¥v DATAPR=V NOTA TECNICA DFS/DPE S/N°/2017 Titulo da Nota Técnica: Situacdo da Solucdo ePessoas ~ Dezembro 2017 Orgao Emissor: Diretoria de Finangas e Servicos Logisticos e Diretoria de Pessoas Coordenador: Jtilio Cesar de Arajijo Nogueira Equipe Técnica: Alba Valeria Finilizola ~ DPE Armando Barcellos - DFS Elaine Zancanela - DFS Glinaldo Oliveira — DEPE Jose Carlos Cunha Neiva ; DRD Luiz Fortunato - DEPE Luciana Bon- DFS 4 Lucilia Ferreira - DECR, Marcos Cupolillo - DETI Maria Cabral Resende - CGQ\ Responsével: Jilio Cesar de Aratijo Nogueira EE Data: 21/12/2017DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Sumario Sumério..... 1. OBIETIVos se 2. DESCRIGAO DA SITUAGAO-PROBLEMA., 3. HISTORICO. oo 4, _ SITUACAO CONTRATUAL E PAGAMENTOS. Do planejamento da contratacao..... Custos efetivados e comprometides.. Termos aditivos . Possiveis sang®es contratuais aplicadas ao consércio decorrentes dos sucessivos atrasos... ESTADO ATUAL DE IMPLANTACAO DA SOLUCAO ... Situago Atual de Implantacao dos Médulos Folha de Pagamento: Evolugdo da Implantacéo.... CENARIOS e RISCOS ENVOLVIDOS. \Vantagens e Desvantagens (Riscos).. CONSIDERACOES FINAIS. PrOximos P$80S wn b. Contingéncias . 8. ANEXOS. 2/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 1. OBJETIVOS Apresentar a situagao em dezembro de 2017 do “Projeto de implantacao do sistema ePessoas em nuvem’, contratado junto ao Consdrcio MG2I (Global Web, 2Easy, +2X e IFS) em 24/10/2014; Fornecer subsi do projeto; jos para a avaliagdo pela Diretoria e Presidéncia da empresa quanto ao futuro, Responder ao MEMORANDO de 14/11/2017 N. 49/2017, da Presidéncia a Diretoria de Pessoas. Como outras “Notas Técnicas” foram produzidas para tratar da situacdo do projeto em periodo anterior, estas foram incluidas como Anexos e serdo aqui referenciadas sempre que necessdrio. 2. DESCRIGAO DA SITUAGAO-PROBLEMA Atraso e ndo conclusio da implantacéo da Solucao Integrada de Gestio de Pessoas ~ ePessoas. A implantacgo de seu principal médulo, a “Folha de Pagamento’, teve inicio em 2014, ainda se encontra em andamento e néo se vislumbra data efetiva para sua conclusao. 3. HISTORICO © contexto da contratagdo (motivacao, objetivo do contrato, objetivo da aquisicao, beneficios esperados, prazos previstos no Edital e histérico de contratacéo) encontra-se detalhado no Tépico “Il. DA CONTRATAGAO" da Nota Técnica de 17/08/2017 (ANEXO 1). Nos itens “Ill. DO CONTRATADO’ e "IV. DA IMPLANTACAO" do mesmo anexo supracitado esto descritas, respectivamente, as informagées sobre as empresas que compéem o consércio, e um hist6rico das principais ages ocorridas desde a assinatura do contrato-até o més de agosto/2017. 3/31DATAPREV NOTA TECNICA Situacao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 E importante destacar que tanto a contratacdo desta solugéo, quanto suas sucessivas prorrogacdes de julho 2015 até julho de 2017, constituem uma deciso de gestao de outra diretoria, dentro de sua competéncia administrativa e legal. Durante este periodo, 0 que norteou a continuidade dos trabalhos e as prorrogacées de prazo de entrega da solucio, por parte da DATAPREV, junto ao fornecedor, apesar dos atrasos ja incorridos, foi a manutenco da priorizaco da implantacao de um sistema para a area de pessoas, com garantia plena de funcionamento integrado, além da necessidade de preservar todo o esforco realizado pelas equipes da empresa e a retenco do conhecimento adquirido na solugo, especialmente no Médulo de Folha de Pagamento (ANEXO XIV). A partir de agosto de 2017, a atual Diretoria de Pessoas, diante da avaliaco da situaco do projeto tomou algumas providéncias tais como: realizago de reunides de avaliacdo da situagao presente do projeto, dos obstaculos e dificuldades que surgiram, possibilidades de superé-las, tanto junto a0 Consércio responsavel (fornecedor) bem como junto as equipes internas de conducao da implantagao da solucao. Como resultado das avaliacdes entendeu- se conceder, excepcionalmente, um novo prazo final de entrega do projeto (ANEXO Il; ANEXOS de Ill a IX), a encerrar-se no final de dezembro, na parte referente a Folha de Pagamento, procedimento este, como forma de avaliar a capacidade do Consércio de efetivamente fazer as entregas previstas no contrato. Entendeu-se também necessario a designagao formal de um coordenador de projetos por parte da Dataprev para conduzir este processo, Ressalte-se que foi feita uma concessao extraordinaria ao se estabelecer novos prazos ao consércio para a homologacao da Folha de Pagamento de Outubro/2017 e para a entrega dos outros médulos em Abril/2017, com intuito de nao descartar os esforcos dispendidos até entdo (ANEXO Il; ANEXO XIX), ja previstas nesta ocasido, A necessidade de atendimento ao cronograma estabelecido pelo Governo Federal para 0 eSocial, cujas funcionalidades estdo previstas na solugo ePessoas, foi um dos fatores relevantes considerado para esta deciséo, j4 que a empresa nao dispunha de contingéncia imediata para atendimento de tal exigéncia (ANEXO XVIII). ~ ho 4/31DATAPR=V NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 No entanto, mesmo considerando avancos de execucao ocorridos apés Agosto/17, ainda permanecem pendéncias relevantes, que, ao ver da equipe técnica, impossibilitam a implantaco da solugio por completo. O acompanhamento gerencial da evolucéo dos trabalhos vem sendo realizado atualmente por meio de reuniées periédicas do Diretor junto aos gestores da Dataprev e do consércio (ANEXOS de Ill a IX). 4, SITUAGAO CONTRATUAL E PAGAMENTOS a. Do planejamento da contratagao Os requisitos funcionais e ndo funcionais identificados a partir de levantamentos junto 4 DPE e especificados a partir da solug3o SGPE, foram objeto de pesquisa de mercado para dimensionamento da sua aderéncia as solugdes de mercado, Uma vez configurada a aderéncia dos requisitos identificados as solucées de mercado, foi possivel definir que 0 ‘objeto da contratacdo seria “uma solucdo de mercado" e no o desenvolvimento de uma solugao especifica. Essa decisdo, entretanto, exigiria um grande esforgo de gestio de mudangas, uma vez que as praticas de mercado deveriam predominar frente as praticas internas da Dataprev, A ratificago da existéncia de solugées de mercado veio com a realizagéo de “consulta publica”, permitindo ao “mercado” conhecer, de forma pormenorizada, cada requisito pretendido para contratacao. A partir da consulta piiblica (ANEXO XVII), foram formulados centenas de questionamentos por diversas empresas, com solicitacées de esclarecimentos sobre os requisitos e demais condicées pretendidas para contratacao. A concorréncia se deu pelo “menor prego”. Participaram do prego cinco empresas: TOTVS, SIM, Complex IT Solutions, consércio MG2i, Walar, IT Convergence do Brasil, Tivit e CPM Braxix, Vencedor da licitacdo, 0 Consércio MG2I, obteve 88,2% da, aceite na prova de conceito (ANEXO XV), conforme demonstrado na tabela a seguir: 5/31NOTA TECNICA Situagao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 [RESUMO DA AVALIAGAO DA FOC ePESEOAS..LIOTANTE Nady [EoaRbe DeRESUTOR coRSTANTES | 5 [PERCENTUAL uinive EHS. co [euavnoaDe uinita o€ RequisrTOS A [Sens ATENCIOOS PALA LICTANTE NA POC [acaNrioabe 5& REGUISITOS ATENDDOT paca Lerranre JPRRCENTUAL ALEANGABOFELA TETAS | 1OVACAS SETS en [OBseRVAcoES. b. Custos efetivados e comprometidos © contrato foi iniciado em 24 de outubro de 2014 com vigéncia até 23 de outubro de 2019 se mantém ativo, tendo sido implantado o médulo de “Avaliacdo e Desempenho" e a ferramenta de "LMS" (Learning Management System ou Sistema de Gestdo de Aprendizagem) que representa 1/3 do médulo “Gestdo talentos, treinamento e LMS", Os demais médulos de Folha de Pagamento, Beneficios, Frequéncia, Portal, Gestéo de Treinamento, Gestéo do PCS e Recrutamento e Selecdo, Gestéo de Talentos, Sade e Medicina do Trabalho encontram-se em fase de desenvolvimento/testes, dependendo de ajustes de requisitos e estabilizacdo de ambiente, tendo havido evolucées nos trabalhos realizados pelo Consércio, apesar de insatisfatérios para os prazos estipulados. © quadro “Projeto / Execucdo" apresenta uma comparacao entre os valores contratados e efetivamente pagos. Conforme demonstrado nesse quadro, foram consumidos 19,81% do total do contrato. J& 0 quadro “Execugdo Detalhada’, logo a seguir, apresenta um detalhamento dos desembolsos realizados para cada “servico/médulo", sendo possivel perceber que em relacao aos "médulos principais’ de Folha de Pagamento, Frequéncia, Portal e Gestao de Beneficios foram pagos R§ 1.343.037,06, ou seja, 32,42% do total de R$ 4.142.879,89 previstos para este grupo de médulos na fase de implantacdo. E importe destacar que todos os pagamentos foram realizados com atesto das dreas da empresa envolvidas. _/ 6/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Projeto / Execugio Discriminacéo Valor contratado Pagamentos efetivados | Valor comprometido Implantagao RS 8.814.638,07 RS 2.870.045,76 Servicos continuados RS 7.485.973,44 RS 653.352,10 Pontos por fun¢ao RS 1.499.372,00 RS 3.212,95 RS 94.781,73 Total 17.799.983,51 RS3.526.611,81 RS 94.781,73 Execugao Detalhada Por Médulo ioe oa atten | SO semgos | hamaoas | eonas | concer | contoos | 4% | connse | roots; fucac] M8 | oot dcoopies| rain '-rek |e: | | et | marae |r | Sa rete rane |e ia contin] eget sauna sae ceniedemstoe nasil een ssa sso ssa npamende|_esecnse ens seed score] eae] nsusnan]_ menus somes nse esa n| agen emma nenaecu hein mya edn] ages) ess5.9 rosa] asucamal sma onan hn] ise 6 som susan, Sele ‘api _1s205 asm kara oer eo mana sam Ten Sa nal RE | | Taal ss "Valores atualizados até 10/2017. 7/31 4DATAPREV NOTA TECNICA Situacao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 c. Termos aditivos Os seguintes Termos Aditivos ao contrato original foram celebrados: Termo Aditive Motivagbes/Causas Observagdes 1°- 01/2015 | Permitir o pagamento dos ‘Atendendo as exigéncias da DATAPREV, foi servigos executados parcialmente | necessdria a antecipacao da implantaco do ‘em parcelas inferiores aos Médulo de Avaliago e Desempenho sem o definidos no item 19 do Termo de | atendimento de todos os requisitos especificados Referéncia, rho Anexo | e Il do Edital. Essa antecipaczo, no revista exigiu a construgdo de alternativa formal para viabilizac3o do pagamento pelos servicos prestados, * 22-09/2015 | Alterar o prazo de entrega para as | A antecipaco de implantaglo do Médulo de fases de “implementacio, Avaliagdo e Desempenho, assim como problemas implantacdo e operaco relacionados & migracdo das bases de dados, assistida” para dezembro de _—_| entre outros, justificaram a alterago do 2015, cronogramra efetivado.? i 38-07/2016 | Alterar o prazo de entrega para as | Alterago de cronograma justificado pela fases de “implementaco, complexidade dos requisitos especificos da implantagao e operagao, Dataprev, que exigiram maiores esforcos, para assistida” para setembro de 2016. | parametrizagao e customizacio da solucSo, assim ‘como os prazos estimados e necessérios para homologagio, capacitacdo, testes e realizagéo de | ‘execucdo de paralelos da folha de pagamento.> / He) *FundamentagSo: Relatério de Justificativa para elaboracao de aditivo contratual — fls 1655 do Pro- cesso Administrative de Compras. *FundamentagSo: MEMO DPE 042/2015 - Fis 1724 do Processo Administrativo de Compras. > Fundamentagio: MEMO DET! 024/2016 - Fis 1843 do Processo Administrativo de Compras. 8/31 {NhDATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 d. Possiveis sangées contratuais aplicadas ao consércio decorrentes dos sucessivos atrasos As sancées contratuais referentes as entregas previstas esto estabelecidas na Clausula ‘Sétima e item 20.1 do Termo de Referéncia (ANEXO XVI), sendo especificamente: Item 20.1 do Termo de Referéncia "O descumprimento do prazo limite para a entrega de cada médulo discriminado no item 19 ensejaré a aplicacao de multa moratéria, nas seguintes formas: © *0,5 % (meio por cento) por dia Util de atraso, calculada sobre o valor da parcela correspondente & entrega de cada um dos médulos onde ocorreu o atraso, até o atraso maximo de 30 (trina) dias tteis; © “A pattir do 31° (trigésimo primeiro) dia util, a CONTRATADA incorreré em multa moratoria de 1,0% (um por cento) por dia itil de atraso calculada sobre o valor da parcela correspondente & entrega de cada um dos médullos onde ocorreu 0 atraso, sendo facultado ‘a DATAPREV o cancelamento da implantacéo: © 10 cancelamento da implantacio implicaré a_desobrigacio da DATAPREV de efetuar pagamentos. “As penalidades acima referidas nao serao aplicadas caso o atraso seja decorrente de culpa exclusiva da DATAPREY, oportunidade em que deverd ser internamente apurada a responsabilidade pela sua ocorréncia.” (Grifos adicionados) Clausula sétima do contrato "Das sangdes administrativas: “Por inadimpléncia das Cléusulas ou condigdes do presente Contrato, a CONTRATADA ficaré sujeita a0 cumprimento das seguintes obrigasées e penalidades, isolada ou cumulativamente, aplicdveis a critério da DATAPREV, administrativamente, ressalvados os motivos de forca maior ou casos fortuitos, aceitos pela DATAPREV. °7.1. Adverténcia por escrito;DATAPR=V NOTA TECNICA luagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 "7.2. Multa na forma do item 20 do TDR; “7.3. Nos demais casos de inexecuco contratual, parcial ou total, de forma injustificada, nao acobertada pelas presentes cléusulas, sera aplicada multa de 10% (dez por cento), sobre o valor da parcela nao executada ou sobre o valor do contrato, respectivamente; "74. As multas previstas nos subitens acima sio meramente moratérias, nao isentando a CONTRATADA do ressarcimento por perdas e danos pelos prejuizos a que der causa; “7.6, Suspensao do direito de licitar e contratar com a UNIAO, pelo prazo de até 05 (cinco) anos, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punicao ou até que seja promovida a sua reabilitagdo; quando @ CONTRATADA fraudar a execucdo do contrato, comportar-se de modo inid6neo, fizer declaracao falsa ou cometer fraude fiscal, garantindo 0 direito prévio da citacdo e da ampla defesa; “7.7. Suspenséo do direito de licitar e de contratar com a DATAPREV por prazo no excedente de 02 (dois) anos, a ser fixado no ato da suspensio, segundo a natureza e a gravidade da falta, quando a CONTRATADA cometer falta grave, sob a perspectiva da DATAPREY, no prevista no subitem anterior; “7.8. Declaragao de inidoneidade para licitar e contratar com a UNIAO, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punicéo ou até que seja promovida a reabilitacao perante a propria autoridade que aplicou a penalidade, que sera concedida sempre que 0 contrato ressarcir a Administracao pelos prejuizos resultantes da falta, e apés decorrido 0 prazo das sancdes aplicadas com base nos subitens anteriores; "7.6, As sancées acima previstas nao excluem a aplicacao de outras expressamente mencionadas no Edital e seus Anexos, assim como no Pedido de Compras (PC), que é parte integrante deste Instrumento, conforme item 1.1 deste Contrato, quando cabivel, entre 2 DATAPREV e a CONTRATADA.” GGrifos adicionados, negrito e erro de numeracao do texto original) 10/31DATAPREV NOTA TECNICA Situacao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Consideragdes sobre penalidades Vale ressaltar que o célculo final da multa apenas podera ser apurado com a entrega dos produtos ou com a resciséo contratual. Ou seja, é necessario que haja a entrega dos produtos, com o registro dos prazos sob responsabilidade da Dataprev, ou que seja declarada a inexecucéo do médulo pelo gestor técnico do contrato da Dataprev, também com os referidos registros. De todo modo, na ocasido, seja da entrega ou da resciséo contratual, cabera o cAlculo e aplicagéo de multas estabelecidas em contrato eno Termo de Referéncia, pelo descumprimento de prazos acordados no 3° Terma Aditivo, conforme orientacao a ser concedida pelo Juridico da Dataprev. Com relacéo aos “servicos continuados" dos médulos ja implantados, as notificacdes de penalidades referentes ao atraso dos chamados, foram processadas, totalizando de janeiro de 2016 até agosto de 2017 0 valor R$ 6.865,70. Por fim, com relacdo a aplicacao de penalidades, a devolucao do valor pago eo recebimento das multas so incertos, mas so riscos que nao esto sob a gestao da Dataprev. Certamente, na fase de execucdo judicial é que se teré condigdes de afirmar se as empresas terao ou nao condicdes de pagar os seus débitos, 5, ESTADO ATUAL DE IMPLANTACAO DA SOLUGAO a. Situagao Atual de Implantaco dos Médulos Nas reunides periddicas foram discutidos possiveis cronogramas para a realizagio das en- tregas, contudo ressaltamos que esses prazos néo foram aceitos como alteracdo dos marcos do contrato. A tabela 1, abaixo, demonstra uma dessas propostas de ajustes debatidos: Médulo | Estagio Pendéncias Go Live sugerido seated ial pecans em | Falta a integracdo | Pendéncia sera resolvida com 0 cadastra de | com 0 Go Live da Folha desempenho Producéo ‘empregados de Pagamento 11/31 AN fDATAPREV NOTA TECNICA Situagdo da Solugdo ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Em —Implementacao: Folha de Pagamento | ajustes e Novembro/2017 homologagio ‘Aguardando ° tad Gestdo de Beneficios | IPlementacto: médulo de Folha de | Novembro/2017 Homologado Pagamento ‘Aguardando ° Pe jigos — 19 | Er ite : 2 orialide servians oe lmplerae des médulo de Folha de | Dezembro/2017 onda homologacao Pagamento Em Implementacao: conte de) ajustes e Dezembro/2017 Frequéncia - homologacao. Aguarda _integracao Implementacao: com cadastro de Gestéo do PCS e | iniciando o desenho | pessoal, implantacao ‘Abri/2018 remuneragao_ de Processos futuros | do Portal e definicées "To Be” sobre ferramenta de GED e Work Flow ‘Aguarda a implantacdo do ’ 2 Implementagéo:€™ | sAsdulo Treinamento | Marco/2018 Gestéo de Talentos tase Femplogaree: e integracgo com cadastro de pessoal er tenes ‘Aguarda _integracao “ com cadastro de Recrutamento €| iniciando o desenho sssoal, implantacdo | Marco/2018 Selecso de Processos futuros | Pessoa» Implantac: i “To Be’ sobre ferramenta 12/31DATAPR=V NOTA TECNICA Situago da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Depende da Implementacdo: integracao com iniciando 0 desenho | Cadastro de pessoal e ‘ Treinamento de. processos futuros | ferramenta de ms, | Feverero/2018 "To Be" Depende do médulo Bl e GED. Ferramenta EaDBox Integragéo. como Falta a integracao com cadastro de empregados e com 0 implantada em 2015 foi descontinuada pelo cons6rcio, Em fase de cadastro sera resolvida como go live da Folha de | LMS (EAD) Pagamento e do Médulo | Modul d homologacdo de nova | "> "| de Treinamento em Treinamento platoforma: Konviva Marco/2018 5 Implementaca Satide e Medicina do Mi 2018 oi iniciando as regras de arco negécio | Gestdo eletrénica de | Implementaco: a documentos - GED | iniciar Fevergirelenye! Gerador de relatérios e Business. Intelligence ~ BI Implementagéo: a iniciar Marco/2018 b. Folha de Pagamento: Evolucdo da Implantacéo A Folha de Pagamento deve ser analisada levando-se em consideracéo toda a sua ampli- tude de alcance e ndo somente o processamento dos pagamentos de colaborddbres da Empresa. } YDATAPR=V NOTA TECNICA Situacdo da Soluco ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Deve-se garantir a Integridade do Cadastro Basico composto de 25 Tabelas, da migracio executada, conferida e integras em relago as tabelas oriundas do SGPE evertidas para 0 e- Pessoas, Todas as Fichas Financeiras do sistema atual, também devem ter 0 mesmo tratamento das Tabelas do Cadastro Basico, outrossim, apenas priorizando para fins de Implantacao, as Fi- chas Financeiras dos tltimos 2 anos para subsidiar processos de Férias, DIRF e Célculos de Médias. Também nesse mesmo contexto 0s processos relacionados a Admissao, Reintegracdo, Fun- 40 de Confianga, Licenga Prémio, Gestéo de Projetos e Responsavel Técnico, Gestao de Beneficios, Ficha de Registro, CTPS, Férias, Apuracdo e Pagamentos, Recolhimentos Tributa- rios, Pensao Alimenticia, Empréstimo Consignado, Gestdo de Cedidos e Anistiados, Rescisio, Calculos Retroativos e RRA, GVR, PLR, DIRF, Relacionamentos com Signatérias, Prevdata, GEAP, Integracdo com outros Sistemas que se utilizam de informacdes de Pessoal, encami- nhamento de informacées para subsidiar outros sistemas de entidades externas (CAGED, SISAC, RAIS, SEST) e Transferéncias Bancérias compdem todo o portfélio de produtos que visam a sustentar uma Folha de Pagamentos; além da integracdo com outros Médulos da Soluc&o que fazem parte do rol dos processos da Gestio de Pessoas, Para a implantagao do e-Pessoas, e em especial da Folha de Pagamentos, os seguintes ali- cerces deveriam estar atendidos e entregues: 1) Requisitos que englobam todos os processos e etapas da Folha de Pagamentos, des- critos na explanagao acima; 2) Atendimentos aos Requisitos Nao Funcionais que tratam da Seguranca do Trafego das Informacdes em Nuvem, autenticag3o de pessoas autorizadas para acesso ao e- Pessoas, Integragio da Solugio e-Pessoas, Integragio com outros sistemas em uso na Dataprey, Infraestrutura e disponibilidade do ambiente 24h x 7, Central de Servicos de Atendimento ao Usudrio; 3) Portal de Servigos integrado com 0 banco de dados Humanus para prover as solici- tac6es de usuarios (empregados e gestores); 14/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 4) Capacitacao para as areas responsaveis pelo Negécio; 5) Multiplicagio para as Filiais dos processos que sao de governanca local; 6) Plano de Comunicagio através de acdes oriundas da Gestéo de Mudancas. Considerando-se © exposto acima, segue uma avaliagéo da situacao da implantacao, to- mando-se como base o més de agosto do ano corrente. Situag30 da Implantagao — referente a Agosto/2017 A avaliagdo das equipes que vém trabalhando no acompanhamento da solugo das pen- déncias do médulo folha de pagamento do sistema contratado - Humanos, apresentou pa- recer, em relacdo a execucso em paralelo com o sistema atual - SGPE, no qual as divergén- cias apresentadas nao permitiram a sua homologacdo. Dentre os pontos principais apresen- tados, a diferenca a pagar de R$ 268.820,56 a maior no sistema Humanos, as divergéncias encontradas no total de Vinculos e em Beneficios e problemas nos valores referentes a GVR, substituicgo de Fungo de Confianca e salario mensal séo exemplos claros da impossibili- dade de se dar o “aceite” para o novo sistema (Anexos X e XI). situag%io da Implantac30 — referente s Novembro/2017 © processo de validago e correcdo teve continuidade durante os meses seguintes apresentando melhorias e ganhos, entretanto, ainda no permitindo a homologagao do novo sistema. Como evolucdo das divergéncias durante os meses seguintes, apresentamos abaixo os desempenhos e diferengas encontradas nos processamentos de setembro a novembro, tendo como base as execucdes da 1* Prévia e da Folha Definitiva, resumidaménte; Setembro: 1° Prévia:DATAPR=V NOTA TECNICA Situacao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 * Divergéncias encontradas em total de vinculos (faltando requisitados) e salario mensal; ‘+ Diferenca do valor liquido com o Humanos pagando a maior = R$ 480.805,30. Folha Definitiva: * Divergéncia encontrada em Total de Vinculos; * Diferenca no valor liquide com o Humanos pagando a maior = R$ 268,910,91 (novos problemas detectados: Saldrio Maternidade, IR sobre salarios, Base para FGTS) Outubro: 1° Prévia: * Divergéncias encontradas em pagamento realizado pelo Humanos para 230 empregados a mais que no SGPE, incluindo aposentados por invalidez; * _Diferenca no Valor Liquido com o Humanos pagando a maior = 439.868,31 Folha Definitiva: ‘+ Divergéncias encontradas em Total de Vinculos; * _Diferenca no valor liquido com 0 Humanos pagando a maior = R$ 291.402,55 (novos problemas detectados: GVR, Salario Mensal, IR sobre salérios, Base para FGTS, Prevdata). Novembro: 1° Préviat * Divergéncias encontradas em Imposto de Renda sobre Salario, descontado a maior no Humanos da ordem de R$ 2,000.000,00; * Diferenca no Valor Liquido com o Humanos pagando a maior = R$ 3.561.002,12, Folha Defi iva: * Divergéncias encontradas em Salario Mensal e Funcao de Confianca; 16/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017, ‘+ Diferenca no Valor Liquido com o Humanos pagando a maior = R$ 194.206,43 (Anexo XI). Macro requisitos para implantacao * Migracéo de dados = As Areas de Negécio ainda ndo receberam qualquer documento formal que ateste que as migragées foram realizadas em sua totalidade, que se encontram conferidos e integros. Durante os 2 anos de processamento paralelo do sistema atual - SGPE com o e-Pessoas, observa-se que boa parte de divergéncias identificadas ou de impedimentos para realizar uma determinada operacao, muitas vezes sao ocasionados pela falta de informacées nao migradas em sua totalidade, como por exemplo, as Tabelas Salariais que se encontram migradas até o ano de 2014, O impacto disso passa pela ndo possibilidade de se realizar célculos retroativos anteriores de 2014 pela inexisténcia de informagées no Humanus. * Gestio de Mudancas = Necessitaré de realizacdo de um reforco junto as areas de negécio, uma vez que nao h itegracao entre os médulos previstos, dificultando a vis’o do processo como um todo. As areas estdo utilizando o ambiente, nao num contexto de integracdo, mas sim de processos especificos, tratados isoladamente Exemplos: A gestao da liberacdo de empregados e de estabilidade dos mesmos séo da competéncia da CGTS, outrossim, 0 relacionamento da gestéo de CIPA fica no Médulo de Satide e Seguranca do Trabalho que é da competéncia da CGQV. Ou a CGQV passa a gerir a estabilidade de empregados com mandatos na CIPA ou a CGTS passa a ter acesso a esse médulo para continuar as suas atribuicdes. + Implementagéo = As implementagées realizadas e que mantem sua regularidade de so so as oriundas da Gestao de Beneficios. As implementagées de outros processos da Folha ainda se encontram com grande instabilidade, embora ja se percebam avangos, porém no suficientes para recuperar todo 0 tempo de atraso. As implementacdes que faltam ser atendidas, passam pela incapacidade, por parte do consorcio, de empreender esforcos para sua conclusdo, nos Ultimos felmpos. Tem-se 7/1DATAPREV NOTA TECNICA ituagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 observado uma rotatividade elevada, com a saida de varios consultores do consércio que trabalhavam processos especificos com as 4reas de negécio e essas quebras de continuidade sempre acarretam em repeticdes de etapas que j4 haviam sido superadas anteriormente. Como exemplos: Rotinas de Fungo de Confianga, Licenca Premio e Retroativos/RRA seriam tratadas pelo consultor que foi um dos responsaveis contratados pela ocasiéo da Prova de Conceito e demonstrou conhecimento da solugdo e do negécio. O mesmo fora desligado do consorcio e o seu substituto somente trata da rotina de fungao de confianca. * Capacitagao = As capacitacées foram realizadas em Agosto/Setembro de 2015 num ambiente Humanus ainda nao contextualizado com as rotinas previstas no Edital, Podendo haver necessidade de se revisar algumas rotinas, assim como as Filiais também terdo que ser capacitadas, uma vez que ainda desconhecem as operacoes esse novo ambiente. + Implantagao e integragiio = Embora os processamentos mensais para pagamentos 20s colaboradores estejam sendo realizados e identificadas as possiveis divergéncias, tais situag6es poderiam ser compensadas em ajustes na Folha seguinte ou numa Folha Suplementar. Outrossim, pode ter impacto em Recolhimentos Tributarios a maior ou a menor, causando possiveis aplicacées de multas a Dataprev. Pela ndo garantia da migracao e batimento dos cadastros em sua totalidade, pode-se gerar uma Ficha de Registro com informagSes com erro ou faltando, o que comprometer a area Juridica da Dataprev em suas atuacdes nas Defesas Trabalhistas que realiza. Também as mesmas informagdes poderdo alimentar de forma equivocada a CTPS, gue é um documento do empregado, utilizado nas comprovagGes de vinculos para efeitos de aposentadoria. As mesmas situacées podem se refletir no Portal de Servicos, onde todos os empregados e gestores terdo acesso e encontrar informacdes de Hist6ricos de Férias, Licenca Prémio e outras mais, de forma irregular, suscitando a possibilidade de reclamacées trabalhistas. O ultimo teste de envio de arquivo bancério realizado para 0 Banco do Brasil e para a CEF foi em abril/2017, ndo se sabe, 18/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 de Id para cd, se 0 arquivo gerado apés processamento mantém toda a sua integralidade de informacdes e se novos testes de envio foram realizados para testar © layout. Pelos exemplos listados, ainda se encontra a Implantacao e Integracao muito insipiente para uma eventual “virada de chave’ * Operagao assistida = Nao iniciada, A Gesto da Frequéncia Dada as especificidades dos testes em relacdo a frequéncia, 0 muito que ainda falta ser entregue, néo deverd ser possivel a sua implantagao 30 dias apés a implantaco da Folha de Pagamento, como planejado. Como alternativa, vinha sendo articulado entre a UDRJ € 0 Consércio a utilizagio do SISGF integrado ao Humanos. Essa alternativa perdeu prioridade e, caso as condi¢ées para a implantacdo do sistema de frequéncia contratado se agravem, deve ser retomada. A Frequéncia esta dividida em 03 etapas: Portal de Marcaco de Ponto (estagées de trabalho ‘ou as disponibilizadas nos andares dos prédios da Dataprev), Portal de Servicos (através do qual os gestores tratario os pontos de seus subordinados) e Apuragdo da Frequéncia (Resultado da frequéncia mensal, com vistas a subsidiar a Folha de Absenteismo e os Pagamentos Mensais dos empregados). Identificamos os seguintes pontos de atencao ou pendéncias de funcionalidades com vistas a sua implantacao: 1) Gestdo de Escalas - © modelo disponibilizado pelo e-Pessoas nao esté ainda ade- rente as expectativas da Dataprev e ao contratado, dada a sua limitacao de replica- ‘cdo de escalas mensais por contexto e de mudancas ocasionadas por trocas de em- pregados em escalas; A 2) Gesto de Horas Extras ou Horas Excedentes: pendente ainda de/de}DATAPR=EV NOTA TECNICA Situacao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 3) Nao realizacao de testes efetivos em grandes volumes, uma vez que nao existe Pa- ralelo para Marcaco de Ponto; 4) Requisitos ainda nao atendidos pelo consércio; 5) Varios erros nas apuracées de frequéncia em testes jé realizados, 6) Necessidade de treinamento e sensibilizacdo de empregados e gestores, ja que o novo sistema prevé uma série de mudancas com relacdo ao processo atual (Ex: dis- pensa de marcacao de hordrio em intervalos para o almoco e sistema novo nao aceita ajustes e marcacées retroativas), Com relacdo aos itens da folha de pagamentos propriamente dita, licenca prémio, informe de rendimentos e férias, podemos contabilizar as seguintes ocorréncias em relacdo ao pro- cessamento da folha de novembro (14/12/17): * Quantidade de itens homologados pela Dataprev: 09; * Quantidade de itens avaliados pela Dataprev e ainda com pendéncias: 27; * Quantidade de itens em avaliagdo pela Dataprev: 5; * Quantidade de itens pendentes de atuacdo da Dataprev: 9; e * Quantidade de itens pendentes de atuacao do Consércio: 14. Os dados acima foram contabilizados da planilha “Avaliacdo de Pendéncias do Humanos e do Portal de Servicos ~ Folha ~ Cadastro — Beneficios ~ 13/12/2017"), a qual € o instru- mento utilizado para acompanhamento das pendéncias entre consércio e Dataprev, apre- sentando o detalhamento de cada requisito em anélise (ANEXO XXIII). Por fim, observando 0 histérico de execugées ao longo dos meses, foram identificadas divergéncias em todas as prévias realizadas, portanto, o risco sobre a area de negécio sera alto e exigiré que a mesma tenha uma apurada percepcao para tentar detectar as possiveis divergéncias na folha processada. Essas diferencas entre os sistemas foram detectadas apenas por existir 0 processamento do SGPE em paralelo e sua comparacao com o processado pelo Humanos, Dessa forma, por enquanto, a adocdo do Humanos gera muita inseguranca na equipe de negdcio quanto a 20/31DATAPR=V NOTA TECNICA Situagéo da Solugao ePessoas identificacdo de possiveis erros que por ventura continuem a exist, SGPe para que se realizem as conferéncias e os ajustes necessdrios no Além disso, NT DFS/DPE S/N°/2017 caso nao haja mais 0 Humanos apresentam-se ainda pendentes os desafios que envolvem a transmissao de informac6es para o e-Social a partir de janeiro de 2018 e a necessidade de readequacdes de Processos, Trabalhista, Normas e Sistemas para atendimentos as mudancas oriundas da Reforma 6. CENARIOS e RISCOS ENVOLVIDOS Em agosto de 2017 foram identificados e avaliados os cenarios de Permanéncia e de rompimento do contrato (ANEXO |, t6pico “V. CENARIOS"; ANEXO II). Essa andlise foi agora ampliada, permit conforme descrito a seguir: a. Vantagens e Desvantagens (Riscos) Cendrio de Continuidade ‘Vantagens Desvantagens | |= Potencial atendimento a necessidade de ‘cumprimento das exigéncias do eSocial4 (ANEXO XVII; ~ Pretensa aderéncia da solucdo & maioria dos ‘equisitos funcionais especificos da Dataprev; ~ Aproveitamento dos 33 meses de trabalho e esforgos, dos empregados da DPE, envalvidos no projeto_de implantacao, além dos esforcos ~ Instabilidade do médulo de Folha de Pagamentos - Erros e problemas jé resolvidos retornam a ocorrer com frequéncia, sem a identificagéo clara. de quais razbes os motivaram; ~ Perda de credibilidade np integridade técnica do sistema; } ¥ ‘scl tpn crt fo sss -¢una etc Go ed eeu 2/1/18 Con etn de Sd rd oma sero atarax pre do ep dere pare gas as obese 60 SOUIA pasa agora de nef. onexonren, 21/31 fbDATAPRE=V NOTA TECNICA Situagdo da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 desenvolvidos por outras areas, principalmente o| DETI ea DMP4; - Familiaridade ja adquirida pelos futuros ususrios diretos, com a nova solugéo de Folha de Pagamento e administracéo de pessoas e beneficios, em fungio do longo periodo de Processamentos dos sistemas em paralelo; ~ Prazo “previsto” de implantacio desta solugao é | menor do que todas as outras alternativas no caso de rompimento; ~ Desoneracio dos recursos da atividade-fim da empresa; ~ 0 ePessoas, como uma nova Solucao de Gestio Integrada, apresentaria, _potencialmente, possibilidades de realizar inteligéncia de negdcio (81), Gestéo Eletrénica de Documentos (GED), além de agregar automacao hoje nao atendidas pelo SGPe; - Incerteza_e preocupacéo quanto a capacidade técnica e financeira do consércio em levar 0 projeto a termo; ~ Inseguranga com relagdo a capacidade técnica e de gestéo do consércio de adaptar 0 Médulo de Folha de Pagamentos ao eSacial e &s Leis Trabalhistas; - Dificuldade notéria e reiterada no cumprimento de prazos, individuais. e Coletivos pelos representantes do consércio; - Dificuldade da empresa em disponibilizar profissionais adequados para tratamento de problemas-chave do projeto (inclusive de especialistas nos processos tratados); ~ Perda da oportunidade de resolver problema que vem se prolongando por 3 anos sem a apresentagio de solucao. - Falta de uma metodologia consolidada para conducio de projeto de porte em empresas publicas, principalmente com a complexidade, extensio, capilaridade, organizacio.e descentralizacao da Dataprev; ~ Descrédito sobre a capacidade técnica do consércio em adaptar um sistema ja instavel a0 eSocial e as novas Leis Trabalhistas; - Necessidade de futura/posterior customizacéo para garantir a integracao entre ‘0s médulos de uma Saluco que deveria ser nativamente “integrada’: Treinamento; Gest5o de Desempenho, Satide e Medicina do trabalho, Folha de Pagamento etc. ~ Tempo de vida util do contrato reduzido (3 dos 5 anos ja passados); 22/31DATAPREV NOTA TECNICA Situacao da Solucdo ePessoas Cenério de Rescisdo NT DFS/DPE S/N°/2017 ‘Vantagens Desvantagens ~ Evitar risco de prolongamento de atrasos sucessivos e desgaste das equipes envolvidas; = Minimizar 0 isco financeiro de prolongar 0 investimento em uma solugéo que apresenta atraso por mais de 2 anos na sua implantacac ~ Oportunidade de adquirir uma solugéo ainda mais adequada e atualizada do ponto de vista tecnolégico e funcional; - Possibilidade de contratar empresa que detenha expertise em gestéo de projetos; ~ Chance de usufruir dos beneficios do prazo integral de um novo contrato; ~ Possibilidade de buscar solugéo em outras estatais com funcionamento simular ao da Datapreva fim de negociar acordo de utilizacéo de uma solugiio que poderd estar mais evoluida nos que diz respeito 8 adaptacdo ao eSocial e as novas Leis Trabalhistas; ~ Necessidade de licitar nova solugéo ou evoluir a versio atual do SGPe e outros sistemas intermos para atender aos processos da empresa e ao eSocial; ~ Prazos e esforgos necessérios para construir novo edital para aquisicéo, licitar, migrar os dados e implantar uma nova solugao; ~ Necessidade de capacitacio das equipes e de migragao e implantacao de novo sistema de avaliaggo de desempenho dos empregados e de nova solugio de cursos distancia; uma vez que estes médulos, encontram-se implantados e em uso; - Atividades de gestio de pessoas referentes a Recrutamento e Selec3o, PCS e Remuneracéo, Satide e Medicina do trabalho, GED ¢ BI n8o possuem alternativa imediata de contingéncia; - N&o ha espaco legal para contratacgo remanescente depois de quase 3 (trés) anos deste tipo de execucéo contratual (natureza de servico, com parcialidade de médulos entregues de uma solucéo integrada de software). Em persistindo 0 interesse de se ter 0 servico, nos moldes contratados, nova licitagao ser necesséria, no sendo possivel contratar por dispensa de licitagio 0 segundo colocado do certame ja realizado. ~ Tempo insuficiente pata adquirir uma nova solugéo que atenda hee do e-Social; L 23/31DATAPREVY Situagao da Solugao ePessoas NOTA TECNICA NT DFS/DPE S/N°/2017 Vantagens Desvantagens ~ Disponibilidade orgamentario/financeira para uma nova contratago por parte da Dataprey; 24/31DATAPREV NOTA TECNICA jituagao da Solugdo ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 7. CONSIDERACOES FINAIS. Observa-se que nenhum dos cenarios descritos acima esté livre de riscos, custos e de con- sequéncias negativas para a Empresa. As consequéncias negativas, de um ou outro cenario sio inerentes a nao implantaco do ePessoas como previsto originalmente. A opcao por qualquer um deles implicara, necessariamente, em perdas para ambos os envolvidos, Data- prev e Consércio. Assim, o atual contexto exige uma andlise mais aprofundada considerando indimeras variaveis técnicas, econémicas e estratégicas para que a correta decisio de Em- presa tenha como fulcro a mitigagao dos riscos e das consequéncias inevitaveis e inerentes a cada decisaio, sejam estas em desfavor da contratada ou mesmo da contratante. Desta forma, é imperativo a Dataprev considerar que durante todo o histérico destes mais de 37 meses de contrato e, em especial dos tltimos 6 meses, entende-se que o Consércio no demonstrou capacidade técnica e operacional de que ha garantias mi- nimas de que a implantacao do Sistema e-pessoas e a sua operacao assistida serio exitosas. Através de diagnésticos mensais realizados no médulo de Folha de Pagamento, a Dataprev identifica de forma recorrente a persisténcia de alguns erros (jé citados no Capitulo 5) bem ‘como 0 retorno da ocorréncia de outros que jé haviam sido, a principio, superados. Mesmo nos dois inicos médulos ja implantados (ainda no integrados), quais sejam o de EaD (Ensino a Distancia) e 0 de Avaliacdo e Desempenho, ha registros frequentes de proble- mas de todas as naturezas. Bugs, indisponibilidade do sistema, demora no acesso e lentidao, Jj motivaram a aplicacdo de penalidades especificas ao Consércio, muito embora nao justi- fiquem 05 custos intangiveis da insatisfacdo dos usuarios finais além da sobrecarga de re- trabalho aos técnicos das areas responsdveis pelos processos (ANEXO XXII). Como demonstracao inequivoca de que nao se observa uma relacdo segura e sustentavel neste contrato, é importante destacar que ha cerca de 30 dias, foi relatado 4 Dataprev e evidenciado através de e-mail, o rompimento de contrato entre o Consércio e o fornecedor do médulo de Educacdo a Distancia, causando um enorme inpas eF de gestio de treinamento, com a necessidade extemporanea de assimilagdo da noya ferramenta por parte 25/31DATAPRE v NOTA TECNICA Situagao da Solugao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 dos técnicos e migracao de todos os contetidos que estavam disponibilizados na ferramenta anterior, (ANEXO XxXI). As frequentes afirmacGes feitas pelos representantes do Consércio de que atingitam o limite da sua capacidade técnica e financeira, também, trazem evidéncias claras da situacéio de wulnerabilidade que se impe a manutencao da relago contratual, além de projetar um cenério de total incerteza no caso da sua continuidade (ANEXO XX). A verdade que, face a situacao atual do projeto e do histérico, a Dataprev ndo vislumbra nenhuma garantia de que 0 Consércio tenha éxito na implantacao dos médulos ainda pendentes bem como tenha condigées de realizar a sustentacdo das aplicacdes que compéem a solu- $0, considerando, por exemplo, os problemas que jé ocorrem com os dois médulos implantados. Assim, ainda que a Dataprev continue envidando todos os esforcos, por parte de suas equi- es e gestores em proi da implantagao desta solucdo, ha que se destacar os riscos inerentes a falta de capacidade técnica do consércio em prover e suportar a solucao contratada de forma consistente, é flagrante, 0 que jé vem impactando nas operagdes e nos processos da Empresa. Ao longo de todo 0 processo de implantacao do Projeto, a equipe de gestdo e implantacao do Consércio sempre contou, do ponto de vista da Dataprev, com um ntimero muito redu- zido de profissionais especialistas. Talvez pela expectativa de que as varias empresas con- sorciadas pudessem desempenhar esta fungao. Porém, na pratica, isto ndo ocorreu, A rela- 0 entre as consorciadas sempre se deu de uma forma nao orquestrada , muitas vezes, divergentes. Com toda a certeza, esta desarticulacdo entre as empresas contribuiu, sobre- maneira, pata os atrasos no projeto e para a nao implantacéo do médulo da folha de paga- mento, por exemplo, Ainda que se reconhega uma evolucao no projeto desde agosto/17, © fato € que ainda no é possivel homologar o médulo de Folha de Pagamentos em 2017. Em que pese a importancia do médulo “Folha de Pagamento” e o cenario de evolugéo ob- servado nos ultimos meses de 2017, vale lembrar que temos ainda médulos em inicio de 26/31DATAPREV NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 implementagéo que contratualmente também tinham previsio maxima de entrega em 15/09/2016 Toda esta andlise dos fatos aqui expostos, os persistentes inadimplementos contratuais e atrasos incorridos, aliados @ falta de confiabilidade e garantia técnica minima por parte do Consércio contratado, que se mostrou incapaz de conclusdo exitosa dos trabalhos, impée 4 Dataprev uma Gnica alternativa, neste momento, qual seja, a resciséo do atual contrato com 0 Consércio e consequentemente o cancelamento da implantagao do Projeto e- Pessoas nos moldes originalmente propostos e contratados. a. Préximos Passos Esta Diretoria, ao optar e sugerir pela descontinuidade deste projeto e considerando que 0 tempo decorrido é de fundamental importancia, conforme ja ilustrado no capitulo 6 ~ Item C - contingéncias ~ Cenario de Resciséo, torna-se imperiosa a concentragao de esforcos para a evolucao IMEDIATA dos atuais sistemas (SGPE e SISGF), de modo a atender a nova legislagdo trabalhista sancionada e ao e-Social, uma vez que a contratacéo de uma nova solucao no atenderia aos prazos exigidos. Com esta preocupacéo em mente, cabe lembrar que ja foram iniciadas, preventivamente, as tratativas iniciais para ajustes dos siste- mas referenciados, através de reunides especificas com as areas técnicas do DETI, DEAT e da UDR). A previsdo inicial de entrega das tabelas do e-social no dia 8/01/2018 terd tratamento emergencial e as demais, a partir de marco, possivelmente, jd serdo feitas de forma automa- tizada, Para o sucesso desta acdo de contingenciamento serao imprescindiveis a priorizacao e 0 patrocinio das areas estratégicas da Empresa para o desenvolvimento dos trabalhos, de forma emergencial, e de todas equipes envolvidas (DETI, DEPE, UDRI, DEAT, DESG e CPR), com objetivo de cumprir os compromissos e atender a legislacao. Da mesma forma, solucdes de contorno (contingéncias), eect ae ‘tas abaixo, preci- sardo ser encaminhadas para que os processos de Gestéo de Degempenho e Educacao a LDATAPREY NOTA TECNICA Situago da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 Distancia nao sofram solucéo de continuidade na empresa, Paralelamente, deveré ser inici- ada a prospeccdo de novas formas para atendimento as necessidades da DPE junto ao mer- cado fornecedor de solucées bem como através de benchmarking em empresas publicas e/ou privadas com similaridades com a Dataprev, etc b. Contingéncias * Avaliar a evolucéo do atual sistema (SGPe) para o atendimento da nova legislacao trabalhista e do eSocial, j4 que uma nova contratacao provavelmente nao atendera aos prazos exigidos; para isto, ser necessério priorizar junto a UD a alocacao de profissionais para este fim; * Avaliar a possibilidade de “adogéo" de uma solucéo para Folha de Pagamentos utilizada em outro érg&o com funcionamento similar a0 da Dataprev, por meio de pesquisa de mercado em diversas estatais, com atenco para o estagio atual dessas solugées com relacdo ao eSocial ¢ as novas Leis Trabalhistas; + Avaliar necessidade de um nove Edital para contratagio de uma Solugio de RH (integrada ou no); + Avaliar e implementar acdes de contingéncia para os outros sistemas que compéem a solucao ePessoas: + Frequéncia: manter o atual Sisgf ‘+ Avaliagdo de Desempenho: Nao ha aco de contingéncia imediata. Conforme proposto pela drea responsavel, existe a possibilidade de nova negociacéo com a Oracle para cessdo do uso do Peoplesoft (TALEO), a exemplo do que ja foi feito em 2012 e 2013; * Ensino a Distancia (EAD): Os cursos, por usarem o padrio SCORM, e seus dados de utilizacéo podem ser migrados para o Fluig da TOTVS (considerar ampliar 0 numero de licengas) ou para o ambiente Moodle; + Treinamento: Utilizar 0 Médulo de Treinamento do Protheus 12, sendo necessaria a migracao de dados do médulo do Protheus 10; ‘+ Gestdo de Talentos: Continuidade da utilizacéo do Banco de Talentos; 28/31DATAPR=V NOTA TECNICA Situagao da Solucao ePessoas NT DFS/DPE S/N°/2017 + Recrutamento e Selecdo, PCS e Remuneraco: Atualmente as atividades desses processos ndo sao automatizadas e nao tem acdo de contingéncia imediata; ‘* Satide e Seguranca do Trabalho: Atualmente esse processo de negécio nao é automatizado e nao tem agéo de contingéncia imediata, Necessidade de avaliar impacto da implantago do ESocial; * GED: Atualmente os documentos sao arquivados manualmente, contudo, o EDoc poderé ser implantado para os documentos de valor arquivistico (criacao, tramitagéo e guarda); * Bl: Continuidade da utilizacio do RHUTIL e ampliagdo do QlikView para gerac’o de informagées executivas. Por fim, recomenda-se que, para a implantacao de qualquer iniciativa desta natureza na Empresa, a partir de agora, seja criado um projeto com uma estrutura de gover- nanca formalizada com papéis responsabilidades bem definidas, assim como estabe- leca-se a figura de um gestor de projeto que possa conduzir a gestéo de modo a cum- prir com os prazos e zelar pelo escopo e pela qualidade técnica, a fim de gerar os be- neficios esperados por todos envolvidos. Brasilia, 21 de dezembro de 2017. Contetido Técnico elaborado em conjunto pela equipe técnica referenciada na pagina 1 do atual documento, com a deliberaco final deste Diretor, lB Cui, ¥ “ Fixe lio Cesar de Araujo ogtlcira retor de Financas e Ser(icos Logisticos Diretor de PessoasDATAPR=V NOTA TECNICA Situagao do Sistema ePessoas NT DPE/DFS 2017 8. ANEXOS ANEXO I - NT DPE/sn/2017 ANEXO II - NT DPE/decisa iretor ANEXO III - ATA de reuniao de 05/09/2017 ANEXO IV ~ ATA de reunido de14/09/2017 ANEXO V - ATA de reuniao de 26/09/2017 ANEXO VI — ATA de reuniao de 29/09/2017 ANEXO VII - ATA de reuniao de 17/10/2017 ANEXO VIII ~ ATA de reuniéo de 24/10/2017 ANEXO IX- ATA de reunido de 14/11/2017 ANEXO X (Parte 1 Parte2) - e-mail - folha de agosto/2017 - batimentos e justificativas de 06/09/2017 ANEXO XI ‘mail - Pontos de Atencao do Projeto e-pessoas de 29/11/2017 ANEXO XII - e-mail - Batimento da definitiva - SGPe dia 24 e Humanus dia 24 -novembro de 2017 normal de 01/12/2017 ANEXO XIII - Estudo Técnico ANEXO XIV - Voto Executiva ANEXO XV ~ Relatério de Prova de Conceito ANEXO XVI - Termo de ReferénciaoS DATAPREV NOTA TECNICA Situacao do Sistema ePessoas NT DPE/DFS 2017 ANEXO XVII - Ata Consulta Pu lica ANEXO XVIII - Resolucéo Comité Diretivo ESocial - Novembro 2017 ANEXO XIX - Trabalhos e avaliagées dos gestores envolvidos ANEXO XX ~ ATA de reuniao de 11/12/2017 ANEXO XXI - e-mail desligamento servico de Ead ANEXO XXII ~ e-mail Sistema de Gestao de Desempenho fora ANEXO XXIII (Parte 1 e Parte 2) - Avaliacao de Pendéncias do Humanos e do Portal de Servicos - Folha - Cadastro - Beneficios - 13/12/2017