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Como evitar e prevenir perdas de

produtos em supermercados
jul 23,2015 / Por Checklist / 2 Comentários

Vamos falar sobre prevenção de perdas em supermercados? Por gerar grandes prejuízos financeiros, esse tipo de desperdício é um
dos maiores desafios do cotidiano de empresas do segmento e, portanto, merece uma atenção especial.
Existem inúmeras situações que podem ocasionar perdas, desde aquelas relacionadas ao vencimento de produtos perecíveis até os
pequenos furtos. Todos esses casos comprometem as receitas do negócio, bem como o capital de giro — necessário para repor as
mercadorias que foram perdidas.
Diante desse grande problema, trouxemos para o blog um conteúdo repleto de dicas e informações que vão ajudá-lo a prevenir tal tipo
de ocorrência e, assim, fazer com que o empreendimento cresça.
Ficou curioso e quer aprender mais sobre o assunto? Continue com a leitura!
Quais os tipos de perdas mais recorrentes em supermercados?
Antes de tudo, é necessário esclarecer o que são perdas de estoque. Elas são identificadas quando há diferença entre o estoque
registrado no sistema e o estoque real. Não há dúvidas de que elas têm um grande impacto no desempenho dos supermercados. Suas
causas podem estar localizadas em vários setores e em diferentes momentos das atividades diárias.
Por isso, é necessário implementar um programa de prevenção de perdas capaz de estabelecer um controle preciso em todos os
procedimentos de logística, segurança, gestão de pessoas e gestão financeira.
O primeiro passo para propor soluções é reconhecer os fatores que causam o problema, ou seja, saber que tipos de perdas são mais
recorrentes. Elas podem ser classificadas em dois grandes grupos: perdas conhecidas e perdas não identificadas. Veja a seguir as
ocorrências que se enquadram em cada categoria:
1. Perdas conhecidas
As perdas conhecidas, também chamadas de perdas operacionais, são resultados de erros de processo e falhas gerenciais recorrentes
no cotidiano do estabelecimento. Como suas causas são internas, podemos dizer que são previsíveis. As ocorrências mais comuns
nesta categoria são:
Danos relacionados à manipulação do produto
Esse tipo de perda é muito comum em redes varejistas e possui forte ligação com a atuação dos funcionários que lidam diretamente
com o produto. Ocorrem durante o deslocamento das mercadorias dentro da loja ou no estoque, causando avarias que impedem sua
comercialização.
Alguns exemplos desse tipo de falha são: uma caixa de leite que sofre uma perfuração no deslocamento, um copo de vidro que recebe
algum choque e se quebra, entre outros. Um dos fatores que influencia negativamente nesses casos é a organização inadequada do
espaço físico dos depósitos e da loja.
Itens com prazo de validade expirado
As perdas por este motivo são o resultado de procedimentos de controle de estoque e logística pouco eficientes. O giro de mercadorias
é um fator bastante significativo nesses casos. Quando há falhas de armazenagem e reposição, os produtos mais novos são vendidos e
os mais antigos ficam encalhados nas prateleiras.
O prejuízo é alto, pois além do descarte da mercadoria, o estabelecimento também corre o risco de receber autuações e multas
pesadas. Outro impacto importante é o dano para a imagem da empresa frente aos consumidores.
Deterioração de mercadorias perecíveis
O armazenamento e manipulação de produtos perecíveis devem seguir protocolos rígidos, já que eles podem ser contaminados
facilmente. Assim, insetos, pragas e o próprio contato com produtos químicos e tóxicos são situações que poderiam ser evitadas e que
acabam comprometendo a integridade das mercadorias.
Este tipo de ocorrência é especialmente preocupante no setor de hortifruti. Falta de cuidados com limpeza, compras em excesso, má
escolha dos fornecedores e armazenamento inadequado são os principais fatores que interferem nesta área.
2. Perdas não identificadas
Esse tipo de perda não pode ser previsto pelos gestores e funcionários. Ele ocorre ocasionalmente e, em geral, só é identificado por
meio de um inventário. Suas principais ocorrências são nas seguintes situações:
Furtos
Os furtos são, sem dúvidas, as situações mais frequentes de perdas não identificadas que podem causar um grande prejuízo no
estoque. Infelizmente, tais atitudes podem partir tanto de clientes e visitantes quanto de funcionários, sendo um dos maiores desafios
para a equipe de segurança da loja.
Desvios e fraudes por funcionários
Há situações em que funcionários aproveitam-se da vulnerabilidades dos procedimentos para cometer diversos tipos de desvios. Os
casos mais comuns incluem a passagem de produtos pelo checkout sem que sejam registrados ou o registro de um item com o código
de outro mais barato. O colaborador pode “esquecer” de passar um pote de sorvete pelo leitor, por exemplo.
Programas de fidelidade também são brechas para fraudes. O operador do caixa pode aproveitar a compra de um cliente que não
participa do programa e registrar a transação em seu próprio cartão. Toda possibilidade de fraude é de difícil detecção, portanto, é
necessário ter muita cautela antes de tomar qualquer providência direta.
Desvios e fraudes por clientes e visitantes
Os frequentadores da loja também desafiam os sistemas de prevenção de perdas, utilizando uma série de artifícios. O principal deles é
o consumo de produtos dentro do mercado. Isso acontece principalmente com bebidas, como iogurtes, refrigerantes e cervejas. A
pessoa consome o produto e descarta a embalagem antes de passar pelo caixa.
Também são comuns as trocas de etiquetas ou embalagens. O consumidor pode trocar propositalmente o preço das gôndolas ou até
alterar o conteúdo das embalagens para levar um produto mais caro no lugar de outro. Também há os que utilizam as fraquezas nos
procedimentos de devolução para levar vantagens indevidas.
Quais as melhores práticas para a prevenção de perdas em supermercados?
Conforme demonstrado, o problema é grande e possui diversas origens. Toda essa complexidade e os prejuízos causados demandam
muita atenção dos gestores e empreendedores. O uso da tecnologia é crucial para aprimorar os processos logísticos, financeiros e de
segurança, que exigem um alto nível de integração e comunicação eficiente.
Quanto à gestão de pessoas, a implantação dos novos métodos de prevenção de perdas é um trabalho cujos resultados aparecem no
longo prazo. Certamente haverá um certo grau de resistência às mudanças no início, pois a transformação da cultura organizacional
leva tempo. É importante aplicar ferramentas para que cada funcionário entenda a importância dos novos procedimentos.
A questão é complexa, mas se você tem enfrentado esse tipo de problema em seu estabelecimento, não se desespere! Reunimos
as melhores práticas para superar o desafio e reduzir as perdas do seu negócio. Quer aprender? Continue atento!
Tenha um programa de treinamento de funcionários
A implantação de métodos de prevenção de perdas exige o engajamento de todos os funcionários. Por isso, apostar em programas de
treinamento é fundamental para reduzir os índices de desperdício em um supermercado. Crie um projeto voltado para a conscientização
de toda a equipe e incentive o desenvolvimento de uma cultura voltada para a eficiência.
Os responsáveis pela limpeza, segurança, vendas, estoque e demais áreas produtivas e administrativas precisam ter pleno domínio dos
protocolos e entender a sua importância. Dessa forma, eles aprenderão a evitar perdas e incluirão as boas práticas em suas rotinas.
Organize a gestão de estoque
Como anda o estoque em seu supermercado? Não é raro encontrarmos estabelecimentos em que mercadorias são perdidas por total
falta de organização (como quando o produto é colocado em local inadequado ou suas entradas e saídas não são registradas). Para
evitar esse tipo de perda é essencial que os produtos em seu depósito sejam alocados de maneira lógica.
Organize os processos de recebimento, registro, posicionamento e reposição de produtos de forma bem definida e integrada por meio
da tecnologia. Isso privilegiará a logística e fará com que sua empresa trabalhe com estoques mais enxutos, reduzindo as perdas.
Determinar um código próprio para cada produto evita confusões sobre a quantidade de itens e prazos de validade.
Outra dica valiosa nesse sentido é a utilização da técnica do PEPS — um dos pontos mais importantes no controle de perdas. A
metodologia se resume à lógica de que o “Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai” (ou FIFO, em inglês). Ou seja, todas as atividades
de armazenagem e reposição são adaptadas para evitar que produtos antigos fiquem escondidos nos depósitos ou gôndolas.
Um controle melhor do nível de estoque também reduz o risco de comprar mercadoria demais e não conseguir vender, ou comprar
mercadoria de menos e ter buracos nas prateleiras. Com dados detalhados de estoque, a gestão de compras será aperfeiçoada.
Consequentemente, a gestão financeira também será beneficiada, aumentando a rentabilidade.
Realize inventários cíclicos
Essa medida, por si só, não contribui diretamente para prevenir perdas de produtos, mas auxilia no entendimento das principais causas
que ocasionam o problema. Os inventários cíclicos possuem uma grande importância no enfrentamento da situação, já que permitem
uma identificação mais rápida das perdas.
Por serem realizados dentro de períodos específicos e com uma frequência maior, as inconsistências entre o estoque previsto e o
existente nas prateleiras são identificadas em menor tempo. Isso, consequentemente, permite que ações mais efetivas sejam
implementadas.
Controle o consumo interno
Setores como cozinha, refeitório e padaria costumam consumir produtos dos departamentos de hortifruti, frios e laticínios em sua
produção. Na correria do cotidiano, é comum que o uso destes itens não seja registrado pelos funcionários. Outros produtos que
merecem atenção são os de limpeza – utilizados por todas as áreas.
É fundamental estabelecer práticas que facilitem este controle, pois além de causarem forte impacto no estoque, essas falhas dificultam
a medição dos custos de cada setor.
Aperfeiçoe o procedimento para trocas de mercadorias
Por diversas razões, o cliente pode precisar trocar um produto comprado. Nesse momento, é essencial que você tenha um
procedimento previamente definido (e eficiente). A troca só pode ser efetuada com a apresentação do cupom fiscal e, além disso, deve-
se observar com atenção as possíveis diferenças de preço entre as mercadorias.
Fique atento também ao fato de que o item que retornou para a prateleira precisa dar entrada no estoque novamente. Ou seja: o
funcionário deve registrar a devolução do produto e a saída do outro corretamente.
Fiscalize a qualidade dos fornecedores
Este aspecto é especialmente importante no setor de hortifruti, pois a qualidade das mercadorias pode variar bastante. Procure
conhecer de perto os procedimentos de estocagem, manipulação e transporte de frutas e legumes dos produtores. Não pense apenas
no preço mais baixo. Estabeleça um padrão de qualidade e formalize uma série de exigências aos fornecedores.
Invista em segurança
Investimentos em segurança são considerados essenciais para empresas de qualquer segmento. No caso de supermercados, operar
sem um sistema efetivo de monitoramento por câmeras é um erro que traz grandes prejuízos.
A utilização de câmeras em vários locais do estabelecimento inibe pequenos furtos de clientes e funcionários. Isso porque a indicação
de que o local é monitorado representa um risco a esses infratores. Criar uma equipe de prevenção de perdas também é muito
interessante. Esses funcionários ficam circulando pelos corredores e observando atitudes suspeitas.
Já existem até tecnologias que integram o sistema de imagens com os registros dos caixas em busca de situações que fujam dos
padrões. Isso permite mapear possíveis casos de fraude.
Fique atento às trocas de código de barras
Como foi dito anteriormente, a troca de código de barras da mercadoria é um dos problemas que mais demandam atenção dos
funcionários em uma rede varejista de supermercados. Para evitar esse tipo de perda, fomente na equipe de caixas o hábito de conferir
se o item registrado confere com aquele que o cliente está levando. Em caso de inconsistências, providencie imediatamente o registro
adequado.
Utilize um software de checklist
Com tantas atividades a serem realizadas, por que não organizá-las em uma checklist para obter maior controle sobre o que já foi feito e
o que ainda está pendente? A tecnologia é uma grande aliada das empresas — e esse tipo de software ajuda bastante os negócios que
atuam no varejo, especialmente supermercados.
Contar com um programa de checklist de prevenção de perdas para supermercados auxilia no acompanhamento das atividades e,
ainda, simplifica a emissão de relatórios, para que os gestores possam analisar e entender as operações. A consequência direta disso é
um controle maior do estoque do negócio e tomadas de decisões mais acertadas.
Como se tem acesso a dados e informações atualizadas e reais, os gestores conseguem traçar estratégias mais focadas na solução do
problema e, com isso, alcançam melhores resultados. O programa é altamente personalizável e fácil de manusear, desburocratizando
os processos e tornando-os muito mais rápidos e eficientes.
Ao longo do post de hoje, você percebeu que a prevenção de perdas é uma das tarefas mais relevantes para o sucesso de um
supermercado. Foram apresentadas diversas medidas que podem ser utilizadas na superação desse problema e que, em conjunto,
fazem toda a diferença.
É claro que nem todas são tão simples de serem executadas. Elas demandam mudanças no comportamento dos colaboradores,
formalização e padronização dos processos, e aplicação de tecnologias.
No entanto, vale ressaltar que, colocando em prática tudo o que foi apresentado neste artigo, o estabelecimento sofrerá menos com as
perdas. Consequentemente, conseguirá reduzir seus custos de operação, o que será refletido positivamente nos lucros.
E aí, gostou do conteúdo? Agora que você já sabe mais sobre a prevenção de perdas em supermercados, que tal conhecer o programa
5S? Saiba como ele pode ser uma ferramenta extremamente útil para implantar uma cultura de redução do desperdício em sua
empresa.