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Guia de gestão para

pequenas empresas
Quando falamos sobre gestão empresarial, muitos pequenos empreendedores julgam
ser um assunto apenas para grandes empresas, que contam com uma grande estrutura e
inúmeros funcionários para administrar. Será que eles estão corretos?

Nada disso. Uma boa gestão é essencial para qualquer negócio, independentemente de
tamanho, porte ou ramo de atuação. Na verdade, uma gestão adequada seria o ideal para
lidarmos até mesmo com as nossas finanças pessoais. Imagine, então, quando falamos
de uma empresa.

Você pode até mesmo não ter como objetivo tornar a sua empresa uma potência interna-
cional com filiais espalhadas pelo mundo. Porém, mesmo para manter a padaria do bairro
firme e forte frente às adversidades do mercado é preciso ter muita atenção à gestão
empresarial.

O objetivo deste guia é tornar clara a importância de uma boa gestão para pequenas
empresas e mostrar como você pode fazer isso de forma simples e eficiente!

1. O que é a gestão para 2. Planejamento 3. Controle das

pequenas empresas? da gestão contas a pagar
4. Controle das 5. O papel da 6. Análise
contas a receber contabilidade dos dados

7. Chegando a
um diagnóstico

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1. O que é a gestão para
pequenas empresas?
Se a sua empresa fosse um navio em alto mar, a gestão seria equivalente ao ato de pilo-
tar. Você deve escolher as melhores rotas, tomar as decisões de aumentar ou diminuir a
velocidade e fazer de tudo para chegar ao seu destino.

A gestão de uma empresa está intimamente ligada às finanças. E não poderia deixar de ser
assim, afinal, o grande objetivo de uma empresa é lucrar e, para isso, investe-se capital em
uma atividade econômica com a expectativa de receber ainda mais dinheiro em retorno.

Sendo assim, todas as tomadas de decisão realizadas por um gestor devem levar em con-
ta os impactos financeiros que isso gerará para o negócio. Quanto por cento é possível
dar de desconto em uma venda? Qual é a quantia de mercadorias que deve ser comprada
para compor o estoque? Há condições financeiras de realizar uma reforma de expansão?
Podemos excluir alguns produtos do mix de produtos oferecidos?

Essas são apenas algumas das perguntas que você deve ser capaz de responder. Você já
deve ter notado que é preciso ter um grande conhecimento sobre tudo o que acontece
na sua empresa, mas como você pode descobrir isso tudo? Através de uma gestão aliada
a controles financeiros eficientes!

Agora que você conhece a importância da gestão para pequenas empresas, poderá des-
cobrir nos próximos capítulos como pode colocá-la em prática agora mesmo.

Vamos lá!

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2. Planejamento da gestão

Assim como quase tudo na vida, o primeiro passo para construir uma boa gestão é o pla-
nejamento. Se você planeja até mesmo as suas compras do supermercado, não poderia
ser diferente com a gestão de toda uma empresa, não é?

Para começar com o pé direito, confira algumas dicas para realizar o seu planejamento:

COMECE AGORA

Nada de esperar por um dia de baixo movimento ou uma inspiração especial para come-
çar a pensar na gestão da sua empresa. Comece agora mesmo a pensar na sua situação
atual, nos planos para o futuro e a controlar as operações do dia a dia.

REGISTRE TODAS AS MOVIMENTAÇÕES

O único jeito de obter as informações necessárias para embasar a sua tomada de decisões
é analisando os dados concretos do que acontece no seu negócio. E como obter esses da-
dos tão preciosos? Basta registrar todas as movimentações que ocorrem na sua empresa!

Comprou produtos para revender? Registre-o no seu controle. Vendeu uma unidade? Regis-
tre no seu controle. Pagou o serviço de instalação de ar condicionado? Registre no seu con-
trole. Precisou pagar 30 centavos para tirar xerox de documentos? Registre no seu controle.

CAPACITE-SE

A realidade de muitos empreendedores é a mesma: muito conhecimento técnico e operacio-

nal sobre a sua atividade principal, mas pouco conhecimento a respeito de gestão empresa-
rial. E não há nada de errado nisso!

O problema acontece quando o empreendedor fica acomodado e apenas torcendo para que
a sua empresa faça sucesso, sem tomar as medidas para tornar isso real. Se você não conse-
gue compreender a situação financeira de sua empresa ou como pode fazer para

melhorá-la, busque cursos, peça dicas a profissionais da área, investigue, tente, aprenda.
Tudo isso tornará a sua empresa cada vez maior.

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2. Planejamento da gestão

TRACE METAS E OBJETIVOS

A melhor forma de promover a evolução é traçando metas e objetivos concretos, para que
você tenha um norte a seguir. Desenvolva um plano de ação com medidas que promovam a
melhoria da sua gestão e o crescimento da sua empresa.

Separe os gastos pessoais dos empresariais Uma medida básica que você pode - e deve -
adotar desde o princípio é a separação das contas empresariais das contas pessoais. O que
é seu, é seu. O que é da empresa, é da empresa. Nada de misturar uma coisa com a outra.

Defina um valor fixo de pró-labore - que funciona como o seu salário - e assuma que todo o
restante deve ser gasto apenas com despesas do negócio.

UTILIZE UM SOFTWARE PARA AUXILIAR NA GESTÃO

Existem disponíveis no mercado diversos softwares e aplicativos que facilitam o controle

financeiro de uma empresa. Basta inserir as informações registradas que o programa organi-
za, gera relatórios e fornece algumas informações muito importantes para a gestão.

3. Controle das contas a pagar

Dentre as operações que fazem parte do dia a dia de uma empresa e afetam diretamente
os controles financeiros estão as contas a pagar e a receber. Uma boa gestão dessas contas
evita confusões administrativas e impacta positivamente nos resultados financeiros.

Vamos começar falando sobre as contas a pagar!

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3. Controle das contas a pagar

REGISTRE TODAS AS CONTAS

Estabeleça um sistema interno de modo que nenhuma conta a pagar passe despercebida e
seja devidamente registrada nos seus controles financeiros. Uma obrigação não registrada
torna os saldos equivocados e pode deixar de ser paga.

NÃO PERCA OS PRAZOS

Tenha um outro controle apenas para controlar os prazos de pagamentos. Algumas contas
regulares devem ser pagas sempre no mesmo dia, enquanto outras que ocorrem esporadi-
camente merecem ainda mais atenção. A falta de pagamento na data correta acarreta em
custos desnecessários para os cofres da empresa.

PROCURE AS MELHORES OPÇÕES DE PAGAMENTO

Em diversas ocasiões você pode se deparar com diferentes alternativas de pagamento. Te-
nha em mente que você deve optar pelo parcelamento sempre que essa for uma opção que
não incida juros. Mas também leve em conta descontos oferecidos para pagamentos anteci-
pados que podem oferecer uma boa vantagem.

PLANEJE AS SAÍDAS FUTURAS

Comece a pensar agora nas contas que você terá que pagar daqui vários meses. Esse pla-
nejamento prévio fará que você sempre tenha verba disponível para quitar as suas dívidas e
possa tomar as melhores decisões em relação a contração de novos compromissos.

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4. Controle das contas a receber

Agora vamos ver algumas dicas para otimizar o seu controle das contas a receber.

CONTROLE OS SEUS DIREITOS

O primeiro passo é ter ciência do que você possui a receber. Ao contrário das contas a pagar,
que sempre terá alguém para lembrá-lo de pagar - com juros e multas -, se você esquecer de
cobrar os seus direitos, pode acabar sem o seu dinheiro.

Por isso, registre todas as vendas realizadas a prazo e consulte diariamente o seu controle de
contas a receber e acompanhe a entrada de recursos na sua conta bancária.

FACILITE O PAGAMENTO ANTECIPADO

Quanto antes você receber, antes poderá investir o dinheiro novamente, certo? Portanto,
sempre que possível procure antecipar o recebimento de pagamentos. Em um mundo ideal,
você receberia sempre a vista e pagaria sempre a prazo.

LEMBRE-SE DE COBRAR

De nada adianta possuir os melhores controles do mundo se você não lembrar de cobrar dos
clientes devedores quando é necessário. Não deixe de lembrar sobre a data de vencimento
alguns dias antes e de cobrar diversas vezes se o prazo não for cumprido.

CONVERSE COM SEUS CLIENTES

Em alguns casos você terá que ser flexível para receber os seus pagamentos. Clientes po-
dem passar por momentos de instabilidade e precisar de um tempo a mais para honrar suas
dívidas, ou então parcelar em mais vezes. Procure um diálogo sincero quando isso acontecer.
Assim, você receberá, de fato, o que tem a receber e ainda será visto com bons olhos pelo
cliente.

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4. Controle das contas a receber

ACOMPANHE OS HISTÓRICOS

Mantenha e acompanhe os históricos de seus clientes. Isso fará com que você seja capaz de
evitar vendas a prazo para aqueles clientes que sempre atrasam os pagamentos, por exem-
plo. Da mesma forma, você saberá para quais deles pode confiar um crédito maior.

5. O papel da contabilidade

A contabilidade é vista, principalmente pelos pequenos empresários, como apenas um gasto a

mais no final do mês para cumprir algumas obrigações legais. Mas não precisa ser assim. Diver-
sas ferramentas que auxiliam no controle financeiro e na gestão empresarial são proporcionadas
pela contabilidade, e aquelas empresas que sabem utilizar isso saem na frente das demais.

Possuindo em mãos os registros das operações realizadas pela sua empresa e dominando
também todas as contas a pagar e a receber, você tem todas as condições de aplicar essas fer-
ramentas contábeis para obter informações ainda mais precisas para a gestão do seu negócio.

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta em que são registradas todas as operações de entradas e sa-
ídas financeiras realizadas pela empresa. Através desses registros, você pode apurar o saldo
disponível em caixa.

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5. O papel da contabilidade

Além disso, é possível realizar análises com base nos dados inseridos:

• Fluxo de caixa realizado: é feito com base nas operações do passado que podem gerar
informações relevantes para o futuro.

• Fluxo de caixa previsto: é feito com base em estimativas para o futuro, traçando um compa-
rativo entre orçamentos projetados e a sua efetiva concretização.

BALANÇO PATRIMONIAL

O Balanço Patrimonial é uma demonstração contábil que retrata a situação dos bens, direitos,
obrigações e patrimônio líquido da empresa em determinado momento - geralmente ao final
do exercício financeiro.

Essa demonstração permite que você visualize algumas informações bem úteis, como: o quan-
to do seu capital está imobilizado, qual é o valor de dívidas que você possui, a participação de
capital de terceiros dentro da sua empresa, evolução do seu patrimônio líquido ao longo dos
anos, entre várias outras.

DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS

A Demonstração dos Resultados é outra demonstração contábil, porém com o objetivo de

apurar os resultados do exercício. Ou seja, qual foi o lucro da empresa. Você irá encontrar o
valor do lucro líquido do período, mas, para isso, precisará também descobrir o valor total das
vendas realizadas, o custo das mercadorias vendidas e as despesas fixas e variáveis.

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

A conciliação bancária tem o objetivo de sincronizar as operações registradas nas suas contas
do banco com os seus controles internos, de modo que nenhuma informação fique perdida
no meio do caminho.

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6. Análise dos dados

Não basta preencher todas essas ferramentas e não saber abstrair as informações que impor-
tam, não é mesmo? É através da análise e interpretação dos dados que podemos chegar a
conclusões que realmente serão úteis na gestão da empresa.

Vamos conferir algumas das alternativas que você possui para utilizar todos os dados coletados!

ÍNDICES FUNDAMENTAIS

A informação e o conhecimento sobre a situação da empresa são essenciais para qualquer ne-
gócio, e essa grande necessidade fez com que surgisse uma série de índices de fácil utilização.
Basta ter os dados concretos em mãos e fazê-los virar informação. Vamos ver alguns deles!

• Margem de contribuição. A margem de contribuição ilustra quanto, efetivamente, cada pro-

duto contribui nos seus resultados. Quando você vende dois produtos, um a R$20 e outro
a R$50,00, muitos empreendedores acham que, necessariamente, as vendas do produto de
R$50,00 serão melhores para a empresa, mas nem sempre é assim.

• Ponto de equilíbrio. Utilizando como base a margem de contribuição e os custos fixos da sua
empresa, você consegue descobrir quantas unidades precisa vender durante o mês para que
a sua empresa não dê prejuízo e comece a lucrar.

• Liquidez. Os índices de liquidez mostram o quão apta a empresa está de cumprir com as suas
obrigações em curto e em longo prazo.

• Endividamento. Mostra o quanto do seu capital já está comprometido com dívidas futuras.

• Giro do estoque. Ilustra quanto tempo a mercadoria em estoque demora para ser vendida.

• Rentabilidade. Compara o desempenho do seu negócio com o dos seus concorrentes.

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6. Análise dos dados

TOMADA DE DECISÕES SOBRE INVESTIMENTOS

Realizar grandes investimentos requer um estudo cuidadoso sobre todas as variáveis da ope-
ração. Uma das principais variáveis é o aspecto econômico: será que a empresa tem condições
de arcar com todos os custos?

Você pode ter dinheiro em caixa hoje, mas daqui 6 meses será que a situação ainda estará
boa? Através de todas as suas ferramentas de controle, você já tem condições de prever isso
com certa confiança.

De qualquer forma, você deve preocupar-se em responder a duas perguntas sempre que qui-
ser fazer um novo investimento:

• Quanto investir? Faça um estudo para descobrir qual será o montante final do investimento
e não ser surpreendido no meio do caminho.

• Como financiar o investimento? Você tem condições de arcar com todo o custo do investi-
mento ou precisa recorrer a empréstimos? Não deixe de considerar todas as possibilidades
no planejamento do investimento.

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7. Chegando a um diagnóstico

Você fez um planejamento, juntou todos os dados relevantes e descobriu informações impor-
tantes para a gestão de sua pequena empresa. E agora? Existe um veredito final? Como você
descobre se a sua empresa fará sucesso em todo o mundo ou deve logo fechar as portas?

Infelizmente não é bem assim que funciona. Os processos de gestão empresarial não são como
uma vacina, que você aplica uma vez e espera anos até aplicar de novo. Tratam-se de processos
constantes em ciclos que se repetem.

UM MUNDO DE POSSIBILIDADES

Você pode, sim, chegar a um diagnóstico da sua situação atual. Hoje a sua empresa pode estar
em uma situação estável, você controla os níveis de estoque, os preços de venda, sabe todas as
obrigações que deve cumprir e também consegue visualizar a sua condição dentro do mercado.
Mas em um mês tudo pode ter mudado.

Por isso, a gestão para pequenas empresas é tão incrível - e importante! Existe um mundo de
possibilidades que se altera dia após dia, e quando você tem controle sobre todos os aspectos
internos tudo fica mais fácil.

Com todos os dados registrados corretamente, você pode descobrir as informações que preci-
sar. Basta querer. Quanto mais informações você possuir, mais fácil será de tomar decisões - des-
de as mais cotidianas até os maiores investimentos.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao longo deste guia de gestão para pequenas empresas você pôde descobrir como a gestão
empresarial é importante não só para as grandes corporações, mas sim essencial para a realida-
de em que você vive.

Basta um pequeno esforço diário para que tudo o que acontece dentro do seu negócio seja
registrado e possa ser transformado em informações que servirão de base para a tomada de
decisão futura.

O sucesso do seu negócio depende apenas dos seus esforços.

Você vai começar a gestão adequada da sua empresa agora ou vai deixar para depois?

Sobre a Gestor Digital

A Gestor Digital é um sistema de gestão cujo objetivo é facilitar a gestão de micro e pequenas
empresas. Entre as funcionalidades oferecidas estão: contas a pagar, contas a receber, concilia-
ção bancária, emissão de notas fiscais eletrônicas e emissão de boletos bancários.

Você pode ter acesso a informações muito importantes para a gestão de sua empresa: fluxo de
caixa realizado, fluxo de caixa previsto e resultado gerencial. Além disso, o sistema pode ser in-
tegrado com a contabilidade, facilitando todos os procedimentos relacionados à essa área.

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