Funções/Atividades de Trainee de Importação Wilcos

 Ao receber uma DI, fazer três xerox:

 A primeira, contendo todas as páginas da DI – esta cópia fica no arquivo

da importação, e é arquivada de acordo com sua data de vencimento (por
ex., se o vencimento é em setembro, arquiva-se esta cópia em setembro.);

 Uma cópia contendo a CI (capa da DI), invoice e conhecimento de

embarque – esta cópia irá ser mandada para a corretora Krauss pelo Sr.
Ribamar;

 E por último, uma cópia com apenas a invoice e o conhecimento de

embarque, que será mandada todo dia 1° de cada mês para a seguradora
Ultramar.

Nota: Sempre que chegar uma DI, digitar nas planilhas de DI e da Ultramar, presentes
na área de trabalho do computador, todas as informações necessárias aos campos para
serem preenchidos. Ao final de cada mês, a planilha da Ultramar do mês corrente deverá
ser mandada para a Srª. Lucia Nascimento. O endereço da seguradora Ultramar Freight
Forwarders & Customs Brokers é Rua Fonseca Teles, 129, São Cristóvão, RJ, CEP:
20940200.

 Ao receber os contratos da Krauss por e-mail, deixar com a Jaqueline do dpto.

Financeiro os pequenos envelopes pardos endereçados ao Sr. Carlos Coppos.
Examinar cada contrato e verificar se o valor e data do mesmo estão corretos.
Para fazer tal verificação, pode-se recorrer à planilha de pagamento, observando
o fornecedor e data do contrato. Feito isso, imprimir 3 cópias, e solicitar ao
diretor Sr. Cristian Coppos para assinar os contratos, na página final, onde está
escrito COMPRADOR. Lembrar-se de carimbar com o carimbo que contém o
nome do Sr. Cristian Coppos, para que ele assine em cima do carimbo. Então 2
cópias irão para a corretora Krauss e 1 cópia é entregue ao setor financeiro da
empresa, para que o motorista a leve para a agência do Banco Real/Santander
em Petrópolis, na rua Ipiranga. Normalmente, o Sr. Ribamar (contador da
empresa) leva as cópias e documentos para a corretora Krauss. Caso o mesmo
não possa levá-los, recorre-se ao motorista da empresa, Paulinho.

 Sempre manter as pastas de e-mail organizadas, sempre arquivando todos os

assuntos de e-mail que já estejam feitos. A sugestão é que só fique na caixa de
entrada os e-mails pendentes.

 Entregar os contratos da Krauss por e-mail, imprimir 3 cópias

 Acessar o site da Anvisa e consultar a situação de documentos dos processos em

andamento sempre que solicitado. Para isso, seguem-se os passos para consulta:

 Acessar o site www.anvisa.gov.br

 No canto direito da tela, clicar em setor regulado;
 Clicar em consultar a situação de documentos;
  No texto central, primeira linha, novamente clicar em consulta de
documentos;
 Aparecerá na tela uma espécie de formulário, clicar em documento
técnico, digitar CNPJ Wilcos (01.074.837/001-48) e selecionar produtos
de saúde.
 Aparecerão três páginas de documentos, e assim pode se fazer à consulta.

 Utilizar o SIG para:

 Realizar as ligações solicitadas. Para isso, clicar em contatos, e digitar o

nome da pessoa ou empresa que se deseja. Para ligações externas, o
código utilizado pela importação é 69041804.

 Gerar ordem de compra para pedido, ou seja, conforme for feito um novo
pedido de compras de produtos, é preciso que o mesmo seja digitado no
sistema, para que quando forem fazer um novo pedido, este conte como
uma mercadoria que já existe no estoque da empresa.

 Para isso, clica-se em: Movimentos, compras e ordem de compra. Lá,

digita-se o pedido, contendo todos os seus itens, especifica-se o
fornecedor, quantos dias para data de pagamento (por exemplo, 150 dias,
90 dias, etc.), a moeda pela qual será feita a transação, e no campo das
observações, digita-se o número do pedido (ex. VI010/10).

 Solicitar dos fornecedores sempre que nos mandarem algo via correio, o número
de rastreio (tracking number), para localizar onde está a remessa. Para isso,
digitar o tracking number no site da DHL, e quando aparecer o código de
rastreio para o nosso correio, acessar o site dos correios e rastrear a mercadoria.

 Pedir os certificados de cursos para os fornecedores e acompanhar pelo número

de rastreio. Ao receber os certificados, mandar por correio para o ministrador
responsável pelo curso, e avisá-lo para que o mesmo possa distribuir os
certificados aos participantes. Nota: deve haver um certificado para cada
participante; para tanto, deve-se informar ao fornecedor que está provindo o
certificado acerca dos nomes do palestrante e participantes, o local onde fora
realizado o curso, período em que fora realizado e o tema do curso, bem como o
endereço do mesmo.

 Fazer as nacionalizações dos pedidos que já tiverem chegado á Wilcos. Para

isso, necessita-se do frete, numerário (previsão + requisição) e o valor da
invoice, que será convertido em real, utilizando-se da cotação do dia em que a
requisição de numerário fora feito. (Ex. data do numerário é 03/05, logo, para
converter a invoice em reais, utiliza-se do câmbio do dia 03/05.).

 O cálculo de nacionalização é feito da seguinte forma:

  Frete + numerário (previsão + requisição) é igual a X. Invoice é
convertida em reais, resultado em Y. X é dividido por Y, resultando na
porcentagem da nacionalização.

 Sempre que um documento necessite de tradução juramentada, tratar com o

tradutor que se deseja por e-mail e telefone o valor que será cobrado e o número
de folhas que se deseja traduzir.

 Para traduções em inglês, contatar a Srª. Yara Pinheiros, residente da

Barra da Tijuca, RJ;

 Para traduções em alemão, contatar a Srª. Regina Mello, residente

também da Barra da Tijuca;

 Para traduções em italiano, contatar a Srª. Isabel Catunda, residente de

Laranjeiras, RJ.

 Sempre que houver problemas com produtos enviados pelo correio DHL por
causa da Anvisa, acompanhar a situação, e seguindo os passos necessários,
conforme for requerido pelo agente DHL.

 Ao receber solicitações de pagamento de fretes por e-mail, pedir a autorização e

assinatura do Sr. Waldemar; Feito isso, com o documento assinado ou rubricado,
dirigi-lo ao setor financeiro da empresa de contas a pagar, deixar com a Srª.
Jaqueline Siqueira para que ela possa realizar o pagamento.

 Telefone DHL: 08007713451/ Anvisa: 08006429782/ Correios: (24) 22457270

Acerca dos documentos:

 Em “Meus Documentos”, no computador, encontram-se:

 Pasta do Sr. Waldemar, contendo documentos diversos, relacionados à

contatos, telefones, endereços, e lista de preços;
 Pasta de documentos que a Srª. Bárbara Mackrodt (responsável pela
acessória técnica da ANVISA) nos enviou, e que já foram utilizados
anteriormente. Estes documentos estão nesta pasta afim serem
arquivados. Quaisquer dúvidas sobre estes documentos, falar com
Bárbara;
 Formulários Vita, que são utilizados pelo assistente de importação para
fazer pedidos à Vita. Uma outra pasta relacionada à Vita é a de
certificados que já foram solicitados há algum tempo, arquivados nesta
pasta;
 Pasta Wilcos, onde contém congressos que a Wilcos participou, contendo
detalhes e contatos anteriores;
 Pasta Importação, contendo alguns documentos de nossos fornecedores;
  As pastas que contém os nomes dos diretores Sr. Fabio e Sr. Gabriel,
contém documentos inerentes à eles, solicitados já há algum tempo, e
então arquivados nesta pasta;
 Por último, a pasta de documentos antigos, que contém alguns
documentos que podem ser solicitados no futuro. Favor observar cada
pasta, afim de conhecimento.

 Nas gavetas encontram-se:

 Contratos da Krauss (já assinados, e prontos para serem arquivados ao

final do ano);
 Requisição de material para escritório (folha utilizada para solicitar
materiais de trabalho para o Sr. Caio Coppos, responsável pelo
suprimento de materiais da empresa.);
 Conhecimento de DHL, utilizado sempre que algum documento for
enviado para outro país por DHL. Preencha-o adequadamente de acordo
com os dados disponíveis, e qualquer dúvida ao preenchê-lo, acesse o
site www.dhl.com.br e solucione suas dúvidas, ou pelo telefone, acima
mencionado;
 Um documento acerca de notas de entrada (como fazer uma nota de
entrada.). Caso isto seja solicitado a ser feito, consulte o documento.