Reunido en Dauta Apresenta: ya d}ieys\ PARA UMA REUNIAO DE RESULTADOS MAIS EFICAZ32 DICAS PARA FAZER UMA REUNIAO DE RESULTADOS MAIS EFICAZ Copyright © 2014 Reunitio em Pauta Sobre a autora. Prefacio.... oh e inejamento O que sera discutido?.... Como alcangar o objetivo. Passar Informagao: Receber informagé: Criar opgdes/solugée: Tomar decisées:.. Energia - calor human: Construa um plano objetivo para as pantes. Elabore uma pauta para reunia Quais alternativas vocé tem?. Nao se esque¢a dos ausente: Comunicacao: Antecipar o que pode correr m: Prepare o ambiente: Dica 16# Regras da reuniao. CSORONNNED anna Durante a reuniao: ‘a 17#: Tente reunir consenso: a18# Produza uma ata... a 19# Controle os animo: a 20# Utilize uma agend, a 21# Evite a perda de foc ‘a 22# Controle os comportamento: a 23# Incentive a participagao de todos a 24# Saiba ouvi a 25# Cuidado com o celula ‘a 26# Esteja aberto a todas as opiniée: a27# Resumo: Dica 28# Feedback: BBRses2B8S 0.0 a oe B a 31# Reveja o planejamento: Dica 32# Formula da liderang: Palavra Final....... aan Cee ee eeeQ) Ebook Gre Copyright © 2014 Reuniao em Pauta 32 Dicas para uma Reun (0 (Ma 10 eH] oe m2 Todos os direitos reservados. Para fins comerciais, nenhuma parte deste livro deve ser usada sem permissao. Para fins nao comerciais, 0 uso deste material é livre desde que mencionado como fonte juntamente com a autora Autora: Caroline Fioravante Caroline Fioravante er ke ec Eo ee Mn]Oya dere ea Tal) A revolucao tecnolégica esta mudando radicalmente a forma como as pessoas se comunicam, interagem, definem e analisam objetivos. RMB ectw eM a EO Mate dos Mais Eficaz Uma das competéncias mais apreciadas e eficazes de um gestor de equipe € a capacidade que tem de manter uma boa comunica¢cao com as pessoas, € conseguir orientar sua equipe para resultados. Muitos gestores iniciam sua carreira no mercado de trabalho com algum conhecimento técnico e pouca experiéncia. Epreendedores com muita vontade, e pouco tempo! Como fazer para manter sua equipe produtiva e orientada para as metas de crescimento da sua empresa? Como motiva-los para que nao percam o foco no resultado. Este e-book foi idealizado para auxiliar novos lideres, gestores, e empreendedores a utilizar a ferramenta de Reuniao, de uma maneira efetiva, sem perda de tempo e potencializando os resultados do seu negocio! Espero que vocés aproveitem as dicas e orientagdes deste eBook, e mais importante, implantem-nas no seu negocio! Om abraco e boa reanicol Reuniao en Dauta Caroline FioravantePlanejamento Cra O que sera discutido? Lembre-se: Se n&o sabe aonde quer chegar qualquer caminho é valido! Saber o por qué de definir uma reuniao, € 0 primeiro passo para um reuniao produtival Se nao sabe ao certo, melhor nem marcar. Se dé um tempo para refletir o que realmente quer < discutir em grupo. Nao aborde mais de 3 temas em uma Unica reuniao! r Como contribuiremos para alcancar o objetivo? Como vocé pensa que os participantes da reuniao podem contribuir para o assunto que propée? E necessario reunir pessoas? Sera que enviar um e- mail, uma conversa informal tomando um café, nao seria suficiente? Pessoas focadas se desmotivam se sentem que foram convocadas para se reunir, e sua opiniao nao acrescenta em nada ao grupo. Isso pode gerar frustragdo e o sentimento de perda de @ tempo. Ea Passar Informacao Algo importante e inusitado acontecer, e pode impactar a rotina dos colaboradores? Este € o momento de reunir, replicando a informacgao de forma homogénica, para que todos tenham ciéncia do acontecimento e ajam de acordo com as novas orientagdes da empresa. PM CCR Meroe eed MTA OU cle ul theo ele Mm e-1ellialc iter ci0) Ebook Gratis: 32 Dicas para uma Reunido de Resultados Mais Eficaz Planejamento Tere — Receber informacies Sua equipe possui_ informacaéo e dados importantes que precisam ser conhecidos e analisados. Interessante reunir um grupo heterogénio para replicar, e construir um @ conhecimento do time, ao redor das informacdes internas da empresa! ra Criar opcoes/solucdes Duas cabecas pensam melhor que uma! O trabalho do grupo precisara estar alinnado para analisar/discutir as possibilidades e viabilizar caminhos. Aqui se torna interessante inclusive convocar pessoas de setores diferentes, para avaliar todas as perspectivas. Para evitar perder o foco, nao esqueca da dica 1! Tomar decisies Algumas decisées devem ser implantadas de forma mais democratica, ja que a resisténcia pode trazer danos para a efetividade da mesma. Quando o consenso € necessario, é coerente reunir /\ /\ pessoas chaves (influenciadoras), e que tenham interesse no tema. Evite ‘panelinhas’. W.reuniacempautacom.br| f /carolinefioravanterPlanejamento ra Energia - calor humana As vezes uma injecao de animo em grupo & necessaria! Se for este o motivo, prepare-se bem fisica e psicologicamente, para uma abordagem motivacional e positiva! Representa 0 momento em que os participantes estado juntos pela primeira vez. E preciso enunciar claramente as regras a respeitar, nomeadamente: a pontualidade, o tipo de preparacdo necessaria e como se pretende que o encontro se desenrole. Construa um plano objetivo para as reunides Tenha um plano de ac4o de ac&o para a reuniao. A ferramenta 5w2h pode te ajudar a planejar 0 que fazer, como fazer, quem vai fazer, quando fazer, onde, tempo de duracgao e quanto custara. Um plano de acao bem elaborado auxiliara em todas as fases e outras dicas aqui do Ebook. Selecione os participantes do encontro Lembre-se da Dica#2, e anote todas as pessoas que possam colaborar com o tema da reuniao. Converse com alguém mais proximo, ou com um influenciador, perguntando-o se ele sugere mais alguém! Evite grandes grupos, mas nao exclua ninguem que possa colocar por agua a baixo seus objetivos, se nao for convidado. CMC CN Kol Naa ee Cod aoe TACEla eleesale lahore uma pauta para reuniao Sua pauta deve responder a todos estes questionamentos: —> Qual €0 objetivo da reuniao? => Pretende fornecer informac6es a equipe ou comunicar uma decisa0? Precisa de opinides sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema? = Qual é0 resultado esperado da reuniao? => Pense no assunto como uma frase do tipo: A "Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova politica, para que aprovem o orcamento necessario” ou “Preciso de uma lista de recomendacées para poder tomar uma deciséo sobre o problema X", ea Quais alternativas vocé tem? A reuniao é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objetivos propostos ou existem meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?. Se existem outras alternativas mais eficientes, opte por elas. Porém se raramente vocé se reune com seu time, talvez seja o momento e aproveitar a oportunidade para fazé-lo. Pessoas precisam de uma injecao de animo de tempos em tempos (Dica#7) ica #12 Nao se esqueca dos ausentes Nem sempre da para parar uma equipe toda para fazer uma reuniao, mesmo curta. Em grandes empresas ent&o isto fica inviavel. Como preparar a informacao para as pessoas que nao precisam 233 estar presentes? Lembre-se que eles também podem ser. euniacempauta.com.br| f /carolinefioravanter‘book Gratis: 32 Dicas para uma Reuniao de Resultados Mais Eficaz Planejament ica #3 Comunicacao E preciso divulgar a pauta de reuniao com antecedéncia. Inclua: Hora da reuniao; local; objetivos, assuntos, resultados esperados e a preparacdo necessaria por parte de cada um dos participantes. Ej) ) © Antecipar o que pode correr mal O chamado plano de contingéncia: reuniéo de motivag¢ado e as pessoas estado resistentes? Reuniao de andlise, e 0 responsavel pelos dados nao deixa pronto o material? O que pode destruir os objetivos de sua reuniao? Crie um plano dos a3 problemas que podem ocorrer, e ja pense em cenarios de resolu¢ao, caso ocorram! ra Prepare o ambiente O ambiente deve ser adequado ao tema da reuniao. Ja pensou em uma reuniao motivacional, em uma sala fria, apertada e escura? Ou o contrario, uma reuniao de analise em um local aberto e barulhento? Se vocé nao possui espacos i) adequados para isso, pense adequa-los ou mesmo terceirizar, escritorios, salas ou até saldes de restaurante. RET ASU ter=) lee eecolt Mole ma eel nt ele clEbook Gratis: 32 Dicas para uma Reuniao de Resultados Mais Eficaz Evetorventoele Regras da reunido Agora que todos estao reunidos, logo no comego estipule as regras da reuniao. O debate sera a cada topico? A discuss&o ficara para o final? Como sera realizada a ata da reuniao ou intervenc&o dos participantes? Deixe bem claro, isso facilita muito a administracao do tempo. Durante a reuniao Tente reunir consenso | ica #17 | Uma reuniao, especialmente as que buscam a solugdes de problemas, deve sempre terminar de forma consensual, onde o maximo possivel de envolvidos saiam satisfeitos. Aqueles que nao, pelo menos nao 25 saiam aborrecidos ou ofendidos. O responsavel por persuadir e buscar consenso, € sempre aquele que conduz a reuniao. Se nao for vocé, lembre se eleger alguéem comunicativo e com espirito de lideranca. Produza uma ata Uma ata nao deve ser apenas um registro do que foi dito na reuniao. Ela também deve ser um bom plano de y acaéo que a equipe ira executar para cumprir os objetivos do projeto. Tee ail linefioravanterEbook Gratis: 32 Dicas para uma Reuniao de Resultados Mais Eficaz Durante a reuniao Controle os animos Dica #19 Assuntos polémicos podem deixar os colaboradores a flor da pele. Em caso de exaltagao, 0 moderador deve reforcar o controle e canalizar a energia dos participantes para areas especificas, sempre a 4 resolugao dos problemas. Lembre a sua equipe que eles estZo reunidos em prol de um objetivo comum, e discutindo ideias, e nado pessoas ou cargos. Utilize uma agenda Dica #20 Uma agenda servira de orientagéo, como um roteiro, durante o desenrolar da reuniao. Assim vocé nao deixa de passar nada do que considerava importante, dos Vo pontos de transicao, e vai eliminando os pontos que ja foram debatidos ou repassados. Evite a perda de foco Se for o lider ou moderador da reuniao, esteja atento a discussao e volte aos pontos essenciais sempre que nota que ha dispersao entre os participantes. Cuidado em dar exemplos ou contar histdérias, isso pode fazé-lo perder o raciocinio objetivo. E muito comum, no ser humano, alguém comegar a se ) identificar, e justificar comportamentos ou acdes. Lembre-os sempre que a reuniao é para discutir algo genérico, e nao para falar de alguém em especifico. Se a pessoa insistir, deixe claro que conversara com ela individualmente em outra oportunidade. vante | Pee Keon Nol Ma fel) Uriel el2 Dicas para uma Reuniao de Resultados Mais Eficaz Durante a reuniao Controle os comportamentos Primeiro o autocontrole. Evite vicios de linguagem ou uso excessivo de girias e palavrées. Porém, sempre aproxime a sua linguagem a daqueles que estarao recebendo a informacao. O papel do facilitador ou moderador de uma reuniao também passa por saber gerenciar os comportamentos alheios. A reatividade agressiva, falta de aten¢ao ou interesse, timidez dos participantes perturbam as reunides e a sua eficacia. Observe sempre o comportamento corporal dos participantes. O corpo fala e muito! Incentive a participacao de todos: Observando o comportamento das pessoas, vocé percebe aqueles mais timidos, que precisam de ‘um empurraozinho’ pra falar. Chame-o pelo nome, e convide-o sem constrangé-lo a agregar sua opiniao. Muitas vezes as reunides sao dominadas pelos grandes comunicadores, e acabamos perdendo solugdes que podem estar naqueles que mais timidos (normalmente, ouvem e observam melhor). Caso aquele que ‘fala muito’ esteja atrapalhando seu raciocinio, e interrompendo a conducao da reuniao, educadamente diga “Por favor, irei concluir meu raciocinio e deposite dou a palavra.” Funciona bem na maioria dos casos, apesar de gerar um desconforto naqueles que nao estaéo acostumados a receber ‘nao’ ou limite. Merely elke Ng mm eC at iNT)book Gratis: 32 Dicas para uma Reuniao de Resultados Mais Eficaz Durante a reuniao Saiha ouvir Ouvir, mesmo aquilo que nos incomode, que va contra nossos argumentos ou comportamento, é importante! Se somos um lider capaz de demonstrar transformagao pessoal para o alcance dos resultados do grupo, somos mais respeitados, e normalmente temos mais aderéncia e comprometimento nas decisées tomadas. Saiba ouvir, mesmo que doa! Cuidado com o celular Inclua nas normas a proibicao do celular. Se a reuniao for muito longa, faca pausa para que as pessoas possam verificar suas ligacdes e mensagens instantaneas. Deixe claro, que se alguém esta esperando uma ligacao urgente, (as vezes um parente doente, etc.) se manifeste, e€ caso o celular toque, simplesmente saia da sala discretamente e atenda a ligacao. Assim as pessoas ja se preparam para este tipo de comportamento e nado se dispersam tanto caso ele ocorra. Esteja aherto a todas as opinides = | = )fe 1-1 Mesmo opiniées que a principio nao parecam boas, podem ser construtivas em algum momento. A técnica de brainstorming traz como regra clara, a nao repressao de ideias, ja que isso além de constranger, pode reprimir os demais participantes na exposigao de seus raciocinios, € quem sai perdendo € o grupo com certeza. Demonstre respeito e atengao (e cuidado com a expressao corporal). Me Keolu Mola a ec LLClMais Eficaz Durante a reuniao Resumo Termine a reunido com um resumo dos problemas e conclusées encontradas pelo grupo. Deixe sempre aberto para perguntas ou duvidas, e mostre-se receptivo a reunides individuais caso seja necessario. Pos Reuniao eos Feedback Envie-os um feedback. Normalmente a mesma comunicacgao escolhida para marcar a reuniao, deve ser utilizada para replica-la. Envie uns agradecimentos pela participagao, incluindo a ata, e principalmente os responsaveis por cada acao planejada. WEES) Acompanhamento Nada ira adiantar a reuniao, se vocé ou alguém nao ficar responsavel em acompanhar a execuc¢ao das tarefas que foram combinadas. Este é sem 2 duvida um dos maiores problemas e desafios do gestores. Lembre-se que quem nao acompanha nao gerencia. E quem nao gerencia resultados, gerencia desculpas! PT eRe ne ma eco aCe NZLde Resultados Mais Eficaz Pos Reuniao DICA #30 Evite Sei que quando comecar a fazer reunides mais produtivas, e@ os resultados comecarem a aparecer, da_uma vontade se reunir com o grupo pra tudo! Compartilhar aquela sinergia. Mas cuidado com 0 excesso de reunides, com reunides muito longas ou com muitas pessoas. Lembre-se sempre das primeiras dicas. Afinal a intencao é€ ter reunides mais produtivas e nado necessariamente mais reunides! Reveja o planejamento Se os resultados nao estao vindos como esperado, reveja seu planejamento, sua comunicacgao! Peca um feedback para um dos envolvidos que confia, e que tem mais afinidade. Existem muitos pontos cegos, que temos que ter maturidade para encarar. Mas nao desista de fazer reunides produtivas. Lembre-se que estar em grupo € um gatilho mental importante para os seres humanos, manifestarem adesfo e comprometimento as causas comuns. Aceite muitas vezes que € vocé que precisa se desenvolver como lider.(O) Ebook Gi de Resultados Mais Eficaz Pos Reuniao ie") Formula da lideranca 32 Dicas para uma Reuni A formula da lideranca vai além de se fazer reunides produtivas. E no dia-a-dia da sua rotina com sua equipe, treinando-os, orientando-os e dando feedbacks que sua equipe se torna uma equipe de sucesso. N&@o abandone este contato _ interpessoal, simplesmente porque suas reunides estao dando resultados surpreendentes. E na rotina do lider, que ele encontra espaco para disseminar a cultura e valores da empresa! CMC CER ool ea a ee CoNl aoe VTCReunidoen Dauta ) Dec en eRe Weert