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Dicas de
Administrao do Tempo
Ral Candeloro

Administrao do tempo:
aprenda a us-la a seu favor
Voc conhece a histria Alice no pas das maravilhas? Lembra-se daquele
coelho que, toda vez que aparecia (com um relgio de bolso na mo), cantava a
msica: tarde! tarde! tarde at que arde!. E, ento, saia correndo, pois
estava sempre, sempre atrasado.
assim que voc vive em seu cotidiano? Sem tempo para nada, trabalhando
cada vez mais e sem sentir que est fazendo progressos. Est na hora de dar um
basta nisso, mas um basta de verdade, sem retorno. Quero lhe ajudar nessa
grande, porm possvel tarefa. Para comear, vejamos algumas leis que
funcionam como diretrizes para aqueles que querem maximizar seu uso do
tempo. Elas realmente podem impactar sua maneira de gerenciar o tempo.

90 Dicas de Administrao do Tempo

Lei de Parkinson O trabalho se expande para preencher o tempo disponvel

para complet-lo. Por isso, os prazos finais realistas nos tornam mais efetivos.
Princpio de Pareto 80% de nossos resultados so conseguidos com apenas
20% do que fazemos. Prioridade a chave.
Lei do retorno diminudo O tempo gasto em um trabalho deve ser proporcional
importncia dele. No seja perfeccionista.
Lei da vantagem comparativa No se envolva com tarefas ou atividades de
menor valor. Delegue-as.
Lei da eficincia forada Sempre h tempo suficiente para fazer o mais
importante. Por isso, no fazemos ou completamos certas tarefas, pois falta
motivao. E no temos tempo para fazer tudo.
Administrar o tempo algo que pode ser aprendido por todos.
Se voc quer deixar para trs o tempo de estresse e correria, sei que se
esforar. O tempo existe para tirarmos o melhor proveito dele. Vamos l!
Ral Candeloro
90 Dicas de Administrao do Tempo

ndice
1. Para comear bem ..............................................................................................06
2. Torne-se mais eficiente ........................................................................................11
3. Delegue inteligentemente ....................................................................................17
4. Domine tcnicas de relaxamento e antiestresse ................................................21
5. Atenda as prioridades primeiro ...........................................................................26
6. Nunca desperdice o tempo dos outros ..............................................................30
7. Torne-se eletrnico ..............................................................................................34
8. Reunies, reunies, reunies ..............................................................................39
9. Racionalize tambm seu espao.........................................................................44
10. Diga no ............................................................................................................48
11. Tempo para voc ...............................................................................................52

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Voc ama a vida? Ento, no desperdice o

tempo, porque ele que forma a matria da
vida.
Benjamin Franklin

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1. Para comear bem

Aperfeioe suas prticas, pois sempre h uma maneira melhor de se
fazer as coisas.

Planejando seu dia

Aquele que todas as manhs planeja as transaes do dias, e permanece nesse
plano, carrega a bssola que vai orient-lo pelo labirinto da mais agitada das
vidas. Entretanto, onde no h plano, onde se dispuser do tempo ao sabor do
mero acaso, o caos logo reinar. Victor Hugo
Comece bem o seu dia fazendo a famosa lista de coisas a fazer. Voc pode
faz-la logo no comeo do dia, na noite anterior ou ainda em casa, enquanto
toma o caf; ou ao chegar ao trabalho, como primeira tarefa do dia. Pode ainda
faz-la como ltima tarefa do dia, planejando o prximo dia, tendo ainda frescos
os acontecimentos na mente. O importante estabelecer uma rotina e fazer sua
lista sempre no mesmo horrio, para que ela no seja esquecida ou deixada
para depois.

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06

Transforme metas em ao
Para ser vencedor, voc precisa transformar metas futuras em ao presente.
Metas no podem ser alcanadas no futuro se ele nunca chega. Onde estaremos
daqui a um ano ou dois anos determinado pelo que estamos fazendo hoje.
Ento, uma vez que tenhamos colocado no papel nossas metas e designado as
datas, temos de agendar tempo toda semana ou, se possvel, todo dia para
trabalhar em tudo que est relacionado com nossos objetivos.

Para onde vai o tempo

De acordo com o escritor Michael Fortino, os americanos gastam:
9

5 dias de suas vidas em filas;

2 dias tentando retornar ligaes telefnicas;
8 meses abrindo correspondncia;
6 anos comendo;
1 ano procurando por objetos perdidos;
4 anos em tarefas domsticas de rotina.

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07

Agendando tarefas em seu planejamento

Quanto mais distante voc programa projetos vindouros, maiores as chances de
ter de mud-los. Programe tempo suficiente para se manter frente dos outros. A
maioria perguntar o que far na prxima semana, no no prximo ms. Por isso,
duas semanas , geralmente, suficiente. Falhar em agendar suas prioridades em
sua programao o deixa a merc das prioridades dos outros.

Foco a chave
Uma unidade de tempo direcionado equivale a quatro unidades de tempo sem
foco. Voc realiza o mesmo trabalho em dez minutos de tempo se estiver focado,
em 40 minutos se estiver sem foco.

Mantendo o foco
Para se tornar mais focado, voc deve planejar seu dia na noite anterior, comeceo com seus projetos prioritrios e use intervalos de dez minutos durante o dia
para se reanimar e se reconcentrar.
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08

No abarrote seu dia

H um mito de que a administrao do tempo efetiva envolve fazer a maior
quantidade de coisas durante o dia. Isso no verdade. Tentar realizar muitas
coisas nos coloca em uma correria em que pulamos de tarefa em tarefa, tentando
encaixar tudo o que podemos em nossa programao. O tempo parece voar.
Voc estar to ocupado trabalhando, que ser incapaz de aproveitar o presente.
Reconhea que no consegue fazer tudo em pouco tempo. Distribua seus
trabalhos por toda a semana e aceite o fato de que algumas coisas simplesmente
no sero terminadas.

Sugira os prazos finais

Nunca pergunte aos outros quando gostariam de terminar sua solicitao. Em
vez disso, sugira uma data que caiba em seu planejamento. Assim, no ficar em
dificuldades.

Planejando um novo ano

Novembro o tempo certo de traar suas diretrizes para o prximo ano, definir as
tarefas importantes, eventos, viagens e convenes. Faa isso com antecedncia,
antes que as prioridades de outras pessoas consumam seu tempo.
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09

"Os dias talvez sejam iguais para um

relgio, mas no para um homem.
Marcel Proust

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2. Torne-se mais eficiente!

De gro em gro a galinha enche o papo: cada minuto economizado em
uma tarefa somado a outro e outro garante um bom tempo poupado.

Uma de cada vez

Trabalhar em duas ou mais tarefas ao mesmo tempo reduz a eficincia. No se
concentrar em apenas uma tarefa por um bom perodo de tempo pode custar
empresa algo em torno de 20% a 40% em eficincia. Testes feitos com
trabalhadores mostraram que uma tarefa feita de cada vez levou menos tempo
que a troca constante de atividade.
Pessoas que fazem duas coisas ao mesmo tempo, por exemplo: falar ao telefone
enquanto revisa textos esto se iludindo. Nosso crebro no pode fazer duas
tarefas ao mesmo tempo.
Imagine o que uma falha de concentrao pode causar enquanto voc dirige em
alta velocidade e fala ao celular. Uma frao de segundo o que basta para voc
no parar em um cruzamento ou avisar outro carro de que voc passar o sinal
vermelho.
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10

Multitarefas salvam tempo, no vidas

Este assunto srio: falar ao celular enquanto dirige o torna quatro vezes mais
vulnervel a acidentes e onze vezes mais propenso a ser morto enquanto dirige.
Distribua seus trabalhos por toda a semana e aceite o fato de que algumas coisas
simplesmente no sero terminadas.

11

Faa intervalos regulares

O crebro representa apenas 2% do peso do corpo, mas requer 25% do seu
oxignio. Tempo insuficiente para se revigorar pode resultar em decises ruins,
baixa criatividade e mais erros.

12

Equilbrio a chave
Responda a pergunta: Onde voc estava quando teve sua melhor idia?. A
resposta raramente no trabalho. , geralmente, enquanto caminha, toma
banho, escuta msica ou outra atividade no relacionada com trabalho. Fazer do
trabalho sua vida prejudicial a ele.
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13

Elimine todas as distraes

Enquanto est trabalhando em algo importante, experimente desligar o telefone,
eliminar as distraes e seu trabalho fluir. Um bom hbito para todos acordar
mais cedo e trabalhar em casa por algum tempo. Voc poder fazer trs vezes
mais em casa, pois no h as interrupes que sempre existem em um escritrio
cheio de gente e bombardeado por telefonemas.

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Crie um escritrio no ar
Quando viajar a negcios, voc poder criar um escritrio no avio, usando o
tempo que estar l para planejar seu trabalho. Depois da decolagem, voc pode
trabalhar tranqilamente. E ficar surpreso ao ver o quanto pode fazer e produzir
eficazmente enquanto voa, sem interrupes e distraes.
Faa cada minuto contar
Um dos segredos dos altos nveis de performance e produtividade fazer cada
minuto contar. Use o tempo de viagem e trnsito, que podem ser chamados de
pequenas ddivas de tempo, para completar pequenas partes de grandes
tarefas. E lembre-se de que as pirmides do Egito foram construdas bloco a
bloco. Uma grande vida ou grande carreira construda tarefa a tarefa, uma de
cada vez. Seu trabalho em administrar seu tempo deve ser cuidadoso e criativo,
organizando os perodos de tempo que necessita para completar bem seu
trabalho.
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13

Seja seletivo ao escolher o que fazer

Se algum espalhar 11,1 mil reais em um estacionamento em notas de
um real, dez reais e cem reais e, depois, pedir que voc apanhe o que
puder em um minuto, o que voc faria? Correria para pegar o que fosse
possvel, o que aparecesse em sua frente? Com certeza, voc apanharia um
monte de notas de um real. Entretanto, se voc desprezasse essas notas e
recolhesse apenas as de maior valor, ganharia muito mais. A vida bem maior
que um minuto, mas o princpio o mesmo. No h tempo para tudo, ento v
atrs das atividades e projetos mais valiosos para voc.

16
17

Acrescente tempo sua vida

Pessoas longevas mantm uma rotina de fazer as coisas sempre na mesma hora,
todos os dias, por exemplo: dormir, levantar, alimentar, exercitar, etc. Elas tambm
no se apressam, mas caminham pela vida, cuidando para no perderem tempo.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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18

No mantenha catlogos antigos

Assim que receber uma nova lista telefnica, um catlogo ou listagem, livre-se da
edio antiga. Qual a necessidade de manter, por exemplo, os ltimos dez anos
de catlogos da sua associao profissional?

19

Mantenha aberto seu planejamento

Um planejamento aberto em sua mesa torna mais fcil marcar reunies, anotar
encontros, coisas a fazer e futuras atividades e, tudo isso, enquanto l seu e-mail,
despacha a papelada ou fala ao telefone.

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Tudo tem seu tempo determinado, h

tempo para todo o propsito debaixo do
cu. H tempo de nascer e tempo de
morrer; tempo de plantar e tempo de
arrancar o que se plantou.
Eclesiastes 3:1-2

90 Dicas de Administrao do Tempo

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3. Delegue inteligentemente!
Livre-se de tarefas que tomam tempo e trazem poucos resultados.

20

Trabalho demais ou delegao de menos?

Um estudo feito em 1992, na Gergia, E.U.A., mostrou que gerentes gastam 59%
do seu tempo em tarefas que pertencem a um nvel de trabalho inferior ao seu e
apenas 27% fazendo o que realmente pertence ao seu nvel de trabalho.

21

Pea ajuda
Recrute a ajuda de outros para conseguir que as coisas sejam feitas. J dizia
Andrew Carnegie: O segredo do sucesso consiste no em fazer todo seu
trabalho, mas em reconhecer a pessoa certa para faz-lo.
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22

Contrate gente de alta voltagem

A maioria das pessoas tem seu pico de energia e prontido mental pela manh.
Outros so letrgicos pela manh e funcionam melhor tarde. Entretanto, existem
os que so entusiasmados e cheios de energia durante todo o dia. Esses so os
melhores funcionrios a serem contratados.

23

Escolha a tarefa certa

O que dentro de suas responsabilidades pode ser delegado a outra pessoa?
Pense naquilo que pode ser feito por outro to bem quanto voc o faria ou at
melhor. Livrando-se de tarefas assim, voc ganhar tempo para fazer tarefas mais
importantes.
Escolha a pessoa certa
claro que voc no pode delegar tarefas para qualquer funcionrio. Voc pode
escolher aquele que tem menor (mas suficiente) aptido para faz-las. Isso
mantm o custo baixo e o moral elevado. E uma maneira simples de ensinar
novas habilidades aos seus colaboradores. Escolha pessoas que podem aceitar
responsabilidade. Isso significa que voc precisar estar rodeado dos melhores.
90 Dicas de Administrao do Tempo

24

18

25

Comunique suas expectativas

Voc deve ser especfico sobre o que espera do trabalho delegado, ou
seja, os prazos, as informaes necessrias e qual a importncia dessa
tarefa no contexto da empresa.

Saia de cena
A partir do momento que voc falar suas expectativas para o colaborador, voc
dever sair do caminho dele e deix-lo agir sem nenhum tipo de
microgerenciamento. preciso checar constantemente o andamento do projeto,
mas faa isso sem interromper seu trabalho. Voc deve estar interessado no
resultado, no no processo.

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26

No retome a tarefa
Para delegar, preciso renunciar ao controle, resista tentao de retirar a tarefa
do funcionrio porque voc pode faz-la melhor e mais rpido. Da mesma
maneira, no permita que um colaborador frustrado ou preguioso devolva-a para
voc. Delegao requer perseverana de ambas as partes, sua e de sua equipe.
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"Nunca diga s pessoas como fazer as

coisas. Diga-lhes o que deve ser feito e elas
surpreendero voc com sua engenhosidade.
George Patton

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4. Domine tcnicas de relaxamento e

antiestresse
Aprenda a controlar a presso antes que ela domine voc.

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Reduza esforos e fadiga

Trabalhamos tanto que, s vezes, no enxergamos que no estamos chegando a
lugar nenhum. A primeira e melhor maneira de evitar o estresse ser seletivo e
fazer o que realmente importante, se concentrar nos 20% das atividades que
produzem 80% dos resultados. Assim, voc consegue mais se esforando menos.

29

Acabe com os maiores causadores do estresse

Em muitos casos, o estresse simplesmente o produto de vcios de trabalho. Por
exemplo: fazer duas coisas ao mesmo tempo, comer enquanto vai para algum
lugar, deixar as tarefas para a ltima hora, trabalhar excessivamente por horas e
horas sem nenhum intervalo. Aprendendo a administrar seu tempo, voc
eliminar muito do seu estresse.
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Modere seu senso de urgncia

Correr, assim como sorrir e bocejar, tambm contagioso. Voc no tem de
acompanhar o passo dos outros. Resista tendncia de ficar de olho no relgio,
fazer tudo ao mesmo tempo e passar pelo sinal amarelo. Faa um esforo
consciente de andar e dirigir mais devagar, falar e ouvir mais atentamente. Se d
um tempo para cheirar rosas, em vez de pisar nas que esto em seu caminho.

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30

Pratique a pacincia
Modifique, gradualmente, sua tendncia ao imediatismo, pratique a pacincia.
Deixe a secadora de roupas completar seu ciclo, a torradeira saltar o po por
conta prpria. Resista tentao de abrir o microondas antes do sinal de pronto
e deixe as crianas terminarem suas frases, no as complete nem as interrompa.
Fique na cama at o despertador tocar, tome as escadas, em vez do elevador, v
para casa por um caminho diferente e mais bonito. Permanea sentado no carro
por alguns segundos antes de entrar em casa. Pequenos gestos e atitudes
podem influenciar seu comportamento para melhor.

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32

Injete esperana
Adicione ao seu dilogo interno as palavras ainda, at o momento ou por
enquanto. Isso modera a ansiedade e o energiza para vencer a dificuldade em
questo.

Coloque lembretes relaxantes por todo o escritrio

Em dias em que o ambiente est agitado no trabalho, as pessoas geralmente
esquecem de fazer intervalos. Elas trabalham na hora do almoo e continuam at
mais tarde, comeando tudo de novo na manh seguinte. Isso pode ajudar a
acabar o trabalho em um tempo mais curto, mas, em compensao, causar
estresse, fadiga e taxas elevadas de turnover. Ajude a si e aos outros fixando
relaxantes (pequenos cartazes) por todo o escritrio e em lugares que as
pessoas possam ver por exemplo: refeitrio, perto da mquina de caf ou de
gua. Encoraje-as a fazerem pequenos intervalos, insista para que almocem e
no incentive as horas extras. Acredite ou no, a produtividade aumentar em
longo prazo se voc insistir em uma atmosfera de trabalho mais relaxada.
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23

34

Substitua palavras negativas

Transforme seu estado de ansiedade em uma mensagem de elevao.
Como? Renomeie sentimentos direcionando-os para o significado contrrio. Por
exemplo: Eu gosto de falar em pblico. Mesmo que voc no acredite nisso no
comeo, repita isso para voc at que seu estresse seja diminudo.

Use seu crebro

Alivie o estresse descobrindo qual hemisfrio cerebral est estressado. Se voc
sente-se depressivo ou emocionalmente esgotado, seu estresse est no lado
direito, o lado criativo, emocional e holstico. O que fazer: mude para o outro
hemisfrio, o racional, o esquerdo, fazendo contas matemticas, escrevendo fatos
e organizando suas coisas. Assim, o hemisfrio direito se acalmar. Se voc
sente-se estressado em relao ao tempo e esgotado mentalmente, o problema
no hemisfrio esquerdo. Ative o hemisfrio direito cantando ou praticando algum
esporte.

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"Muitas pessoas perdem as pequenas

alegrias enquanto aguardam a grande
felicidade.
Pearl S. Buck

90 Dicas de Administrao do Tempo

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5. Atenda as prioridades primeiro

Aprenda a determinar e solucionar o que mais importante.

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Como identificar uma prioridade

Mesmo se em sua empresa no houver definio de metas e seu chefe no
oferece direcionamento, ainda assim possvel se perguntar: Qual o impacto na
empresa e em meu trabalho se essa tarefa no for feita? Se a resposta
nenhum, a tarefa no deve ser tratada como prioridade em sua programao.

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Urgente x importante
No deixe a tirania da urgncia desviar sua ateno dos trabalhos que prometem
valor permanente.

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38

Quais so suas prioridades?

Liste suas trs maiores prioridades e certifique-se de estar usando tempo
adequado para complet-las. Em uma pesquisa realizada recentemente, as
prioridades dos norte-americanos foram constatadas como vida em famlia, vida
espiritual e sade, seguidas pela situao financeira e o trabalho.
Priorize suas tarefas
Se alguns trabalhos no forem terminados, faa com que sejam os de menor
importncia. Programe o mais importante e de maior valor, deixando amplos
espaos entre as tarefas para no entrar em uma correria desenfreada para
terminar tudo. Relegue o que for de menor importncia para sua lista de coisas a
fazer, se a lista no for terminada, voc no ter grandes conseqncias.

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Planeje
Planejar antecipa o futuro e estimula a ao que far as coisas correrem de forma
tranqila, menos estressante e sem problemas. A cada fim de expediente,
prepare-se para os eventos do dia seguinte. A cada noite, em casa, prepare-se
para as atividades da manh. Por exemplo: arrume a mesa para o caf-damanh, deixe preparado o lanche da escola para seus filhos, assine ou escreva
aquela nota na agenda deles. Se voc comea o dia correndo contra o tempo,
estar estabelecendo esse ritmo para todo o restante do dia.

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90 Dicas de Administrao do Tempo

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41

Acorde cedo
Acordar cedo permite que voc tenha tempo para estabelecer um ritmo mais
tranqilo para o seu dia. Acordar tarde s lhe far correr atrs do tempo perdido.
Primeiro as primeiras coisas
Nunca agende tarefas prioritrias para o fim do dia ou da semana ou voc ser
vtima de problemas acumulados que acontecem durante a manh, comeo de
tarde ou comeo de semana.

42

Corte o papo-furado
Digamos que voc tenha 20 conversas por dia. Se cada dois minutos finais forem
de blablabl dispensvel, voc perder 40 minutos do seu dia. E isso equivale a
mais de trs horas por semana. Como conduzir mais eficazmente suas
conversaes. Detenha os faladores. Quando um tagarela disparar sua
metralhadora falante, no v para o mundo dos sonhos fingindo que o est
escutando. Em vez disso, interrompa-o perguntando: Qual o assunto mesmo,
Fulano?. Isso deve bastar para ele concluir.
Coloque em pratos limpos. Se dois colegas derem a voc informaes
conflitantes, junte-os para que resolvam o conflito de informao rapidamente.
Voc perder tempo se falar separadamente com cada um, indo de l para c e
comparando as histrias. Seja firme em concluir o que planejou. Parar seu
trabalho para se entregar a uma conversa impulsiva faz voc perder seu tempo.
Em vez disso, adie sua pausa at que termine o que se props a fazer.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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"Uma das grandes desvantagens de termos

pressa o tempo que nos
faz perder.
Chesterton

90 Dicas de Administrao do Tempo

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6. Nunca desperdice o tempo dos outros

Se voc respeita o tempo dos outros, ter seu tempo tambm
respeitado.

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Na dvida? Pergunte
Nada gasta mais tempo que uma comunicao deficiente. Quando receber uma
informao incompleta, voc no deve interpret-la, mas perguntar de que modo
dever seguir as instrues. E voc tambm dever ser claro ao dar instrues,
poupando o tempo do seu interlocutor.

45

Carto de visita
Se voc tem alguma extenso no nmero do seu telefone na empresa (ramal ou
algum outro nmero ou cdigo), inclua em seu carto de visitas. Desse modo, as
pessoas que ligam para voc pouparo seu tempo no precisando esperar a
atendente tentar encontr-lo.

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46

Resolvendo problemas em grupo

Se voc e sua equipe tm problemas de administrao de tempo, faa
um brainstorm com todos, gerando solues.

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Mantenha ligaes curtas

Para manter conversas mais rpidas ao telefone, no se recoste na cadeira com
os ps para cima. Mantenha-se alerta e consciente do tempo, mesmo que isso
signifique fazer suas ligaes em p.

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Comunique-se claramente
Faa uma breve (breve mesmo, de cinco ou dez minutos) reunio com sua
equipe a cada manh. Deixe seu (ou sua) assistente sempre ciente de que voc
saiu do escritrio, informando o horrio que voltar. Deixe um nmero em que
possa ser encontrado. Mantenha sempre livre o acesso sua agenda ou faa
uma fotocpia para seu assistente, assim ele poder facilmente saber em que
horrios e datas voc estar livre para marcar reunies e entrevistas. No
esconda informaes quando passar alguma tarefa, deixe sua secretria sempre
saber de suas expectativas para os trabalhos que passa a ela. Assim, voc no
poupar apenas o tempo dos seus auxiliares, mas tambm o seu.

48

49

No interrompa desnecessariamente
Isso pode ser difcil, pois j se tornou um (mau) hbito para a maioria das pessoas.
Resista tentao. Acumule seus pedidos, questes, informaes, etc. Limite
suas interrupes a duas ou trs por dia. Isso vale tambm para visitas, e-mail e
ligaes telefnicas.

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"H ladres que no se castigam, mas que

nos roubam o mais precioso:
o tempo.
Napoleo Bonaparte

90 Dicas de Administrao do Tempo

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7. Torne-se eletrnico
No evite a tecnologia, abrace-a. Como ferramenta de trabalho, ela
sua melhor aliada.
Manual de instrues resumido
As pessoas, geralmente, procuram os manuais de instrues como ltimo
recurso, perdendo tempo tentando decifrar suas instrues. Pea para algum
escrever um breve passo a passo de todas as mquinas do seu escritrio. Teste
com algum funcionrio que no sabe nada sobre os aparelhos e, ento, coloque
os manuais resumidos perto das mquinas e em capas plastificadas.

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Tenha dois endereos de e-mail

Como a maioria das pessoas gasta, em mdia, uma hora por dia no e-mail,
torna-se bastante prtico ter duas contas de e-mail; uma para o trabalho e outra
para mensagens pessoais, que no tem alta prioridade.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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52

Adie os eletrnicos
Acabe ao menos uma tarefa prioritria antes de ligar o computador e se envolver
com os e-mails ou escutar o correio de voz. Uma vez envolvido no mundo
eletrnico, restar um tempo menor em seu dia.

53

Verifique os e-mails
Com os filtros, as mensagens eletrnicas simplesmente podem voltar origem
ou se perder. desconcertante no saber se o seu e-mail realmente chegou ao
seu destino. Por isso, preciso investir alguns minutos verificando a
correspondncia eletrnica do trabalho.
Precaues com as mensagens eletrnicas
Se voc tem a mania de enviar e-mails esquecendo de anexar o que pretendia ou,
sem querer, envia a mensagem antes de acab-la, ou esquece de completar o
campo assunto, desenvolva o hbito de enderear por ltimo. Primeiro adicione o
anexo, depois escreva a mensagem e o assunto e, por ltimo, o endereo. Se for
uma resposta (reply) corte o endereo e s cole novamente quando terminar a
mensagem. Desse modo, a possibilidade de acontecer algum tipo de erro diminui
bastante.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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35

55

O telefone controla sua vida?

Sugesto para quem sente que est abusando do telefone: monitore suas chamadas por alguns dias, anotando quem ligou, a durao das chamadas e a
importncia delas. Se o total de ligaes for maior que o tempo total de trabalho
do mesmo perodo, ento est na hora de reduzir drasticamente suas ligaes.
Verifique os e-mails
Um executivo tpico recebe mais de 225 mensagens no solicitadas por ms, de
acordo com o livro The 60-Second Organizer. O autor Jeff Davidson calcula que
em mdia as pessoas gastam oito meses de suas vidas lendo spams.

56

Adote estas orientaes para e-mails

Use estas dicas para responder e-mails de clientes:

Responda em 48 horas no mximo.

Assim como faz com as ligaes telefnicas, prepare sua equipe para responder
e-mails sobre promoes.
Certifique-se de que apenas pessoas com habilidade para fazer isso respondem os
e-mails. Escrita pobre reflete uma empresa desorganizada e fraca.
Personalize suas respostas o mximo possvel.
Treine seus escritores para estarem atentos a assuntos legais. A transmisso
eletrnica, mas as mensagens podem ser consideradas documentos escritos.
No esquea de que alguns clientes preferem o jeito antigo: carta, telefone e fax.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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36

58

Retornando ligaes
A menos que seja algo urgente e importante, a maioria das mensagens do correio
de voz pode ser respondida no fim do dia, quando voc est menos produtivo.

Dicas para os olhos

Proteja seus olhos do computador usando estas dicas:

59

Diminua a claridade. Se muita luz reflete na tela, seus olhos tm de trabalhar

mais. Soluo: coloque um filtro redutor de claridade na frente da sua tela.
Coloque a tela em um ngulo de 10 a 20 graus abaixo do nvel do seu olhar.
Isso facilita a leitura. Use uma base que gire o monitor para evitar movimentos
extras dos olhos quando voc se reposicionar em sua mesa.
Ajuste a imagem para uma resoluo de no mnimo 110 pixels por polegada.
Tambm aumente o tamanho das fontes para ler com mais facilidade, sem
forar seus olhos.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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"Nunca penso no futuro, ele chega rpido

demais.
Albert Einstein

90 Dicas de Administrao do Tempo

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8. Reunies, reunies, reunies

Aprenda a racionalizar as maiores desperdiadoras de tempo.

Reunies em fuga
Se voc quer ter uma rpida reunio com algum, mas tem dificuldade de se livrar
das constantes interrupes, tente sair para uma caminhada com a pessoa.
Supondo que o clima permita, vocs podem tomar um pouco de ar fresco,
exercitar-se e ainda tero o silncio necessrio. Se precisar tomar notas, carregue
um gravador pequeno com voc.

60

61

Mantenha as reunies no alvo

Itens que surgem ao longo da reunio (no estavam na pauta original) devem ser
anotados em um bloco com cavalete, que pode ser chamado de
estacionamento. Se no houver tempo suficiente para discuti-los no final da
reunio, podem ser includos na pauta da prxima.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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Reunio sobre controle

Para prevenir que a reunio se arraste indefinidamente, use uma pauta com horrios certos para os assuntos. Depois de consultar os responsveis pelas
apresentaes, separe um espao de tempo para cada item. Certifique-se de
conceder 20% de tempo a mais do que acha necessrio. Com um horrio para
terminar, no haver desperdcio de tempo com discusso e divagaes inteis.

62

Cause impacto e poupe tempo

Quando apresentar uma proposta ou comunicar uma idia em uma reunio,
considere que retemos:
10% do que lemos;
20% do que ouvimos;
30% do que vemos;
50% do que ouvimos e vemos;
70% do que dizemos;
90% do que fazemos.

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No leia em reunies
Evite usar o tempo das reunies para ler. Mantenha suas reunies livres de muita
papelada. Relatrios e outras informaes devem ser passadas aos participantes
pelo menos dois dias antes do encontro.
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Reunies ao almoo
Se voc ter uma reunio de negcios durante o almoo, pea para a outra parte
encontr-lo em seu escritrio, no no restaurante. Desse modo, voc poder
continuar trabalhando se eles se atrasarem.

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No to cedo
Chegue em reunies com alguns minutos de antecedncia, mas no to cedo a
ponto de se envolver em conversas de pouco valor. Isso desperdcio de tempo.

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Limite o nmero de participantes em suas reunies

Quanto mais gente convidar para uma reunio, mais a reunio durar.

O melhor horrio para reunies

Visto que as companhias contratam tanto madrugadores quanto corujes, o
melhor horrio para uma reunio criativa e quando todos esto bem despertos e
alertas s 11 horas.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Como lidar com os participantes problema

Basta apenas um participante aprontar para sua reunio durar horas ou,
simplesmente, falhar. Veja como lidar com os trs tipos mais comuns de
participantes problema:

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O dominador quer o controle monopolizando a conversao.

Estratgia: diga a ele para tomar nota do que est sendo falado. Dar a ele a
honra de ser o escriba da reunio o far sentir-se importante, ficando
ocupado o bastante para no falar tanto.
O crtico adora desafiar e contradizer o que ouve.
Estratgia: rebata os comentrios cnicos com um no estamos discutindo
isso agora. No prximo intervalo, fale em particular com ele e deixe-o
desabafar com voc.
O desatento adora levantar assuntos irrelevantes
Estratgia: use o quadro estacionamento para anotar os assuntos no
relacionados aos tpicos que esto sendo discutidos. Diga ao desatento que
discutiro isso mais tarde.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Se voc acha que organizao consome

tempo, tente a desorganizao.
Jeff Davidson

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9.Racionalize tambm seu espao

Arrume inteligentemente sua rea de trabalho.

Design de escritrio
O layout do escritrio tem um impacto positivo na produtividade e no moral dos
funcionrios, de acordo com os experts no assunto. Uma companhia de seguros
de Milwaukee, E.U.A., observou que a produtividade aumentou 15% depois de
uma mudana criativa no mobilirio e na decorao das salas. Vale a pena
investir nisso.

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Controle o fluxo de papel

50% a 70% do seu tempo de trabalho so gastos lidando com papis.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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Corte o excesso de cpias

Existem pessoas que esto em mailing list para receber relatrios e nunca os l.
Para poupar seu tempo e esforo ao enviar seus relatrios em seu trabalho, anexe
um pequeno formulrio na prxima edio, pedindo para que o retornem se
quiserem continuar recebendo. Quem no retornar o formulrio, retirado de sua
lista. Quem sabe voc nem precisar mais faz-lo.

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Organize sua mesa

Para organizar sua mesa, tire de sua vista coisas que no usa com freqncia
como abridores de carta, rguas, selos, tesouras, dando espao aos itens que
voc usa sempre, por exemplo: grampos, clipes e cartes de visita. Certifique-se
de que esses itens esto ao seu alcance, mesmo que isso signifique mudar para
uma mesa menor.
Arrumado no significa imaculado
O propsito de manter uma mesa arrumada no o de promover a perfeio
pasteurizada, mas prover um amplo espao de trabalho, poupar tempo reduzindo
distraes e assegurando que os itens mais usados esto acessveis. No
exagere na organizao.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Ergonomia
No economize na ergonomia. Investir em uma boa cadeira, por exemplo, ajudar
tanto em sua postura quanto em sua produtividade. Sem contar que, em longo
prazo, previne doenas na coluna, na viso e
nos movimentos.

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No mantenha material de leitura

Se voc no leu ou mesmo tocou um artigo ou material que guardou h dois
meses, pode ter certeza de que no o ler mais. Jogue-o fora.

Organize seus CDs e DVDs

Organize um sistema de arquivamento para os vrios CDs e drivers que voc
recebe com os softwares e aparelhos eletrnicos. Assim, voc no perder tempo
procurando por eles na hora de reinstalar ou resolver algum problema com um
programa. Um minuto ou dois investidos na compra de um arquivo podem salvar
horas de procura e dor de cabea.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Todos os erros que cometi aconteceram

quando eu queria dizer 'no', e disse 'sim'.
Moss Hart

90 Dicas de Administrao do Tempo

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10.Diga no
A assertividade como salvadora do seu tempo.

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Dizendo no
Dar razes para dizer no deixar o assunto em aberto para discusso. Quanto
menos voc falar, melhor.

Diga no de outras maneiras

No preciso usar expresses negativas para manter sua assertividade. Por
exemplo: ao lidar com uma pessoa que vem interromper seu trabalho, no use a
expresso agora no posso ou tenho apenas dois minutos para lhe ouvir.
Diga a ele que pode gastar dois minutos agora com ele e que pode agendar uma
conversa detalhada para mais tarde, se necessrio. Isso mostrar a ele que voc
no o est despachando sem se interessar por seu problema.

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90 Dicas de Administrao do Tempo

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Tente exerccios de assertividade

Voc quer ser mais direto em mostrar aos outros que sente que esto querendo
tirar vantagem de voc? Durante uma semana, comece cada dia escrevendo de
seis a dez finais para estas sentenas:

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Se eu for 5% mais assertivo hoje...

Se eu for corajoso o bastante para considerar minhas necessidades como
importantes...
Se eu defender meus pensamentos e sentimentos...
Ao fim da semana, leia todas as frases que completou. Escreva de seis a dez
finais para esta sentena:
Se alguma dessas afirmaes est correta, poder me ajudar se...

Voc deve completar a sentena dizendo, por exemplo: Eu falei aos outros o que
penso com mais freqncia.
No considere o que escreveu como certo ou errado. Esse exerccio vai ajud-lo
a enxergar os momentos em que reprime seus sentimentos. E voc estar mais
apto a afirmar-se quando a situao pedir isso.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Diga no gentilmente
Saiba como declinar polidamente a um pedido:
Coloque o no entre duas sentenas afirmativas, por exemplo: Admiro o que voc
est fazendo. No estou apto a ajudar, mas desejo que tudo d certo.Conceda
algo. E, em vez de rejeitar o pedido, proponha um compromisso. Especifique
quanto tempo voc pode dedicar, por exemplo: No posso entrar para seu time,
mas posso dedicar ao menos uma hora por ms para dar uma mo.Interrompa
para declinar. Pessoas tmidas introduzem seus pedidos com odeio pedir isso a
voc.... De uma forma gentil, mas firme, diga: Vou te salvar de ter de dizer outra
palavra. Estou atolado em trabalho e no poderei lhe ajudar.

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Tenha sua prpria poltica

Pense e desenvolva sua prpria poltica para o trabalho, seus valores, princpios,
metas e objetivos. Tenha tudo isso muito claro em sua mente, pois, s assim,
estar apto a dizer no no tempo apropriado e usar seu tempo sabiamente. Por
exemplo: se algum lhe pede para servir como voluntrio em um comit, sua
poltica o incentiva a dizer no, a menos que tenha tempo e real interesse na
atividade. No preciso perder tempo discutindo sobre o assunto, dizendo que
pensar ou dando falsas esperanas. Ou se for convidado a participar de uma
operao antitica, voc poder rapidamente recusar. Ter uma poltica prpria e
embasada agilizar seu processo decisrio e o prevenir de se desviar dos seus
objetivos.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Quem mata o tempo no assassino.

suicida!
Millr Fernandes

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11.Tempo para voc

Separe um tempo para voc, sua famlia e amigos, usando-o
inteligentemente.
Desenvolva metas pessoais
Sua vida exterior o reflexo da sua vida interior. Se deseja conquistar coisas
valiosas em sua vida pessoal e em sua carreira, voc tem de se transformar em
uma pessoa que luta pelo desenvolvimento pessoal. Tem de construir a si mesmo
se quiser construir sua vida.
Primeiro, voc dever desenvolver o hbito de parar de tempos em tempos para
pensar no que realmente importante para voc. Quanto mais parar para pensar,
melhores decises voc tomar.
Segundo, decida claramente sobre suas metas pessoais e familiares. Coloque-as
no papel. Discuta-as com outras pessoas. Seja claro sobre o porqu voc est
fazendo isso.
Terceiro, separe algum tempo para pensar em suas metas profissionais e passos
que tem de dar para crescer. Faa algo todos os dias que o mova mais rpido
nessas trs reas (pessoal, familiar, profissional).
90 Dicas de Administrao do Tempo

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Invista tempo
O que voc acha que seus filhos se lembraro mais: uma casa limpa ou as noites
de brincadeiras e jogos?

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Viver no futuro
Muitas pessoas vivem suas vidas para o futuro, sacrificando o presente.
Infelizmente, o presente est sempre conosco e o futuro nunca chegar. Se voc
se encontra em uma constante correria atrs de tempo para tudo, alguma coisa
est errada. D uma boa olhada para onde est indo o tempo, se est indo para
onde est seu corao. Ou como nos previne o provrbio chins: Se no
mudarmos de direo, provavelmente terminaremos onde comeamos.

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Programe tempo para voc

As companhias areas instruem para que voc coloque sua prpria mscara de
oxignio antes de ajudar os outros. Da mesma maneira, voc tem de programar
tempo suficiente para suas prprias necessidades antes de dedicar tempo para
os outros.
90 Dicas de Administrao do Tempo

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87

Simplifique sua vida

A propaganda tem grande influncia em nossa acumulao de itens
desnecessrios. Somos bombardeados por anncios de rdio, TV, e-mail, revistas
e jornais que criam uma sensao de necessidade ou insatisfao com o que
realmente possumos. A mdia um dos maiores causadores de estresse e
confuso em nossas vidas.

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Decida quais so seus princpios

Ter princpios nos ajudam a tomar decises rapidamente e nos previnem
de dizer sim sem pensar. Polticas como no vou mais entrar em
atividades de voluntariado sem primeiro desistir de alguma outra coisa, ou
no comprometerei minha tica para ganhar um cliente, ou decises que
afetam minha famlia devem ser discutidas com minha famlia foram voc a
pensar sobre possveis situaes vindouras e prevenir o estresse do conflito
interior.

90 Dicas de Administrao do Tempo

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Separe tempo para seus relacionamentos

Pessoas so mais importantes que coisas. No tente terminar tarefas custa de
seus relacionamentos. Em vez de tentar fazer as pessoas andarem no seu passo
apressado, modifique seu ritmo para acompanhar os outros. Por exemplo: em vez
de arrastar suas crianas de loja em loja, tente baixar seu ritmo para o de seus
filhos. Lembre-se de que crianas precisam de mais tempo e menos brinquedos.
Isso se aplica aos adultos tambm.

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Viva no presente
Nesta era da velocidade, as pessoas tm a tendncia de continuar lutando para
atender futuras metas, em vez de aproveitarem o que j alcanaram. O tempo
parece passar mais rpido quando voc est focando no futuro. No se torne
obsessivo por metas. Aproveite o que a vida j lhe deu. O tempo passa mais
devagar para as crianas porque elas esto ocupadas em viver o presente.

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O valor das coisas no est no tempo

Que elas duram, mas na intensidade com
que acontecem. Por isso, existem
momentos inesquecveis, coisas
inexplicveis e pessoas incomparveis.
Fernando Pessoa

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Entre em contato conosco!

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