Banco de dados: melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
Ao ler o título dessa matéria, alguns poderão pensar
que trata-se de um assunto muito técnico, ligado
à ferramentas e tecnologias de informação. Para
escritórios de projetos, pouco importa qual é a
plataforma ou o software de banco de dados (Firebird,
SQLServer, Access etc) que você decida utilizar
para armazenar informações, pois qualquer solução
disponível no mercado (seja freeware ou a pagamento),
certamente vai atender às necessidades do seu negócio.
A idéia de escrever sobre esse assunto está diretamente
associada à adoção/implantação de pequenos
processos que podem gerar muito valor ao seu
escritório.
Mas, então….. por que você deve gastar um pouco de
tempo com esse assunto?
A resposta é simples: vivemos na era da informação
e, portanto, é muito importante pensar em estruturar
as informações do seu escritório de forma a permitir,
a quem de direito, acessar e localizar o que deseja de
forma simples e objetiva.
Assim como qualquer outro tipo de negócio, um
escritório de projetos produz e atualiza informações a
todo momento. A questão é: o que e como você deve
refletir sobre esse assunto.
Para o seu tipo de negócio, o mais importante
em termos de banco de dados é: montar
processos simples que garantam uma
constante atualização da base de dados,
utilizando ferramentas que possibilitem o acesso
às informações nos mais variados equipamentos
(computador, internet e celular).
Podemos citar diversas áreas em que esse conceito
se aplica. Para facilitar, vamos tratar dos cadastros
(tabelas) básicos que todo escritório de projetos deve
ter:
Basicamente, são 3 tipos de informações parecidas e
que podem estar linkadas entre si. Por exemplo: você
pode montar o seu cadastro de clientes (contendo
nome, endereço(s), telefone(s), e-mail(s) etc) e linkar
as informações de forma a obtê-las rapidamente (ex.:
consultar todos os colaboradores de um determinado
cliente).
Note que a profundidade dos dados (quantidade
de informações e campos de cada tabela) que seu
escritório vai se propor a armazenar está diretamente
relacionada ao propósito de utilização dessas
informações, ou seja: se você tem como rotina, ou
mesmo estratégia, mandar brindes de final de ano para
alguns clientes, é necessário estabelecer um processo
que mantenha as informações do endereço completas
(rua, bairro, cep, cidade e estado) e sempre atualizadas.
Mas o que significa um processo simples ?
Trata-se de uma rotina que é realizada constantemente
em seu escritório que, nesse caso, visa manter as
informações acima sempre atualizadas.
Uma das principais dicas para manter os
cadastros de clientes, fornecedores e contatos
atualizados constantemente é estabelecer um
“dono” do cadastro, ou seja: apenas uma pessoa deve
ficar responsável pela atualização dessas informações.
Além disso, estabeleça uma rotina que transfira
constantemente, para essa pessoa, as informações
para atualização desse banco de dados. Na prática:
encaminhe sempre (de forma física ou digital: e-mail ou
foto via Whatsapp) as informações necessárias para que
o “dono” desse processo possa realizar o seu trabalho.
Essa é uma prática que todos os colaboradores devem
adotar.
Outro ponto a ser considerado é estabelecer critérios
para estruturar esse cadastro.
Padronização é fundamental!!! Assim, acerte
com o “dono” do cadastro a forma de registrar
tais dados. No caso de telefones ou celulares,
pode-se criar uma máscara padrão que
destaque o ddd e as partes do número (como
a utilização do seguinte formato (11) 99840-3126, por
exemplo). O mesmo ocorre para as demais informações.
Práticas como o foco no objetivo principal para uso das
informações, atualização constante e padronização
são, sem dúvida, muito importantes para se estruturar
qualquer banco de dados. Muitos profissionais se
sentem desconfortáveis por não possuir informações
completas em seus cadastros. Nesse ponto, considere
que o cadastro é dinâmico e que as pessoas e empresas
mudam o tempo todo. Dessa forma, é preferível manter o
banco de dados sempre atualizado com as informações
essenciais, do que um cadastro mais “completo” em que
não se possa garantir que as informações serão úteis ou
estarão atualizadas quando você precisar utilizá-las.
Por outro lado, existe no mercado uma série de
empresas que oferece serviços de enriquecimento/
atualização de dados, que permitem, a partir das suas
tabelas, a entrega de informações mais completas para
atualizar o seu banco de dados.
O serviço de enriquecimento/atualização de
dados será muito mais eficiente se você possuir
informações que pouco se alteram, tais como
CNPJ, CPF, nome completo, data de nascimento
etc. Entretanto, nem sempre é possível
solicitar informações como o CPF de uma pessoa que
você acabou de conhecer, mas perguntar a data de
nascimento (pelo menos o dia e o mês) pode ser uma
atitude simples que lhe ajudará no futuro.
Por fim, não podemos deixar de citar algumas
alternativas, em termos de software, que podem ser
utilizadas para se montar o banco de dados do seu
escritório. Muita gente inicia esse processo utilizando
planilhas eletrônicas (ex. Excel) para registrar essas
informações. Não há erro algum em iniciar dessa forma,
porém essa solução não vai lhe atender por completo
pois há uma complexidade em vincular registros em
planilhas (ex. cadastrar apenas uma vez uma empresa
e vincular a ela todos os colaboradores). Além disso,
lembre-se que estrategicamente o banco de dados deve
ser único mas o acesso deve ocorrer em qualquer lugar
(na sua empresa, na web ou no seu smartphone).
Para suprir essas necessidades você deve
analisar a adoção de um sistema de gestão
especializado no seu tipo de negócio.
Isso porque, normalmente, a proposta de
um software de gestão é uma contínua prestação de
serviços, ou seja: a missão dessas empresas é atualizar
constantemente suas soluções de forma a oferecer aos
seus clientes as mais modernas funcionalidades.
O Sistema Navis é um software de gestão especializado
em escritórios de projetos desenvolvido pela Ação
Sistemas, empresa que têm como princípio fundamental
oferecer soluções que são atualizadas constantemente.
As informações de clientes, fornecedores e contatos
gerenciadas pelo Navis podem ser acessadas em 3
ambientes: desktop, web e smartphones (app Navis
Mobile).
Comunicação: melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
Não é de hoje que uma das principais dificuldades da
humanidade é a comunicação. Fazer o seu interlocutor
entender, de fato, a mensagem que está sendo
transmitida é um constante desafio.
Mesmo vivendo na era da tecnologia e da informação,
o centro de todo negócio sempre será o ser humano;
é ele que vai conduzir o processo e, por isso, é preciso
garantir que aquilo que se deseja transmitir chegue ao
outro de forma clara e objetiva.
A comunicação equivocada gera, além da perda de
tempo (tanto de reexplicar quanto de eventualmente
refazer o trabalho), a desmotivação que, por sua vez,
traz a baixa da produtividade. Neste sentido, há que se
cuidar para que esse processo transcorra da forma mais
eficiente possível.
Para isso, deve-se levar em conta a infinidade de canais
de comunicação que existem atualmente e o perfil
pessoal do interlocutor (pois uns gostam de ler e outros
de ouvir, por exemplo).
Além da TV, rádio e mídia impressa, que ainda
sobrevivem, novas formas de comunicação explodiram,
democratizaram todo processo e acabaram por ganhar
um espaço importante nesse meio. São exemplos: sites,
redes sociais, whatsapp, entre outros.
Tudo isso acaba por criar um complexo cenário para se
comunicar na atualidade.
Mas não se assuste: o bicho não é tão feroz assim!!
O primeiro passo é focar no interlocutor (alvo
da mensagem que se deseja transmitir). No
caso de escritórios de projetos, podemos citar
como exemplo seus colaboradores, clientes e
parceiros de negócios (fornecedores, associações, etc.).
Para cada um deles deve-se estudar uma estratégia de
comunicação.
Os colaboradores devem se sentir permanentemente
motivados (especialmente em épocas como a
que vivemos atualmente no Brasil) para que seu
envolvimento no trabalho continue num ritmo produtivo;
os clientes, por sua vez, devem se sentir seguros em
relação à eficiência e qualidade do seu escritório; os
parceiros devem confiar no crescimento tecnológico do
seu negócio e seu futuro no mercado em que atua.
Cabe então ao agente comunicador garantir que, a cada
uma das partes envolvidas, a mensagem chegue de
forma precisa, rápida e eficiente.
Veja como você pode melhorar a comunicação
com seus colaboradores:
Utilize um sistema de gestão que simplifique o processo
de distribuição e manutenção da situação de tarefas
(se ela foi ou não concluída). Com um sistema como
este, a consulta e análise de informações podem ser
realizadas em um único lugar, evitando ruídos e falhas
de comunicação.
É preciso notar que as pessoas não tem mais paciência
para executar processos trabalhosos e complexos.
Assim, quanto mais automático e simples, maior será a
adesão de toda a comunidade. Procure resolver tudo em
um “simples clique”!
* Para clientes do Sistema Navis, precisamos informar
que as últimas versões já incluem um conjunto de
funcionalidades focadas em proporcionar a seus
usuários a agilidade e objetividade tão desejada por
todos. Não deixe de utilizar esse recurso.
De qualquer forma, para esse grupo de interlocutores
(formados por seus colaboradores), nunca dispense
boas e repetidas conversas pessoais, pois nada substitui
(e nem substituirá) esse tipo de comunicação.
Quanto aos clientes e parceiros, veja abaixo
uma breve análise sobre os mais importantes
tipos de comunicação da atualidade:
1) E-mail Marketing: muita gente pensa que a prática
de enviar um grande número de e-mails, sem o
engajamento efetivo de seu interlocutor, resolve
a questão da comunicação. Ledo engano! Nossa
experiência aponta que, em situações como essa, a taxa
de abertura é MUITO baixa (por volta de 15%, na melhor
das hipóteses).
O profissional que recebe a mensagem deve ser
engajado no processo e motivado a interagir de
alguma forma àquela comunicação. O convite para se
inscrever ou curtir aquele conteúdo, por exemplo, são
mecanismos que aumentam decisivamente a eficiência
da audiência (índice de aberturas). Outra forma de
melhorar o resultado é tornar a mensagem nominal, pois
ao ser identificado, o interlocutor tende a se interessar
mais pelo conteúdo da mensagem.
Se bem trabalhado, o e-mail marketing pode se tornar
um captador de tendências, ou seja, um instrumento de
enriquecimento de sua base de dados.
2) Whatsapp : esse instrumento entrou definitivamente
na vida pessoal e profissional de todas as pessoas e,
sem dúvida, é um dos principais meios de comunicação
atualmente. Com ele, é possível mandar mensagens
individuais, criar grupos ou listas de transmissão (esta é
uma grande novidade das versões mais recentes desse
aplicativo). Na prática, uma lista de transmissão tem um
funcionamento parecido com os famosos grupos, com
a seguinte diferença: APENAS VOCÊ envia mensagens
para as pessoas que fazem parte da lista.
3) Redes Sociais (Facebook e Instagram, por exemplo):
outro fenômeno “recente” dos tempos modernos. Utilize
esse instrumento para criar posicionamentos de forma a
mostrar trabalhos, projetos e tendências. Com isso, você
acaba formando uma “mídia” em torno do seu negócio.
Um exemplo de boa utilização desse tipo de instrumento
está no Instagram da Arquiteta Fernanda Marques
(www.instagram.com/fernandamarquesarquiteta/).
Para se ter uma ideia, ela já conquistou mais de 240 mil
seguidores apenas com seus posts!!
#ficaadica
É fundamental, porém, que sejam observadas algumas
regras para evitar problemas:
No Whatsapp:
• NUNCA envie mensagens fora do horário comercial;
• NÃO iniba a função que mostra ao seu interlocutor que
você leu a mensagem. Isso esconde um dos principais
atrativos dessa ferramenta que é a indicação automática
de que você está ciente do assunto.
• Em grupos, evite mandar mensagens que fujam do real
espírito do mesmo… Ou seja: mensagens do tipo “bom
dia”, “correntes” e afins devem ser enviadas apenas para
grupos tipo “família”…
Nas redes sociais:
• Evite postar assuntos de cunho pessoal (como política,
esportes e religião) em suas redes. Isso pode causar
discussões ou constrangimentos desnecessários. Isso
não quer dizer, porém, que você não deva se posicionar.
Como sugestão, recomendamos que isso seja feito
dentro de grupos privados, onde as pessoas entenderão
melhor seus posicionamentos.
• Hashtag: trata-se de palavras-chave (relevantes)
ou termos associados a uma informação, tópico ou
discussão em que se deseja indexar/linkar posts nas
redes sociais. As Hashtags são compostas pela palavra-
chave do assunto antecedida pelo símbolo cerquilha (#)
e viram hiperlinks dentro da rede, tornando-se indexáveis
pelos mecanismos de busca. Sendo assim, outros
usuários podem clicar nas hashtags para visualizar
todos os posts que incluíram a mesma palavra-chave.
Esta ferramenta pode (e deve) ser utilizada para
alavancar os acessos às suas redes sociais.
Em resumo, as ferramentas de comunicação disponíveis
hoje em dia devem ser utilizadas para as boas práticas
profissionais e vistas como fortes aliadas para uma boa
comunicação com seus interlocutores.
Por último, mas não menos importantes, estão os sites,
que, com a chegada das redes sociais, passaram a ter
mais foco em informações institucionais. Esses devem
ser funcionais, objetivos e, principalmente, responsivos,
isto é, com acesso amigável e auto ajustável em
qualquer device (computadores, tablets ou celulares).
Na expectativa de ter conseguido transmitir a
mensagem claramente, lembramos aqui um grande e
eterno comunicador que dizia “…quem não se comunica,
se trumbica…”.

O cuidado dedicado a esta boa comunicação associado

a um sistema de gestão de tarefas automatizado e
eficiente, sem nenhuma dúvida poupa tempo, agiliza o
processo, motiva os colaboradores envolvidos e, como
consequência, aumenta a produtividade do negócio.
Comercial / Vendas: Melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
Diferentemente da maioria das empresas – onde
a equipe de vendas trabalha com softwares CRM
(Customer Relationship Management) e cuida desse
processo do início ao fim – num escritório de projetos
essa atribuição geralmente fica sob a responsabilidade
do dono/titular do escritório. Isso acontece porque
as características desse tipo de negócio são
completamente diferentes de uma empresa “comum”.
Isso não quer dizer, porém, que algumas funcionalidades
de um software CRM não podem ser aplicadas em um
escritório de projetos, muito pelo contrário; apenas
devem ser ajustadas às particularidades de cada um.
Nesta oportunidade, vamos falar sobre como
melhorar as práticas de escritórios de projetos
para a área comercial/vendas e, por isso, trataremos
apenas de questões voltadas a esse tipo de negócio.
Mas quais são os componentes necessários para
gerenciar vendas de um escritório de projetos?
1. Como estabelecer o preço;
2. Como montar a proposta para o cliente;
3. Como acompanhar o processo de negociação.
1) O projeto é resultado de uma prestação de serviços
e, portanto, o maior custo está relacionado à mão
de obra, ou seja, gestão do processo produtivo. Para
se apresentar um orçamento justo, há que se ter um
bom banco de dados de medição de tempo por tipo/
fase de projeto, tomando como base a produtividade
do próprio escritório. Em resumo, conhecer o custo do
seu escritório em projetos semelhantes vai lhe ajudar a
estabelecer o preço ao cliente baseado em dados reais.
O Sistema Navis possui uma ferramenta
exclusiva e automática de apontamento e
apropriação de horas gastas por fase e tipo de projeto,
o que permite que esse banco de dados referencial
para elaboração de propostas técnicas e comerciais
possa ser constantemente atualizado, de forma rápida e
precisa.
Assim, o custo direto (horas de produção) somado aos
custos indiretos (estrutura, aluguel, etc), aos impostos
e ao lucro necessário a qualquer tipo de empresa, são
os ingredientes necessários para se elaborar uma boa
proposta.
Além disso, também é importante observar se esse
valor está próximo ao que é praticado no mercado. Para
realizar esta comparação, há uma ferramenta disponível
no site do CAU, no próprio Sistema Navis e na web, de
forma livre e aberta a todo usuário e a qualquer tipo de
disciplina (veja em http://www.tecto.com.br/tools). Essa
ferramenta parte de um percentual sobre o valor da
construção do tipo de projeto selecionado e contempla
escritórios de arquitetura, estruturas, instalações, entre
outros.
A sugestão é que você monte sua proposta
com base na realidade do seu escritório e use
essa ferramenta para comparar os preços
para, por fim, afiná-la com o valor médio praticado
no mercado. Quanto mais adequado o preço, maiores
serão as possibilidades de fechamento do negócio e,
consequentemente, maior será a lucratividade do seu
escritório.
2) A prestação de serviços é um processo intangível
e, portanto, é muito importante que o objeto de
contratação esteja claro e definido. Se estiver bem
esclarecido o que será entregue, não haverá margem
a questionamento e existirá uma tendência para a
melhoria da qualidade do processo de construção.
Para isso, recorra aos Manuais de Escopo (veja http://
www.manuaisdeescopo.com.br), que podem ser usados
facilmente por qualquer pessoa.
O Sistema Navis, após a inclusão da proposta,
O Sistema Navis possui o conteúdo completo do Manual gera automaticamente as tarefas/atividades para
de Escopo, tornando possível a sua utilização imediata e acompanhamento do processo de negociação (follow
a customização de todo o seu conteúdo de acordo com up). O bom uso desta ferramenta servirá como
a realidade do seu escritório. referência para o acompanhamento do projeto inteiro
(exemplo: horas previstas na proposta comparando-se
3) Para o acompanhamento final da com as horas executadas).
negociação, costuma-se tomar como base a
evolução das etapas do processo de vendas, Estabeleça processos e faça com que as atividades
levando-se em conta o número de contatos, comerciais do seu escritório alcancem o tão
propostas e negócios concretizados (veja abaixo funil desejável crescimento sustentável.
ilustrativo). Este tipo de controle dificilmente acontece
em um escritório de projetos. Não é fácil quantificar
todos os contatos comerciais feitos pelo escritório,
mas as propostas que foram realizadas sim. Poder
acompanhar aquelas que foram emitidas e comparar
este número com as que foram concretizadas permite
realizar uma análise de desempenho comercial por tipo
de projeto.
Estrutura de custos: melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
O foco de qualquer empresa, certamente, não é cuidar
24 horas por dia de seus custos. Essa atividade (gestão
de custos) é uma tarefa árdua, trabalhosa e cansativa.
Em escritórios de projetos, esse processo é ainda mais
complexo visto que os gestores, invariavelmente, estão
focados em processos comerciais e produtivos (entrega
do “produto” final). Apesar disso, criar uma clara
estrutura de custos é fundamental para que se possa
realizar uma gestão simples, efetiva e eficiente.
Em qualquer negócio, os gastos são diversos e
contínuos (costuma-se dizer que a soma dos pequenos
gastos pode ser a mais representativa no contexto
geral) e, portanto, é preciso criar soluções para melhor
organizar essa estrutura e então gerir despesas e
receitas com agilidade e precisão.
Em um escritório de projetos, esta estrutura pode e deve
ser simples, mostrando objetivamente a informação
necessária e facilitando/otimizando a gestão.
No comércio e na indústria, em geral, este tipo
de controle é feito através de uma classificação
hierárquica chamada de “Centro de Custos”,
nome um pouco estranho na medida em que ali também
se apresentam as receitas… De qualquer forma, esta é a
denominação mais comum.
Por essa razão, essa funcionalidade, no Sistema Navis,
recebe o nome de “Classificação Financeira”, já que
engloba tanto receitas quanto despesas.
No Sistema Navis, você aloca receitas e
despesas em suas respectivas classificações
financeiras de forma simples e rápida,
automatizando e simplificando essa tarefa. O benefício
desta prática é poder gerar consultas e relatórios
de forma a se obter, instantaneamente, informações
gerenciais que permitem uma visualização eficiente do
desempenho de seu negócio.
Em empresas de serviço, especialmente escritórios de
projetos, o maior custo refere-se à mão de obra. Por
esse motivo, faz-se necessário adotar também outra
visão de custos: por projeto. Neste sentido, uma das
principais questões é apropriar o tempo gasto por cada
colaborador em cada projeto, fase, tarefa e/ou atividade
em que trabalhou. É fundamental ter o controle do
tempo gasto para mensurar essa visão de custos com
precisão.
Outro fator que ajuda bastante neste processo é a
classificação de projetos de forma a agrupá-los por tipo
(por exemplo: comerciais, residenciais e industriais).
Além disso, a utilização de uma nomenclatura padrão
para os projetos – de forma que todas as informações
sobre ele sejam agrupadas automaticamente – também
deve auxiliar muito no controle e gestão de custos.
No Sistema Navis, esta padronização recebe o nome
de “rótulo” (termo padrão que é utilizado em todos os
arquivos/informações de um determinado projeto).
A ASBEA possui um trabalho (livro),
coordenado pelo ilustre arquiteto Henrique
Cambiaghi, que sugere um padrão de
nomenclaturas e codificações para arquivos
de projetos. Trata-se de uma boa referência
para esse mercado (este conteúdo pode ser
acessado em: http://www.asbea.org.br/userfiles/
manuais/7e942be1be1f79072a2cffe3f27a270a.pdf.
Com todas estas rotinas, você pode ter uma visão geral
de tudo que seu escritório recebe e gasta (detalhando
receitas e custos de forma clara e fácil), a qual pode ser
produzida e acessada da seguinte maneira:
1. Análise por Classificação Financeira
• Agrupamento de receitas e despesas
• Budget orçado X realizado (mensal e anual)
• Resultado (mensal e anual)
2. Análise por projeto
• Apuração do tempo de cada colaborador por projeto
• Utilização de estrutura de codificação
• Visualização do desempenho por projeto
(individualmente ou agrupado por tipo de projeto ou
por cliente)
Obs.: dessa forma, você não precisa, por exemplo, incluir
cada projeto como item específico da Classificação
Financeira.
Também não se pode esquecer dos custos indiretos
(aluguel, luz, infra-estrutura de hardware e softwares,
equipe administrativa e de limpeza, etc). Esses são
custos que não podem ser associados diretamente a um
projeto. Normalmente, faz-se a média do peso destes
custos indiretos sobre os custos totais do escritório e o
valor é rateado pelos projetos em andamento .
O Sistema Navis rateia automaticamente
os custos indiretos por projeto (de acordo
com a participação direta que cada um teve
no período), oferecendo o conforto de obter uma
informação rápida e segura de forma automática.
Além disso, permite analisar também o tempo gasto e
o índice de produtividade de cada projeto, facilitando
muito o momento de gerar e precificar propostas (pois
este indicador de produtividade – gerado a partir de
informações reais do escritório – deve servir como
métrica para precificação de projetos futuros).
Finalmente, há ainda outra forma de se analisar o
desempenho de uma empresa de serviços, que é através
do resultado contábil. Trata-se da maneira como o
governo enxerga sua empresa. Infelizmente, devido à
enorme complexidade do sistema tributário brasileiro,
essas informações normalmente não possuem função
gerencial, uma vez que servem apenas para prestar
contas ao fisco. Além disso, em escritórios de projetos,
a atividade de gestão contábil normalmente é realizada
de forma terceirizada (por escritórios de contabilidade
especializados no assunto).

A mensagem final sobre essa questão (estrutura de

custos) pode ser resumida por um antigo ditado: “o pior
cego é aquele que não quer ver”. Portanto, não deixe
de cuidar dessa tarefa! Procure estabelecer processos
simples e automáticos de forma a permitir que esse
trabalho esteja incorporado às atividades rotineiras de
seu escritório.
Gestão de Equipes: melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
De todos os artigos que estamos publicando sobre o
tema “Melhores práticas na gestão de escritórios de
projetos”, esse, sem dúvida alguma, é o mais importante,
pois, como já tivemos oportunidade de constatar, o
principal valor de qualquer escritório está na capacidade
de sua equipe de trabalho!
Dessa forma, quanto mais unida, engajada
e motivada for sua equipe, maior será a
qualidade dos projetos e, como consequência, a
lucratividade do seu negócio.
Um dos primeiros passos para que você possa
aumentar a produtividade da sua equipe é equalizar
o entendimento sobre a real contribuição de cada
colaborador. Nesse ponto, não podemos deixar de citar
uma máxima na relação contratante X contratado, válida
para qualquer empresa: o colaborador, na maior parte
das vezes, acha que trabalha muito e ganha pouco e
o contratante pensa exatamente o oposto, paga muito
para receber pouco como contrapartida…
Mas como resolver isso?
O princípio básico é estabelecer, de forma clara e
simples, um processo para acompanhar continuamente
a contribuição que cada um dá para o negócio.
Com experiência de mais de 10 anos produzindo
ferramentas para ajudar empresas de serviços na gestão
desse relacionamento, tivemos a oportunidade de
acompanhar as mais diversas situações. Uma delas, por
exemplo, é a situação em que gestores concluíram que
a desconfiança de um colaborador (que sempre fechava
as janelas quando ele se aproximava da sua estação de
trabalho) tratava-se apenas de uma coincidência, pois
o tempo improdutivo apurado foi irrisório. Outro tipo de
situação, por outro lado, apresentava um entendimento
claro das duas partes, o que pôde incentivar uma
mudança de comportamento e um consequente
aumento de produtividade. Em outros momentos, a
substituição de colaboradores foi inevitável visto que,
mesmo após inúmeras tentativas de reverter quadros
de baixa produtividade, não houve reação por parte do
colaborador.
A indicação para realizar esse acompanhamento
contínuo é implantar uma ferramenta como
o Sistema Navis, que automatiza todo o
processo de apropriação de tempo por projeto/fase,
e o app geo2time que apropria automaticamente, via
geolocalização, a presença de equipes externas nas
instalações de clientes.
Utilizar ferramentas como estas permitirá a todos os
gestores acompanhar instantaneamente a produtividade
de seus colaboradores que, por sua vez, poderão (mais
que isso, deverão) fazer continuamente uma autocrítica
em relação à sua contribuição para a organização em
que trabalham.
Outro aspecto que deve ser considerado para a gestão
de equipes é o processo de planejamento dos trabalhos
que devem ser realizados X o tamanho da equipe
disponível para que o desenvolvimento das atividades
seja feito no prazo estabelecido, mantendo a qualidade
desejada do produto final a ser entregue para o cliente.
Nesse sentido, é muito importante implantar,
dentro de um período de tempo pré-estabelecido
(semana, quinzena ou mês), um processo de
reavaliação das atividades/tarefas a serem executadas,
de forma a dimensionar claramente se o tamanho da
equipe está adequado para enfrentar o desafio a ser
superado no período que se inicia.
Existem diversas ferramentas – das mais complexas
(ex.: planejamento via Pert/CPM) às mais simples (tipo
uma planilha Excel) – que podem ajudar os gestores a
realizar essa tarefa. O mais importante é estabelecer
um processo contínuo de planejamento de equipes,
permitindo que a revisão periódica seja realizada de
maneira constante (já que o dia-a-dia sempre acaba
alterando o rumo/prazo de algumas atividades).
O Sistema Navis possui diversas funcionalidades
desenvolvidas para facilitar as tarefas de planejamento
de equipes, incluindo visualizações instantâneas
de carga de trabalho por colaborador, associadas à
comparações com horas já trabalhadas e total de horas
incluídas na proposta inicial.
Gestão de tarefas:
Gerenciar tarefas pode parecer algo simples e
fácil de implantar, mas nossa experiência mostra
que, na prática, esse processo precisa contar
com recursos que minimizem ao máximo o trabalho
dos colaboradores; por se tratar de uma atividade
“burocrática”, a chance de a gestão ser falha é grande.
Por este motivo, quando você pensar sobre esse
assunto, considere o seguinte:
1) Implante um sistema cujo processo de interação
com o usuário seja o mais automático possível, ou seja:
ao encerrar uma tarefa, o próprio sistema já poderia
distribuir automaticamente a tarefa seguinte para quem
de direito.
2) Pense em formas simples para que o usuário interaja
com o processo. O ideal é que ele consiga resolver tudo
com poucos cliques (por exemplo: para concluir uma
tarefa bastar dar um duplo clique na mesma…)
3) Padronize a descrição das tarefas de forma
a melhorar o entendimento por parte de seus
colaboradores.
Status emocional
Você já pensou alguma vez que o estado emocional
de seus colaboradores pode ter influência direta na
melhoria de qualidade e desempenho de sua empresa?
A tarefa de manter uma equipe em zona de alta
performance é, sem dúvida, o maior desafio para
qualquer empresa. Em um negócio onde a prestação de
serviços é o core da organização, esse desafio deve ser
encarado de forma ainda mais priorizada.

Pensar que seus funcionários são máquinas Mantenha sua equipe motivada, pois, como já diriam
e tratá-los como tal (pensando que o que Athos, Porthos e Aramis: um por todos e todos por um!!
ocorre em casa não interfere na vida profissional e na
produtividade – afinal, “somos todos profissionais”) é
um erro sem tamanho!

Se você acha importante atuar também nessa

área, procure conhecer o app “doutor RH” (www.
doutorrh.com). Trata-se de uma proposta simples
que mescla uma série de fundamentos de avaliação
comportamental, permitindo que os gestores possam
agir objetivamente em busca de obter os melhores
resultados possíveis de sua equipe.
Finanças: melhores práticas na gestão de escritórios de projetos
Acreditem: não foi por acaso que selecionamos essa
imagem para ilustrar o conteúdo desse artigo!! Afinal,
para um escritório de projetos, o maior custo está,
invariavelmente, no item mão de obra. Nesse tipo
de negócio, a frase “tempo é dinheiro” representa
verdadeiramente o principal foco de um bom processo
de gestão.
Muita gente pensa que cuidar das finanças de um
escritório de projetos pode ser uma tarefa muito
dispendiosa (no sentido de complexidade e tempo). A
boa notícia é que o “bicho” pode não ser tão feio assim…
No nosso entendimento, essa é uma tarefa que pode ser
resumida em apenas 3 acompanhamentos:
1. Fluxo de caixa;
2. Budget;
3. Resultado por projeto.
Se você possui um sistema de gestão especializado
no seu tipo de negócio, certamente essas informações
devem estar disponíveis de forma instantânea. Com
isso, basta compreender a utilidade de cada informação
e estabelecer uma rotina (processo) de análise.
Em resumo, enfrentar esse desafio a partir do uso de
um sistema de gestão integrado será muito mais fácil
do que através de um processo manual (por exemplo,
através de planilhas Excel).
Veja abaixo um detalhamento completo sobre essas
informações que você deve extrair do seu sistema de
gestão:
1 – Fluxo de Caixa
Trata-se de uma projeção, normalmente de curto prazo (30
ou 60 dias, no máximo), de tudo o que seu escritório terá
de contas a receber (receitas) e tudo o que terá a pagar
(despesas).
Normalmente, essas informações partem de um saldo das
contas correntes de seu escritório para que, dia a dia, você
possa analisar o saldo final, verificando se haverá necessidade
de caixa (saldo final do dia negativo) ou se sobrará dinheiro
(saldo final do dia positivo). Normalmente, esse tipo de
sistema apresenta essas informações em formato analítico
(ou seja: dia a dia) ou por semana (colunas apresentando o
nome e cada dia da semana). Há também a possibilidade de
se visualizar essas informações através de um gráfico.
Requisitos: para obter essas informações instantaneamente,
é necessário que seu escritório mantenha ativos (entenda-se
como processo que é alimentado diariamente) os módulos de
contas a pagar, contas a receber e controle bancário.
Frequência: todo negócio é “vivo”, ou seja, as informações
mudam diária e constantemente (normalmente surge uma
conta a pagar urgente, um cliente atrasa o pagamento –
embora o ideal fosse acontecer o contrário… rs). Neste caso,
acreditamos que a melhor prática é que você avalie o fluxo de
caixa semanalmente ou, no máximo, quinzenalmente.
2 – Budget
Esse é o instrumento que permitirá que você tenha uma visão
geral do seu escritório no ano como um todo. Trata-se de
uma prática muito utilizada pela gestão de bancos que, aos
poucos, vem sendo adotada por diversas empresas, incluindo
escritórios de projetos.
Na prática, trata-se de uma consulta (ou relatório) que
apresenta uma lista de classificações financeiras (vide matéria
que explica esse conceito) totalizando mensalmente receitas e
despesas alocadas em cada nível.
Se você utilizar uma classificação financeira simples (por
ex.: com 3 níveis => grupo, subgrupo e conta), contendo
apenas 2 grupos – um para receitas e outro para despesas
– a visualização do resultado será praticamente imediata
pois você poderá comparar o total de receitas com o total
de despesas, que é igual ao resultado no mês (Receitas –
Despesas = Resultado).
Normalmente, essas planilhas contêm colunas que
apresentam o número orçado para o mês (fruto de uma
previsão que você deve fazer anualmente) e o número real
obtido até o presente momento (calculado automaticamente
pelo software de gestão com base nas informações inseridas
em contas a pagar, contas a receber e controle bancário).
Esse é, portanto, um recurso extremamente importante já que,
além de permitir a comparação entre o orçado e o real (e o
consequente resultado mês a mês e acumulado no ano), pode
lhe permitir, com poucos cliques, visualizar as informações nos
seguintes regimes:
Competência
Trata-se da forma como o governo olha (fiscaliza/cobra) as
empresas, ou seja: se você emitu uma nota fiscal no valor de
R$ 10.000,00 no mês de junho de 2017 e dividiu o pagamento
em 4 parcelas de R$ 2.500,00 (à vista, 30, 60 e 90 dias), o
sistema vai considerar que, em junho/2017 você teve uma
receita de R$ 10.000,00 (e nada nos meses seguintes).
O mesmo critério serve para despesas. Para facilitar o
entendimento de seus clientes, o Navis nomeia esse processo
como emissão (por conta da data de emissão dos títulos).
Caixa
Trata-se da forma contrária do regime de competência, ou
seja: se você emitu uma nota fiscal no valor de R$ 10.000,00
no mês de junho de 2017 e dividiu o pagamento em 4 parcelas
de R$ 2.500,00 (à vista, 30, 60 e 90 dias), o sistema vai
considerar que em junho/2017 você teve uma receita de R$
2.500,00, em julho/2017 de R$ 2.500,00, em agosto/2017
de R$2.500,00 e em setembro/2017 a última parcela de
R$ 2.500,00. O mesmo critério serve para despesas. Para
facilitar o entendimento de seus clientes, o Navis nomeia esse
processo como vencimento (por conta da data do vencimento
dos títulos) ou baixa (por conta da data de pagamento dos
títulos).
Além de todas essas características, o sistema ainda poderá
agrupar ou individualizar as informações caso seu negócio
envolva mais que um CNPJ (ou seja, toda esta análise pode
ser feita de maneira individual por empresa ou de forma
consolidada, agrupando informações de várias empresas, se
for o caso).
Requisitos: para obter essas informações instantaneamente,
é necessário que seu escritório mantenha ativos (entenda-se
como processo que é alimentado diariamente) os módulos de
contas a pagar, contas a receber e controle bancário.
Frequência: por se tratar de informações agrupadas por mês,
a análise pode ser realizada em intervalos maiores de tempo.
Dessa forma, pense em avaliar o Budget de seu escritório uma
vez por mês ou, no máximo a cada 2 meses.
3 – Resultado por projeto
As visões acima certamente vão lhe apresentar como
anda a saúde financeira de seu escritório como um todo.
Adicionalmente a isto, identificar o resultado de cada projeto
é uma tarefa extremamente necessária como forma de
comparar os preços que você vem praticando com os custos
finais de cada trabalho, ou seja, com o passado. Além disso,
também é fundamental olhar para o futuro, avaliando o esforço
que falta para concluir os projetos e, consequentemente, seus
resultados projetados. Este tipo de análise prévia permite, se
for o caso, a tomada de medidas preventivas e evita maiores
dificuldades ao término do projeto.
Nesse ponto, os processos descritos no artigo que tratou de
gestão de equipes passam a ser fundamentais para que se
obtenha esse tipo de informação.
Outro fator importante é que se faz necessário entender que
existem outros custos e considerações (além dos custos
diretos com horas de trabalho) que devem fazer parte do
cálculo atual e projetado de resultados de cada projeto, tais
como:
1) Rateio de despesas indiretas: todo negócio possui custos
que só podem ser alocados ao produto final através de
critérios de rateio (ex.: aluguel, luz, água, etc.). O custo de
aluguel do escritório, por exemplo, poderia ser rateado
conforme o custo das horas dedicadas em cada projeto em
um determinado mês (ou seja, com base na participação direta
de cada projeto naquele mês). Fazer isso manualmente é um
trabalho de nerd (rs)… novamente, o software de gestão deve
cuidar dessa tarefa de forma automática, permitindo que você
obtenha a informação rapidamente.
2) Planejamento do esforço necessário para concluir
cada projeto: esse é um número que deve ser produzido
automaticamente se você conseguir implantar (e manter
sempre atualizado) um processo de gestão de horas por
colaborador/projeto. Trata-se, portanto, de um processo que
lhe dará benefício duplo: aumento de eficiência e controle de
resultados.
Requisitos: para obter essas informações instantaneamente,
é necessário que seu escritório mantenha ativos (entenda-se
como processo que é alimentado diariamente) os módulos de
contas a pagar, contas a receber, controle bancário e gestão de
equipes/projetos.
e cansativo. Por esse motivo, fechamos esse artigo com
uma boa notícia: os softwares de gestão especializados em
escritórios de projetos certamente resolvem essas questões de
forma automática e simples. Cabe a você apenas entender o
que significa cada informação, de forma a utilizá-la em prol do
crescimemento sustentável de seu escritório.
Lembre-se do ditado: “em terra de cego, quem tem um olho é
rei”.

Frequência: por se tratar de informações que exigem cálculos

mais elaborados (como o rateio das despesas indiretas), a
análise pode ser realizada em intervalos maiores de tempo.
Neste sentido, acreditamos que você deve analisar esse tipo de
informação, em média, uma vez por mês.

Os conceitos acima são simples para pessoas especializadas

em administração de empresas, mas, para gestores de
escritórios de projetos, tudo isso pode parecer muito complexo