ETAPA 1: Análise Situacional

O primeiro passo quando criar um Plano de Comunicação é realizar uma

Análise Situacional.

Este é um termo complicado para pesquisar o ambiente existente na sua

Comunicação.

Analise o desempenho de todas as Comunicações dentro do seu projecto e

identifique os pontos fortes,

pontos fracos, oportunidades e ameaças.

Depois, identifique quaisquer ensinamentos do passado dados por exercícios

de Comunicação, afim

que os erros cometidos no passado não se repitam novamente.

ETAPA 2: Objectivos da Comunicação

Fantástico. Agora sabe quais são os pontos fortes da sua Comunicação e o

que é preciso melhorar.

Neste momento está pronto para definir quais os objectivos da sua

Comunicação.

Elabore uma lista com os três principais objectivos que pretende atingir do seu

projecto de comunicação.

Por exemplo, pode querer informar as partes interessadas do projecto sobre o

progresso do mesmo,
dinamizar o envolvimento da gestão hierárquica ou melhorar a produtividade da

sua equipa, etc.

ETAPA 3: Directrizes da Comunicação

Defina as directrizes da comunicação para o controlar a forma das

comunicações dentro do seu projecto.

Por ex. pode decidir que:

1. Todas as mensagens serão distribuídos através de canais pré-definidos

2. Todas as comunicações sobre aspectos críticos serão pré-aprovadas pela

Direcção

3. Todas as comunicação serão adaptadas com base nas necessidades das

partes interessados

ETAPA 4: Público Alvo

Agora falta definir exactamente com quem é que a sua equipa irá comunicar

com formalmente.

Lembre-se que as comunicações formais são um método para controlar as

mensagens enviadas pela sua equipa.

Elas promovem uma única visão coerente do seu projecto a um determinado

público, a fim de que “toda

a gente tenha a mesma versão da verdade”.

ETAPA 5: Necessidades das Partes Interessadas

Cada grupo de público alvo terá as suas próprias necessidades especificas.

Cada parte interessada vai exigir informação que é específica ao seu papel no

projecto. Por exemplo,

um Patrocinador do Projecto terá de ser informado sobre os riscos e as

questões prioritárias, enquanto

um Analista da Qualidade poderá ter de ser notificado sobre o estado actual

das entregas previstas do

projecto.

ETAPA 6: Principais Mensagens

Em seguida, faça uma lista das principais mensagens que devem ser enviadas

a cada uma das partes

interessadas. As mensagens essenciais podem incluir o status do projecto,

questões sobre o projecto,

riscos do projecto, entregáveis do projecto ou recursos do projecto.

O próximo passo é definir como fazer a entrega de cada mensagem às

diferentes partes interessadas

através de um canal de comunicação específico.

ETAPA 7: Canais de Entrega

Há uma grande variedade de maneiras como pode produzir suas principais

mensagens destinadas às partes

interessadas (por ex: e-mails, comunicações internas, reuniões, conferências,

etc).
Para cada grupo de partes interessadas, deverá identificar o canal que irá usar

para entregar suas mensagens.

ETAPA 8: Calendário da Comunicação

Nesta altura já estará pronto para criar o calendário da comunicação dos

eventos, actividades e acções

que é necessário para entregar as mensagens certas às pessoas certas no

momento certo durante todo

o tempo de duração do projecto.

Crie um calendário detalhado de eventos e para cada item listado deverá

especificar os prazos para a

sua conclusão e quaisquer dependências relativamente a outros eventos do

calendário.

ETAPA 9: Comunicação de Eventos

Faça uma descrição pormenorizada para cada evento constante no seu

calendário.

Certifique-se que define bem a finalidade do evento, como acontecerá e

quando deverá ocorrer.

ETAPA 10: Matriz de Comunicação

E finalmente, logo que tenha os eventos listados e descritos detalhadamente,

irá precisa identificar

quem irá deter a gestão dos mesmos e quem irá analisar a sua eficácia.
Crie uma matriz de Comunicação que enumere para cada evento: quem é

responsável por esse evento,

quem participará e a quem compete rever e analisar.

Depois de ter executado estas 10 etapas, cabe-lhe a si a decisão de obter a

aprovação do seu Plano de

Comunicação pelos seus superiores hierárquicos ou não e, em seguida,

executá-lo para que os níveis de

Comunicação do seu projecto sejam os mais eficientes possível.

Apenas mais um conselho: para melhorar os níveis das sua comunicações

precisará de um feedback honesto

sobre o desempenho da sua equipa.

Implemente medidas para obter esse feedback, tais como: questionários,

formulários do opinião e inquérit