PROCEDIMENTO 7.5.

3 – 001

Controle de Informação Documentada Data: 02/01/2018

Histórico das Alterações:

Revisão Vigência Histórico

00 02/01/18 Nova Publicação

Elaboração Revisão Aprovação

José Inácio Machado Amaral Valdomiro Peroto Natalino de Jesus de Almeida

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Controle de Informação Documentada Data: 02/01/2018

1. Objetivo:

Definir os controles necessários para os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.

2. Documentação envolvida:

4.4 – Sistema de Gestão da Qualidade e Seus Processos

Matriz de Responsabilidade

3. Procedimento:

3.1 Elaboração e Revisão de Documentos:

Todo colaborador pode identificar uma necessidade ou propor a criação ou revisão de um

documento para suporte ao Sistema de Gestão da Qualidade.

Compete ao Gestor da Qualidade a execução de adequações e as implementações

necessárias para documentos como o documento “ SGQ e Seus Processos”, Procedimentos
e Dados.

As revisões e alterações em documentos são evidenciadas em uma lista eletrônica

denominada “Lista Mestra de Documentos”.

3.2 Estrutura necessária para o documento “Sistema de Gestão da Qualidade e Seus

Processos”

 Requisito
 Nome
 Data de emissão
 Histórico das alterações com revisão, data e histórico
 Nome do responsável pela Elaboração e Assinatura
 Nome do responsável pela Revisão e Assinatura
 Nome do responsável pela Aprovação e Assinatura
 Item 1 - Objetivo
 Item 2 - Procedimentos documentados estabelecidos para o SGQ
 Item 3 - Exclusões do Sistema de Gestão da Qualidade
 Item 4 - Política da Qualidade
 Item 5 - Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade
 Item 6 - Estrutura da Documentação do SGQ
 Item 7 - Interação dos Processos – Macro
 Item 7.1 – Interação dos Processos
 Item 8 - Estrutura da Organização
 Item 9 - Registros da Qualidade
 Item 10 - Anexos

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3.3 Estrutura necessária para elaboração de Procedimentos:

 Requisito
 Nome
 Data de emissão
 Histórico das alterações com revisão, data e histórico
 Nome do responsável pela Elaboração e Assinatura
 Nome do responsável pela Revisão e Assinatura
 Nome do responsável pela Aprovação e Assinatura
 Item 1 - Objetivo
 Item 2 - Documentação envolvida
 Item 3 - Procedimento
 Item 4 - Registros da Qualidade
 Item 5 - Anexos

Os Procedimentos e o Manual da Qualidade possuem campo histórico para assegurar a

situação atual de revisão e demonstrar ao longo do tempo as alterações.

Após 5 (cinco) anos a Organização poderá redefinir as revisões ou versões dos documentos.
Nos demais documentos não há a necessidade deste tipo de controle, porém passa a valer
a data da última revisão.

A lista mestra de documentos deverá estar atualizada de acordo com a data ou revisão do
documento.

3.4 - Aprovação

Toda a revisão do Manual da Qualidade deverá ser aprovada pela Alta Direção.

A revisão de um procedimento será realizada pelo Gestor da Qualidade. A aprovação deste

documento deverá ser feita pelo responsável definido na Matriz de Responsabilidade.

O documento só poderá ser utilizado após a aprovação do mesmo e distribuição aos locais
pertinentes.

3.5 - Controle dos Documentos

Manual da Qualidade, Procedimentos, Dados e Desenhos do cliente são documentos

controlados cujas cópias devem ser controladas, portanto quando aprovados e em uso estes
documentos deverão ter um carimbo com a inscrição “CÓPIA CONTROLADA – VÁLIDO EM
VERMELHO” e passarão a constar na lista mestra de documentos.

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As cópias de documentos para estudo ou outra necessidade qualquer diferente de seu

propósito deverão ser marcadas com a inscrição “CÓPIA NÃO CONTROLADA”. Esta cópia
não necessita controle através da lista mestra de documentos.

3.5 Documentos de origem externa

Além dos desenhos de clientes, documentos de origem externa necessários para o

planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade são identificados e distribuídos
conforme lista mestra de documentos.

3.6 Distribuição de Documentos

A distribuição de um documento será feita pelo Gestor da Qualidade ou pessoa designada.

Manual da Qualidade, Procedimentos e Dados estarão disponíveis na área de acordo com

cada necessidade, conforme lista mestra de documentos.

3.7 Cópias Perdidas ou deterioradas

No caso de perda de cópias controladas ou deterioração (sujeira, por exemplo), o Gestor da

Qualidade procederá à substituição da cópia, impedindo que se façam cópias sem o carimbo
de cópia controlada.

3.8 Back-up dos documentos eletrônicos

Diariamente o responsável executa o back-up dos arquivos eletrônicos do Sistema de

Gestão da Qualidade, retirando-os da empresa para outro local seguro mantendo-se a
integridade física dos arquivos.

Desenhos novos a partir da data deste Procedimento necessariamente deverão estar

cadastrados na lista mestra de documentos e carimbados.

Nota: Ao Cliente que solicitar controle próprio do desenho e que não se aplica o controle
para a WVN, o desenho não deverá ser carimbado e deverá a cada lote ser devolvido ao
mesmo. Esta informação deverá ser evidenciada na Lista de Clientes, coluna de controle de
documentos.

3.1 Registros:

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Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados conforme este
procedimento.

Os registros devem ser controlados para prover evidências da conformidade com os

requisitos especificados e da operação eficaz do Sistema de Gestão da Qualidade.

Os registros deverão estar evidenciados na “Lista Mestra de Registros” e esta deverá ser
atualizada, sempre que necessário pela Gestão da Qualidade ou responsável definido pela
Matriz de Responsabilidade.

Os registros serão mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis e

controlados quanto à identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de
retenção e disposição dos mesmos.

Os registros devem ser identificados através de seu nome por extenso e de sua revisão
numerada, podendo também a revisão ser identificada pela data de vigência.

Os registros são mantidos e arquivados nas diversas áreas e quando aplicável, ser em meio
eletrônico, conforme lista mestra de registros.

Todo colaborador é responsável pela proteção do registro quando em uso, mantendo-o

devidamente arquivado e protegido após o uso.

As formas de recuperação, tempo de retenção e de disposição do registro estão descritos na

lista mestra de registros.

4. Registros da Qualidade:

Lista Mestra de Documentos

Lista Mestra de Registros
Lista de Clientes

5. Anexos:

Não se aplica

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