Aula 02 PASSO ESTRATEGICO Arquivologia - MPU Preparando-se para estudar v Tenha lapis/caneta e papel para anotagoes. v Desligue o celular. ¥ Saia da internet. ¥ _ Iluminagao adequada (luz branca). Fala galera!!!!! Como andam os estudos? De acordo com a analise das provas CESPE, esta aula E a aula para vocé que quer ser aprovado. Antes de adentrarmos no contetido deste relatério, vamos fazer um checklist da aula passada, refazer as questées que nés ja fizemos e fazer novas. Tudo isso para que o aprendizado fique verdadeiramente consolidado. Vamos juntos! “Quem nao tem coragem para arriscar nao conquistaré nada na vida.” Muhammad Ali, boxeadorAula 02 Pee ee en) Conforme prometido, o checklist da aula 0 sera apresentada nesta, vamos @ reviso? Arquivos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por érgéos publicos, instituigdes de caréter ptiblico e entidades privadas, em decorréncia do exercicio de atividades especificas, bem como por pessoa fisica, qualquer que seja o suporte da informacéo ou a natureza dos documentos. Na definic&o de arquivo o conjunto “produzidos e recebidos” que deve aparecer: PRODUZIDOS E RECEBIDOS e nAo outras, como a banca jé fez. Também, em invés de trocar as palavras, pode aparecer quest&o dizendo que arquivo é 0 téo-somente o conjunto de documentos produzidos, e isso néo é verdade. O conjunto é: PRODUZIDOS E RECEBIDOS. Biblioteca: conjunto de material disposto de forma ordenada que serve para estudo, pesquisa e consulta. Armazenam documentos bibliogréficos como livros, revistas e nao bibliograficos, como mapas e filmes. Biblioteca possui finalidade cultural, técnica e cientifica. Os princfpios de nossa disciplina sao: 2) Proveniéncia 3) Indivisibilidade 4)u 5) Pertinéncia 6) Ordem Original 7) Territorialidade Organicidade: demonstra a relacio organica entre 0 tipo de documento produzido e a entidade. O Superior Tribunal Militar produz documentos relacionados a Justica Militar e no a Justica do trabalho, pois é organico a ele este tipo de documentacao. Proveniéncia: Também é chamado de respeito aos fundos de arquivo ou ainda, de principio da procedéncia, e segundo ele, o documento produzidoAula 02 por uma entidade n&o deve ser misturado com o produzido por outra entidade. Indivisibilidade: os arquivos devem ser preservados sem disperséo, adic&o ou destruig&o no autorizada. Uni jade: cada documento produzido é unico. Pertinéncia ou classificagéo de acordo com o tema: os documentos devem ser classificados de acordo com seu tema. Ordem original: deve-se conservar o documento de acordo com o arranjo dado pela entidade. A ordem original deve ser mantida material e intelectualmente. jade: 0 documento produz ao local em que foi produzido. Vamos fazer um simulado das questdes sobre principios? Somente passarei as respostas, pois os comentarios estéo na aula 0. Apés os exercicios j4 apresentados, faremos outros comentados sobre o tema da aula 0.Aula 02 ES 1- (Cespe/2017/SEDF/Técnico em Gestéo Documental) Em relacéo aos conceitos e principios da arquivistica, julgue o item a seguir. O principio da procedéncia, também chamado de principio do respeito aos fundos, disp6e que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou familia ndo deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras. 2- (Cespe/2016/DPU/Agente Administrative) De acordo com o principio da proveniéncia, os documentos originados das atividades de uma pessoa juridica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas juridicas. 3- (Cespe/2017/SEDF) Acerca de principios e conceitos arquivisticos, julgue o item que se segue. O agrupamento dos documentos pela proveniéncia evita que eles sejam agrupados tematicamente. 4- (Cespe/TJ-ES/Analista) Quando o principio da pertinéncia é aplicado, deve-se reclassificar os documentos por assunto, sem levar em conta a origem desses documentos e a sua classificacao original. 5- (Cespe/2017/SEDF/Analista) Acerca de principios e conceitos arquivisticos, julgue o item que se segue. Para garantir o vinculo arquivistico entre documentos oriundos da mesma atividade, é necessario adotar o principio da pertinéncia na classificagéo desses documentos. 6- (Cespe/2011/TJ-ES/Analista) Quando o principio da pertinéncia é aplicado, deve-se reclassificar os documentos por assunto, sem levar em conta a origem desses documentos e a sua classificagao original. 7- (Cespe/2016/FUB) A respeito de conceitos e principios da arquivologia, julgue o item que se segue. Considerando-se o principio da territorialidade, os documentos de arquivo da UnB devem ser organizados de maneira tematica ou por assunto. 8- (Cespe/2016/DPU/Arquivista) A respeito das teorias e dos principios de arquivologia, julgue o item a seguir. O principio da unicidade é utilizado para a manutengdo dos conjuntos documentais nas regiées em que foram acumulados. 1 errado 5 errado 2- certo 6 - corto 3- certo 7 — errado 4- certo 8: errado“ LJ eee OE 1- (Cespe/2014/Cade/Agente Administrativo) De acordo com o principio da proveniéncia, os documentos originados das atividades de uma pessoa juridica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas juridicas. Gabarito: certo A banca conceituou corretamente o principio da proveniéncia, também chamado de respeito aos fundos. 2- (Cespe/2014/Cade/Agente Administrativo) A manutencéo dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao principio da ordem original. Gabarito: errado A banca tentou confundir 0 candidato misturando os conceitos de principio da territorialidade com o da ordem original. Ordem original: deve-se conservar o documento de acordo com o arranjo dado pela entidade. A ordem original deve ser mantida material e intelectualmente. Territorialidade: o documento produz ao local em que foi produzido. 3- (Cespe/2014/Cade/Agente Administrative) A classificacdo de documentos por assunto é o principal fundamento do principio da reversibilidade. Gabarito: errado Pelo principio da pertinéneia ou classificagdo de acordo com o tema, os documentos devem ser clasificados de acordo com seu tema, assim, quando se classifica por assunto, 0 principio que se aplica é o da pertinéncia. Assim, quando se reclassificar um documento por assunto, sem levar em consideracéo a sua proveniéncia ou origem, estaré sendo aplicado o principio da pertinéncia. 4- (Cespe/2014/MDIC/Agente Administrative) Com relacio a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens.Aula 02 Um princfpio fundamental da arquivologia é o respeito 4 ordem original, que, quando aplicado, preserva a organicidade dos documentos. Gabarito: certo De fato, a ordem original se relaciona com a organizag&o dos documentos, J que por ele, os documentos devem ser conservados de acordo com o arranjo dado pela entidade. 5- (Cespe/2013/STF/técnico) Acerca dos principios e conceitos da arquivistica, julgue os itens que se seguem. O principio arquivistico fundamental para as acées de organizagao dos arquivos é conhecido como principio da unicidade. Gabarito: errado A unicidade diz que cada documento produzido é unico em importdncia, veja que ele no guarda relag&o com aces de organizacao de arquivos. O principio que poderia estar relacionado a organizagéo documental é o da ordem original, j4 que por ele, os documentos devem ser conservados de acordo com 0 arranjo dado pela entidade. 6- (Cespe/2013/Serpro/Técnico) Quando aplicado aos documentos, o principio de respeito aos fundos origina o centro de documentagaio de uma instituigéo. Gabarito: errado Centro de documentacéio é uma érea que possui o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar uma informag&o dentro da entidade. O principio do respeito aos fundos diz que os documentos produzidos por uma entidade nao devem ser misturados com o de outra. O que o respeito aos fundos pode originar so arquivos e no uma érea dentro da entidade. 0 respeito aos fundos origina arquivo dentro da instituigéo e n&o a drea de documentacao. 7- (Cespe/2013/CNJ/técnico) A manutencédo de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniéncia, medida essa que garante o potencial informative dos arquivos, é resultado da aplicagéo do conceito das trés idades documentais. a“ LJ Gabarito: errado Nao tem nada a ver um coisa com a outra (rs). Pela proveniéncia, também & chamada de respeito aos fundos de arquivo ou ainda, de principio da procedéncia, 0 documento produzido por uma entidade nao deve ser misturado com o produzido por outra entidade. 8- (Cespe/2013/TRE-MS/Técnico) A relacéo natural entre documentos de um arquivo é dada pela sua a) autenticidade. b) unicidade. c) veracidade. d) organicidade. e) imparcialidade. Gabarito: “d” © principio da organicidade diz respeito a relaco existente entre a entidade e o documento produzido por ela. O Superior Tribunal Militar produz documentos atinentes a Justica Militar e néo sobre o Banco Central do Brasil. E a relaco natural entre os documentos de um arquivo. Veja uma assertiva correta feita pela banca para o TJ-ES em 2011. A organicidade do documento arquivistico encontra-se no elo mantido com os demais documentos do 6rgdo ou empresa e que refletem suas fungées e atividades. 9- (Cespe/2015/FUB/Técnico em arquivo) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir. © fundo de arquivo é formado a partir da aplicago do principio da proveniéncia. Gabarito: certo Lembram que o principio aos fundos é a mesma coisa que principio da proveniéncia? Sé sabendo disso, vocé jé poderia acertar a questo. © fundo de arquivo é 0 préprio documento e ele n&o pode ser misturado aos documentos de outras entidades.Aula 02 10- (Cespe/2014/Antaq/Técnico) Julgue o item que se segue, a respeito de arquivologia. Em uma situaggo pratica, o principio de respeito aos fundos, é utilizado para se estabelecer a destinacdo final dos documentos, ou seja, se eles devem ser eliminados ou guardados permanentemente. Gabarito: errado 0 principio do respeito aos fundos diz que os documentos produzidos por uma entidade ndo devem ser misturados aos de outra entidade.Aula 02 Passemos agora ao tema da aula 1. fofa lM ie 1 s fm tell lee Me Cle ML mC msl e( Mm Lice) Cy Xe} Arquivo Corrente - primeira idade - fase ativa: séo os documentos que s&o frequentemente consultados pela entidade que o produziu. Como possuem consulta frequente, eles permanecem localizados préximos a sua origem, ao seu setor. Possui natureza priméaria, ou seja, é administrativo, fiscal e legal. Quais as atividades dos arquivos correntes? - Protocolo - Expedigao - Arquivamento - Empréstimo - Consulta - Destinas&o Arquivo Intermediario - segunda idade: séo documentos de primeira idade, mas que deixam de ser fundamentais ao setor, passando a ser consultados de forma eventual e aguardam uma destinagao futura, seja arquivo permanente ou eliminac3o. Como nao s&o mais consultados frequentemente, a sua localizagéo passa do setor para um arquivo central. Possui natureza priméria, ou seja, é administrativo , fiscal e legal. Arquivo Permanente - terceira idade - arquivo morto: séo os documentos que devem ser preservados, j4 cumpriram seu papel administrativo, mas possuem valor histérico, informativo e probatério para a entidade, isso é, possuem valor secundario. Quais as atividades dos arquivos permanentes? - Arranjo - Descrig&o ou Publicagao - Referéncia - ConservagioAula 02 Vamos ver como esto estes conceitos na Lei n° 8.159/91? Art. 8° - Os documentos ptiblicos sao identificados como correntes, intermediarios e permanentes. § 1° - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentacao, constituam objeto de consultas frequentes. § 2° - Consideram-se documentos intermediérios aqueles que, néo sendo de uso corrente nos érgdos produtores, por razées de interesse administrativo, aguardam a sua eli guarda permanente. inagao ou recolhimento para § 3° - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histérico, probatério e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9° - A eliminac&o de documentos produzidos por instituicées publicas e de carater publico sera realizada mediante autorizacdo da instituicéo arquivistica publica, na sua especifica esfera de competéncia. Art. 10° - Os documentos de valor permanente sao inalienaveis e imprescritiveis. Qual 0 nome que se dé quando um documento passa da primeira idade para a segunda idade? TRANSFERENCIA. Qual o nome que se dé quando um documento de primeira ou de segunda idade passa para 0 arquivo permanente? RECOLHIMENTO. iGestao de Documentos A esto de documentos possui 3 fases. Jé sei professor, corrente, intermediéria e permanente! NAO VIAJA, aluno!!! NAO VIAJA!!! Isso & tudo que o examinador quer que vocé coloque na prova. Nao confunda, por favor! Nés professores, mesmo que a gente nunca conhega vocés que estdo lendo o PDF, coisas do curso on-line, a gente torce, vibra e fica feliz com a sua aprovacdo, entéo, ndo cometa este erro. Gestéo de Documentos: Primeira Fase, Segunda Fase, Terceira Fase.Aula 02 Ciclo Vital - Teoria das 3 idades: Primeira Idade ou Corrente, Segunda Idade ou Intermediario, Terceira Idade ou Permanente. A gestéo de documento esté relacionada a fase corrente e intermediaria. A Primeira Fase se relaciona 4 producao. A Segunda Fase se relaciona a utilizagdo. A Terceira Fase se relaciona 4 avaliagaéo e destinacdo. Produg&o: produzir é criar, porém, é preciso racionalidade do que seré criado. N&o se deve criar documentos por criar, é preciso que sejam criados de forma que sejam uteis a entidade. Utilizago: nada mais é do que o uso e a tramitacéio de documentos. Destinac&o: pode ser o arquivo permanente ou a eliminacéo, e se relaciona ao prazo de guarda dos documentos. © programa de gestdo de documentos surgiu em razdo da necessidade de reducéio dos espagos destinados aos documentos de arquivo. Vamos ver como a Lei n° 8.159/91 trata do assunto? Art. 3° - Considera-se gest&o de documentos o conjunto de procedimentos e operagées técnicas referentes 4 sua producéo, tramitacao, uso, avaliagéo e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminac&o ou recolhimento para guarda permanente. Calma, professor. Vocé disse que a gestéo documental é dividida em primeira fase - produg&o, segunda fase - utilizacao e terceira fase - destinacao, mas na lei esta diferente. Sim! Sao coisas diferentes. A Primeira, Segunda e Terceira fases so a gest&o, o que a lei traz, so as tarefas existentes dentro da gestdo. A Gesto é PUDA - Producao, U ‘aco e Destinacao e Avaliagao. A Tarefa € PATUA - Producéo, Avaliaco, Tramitacéo, Uso, Arquivamento.Aula 02 Objetivos da gestéo de documentos - Gestdo Documental Aplicada, Arquivo PUblico do Estado de Sao Paulo, SAESP. http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao _documental_aplicada.pdf § Assegurar 0 pleno exercicio da cidadania § Agilizar 0 acesso aos arquivos e as informagdes § Promover a transparéncia das acdes administrativas § Garantir economia, eficiéncia e eficdcia na administracao publica ou privada § Agilizar o proceso decisério § Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe § Controlar o fluxo de documentos e a organizag&o dos arquivos § Racionalizar a produg&o dos documentos, normalizar os procedimentos para avaliagdo, transferéncia, recolhimento, guarda e eliminagdo de documentos § Preservar o patriménio documental considerado de guarda permanente A Gest&io Documental Aplicada, Arquivo Publico do Estado de Sao Paulo traz as atividades mais ampliadas da gestéo de documentos. Atividades da gest&o de documentos § Produg&o de documentos - elaboracio padronizada de tipos/séries documentais, implantacao de sistemas de organizacdo da informacéo e aplicacéio de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. § Utilizagdo dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificag3o, registro, distribuig&o, tramitago expedicio), todas as atividades de Arquivo (organizacéo e arquivamento, reproducgdio, acesso 4 documentacdo e recuperacéio de informacées) e a gestao de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados. § Destinacéio de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestdo de documentos que é a avaliacéo. A avaliacao se desenvolve a partir da classificagdéo dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos érgaos publicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinacio final, garantindo aAula 02 preservagdo de documentos de guarda permanente e a eliminacdo criteriosa de documentos desprovides de valor probatério e informativo. : Tramitagao - estudo das instancias de decisdo, padronizagao e controle do fluxo documental (workflow). + Organizagio e arquivamento - de acordo com os critérios definidos no Plano de Classificagao. - Reprodugdo - Duas razées para a reproduc&o: 1. reprodug&o visando a preservagéo do documento original de guarda permanente e, 2. reprodugéo visando a substituigéo do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporaria poderé ser eliminado e o microfilme devera ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. + Classificag&o - recupera 0 contexto de produc&o dos documentos, isto 6, a func&o e a atividade que determinou a sua producdo e identifica os tipos/séries documentais. - Avaliago - trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinagao (eliminacao ou guarda permanente). Classificacgao dos arquivos Eles podem ser classificados quanto - Entidade Produtora : podem ser documento publicos ou privados. Lei n® 8.159/91 Art. 7° - Os arquivos publicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercicio de suas atividades, por érgaos ptiblicos de Ambito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorréncia de suas funces administrativas, legislativas e judicirias. Art. 11 - Consideram-se arquives privados os conjuntes de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fisicas ou juridicas, em decorréncia de suas atividades. - Entidade Mantenedora: as caracteristicas da entidade faz com que os documentos possuam caracteristicas préprias. Se o documento for produzido por uma igreja, ele possui certas caracteristicas, caso seja produzido por uma familia ou empresa, tera outras.Aula 02 - Estagios de Evolugao - Abrangéncia ou Extensdo: podem ser descentralizados cuja abrangéncia se relaciona ao setor, isso é, cada setor é responsavel pelo seu arquivo corrente ou centralizados, que centralizam as atividades dos arquivos correntes. - Natureza: natureza dos documentos e natureza dos assuntos. Natureza dos documentos: arquivo especial e arquivo especializado Especial: guardam documentos de diversos formatos, microfilme, DVD, fitas ete Especializado: levam em conta o campo de atuacio. Arquivos médicos, arquivos juridicos etc. Natureza dos assuntos: ostensivos e sigilosos. Ostensivos: nao ha restrigdo ao acesso. Sigilosos: possuem informacgdes que nado podem ser divulgadas a todos. Eles podem ser reservados, secretos e ultrassecretos. Reservados: prazo 5 anos Secretos: prazo 15 anos Ultrassecretos: prazo 25 anos, podendo ser renovado uma Unica vez. Elementos dos Documentos Caracteristicas Definigao Exemplos Suporte Material sobre a qual as _| Papel, Fita magnética, informagées s80 filme de nitrato. registradas Forma Estgio de preparacaoe | Original, copia, minuta, tramitagao de rascunho. documentos. Formato Configuracao fisica de Folha, caderno, cartaz, um suporte, de acordo —_| livro, mapa, planta, rolo com a sua natureza e de filme, cédice (=livro com 0 modo como foi de registro), diapositivo confeccionado. imagem transliicida) Género ‘Como é configurado um | Documentagao documento de acordo audiovisual, com o sistema de signos | documentacao (sinais) _utilizado na | fonografi comunicagao de —_ seu | documentacao contetido icnografica, documentagao textual.Aula 02 Como € configurado um | Boletim, certidgo, documento de acordo declaracao, relatério. com a disposicao e a natureza das informagées nele contidas. Tipo Ea configuracao Boletim de ocorréncia, relacionada a espécie boletim de frequéncia documental, de acordo | rendimento escolar, com a atividade que A _| certidao de dbito, gerou. declaracao de imposto de renda, relatério de atividades, relatorio de fiscalizacao, declaracao de bens. Goncalves, 1998, apud Fonseca, R. Aula de Arquivologia para o STM. Protocolo - muito importante Setor de Protocolo: setor responsdvel pelo recebimento de documentos, realizando seu registro e distribuiggo. Tem como atividades: recebimento, registro, classificag&o, distribuicao e expedicio, controle (movimentagao). Recebimento: é 0 primeiro contato do Setor de Protocolo com o documento, que pode ser de qualquer origem. Registro: é a inserco do documento no sistema, atribuindo a ele um ntimero para que seja acompanhado. Quando 0 documento é destinado a particulares, ele n&o serd registrado, somente distribuidos aos destinatérios. Classificagdo: para saber com classificar, é preciso saber 0 contetido, por isso, 0 setor de protocolo abre a correspondéncia, exceto se estiver com carimbo de sigilo. Expedicéo e Distribuigéo: é enviar. Ah, jura, professor? SIM! (rs) Apenas tome cuidado pois expedigéo é para area externa e distribuicao, interna. Tramitac&o: 0 caminho que o documento percorre até que sua funsdo administrativa esteja cumprida.Aula 02 Avaliacao e Destinacgao de Documentos A avaliacao e a destinacdo consistem no prazo de vida de um documento, que varia de acordo com o seu valor. Quanto ao valor, eles podem ser: vitais, permanentes e tempordrios. Os vitais sfo os que devem ser conservados indefinidamente por serem extremamente sensiveis 4 entidade. Os permanentes s& os que devem ser conservador indefinidamente por conta das informaces que possuem. Tempordrios: documentos que teréio um fim. Ti um instrumento que tem a finalidade de definir prazos de guarda e a destinacaio dos documentos. ela de Temporal ja A avaliagéo de documentos é operacionalizada mediante a aplicacéo da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no conceito das trés idades documentais. Por meio dessa tabela, séo gerenciados os prazos de guarda e definida a destinagao final dos documentos. A tabela de temporalidade pode ser efetuada para as atividades-fim e atividades-meio da instituicao. Os prazos de guarda ocorrem na fase corrente e na fase intermediaria, jé que a destinacao final podera ser a guarda permanente ou a eliminagao. Um documento podera ser eliminado quando: - os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade. - 0s originais esto conservados, suas cépias podem ser eliminadas. - sejam apenas formais, como convites. - os documentos néo tiverem mais importancia para a administracao.Aula 02 {of Cédigo de Classificagao: é instrumento para classificar um documento produzido ou recebido pela entidade. E atribuir ao documento, um cédigo de classificagao. Vamos colocar em pratica o que vimos até aqui? ok uy 1- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Em relacdo a gestdo de documentos e a ages do protocolo, julgue o item subsequente. Autuacao, distribuig&o e descarte so responsabilidades do protocolo. Gabarito: errado Setor de Protocolo: setor responsavel pelo recebimento de documentos, realizando seu registro e distribuicéo. Tem como atividades: recebimento, registro, classificag&o, distribuig&o e expedig&o, controle (movimentacao). Protocolo nao faz descarte. 2- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Com relacdo a tabela de temporalidade de documentos de arquivo, bem como & triagem e eliminag&o de documentos e processos, julgue o item subsecutivo. Todo documento que tenha esgotado seu valor primério pode ser eliminado. Gabarito: errado O valor primério € 0 valor administrativo. Ainda que um documento tenha esgotado se valor primério, ele pode ser mantido na entidade, por conter valor histérico. Imagine 0 primeiro contrato social da Coca-Cola, com certeza, é um documento que j atendeu ao seu valor primario, mas que no foi eliminado. 3- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Com relagéo a tabela de temporalidade de documentos de arquivo, bem como a triagem e eliminag&io de documentos e processos, julgue o item subsecutivo. A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliagao.Aula 02 Gabarito: certo A tabela de temporalidade é instrumento que vai determinar 0 prazo em que um documento ficard na fase corrente e na intermediaria, e qual sera sua destinacéo. Somente é possivel estabelecer os prazos, apés a avaliacéo documental. Lembrando que os prazos n&o so Unicos a todas as entidades. Cada entidade avaliaré a necessidade de certos prazos. 4- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) A avaliagdo de documentos é operacionalizada mediante a aplicagdo da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no conceito das trés idades documentais. Por meio dessa tabela, so gerenciados os prazos de guarda e definida a destinacao final dos documentos. Gabarito: certo A tabela de temporalidade é instrumento que tem a finalidade de definir prazos de guarda e a destinacao dos documentos. A tabela de temporalidade pode ser efetuada para as atividades-fim e atividades-meio da instituicao. Os prazos de guarda ocorrem na fase corrente e na fase intermediéria, ja que a destinacao final podera ser a guarda permanente ou a eliminagao. 5- (Cespe/2016/DPU/Técnico) De Acordo com a teoria das trés idades, arquivos podem ser correntes, intermediarios ou permanentes. Gabarito: certo Arquivo Corrente - primeira idade - fase ativa: séo os documentos que s&o frequentemente consultados pela entidade que o produziu. Como possuem consulta frequente, eles permanecem localizados préximos a sua origem, ao seu setor. Possui natureza priméria, ou seja, é administrativo, fiscal e legal. Arquivo Intermediério - segunda idade: séo documentos de primeira idade, mas que deixam de ser fundamentais ao setor, passando a ser consultados de forma eventual e aguardam uma destinagao futura, seja arquivo permanente ou eliminagéo. Como nao sao mais consultados frequentemente, a sua localizagdo passa do setor para um arquivo central. Possui natureza priméria, ou seja, é administrativo , fiscal e legal. Arquivo Permanente. - terceira idade - arquivo morto: so os documentos que devem ser preservados, j4 cumpriram seu papel administrativo, masAula 02 possuem valor histérico, informativo e probatério para a entidade, isso é, possuem valor secundario. 6- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Com relagéo a tabela de temporalidade de documentos de arquivo, bem como a triagem e eliminac&o de documentos e processos, julgue o item subsecutivo. Documentos referentes a movimentos reivindicatérios de servidores possuem valor secundario. Gabarito: certo Valor primario se refere a fung&o administrativa, legal ou fiscal. Valor secundério se refere a fung&o historica, informatica e de cardter probatério. Um movimento dos servidores que pega um aumento de remunerag&o nao possui valor primério. 7- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Julgue o préximo item, relativo ao gerenciamento da informagao e a gest&o de documentos. Um documento que passou pela atividade de recolhimento ndo pode mais ser eliminado. Gabarito: certo Qual o nome que se dé quando um documento passa da primeira idade para a segunda idade? TRANSFERENCIA. Qual o nome que se dé quando um documento de primeira ou de segunda idade passa para o arquivo permanente? RECOLHIMENTO. Ora, quando um documento é recolhido, significa que ele est4 no arquivo permanente, e se fosse para ter sido eliminado, nao estaria ai. 8- (Cespe/2014/Suframa/ Técnico) Acerca dos principios e conceitos arquivisticos e da legislagao especifica, julgue os itens que se seguem. A teoria das trés idades é 0 principal conceito utilizado na tarefa de diminuig&éo dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizagdes. Gabarito: certoAula 02 Galera, a organizagdo dos documentos é um desafio nas organizacdes? Claro que sim! Imagine a quantidade de informacao documental que uma entidade produz. Mas o que tem a ver a teoria das 3 idades com a diminuig&o do volume documental? Ora, a tabela de temporalidade nao estipula um prazo para que o documento fique como corrente ou como intermedidrio? E depois disso, ele no vai para a guarda permanente ou para eliminacao? Como nenhum arquivo ficaré em sua fase mais tempo do que o necessario e como nenhum arquivo desnecessério ficard na guarda da entidade, j4 que seré eliminado, é correto afirmar que a teoria das trés idades € 0 principal conceito utilizado na tarefa de diminuig&o dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizacdes 9- (Cespe/Anatel/Analista Administrative) A aquisicgo de documentos envolve a transferéncia dos documentos aos arquivos intermediérios e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. Gabarito: certo Arquivo Corrente para o Intermediario: transferéncia Arquivo Corrente para o Permanente: Recolhimento Arquivo Intermedidrio para o Permanente: Recolhimento 10- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Julgue 0 préximo item, relativo ao gerenciamento da informacao e a gestao de documentos. Um dos objetivos da gestéo de documentos é garantir, por meio da preservagao do acervo, que a documentacao produzida esteja acessivel em longo prazo. Gabarito: certo Objetivos da gestdo de documentos- Gestéio Documental Aplicada, Arquivo Publico do Estado de Sao Paulo, — SAESP. http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao _documental_aplicada.pdf § Assegurar o pleno exercicio da cidadania § Agilizar 0 acesso aos arquivos e as informagées § Promover a transparéncia das acdes administrativasAula 02 § Garantir economia, eficiéncia e eficdcia na administrag&o publica ou privada § Agilizar 0 processo decisério § Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe § Controlar o fluxo de documentos e a organizag&o dos arquivos § Racionalizar a produg&o dos documentos Normalizar os procedimentos para avaliaggo, transferéncia, recolhimento, guarda e eliminagéo de documentos § Preservar o patriménio documental considerado de guarda permanente 11- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Julgue o préximo item, relativo ao gerenciamento da informacao e a gestdo de documentos. Deve-se organizar a documentacao arquivistica nas fases intermediéria permanente, para evitar o tratamento de informac&o que pode ter sido descartada na fase corrente. Gabarito: errado Trouxe trecho muito elucidativo do Sistema de Gestéo de Documentos do Estado de Sao Paulo. Arquivo corrente ou 1@ idade: os documentos esta estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produc&o ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos érgdos produtores/acumuladores em razio de sua vigéncia e da frequéncia com que s&o consultados por eles. E nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanéncia dos documentos no arquivo corrente, quando deverdo ser transferidos ao arquivo intermedidrio, quais os que poderao ser eliminados e quais deverdo ser recolhidos ao arquivo permanente. 12- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Julgue o préximo item, relativo ao gerenciamento da informagao e a gest&o de documentos. As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediério. Gabarito: erradoAula 02 Quais as atividades dos arquivos correntes? - Protocolo - Expedigao - Arquivamento - Empréstimo - Consulta - Destinacao 13- (CESPE /2012 /PRF/Técnico) O protocolo é uma atividade vinculada aos arquivos correntes. Nele, sdo realizadas operagées como recebimento, registro, classificag’o e expedig’o de documentos e do controle de sua tramitacdo. Gabarito: certo Protocolo é nos arquivos correntes, por isso, correta a assertiva. 14- (CESPE/2016/ANVISA/Técnico) Os procedimentos de recebimento, registro, distribuicéio e movimentagéo de documento de arquivo s&o realizados, em regra, pelo setor de arquivamento intermediério. Gabarito: errado De forma alguma. Protocolo é no arquivo corrente. 15- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Com relagéo a gestio de documentos, julgue o préximo item. © programa de gestdo de documentos surgiu em razdo da necessidade de redug&o dos espacos destinados aos documentos de arquivo, por isso, a avaliagéo passou a ser realizada no momento de transferéncia dos documentos aos arquivos permanentes. Gabarito: errado Trouxe trecho muito elucidativo do Sistema de Gestéo de Documentos do Estado de Sao Paulo.Aula 02 Arquivo corrente ou 1@ idade: os documentos estao estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua producéo ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos érgaos produtores/acumuladores em razdo de sua vigéncia e da frequéncia com que sao consultados por eles. — nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanéncia dos documentos no arquivo corrente, quando deverao ser transferidos ao arquivo intermediario, quais os que poderdo ser eliminados e quais deverdo ser recolhidos ao arquivo permanente. 16- (Cespe/2017/SEDF/Técnico) Com relagdéo a gestéo de documentos, as principais atividades da gestéo de documentos séo realizadas no arquivo permanente. Gabarito: errado Galera, pensa comigo, a fase permanente é aquela de valor secundario, n&o havendo mais importancia administrativa, por isso, néo ha atividade de gesto no arquivo permanente. 17- (Cespe/2016/Anvisa/Técnico) A respeito da gestéo de documentos e do acesso a informacao, julgue o item a seguir. Na gestéo de documentos, a atividade arquivistica de classificacao atribui ao documento um cédigo representative do seu contetido informativo. Gabarito: certo Classificar € atribuir um cédigo ao documento e se relaciona ao setor de protocolo. 18- (Cespe/2016/Funpresp/Assistente) Acerca da gestéo de informagées e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o item a seguir. As fases basicas da gestéo de documentos sao a producao, a utilizagdo e a destinagao. Gabarito: certo Gesto de Documentos: Primeira Fase, Segunda Fase, Terceira FaseAula 02 \ Ciclo Vital - Teoria das 3 idades: Primeira Idade ou Corrente, Segunda Idade ou Intermediario, Terceira Idade ou Permanente A gestdo de documento esta relacionada a fase corrente e intermediaria. A Primeira Fase se relaciona a produgao. A Segunda Fase se relaciona a utilizagao. A Terceira Fase se relaciona a avaliac&o e destinacao. Produc&o: produzir é criar, porém, € preciso racionalidade do que sera criado. Ndo se deve criar documentos por criar, é preciso que sejam criados de forma que sejam uteis a entidade. Utilizago: nada mais é do que o uso e a tramitacéio de documentos. Destinacéio: pode ser o arquivo permanente ou a eliminacéo, e se relaciona ao prazo de guarda dos documentos. © programa de gestao de documentos surgiu em razdo da necessidade de redugao dos espacos destinados aos documentos de arquivo. Mas professor, a questo ndo trouxe “destinagéo e avaliacio”, trouxe somente a destinacao, Sem problema algum!