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Guia Digitalizacao Documentos PDF
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DE DOCUMENTOS
O GUIA COMPLETO
Entenda de forma completa todos os processos referentes
ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos desde a
captura de informações até o armazenamento e controle.
INTRODUÇÃO
Durante muito tempo, as informações foram armazenadas somente
em meio analógico, tais como; papel, fotos e filmes. E estas eram as
principais formas que as pessoas tinham para compartilhar
documentos e dados.
No dia a dia das empresas e pessoas físicas, perder tempo buscando informações em
documentos em papel causa grande prejuízo. Além de não ser produtivo, esta forma de
armazenamento não é segura.
Neste e-book você verá como a digitalização de documentos pode melhorar seus
processos, reduzir custos e acelerar a tomada de decisões estratégicas do negócio.
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Já imaginou perder aquele álbum de família? Ou documentos
importantes de seus bens como imóveis e veículos?
A digitalização vem resolver este problema de forma simples e
segura.
✓ Diminuição do espaço necessário para guardar documentos além de baixos custos de manutenção,
segurança, etc.
✓ Segurança contra perda. A digitalização previne a perda de documentos devido a deterioração ou
acontecimentos como enchentes, incêndios ou até um acidente banal como rasgar um documento
durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele relatório importante que estava sobre
a mesa.
✓ Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes
níveis de permissão.
✓ Rapidez no acesso a informação. A rapidez para conseguir informações é essencial na tomada de
decisões estratégicas nos dias de hoje.
✓ Preservação do Meio Ambiente. Reduzir a quantidade de documentos físicos também reduz o
impacto na produção de papel por exemplo. Até impactos indiretos como custos com transporte
são diminuídos.
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A era das soluções rápidas
Entender o sentido do processo de digitalização é oferecem resultados instantâneos de assuntos,
simples, basta identificar as necessidades de arquivos e documentos relevantes para o usuário.
soluções rápidas dos dias de hoje.
Este processo de transformação de documentos
Atualmente as fontes de buscas rápidas são em papel para imagens digitais (escaneadas) vem
concentradas em sites como Google, Bing e Yahoo!, sendo a maneira mais eficaz e prática para a
que pesquisam a partir de uma palavra-chave e rápida localização das informações.
VOCÊ SABIA?
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Produtividade e custo-benefício
Chegou ao fim a era das pilhas de papel em cima da produtividade dos escritórios por conta do rápido
mesa do escritório de trabalho. O escritório sem acesso as informações e ótimo custo-benefício.
papel vem se tornando possível graças ao
gerenciamento eletrônico de documentos. Dada a redução de espaço para armazenamento de
documentos e também a redução de custos com
O armazenamento de documentos digitalizados é impressões, cópias e funcionários, essa mudança
mais seguro e organizado e o crescimento do para digital não vem sendo só uma mudança
processo de digitalização se dá pela iniciativa das operacional, mas também cultural.
empresas, que a cada dia observam o aumento da
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Mas afinal. O que é GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos* prevê a diminuição da necessidade de arquivos em folhas
de papel onde as buscas pelos documentos são extremamente trabalhosas, cansativas e desperdiçam
muito tempo.
Toda empresa tem gestão de documentos que precisam atender a normas fiscais e legais e o GED é uma
forma de ter esses documentos organizados em um data-center, que inclui todo um sistema de
segurança, por exemplo: firewall, sistemas criptografados, etc.
Além da facilidade e velocidade de organização do GED, uma diferença importante dessa evolução
tecnológica, é a questão do documento em papel estar sempre exposto ao meio: a tinta se apaga com o
tempo, o papel envelhece, amassa, existe a exposição e o risco de queimar, molhar, rasgar, etc. A perda
total de documentos em papel é muito fácil.
* Você poderá encontrar o GED identificado pelas siglas EDM e ECM, do inglês, Electronic Document Management e Enterprise Content Management
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GED NA PRÁTICA
COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA
SUA NECESSIDADE?
O principal equipamento utilizado para a digitalização de documentos é o Scanner. Você pode utilizar
um scanner profissional de maior volume ou um equipamento convencional como uma multifuncional.
Para escolha dos equipamentos de uso pessoal ou para empresas, devem-se considerar as necessidades
de digitalização. Há diferentes scanners, com diferentes funções e essa escolha depende basicamente
dos fatores abaixo:
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GED NA PRÁTICA
COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA
SUA NECESSIDADE?
Para melhor custo-benefício da empresa ou pessoa física, a escolha do scanner depende de sua
aplicação, pois são vários modelos de scanners que se encaixam às necessidade dos usuários.
Hoje existem scanners de alta velocidade que digitalizam até 210 folhas por minuto, como também
existem scanners portáteis e compactos que funcionam sem fonte de alimentação e que digitalizam até
20 folhas por minuto.
Os scanners de rede permitem que usuários de médios e grandes escritórios compartilhem o mesmo
equipamento, sem a necessidade de conexão ao computador. Confira abaixo os tipos de scanners da
Kodak Alaris comercializados pela Netscan Digital.
Outras Soluções:
•Scanners de Livros
•Scanners de Microfilme
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GED NA PRÁTICA
COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA
SUA NECESSIDADE?
A escolha de um scanner profissional se destaca pela compactação de arquivos digitais sem perder a
qualidade da imagem, ajuste de brilho automático e digitalização frente e verso (duplex) também
automática dentre outras funcionalidades.
Para saber mais sobre como escolher scanners profissionais, veja nosso artigo:
Por que escolher Scanners Profissionais
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GED NA PRÁTICA
OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO
DE MILHARES DE DOCUMENTOS
O software de captura
Uma vez escolhido o equipamento (scanner) que será utilizado na digitalização de Softwares de captura
documentos, é hora de escolher o software ideal para suas necessidades. Kodak Alaris:
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GED NA PRÁTICA
OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO
DE MILHARES DE DOCUMENTOS
O software de gerenciamento
Para que o processo de gerenciamento eletrônico de documentos seja completo é Softwares Parceiros
necessária a organização do volume de dados gerado. Netscan:
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GED NA PRÁTICA
UM GLOSSÁRIO DE TERMOS TÉCNICOS PARA
DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS
Como vamos deixar de trabalhar com arquivos de papel e começar a trabalhar com arquivos digitais, devemos
aprender a lidar com os documentos no formato eletrônico. Veja uma lista completa de termos em nosso glossário.
✓ ADF - A sigla ADF em português significa Alimentador Automático de Documentos. É um dispositivo que
alimenta automaticamente o scanner, impressora ou multifuncional com as folhas de sua bandeja, sem a
necessidade de intervenção humana.
✓ DPI - é muito usado nas descrições de produtos e significa Dots Per Inch, ou Pontos Por Polegada em português. É
a medida de referência da resolução e corresponde ao número de pontos que podem ser encontrados em uma
polegada de uma certa imagem. Quanto maior o valor de DPI, mais pontos essa imagem possui, aumentando assim
a qualidade da mesma e também o tamanho final do arquivo. Essa medida sempre se refere à resolução de cor no
modo horizontal x vertical. Ex.: 2400 x 1200 dpi (2400 dpi horizontal e 1200 dpi vertical).
✓ PDF - Provavelmente essa é a sigla mais utilizada na área de digitalização de documentos. Muitos utilizam esse
termo constantemente, seja no escritório ou na residência, mas não sabem o significado da sigla. PDF significa
Portable Document Format (Formato Portátil de Documento) e se trata de um formato de arquivo único que
preserva o layout de seu documento, independente da fonte que o gerou.
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GED NA PRÁTICA
UM GLOSSÁRIO DE TERMOS TÉCNICOS PARA
DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS
✓ PPM / CPM / IPM - PPM significa Páginas Por Minuto e é o termo utilizado para medir a velocidade de
digitalização de um scanner profissional. Também é comum encontrar a sigla IPM que significa Imagens Por
Minuto. Essas siglas também são utilizadas como medida de algumas impressoras laser e em algumas
multifuncionais, você pode encontrar a sigla CPM, que significa Cópias por Minuto.
✓ Resolução de cor - Resolução de uma cor é um número de bits que indica o máximo de cores possíveis para pra
cada pixel individual em uma imagem. Ela influencia o número de cores que pode haver, ou seja, quanto maior a
resolução de uma imagem, maior a qualidade da mesma. A medida utilizada na resolução de imagens é o DPI.
✓ Ciclo diário - O ciclo de trabalho diário de um equipamento é a média do número de folhas que são digitalizadas /
impressas no período de um dia de utilização. Nas especificações, você pode encontrar o ciclo diário máximo ou o
ciclo diário médio ideal. Também é possível esse termo aparecer como volume diário recomendado.
✓ Compactação - A compactação de um arquivo é o fato de reduzi-lo de modo a ocupar menos espaço
eletronicamente. A compactação, também conhecida como compressão, também é utilizada para “encaixotar”
vários arquivos em um só, realizando assim uma redução no tamanho, além de facilitar o compartilhamento e
envio por e-mail ou armazenamento na nuvem.
✓ Duplex - A palavra Duplex possui o significado de algo duplo, com duas funcionalidades. Duplex é uma
funcionalidade de scanners, impressoras e multifuncionais que garante que frente e verso da folha sejam
digitalizadas ou impressas sem que seja necessário passar novamente a folha de papel.
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Compartilhamento e Nuvem
A tecnologia da velocidade e praticidade.
Atualmente no mercado, além dos scanners, também existem multifuncionais avançadas que
sincronizam tablets, celulares ou notebooks, com as funções de impressão e digitalização.
Esta tecnologia permite operar os pedidos de impressão e digitalização de qualquer um dos diversos
aparelhos, via rede sem fio. Muitas vezes sem a necessidade de um computador de mesa.
O sistema permite sincronizar os arquivos digitalizados com a nuvem (cloud computing), ou imprimir
arquivos da nuvem, sem necessidade da conexão de cabos.
DICA NETSCAN
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Microfilmagem
A tecnologia da preservação.
A microfilmagem é o processo que transfere um documento em papel, ou de outros tipos de
documentos microfilme (filme fotográfico) com qualidade arquivística de até 500 anos.
Esta área tem como finalidade a preservação, restauração de documentos, livros, desenhos, etc. e
com a microfilmagem é possível guarda-los e organiza-los de forma duradoura, reduzindo a
necessidade de espaço para armazenamento desses documentos e facilitando a consulta.
VOCÊ SABIA?
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Proteja seus documentos. Segurança de dados e back up automatizados
Um sistema de GED é uma forma extremamente Além desses sistemas de segurança, há muitos outros
segura de acesso aos arquivos, todo o movimento facilitadores pensados especificamente para a
digital é gravado, e pode-se saber, quem, quantas segurança e praticidade no acesso aos documentos.
vezes, hora e data que o arquivo foi acessado. Há um
registro completo do tráfego do seu documento. Mas a segurança não deve ser pensada somente no
que diz respeito ao acesso não autorizado. Perdas de
Os arquivos de uma empresa têm diversos graus de dados também podem acontecer em meios digitais
confidencialidade e um sistema de GED assegura que por motivos diversos, como defeitos nos
apenas usuários autorizados possam acessar os equipamentos ou falhas operacionais.
documentos digitalizados. Existe usuário, senha e
níveis de permissão para cada pessoa. É imprescindível ter uma política de cópias de
segurança (back up) do seu acervo de documentos.
A questão da segurança contra Hackers também é
pensada e criada especificamente. Os documentos Esta cópia previne perdas ou documentos
estão salvos, porém em um sistema criptografado, corrompidos de forma digital. Sistemas de GED
que não permite que o Hacker consiga a informação devem estar configurados para efetuar as cópias
completa do arquivo. Caso ele consiga o acesso, o automaticamente e de forma periódica.
que já é pouco provável, ele não vai conseguir o
documento completo.
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MERCADO
UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO:
AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Uma das áreas que mais sente a diferença na forma correta de uso do papel é a área jurídica, que hoje, é
obrigada a se adaptar a essa nova tecnologia através do Processo Judicial Eletrônico.
Os escritórios de advocacia estão a cada dia se ajustando a esta nova forma de trabalho, adquirindo
scanners para a área jurídica e utilizando o gerenciamento eletrônico de documentos jurídicos.
Os advogados tem acesso ao uso dos equipamentos não só nos escritórios, mas também podem adquirir
um scanner compacto para uso pessoal.
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MERCADO
UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO:
AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
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MERCADO
UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO:
AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
O prontuário gerado deve entrar no sistema de segurança criptografado para ser legal, assim, médicos
também devem ter assinatura digital e certificado digital para garantir a autenticidade.
Muitos hospitais e clínicas estão adaptando seus consultórios para esse modelo, para maior segurança
dos arquivos e maior segurança contra danos, além da redução de espaço usado para armazenar esses
documentos.
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MERCADO
UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO:
AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Já existem scanners de livros no mercado, que estão permitindo eternizar obras antigas, frágeis e
restauradas.
Obras raras e livros de todos os assuntos, que antes exigiam um grande esforço para serem acessadas e
compartilhadas, tendo a necessidade de ir a uma biblioteca ou acervo, hoje estão a um clique para
download em qualquer aparelho móvel.
Com bibliotecas imensas e livros antigos de todos os assuntos, que sofriam com a degradação e falta de
cuidado quando do manuseio. As universidades estão adotando o sistema de digitalização de livros.
Dessa forma preservam os livros e facilitam o acesso para estudo e pesquisa.
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Observando a necessidade de guardar as relíquias,
muitas universidades estão adquirindo scanners
profissionais para proteger suas obras, desde as
novas até as mais frágeis e antigas.
DICA NETSCAN
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Meio ambiente
A digitalização de documentos reduz o impacto do homem no meio
ambiente
O processo de digitalização está sendo disseminado e hoje não só atinge o mundo corporativo,
como também vem sendo explorado por pessoas físicas, com necessidades de digitalizar fotos
e documentos particulares.
Digitalização de documentos é uma forma muito eficaz de reduzir os procedimentos que usam
papel. É a conversão de conteúdo físico para meio digital.
O processo de digitalização e uso consciente do papel pode ser uma das principais soluções
para reduzir o impacto do homem no meio ambiente. Uma vez digitalizados, o uso racional das
imagens digitais pode reduzir o processo de impressão ou cópia em papel, reduzindo os gastos
financeiros das corporações e ajudando a natureza.
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Home Office
Trabalhar remotamente em qualquer lugar, não precisamente em casa.
O Home Office é uma realidade no mundo inteiro e também para muitos brasileiros. Esse método
flexível de trabalho trás uma grande responsabilidade, pois exige disciplina e organização do lado do
profissional.
A digitalização é um fator muito importante nesse meio de trabalho. As informações trocadas com a
empresa ou com os clientes são realizadas por meio eletrônico. Assim sendo, todos os dados precisam
estar em boas condições. Ninguém gostaria de encher sua casa com pilhas de papéis relacionados ao
serviço. O arquivamento digital é o método ideal de armazenamento para quem trabalha em casa.
O back up dos dados é uma prática que deve se tornar um hábito. Quando se manipula documentos
profissionais fora do ambiente empresarial é sempre bom garantir a segurança dos mesmos, a fim de se
evitar perdas e vazamentos de informações importantes.
DICA NETSCAN
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Conclusão
É preciso estar atualizado e rever as necessidades para melhor adaptação à era tecnológica. O digital
é o futuro no presente, novos conceitos e mudanças, não só operacionais, mas principalmente
culturais.
O mundo digital só é implantado para melhora de velocidade nos processos feitos com folhas de
papel, porque hoje, em qualquer parte do planeta, o mundo dos negócios exige agilidade. “Tempo é
dinheiro”.
Para mais informações sobre digitalização de documentos, produtividade e dicas para o dia a dia na
gestão de informação, acesse nosso blog em www.netscandigital.com/blog
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