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Noções de Arquivologia

Professora Daliane Silvério


1 – Conceitos básicos

a) Documento - é toda a informação


registrada em um suporte material suscetível
de ser utilizada para consulta.”(CONARQ)
• b) Documento de arquivo: documento
produzido e/ou recebido por pessoa física ou
jurídica, no decorrer de suas atividades,
qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade.

• * Organicidade: relação natural entre documentos


de um arquivo, em decorrência das atividades da
entidade que o acumulou
• c) Arquivo - conjunto de documentos
produzidos e acumulados por um órgão ou
entidade, pessoa ou família, no desempenho
de suas atividades, independente da natureza
ou suporte.

ATENÇÃO:

 Instituição
 Setor
 Mobiliário
Questões
1 - (Cespe/Ibama/2012) Os arquivos de uma organização
pública podem ser constituídos de documentos
originários das atividades meio e fim e produzidos em
variados suportes documentais, inclusive o digital.

2 - (Cespe/MI/2013) O material de referência ou


informação não orgânica, utilizado nos setores de
trabalho, é considerado documento de arquivo.
Questões
3 – (CESPE / TSE/ 2007) Os suportes dos documentos de
arquivo incluem
a) papel, papel fotográfico, película videográfica.
b) plantas, mapas, fotografias.
c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.
d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.

4 - (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo


também a instituição ou o serviço que tem a custódia de
documentos, com a finalidade de fazer o processamento
técnico, garantir a conservação e promover a utilização
dos arquivos.
Questões
5 - (CESPE_STM/2011) Denominam-se documentos de
arquivo os documentos produzidos por uma entidade,
pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no
transcurso das funções que justificam sua existência
como tal, guardando esses documentos relações
orgânicas entre si.

7 - (Cespe MI 2013) Nos processos de trabalho,


independentemente da natureza do negócio, as
organizações públicas ou privadas produzem e recebem
informações que, registradas, tornam-se documentos de
arquivo.
DOCUMENTO DE ARQUIVO seu produtor (Manual “Gestão de Documentos” – Arquivo
É toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o Nacional)
suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos
de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser
lugar. comprovados.
O documento de arquivo é autêntico quando é o que diz ser,
Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia,
seguintes características: sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção produção, a autenticidade se refere à transmissão do documento e
documental ocorre em determinado contexto e para determinado à preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que
fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles se mantém da forma como foi produzido e, portanto, apresenta o
são imparciais, pois são criados para atender um objetivo mesmo grau de
específico, como por exemplo, a compra de um material; confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um
O conceito de Imparcialidade sugere que o documento nasce por documento não completamente confiável, mas transmitido e
uma imposição da natureza das atividades de uma instituição, e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção,
não porque houve uma escolha de ter-se um documento para essa é autêntico. (Manual “Gestão de Documentos” – Arquivo
ou aquela finalidade. A imparcialidade dos documentos refere-se à Nacional)
capacidade dos documentos de refletirem fielmente as ações do

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c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as Quando tem a capacidade de sustentar os fatos que o atesta, o
atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro documento de arquivo é confiável. A confiabilidade está
das transações por ela executadas. relacionada ao momento em que o documento é produzido e a
veracidade de seu conteúdo. A confiabilidade, sinônimo de
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação fidedignidade, é questão de grau, ou seja, um documento pode ser
entre si e com as atividades que o geraram. O documento de mais ou menos confiável.
arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
como elemento isolado de um contexto. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e
dá outras providências
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na
estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a
à função "única" que os documentos executam dentro do contexto proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento
organizacional. de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação.
Segundo o Manual “Gestão de Documentos” do Arquivo Nacional, Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
além do que foi anteriormente mencionado, a confiabilidade conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
também é característica de documento de arquivo. públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
a) Confiabilidade: pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de sucessora.
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e instituições públicas e de caráter público será realizada mediante
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para autorização da instituição arquivística pública, na sua específica
guarda permanente. esfera de competência.

CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS CAPÍTULO III
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos DOS ARQUIVOS PRIVADOS
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
municipal em decorrência de suas funções administrativas, jurídicas, em decorrência de suas atividades.
legislativas e judiciárias. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos desenvolvimento científico nacional.
no exercício de suas atividades. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição
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Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do
exercerá preferência na aquisição. Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
identificados como de interesse público e social poderá ser § 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
possuidor. § 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
público e social poderão ser depositados a título revogável, ou Judiciário.
doados a instituições arquivísticas públicas. § 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas o arquivo do Poder Legislativo.
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam § 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de
identificados como de interesse público e social acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
CAPÍTULO IV recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de política nacional de arquivos.
caráter público compete às instituições arquivísticas federais, Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
estaduais, do Distrito Federal e municipais. Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
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pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais,
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas
guarda. funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..)
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos sociedades de economia mista;
pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei
guarda. no 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei 12.527/11 – Lei de Acesso à Informação
Lei.
Do Pedido de Acesso (aos documentos)
Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover,
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política independentemente de requerimentos, a divulgação em local de
nacional de arquivos públicos e privados. fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
Capítulo III - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei,
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por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o
identificação do requerente e a especificação da informação interessado da remessa de seu pedido de informação.
requerida. Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor
identificação do requerente não pode conter exigências que recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua
inviabilizem a solicitação. ciência.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade
determinantes da solicitação de informações de interesse público. hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que
deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades
o acesso imediato à informação disponível. do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco)
disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido dias se:
deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou
efetuar a reprodução ou obter a certidão; parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser
parcial, do acesso pretendido; ou dirigido pedido de acesso ou desclassificação;
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa
conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e

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IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou
procedimentos previstos nesta Lei. monetária do País;
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos
Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de das Forças Armadas;
pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e
exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas,
dias. bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
§ 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas
Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de
disposto nesta Lei. investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da prevenção ou repressão de infrações.
sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
do território nacional; ultrassecreta, secreta ou reservada.
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,
relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da
em caráter sigiloso por outros Estados e organismos data de sua produção e são os seguintes:
internacionais; I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; II - secreta: 15 (quinze) anos; e
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III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do DOS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO E
Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e DESCLASSIFICAÇÃO
filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo Lei 12.527/2011
até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em
caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da
estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência administração pública federal é de competência:
de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
do prazo máximo de classificação. a) Presidente da República;
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento b) Vice-Presidente da República;
que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
automaticamente, de acesso público. prerrogativas;
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no
utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: exterior;
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos
Estado; e titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina sociedades de economia mista; e
seu termo final III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e
II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível
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DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias
Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com individuais.
regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o § 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas
disposto nesta Lei. à intimidade, vida privada, honra e imagem:
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação
refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua
delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à
em missão no exterior, vedada a subdelegação. pessoa a que elas se referirem; e
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo
ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do § 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este
inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, artigo será responsabilizado por seu uso indevido.
no prazo previsto em regulamento. II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros
§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a
informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que elas se referirem.
que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em
regulamento. PRORROGAÇÃO

Das Informações Pessoais Art. 35. (VETADO).


Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de § 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de
forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública
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federal, sobre o tratamento e a classificação de informações § 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de
sigilosas e terá competência para: Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3 o implicará
I - requisitar da autoridade que classificar informação como a desclassificação automática das informações.
ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou
integral da informação; Decreto 7724/2012
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou
secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, Art. 2o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal
observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada informação, que será proporcionado mediante procedimentos
como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de
seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à fácil compreensão, observados os princípios da administração
soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527, de 2011.
risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto Art. 3o Para os efeitos deste Decreto, considera-se:
no § 1o do art. 24. I - informação - dados, processados ou não, que podem ser
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos
renovação. em qualquer meio, suporte ou formato;
§ 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § III - documento - unidade de registro de informações, qualquer
1o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a que seja o suporte ou formato;
reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos IV - informação sigilosa - informação submetida
ultrassecretos ou secretos. temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua

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imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e Art. 9o Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações
aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo; ao Cidadão - SIC, com o objetivo de:
V - informação pessoal - informação relacionada à pessoa I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;
natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e
privada, honra e imagem; III - receber e registrar pedidos de acesso à informação
VII - disponibilidade - qualidade da informação que pode ser Art. 28. Os prazos máximos de classificação são os seguintes:
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos;
autorizados; II - grau secreto: quinze anos; e
VIII - autenticidade - qualidade da informação que tenha sido III - grau reservado: cinco anos.
produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado Parágrafo único. Poderá ser estabelecida como termo final de
indivíduo, equipamento ou sistema; restrição de acesso a ocorrência de determinado evento,
IX - integridade - qualidade da informação não modificada, observados os prazos máximos de classificação.
inclusive quanto à origem, trânsito e destino; Art. 29. As informações que puderem colocar em risco a segurança
do Presidente da República, Vice-Presidente e seus cônjuges e filhos
TRANSPARÊNCIA ATIVA E PASSIVA serão classificadas no grau reservado
Art. 7o É dever dos órgãos e entidades promover, independente de
requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do
informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou último mandato, em caso de reeleição.
custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o e 8o da Lei Art. 30. A classificação de informação é de competência:
no 12.527, de 2011. I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
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b) Vice-Presidente da República; § 4o Os agentes públicos referidos no § 2o deverão dar ciência do
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; ato de classificação à autoridade delegante, no prazo de noventa
d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e dias.
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no § 5o A classificação de informação no grau ultrassecreto pelas
exterior; autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I
§ 1o É vedada a delegação da competência de classificação nos do caput deverá ser ratificada pelo Ministro de Estado, no prazo de
graus de sigilo ultrassecreto ou secreto. trinta dias.
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, § 6o Enquanto não ratificada, a classificação de que trata o §
dos titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e 5o considera-se válida, para todos os efeitos legais.
sociedades de economia mista; e Art. 31. A decisão que classificar a informação em qualquer grau de
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II sigilo deverá ser formalizada no Termo de Classificação de
do caput e das que exerçam funções de direção, comando ou Informação - TCI, conforme modelo contido no Anexo.
chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível Art. 33. Na hipótese de documento que contenha informações
DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes. classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao
§ 1o É vedada a delegação da competência de classificação nos documento tratamento do grau de sigilo mais elevado, ficando
graus de sigilo ultrassecreto ou secreto. assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de
§ 2o O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá delegar a certidão, extrato ou cópia, com ocultação da parte sob sigilo.
competência para classificação no grau reservado a agente público Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de
que exerça função de direção, comando ou chefia. Informações:
§ 3o É vedada a subdelegação da competência de que trata o § 2o. IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não
superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação
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classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou Art. 27. A expedição, a condução e a entrega de documento com
divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão
à integridade do território nacional ou grave risco às relações efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou
internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos
prazo total da classificação; de criptografia compatíveis com o grau de classificação da
informação, vedada sua postagem.
DECRETO 7845/2012 Art. 28. A expedição de documento com informação classificada em
Art. 26. A expedição e a tramitação de documentos classificados grau de sigilo secreto ou reservado será feita pelos meios de
deverão observar os seguintes procedimentos: comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis
I - serão acondicionados em envelopes duplos; com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomática, sem
II - no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou prejuízo da entrega pessoal.
do teor do documento; Art. 29. Cabe aos responsáveis pelo recebimento do documento
III - no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo com informação classificada em qualquer grau de sigilo,
do documento, de modo a serem identificados logo que removido o independente do meio e formato:
envelope externo; I - registrar o recebimento do documento;
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante II - verificar a integridade do meio de recebimento e registrar
recibo, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indícios de violação ou de irregularidade, comunicando ao
indicativo que identifique o documento; e destinatário, que informará imediatamente ao remetente; e
V - será inscrita a palavra “PESSOAL” no envelope que contiver III - informar ao remetente o recebimento da informação, no
documento de interesse exclusivo do destinatário. prazo mais curto possível.

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§ 1o Caso a tramitação ocorra por expediente ou §1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões,
correspondência, o envelope interno somente será aberto pelo os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes
destinatário, seu representante autorizado ou autoridade produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
hierarquicamente superior. MICROFILMAGEM - DECRETO Nº 1.799/1996
§ 2o Envelopes internos contendo a marca “PESSOAL” Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
somente poderão ser abertos pelo destinatário. resultado do processo de reprodução em filme, de documentos,
Art. 33. A reprodução do todo ou de parte de documento com dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
informação classificada em qualquer grau de sigilo terá o mesmo diferentes graus de redução.
grau de sigilo do documento. Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre
Art. 34. Caso a preparação, impressão ou reprodução de em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de
informação classificada em qualquer grau de sigilo for efetuada em definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de
tipografia, impressora, oficina gráfica ou similar, essa operação reprodução.
será acompanhada por pessoa oficialmente designada, responsável § 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme
pela garantia do sigilo durante a confecção do documento. cópia, do filme original.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local
MICROFILMAGEM - LEI N° 5.433/1968 diferente do seu filme cópia.
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda
de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem,
federais, estaduais e municipais. devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

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DIGITALIZAÇÃO - Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a
meios eletromagnéticos. sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da
A Presidenta da República Faço saber que o Congresso Nacional regularidade das etapas do processo adotado.
decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 5º (VETADO).
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados,
óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação
privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. pertinente.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel Art. 7º (VETADO).
imagem de um documento para código digital. Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação
Art. 2º (VETADO).
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004
manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a (..) §2º Considera-se documento arquivístico digital o
confidencialidade do documento digital, com o emprego de documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,
certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos
Públicas Brasileira - ICP - Brasil. de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas,
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados
digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e
e destruição não autorizados. gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração digital.
Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de (...) §3º – Os metadados são informações estruturadas e
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codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, 6.1 Captura; 6.2 Avaliação, temporalidade e destinação; 6.3
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Pesquisa, localização e apresentação dos documentos; 6.4
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de
e-ARQ Brasil (Resolução 27 – Conarq) segurança; 6.5 Armazenamento; 6.6 Preservação.
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos.
O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm
somente documentos digitais e aos que compreendem
documentos digitais e convencionais. Com relação aos documentos
convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências
nos metadados, já no caso dos documentos digitais, o sistema
inclui os próprios documentos. O e- ARQ Brasil especifica todas as
atividades e operações técnicas da gestão arquivística de
documentos,desde a produção, tramitação,utilização e
arquivamento até a sua destinação final.
Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o
qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com
os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à produção
e à manutenção de documentos arquivísticos.
Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão
arquivística de documentos digitais e convencionais:
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