Assembleia online

A Assembleia Online do COM21 facilita a realização da assembleia condominial,

pois permite que os moradores participem de todas as decisões condomínio. Permite
também a realização de votações de forma segura e totalmente online.

Criando uma Assembleia Online no COM21:

Passo 1: Dados da Assembleia

O gestor da assembleia deve acessar o COM21 através de um navegador WEB. Ao

criar uma assembleia defina o Título da Assembleia, o Tipo da Assembleia e a
Data que ocorrerá a assembleia.

Os campos Hora Início e Hora Término são muito importantes, pois definem o
início e término previsto para a assembleia.

Além disso, definirão a abertura e fechamento da votação. Ou seja, período que o

morador tem para participar da votação.

Obs.: Não será possível votar fora deste período.

Informe o Local da Assembleia e marque que não será presencial.

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Passo 2: Descrição da Pauta

Descreva todas as informações sobre a pauta da assembleia no campo Descrição da

Pauta. Essas informações ficarão disponíveis para todos os moradores assim que a
assembleia for publicada no COM21.

Passo 3: Criando as Votações

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É muito importante ressaltar que as votações só ficarão disponíveis de acordo com a
Hora Início e até Hora Término, independente do dia que a nova assembleia for
publicada.

As votações devem ser cadastradas na criação da assembleia online e não poderão

ser alteradas após publicação dela.

Antes de cadastrar as perguntas e as opções de respostas, verifique as seguintes

configurações:

Deseja criar votação para essa Assembleia?

Marque a opção Sim para permitir que as votações ocorram de forma online,
juntamente com a assembleia.

Participantes podem alterar o voto?

Marque a opção Sim para permitir que os participantes alterem o voto mesmo após
votar e salvar. Marcando a opção NÃO, ao salvar, o voto não poderá ser alterado.

Voto aberto para todas as unidades?

Marcando a opção Sim, ao finalizar a votação, o resultado exibirá o voto de cada
unidade votante. Ou seja, será possível identificar o voto de cada unidade votante.

Participantes visualizam resultado parcial?

Marcando a opção Sim, todos poderão ter acesso ao resultado parcial da votação,
mesmo antes de votar.

Inadimplentes podem votar?

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Marcando a opção Sim, as unidades inadimplentes terão acesso a votação. Essa
informação é muito importante para que o gestor da votação saiba quem poderá
votar.

Informações relevantes:

 Não há limite para quantidade de perguntas por assembleia;

 O Gestor pode configurar cada pergunta exigindo resposta obrigatória;
 É necessário que o gestor crie as perguntas e configure os tipos de respostas;
 O sistema permite até 5 alternativas de respostas por pergunta. Também
possui a alternativa outros, que disponibiliza o campo livre para a resposta.
 São permitidos até 6 anexos por pergunta.

Exemplo de votação:

Publicando ou salvando Rascunho

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É possível salvar a assembleia online como rascunho para ser publicada
posteriormente ou pode ser publicada imediatamente.

Ressaltamos que as votações serão liberadas apenas no horário configurado

anteriormente nos campos Hora Início e Hora Término.

Ao publicar uma nova assembleia online, todos os moradores do condomínio ou

associação serão notificados via sistema. Essa notificação será enviada por E-
mail/Push/SMS (Contratado)/WhatsApp (Contratado).

IMPORTANTE: Após a publicação da assembleia online, NÃO será possível realizar

alterações no cadastro.

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Notificações

Exemplo e-mail e push:

E-mail com histórico de entrega e confirmação de leitura:

Push no APP Android e/ou IOS:

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Votando em uma assembleia online no COM21

Somente os proprietários estão elegíveis a voto na assembleia online do COM21.

Gestores, síndicos profissionais e outros moradores da unidade não podem votar. Os

síndicos proprietários podem votar desde que estejam cadastrados no sistema como
moradores. Para que tenham acesso as votações devem acessar o sistema com o
perfil de morador.

Os participantes podem optar por participarem pelo navegador web ou aplicativo do

COM21 através do Android e/ou IOS.

Marcando presença na Assembleia Online

Somente as pessoas elegíveis a voto podem marcar presença na assembleia online.

Mesmo como proprietário votante e adimplente, conforme regra estabelecido para
esta assembleia, a votação ficará disponível somente após a aprovação do gestor
e no horário determinado.

IMPORTANTE: Ao receber a notificação de nova assembleia online, os votantes já

podem marcar a presença. Esta opção estará disponível até o horário de
encerramento da assembleia online e pode ser acessado através do menu
Assembleia. Esse acesso poderá ser feito pelo aplicativo. Os votantes que optarem
por participar pelo navegador web devem ter seu voto liberado assim como nos
aplicativos.

Exemplo de marcação de presença:

Assembleia Aberta: é possível marcar presença, mas ainda não pode votar, pois de
acordo com nosso exemplo faltam 4 minutos para o início da votação.

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Liberação de voto na assembleia online:

É preciso que o gestor libere o voto dos participantes, conforme as regras estabelecidas
para esta assembleia. Para liberação acesse a assembleia criada através do navegador
WEB. Clique em Lista de Presença, conforme imagem abaixo:

Confira as solicitações e clique em Liberar Voto para autorizar o voto para cada
bloco/unidade.

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Exemplo de voto liberado:

Após liberação do voto realizada pelo gestor, o solicitante receberá uma notificação
informando que está autorizado/elegível para votar.

Além disso, o sistema exibirá a mensagem Voto Liberado. Para votar, clique no botão
Ir para Votação. A votação será permitida desde que obedeça às configurações
realizadas nos campos Hora Início e Hora Término.

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Exemplo:

Assembleia marcada para às 15h. Neste exemplo são 15h:06 e a votação está
iniciada.

O Votante poderá consultar sua opção de voto a qualquer momento, mas de acordo
com as regras estabelecidas, não poderá alterar seu voto.

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Visão Web do Votante

Observação: na versão web, o gestor ou o morador votante podem gerar e imprimir

uma cédula de voto. Essa cédula poderá ser utilizada para votos manuais, se
necessário. Este item não é obrigatório e fica a critério do organizador e regras do
condomínio.

Para emissão, clique no ícone da impressora conforme imagem abaixo:

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Opcional – cédula para voto impresso:

Encerrando assembleia online no COM21

O sistema bloqueará a votação no horário determinado no campo Hora Término,

porém a assembleia ainda precisa ser encerrada pelo gestor.

A assembleia online deve ser encerrada no COM21 através do navegador web. Para
exportar o resultado da votação na assembleia online, clique no ícone Visualizar

Assembleia .

É muito importante exportar os resultados das votações, pois elas serão as

evidências de voto, resultado e presença online de cada votante.

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Assim, será exportada a lista com informações sobre quantidade de votos,
perguntas e votantes, já que foi configurado o voto aberto.

Além disso, como somente pessoas autorizadas podem votar, esta será a lista de
presença eletrônica da assembleia online.

IMPORTANTE: orientamos que este e os demais documentos necessários sejam

anexados juntamente com a ata, ao encerrar a assembleia online.

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Preenchendo a ata da assembleia online

Para preenchimento da ata, acesse o COM21 através do navegador web, clique no

botão Editar Assembleia e preencha todas as informações relevantes.

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Além disso, orientamos que o relatório de votos e os demais documentos necessários
sejam anexados a ata. Isso é muito importante, pois garante total transparência ao
processo da assembleia online. Assim, todas as decisões tomadas ficarão disponíveis
para consulta, quando necessário.

Se houver votos impressos, orientamos que sejam digitalizados em um único arquivo,

e somados ao resultado. Podem ser anexados até 6 arquivos, independente do
número de páginas.

Clique em Salvar.

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Agora já é possível encerrar oficialmente a assembleia online (Hora início 15h – Hora
término às 16h).

Ao encerrar, todos os moradores serão notificados e terão acesso a ata e anexos da

assembleia online, através do COM21.

Para encerrar clique em Encerrar Assembleia.

Imediatamente a assembleia online passará para o Status Finalizada.

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Notificação de assembleia encerrada (E-mail):

Notificação de assembleia encerrada (aplicativo do COM21):

Acesso a ata, anexos e gráficos com resultado das votações encerradas pelos
moradores:

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