos estabelecer um percentual para cada categoria de despesa em relao receita, por exemplo:
Despesas ADMINISTRATIVAS: correspondente a 20% da receita mdia mensal;
Despesas MINISTERIAIS:
correspondente a 20% da receita mdia mensal;
Despesas PESSOAL*:
correspondente a 50% da receita mdia mensal;
RESERVAS E INVESTIMENTOS: correspondente a 10% da receita mdia mensal.
*Ministros, funcionrios e estagirios.
IMPORTANTE: Para identificao de despesas fixas, aconselhvel manter uma
planilha de controle de contratos e uma pasta, em arquivo, com suas respectivas
cpias impressas.
A implantao de um oramento na igreja, muito mais do que a determinao de valores,
a prtica e ministrao do valor mordomia em relao aos recursos que o Senhor confia
Sua igreja. A comunicao e a transparncia com as diversas reas so importantes para
que o oramento funcione.
SUGESTO: Depois de estabelecidas as metas oramentrias, envie mensalmente um
relatrio para cada ministrio/rede com o resumo de suas despesas e receitas para auxiliar
no controle de gastos, conscientizar da destinao que tm dado aos recursos e, por fim,
para que se sintam responsveis e agentes neste controle.
5) INVESTIMENTOS
So os gastos que a igreja realiza na compra de bens que no vo ser totalmente consumidos ou utilizados num determinado perodo ou exerccio; so recursos destinados
melhoria da estrutura da igreja e/ou compra de mquinas, veculos e equipamentos;
uma questo de necessidade e, que por meio de uma boa administrao oramentria e
de fluxo de caixa, torna possvel destinar recursos para a concretizao de tal finalidade,
potencializando as atividades de rotina e auxiliando na melhoria do servio prestado.
SUGESTO: Em caso de investimentos classificados contabilmente como Imobilizados, recomendamos que seja aberta uma pasta de controle com as cpias das respectivas
Notas Fiscais para controle patrimonial da contabilidade.
Algumas premissas bsicas:
FECHAMENTO DIRIO DE CAIXA
Deve ser feito com conferncia entre o valor em caixa e em planilha de controle;
10

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

 VALES
Liberao somente para funcionrios mediante assinatura de recibo identificando a
despesa a ser realizada e determinando a data da prestao de contas;
DZIMOS E OFERTAS
importante que as contagens de dzimos e ofertas sejam realizadas sempre por duas
ou mais pessoas, que contam os valores e assinam os recibos em conjunto.

2.3. COMPRAS

| ALVO |

Obter no mercado fornecedor materiais que atendam as necessidades do requisitante/instituio, assegurando a entrega do material certo, na hora certa e ao preo certo.
Refletindo acima de tudo o cuidado com os recursos que Deus confiou a Sua Igreja.
Como uma forma de simplificar a estrutura administrativa da Igreja, decidimos por
agregar a rea de Compras ao setor Financeiro, que se torna ento responsvel por essa
funo.
Com o intuito de assegurar a entrega de materiais certos, na hora certa e ao preo certo,
a rea de Compras segue um procedimento estabelecido que chamamos de Processo de
Compras, e que possui os seguintes passos bsicos:
1 Requisitante: Identifica a necessidade de compra;
2 Requisitante: Averigua a disponibilidade financeira de acordo com sua verba mensal;
3 Requisitante: Comunica a necessidade de compra ao Comprador;
4 Comprador: Realiza as cotaes de preos (no mnimo 03) e compra o material;
5 Comprador: Entrega o material ao Requisitante e envia documentao financeira
(NFs, boletos) tesouraria.
IMPORTANTE: O comprador deve ter cincia que para compra de certos itens ele
precisar da ajuda de tcnicos das respectivas reas (exemplo: equipamentos de
som, informtica, multimdia), pois a compra desses materiais exigir conhecimento
tcnico especfico.
Atualmente existem sistemas de informao que so verdadeiros aliados na conduo
do processo de compras, tornando-o automatizado e on-line. No entanto, ferramentas simples como formulrios em planilha e comunicao via e-mail entre o Requisitante e o Comprador podem ser facilmente utilizadas para implantao do Processo de Compras.
Hoje, na IBC temos basicamente trs Tipos de Compras:
11

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

2.3.1. COMPRA MENSAL

SOLICITAO
Todos os ministrios/redes tm como prazo at o dia 20 de todo ms para fechar sua
solicitao de compras para que tenhamos tempo hbil para cotar e entregar at o quinto
dia til do ms seguinte.
Em seguida, essa solicitao passa por uma avaliao do Comprador, que tem autonomia para negar algum item que no tenha sido bem especificado ou que haja em estoque.
Ao negar um item, aparece uma tela para que o comprador informe o motivo da negativa.
COTAO
Foram criados trs grupos bsicos de matrias no intuito de facilitar as cotaes: Materiais de escritrio, materiais de limpeza/higiene e itens diversos.
As cotaes dos materiais de escritrio, limpeza/higiene acontecem por telefone e/ou
e-mail, no entanto, no caso da compra de itens diversos de pequeno valor, as cotaes so
feitas in loco, ou seja, no prprio centro comercial da cidade, tendo como base os melhores
fornecedores conhecidos.
Ao longo da caminhada, temos alimentado uma planilha de contatos simples, onde temos estreitado laos para boas negociaes.
DISTRIBUIO DOS MATERIAIS
Atravs da visualizao do status de seu pedido, cada Requisitante saber o momento
de vir buscar seus materiais, at mesmo, quando eles so disponibilizados antes da data
limite para entrega. Na entrega, cada item deve ser protocolado.
2.3.2. COMPRA AVULSA
Acontece quando o Requisitante por algum motivo no consegue cumprir o prazo da
compra mensal ou precisa adquirir algo que surgiu de ltima hora em uma situao emergencial. Neste caso o Requisitante (pessoa responsvel pelo pedido do ministrio/rede)
deve estar ciente que ele o responsvel pela aquisio podendo consultar a disponibilidade do comprador para efetuar a compra.
2.3.3. COMPRA PARA INVESTIMENTO
Trata-se das compras de bens e equipamentos que compem o Ativo da Instituio.
Por serem aquisies de valor financeiro mais elevado, ocorrem por meio de ao conjunta
entre Administrao/Comprador, onde a administrao pede cotaes do item requerido e
avalia o mais apropriado para a necessidade.

12

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

ANOTAES:

13

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

ANOTAES:

14

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

ANOTAES:

15

Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

EPL 2012

Marque na sua agenda:

Dias 6 a 8 de junho de 2012.
Antecipe sua presena!

Rua Tibrcio Frota, 1530

Dionsio Torres Fortaleza-Cear 60.130-301
Fone: 85 3444.3644 Fax: 85 3444.3631
epl@ibc.org.br www.ibc.org.br