COMO ENTENDER AS NECESSIDADES

QUESTIONARIO DE PR-ACESSO DE BACKGRAUND PARA GERENCIAMENTO DE ATIVOS

Quais so as questes que provocam as descobertas. Onde esto as oportunidades para vender
solues de Gesto de Ativos de TI.
1- Em que nvel esto os objetivos de Negcios da corporao?
Se a corporao no tem estes objetivos definidos claramente existem poucas chances de que o
Projeto se mova, ou tenha sucesso. Se no ha apadrinhamento em nvel correto no ha razo para
o Projeto ser feito.
Ns temos que encontrar o equilbrio, quer no nvel mais baixo, quer no nvel mdio de
gerenciamento onde se esta clamando que o sistema est inadequado; o Projeto no ir acontecer,
a menos que os objetivos estejam apadrinhados no nvel correto da corporao.
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2- Em que fase a corporao est?
2-1 FASE 1 : estabelecendo os objetivos de negcio, levantando os processos correntes.
Nesta fase h uma enorme necessidade de consultoria de processos. Conhecendo e participando
da reviso de processos a corporao nos d as melhores chances de maximizar a venda de
uma soluo adequada. Participando do trabalho de consultoria de processo teremos as melhores
chances de selecionarmos as ferramentas mais adequadas.
As solues advindas desta forma representaro a fome com a vontade de comer . O
detalhamento dos requerimentos de negcio para as aplicaes parte de nosso envolvimento de
consultoria.
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2-2 FASE 2 Anlise e design dos novos processos.
Podem existir, e normalmente existem outras consultorias trabalhando os processos. Isto
normalmente muito bom desde que possamos acompanhar e complementar o trabalho. A
profundidade e complementaridade no design de processos podem nos dar a oportunidade de
fazer um trabalho adicional em complemento. Eles podem estar dando foco numa rea de
consultoria que no seja diretamente ligada com os recursos tecnolgicos que devem suportar
estes processos de negcio.
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Luiz Augusto de Angelo Musa 011-3281 3390 011-9980 8946 lamusa@fgvsp.br

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2-3 FASE 3 Implementao de novos processos, seleo de ferramentas, treinamento, e
comunicao. Se o cliente j est neste estgio de Projeto teremos que ouvir, da melhor maneira
possvel, sobre os processos que eles esto implementando e sobre as aplicaes para suportlos. Como os processos foram desenvolvidos? Isto um novo processo? Como o cliente far o
rollout das aplicaes?
Planos de transio e comunicao so crticos para a implementao de uma nova aplicao.
Temos que avaliar nossas contribuies para que o resultado final seja efetivamente uma soluo
para os problemas dos clientes e dores da rea.
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3- Para que possamos atender o cliente da melhor maneira com uma soluo de gerenciamento
de ativos temos que ter alguns cuidados.
Somente o nmero de PCs no importante para indicar o tamanho e abrangncia da soluo. O
nmero total de ativos que importa. Isto inclui todos os itens de infra-estrutura, tais como
servidores, routers, switches de telefonia, dentre outros ativos que uma corporao gostaria de
gerenciar.
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4- Laptops so particularmente difceis de gerenciar e podem ser altssimas fontes de dores e
custosos para o departamento de T.I..
Laptops tm particularmente uma vida til bem menor que os desktops. Tm alta mobilidade, por
definio de uso. Estes fatores ampliam as dores para o departamento de T.I.. A taxa de trocas e
taxa de consertos para laptops so extremamente altas.
Este um direcionamento muito forte para gerenciamento de ativos.
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5- Leasing uma outra grande rea, hoje, nos departamentos de T.I. de difcil gerenciamento.
Altos custos podem ser poupados se a corporao consegue fazer leasing em lotes. Qual foi a
ultima vez que a corporao fez uma analise de leasing X compra?
O processo de leasing carregado de tarefas e processos que podem provocar muitos transtornos.
A necessidade de ativos pode ser retornada para os solicitantes. Verifique a localizao dos ativos,
quem os usa, quem so os responsveis pelos maiores problemas. Como a corporao notifica a
pessoa apropriada? Quantas comunicaes so necessrias? O que se faz para entregar o ativo?
Que usurios pegam ativos substitudos? Quantas licenas de software so transferidas? Quantos
dados de usurios so transferidos? A resposta a estas questes, ou mais precisamente a
necessidade de se responder a estas questes onde reside a necessidade de uma efetiva
soluo de Gerenciamento de Ativos, Gerenciamento de Mudanas e outras aplicaes.
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6- Se a vida til dos ativos no est atrelada ao cronograma de depreciao est se incorrendo
em custos desnecessrios.
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7- Isto indica quanto crucial um Projeto de Gerenciamento de Ativos pode ser para a corporao.
No curto prazo, alta movimentao crucial para alto retorno do investimento. No longo prazo,
baixa movimentao no crucial para baixo retorno de investimento. Um bom indicador 24
meses ou menos. Se o cliente em foco tem uma base de ativos de velha tecnologia a tarefa de
gerenciamento no muito difcil. Em sistemas velhos garantias no so problemas.
Provavelmente no so cobertos por contratos de manuteno. Basta troc-los quando quebram.
Em grandes organizaes o processo de IMAM (Instalaes, Movimentaes, Adies, Mudanas)
uma grande fonte de problemas. Quando um Projeto de Gesto de Servios de TI iniciado,
aprovado e executado, quem mantm a integridade dos dados de ativo?
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8- Que ferramentas eles esto usando hoje? Onde esto trabalhando? Quais as expectativas de
reunies? Que software de Help Desk esto usando? O Help Desk tem acesso ao database de
informaes de ativos/usurios? A ligao do Help Desk com o repositrio de ativos tem um alto
impacto na efetividade dos agentes do Help Desk. Numa chamada no Help Desk, quando se
possuem informaes do perfil do PC obtm-se a reduo no tempo mdio da chamada para 30%.
O objetivo de melhores prticas de fechamento na chamada torna-se possvel pela presena
destas informaes, corretas, na tela do agente de Help Desk, quando a chamada se inicia. S o
fato de se ter uma aplicao de Help Desk ou aplicao de gerenciamento de ativos instalada, no
garante que esto trabalhando bem. Auto discovery pode ser um bom indicador para o cliente se
mover atravs de um Projeto de Gerenciamento de Ativos. Esta uma ferramenta chave em
qualquer Projeto de Gerenciamento de Ativos. Gerenciamento de Ativos um caminho para
promover alavancagem de investimento em ferramentas de suporte, gerenciamento de rede,
software de mtricas, etc..
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9- O que eles tem?
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10- Que valor a corporao d ao uso de um engine de workflow.
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11- O que eles esto planejando? Eles esto pensando em soluo completa? Eles esto
caminhando para usar uma implementao em fases? Onde eles esto em automao de
informaes (getting automated)? Qual o nvel de integrao com outras ferramentas tipo
Peoplesoft para recursos humanos e perfis de usurios, Oracle Financials, ou SAP para
financeiros, HP Openview para gerenciamento de redes?
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12- Questes
Funcionrios.

para

descobrir

necessidades

no

Gerenciamento

de

Relacionamento

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13- Desde quanto tempo vem isto? E aceitvel para a corporao? Pontos de dores.
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14- Isto pode ser um grande achado para provavelmente um grande desperdcio de dinheiro. Isto
conduz para o gerenciamento de software e gerenciamento de ativos. Muitas corporaes no os
tm. Se o responsvel no cliente diz que est tudo bem, pergunte o que eles esto fazendo para
recuperar licenas. Gerenciamento de software pode ser muito mais importante do que
gerenciamento de hardware. Uso legal de software um altssimo problema. Muitas empresas no
sabem se esto usando licenas de forma legal, em quantidades legais. Grandes empresas so
tipicamente compradoras em excesso de licenas de software, para ficarem legalmente
confortveis, mas eles esto desperdiando dinheiro e no tm nenhum controle. Pequenas ou
mdias organizaes so tipicamente compradoras de poucas licenas. Por no estarem
confortavelmente legais, podem perder muito dinheiro em multas e penalidades.
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15- As respostas podem mapear as maiores reas de processos.
15-1 Acompanhamento; software: Gerenciamento de Ativos
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15-2 Suportes; reparos: Help Desk
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15-3 Segurana: Gerenciamento de Ativos, processos de substituio e retorno de ativos.
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15-4 Processos de mudana: Gerenciamento de Mudanas.
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16- Qual a maior visibilidade poltica? O maior impacto financeiro? Posio competitiva? Eles
esto focando o completo escopo de Gerenciamento de Infra-estrutura? Eles esto usualmente
expandindo o processo para outras reas funcionais da corporao tais como Financeiro,
Contabilidade, Compras e Recursos Humanos. Quanto maior o nmero de reas mais alto ser o
nvel do padrinho necessrio para o sucesso no desenvolvimento de uma soluo adequada.
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