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ESCRITRIO ENXUTO (LEAN

OFFICE)
Publicado em 28 de abril de 2016

Este artigo tem como objetivo fazer uma reviso


bibliogrfica das mais importantes formas de
desperdcio nos escritrios e apresentar os
mtodos que podem ser aplicadas no ambiente
administrativo para transformar os escritrios
em lean offices. Vrias ferramentas e conceitos lean
usados no cho da fbrica vem sendo utilizados e
implementados em ambientes administrativos.
importante que as reas administrativas trabalhem
integradas e em sintonia com a rea fabril, pois elas esto
conectadas e so interdependentes.

1. DESPERDCIOS NOS ESCRITRIOS A ideia de


tornar tambm enxutos os processos administrativos vem
sendo aceita por empresas no Brasil e no mundo. Porm, a
migrao destes conceitos da rea fabril para o escritrio
no to simples. mais fcil identificar os desperdcios
quando so envolvidos matrias primas e processos de
transformao fsica ou qumica. Na rea
administrativa, a maior parte das atividades diz
respeito a gerao de informaes, o que torna
difcil a identificao dos desperdcios, pois
visualizar o processamento de algo intangvel
como a informao bem mais complicado. No
escritrio, o que so os estoques? Pode-se defini-los como
os relatrios produzidos e parados por dias nos
computadores a espera de alguma anlise? O que so os
defeitos? Retrabalhos e dados incorretos registrados?
Uma mquina parada ou a falta de matria-prima em uma
fbrica causa desperdcio e visualizada imediatamente,
mas no escritrio nem sempre fica visvel esta situao.

Conforme Lareau (2002), os desperdcios nos


processos administrativos classificam-se da
seguinte forma:

. Alinhamento de objetivos: a energia gasta por


pessoas trabalhando com objetivos mal entendidos e o
esforo necessrio para corrigir o problema e produzir o
resultado esperado;

. Atribuio: o esforo usado para completar uma


tarefa inapropriada e no necessria;

. Espera: o recurso perdido enquanto pessoas esperam


por informaes, reunies, assinaturas, o retorno de uma
ligao e assim por diante;
. Movimento: o esforo perdido em movimentaes
desnecessrias;

. Processamento: um trabalho no executado da melhor


forma um desperdcio de processamento;

. Controle: a energia usada para controlar e monitorar e


que no produz melhorias no desempenho;

. Variabilidade: so recursos utilizados para compensar


ou corrigir resultados que variam do esperado;

. Alterao: o esforo usado para mudar


arbitrariamente um processo sem conhecer todas as
conseqncias e os esforos seguintes para compensar as
conseqncias inesperadas;

. Estratgia: o valor perdido ao implementar processos


que satisfazem objetivos de curto prazo, mas que no
agregam valor aos clientes e investidores;

. Confiabilidade: o esforo necessrio para corrigir


resultados imprevisveis devido a causas desconhecidas;

. Padronizao: a energia gasta por causa de um


trabalho no ter sido feito da melhor forma possvel por
todos os responsveis;

. Subotimizao: causada pela concorrncia de dois


processos, no melhor caso o desperdcio ser o trabalho
duplicado, mas pode chegar ao comprometimento de
ambos os processos e na degradao do resultado final;

. Agenda: a m utilizao dos horrios e da agenda;


. Processos informais: ocorre quando recursos so
usados para criar e manter processos informais que
substituem os processos oficiais ou que conflitam com
outros processos informais, e tambm os recursos
utilizados para corrigir os erros causados por este
sistema;

. Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou


informaes que se acumulam entre as estaes de
trabalho e criam o desperdcio de fluxo irregular;

. Checagens desnecessrias: o esforo usado para


inspees e re-trabalhos;

. Erros: so causados pelos esforos necessrios para


refazer um trabalho que no pde ser utilizado;

. Traduo: o esforo requerido para alterar dados,


formatos e relatrios entre passos de um processo ou
seus responsveis;

. Informao perdida: ocorre quando recursos so


requeridos para reparar ou compensar as conseqncias
da falta de informaes chave;

. Falta de integrao: o esforo necessrio para


transferir informaes (ou materiais) dentro de uma
organizao (departamento ou grupos) que no esto
completamente integradas cadeia de processos
utilizados;

. Irrelevncia: esforos empregados para lidar com


informaes desnecessrias ou esforos para fixar
problemas que isso causa;
. Inexatido: o esforo usado para criar informaes
incorretas ou para lidar com as conseqncias disso;

. Inventrio: so todos os recursos aplicados a um


servio antes dele ser requerido, todos os materiais que
no esto sendo utilizados e todos os materiais que j
esto prontos para serem entregues e esto aguardando;

. Processos secundrios: so os recursos despendidos


em processos secundrios que ainda no podem ser
utilizados pelos passos seguintes do processo;

. Ativos subutilizados: so os equipamentos e prdios


que no esto sendo usados de forma mxima;

. Transporte: todo transporte de materiais e informaes,


exceto aqueles utilizados para entregar produtos e
servios aos clientes;

. Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a


ateno de um empregado no est voltada para os
objetivos crticos da organizao;

. Estrutura: acontece quando comportamentos


existentes, expectativas, procedimentos, rituais,
regulamentos, cargos e prioridades no esto reforando,
guiando, e orientando o melhor comportamento para
reduo de desperdcios e tambm quando existe muita
diferena entre a estrutura organizacional da empresa e os
elementos fundamentais encontrados nas organizaes de
classe mundial;

. Disciplina: ocorre sempre que existir uma falha no


sistema de identificao acurada e reao rpida contra
negligncia, falta de responsabilidade e problemas
relacionados disciplina esperada dos empregados;

. Domnio: ocorre toda vez que uma oportunidade de


aumentar o domnio de um empregado sobre sua rea de
trabalho no for utilizada;

A identificao dos desperdcios no a nica


dificuldade. Muitas vezes, mtodos para
aumentar a eficincia no so vistos com muita
normalidade pelo pessoal das reas
administrativas. A padronizao, por exemplo, um
problema, pois os especialistas afirmam que possvel
definir a maneira e o tempo exato para realizar qualquer
tarefa repetitiva, sendo que as mesmas podem ser feitas de
maneira mais segura e eficiente. O problema que o
funcionrio do escritrio tende a acreditar que
seu trabalho, ao contrrio do funcionrio da
fbrica, no est vinculado a uma rotina diria ou
a qualquer tipo de padronizao ou padro pr-
determinado.

2. MTODOS APLICADOS PARA A


TRANSFORMAO LEAN NOS ESCRITRIOS

Tornar um escritrio enxuto atravs da eliminao dos


desperdcios no ambiente administrativo pode seguir
estratgias semelhantes s utilizadas para a transformao
na produo. A melhoria dos processos se d
atravs de atividades que identificam os
problemas e os desperdcios, eliminam os
mesmos e medem e avaliam a mudana. No existe
uma receita passo a passo para se deixar o escritrio
enxuto de um momento para outro, pois cada empresa
pode seguir um caminho diferente para atingir o seu
estado futuro esperado. Abaixo os modelos, conceitos
e ferramentas freqentemente utilizados nas
fbricas e que podem ser transpostos ao
ambiente administrativo:

2.1. 5S. Ferramenta com grande potencial de uso nos


escritrios para melhoria de processos baseada em cinco
palavras japonesas iniciadas com a letra S (SEIRI, SEITON,
SEISO, SEIKETSU, SHITSUIKE), que tem como objetivo
criar um espao de trabalho que permita controle visual e
execuo de tarefas de forma enxuta. Com sua aplicao, o
espao de trabalho ser padronizado, os desperdcios
sero reduzidos e os trabalhadores tero maior controle
sobre o espao e as atividades realizadas.

2.2. Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV) / Value


Stream Mapping (VSM). uma ferramenta
fundamental que diagrama o fluxo de material e de
informaes. A grande diferena nos ambientes
administrativos est na quase impossibilidade de se
distinguir o fluxo dos materiais do fluxo de informaes. O
MFV adaptado ao ambiente administrativo focaliza no fluxo
de informaes e ajuda a planejar e ligar as iniciativas lean
para se atingir o estado futuro planejado atravs da
captura sistemtica de dados, e de sua anlise, resultando
na reduo de custo atravs da eliminao de desperdcios
e a criao de fluxos suaves de informao e trabalho.

2.3. Fluxo Contnuo. um conceito que permite que a


unidade de trabalho flua entre as etapas do processo sem
paradas entre elas e, portanto, sem a necessidade de
transporte e estoques. As clulas de trabalho consistem
no arranjo das pessoas necessrias para um servio
colocando-as prximas umas das outras, na seqncia das
atividades que sero realizadas. A vantagem est na
reduo do tempo, do espao e dos recursos despendidos
com o transporte entre as atividades, acelerando o
processo, e com isso aumentando sua produtividade O
Quadro de Balanceamento do Operador uma ferramenta
visual que mostra os elementos de trabalho, o tempo
disponvel para sua execuo, o pessoal empregado e
utilizado para mostrar oportunidades de melhoria, atravs
da relao entre o tempo utilizado para cada tarefa, o
tempo de ciclo total e o tempo takt. As linhas FIFO (First In
First Out) estabelecem que todas as tarefas devem ser
processadas seguindo a ordem de entrada no fluxo.

2.4. Tempo Takt. o tempo determinado pela demanda


do cliente, sendo, portanto, o ritmo imposto ao fluxo de
trabalho por essa demanda. Para calcul-lo para um
determinado fluxo de valor, basta dividir o nmero de
horas de trabalho dirias pelo total de unidades de
trabalho requeridas para um dia, descontando os
intervalos para reunies, almoos, etc. No h uma
frmula exata para se determinar a demanda do cliente
para as atividades administrativas, e nem sempre a
unidade de trabalho mensurvel, como ocorre na
manufatura, sendo necessrio recorrer a histricos,
desenvolver tcnicas para a coleta desses dados, e definir
uma unidade de trabalho, que possa ser associada a um
tempo de processamento. O Pitch utilizado quando no
prtico para algumas atividades do fluxo mover uma
unidade de trabalho de acordo com o tempo takt, sendo
assim utilizado para determinar a quantidade de trabalho
ideal, ou lote, para se movimentar. O Pitch um mltiplo
do tempo takt, que permite a criao e sustentao de um
fluxo de trabalho consistente e prtico, para a unidade de
trabalho se mover do incio ao fim do processo atravs do
fluxo de valor, mantendo um ritmo contnuo e suave e a
ocorrncia de algum problema rapidamente identificada,
pois o Pitch permite que a produo seja acompanhada em
pequenos intervalos de tempo, evitando o acmulo de
problemas e erros at o final do perodo.

2.5. Trabalho Padronizado. um conceito que


significa estabelecer e documentar o procedimento que
fornece o melhor resultado, com o melhor mtodo e a
melhor seqncia das atividades. A padronizao das
tarefas uma importante ferramenta na identificao de
problemas nos ambientes administrativos, criando uma
seqncia eficiente para o fluxo de atividades,
minimizando as variaes nos procedimentos,
estabelecendo as melhores prticas para manter a
qualidade do servio, e permitindo o treinamento simples
do pessoal, de forma que uma pessoa seja capaz de
executar mais de um servio, dando maior flexibilidade ao
fluxo. Deve-se procurar reduzir o nmero de passos ao
padronizar um processo, analisando o fluxo de valor para
destacar as atividades desnecessrias e desperdcios
inerentes a elas.

2.6. Sistemas puxados. No ambiente administrativo


necessrio conhecer bem os processos seguintes e o que
ocorre a jusante de forma que o servio seja executado e
seu resultado esteja disponvel no momento correto, nem
antes, nem depois. A mudana para a produo puxada
acarreta em vantagens, como: diminuio do tempo de
processamento, reduo do trabalho em processo (pilhas
de papel nas mesas), reduo de estoques e filas, reduo
no transporte de unidades de trabalho, reorganizao do
ambiente de trabalho, com a reduo de etapas do
processo e pessoal envolvido, programao nivelada,
maior controle da produo e da identificao de
problemas, maior flexibilidade para responder as
alteraes na demanda etc. Os supermercados so
utilizados quando existem obstculos no processo onde
unidades de trabalho podem ser movidas uma por vez,
enquanto outras trabalham em lotes ou quando existe
variao no tempo de ciclo entre duas atividades.

2.7. Heijunka (Nivelamento). E um artifcio fsico


utilizado para controlar o volume de servio e sua
variedade dentro de certo perodo. Consiste em uma caixa
com espaos onde cada um representa um incremento
Pitch em que a unidade de trabalho deve ser transferida
para a atividade seguinte. O objetivo nivelar a carga de
trabalho de forma que as pessoas e recursos sejam
utilizados da melhor forma possvel, servindo tambm
como centro de informaes do que est ocorrendo no
fluxo.
3. CONCLUSO

As ferramentas lean utilizadas na produo esto sendo


aplicadas com sucesso nos escritrios. A reviso realizada
neste artigo no teve como objetivo definir um padro de
implantao. O esforo para a reduo de
desperdcio dentro dos escritrios no to
simples e nem to bvio, mas que com esforo e
dedicao na aplicao dos mtodos
apresentados fica claro que os resultados a
serem colhidos so muito positivos. No entanto, no
basta focalizar apenas em algumas reas pois deve-se
transformar a empresa como um todo. Para o sucesso da
transformao da empresa, as pessoas devem estar
continuamente procurando formas de melhorar os
processos. Cultivar o ambiente de criar novos kaizen
atravs do reconhecimento do esforo da equipe
importante na busca da perfeio.

Fonte: http://www.lean.org.br/artigos/57/escritorio-
enxuto-(lean-office).aspx