Implantação de Gestão Descentralizada de Recursos

Acadêmicos – um estudo de caso

André Pimenta Freire
apfreire@grad.icmc.usp.br

Débora Maria Barroso Paiva

debora@icmc.usp.br

Renata Pontin de Mattos Fortes

renata@icmc.usp.br

Universidade de São Paulo -USP

Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - ICMC
Av. do Trabalhador São-carlense, 400 – Centro
Cx. Postal 668 – 13560-970 - São Carlos – SP

Resumo
A eficiência na realização de tarefas rotineiras de cunho administrativo em instituições de
ensino, em especial as que são efetuadas de forma centralizada, muitas vezes comprometem o
bom andamento das tarefas acadêmicas primordiais. Neste artigo apresentamos as atividades
realizadas na implantação de uma abordagem de gestão descentralizada para utilização de
salas em uma instituição de ensino. Assim, são apresentadas as questões referentes ao
processo de desenvolvimento da solução de software adotada, assim como as questões
referentes à implantação do software e aos fatores humanos associados, principalmente
quanto à aceitação por parte dos participantes dessa nova abordagem.

Abstract
Efficiency in the execution of routine administrative tasks in educational institutions,
particularly those highly centralized tasks, greatly impacts the successful accomplishment of
the primary academic tasks. In this paper we present the activities carried out in implementing
a decentralized software assisted approach for scheduling classrooms in an educational
institution. Relevant issues concerning the development process of the software solution are
presented, as well as issues related to introducing the software in the work environment and
the associated human factors. In particular, we address issues concerning the approach’s
acceptance by the members of the institution.

Palavras chave: Informática em Gestão Educacional, Processo de Engenharia de Web,

Implantação de Software de Gestão Educacional
 Revista Brasileira de Informática na Educação – V.12 N. 2 – 2004

1. Introdução
A utilização do computador como ferramenta em gestão educacional apresenta características
especialmente relacionadas com o fato de que as responsabilidades em ambiente acadêmico
são inerentemente distribuídas, haja vista o papel dos professores em salas de aula. Assim,
tais responsabilidades devem ser sempre consideradas na implantação de soluções
tecnológicas.
Em geral, o uso de computadores ocorre em atividades repetitivas burocráticas e que
exigem grande quantidade de processamento ou cálculo [14]. Observa-se ainda que a
realização de tarefas de cunho administrativo em Instituições de ensino, quando ocorre em
grande volume, por ser requerida de forma contínua, muitas vezes se torna burocrática e
ineficiente. O gerenciamento da utilização de salas e equipamentos da Instituição X1 se
apresentava como um exemplo de tal situação, pois era efetuado de forma centralizada:
somente os funcionários de secretarias eram responsáveis pela gestão do uso desses recursos.
Com o número crescente de solicitações a esses funcionários, por parte dos docentes e de
outros funcionários, a eficiência na realização de reservas de salas e equipamentos ficava cada
vez mais comprometida, propiciando a ocorrência de conflitos e prejudicando o bom
andamento das tarefas acadêmicas primordiais.
Uma solução encontrada pela Instituição X foi a adoção de uma abordagem de gestão
descentralizada, de forma que parte da responsabilidade pelo gerenciamento dos recursos
fosse atribuída também aos docentes. Dessa forma, os funcionários, antes responsáveis pelo
gerenciamento, ficariam menos sobrecarregados e os docentes teriam acesso facilitado ao uso
dos recursos necessários para a realização de suas atividades acadêmicas.
Assim, diversas soluções de software de gestão educacional foram pesquisadas, mas
nenhuma delas atendia completamente a todos os requisitos para que tal abordagem pudesse
ser implementada com sucesso. A solução encontrada foi a de adaptar um software de suporte
a agendas para Web desenvolvido na própria Instituição X, denominado No Risk Planning [3]
e acoplá-lo à Intranet da Instituição.
Neste artigo são apresentadas as questões referentes ao processo de desenvolvimento da
solução de software adotada e as questões referentes à implantação do software e fatores
humanos, principalmente quanto à aceitação por parte dos docentes a essa nova abordagem,
na qual eles estariam envolvidos como parte do processo de gestão da Instituição em uma
atividade que influencia diretamente as suas atividades pedagógicas.
Este artigo está organizado da seguinte forma: na Seção 2 são introduzidos alguns
conceitos básicos sobre Informática em Gestão Educacional. Na Seção 3 são apresentadas as
características e funcionalidades do Sistema de Reserva de Salas implementado. Na Seção 4 é
descrito o processo de desenvolvimento do Sistema de acordo com o Framework de
Engenharia de Web proposto por Pressman [8]. Na Seção 5 são discutidas as questões e lições
aprendidas referentes à implantação do Sistema, assim como são apresentados dados reais de
uso do sistema. Finalmente, na Seção 6, as Conclusões são apresentadas.

2. Informática em Gestão Educacional

Em gestão educacional, a utilização do computador como ferramenta ocorre principalmente
nas atividades repetitivas burocráticas e que exigem grande quantidade de processamento ou

1
O nome da Instituição foi propositalmente substituído por X, para omitir a identificação da sua origem.
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cálculo. Dentre as principais funções do gestor escolar, destacam-se: a organização física, a

administração financeira, a supervisão geral da escola e a coordenação de recursos humanos
(professores, funcionários, alunos, pais e comunidade). Tais tarefas demandam a introdução
de meios automatizados para auxiliar na sua execução, com a finalidade de agilizar o acesso
às informações, facilitar a tomada de decisões e melhorar o desempenho de muitas dessas
tarefas [14].
De fato, na atualidade, a Gestão Educacional necessita cada vez mais do uso de meios
tecnológicos que auxiliem a promoção da racionalização na execução das atividades
educacionais, sem deixar de levar em conta a própria posição da escola no contexto global da
sociedade. Desta forma, a informatização deve vir acompanhada de um projeto educacional
mais amplo, objetivando trazer resultados não apenas administrativos, mas que possam
contribuir para um melhor acompanhamento do processo de ensino-aprendizagem [14].
Assim, nota-se a importância da implantação de Sistemas de Gestão Educacional para a
melhoria no processo de gerenciamento das atividades de ensino, e conseqüentemente, na
melhoria da qualidade da atividade educacional.
Com o objetivo de identificar as principais características de Sistemas de Gestão
Educacional, foi realizado um estudo comparativo entre seis softwares, sendo dois deles livres
(SAGU [1] [2] [16] e AdX [11]) e quatro comerciais (TesEscola [12], UniMestre [15],
SophiA [9] e Corpore RM Educacional [10]). As principais características estudadas foram:
— o tipo de escola que o software visa atender (Ensino Fundamental, Médio ou Superior), se
possui controle acadêmico (notas, faltas, e controle de outras informações acadêmicas de
alunos e professores), controle financeiro, controle de vestibular, gerenciamento de recursos
humanos, controle de biblioteca (acervo, usuários, entrada e saída de livros), gerenciamento
de uso de recursos (salas e equipamentos), a plataforma em que foi implementado e a forma
de distribuição. Os dados desse comparativo são apresentados de forma resumida na Tabela 1.
Nota-se que a maioria dos softwares apresentados na Tabela 1 foram implementados
completamente ou ao menos contêm módulos implementados para acesso via Web. A maioria
deles tem caráter diversificado, atendendo a necessidades de escolas de ensino fundamental,
médio e superior. Todos os softwares possuem controle acadêmico (gerenciamento de notas,
faltas, e outras informações de alunos e professores), gerenciamento de biblioteca e
gerenciamento financeiro. Algumas tarefas administrativas como o Gerenciamento de Pessoal
e Controle de Vestibular não têm suporte em todos os softwares.

Tabela 1. Comparativo entre Sistemas de Gestão Educacional

Sistemas
Corpore
SAGU
TesEscola AdX UniMestre SophiA RM
[1] [2]
[12] [11] [15] [9] Educacion
[16]
Características
al [10]

Por Categoria de
Instituições de Ensino
Ensino X X X X X
Fundamental
Ensino Médio X X X X X
Ensino Superior X X X X X X
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Por Características
Funcionais
Controle X X X X X X
Acadêmico
Controle X X X X X X
Financeiro
Controle de X X X
Vestibular
Controle de X X X X X
Pessoal
Controle de X X X X X X
Biblioteca
Por Características
Operacionais
Plataforma Web Desktop/ Web Desktop/ Desktop/ Desktop/
Web Web Web Web
Distribuição Livre Proprietário Livre Proprietário Proprietário Proprietário

A necessidade de se utilizar Sistemas de Gestão Educacional é uma realidade, em um

momento em que há um grande esforço para que as tecnologias de informação estejam em
todos os ambientes e de forma cada vez mais integrada. Não se pode separar o administrativo
e o pedagógico: ambos são necessários [18]. Desta forma, os Sistemas de Gestão Educacional
têm apresentado uma forte tendência a integrar as diversas atividades relacionadas ao ensino e
otimizar o seu gerenciamento. A implementação de grande parte dos sistemas utilizando a
plataforma Web é um indicador desta nova tendência.
O uso da Internet e de tecnologias Web tem se revelado uma ótima alternativa para a
implementação de Sistemas de Gestão Educacional. A implementação de Intranet’s
corporativas também é uma boa opção, pois como aponta Stenmark [17], é uma solução que
atende tanto necessidades gerenciais quanto necessidades dos usuários.
A implantação de sistemas informatizados para gestão de ambientes educacionais
também é uma questão importante a ser tratada. Como afirma Almeida [18], a incorporação
das TICs (Tecnologias de Informação e Comunicação) vem se concretizando com maior
freqüência nas situações em que diretores e comunidade escolar se envolvem nas atividades
como sujeitos do trabalho em realização. Isso se deve ao fato de que o sucesso dessa
incorporação está diretamente relacionado à mobilização de todo o pessoal escolar, cujo apoio
e compromisso para com as mudanças envolvidas nesse processo não se limitam ao âmbito
estritamente pedagógico da sala de aula, mas se estendem aos diferentes aspectos envolvidos
com a gestão do espaço e do tempo escolar, com a esfera administrativa e pedagógica. Daí a
importância da formação de todos os profissionais que atuam na escola, fortalecendo o papel
da direção na gestão das TICs e na busca de condições para o seu uso no ensino e
aprendizagem, bem como na administração e gestão escolar. Como também aponta Tajra [13],
a incorporação das tecnologias de informação e comunicação em ambientes educacionais
provoca um processo de mudança contínuo, fazendo com que as pessoas envolvidas tenham
que estar constantemente abertas às mudanças acarretadas por este processo.
A utilização de tecnologias de informação no ambiente educacional só se concretiza
quando os envolvidos dominam os conceitos e as práticas relacionadas com a tecnologia,
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transpondo-os para o seu trabalho, o que, no caso do trabalho pedagógico na escola, significa
aplicá-los no cotidiano de sala de aula e de gestão escolar [18].
Os gestores de educação e professores têm buscado formas de reformular o sistema de
ensino. Como afirma North [6], para que essas reformas possam ser feitas é necessário que
mudanças radicais sejam feitas na gestão dos sistemas educacionais com o uso de tecnologias
visando aumentar a produtividade e atender as demandas educacionais.

3. Características e Funcionalidades do Sistema de

Reserva de Salas
O Sistema de Reserva de Salas é parte integrante da Intranet da Instituição e foi desenvolvido
a partir de uma adaptação do software agenda “No Risk Planning”. A Intranet da Instituição
já possui uma série de subsistemas que desempenham o gerenciamento de diversas atividades,
como o Gerenciamento de bancas de projetos de mestrado e doutorado, de viagens, de
mandatos de comissões, de bolsas, de convênios, de solicitações de serviços, entre outros. A
principal característica da Intranet é que esses serviços ligados à gestão da Instituição possam
ser acessados pelo público desta, principalmente docentes e funcionários, de forma mais ágil e
descentralizada.
O principal objetivo da Intranet é fornecer um meio para o gerenciamento de atividades
locais da Instituição. Existem Sistemas integrados que efetuam o gerenciamento de outras
atividades de forma geral para toda a Universidade, como o Sistema de Controle Acadêmico
para a Graduação JúpiterWeb, o Sistema FênixWeb para a Pós-Graduação, o Sistema Apolo
para Controle de Cursos de Extensão, o Sistema MarteWeb para Controle de Recursos
humanos, o MercúrioWeb para controle de Compras e Almoxarifado, entre outros Sistemas.
O Sistema de Reserva de Salas efetua o gerenciamento do espaço físico da Instituição X
em âmbito local, sendo responsável por efetuar o agendamento de ocupação das salas. Uma
característica do sistema, decorrente do fato de ser integrado a Intranet, é o seu caráter
descentralizador. Ele possibilita que os gestores, funcionários e docentes possam ter acesso
facilitado ao agendamento de reservas de salas para o desenvolvimento de atividades
acadêmicas, como aulas, seminários, reuniões, e outras atividades, e que os alunos e público
da comunidade acadêmica tenham acesso às informações referentes à localização das
atividades programadas.
Futuramente, o sistema deverá ser estendido de forma que gerencie também a utilização
de outros recursos utilizados para atividades acadêmicas, como projetores, computadores e
outros equipamentos.
Uma característica do sistema que possibilita que a descentralização das
responsabilidades sobre o gerenciamento da utilização das salas seja efetuada é a sua divisão
em diferentes áreas para as diferentes categorias de usuários. Dessa forma, três principais
áreas compõem o Sistema de Reserva de Salas: uma área de acesso público, uma área para
usuários cadastrados na Intranet e uma área para o Administrador. Cada uma dessas áreas será
descrita em detalhes nas subseções seguintes.

3.1. Área de Acesso Público

O acesso à Área de Acesso Público não exige a autenticação de senha. Ela é aberta para que
alunos e público da comunidade em geral possam obter informações sobre a localização de
atividades acadêmicas que são realizadas na Instituição.
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Nesta área, é possível efetuar buscas por reservas específicas através de palavras chave
ou “navegar” pelas agendas das salas. Através da busca por palavras chave, é possível saber
onde será realizada, por exemplo, uma aula de laboratório, uma reunião, uma palestra, sendo
possível, ainda, obter informações sobre o dia e horário em que ocorrerão essas atividades,
assim como quem a agendou e quando o fez. A Figura 1 ilustra o resultado de uma busca por
reserva.
A navegação pelas agendas das salas cadastradas no Sistema permite que se torne pública
a forma de utilização de cada sala. Em especial, a divulgação de agendas de salas como
Auditórios, por exemplo, permite que toda a comunidade possa tomar conhecimento dos
eventos que estão ocorrendo na Instituição, ou a divulgação do local de realização de reuniões
de interesse. A Figura 2 ilustra um exemplo de uma agenda de sala.

3.2. Área para Usuários Autenticados

Como parte integrante da Intranet, o Sistema de Reserva de Salas também possui uma área
restrita aos funcionários e docentes cadastrados da Instituição. Através desta área são
efetuadas as reservas de salas e programadas a distribuição dessas para atividades acadêmicas.
Os usuários cadastrados no sistema podem, de acordo com sua categoria, ter a permissão
de ‘domínio’ sobre um conjunto de salas. Usuários com esse tipo de permissão, geralmente
funcionários de secretarias, podem efetuar reservas fixas para toda semana, o que inclui
distribuição de salas para aulas, e ter controle total sobre as salas sobre as quais possuem
domínio.

Figura 1. Resultado de uma Busca por Reserva

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Figura 2. Agenda de uma Sala no Sistema de Reserva de Salas

Os usuários autenticados sem permissão de ‘domínio’, no geral docentes e outros

funcionários, também podem efetuar reservas, mas com as devidas restrições impostas pela
Instituição para o melhor aproveitamento do espaço. Dessa forma os docentes podem, através
da Intranet, ter acesso facilitado ao uso do espaço físico para o desenvolvimento de atividades
acadêmicas, ao mesmo tempo em que as secretarias e todas as pessoas envolvidas com a
gestão do espaço físico ficam menos sobrecarregadas.
Na área para usuários autenticados existem funcionalidades para inserção, remoção e
modificação de reservas, busca por horários livres, busca por reservas efetuadas e todas as
demais funcionalidades disponíveis na Área de Acesso Público.

3.3. Administrador
O sistema possui um usuário especial que é responsável pela sua administração. Esse usuário
é responsável por atribuir permissões de uso, gerenciar os usuários e gerenciar as salas. As
tarefas do administrador se restringem somente ao que se refere ao gerenciamento de salas e
permissões para agendamento, uma vez que o Sistema de Reserva de Salas também está
subordinado à autenticação da Intranet.
O administrador possui funcionalidades de inclusão, alteração e modificação de
permissões de usuários, salas e categorias de usuários. Além disso, também possui permissão
para exercer total controle sobre todas as salas. Ele possui todas as funcionalidades que um
usuário com ‘domínio’ sobre salas possui, mas essas operações só são realizadas em caráter
emergencial, dado que a realização dessas atividades não é de responsabilidade do
Administrador.
A Seção seguinte apresenta as atividades cumpridas para o desenvolvimento do Sistema
de Reserva de Salas. Adotou-se uma metodologia de Engenharia de Software para Web (Web
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Engineering), tendo em vista a qualidade na execução de atividades de definição,

desenvolvimento e manutenção do sistema, e a obtenção de um sistema bem documentado.

4. Processo de Desenvolvimento do Sistema de Reserva de

Salas
Muitas atividades de engenharia devem ser executadas de forma a se obter um sistema web
confiável e de fácil uso. Nesta seção, será apresentado como as principais etapas do ciclo de
vida do Sistema de Reserva de Salas estão sendo cumpridas.
Para a obtenção do Sistema de Reserva de Salas, foi realizada uma manutenção perfectiva
do Sistema agenda No Risk Planning. Para o cumprimento dessa atividade de manutenção, o
framework proposto por Pressman [8] tem sido amplamente utilizado, considerando-se que
todas as atividades do ciclo de vida precisaram ser novamente executadas.
Na etapa de formulação, observou-se que a principal motivação para o desenvolvimento
do projeto foi a necessidade de adoção de uma abordagem de gestão descentralizada de
recursos que compõem o contexto organizacional. Observou-se, de fato, que a execução
centralizada da atividade de alocação de recursos tornou-se problemática à medida que o
volume de solicitações aumentou. Dessa forma, a solução encontrada foi o compartilhamento
da responsabilidade de alocação dos recursos entre os docentes e os funcionários responsáveis
por tal atividade.
Na etapa de análise, foi desenvolvido um protótipo funcional com o objetivo de
identificar os requisitos do sistema. Foram considerados alguns requisitos genéricos definidos
pelos potenciais usuários para o desenvolvimento do protótipo. Para a definição desses
requisitos, foram realizadas reuniões (na forma de brainstorms) com professores, funcionários
e gestores (diretor de informática, diretor da instituição e chefes de seção e secretarias).
Nesta etapa foram definidas as categorias de usuários (visitantes, usuários cadastrados,
usuários cadastrados com domínio e administrador), a forma de autenticação de usuários que
seria adotada e a classificação das reservas como aula, monitoria, seminário, reunião,
conselho, comissão, congregação, palestra e outros.
Treze funcionários da Instituição avaliaram o protótipo. Eles executaram algumas tarefas
elementares e expressaram opiniões sobre suas funcionalidades. Foram obtidas muitas
sugestões, o que colaborou para o estabelecimento de outros requisitos do Sistema de Reserva
de Salas.
As atividades de análise recomendadas por Pressman [8] foram cumpridas, conforme
descrito a seguir.
Na fase de análise de conteúdo, foram identificados e produzidos os arquivos de texto e
de imagem e ícones que iriam compor a aplicação. Na fase de análise da interação foi
desenvolvido o diagrama de casos de uso [4]. Esse tipo de diagrama apresenta as
funcionalidades do sistema que estão disponíveis para cada categoria de usuário.
Na fase de análise funcional, foram descritas todas as operações e funções em detalhes.
Alguns diagramas foram elaborados: lista de operações e diagrama de estados [4].
Durante a fase de análise de configuração, foram definidas as especificações técnicas para
o Sistema de Reserva de Salas: o sistema está disponível na intranet da instituição e pode ser
acessado através da World Wide Web (WWW). A linguagem de programação utilizada é o
PHP, o banco de dados é o MySQL e o servidor web utilizado é o Apache.
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Na etapa de engenharia, as operações simples (definidas na lista de operações) foram

consideradas como módulos e as operações complexas foram divididas em vários módulos.
Em seguida, foi especificado o projeto da navegação. Foram estabelecidos, basicamente, os
links entre os módulos. Como resultado, o modelo navegacional foi descrito e os projetistas
puderam visualizar as ligações existentes entre os diversos módulos do sistema.

Na etapa de geração de páginas e testes, o código fonte foi gerado de acordo com as
especificações das etapas de análise e de engenharia. Testes de unidade e de integração foram
realizados, porém, não foram utilizadas técnicas específicas para esta proposta.

Na etapa de avaliação com usuários, foi realizada nova avaliação com a participação dos
potenciais usuários do sistema. Para isso, foi utilizada a norma ISO/IEC 14598-5 para
definição e planejamento das atividades de avaliação que foram cumpridas. Todos os
requisitos estabelecidos para o Sistema de Reserva de Salas foram avaliados. Além dos
requisitos funcionais, foi avaliado o requisito de usabilidade enfatizando-se os atributos
identificados por Olsina [7]: compreensibilidade global do site, feedback online,
características de help e características de interface e estética. Os mesmos usuários que
avaliaram o protótipo avaliaram a versão funcional. Os aspectos positivos observados estavam
relacionados aos benefícios em se utilizar uma ferramenta que facilite a reserva de recursos do
contexto acadêmico e a divulgação das reservas para a comunidade interessada. Problemas
referentes à navegabilidade e usabilidade foram encontrados e solucionados. Um Manual de
Uso do Sistema [5] foi elaborado para auxiliar os usuários na realização de tarefas cotidianas.

5. Sobre a Implantação do Sistema de Reserva de Salas

Um dos principais objetivos da implantação do Sistema de Reserva de Salas através da
Intranet da Instituição foi que o gerenciamento da utilização das salas fosse descentralizado e
que docentes e funcionários pudessem ter acesso mais ágil à realização das tarefas envolvidas
com as reservas de salas.
Desta forma, os docentes, principais utilizadores das salas, poderiam ter maior
independência para programar atividades acadêmicas e utilizar as salas e os recursos
necessários para a realização dessas atividades de forma mais eficiente.
Antes da implantação do sistema, a realização de reservas de salas era feita
exclusivamente por funcionários de secretarias, o que tornava o gerenciamento de reservas
burocrático e ineficiente. O principal desafio durante a implantação do Sistema foi fazer com
que os docentes o utilizassem fato e não mais dependessem exclusivamente dos funcionários
para efetuar as reservas.
A implantação do sistema teve início em Julho de 2003, antes do início do semestre
letivo. O sistema foi utilizado inicialmente pelos funcionários das secretarias que, antes da
implantação do sistema, eram responsáveis pela efetuação de reservas, para que fosse feita a
distribuição de salas para as aulas e atividades regulares.
No mês seguinte, foi liberado o uso do Sistema para os demais funcionários e docentes.
Foram realizadas palestras de divulgação e enviados comunicados para todos eles informando
sobre o novo Sistema de Reserva de Salas. A princípio os trabalhos de divulgação não
surtiram o efeito desejado. Poucos docentes compareceram às palestras de divulgação e a
grande maioria continuava a efetuar reservas somente através das secretarias.
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Houve um crescimento do uso do sistema pelos docentes quando as secretarias

começaram a conscientizá-los sobre as melhorias que a sua utilização traria ao gerenciamento
da utilização das salas. Quando solicitadas, as secretarias continuaram a fazer reservas para
docentes, mas antes informavam que os próprios docentes poderiam fazê-las, e só as
efetuavam caso ainda assim encontrassem resistência por parte dos mesmos.
A Figura 3 mostra o gráfico com a evolução do uso do sistema pelos docentes durante o
primeiro semestre, por quinzenas, a partir de Agosto de 2003. Nota-se que no período em que
se iniciaram as provas, no qual muitos docentes necessitam agendar aulas extras e outras
atividades em horários especiais, houve um grande crescimento na utilização do sistema por
eles.
Ao fim do primeiro semestre letivo, dos 96 docentes cadastrados na Intranet, 46 já
haviam utilizado alguma vez o sistema para efetuar reservas de salas. Desses, 30 eram
docentes do Departamento de Ciências de Computação e Estatística e 16 eram docentes do
Departamento de Matemática. Assim, o sistema era utilizado por 48% do total de docentes da
Instituição, sendo 52% do total de docentes do Departamento de Ciências de Computação e
Estatística, 40% do total de docentes do Departamento de Matemática. A utilização do
Sistema pelos funcionários, como já era esperado, foi mais maciça, havendo sido registrado o
uso do Sistema por 97% dos funcionários habilitados a utilizá-lo.
Com o objetivo de investigar a opinião dos docentes sobre diversos aspectos do sistema,
ao fim do mês de Novembro de 2003 foi enviado por e-mail um questionário a todos os
docentes que tinham utilizado o sistema pelo menos uma vez. O questionário foi enviado para
46 docentes, e foi obtida resposta de 32 deles, sendo 30 delas válidas. Obteve-se, então um
total de 65% de questionários válidos.
Foram apresentadas três perguntas aos docentes visando investigar: (a) a forma como o
docente tomou conhecimento do sistema; (b) o motivo que levou o docente a tomar o primeiro
contato com o sistema e (c) os motivos que levaram o docente a fazer uso freqüente do
sistema.

Evolução do uso do Sistema pelos docentes durante o

primeiro semestre da implantação

50
45
Número de docentes

40
35
30
25
20
15
10
5
0
1ª 2ª 3ª 4ª 5ª 6ª 7ª 8ª
Quinzenas

Figura 3. Gráfico da Evolução do uso do sistema pelos Docentes

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A primeira pergunta do questionário foi “Como você soube do Software para Reserva de
Salas da Intranet?”. A resposta fornecida por 60% dos docentes foi de que ficaram sabendo do
Sistema de Reserva de Salas através de uma secretaria ou seção de alunos, 23% responderam
que ficaram sabendo da existência do sistema através de uma palestra de divulgação ou de um
comunicado oficial, 7% por indicação de colegas e 10% por outros motivos. Os dados sobre a
eficácia dos meios de divulgação do Sistema estão sumarizados na Tabela 2.

Tabela 2. Meio de divulgação pelo qual os docentes souberam do Sistema de

Reserva de Salas.
Meio de divulgação Porcentagem
Palestra de divulgação / Comunicado oficial 23%
Por um colega 7%
Por Secretaria / Seção de Alunos 60%
Outros 10%

Através desses dados foi confirmada a hipótese de que a participação dos funcionários
das secretarias na divulgação do sistema para os docentes durante a implantação foi de
extrema importância. Uma vez que esses funcionários são os mais envolvidos com tarefas
referentes à gestão, a sua participação é essencial no processo de implantação de sistemas
relacionados à descentralização dessas tarefas.
Também é necessário que se promova ampla divulgação de sistemas dessa espécie
através de palestras e comunicados, assim como incentivar os próprios docentes a divulgar o
sistema aos colegas.
A segunda pergunta do questionário foi “O que o levou a começar a usar o Software
para Reserva de Salas da Intranet”. Com essa pergunta, o objetivo era investigar o motivo
que levou o docente a efetivamente fazer o uso do sistema. A resposta da maioria dos
docentes (57%) foi que utilizaram o sistema pela primeira vez, novamente, por sugestão de
secretaria ou seção de Alunos; em segundo lugar, 27% responderam que utilizaram o sistema
pela primeira vez devido às facilidades oferecidas por esse. Acreditamos que essa segunda
alternativa seja relevante, pois motiva o usuário a continuar a usar o Sistema e a torná-lo mais
robusto. Ainda, 3% utilizaram pela primeira vez por curiosidade, e 13% devido a outros
motivos. Os dados sobre os motivos que levaram os docentes a efetuar o primeiro uso do
Sistema estão sumarizados na Tabela 3.

Tabela 3. Motivos que levaram os docentes a ter o primeiro contato com o Sistema.
Motivo Porcentagem
Sugestão de Seção / Secretaria 57%
Curiosidade 3%
Facilidades oferecidas pelo software 27%
Outros 13%

As respostas a essa questão mostram a importância das Secretarias para que os docentes
efetuem seu primeiro contato com o sistema. Isso também mostra que esses funcionários
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devem ser capacitados para fornecer informações sobre o uso de Sistemas dessa espécie, já
que são os principais responsáveis pelos primeiros passos dos docentes na utilização do
sistema.
Notou-se, ainda, que a porcentagem dos docentes que foram motivados a utilizar o
sistema pela primeira vez, devido às facilidades que ele oferecia, é um dado real bastante
expressivo pois vai de encontro aos objetivos iniciais de viabilização da nova sistemática
descentralizadora.
A terceira pergunta do questionário foi “Se você continuou a utilizar o software
posteriormente, quais foram os fatores que o levaram a utilizá-lo mais vezes?”. O objetivo
dessa pergunta foi principalmente descobrir os motivos que levaram os docentes a fazer uso
freqüente do sistema após o primeiro uso. Cada docente pôde apontar mais de um motivo. Os
números de indicações, para cada um dos motivos, apontados pelos 30 docentes que
responderam o questionário estão expressos na Tabela 4.
Os principais motivos que levaram os docentes a efetuar uso freqüente do sistema foram
majoritariamente motivos práticos: a necessidade advinda das suas atividades acadêmicas e a
rapidez no agendamento de reservas, retrato da agilidade conferida pelo sistema aos processos
envolvidos com a gestão dos recursos pelos quais o sistema é responsável. As facilidades
oferecidas pelo software e a autonomia que ele oferece também foram motivos relevantes para
que os docentes continuassem a utilizar o sistema de reservar salas.

Tabela 4. Motivos que levaram os docentes a fazer uso freqüente do Sistema após o
primeiro contato.
Número
Motivo de
Indicações
Necessidade 18
Facilidades oferecidas pelo software 8
Rapidez no agendamento de reservas 15
Autonomia 7
Só usou o software uma vez 1
Outros 1

6. Conclusões
A partir da detecção de um problema de ineficiência na realização de reservas de salas e
equipamentos na Instituição X, foi proposta a adoção de uma abordagem descentralizada de
reservas de recursos. Para isso, o sistema No Risk Planning foi adaptado de forma a atender
aos requisitos desse novo domínio.
A implantação do sistema No Fisk Planning foi incorporada ao projeto educacional da
instituição como um importante elemento que pudesse facilitar e tornar menos burocrática a
execução de atividades rotineiras. Esse projeto educacional envolve ainda a implantação e
utilização de outros sistemas pela instituição, tais como sistema para controle acadêmico,
sistema para controle de recursos humanos, dentre outros.
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A abordagem utilizada para adaptação do sistema No Risk Planning para o contexto de

reserva de recursos envolveu o cumprimento de um processo bem definido de Engenharia de
Software. De fato, tem sido observada a importância da documentação gerada quando os
usuários requisitam manutenção do Sistema.
Conforme sugerido por Almeida [18], os usuários finais do sistema de reserva de salas
foram consultados constantemente durante a execução das atividades de implementação e de
implantação do mesmo. Foram realizadas reuniões e avaliações durante o desenvolvimento do
sistema e palestras durante a fase de implantação. Com isso, a equipe responsável pôde
observar a importância em estabelecer um processo de mudança em que os usuários finais do
novo sistema pudessem se familiarizar de forma gradativa com as novas abordagens e
tecnologias adotadas.
O crescimento do uso do sistema demonstrou que docentes, funcionários e gestores
realmente estavam abertos às mudanças culturais que precisam ocorrer na instituição.
Observa-se que, conforme proposto por Tajra [13], esse comprometimento tem sido
fundamental para o sucesso de implantação do Sistema de Reserva de Salas.
Finalmente, notou-se a importância em motivar e treinar adequadamente os funcionários
que cumpriam as atividades que foram descentralizadas, pois os docentes freqüentemente
recorriam a eles quando encontravam dificuldades em fazer reservas após a implantação do
sistema. Em nosso caso, tais funcionários puderam colaborar de forma bastante favorável para
auxiliar na resolução de pequenos problemas que surgiram, principalmente nos meses iniciais
da implantação do sistema.

Referências Bibliográficas
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