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Manual

0661 - Circuito documental na


organizao

Tcnico/a Administrativo/a
ndice
Noo de Circuito Documental ..................................................................................................... 3
Tratamento da correspondncia................................................................................................... 4
Correspondncia Recebida ....................................................................................................... 4
Registo da Correspondncia Recebida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondncia Recebida ..................................................................................... 5
Correspondncia Expedida........................................................................................................ 5
Registo da Correspondncia Expedida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondncia Expedida ..................................................................................... 6
Norma Portuguesa 7 ................................................................................................................. 6
Correspondncia Interna .............................................................................................................. 6
Correio Eletrnico ......................................................................................................................... 6
Vantagens do Correio Eletrnico .............................................................................................. 7
Desvantagens do Correio Eletrnico ......................................................................................... 7

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Noo de Circuito Documental

o que resulta do processo da comunicao tanto oral como escrita tanto entre empresas,
como a nvel interno.

Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as


diferentes relaes mantidas pela empresa.

Destacamos os seguintes:

Clientes
Fornecedores
Bancos
Entidades Oficias
o Autoridade Tributria
o Segurana Social
o Outros

Diferentes tipos de Documentos

Documentos contabilsticos relacionados com compras e vendas


o Guias de Remessa
o Faturas
o Notas de Crdito
o Notas de Dbito
o Recibos

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

Documentos comerciais
o Catlogos
o Oramentos
o Pedidos de oramento.

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

Documentos bancrios
o Extratos de Conta
o Notas de despesas
o Notas de transferncia
Documentos de entidades oficias
o Notificaes
o Ofcios

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Tratamento da correspondncia

Correspondncia Recebida

toda a correspondncia que d entrada na empresa e que depois de devidamente analisada


e registada entregue ao departamento a que se destina.

Verificao

Certifica que a correspondncia realmente destinada empresa, neste mesmo passo feita
a separao desta subdividindo em informao necessria da no necessria.

Necessria

A correspondncia deste grupo pode dividir-se em trs grupos: Dirigida a algum (em
particular), Confidencial e dirigida Empresa.

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A informao dirigida para algum em particular deve ser entregue ao destinatrio referido no
envelope. A Confidencial s deve ser aberta por que tem autorizao.

A correspondncia dirigida Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado
um registo.

Registo da Correspondncia Recebida

Consiste no registo de toda a correspondncia que entra na empresa, em livro prprio ou


equivalente, coloca-se o nmero de entrada e data (geralmente atravs de um carimbo) no
prprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem
como a seco para onde ser enviado.

Circuito da Correspondncia Recebida

Abertura da correspondncia
Registo da entrada da correspondncia:
o Nmero da entrada
o Data
o Remente
o Seco onde ser enviada
o Assunto resumido
Distribuio interna da correspondncia pelas seces
Arquivo da correspondncia recebida depois do assunto tratado

Correspondncia Expedida

toda a correspondncia que d sada da empresa e que dever ser previamente verificada e
assinada e depois de registada expedida.

Registo da Correspondncia Expedida

Dever ser registada em livro prprio toda a correspondncia que sai da organizao para o
exterior. O registo deve conter informaes relativas ao destinatrio:

Referncia
Tipo de documento expedido
Data da expedio
Nome e morada do destinatrio

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Assunto resumido.

Circuito da Correspondncia Expedida

Elaborao da correspondncia
Assinatura
Registo da sada

Norma Portuguesa 7

Correspondncia Interna

toda correspondncia que circula no interior da empresa, atravs de memorandos,


comunicados, ordem de servios, entre outros.

Correio Eletrnico

um sistema rpido e eficaz que atravs de aplicaes virtuais (programas), permitem o envio
de informao em formato digital.

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Vantagens do Correio Eletrnico

Barato;
Rpido, mensagens enviadas em segundos;
Ecolgico, facultativa a impresso do documento recebido;
Mltiplos destinatrios simultaneamente

Desvantagens do Correio Eletrnico

Falta de Privacidade;
Possveis casos de fraude;
Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
Riscos de segurana informtica.