MANUAL DE SISTEMA

AD OFFICE
Verso: 1.2 R81
Contedo
Consideraes Iniciais ............................................................................................................... 4
Acessando o Sistema ................................................................................................................ 4
Configurao de Banco de Dados ....................................................................................... 4
Login ......................................................................................................................................... 5
Tela Inicial do Sistema........................................................................................................... 6
Cadastros..................................................................................................................................... 6
Gerenciando Colaboradores................................................................................................. 7
Categorias de Colaboradores ........................................................................................... 7
Cadastrando novo Colaborador ....................................................................................... 8
Editando Informaes de Colaborador ......................................................................... 11
Gerenciamento de Fornecedores ...................................................................................... 13
Tipos de Fornecedores .................................................................................................... 13
Cadastrando novo Fornecedor ....................................................................................... 14
Editando Informaes de Fornecedor ........................................................................... 14
Gerenciando Tipos de Projetos .......................................................................................... 15
Cadastrando novo Tipo de Projeto ................................................................................ 16
Adicionando Fases ........................................................................................................... 16
Removendo Fases ........................................................................................................... 17
Editando Fases ................................................................................................................. 17
Reordenando Fases......................................................................................................... 18
Gerenciamento de Clientes .................................................................................................... 18
Cadastrando novo Cliente ............................................................................................... 19
Editando Informaes de Clientes ................................................................................. 20
Acessando Projetos de Clientes .................................................................................... 20
Gerenciamento de Projetos .................................................................................................... 21
Novo Projeto (Emitindo novo Contrato) ............................................................................ 21
Dados do Projeto .............................................................................................................. 22
Dados de Briefing ............................................................................................................. 22
Dados de Pagamento ...................................................................................................... 25
Acompanhamento de Projeto ............................................................................................. 26
Iniciando uma fase ........................................................................................................... 28
Suspendendo uma fase................................................................................................... 28
Reiniciando uma fase ...................................................................................................... 29

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Finalizando uma fase ....................................................................................................... 29
Adicionando uma fase ..................................................................................................... 29
Removendo uma fase ...................................................................................................... 30
Reordenando fases .......................................................................................................... 30
Detalhes de fase ............................................................................................................... 30
Informaes de Projeto.................................................................................................... 32
Ambientes do projeto ....................................................................................................... 32
Informaes tcnicas dos ambientes ............................................................................ 33
Imprimir Briefing ................................................................................................................ 33

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Consideraes Iniciais

O Sistema AdOffice foi desenvolvido com o propsito de auxiliar a gesto de

escritrios e profissionais do ramo da construo civil.

Possui uma estrutura modular, ou seja, suas ferramentas so divididas em mdulos, e

dados compartilhados, onde a ao de uma ferramenta interfere em informaes que
sero utilizadas em outras.

Projetado para administrar todas as informaes referentes a clientes, fornecedores,

contratos, acompanhamento de projetos, reunies, colaboradores, ponto eletrnico,
administrao de obras e financeiro.

Conta tambm com relatrios para todos os mdulos para o acompanhamento do dia
a dia.

Este manual tem por finalidade mostrar seu funcionamento.

Acessando o Sistema

O sistema pode ser acesso clicando 2 vezes em seu cone salvo na rea de trabalho.

Configurao de Banco de Dados

Ao realizar o primeiro acesso, a imagem abaixo ser mostrada.

Ela indica que nenhum banco de dados foi configurado no sistema. Ao clicar em OK,
a tela de configurao de IP ser mostrada.

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Insira o endereo IP do servidor local ou na web para criar o arquivo de configurao
(Consultar o Administrador de sistema o endereo correto).

Aps realizar a configurao, a tela de Login ser exibida.

Login

Na tela de acesso so exibidos 2 campos, sendo um para a insero de nome de

usurio e outro para a senha do usurio, 3 botes, sendo um para acesso ao sistema,
um para cancelar o acesso e outro para reconfigurar o banco de dados.

Preencha as informaes requeridas e clique em Acessar para iniciar o sistema.

*Caso alguma mensagem de erro aparea, informe o Administrador de sistema qual

mensagem para obter suporte.

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Tela Inicial do Sistema

A tela inicial do sistema constituda por uma barra de ferramentas superior, uma
barra de informaes inferior, e alguns painis informativos e/ou de atalhos. (Para
controle de exibio dos painis, veja o captulo de Utilitrios do sistema).

*O acesso algumas ferramentas so disponibilizados de acordo com a categoria do

colaborador.

Cadastros

Ao clicar em Cadastros, as seguintes opes so exibidas.

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Gerenciando Colaboradores

Ao acessar a opo Colaboradores, a seguinte tela ser exibida.

Nesta tela, novos colaboradores podero ser cadastrados, assim como ter suas
informaes alteradas/adicionadas.

Categorias de Colaboradores

As categorias pr-definidas de colaboradores so:

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Cadastrando novo Colaborador

Para cadastrar um novo colaborador, clique em Novo Colaborador.

Preencha os campos com os dados do colaborador (campos em vermelho so de

preenchimento obrigatrio).

Aps preencher os dados, clique em Dados Bancrios.

Clique em Adicionar nova Conta

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9
Clique em Cadastrar.

Clique novamente em Cadastrar

10
* A senha padro para todos os usurios cadastrados 1234, e ao realizar o primeiro
acesso, a mesma dever ser alterada.

Editando Informaes de Colaborador

Ao acessar a ferramenta de colaboradores, uma lista com os colaboradores

cadastrados ser exibida.

Para acessar as informaes do usurio, clique 2 vezes sobre seu nome na tabela ou
selecione a linha da tabela e clique em Informaes

11
Nestas telas as informaes podem ser alteradas. Aps realizar as alteraes, clique
em Atualizar Dados.

12
Gerenciamento de Fornecedores

Ao acessar a ferramenta Fornecedores a seguinte tela ser exibida.

Tipos de Fornecedores

Os fornecedores so classificados por meio de 2 categorias, so elas: Produto ou

Servio;

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Cadastrando novo Fornecedor

Para cadastrar um novo fornecedor, clique no boto Novo Fornecedor.

Preencha as informaes do fornecedor e clique em Cadastrar. (Campos em

Vermelho so de preenchimento obrigatrio).

Editando Informaes de Fornecedor

Ao acessar a ferramenta Fornecedores uma tabela com os fornecedores cadastrados

ser exibida.

Para filtrar as opes, o nome do fornecedor poder ser digitado no campo

Fornecedor e aps teclar Enter uma busca com o termo digitado ser realizada. Se

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no campo Tipo for selecionado ou Servio ou Produto, somente os fornecedores
da categoria selecionada sero exibidos.

Para acessar as informaes de fornecedor, selecione e clique 2 vezes ou selecione e

clique em Visualizar Detalhes.

Nesta tela as informaes podem ser alteradas. Aps realizar as alteraes, clique em
Atualizar Dados.

Gerenciando Tipos de Projetos

Ao selecionar a ferramenta Tipos de Projeto a seguinte tela ser exibida.

Tipos de projetos so utilizados para definir padres que o escritrio ou profissional

trabalha. nesta ferramenta que sero definidos os servios ofertados e suas fases

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de execuo. Por exemplo, Arquitetnico um tipo de projeto, porm h vrios
parmetros que devem ser seguidos para sua concluso, assim como uma receita,
onde necessria a realizao de determinados passos.

Cadastrando novo Tipo de Projeto

Para cadastrar um novo tipo, clique em Novo Tipo, insira o nome e clique em
Cadastrar.

Os tipos cadastrados sero exibidos na tabela de Tipos Cadastrados.

Adicionando Fases

Para adicionar as fases de execuo, selecione o tipo e clique em Detalhes.

Nesta tela, novas fases sero adicionadas, assim como podem ser removidas. Para
cadastrar uma nova, clique em Nova.

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Preencha com as informaes da fase e clique em Cadastrar.

Removendo Fases

Voc pode excluir uma fase clicando uma vez na desejadas e depois clicando no
boto Excluir. Uma mensagem de confirmao ser mostrada.

Editando Fases

Voc pode editar as informaes e nome da fase, selecionando-a e clicando em

Editar.

17
Aps realizar as alteraes, clique em Atualizar.

Reordenando Fases

A ordem exibida na tabela ser a ordem de execuo do projeto, porm esta pode ser
alterada. Clique em Reordenar para alterar a ordem de execuo.

Selecione a fase que deseja alterar a ordem e com as setas na lateral direita, voc
poder subir ou descer a fase selecionada. Aps a atualizao, clique em Atualizar.

Gerenciamento de Clientes

Ao acessar a opo Clientes na barra de ferramenta, clique em Gerenciamento de

Clientes. A tela abaixo ser exibida.

18
Nesta tela exibido os clientes cadastrados em uma tabela, h a opo de filtragem
pela data de cadastro (canto superior direito) e a opo de busca por nome do cliente
e/ou cnjuge.

Cadastrando novo Cliente

Para cadastrar um novo cliente, clique em Novo Cliente.

Preencha com os dados do cliente e clique em Cadastrar. (Campos em vermelho so

de preenchimento obrigatrio).

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Editando Informaes de Clientes

Para editar informaes de cliente, selecione o cliente na tela inicial de Gerenciamento

de clientes e clique 2 vezes ou clique 1 vez e ento clique em Detalhes.

Nesta tela as informaes do cliente podero ser alteradas. Aps a alterao, clique
em Atualizar Dados.

Acessando Projetos de Clientes

Selecione o cliente na tela inicial de Gerenciamento de clientes e ento clique em

Projetos.

20
Uma tabela com todos os projetos desenvolvidos para o cliente selecionado ser
exibida.

Para acessar informaes sobre o projeto desejado, selecione um e cliquem em

Detalhes.

Para cadastrar um novo projeto para o cliente, clique em Novo Projeto.

Gerenciamento de Projetos

O Acompanhamento de projetos acessado pelo menu Acompanhamento -

Projetos Workflow.

Novo Projeto (Emitindo novo Contrato)

Para cadastrar um novo projeto, o cliente deve estar devidamente cadastrado. Aps
realizar o cadastro do cliente, acesse os menu de projetos cadastrados para este
(consulte pgina 20) e clique em Novo Projeto.

A tela de cadastro ser exibida.

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Dados do Projeto

Nesta tela as informaes da obra e projeto contratado sero preenchidas.

Dados de Briefing

Aps preencher os dados, clique na 2 guia, Briefing do Projeto.

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Preencha com as informaes de metragem, valor de metro quadrado, se a
administrao de obras foi contratada. Clique em Calcular.

Selecione as opes de Dados Comuns, tipo de obra, situao, estilo e especificao.

Para preencher o briefing especfico, selecione o projeto na tabela e clique em

Briefing por projeto.

Esta tela formada por 2 tabelas onde sero informados os ambientes que sero
parte do projeto e as informaes tcnicas dos ambientes, sendo a superior para
cadastro de ambientes e a inferior, as informaes tcnicas.

23
Para adicionar um novo ambiente ou uma nova informao, clique em Nova.

Preencha as informaes e clique em Confirmar.

* Essas informaes no so obrigatrias.

Aps a insero das informaes de briefing, clique em Prazo de Entrega.

Nesta tela devero ser adicionadas as etapas do projeto e seu prazo de entrega
respectivo (em dias).

Aps seu preenchimento, clique em OK.

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Dados de Pagamento

Aps o preenchimento do Briefing, clique na 3 guia, Valor Investimento e

Pagamento.

Nesta tela sero definidos os valores do projeto, condio de pagamento, datas das
parcelas, multa de contrato, tipo de pagamento e categoria de pagamento.

O valor do projeto calculado de acordo com a metragem, quantidade de projetos

contratados e valor do metro quadrado, portanto esse valor j est preenchido.

Caso deseja alterar valor de parcela, data ou meio de pagamento de somente uma
parcela, gere o parcelamento e ento clique duas vezes na parcela para habilitar o
campo de edio abaixo da tabela.

Insira as informaes desejadas e clique em Alterar.

25
Aps inserir todas as informaes, clique em Gerar Contrato. Uma confirmao ser
exibida.

Aps a confirmao do contrato, uma mensagem ser exibida.

Clique em OK e o contrato ser emitido.

Acompanhamento de Projeto

O Acompanhamento de projeto, tambm chamado de Workflow (fluxo de trabalho)

realizado acessando o menu Acompanhamento Projetos.

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Uma lista dos projetos ser exibida. Para selecionar o projeto desejado, h vrias
opes de buscas e filtragem.

Busca por nome ou nmero de contrato, insira a informao e tecle Enter para
realizar a busca.

Perodo de cadastro, ou seja, a data quando o projeto foi contratado.

Filtragem por tipo de projeto ou status de projeto (O projeto pode estar PENDENTE,
CONCLUDO ou CANCELADO).

Para acessar as fases do projeto, selecione e clique 2 vezes ou selecione e clique em

Fases.

Nesta tela, so exibidas informaes do cliente, contrato, data de contrato, tipo de

projeto e as fases do projeto.

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As opes so: Iniciar | Reiniciar fase, Suspender | Finalizar fase, Adicionar fase,
Apagar fase, Reordenar fase, Detalhes da fase.

Iniciando uma fase

Para iniciar uma fase, selecione clicando uma vez sobre ela e ento clique em Iniciar |
Reiniciar fase.

Nesta tela, o responsvel pela execuo da fase dever ser selecionado. A data de
previso de finalizao tambm dever ser escolhida.

Aps a seleo, clique em Confirmar.

** O usurio poder estar em execuo de uma fase. Caso outra fase seja iniciada
com o mesmo usurio, o sistema ir emitir um alerta e uma opo de paralisar a fase
anterior ser exibida.

Suspendendo uma fase

Caso exista a necessidade de paralisar uma fase, selecione-a e clique em Suspender

| Finalizar fase.

Uma janela com a opo de suspender ou finalizar ser mostrada.

Selecione Suspender, insira o motivo da suspenso e clique em Confirmar.

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Reiniciando uma fase

Para reiniciar uma fase, selecione-a e clique em Iniciar | Reiniciar fase.

Uma janela de confirmao ser mostrada.

Clique em Sim e preencha uma nova data de previso para a fase.

Selecione a data e clique em Selecionar.

Finalizando uma fase

Para Finalizar uma fase, selecione-a e clique em Suspender | Finalizar fase.

Selecione a opo Finalizar e clique em Confirmar.

Adicionando uma fase

Para adicionar uma fase no projeto, clique em Adicionar Fase, insira as informaes
da fase e clique em Confirmar.

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Removendo uma fase

Para remover uma fase, selecione-a a clique em Apagar Fase. Uma mensagem de
confirmao ser exibida.

Clique em Sim para confirmar a excluso.

**Uma fase s poder ser excluda quando estiver no status PENDENTE.

Reordenando fases

O processo de reordenao de fases igual ao de reordenao de fases de Tipo de

Projetos.

Selecione a fase que deseja alterar a ordem e com as setas na lateral direita, voc
poder subir ou descer a fase selecionada. Aps a atualizao, clique em Atualizar.

Detalhes de fase

Para visualizar mais detalhes da fase, selecione-a e clique em Detalhe Fase.

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Nesta tela as informaes de nome da fase, status, responsvel, descrio sero
exibidas.

Uma tabela denominada Relatrio de Fase contm as informaes de

acompanhamento da fase. Sempre que uma suspenso for realizada, uma anotao
ser inserida de forma automtica. Assim como quando a mesma for reiniciada. As
informaes podem ser inseridas, visualizadas e tambm impressas, clicando em
Relatrio.

Uma tabela com as informaes de alterao da fase mostrada na posio inferior

da tela.

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Informaes de Projeto

Ao selecionar o projeto na tela inicial de acompanhamento e clicando em Informaes, a tela

abaixo ser exibida.

Nesta tela as informaes de briefing so exibidas, juntamente com os ambientes do projeto e

suas informaes tcnicas.

Os prazos definidos no momento da emisso de contrato tambm sero exibidos e as

alteraes do projeto so listadas em uma tabela.

Ambientes do projeto

Para adicionar ambientes, clique em Adicionar.

Para remover ambientes, selecione o ambiente e clique em Remover.

Para visualizar detalhes do ambiente, selecione o ambiente e clique em Visualizar.

Para editar detalhes do ambiente, selecione o ambiente e clique em Editar.

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Informaes tcnicas dos ambientes

Para adicionar informaes, clique em Adicionar.

Para remover informaes, selecione a informao e clique em Remover.

Para visualizar detalhes da informao, selecione a informao e clique em Visualizar.

Para editar detalhes da informao, selecione a informao e clique em Editar.

Imprimir Briefing

Todas as informaes inseridas e/ou alteradas, podem ser impressas clicando em

Gerar Briefing.

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