Manual MS Project

CURSO DE FORMAO
_____________________________
Gesto e Planeamento em MS Project
Manual de Apoio
____________________________
Formador
Elisabete Matos
Local: Irmos Almeida Cabral, Lda.
TRABALHO SEGURO, MELHOR FUTURO!

Edifico Nova Rotunda Vilarinho. Loja n.1, Bloco A, 3680-323 Oliveira de Frades Telef. 232 728 728 / 232 728 729 Fax 232 728 730 e-mail: geral@ambiformed.pt Site www.ambiformed.pt
ndice
1. Introduo...................................................................................................................................... 4
2. Caractersticas Bsicas do MS Project ............................................................................................ 5
3. Interface Grfica do MS Project ..................................................................................................... 6
3.1. Abrir o Microsoft Project ....................................................................................................... 6
3.2. O Ambiente de Trabalho do MS Project ................................................................................. 6
4. Manipulao de Ficheiros............................................................................................................... 7
4.1. Guardar Projecto .................................................................................................................... 7
4.1.1. Guardar ......................................................................................................................... 7
4.1.2. Guardar Como............................................................................................................... 7
4.2. Abrir um projecto existente .................................................................................................... 7
4.3. Criar um novo Projecto .......................................................................................................... 8
4.4. Fechar um Projecto ................................................................................................................ 8
4.5. Fechar o Microsoft Project ..................................................................................................... 8
5. Modos de Visualizao .................................................................................................................. 9
5.1. Calendrio ............................................................................................................................. 9
5.2. Diagrama de Rede.................................................................................................................. 9
5.3. Gantt de Controlo ................................................................................................................ 10
5.4. Grfico de Gantt .................................................................................................................. 11
5.5. Uso da Tarefa ...................................................................................................................... 11
5.6. Grfico de Recursos ............................................................................................................. 12
5.7. Folha ou Planilha de Recursos .............................................................................................. 12
5.8. Uso dos Recursos................................................................................................................. 13
5.9. Mais Modos de Visualizao................................................................................................ 13
6. Desenvolver um projecto ............................................................................................................. 14
6.1. Informaes do Projecto ...................................................................................................... 14
6.2. Definio do Calendrio ...................................................................................................... 15
6.2.1. Definio do Calendrio .............................................................................................. 15
6.3. Tarefas ................................................................................................................................ 17
6.3.1. Introduo de Tarefas .................................................................................................. 17
7. Constrangimentos (Restries) nas tarefas ................................................................................... 24
8. Tipos de Tarefas (quanto durao) ............................................................................................ 26
8.1. Durao Fixa ....................................................................................................................... 26
8.2. Trabalho Fixo ...................................................................................................................... 27
8.3. Unidade Fixa ....................................................................................................................... 27
8.4. Alterar o tipo de durao de uma tarefa ................................................................................ 27
9. Relacionar Tarefas de um projecto ............................................................................................... 29
9.1. Tipos de Relacionamentos.................................................................................................... 29
9.2. Criar Relacionamentos entre tarefas ..................................................................................... 30
9.2.1. Latncia Tempo de retardo........................................................................................ 30
9.2.2. Latncia Tempo de Avano....................................................................................... 31
10. Hierarquias de tarefas (Tarefas resumo) .................................................................................... 32
10.1. Baixar o nvel de uma tarefa............................................................................................. 32
10.2. Elevar o nvel de uma Tarefa ........................................................................................... 33
10.3. Ferramentas de Estruturao de nveis .............................................................................. 33
10.4. EDT Estrutura de Trabalho ........................................................................................... 33
10.4.1. Mostrar a EDT juntamente com a descrio das tarefas ................................................ 33
10.4.2. Mostrar o EDT no lugar do ID ..................................................................................... 34
11. Recursos .................................................................................................................................. 35
11.1. Atribuir Recursos a Tarefas.............................................................................................. 36
11.2. Substituir Recursos .......................................................................................................... 36
11.3. Remover Recursos ........................................................................................................... 36
11.4. Atribuir Recursos a vrias tarefas em simultneo .............................................................. 37
12. Caminho Critico ...................................................................................................................... 38
i
13. Tabelas .................................................................................................................................... 39

13.1. Tabelas de Campos de Tarefas ......................................................................................... 39
13.2. Tabela de Campos de recursos ......................................................................................... 40
13.3. Personalizar uma Tabela j existente ................................................................................ 40
13.4. Criar uma Nova Tabela .................................................................................................... 41
13.5. Modelo GLOBAL.MPT ................................................................................................... 42
14. Filtros ...................................................................................................................................... 44
14.1. Aplicar um Filtro de Tarefas ............................................................................................ 44
14.2. Aplicar filtros de recursos ................................................................................................ 45
14.3. Criar Filtros ..................................................................................................................... 46
15. Controlo do Projecto ................................................................................................................ 48
16. Insero de um custo fixo ......................................................................................................... 49
16.1. Inserir custos fixos em tarefas .......................................................................................... 49
16.2. Inserir custo fixo no projecto............................................................................................ 49
17. Plano Base ............................................................................................................................... 51
17.1. Gravar o plano Base......................................................................................................... 51
17.2. Visualizar um plano base ................................................................................................. 51
17.3. Eliminar um Plano Base................................................................................................... 52
18. Acompanhamento da Evoluo das tarefas ............................................................................... 53
18.1. Actualizar tarefas ............................................................................................................. 53
18.2. Actualizar Projecto .......................................................................................................... 54
19. Personalizao do documento................................................................................................... 55
20. Relatrios ................................................................................................................................ 56
20.1. Impresso de Relatrios ................................................................................................... 56
20.2. Escolher relatrio a utilizar .............................................................................................. 56
20.3. Personalizar um relatrio j existente ............................................................................... 58
20.4. Criar um Relatrio Personalizado ..................................................................................... 59
ndice de Figuras
Figura 1 Aspecto geral do MS Project .................................................................................................. 6
Figura 2 - Caixa de dilogo Salvar Como............................................................................................. 7
Figura 3 - Criao de um novo projecto................................................................................................... 8
Figura 4 - Vista do modo Calendrio....................................................................................................... 9
Figura 5 - Vista do modo Diagrama de rede .......................................................................................... 10
Figura 6 - Vista do modo Gannt de Controlo ......................................................................................... 10
Figura 7- Vista do modo Grfico e Gantt............................................................................................... 11
Figura 8 Vista do modo Uso da Tarefa ............................................................................................... 11
Figura 9 Vista do modo de grfico de recursos ................................................................................... 12
Figura 10 Vista de modo Folha de Recursos ....................................................................................... 12
Figura 11 - Vista do modo Uso dos Recursos ........................................................................................ 13
Figura 12 - Janela Informaes sobre o projecto .................................................................................... 14
Figura 13 - Janela Estatsticas ............................................................................................................... 14
Figura 14 - Caixa de dilogo Alterar Tempo til ................................................................................... 15
Figura 15 Caixa de dilogo Criar novo calendrio Base ................................................................... 16
Figura 16 Vista do separador Semanas de Trabalho......................................................................... 16
Figura 17 Vista da janela Detalhes, relativos s Semanas de Trabalho .......................................... 16
Figura 18 - Vista do separador Excepes .......................................................................................... 17
Figura 19 - Vista da janela Detalhes, relativos s Excepes ........................................................... 17
Figura 20 Vista do Separador Geral da janela Informaes sobre a tarefa ..................................... 19
Figura 21 - Vista do Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa ......................... 19
Figura 22 - Vista do Separador Recursos da janela Informaes sobre a tarefa ................................ 20
Figura 23 - Vista do Separador Avanado da janela Informaes sobre a tarefa ............................... 20
Figura 24 - Vista do Separador Anotaes da janela Informaes sobre a tarefa .............................. 21
Figura 25 Milestone ........................................................................................................................... 22
Figura 26 Introduo de uma Tarefa Peridica ou Recorrente ............................................................. 23
Figura 27 Tarefa Sumrio originria da criao de uma tarefa Peridica ............................................. 23
Figura 28 - Constrangimentos Flexveis e Absolutos ............................................................................. 25
Figura 29 Janela Informaes sobre a tarefa .................................................................................... 28
Figura 30 Tarefas de um projecto antes de inserir relaes .................................................................. 29
ii
Figura 31 Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa ......................................... 30

Figura 32 - Exemplo do Uso do Tempo de Atraso ................................................................................. 31
Figura 33 Seleco de tarefas ............................................................................................................. 32
Figura 34 Aspecto de uma tarefa resumo no grfico de Gantt.............................................................. 32
Figura 35 - EDT juntamente com a descrio das tarefas ....................................................................... 33
Figura 36 Janela de Personalizao da tabela de entrada ..................................................................... 34
Figura 37 - EDT no lugar do ID ............................................................................................................ 34
Figura 38 - Vista da folha de Recursos .................................................................................................. 35
Figura 39 Janela de Atribuio de Recursos ....................................................................................... 36
Figura 40 - Caminho Critico, Folga Livre e Folga Total das tarefas ....................................................... 38
Figura 41 Janela contendo todas as tabelas de Tarefas do MS Project ................................................. 39
Figura 42 - Janela contendo todas as tabelas de Recursos do MS Project................................................ 40
Figura 43 Janela Mais Tabelas ........................................................................................................... 40
Figura 44 Janela de Personalizao de uma tabela j existente ............................................................ 41
Figura 45 - Janela Mais Tabelas ............................................................................................................ 41
Figura 46 - Janela de Configurao de uma nova Tabela ....................................................................... 42
Figura 48 Janela do Organizador ........................................................................................................ 43
Figura 49 - Menu "Filtros Para" de Tarefas ........................................................................................... 44
Figura 50 Lista dos filtros de tarefas existentes no MS Project ............................................................ 45
Figura 51 - Aplicao da opo AutoFiltro ............................................................................................ 45
Figura 52 - Menu "Filtros Para" de Recursos ......................................................................................... 45
Figura 53 - Lista dos filtros de recursos existentes no MS Project .......................................................... 46
Figura 54 Janela de Definio de um Filtro ........................................................................................ 46
Figura 55 Janela de visualizao dos custos de projecto ...................................................................... 48
Figura 56 - Janela de adio de tarefa de resumo do Projecto ................................................................. 50
Figura 57 Janela Definir Linha de Base .............................................................................................. 51
Figura 59 Janela Eliminar Linha de Base ........................................................................................ 52
Figura 60 Actualizar Tarefas .............................................................................................................. 53
Figura 61 Actualizar Projecto ............................................................................................................. 54
Figura 62 - Janela de seleco de relatrios ........................................................................................... 56
Figura 63 - Janela de seleco de subtipos de relatrios ......................................................................... 57
Figura 64 Pr-visualizao de um relatrio ......................................................................................... 57
Figura 65 - Relatrios Personalizados ................................................................................................... 58
Figura 66 Configurao de um relatrio - Definio ........................................................................... 58
Figura 67 - Configurao de um relatrio - Detalhes ............................................................................. 59
Figura 68 - Configurao de um relatrio - Classificar........................................................................... 59
Figura 69 Caixa de dilogo Tipo de relatrio ...................................................................................... 60
ndice de Tabelas
Tabela 1 - Descrio dos campos da janela Informaes sobre o Projecto ....................................... 14
Tabela 2 Descrio dos campos da janela Alterar Perodo til ........................................................ 15
Tabela 3 Descrio dos campos do Separador Geral da janela Informaes sobre a tarefa ................ 19
Tabela 4 - Descrio dos campos do Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa. 20
Tabela 5 - Descrio dos campos do Separador Recursos da janela Informaes sobre a tarefa ........ 20
Tabela 6 - Descrio dos campos do Separador Avanado da janela Informaes sobre a tarefa ...... 21
Tabela 7 - Descrio dos campos do Separador Anotaes da janela Informaes sobre a tarefa ...... 21
Tabela 8 - Descrio dos campos da Janela Informaes sobre Tarefas Recorrentes............................ 23
Tabela 9 Tipos de relacionamentos e Descrio .................................................................................. 30
Tabela 10 Descrio das ferramentas de Estruturao de nveis .......................................................... 33
Tabela 11 Descrio dos Campos da Folha de Recursos ..................................................................... 35
Tabela 12 - Descrio dos campos da janelaActualizar Tarefas .......................................................... 53
Tabela 13 - Descrio dos campos da janelaActualizar Projecto ......................................................... 54
Tabela 14 Descrio dos 6 tipos de relatrios predefinidos no MS Project........................................... 56
iii
1. Introduo
O Microsoft Project um software da Microsoft, desenvolvido para a gesto de
projectos tendo sido lanada uma primeira verso em 1985. Desde ento, alm de contar
com uma interface grfica simples de usar, tem vindo a sofrer bastantes melhorias e
dispondo de novos e poderosos recursos.
4
2. Caractersticas Bsicas do MS Project

Destacam-se os seguintes recursos disponveis:
Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padro de
tabelas e o utilizador pode criar as suas prprias tabelas. gerado
automaticamente um Grfico de Gantt, auxiliando o processo de entrada de
dados;
Aceita relaes de precedncias entre tarefas Concluir para Iniciar (Finish-to-
Start) ; Iniciar para Iniciar (Start-to-Start); Concluir para Concluir (Finish-to-
Finish) e Iniciar para Concluir (Start-to-Finish);
Permite tarefas peridicas (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, num
projecto pode-se planear a realizao de reunies todas as segundas-feiras;
Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Este
aspecto muito til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho;
Permite a utilizao de subprojectos;
Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;
Possui um conjunto padro de relatrios e o utilizador pode criar os seus
prprios relatrios;
Permite a incluso de campos do utilizador, que aceitam diversos tipos de
operao;
Permite a definio de semana de trabalho, expediente e feriados;
O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio;
Permite o uso de datas programadas para as tarefas;
Os recursos so ligados directamente s tarefas;
Permite a redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos) manual ou
automaticamente.
Os custos so ligados directamente s tarefas na forma de custos fixos ou de
custos em termos de valor/hora.
5
3. Interface Grfica do MS Project
3.1. Abrir o Microsoft Project
Para abrir o programa:

Clique no boto Iniciar existente na barra de tarefas;
De seguida, seleccione a Opo Todos os Programas + Microsoft Office e de
seguida clique no cone:
3.2. O Ambiente de Trabalho do MS Project
O Microsoft Project tem um ambiente de trabalho em tudo idntico s restantes

aplicaes que fazem parte do Microsoft Office.
Sempre que abrimos o MS Project, -nos apresentado um novo ficheiro com o nome
Projecto1, onde poderemos iniciar a planificao do nosso projecto.
Na Figura 1, podemos visualizar com detalhe os componentes da janela principal do MS
Project:
Figura 1 Aspecto geral do MS Project
6
4. Manipulao de Ficheiros
4.1. Guardar Projecto

No Microsoft Project, e tal como nos restantes programas do Office, temos duas opes para
salvar um projecto:
4.1.1. Guardar
Permite guardar o projecto activo pela primeira vez ou actualiza-o, no caso de j ter sido
guardado.
No menu Arquivo, seleccione a opo Salvar, ou clique no cone existente na Barra de
Ferramentas. Se for a primeira vez que o projecto est a ser guardado, ao clicar na opo
Salvar, aparecer uma caixa de dilogo, semelhante da Figura 2, e que permite definir o
local onde pretende guardar o ficheiro.
Figura 2 - Caixa de dilogo Salvar Como
4.1.2. Guardar Como
Permite guardar o ficheiro com outro nome, numa outra pasta ou unidade de disco.
4.2. Abrir um projecto existente
1. Na barra de menus seleccionar a opo Arquivo + Abrir,

2. Indicar a localizao do projecto.
3. Seleccionar o projecto e clicar no boto Abrir para abrir ou no boto Cancelar para
cancelar a operao
7
4.3. Criar um novo Projecto
Para criar um novo projecto, existem duas opes:

Criar um projecto vazio
Criar um projecto com base num j existente
Para criar um projecto vazio, pode optar por uma das seguintes formas:
1. Clique sobre o boto existente na barra de ferramentas padro .
OU
2. Seleccione, no menu Arquivo, a opo Novo e escolha a opo (ver
Figura 3).
Para criar um projecto com base num h existente, seleccionar no menu Arquivo, a opo
Novo e de seguida, escolha a opo (ver Figura 3).
Figura 3 - Criao de um novo projecto
4.4. Fechar um Projecto

Para fechar o seu projecto, aceda ao menu Arquivo e seleccione a opo Fechar.
OU
Clique no cone , existente no canto superior direito da pgina contendo o projecto.
4.5. Fechar o Microsoft Project

Para fechar o programa, aceda ao menu Arquivo e seleccione a opo Sair.
OU
Clique no cone , existente no canto superior direito do ficheiro.
8
5. Modos de Visualizao
O Microsoft Project disponibiliza diversas formas de insero e visualizao dos dados do
projecto. Esta diversidade de formatos permite, conforme o tipo de informao, ter uma viso
mais abrangente do estado do projecto. Por defeito, a informao visualizada graficamente
atravs de um Grfico de Gantt. Mas podemos ver toda a informao de outras formas.
Para alterar a forma de visualizao, basta seleccionar no menu Exibir a opo pretendida ou
atravs da Barra de modos de visualizao que se encontra do lado direito.
Existem oito modos principais, sendo o grfico de Gantt o modo padro.
5.1. Calendrio
As tarefas previstas para a execuo do projecto, so apresentadas em formato de agenda para
representar a sua durao durante as semanas do ms, conforme poder visualizar na Figura 4.
Figura 4 - Vista do modo Calendrio
5.2. Diagrama de Rede

O diagrama mostra as tarefas em caixas ou ns. As linhas entre os ns representam os elos de
ligao entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada n possui cinco campos de
informao sobre uma determinada tarefa (ver Figura 5).
9
Figura 5 - Vista do modo Diagrama de rede
5.3. Gantt de Controlo

Forma de visualizao que permite comparar o agendamento inicial com a situao real (ver
Figura 6).
Figura 6 - Vista do modo Gannt de Controlo
10
5.4. Grfico de Gantt
O grfico de Gantt constitudo por uma tabela que relaciona as tarefas e as suas
informaes, e um grfico que apresenta esquematicamente, a durao das tarefas e seus
relacionamentos.
Figura 7- Vista do modo Grfico e Gantt
5.5. Uso da Tarefa

Permite visualizar todas as tarefas e todos os recursos a elas afectos. Permite ainda visualizar
a distribuio de custos e de trabalho (ver Figura 8).
Figura 8 Vista do modo Uso da Tarefa
11
5.6. Grfico de Recursos
Permite visualizar toda a informao relativa a um ou mais recursos no decorrer do tempo
(ver Figura 9).
Figura 9 Vista do modo de grfico de recursos
5.7. Folha ou Planilha de Recursos

Este modo de visualizao mostra a informao sobre cada recurso. Esta forma de
visualizao permite tambm introduzir informaes em forma de tabela, alterar e eliminar
recursos (ver Figura 10).
Figura 10 Vista de modo Folha de Recursos
12
5.8. Uso dos Recursos
visualizada a lista dos recursos com todas as tarefas agrupadas. Esta forma de visualizao
adequada quando pretendemos saber, por exemplo, os custos associados a cada recurso num
determinado perodo (ver Figura 11).
Figura 11 - Vista do modo Uso dos Recursos
5.9. Mais Modos de Visualizao

Existem mais modos de visualizao que no aparecem na Barra de Modos e que podem ser
visualizados recorrendo opo Exibir + Modos de Exibio.
O Project permite ainda visualizar duas vistas em simultneo sendo que, para tal, se escolhe a
primeira forma de visualizao (como explicado) e em seguida clica-se na tecla Shift. Sem
largar a tecla, volta-se ao menu Exibir e escolhe-se outra vista pretendida. Consegue-se assim
ter duas vistas na mesma janela (por exemplo a vista com o Grfico de Gantt e com o Grfico
de Recursos).
13
6. Desenvolver um projecto
6.1. Informaes do Projecto
Depois de criar o projecto, comea-se pela edio de algumas das suas propriedades. Para tal,
no menu Projecto, seleccionar a opo Informaes sobre o Projecto. De seguida, -lhe
apresentada a janela apresenta na Figura 12.
Figura 12 - Janela Informaes sobre o projecto
Campo Descrio
Data de Incio Quando activo, permite definir a data de incio do projecto.
Data de Trmino Quando activo, permite determinar a data de fim de projecto
Neste item temos que definir se o projecto deve ter as suas tarefas baseadas na Data
Agendar a partir de
Inicial ou na Data Final.
Data Actual Campo onde definida a data actual.
Data usada para calcular os valores dos campos da tabela Valor Acumulado. O MS
Project, calcular o valor desses campos com base no trabalho e nos custos reais at
Data de Status
essa data. Se no for definida uma data de status, o MS Project efectua clculos a partir
da data actual.
Define-se o tipo de calendrio que se pretende usar (Padro 8h por dia; Turno da
Calendrio
noite ou 24h)
Prioridade Determina a prioridade padro das tarefas a serem executadas no projecto.
Apresenta uma caixa de dilogo contendo informaes sobre o projecto (ver Figura 13)
Estatsticas
Figura 13 - Janela Estatsticas
Tabela 1 - Descrio dos campos da janela Informaes sobre o Projecto
14
6.2. Definio do Calendrio
O passo seguinte ser definir o calendrio de trabalho, designadamente o horrio de trabalho,
o inicio da semana e do ano fiscal. Definimos tambm outros valores, tais como, o nmero de
horas semanais, o nmero de horas por dia e o nmero de dias por ms. Por defeito, o MS
Project considera um calendrio Padro estando desde logo previstos os dias teis, os fins-
de-semana e tambm o nmero de horas de trabalho dirias. Contudo, possvel alterar estas
especificaes. Assim, por exemplo, podemos definir um horrio de trabalho em que as
tarefas sero realizadas apenas de manh ou tarde ou em qualquer outro horrio.
6.2.1. Definio do Calendrio

No caso de no querermos usar um dos calendrios predefinidos do Microsoft Project temos a
possibilidade de criar o nosso prprio calendrio. Para tal, devemos aceder ao menu
Ferramentas + Alterar perodo til e apresentada a seguinte caixa de dilogo apresenta na
Figura 14.
Figura 14 - Caixa de dilogo Alterar Tempo til
Campo Descrio
Para Calendrio Indica o calendrio em questo.

Criar Novo Calendrio Permite criar um novo calendrio
Apresenta o desenho do calendrio, e ao clicar sobre a data, do lado direito, ele
rea de Calendrio
apresenta o perodo de trabalho naquela data.
Excepes Nesta grelha, devem ser includos os perodos de feriado, frias e folga.
Semanas de Trabalho Nesta grelha, devem ser configurados os dias e horrios de trabalho.
Tabela 2 Descrio dos campos da janela Alterar Perodo til
15
Ao clicar no boto Criar novo Calendrio, aparece a caixa de dilogo apresentada na Figura
15. Damos um nome ao nosso calendrio e escolhemos se queremos que esse calendrio seja
uma cpia de um dos pr-definidos do MS Project ou se queremos que seja um calendrio de
base novo.
Figura 15 Caixa de dilogo Criar novo calendrio Base
De seguida, vamos definir quais so os dias de trabalho do nosso novo calendrio, os dias
excepcionais em que no se trabalha e possveis horrios diferentes para determinados dias.
Para executar estas tarefas temos os separadores Excepes (ver Figura 16 e Figura 17) e
Semanas de Trabalho (ver Figura 18 e Figura 19):
Figura 16 Vista do separador Semanas de Trabalho
Figura 17 Vista da janela Detalhes, relativos s Semanas de Trabalho
16
Figura 18 - Vista do separador Excepes
Figura 19 - Vista da janela Detalhes, relativos s Excepes
6.3. Tarefas
Tarefa: Actividade que tem incio e fim. A concluso de uma tarefa importante para a
concluso do projecto. Os projectos so constitudos por tarefas e a tabela de entrada do
Grfico de Gantt o melhor local para as inserir.
Cada tarefa inclui trs informaes essenciais:
ID - Campo de identificao criado automaticamente, representando o nmero da linha
onde se encontra a tarefa.
Nome da Tarefa - Descrio da tarefa a ser executada
Durao - Define quanto tempo essa tarefa demora a ser executada, sendo que pode ser
inserida em 5 unidades: minutos, horas, dias, semanas e meses.
6.3.1. Introduo de Tarefas

Depois de concludas as configuraes iniciada a introduo das tarefas que compem o
projecto. Uma tarefa representa um trabalho a ser realizado ao qual podemos associar um ou
mais recursos (humanos e/ou materiais) e custos. O modo de visualizao mais adequado para
a insero/edio de tarefas o Grfico de Gantt.
17
6.3.1.1. Adicionar Tarefas
Para introduzir tarefas, tem que efectuar os seguintes passos:

1. Na tabela de Entrada, posicione o cursor na clula em branco da coluna Nome da
Tarefa onde quer inserir a tarefa.
2. Insira a descrio da tarefa e clique em na tecla Enter para completar a entrada.
3. De seguida insira a durao (O MS Project considera a durao de 1 dia por defeito).
6.3.1.2. Inserir Tarefas Entre Outras
Caso deseja inserir tarefas entre outras j definidas deve efectuar os seguintes passos:
1. Seleccione a tarefa que pretende que fique depois da tarefa a inserir.
1. Aceda ao menu Inserir e clique na opo Nova Tarefa OU clique no boto direito do
rato e escolha a opo Nova Tarefa.
6.3.1.3. Editar o contedo de uma tarefa
Para editar o contedo de uma tarefa deve ser usada a Barra de entrada do Project:
Para isso,
1. Seleccione a clula contendo o texto a editar
2. Posicione o cursor do rato na Barra de Entrada e edite o contedo;
3. Confirme a alterao atravs do cone ou clicando na tecla Enter.
OU
1. Clique duas vezes (duplo clique) sobre a tarefa a alterar, fazendo aparecer a caixa de
dilogo Informaes sobre a tarefa, composta por 6 separadores onde podemos
encontrar as configuraes de uma tarefa:
18
Separador Geral
Figura 20 Vista do Separador Geral da janela Informaes sobre a tarefa
Campo Descrio
Nome Apresenta o nome da tarefa

Durao Apresenta a durao da tarefa
Percentagem Concluda Determina quanto % da tarefa, j foi executado
Prioridade Define a prioridade da tarefa
Datas Apresenta as datas de incio e fim da tarefa
Ocultar a barra de
Se activo, elimina a exibio desta tarefa no grfico de Gantt
Tarefas
Mostrar a Barra de Se a tarefa fizer parte de uma tarefa sumrio, quando activa, esta
actividade na fase configurao reflecte a barra da tarefa na representao da tarefa sumria
Tabela 3 Descrio dos campos do Separador Geral da janela Informaes sobre a tarefa
Separador Predecessoras
Figura 21 - Vista do Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa
19
Campo Descrio

Predecessoras Apresenta os relacionamentos que a tarefa possui com outra(s) tarefa(s).
Tabela 4 - Descrio dos campos do Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa
Separador Recursos
Figura 22 - Vista do Separador Recursos da janela Informaes sobre a tarefa
Campo Descrio

Recursos Apresenta as quantidades e recursos associados a essa tarefa.
Tabela 5 - Descrio dos campos do Separador Recursos da janela Informaes sobre a tarefa
Separador Avanado
Figura 23 - Vista do Separador Avanado da janela Informaes sobre a tarefa
20
Campo Descrio

Prazo Final Determina at quando a tarefa pode ser concluda
As restries permitem impor limites quanto maneira como o MS Project
Tipo de restrio
calcula as datas de incio e de fim das tarefas.
Tipo de Tarefa Define o tipo da durao da tarefa
Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa, a durao ser reduzida para
Controlada pelo reflectir a adio dos recursos. Se desejar que a durao de uma tarefa
empenho permanea a mesma independentemente dos recursos atribudos, desmarque
esta opo.
Calendrio Determina o calendrio a ser usado pela tarefa
Cdigo EDT Define a estrutura de trabalho da tarefa
Mtodo de valor
Permite avaliar o desempenho da tarefa
cumulado
Marcar a tarefa como Mantm a durao da tarefa, mas apresenta-a em forma de Macro
etapa (Milestone)
Tabela 6 - Descrio dos campos do Separador Avanado da janela Informaes sobre a tarefa
Separador Anotaes
Figura 24 - Vista do Separador Anotaes da janela Informaes sobre a tarefa
Campo Descrio

Anotaes Permite a entrada de texto que ser considerado como nota.
Tabela 7 - Descrio dos campos do Separador Anotaes da janela Informaes sobre a tarefa
21
6.3.1.4. Eliminar Tarefas
Para eliminar uma tarefa ter de seguir os seguintes passos:
1. Seleccionar a linha correspondente tarefa a eliminar
2. Clicar na tecla Delete OU clicar no boto direito do rato e, no menu de acesso rpido
que nos surge seleccionar a opo Eliminar Tarefa OU aceder ao menu Editar e
seleccionar a opo Eliminar Tarefa.
6.3.1.5. Milestones (Tarefas Importantes ou Macros)

Durante o desenvolvimento de um projecto existem momentos que importa realar,
nomeadamente, o trmino de uma fase importante, a concretizao de um evento, etc. No MS
Project podemos especificar cada um destes momentos como tarefas normais, com uma
descrio, e com uma durao de 0 (zero) dias. A estas tarefas d-se o nome de Macro
(Milestone). A Figura 25, apresenta um exemplo de Milestone.
Figura 25 Milestone
6.3.1.6. Tarefas Recorrentes ou Tarefas Peridicas

O recurso Tarefa Recorrente permite inserir uma tarefa que se repete em intervalos
especficos ao longo do projecto. Exemplo: Reunio Semanal de Acompanhamento de
Projectos.
Para Inserir Tarefas Recorrentes, dever seguir os seguintes passos:
1. Coloque o cursor na linha onde a tarefa recorrente deve ser inserida.
2. Aceda ao menu Inserir e clique na opo Tarefa Recorrente e apresentada a
caixa de dilogo da Figura 26.
22
Figura 26 Introduo de uma Tarefa Peridica ou Recorrente
Campo Descrio
Nome da Tarefa Onde dever inserir o nome da Tarefa

Determina quando a tarefa ocorre: Diariamente, Semanalmente,
Padro de Recorrncia
mensalmente, anualmente e o tipo de repetio.
Define o inicio da ocorrncia, e quantas vezes se deve repetir ou at quando
Intercalo de ocorrncia
se deve repetir.
Calendrio Define qual o calendrio a ser aplicado
Tabela 8 - Descrio dos campos da Janela Informaes sobre Tarefas Recorrentes
Ao criar uma tarefa recorrente, O MS Project cria uma Tarefa sumrio, que agrupa todas as
tarefas recorrentes, conforme poder visualizar na Figura 27.
Figura 27 Tarefa Sumrio originria da criao de uma tarefa Peridica
23
7. Constrangimentos (Restries) nas tarefas

Depois de definidas tarefas, podem ser associados constrangimentos a cada uma delas. Para
isso, clicamos com o boto direito do rato na tarefa que pretendemos associar um
constrangimento e escolhemos Informaes sobre a Tarefa. No quadro que nos aparece,
seleccionamos o separador Avanadas o qual tem um campo denominado Tipo de
Restrio. Esse campo tem vrias opes divididas por duas categorias: Constrangimentos
Flexveis e Constrangimentos Absolutos.
Constrangimentos Flexveis indicam datas a partir das quais as tarefas podem comear ou
devem terminar:
O Mais Cedo Possvel (As Soon As Possible) a tarefa deve comear o mais cedo
possvel;
O Mais Tarde Possvel (As Late As Possible) a tarefa deve comear o mais tarde
possvel;
No Iniciar Antes De (Start No Earlier Than) a tarefa deve iniciar-se depois de uma
data especfica;
No Concluir Antes De (Finish No Earlier Than) a tarefa deve terminar depois de
uma data especfica;
No Iniciar Depois De (Start No Later Than) a tarefa deve iniciar-se antes de uma
data especfica;
No Concluir Depois De (Finish No Later Than) a tarefa deve terminar antes de uma
data especfica.
Constrangimentos Absolutos obrigam as tarefas a comear ou a terminar numa data fica:

Tem de Iniciar A (Must Start On) Obrigatoriamente, a tarefa deve comear antes da
data indicada;
Tem de Concluir A (Must Finish On) Obrigatoriamente, a tarefa deve terminar antes
da data indicada.
Dadas estas descries, escolhemos o constrangimento de acordo com o comportamento

pretendido para a tarefa em causa.
Ao definir constrangimentos para as tarefas aparece-nos um cone junto s tarefas na nossa
vista. Esse cone, como se pode ver na Figura 28, pode tomar duas cores: vermelho (indicao
de que o constrangimento absoluto) ou azul (indicao de que o constrangimento flexvel).
24
Figura 28 - Constrangimentos Flexveis e Absolutos
Os constrangimentos especificados nas tarefas so sempre respeitados, a menos que se d a

indicao de no obrigatoriedade. Para tal, selecciona-se o menu Ferramentas + Opes, de
seguida selecciona-se o separador Cronograma. Desmarcamos ento a opo As datas
impostas sero sempre respeitadas.
25
8. Tipos de Tarefas (quanto durao)

A durao de cada tarefa determinada pela disponibilidade de recursos e, mais importante
ainda, pela frmula:
Durao = trabalho/recursos
Em que:
Durao: o tempo de trabalho entre o incio e trmino de uma tarefa
Trabalho: a quantidade de esforo, medida em unidades de tempo (ex. horas por dia),
que um recurso precisa para completar uma tarefa.
Unidade (de recurso): Indica o quanto de tempo disponvel de um determinado recurso
(de acordo com o calendrio do recurso) est a ser usado para trabalhar numa atividade
especfica.
Existem trs tipos de tarefas no que diz respeito durao:

- Fixed Units - Unidades Fixas (padro)
- Fixed Duration - Durao Fixa
- Fixed Work - Trabalho Fixo
8.1. Durao Fixa

Quando definimos uma atividade como durao fixa, estamos a afirmar que a durao de uma
atividade no muda.
Exemplo Prtico:
Vamos supor que se atribuem dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4
dias.
Posteriormente, vamos atribuir outros dois pintores em tempo integral.O Project define as
unidades para cada pintor com 50%, porque quatro pintores s precisam trabalhar meio-
perodo para terminar as paredes em 4 dias.
Se ajustarmos a durao da tarefa, o Project calcular o trabalho.
26
8.2. Trabalho Fixo
Usamos o trabalho fixo quando queremos que a quantidade de trabalho permanea constante,
independentemente de qualquer mudana na durao da atividade ou na unidade de recurso
utilizada.
Exemplo prtico:
Se atribuir dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias e depois atribusse
tarefa outros dois pintores em tempo integral, o Project reduziria a durao para 2 dias. Se
ajustasse a durao da tarefa, o Project ajustar as unidades de cada recurso.
Por exemplo, se aumentar agora a durao, de 2 dias para 4 dias, o Project definir as
unidades de cada recurso com 50%, de modo que cada recurso trabalhe somente meio-
perodo.
8.3. Unidade Fixa

o tipo padro do Project. Quando no define com que tipo de tarefa est a trabalhar, o
Project define que por defeito a tarefa do tipo Unidade Fixa.
Usamos unidade fixa quando queremos que a percentagem de tempo de trabalho disponvel
que um recurso gasta numa tarefa permanea constante.
Exemplo Prtico:
Vamos supor que atribumos dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias.
Se atribuirmos posteriormente outros dois pintores em tempo integral, o Project reduzir a
durao para 2 dias.
8.4. Alterar o tipo de durao de uma tarefa

1. Seleccione as tarefas que deseja alterar.
2. Clique duas vezes (duplo clique) sobre as tarefas seleccionas, ou seleccione no menu
Projecto a opo Informaes sobre o projecto.
3. Seleccione, na caixa de dilogo apresentada na Figura 29 a opo Avanado.
27
Figura 29 Janela Informaes sobre a tarefa
4. No campo tipo de tarefa seleccione o tipo desejado e clique no boto OK.
28
9. Relacionar Tarefas de um projecto

Em praticamente todos os projectos, as tarefas no so iniciadas todas ao mesmo tempo.
Salvo raras excepes, as tarefas que compem um projecto so executadas numa
determinada ordem, ou relacionadas com outras tarefas. No MS Project podemos definir esse
relacionamento entre tarefas.
Quando cria uma lista de tarefas para desenvolver um projecto, repare que todas as tarefas
tm inicio na mesma data, que seria a data de incio do projecto (ver Figura 30).
Figura 30 Tarefas de um projecto antes de inserir relaes
9.1. Tipos de Relacionamentos

Existem 4 tipos de relaes entre as tarefas, como se pode visualizar Tabela 9.
Apresentao no Grfico
Tipo de Relacionamento Descrio
de Gantt
Trmino a Incio (TI) Uma determinada tarefa no se pode

(Finish-to-start) iniciar sem que outra seja concluda
Uma tarefa no se pode iniciar sem que

Incio-a-Incio (II) outra o tenha sido. Esta situao ocorre
(Start-to-Start) quando se pretende que dias tarefas
ocorram em simultneo
Trmino-a-Trmino (TT) Uma tarefa no pode ser concluda sem

(Finish to Finish) que outra o tenha sido tambm.
Inicio-to-Termino (IT) Uma tarefa s pode ser concluda deps de

(Start-to-Finish) outra se ter iniciado.
29
Tabela 9 Tipos de relacionamentos e Descrio
9.2. Criar Relacionamentos entre tarefas

Para criarmos um relacionamento entre tarefas, necessrio vincular as tarefas que possuem
relacionamento entre si e clicar no cone .
O relacionamento padro criado com esta operao do tipo Finish to - Start.
Para adicionar outro tipo de relacionamento existem duas formas possveis:
1. Na coluna predecessoras, aps introduzir o ID da tarefa com o qual o relacionamento
est criado, escrever a sigla do relacionamento desejado.
2. Seleccionar a tarefa onde se pretende criar o relacionamento e clicar na opo
Informaes sobre a tarefa existente no menu Projecto. Esta opo apresenta uma
caixa de dilogo onde devemos clicar no separador Predecessoras:
Figura 31 Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa
Esta caixa de dilogo apresenta o nome e a durao da tarefa selecciona e, atravs da grelha
apresentada, permite associar tarefas e escolher o tipo de relacionamento.
Depois de relacionar as tarefas podemos sobrep-las ou atrasa-las, atravs do tempo de
retardo ou tempo de avano.
9.2.1. Latncia Tempo de retardo

utilizado quando necessrio um atraso entre o terminar de uma tarefa e o comear da
prxima. indicado por um nmero positivo (usando as mesmas unidades de tempo) ou
como percentagem, preenchendo o campo Latncia na caixa de dilogo Informaes da
tarefa.
30
O resultado poder posteriormente verificar-se na coluna Predecessoras da tabela de entrada
do trgico de Gantt como poder visualizar Figura 1.
Figura 32 - Exemplo do Uso do Tempo de Atraso
9.2.2. Latncia Tempo de Avano

utilizado quando possvel sobrepor duas tarefas, ou seja, podem ser realizadas ao mesmo
tempo. indicado por um nmero negativo (usando as mesmas unidades de tempo) ou como
uma percentagem negativa, preenchendo o campo Latncia na caixa de dilogo
Informaes da tarefa.
31
10. Hierarquias de tarefas (Tarefas resumo)

Este recurso de estruturao de tarefas, ajuda a organizar as tarefas de acordo com o seu grau
de importncia. Com a estruturao podemos distinguir nveis de recuo, como ocultar tarefas
subordinadas resumindo assim o projecto.
10.1. Baixar o nvel de uma tarefa

Para baixar o nvel de uma tarefa ter de efectuar os seguintes passos:
1. Seleccionar as tarefas que deseja baixar de nvel, no seleccionando a tarefa principal
(ver Figura 33):
Figura 33 Seleco de tarefas
2. Clicar sobre o cone Recuo que se encontra na barra de ferramentas, ou no comando

Projecto + Estrutura de Tpicos + Recuo (ver Figura 34).
Figura 34 Aspecto de uma tarefa resumo no grfico de Gantt
de notar que as tarefas seleccionadas foram rebaixadas e a tarefa que as antecedia

transformou-se na tarefa de resumo, sendo assim, as tarefas rebaixadas tornam-se
subordinadas e essa tarefa de resumo.
32
10.2. Elevar o nvel de uma Tarefa
Para elevar o nvel de uma tarefa ter de efectuar os seguintes passos:
1. Seleccione as tarefas que deseja elevar o nvel;

2. Clique no cone Recuo para a esquerda , ou no comando Projecto + Estrutura de
Tpicos + Recuo para a Esquerda.
10.3. Ferramentas de Estruturao de nveis

Na Barra de ferramentas Padro, encontramos os cones que representam as ferramentas de
Estruturao de nveis.
Recuo A cada clique, rebaixa a tarefa em um nvel
Elevar A cada clique, eleva a tarefa em um nvel
Mostrar Subtarefas Mostra as subtarefas da tarefa activa
Ocultar Subtarefas Oculta as subtarefas da tarefa Activa
Mostrar Mostra todas a tarefas ou subtarefas ou o nvel seleccionado
Tabela 10 Descrio das ferramentas de Estruturao de nveis
10.4. EDT Estrutura de Trabalho

A EDT a numerao que apresenta os nveis de recuo das tarefas do projecto. um campo
armazenado pelo Project, que pode ser visualizado sempre que solicitado.
10.4.1. Mostrar a EDT juntamente com a descrio das tarefas

Para mostrar a EDT juntamente com a descrio das tarefas ter de seguir os seguintes passos:
1. Selecciona a opo Ferramentas + Opes.
2. No separador Exibir, active a opo Mostrar nmeros da estrutura de tpicos.
O resultado obtido pode visualizar na Figura 34.
Figura 35 - EDT juntamente com a descrio das tarefas
33
10.4.2. Mostrar o EDT no lugar do ID
Para evitar a confuso entre ID e EDT, podemos colocar a EDT no lugar do ID. Para isso
teremos de personalizar a tabela de dados activa.
Para isso:
1. Seleccionar a opo Exibir + Tabela de Entrada + Mais tabelas.
2. Na caixa de dilogo apresentada, clicar no boto Editar, de modo a podermos alterar as
informaes da tabela. A janela que nos surge de seguida a apresentada na Figura 36.
Figura 36 Janela de Personalizao da tabela de entrada
3. Com o campo ID seleccionado, clicar na seta que apresentada no campo, para

visualizar todos os campos disponveis.
4. Seleccionar o campo EDT. Automaticamente o EDT substitui o ID.
5. Clicar no boto OK.
O resultado poder ser visualizado na Figura 37.
Figura 37 - EDT no lugar do ID
34
11. Recursos
Os recursos so equipamentos e pessoas necessrias para completar as tarefas. O Project
armazena informaes sobre cada recurso com o objectivo de acompanhar as horas, custos e o
efeito que cada recurso tem sobre o projecto.
Para visualizar as informaes de cada recurso, seleccionamos a opo Folha de recursos
existente na barra de modos de visualizao que se encontra esquerda da pgina (ver Figura
38).
Figura 38 - Vista da folha de Recursos
Campo Descrio
Nome do Recurso Nome dado ao recurso

Trabalho para identificar pessoas, equipamentos ou as facilidades
que so atribudas a uma tarefa e no consumidas durante a execuo
da mesma.
Tipo
Material para identificar os recursos consumveis, tais como o ao,
que devem ser usadas na realizao do projecto.
Custo para identificar os artigos oramentais
Unidade do Material Identificao do utilizador
Iniciais Nome abreviado do recurso
Grupo Pode-se atribuir os recursos a grupos para facilitar futuros relatrios
Unid. Mximas A quantidade total de unidades de recurso disponvel
Taxa Padro O custo padro definido pelas unidades de medida da durao
Taxa h. extra O custo da hora extra
Custo/uso O custo por cada vez que o recurso utilizado (fixo)
Acumular Especifica quando os custos so acumulados
Calendrio Base Calendrio utilizado no recurso
Cdigo Permite a definio de um cdigo que pode ser utilizado para ordenao.
Tabela 11 Descrio dos Campos da Folha de Recursos
Para introduzir dados na Folha de Recursos basta clicar na clula onde pretende inserir e de
seguida escrever.
35
11.1. Atribuir Recursos a Tarefas
1. Seleccione o cone ou a opo Ferramentas + Redistribuir Recursos. Em ambos
os casos apresentada a seguinte caixa de dilogo apresentada na Figura 39.
Figura 39 Janela de Atribuio de Recursos
2. Clique na tarefa que receber o recurso

3. Clique no recurso que ser destinado e clique no boto Atribuir.
11.2. Substituir Recursos
1. Seleccione o cone .
2. Seleccione a tarefa que possui o recurso que deve ser substitudo;
3. Seleccione o recurso que deseja substituir;
4. Clique no boto Substituir;
5. Com esta operao surge uma caixa de dilogo em que deve seleccionar o novo recurso
a associar tarefa e de seguida clique em OK.
11.3. Remover Recursos

1. Seleccione o cone .
2. Seleccione a tarefa que possui o recurso que deve ser removido.
3. Seleccione o recurso que deseja remover
4. Clique no boto Remover.
OU
36
Elimine a definio do recurso da coluna Nomes dos Recursos que se encontra na tabela
de entrada do grfico de Gantt.
11.4. Atribuir Recursos a vrias tarefas em simultneo

1. Seleccione todas a tarefas que iro receber o recurso.
2. Seleccione o comando .
3. Seleccione o recurso que deseja atribuir.
4. Clique no boto Atribuir.
37
12. Caminho Critico

O caminho crtico constitudo por uma ou mais tarefas que devem ser concludas
atempadamente para que o projecto no sofra atrasos, ou seja, para que possa ser concludo
dentro do prazo previsto. As tarefas que constituem o caminho crtico denominam-se tarefas
crticas e, normalmente, um atraso na sua concluso implica o atraso de todo o projecto. Uma
tarefa deixa de ser crtica quando est marcada como concluda pois, nesta situao, j no
pode afectar a concluso de tarefas sucessoras ou a data de concluso do projecto.
Para visualizar o caminho crtico do projecto acedemos ao menu Exibir e opo Mais
Modos e Exibio. Seleccionamos a opo Gantt Detalhado e clicamos no boto Aplicar.
As tarefas crticas passam a ser visualizadas a vermelho e as no crticas a azul.
As tarefas no crticas tm uma folga que est representada a verde e com o nmero de dias
possvel. Os dias de folga correspondem aos dias que uma tarefa se pode atrasar sem que tal
tenha implicaes no trmino do projecto.
Existem dois tipos de folga:

Folga Livre tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem que tal comprometa a
data de inicio da tarefa seguinte;
Folga Total tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem comprometer a
data de fim do projecto.
Para visualizar estes dois tipos de folgas das tarefas, temos de ter seleccionado a vista Gantt
Detalhado como explicado anteriormente. De seguida, no menu Exibir, seleccionamos a
opo Tabela - Cronograma.
Nesta tabela podemos verificar a existncia de duas colunas que correspondem exactamente a
estes dois tipos de folga (Figura 40).
Figura 40 - Caminho Critico, Folga Livre e Folga Total das tarefas
38
13. Tabelas
A quantidade de campos de dados disponvel em cada tarefa e recurso muito grande para
que seja apresentada simultaneamente, apesar de que seria mais til ver toda a informao ao
mesmo tempo. O Project permite que os utilizadores decidam quais os campos que desejam
utilizar num determinado momento.
Cada conjunto de campos denominado de Tabela, e so fornecidas 15 tabelas definidas,
estando por defeito, 9 delas relacionadas no menu Tabelas. Alm disso, os utilizadores podem
criar sua prpria definio de tabela personalizada, incluindo opes de formatao.
13.1. Tabelas de Campos de Tarefas

Para alternar entre as diversas tabelas de campos de tarefas teremos que seguir os seguintes
passos:
1. Seleccione qualquer modo de visualizao de tarefas (Exemplo: Grfico de Gantt, Uso
da Tarefa)
2. Seleccione o comando Exibir + Tabela.
3. Seleccione uma das tabelas que se encontram no menu principal ou seleccione a Opo
Mais Tabelas para visualizar todas as tabelas predefinas do MS Project (ver Figura 41).
Figura 41 Janela contendo todas as tabelas de Tarefas do MS Project
4. Escolha a tabela desejada e clique no boto Aplicar.
39
13.2. Tabela de Campos de recursos
Para alternar entre as diversas tabelas de campos de recursos ter que seguir os seguintes
passos:
1. Seleccione qualquer modo de visualizao de recursos (Exemplo: Grfico de recursos,
Folha de recursos)
3. Seleccione uma das tabelas que se encontram no menu principal ou seleccione a Opo
Mais Tabelas para visualizar todas as tabelas predefinas do MS Project (ver Figura 42)
Figura 42 - Janela contendo todas as tabelas de Recursos do MS Project
4. Escolha a tabela desejada e clique no boto Aplicar.
13.3. Personalizar uma Tabela j existente

A partir de uma tabela j existente, podemos efectuar alteraes para adapt-la s
necessidades do utilizador, como por exemplo, inserir ou apagar campos.
Para isso:
2. No submenu seleccione a opo Mais Tabelas. apresentada a seguinte caixa de
dilogo mostrada na Figura 43 com todas as tabelas existentes no MS Project.
Figura 43 Janela Mais Tabelas
40
3. Seleccione a tabela a alterar.
4. Clique no boto Editar
Figura 44 Janela de Personalizao de uma tabela j existente
5. Efectue as alteraes desejadas e clique no boto OK.
13.4. Criar uma Nova Tabela

O Project permite criar uma Nova Tabela com as informaes desejadas pelo utilizador,
mantendo intactas as tabelas existentes por defeito no Project.
Para isso:
2. No submenu seleccione a opo Mais Tabelas. apresentada a caixa de dilogo
apresentada na Figura 45.
Figura 45 - Janela Mais Tabelas
3. Clique no boto Nova para aparecer a caixa de dilogo visualizada na Figura 46.
41
Figura 46 - Janela de Configurao de uma nova Tabela
4. No campo Nome escreva o nome desejado para a tabela.

5. Preencha a coluna Nome do Campo com os campos desejados.
6. Clique no boto OK.
A tabela criada apresentada agora na listagem de tabelas do MS Project no projecto onde se

encontra a trabalhar.
13.5. Modelo GLOBAL.MPT

As tabelas alteradas e as novas criadas so mantidas apenas no ficheiro em questo.
Mas se o utilizador estiver interesse de manter essas alteraes para todos os ficheiros a criar
no Project, pode armazen-las no padro do Project. Para isso:
2. No submenu seleccione a opo Mais Tabelas. apresentada a caixa de dilogo
apresentada na Figura 47.
3. Clique no boto Organizador (ver Figura 48)
42
Figura 48 Janela do Organizador
4. No separador Tabelas, no lado direito da janela, temos todas as aces efectuadas no

documento, incluindo a alterao e criao de uma nova tabela.
5. Seleccione a tabela que pretende disponibilizar para todos os ficheiros e clique no boto
Copiar.
43
14. Filtros
Um projecto pode conter vrias pginas com detalhes, dificultando por vezes a localizao
precisa de uma informao especfica. O Project oferece um sistema de filtros que serve para
seleccionar e mostrar grupos de tarefas de acordo com o critrio determinado pelo utilizador.
O Project contm vrios filtros para os modos de tarefas e de recursos, Alm disso, oferece ao
utilizador a capacidade de determinar as suas prprias definies personalizadas.
14.1. Aplicar um Filtro de Tarefas

1. Seleccione qualquer modo de visualizao de tarefas (Exemplo: Grfico de gantt, Uso
da Tarefa)
2. Seleccione o comando Projecto + Filtro Para
3. Escolha um dos filtros apresentados no menu principal (ver Figura 49).
Figura 49 - Menu "Filtros Para" de Tarefas
OU
Seleccione a opo Mais Filtros, para obter a lista completa dos filtros existentes conforme
poder visualizar na Figura 50.
44
Figura 50 Lista dos filtros de tarefas existentes no MS Project
OU
Active a opo AutoFiltro, que mostra uma seta direita de cada campo para filtragem
rpida, baseada nas informaes existentes nos campos (ver Figura 51).
Figura 51 - Aplicao da opo AutoFiltro
14.2. Aplicar filtros de recursos

1. Seleccione qualquer modo de visualizao de recursos (Exemplo: Grfico de recursos,
Folha de recursos)
2. Seleccione o comando Projecto + Filtro Para
3. Escolha um dos filtros apresentados no menu principal
Figura 52 - Menu "Filtros Para" de Recursos
OU
45
Seleccione a opo Mais Filtros, para obter a lista completa dos filtros existentes:
Figura 53 - Lista dos filtros de recursos existentes no MS Project
14.3. Criar Filtros

O Project tambm permite criar filtros personalizados, com os parmetros que lhe forem
convenientes. Para isso:
1. Seleccione o menu Projecto + Filtro Para.
2. No submenu, seleccione a opo Mais Filtros.
3. Na caixa de dilogo Mais Filtros, seleccione a opo Novo. apresentada a caixa de
dilogo apresentada na
Figura 54 Janela de Definio de um Filtro
Nome do Campo Descrio
Nome Define o nome do filtro que est a ser criado

Se activo, determina que o filtro em questo, ser apresentado no
Mostrar no Menu
submenu da opo Filtrar Para do menu Projecto.
Recortar Linha Corta uma linha de condies do filtro
Filtro Copiar Linha Copia uma linha de condies j existente
Colar Linha Cola uma linha de condies anteriormente copiada
46
ou cortada
Inserir Linha Insere uma linha em branco, para a definio de
uma condio
Excluir Linha Elimina uma linha de condies
Nesta tabela onde podemos ver os campos E/OU, NOME DO
rea de Dados CAMPO, VALOR(ES) e, executamos o processo de entrada de
condies do nosso filtro
Tabela 12 Descrio dos campos da janela de criao de filtros
4. Construa todas a condies desejadas para o seu filtro e clique no boto OK.
47
15. Controlo do Projecto
Para visualizar os custos de um projecto acedemos janela Estatsticas (ver Figura 55), que
pode ser acedida no menu Projecto + Informao do Projecto clicando no boto
Estatsticas.
Figura 55 Janela de visualizao dos custos de projecto
Nesta janela podemos visualizar o custo, durao e horas de trabalhado que derivam do
planeamento do projecto, bem como visualizar os mesmos dados actuais (desde o inicio do
projecto at data em que estamos a visualizar esta informao).
48
16. Insero de um custo fixo

Ao utilizar o MS Project podemos definir custos fixos para as tarefas e para o prprio
projecto.
Essa definio poder ser feita de duas formas:
16.1. Inserir custos fixos em tarefas

Para inserir custos fixos nas tarefas os passos a seguir so os seguintes:
1. No menu Ver, clique em Grfico de Gantt;
2. No menu Ver, aponte o rato para a opo Tabela e clique em Custo.
3. Seleccione de seguida a tarefa para a qual deseja inserir um Custo Fixo e, no campo
Custo Fixo, escreva o valor de custo fixo pretendido.
16.2. Inserir custo fixo no projecto

No caso de se pretender inserir um custo fixo para todo o projecto (por exemplo, se estiver
interessado apenas nos custos gerais do projecto, e no nos custos ao nvel das tarefas, ou se
quiser adicionar os custos com despesas gerais do projecto), aceda ao menu Ferramentas +
Opes e clique no separador Ver, e activa-se a caixa de seleco Mostrar tarefa sumrio
projecto (ver Figura 56), clique em seguida no boto OK. De seguida seleccione a tarefa que
representa todo o projecto (tarefa de resumo do projecto acabada de adicionar) e, no campo
Custo Fixo, escreva o valor de custo fixo pretendido.
49
Figura 56 - Janela de adio de tarefa de resumo do Projecto
50
17. Plano Base

Aps a definio do projecto ou quando este se encontra numa fase em que se deseja fixar o
seu estado, podemos criar o chamado Plano Base (Linha de Base). Esta funcionalidade
permite que, a qualquer momento, possamos comparar a situao do plano de base com a
situao actual.
17.1. Gravar o plano Base

Para gravar um plano base acedemos ao menu Ferramentas + Controlo + Definir Linha
Base. Surge-nos a caixa de dilogo apresentada na Figura 57.
Figura 57 Janela Definir Linha de Base
Aqui, decidimos se queremos guardar um Plano Base ou se queremos guardar um Plano

Intermdio (em que se gravam apenas as datas de incio e de fim das tarefas). Depois de
escolhida a nossa opo, indicamos se pretendemos guardar os dados de todo o projecto ou
apenas para as tarefas seleccionadas.
17.2. Visualizar um plano base

Em qualquer momento podemos visualizar um plano base anteriormente definido. Para tal:
1. Aceda ao menu Exibir + Gantt Detalhado.
2. De seguida, escolha a opo Exibir + Tabela + Mais Tabelas.
51
3. No quadro que nos aparece (ver Figura 58), seleccionamos a opo Plano Base (Linha
Base) e carregamos em Aplicar.
17.3. Eliminar um Plano Base

Para eliminar um plano Base ter que seguir os seguintes passos:
1. Aceda ao menu Ferramentas + Controlo
2. Escolha a opo Limpar Plano Base ou Limpar Linha de Base.
Figura 59 Janela Eliminar Linha de Base
3. No quadro que nos aparece (ver Figura 59) seleccionamos o plano base a eliminar a
clicamos no boto OK.
52
18. Acompanhamento da Evoluo das tarefas

Aps o projecto ter sido iniciado, este deve ser constantemente actualizado. O projecto
disponibiliza duas opes de actualizao:
Actualizar Tarefas que permite uma actualizao mais especfica de uma nica ou
mltiplas tarefas.
Actualizar Projecto que permite uma actualizao geral mais ampla das tarefas
seleccionadas ou de todo o projecto.
18.1. Actualizar tarefas

Para actualizar tarefas, ter de efectuar as seguintes operaes:
1. Seleccione a tarefa ou tarefas que deseja actualizar.
2. Seleccione no menu Ferramentas a opo Controlo;
3. No submenu resultante, seleccione a opo Actualizar Tarefas. De seguida deparar-se-
com a janela visualizada na Figura 60.
Figura 60 Actualizar Tarefas
Campo Descrio
Nome Apresenta a descrio da tarefa
Durao Define a durao da tarefa
% Concluda Permite a insero da percentagem de tarefa que j foi executada
Valor que a percentagem de tarefa concluda representa sobre a durao da
Durao Real
tarefa.
O Project calcula automaticamente, baseando-se na durao menos a durao
Durao Restante
real.
Real Define a data real de inicio e fim do projecto.
Actual Apresenta as datas de inicio e fim do projecto determinadas inicialmente.
Anotaes Permite a entrada de notas na tarefa.
Tabela 13 - Descrio dos campos da janelaActualizar Tarefas
4. Preencha as opes desejadas e clicar no boto OK.

53
18.2. Actualizar Projecto
Para actualizar o projecto, ter de efectuar as seguintes operaes:
1. Seleccione no menu Ferramentas a opo Controlo;
2. No submenu resultante, seleccione a opo Actualizar Projecto. De seguida deparar-se-
com a janela visualizada na Figura 61.
Figura 61 Actualizar Projecto
Campo Descrio
Actualizar trabalho como

Determina at que data as tarefas devem ser actualizadas
concludo at
Definir 0% a 100% concludo Actualizar as tarefas entre 0% e 100%
Definir somente 0% ou 100%
Actualizar as tarefas com 0% ou 100%
concludo
Reagendar trabalho no
{como o prprio nome indica}
concludo para iniciar aps:
Para: Determina o que ser actualizado
Tabela 14 - Descrio dos campos da janelaActualizar Projecto
3. Seleccione as opes desejadas e clicar no boto OK.
54
19. Personalizao do documento

Podemos personalizar o documento do projecto em diversos aspectos. Podemos definir como
vai ficar numa pgina depois de impresso o documento, e podemos definir tambm toda a
informao inicial e de suporte ao projecto. Para o primeiro, os passos a seguir so
exactamente os mesmos que executamos em qualquer aplicao do Microsoft Office:
acedemos ao menu Arquivo + Configurar Pgina. No ecr que nos surge podemos definir
desde a orientao do documento, escala com que ser impresso, tamanho do papel onde ser
impresso, tamanho das margens, cabealhos e rodaps, legendas, at mesmo pr-visualizar a
impresso do documento.
Para o segundo, existem variados itens a personalizar como por exemplo a vista que aparece
por defeito quando abrimos ou criamos um projecto, o tipo de calendrio a usar, definio da
moeda a usar, bem como outras opes. Para acedermos a estas opes, acedemos ao menu
Ferramentas + Opes + Separador Exibir.
55
20. Relatrios
Depois de planeado o projecto, podemos imprimir variados relatrios/mapas pr-definidos.
20.1. Impresso de Relatrios

Para os visualizar/imprimir os relatrios acedemos ao menu Relatrio + Relatrios,
seleccionamos o tipo de relatrio pretendido e clicamos no boto em Seleccionar.
O Project possui vrios relatrios definidos que oferecem informaes em 6 reas gerais:
Viso geral, Actividade actuais, Custos, Atribuies, Carga de trabalho e uma opo
personalizado, onde o utilizador pode criar o seu prprio formato relatrio (ver descrio na ).
Relatrio Descrio
Este relatrio mostra informaes sobre o todo o projecto, incluindo tarefas cruciais,
Viso Geral
tarefas resumo, acontecimentos importantes e informaes sobre o planeamento.
Este relatrio mostra informaes sobre as tarefas, como por exemplo: tarefas que
Actividade Actuais ainda no foram iniciadas, em desenvolvimento, completas, para serem iniciadas,
atrasadas, etc.
Este relatrio mostra todas as informaes sobre o custo, incluindo tarefas e recursos
Custos
que ultrapassaram o oramento.
Atribuies Este relatrio mostra as informaes dos recursos atribudos ao projecto.
Carga de Trabalho Este relatrio mostra a utilizao das tarefas e informaes sobre o uso dos recursos.
Personalizadas Permite que o utilizador crie relatrios personalizados.
Tabela 15 Descrio dos 6 tipos de relatrios predefinidos no MS Project
20.2. Escolher relatrio a utilizar

1. Aceda no menu Relatrio opo Relatrios (ver resultado na Figura 62).
Figura 62 - Janela de seleco de relatrios
56
2. Seleccione o tipo de relatrio desejado e, de seguida clique no boto Seleccionar (ver
resultado na Figura 63).
Figura 63 - Janela de seleco de subtipos de relatrios
3. Seleccione o subtipo de relatrio desejado a clique no boto Seleccionar.

4. Depois de seleccionado o subtipo, o Project apresenta uma visualizao do relatrio (ver
Figura 64).
Figura 64 Pr-visualizao de um relatrio
5. Clique em:
o Configurar Pgina para efectuar configuraes de impresso
o Imprimir para imprimir o relatrio
o Fechar para fechar e visualizao e voltar para o projecto
57
20.3. Personalizar um relatrio j existente
1. Aceda no menu Relatrio opo Relatrios;
2. Seleccione a opo Personalizados (ver resultado Figura 65).
Figura 65 - Relatrios Personalizados
3. Seleccione o relatrio que deseja alterar e clique no boto Editar. apresentada uma
caixa de dilogo com diferentes separadores com configuraes (ver Figura 66, Figura
67, Figura 68):
Figura 66 Configurao de um relatrio - Definio
58
Figura 67 - Configurao de um relatrio - Detalhes
Figura 68 - Configurao de um relatrio - Classificar
4. Seleccione as opes desejadas e clique no boto OK.
20.4. Criar um Relatrio Personalizado

Os passos necessrios para a criao de um relatrio personalizado so:
1. Aceda no menu Relatrio opo Relatrios;
2. Seleccione a opo Personalizados e clique no boto Seleccionar.
3. Clique no boto Novo. Surge a caixa de dilogo apresentada na Figura 69 que permite
seleccionar o tipo de relatrio que se pretende criar.
59
Figura 69 Caixa de dilogo Tipo de relatrio
4. Depois de seleccionar o tipo desejado, clique em OK.

5. Na caixa de Relatrio da tarefa, defina as opes do relatrio e clique em OK.
60

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13. Tabelas .................................................................................................................................... 39

Figura 31 Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa ......................................... 30

2. Caractersticas Bsicas do MS Project

3. Interface Grfica do MS Project

3.1. Abrir o Microsoft Project

Para abrir o programa:

seguida clique no cone:

3.2. O Ambiente de Trabalho do MS Project

O Microsoft Project tem um ambiente de trabalho em tudo idntico s restantes

Figura 1 Aspecto geral do MS Project

4.1. Guardar Projecto

Figura 2 - Caixa de dilogo Salvar Como

4.1.2. Guardar Como

4.2. Abrir um projecto existente

1. Na barra de menus seleccionar a opo Arquivo + Abrir,

Para criar um novo projecto, existem duas opes:

Figura 3 - Criao de um novo projecto

4.4. Fechar um Projecto

Clique no cone , existente no canto superior direito da pgina contendo o projecto.

4.5. Fechar o Microsoft Project

Figura 4 - Vista do modo Calendrio

5.2. Diagrama de Rede

Figura 5 - Vista do modo Diagrama de rede

5.3. Gantt de Controlo

Figura 6 - Vista do modo Gannt de Controlo

Figura 7- Vista do modo Grfico e Gantt

5.5. Uso da Tarefa

Figura 8 Vista do modo Uso da Tarefa

Figura 9 Vista do modo de grfico de recursos

5.7. Folha ou Planilha de Recursos

Figura 10 Vista de modo Folha de Recursos

Figura 11 - Vista do modo Uso dos Recursos

5.9. Mais Modos de Visualizao

Figura 12 - Janela Informaes sobre o projecto

Figura 13 - Janela Estatsticas

Tabela 1 - Descrio dos campos da janela Informaes sobre o Projecto

6.2.1. Definio do Calendrio

Figura 14 - Caixa de dilogo Alterar Tempo til

Para Calendrio Indica o calendrio em questo.

Figura 15 Caixa de dilogo Criar novo calendrio Base

Figura 16 Vista do separador Semanas de Trabalho

Figura 17 Vista da janela Detalhes, relativos s Semanas de Trabalho

Figura 18 - Vista do separador Excepes

Figura 19 - Vista da janela Detalhes, relativos s Excepes

6.3.1. Introduo de Tarefas

Para introduzir tarefas, tem que efectuar os seguintes passos:

6.3.1.2. Inserir Tarefas Entre Outras

6.3.1.3. Editar o contedo de uma tarefa

Figura 20 Vista do Separador Geral da janela Informaes sobre a tarefa

Nome Apresenta o nome da tarefa

Figura 21 - Vista do Separador Predecessoras da janela Informaes sobre a tarefa

Nome Apresenta o nome da tarefa

Figura 22 - Vista do Separador Recursos da janela Informaes sobre a tarefa

Nome Apresenta o nome da tarefa

Figura 23 - Vista do Separador Avanado da janela Informaes sobre a tarefa

Nome Apresenta o nome da tarefa

Figura 24 - Vista do Separador Anotaes da janela Informaes sobre a tarefa

Nome Apresenta o nome da tarefa

6.3.1.5. Milestones (Tarefas Importantes ou Macros)

6.3.1.6. Tarefas Recorrentes ou Tarefas Peridicas

Figura 26 Introduo de uma Tarefa Peridica ou Recorrente