APOSTILAS OPÇÃO
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA:
1. Arquivística: princípios e conceitos.
2. Gestão de documentos.
2.1. Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
de documentos.
2.2. Classificação de documentos de arquivo.
2.3. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
2.4. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
3. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.
4. Preservação e conservação de documentos de arquivo.
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência au-
xiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organi-
zado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma
nação.
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos
instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de
valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as
tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser
empregado como sinônimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais,
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica,
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres,
interessam à arquivística.
A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de
diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução
francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do
povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reco-
nhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamen-
te qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da
arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custó-
dia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos
públicos nacionais).
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos
da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX.
São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis adminis-
trativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de
depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento;
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa-
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi-
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu-
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à desti-
nação dos documentos.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos
(1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.
CONCEITO
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re-
cebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas
atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informação ou a natureza do documento.
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou muni-
cipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo-
rários e permanentes:
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoção para depósitos temporários.
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, cientí-
fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a
suas atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que
o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliária
de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos
relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen-
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda;
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer
parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à
área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, op-
ções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobili-
ário seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTÂNCIA
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a
valorização e a difusão das manifestações culturais.
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo
civilizatório nacional.
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta signi-
ficação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos forma-
dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I — as formas de expressão;
II — os modos de criar, fazer e viver;
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços
destinados às manifestações artístico-culturais;
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e
protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros,
vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautela-
mento e preservação.
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da do-
cumentação governamental e as providências para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento
de bens e valores culturais.
1 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na
forma da lei.
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
reminiscências históricas dos antigos quilombos.”
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi cri-
ado em 1836.
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada
principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque históri-
co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informa-
ção, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de deci-
sões.
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta toma-
da de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um
novo enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico.
Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam.
Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação
e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento
são ilimitados.
ORGANIZAÇÃO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu-
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.
O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difícil entendimento.
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do
volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, pro-
porcionando pronta localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi-
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor-
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a
todos e a todas as questões.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi-
dências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem
assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi-
lita à secretária constante follow up.
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do-
ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30,
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera-
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou,
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momen-
to oportuno.
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha-
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento.
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adi-
cionais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o
número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento.
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas
ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens
superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de
1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se deslo-
ca na pasta, servindo para indicar o dia específico.
Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida
que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de
um novo mês.
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora se-
ja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do
documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles,
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à
vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto
acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização
da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.
REFERÊNCIAS CRUZADAS
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais
empregada é remissão.
A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas
nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social
dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-
se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas
por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-
da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser
colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos carguei-
ros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga
aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja
também Carga Aérea.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para
Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja
preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referên-
cia cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto
Médico Legal).
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agili-
za o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e
2 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de
papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
TRANSFERÊNCIA
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles
que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua
utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
fato que os criou, não servirão para mais nada.
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre-
gados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendên-
cia é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de
espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou
destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação
que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu
valor.
A transferência pretende:
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua
vida útil; e
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos.
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e cri-
teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo
como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como
inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa,
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que preva-
lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata
localização e a consulta a papéis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e
referência ao conteúdo deles.
Atualização de arquivo
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e
transferências diárias:
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de-
pendendo da frequência de uso.
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acon-
tecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que
chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, en-
tão, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá
de ser analisado.
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facili-
tado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimen-
Arquivologia
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to, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as
transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva
ou se consulta um documento qualquer.
Conservação e proteção de documentos
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as
finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-
dro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitan-
do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados
por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é,
sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
mente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros
contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.
• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporá-
rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos
bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos
e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-
mente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e
outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos
extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas
formas de proteger esses documentos:
• Utilização de cofres a prova de fogo.
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritórios de advogados.
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
microfilmes em local seguro.
A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da
centralização são as seguintes:
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista
em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialis-
ta.
• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
pias adicionais ou referências.
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos
de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos
departamentais.
• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, ofere-
cendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
sua vida útil.
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta-
das:
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de
arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do
departamento se encontra à mão.
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas
no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e
tumultua o trabalho do arquivista.
3 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o ar-
quivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se
houver muitas pessoas no local.
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os ar-
quivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consul-
ta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida
da empresa.
• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no
momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen-
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arqui-
vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no
próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes,
seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con-
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau-
ções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos
vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma
é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arqui-
vo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos
aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições,
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos.
MICROFILMAGEM
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos
os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro,
graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço
da tecnologia, em todos os setores da economia.
É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu
arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questão.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obti-
das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado
para arquivos ativos. As vantagens são:
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos
chegam a mais de 80% em muitos casos.
• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e
documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicio-
nais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especi-
ais. -
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-
do até 150 anos.
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução
ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos repro-
duzidos.
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é
preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a ma-
nutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-
presas.
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados.
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos
documentos;
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente;
• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio,
inundação ou furto.
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil-
mes.
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma-
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em
cartório e à vista do documento original.
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs-
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empre-
sa tenha sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel
arquivador. São três os sistemas de equipamento:
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda
é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os
documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as
mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito co-
nhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas.
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias
e mapotecas
As vantagens do sistema são as seguintes:
• a iluminação é direta;
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;
• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzi-
das.
As desvantagens são:
• ocupa muito espaço;
• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou
retirar um documento;
• a consulta é demorada;
• a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquiva-
dor em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:
• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros,
com a frente voltada para o arquivista.
• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros,
com a lateral voltada para o arquivista.
4 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
braços metálicos apoiados em suportes especiais.
São vantagens do sistema:
• custo mais baixo;
• fácil manuseio;
• fácil conservação;
• fácil atualização do material arquivado;
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espa-
ço;
• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documen-
tos.
São desvantagens do sistema:
• necessidade de retirar o documento para fazer anotações;
• iluminação deficiente;
• pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas.
Fichários
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações,
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos
serviços a que se destina. Alguns requisitos são:
• adequação às necessidades do serviço;
• obtenção de maior economia de espaço;
• facilidade de acesso;
• possibilidade de expansão;
• resistência e durabilidade;
• garantia de segurança e conservação de documentos;
• aparência e funcionalidade.
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa
ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.
1. Cadeado.
2. Suporte regulável.
3. Índice alfabético.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
6. Pés antiderrapantes.
ACESSÓRIOS
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o anda-
mento do serviço.
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser-
ção e notações.
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro-
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularida-
de de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos
suportes laterais do arquivo.
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo
menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas
guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições
ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou
mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos.
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3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou
das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem
ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas
ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e
podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os di-
zeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da
guia.
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, por-
tanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquiva-
mento: direto, indireto e semi-indireto.
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi-
dade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o
método alfabético de arquivamento e suas variações.
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de arquiva-
mento e suas variações.
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de ín-
dices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema,
encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método
alfanumérico.
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos.
O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado.
Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os
órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamen-
te.
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organi-
zação de arquivos em que o documento público é controlado desde sua
produção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moder-
na de arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documen-
tos:
• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
cando solução ou resposta. São os arquivos correntes.
• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados
ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científi-
co. São os arquivos permanentes ou históricos.
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do siste-
ma de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens
conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documen-
tos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de docu-
mentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente econo-
mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos;
melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de
preservação, controle e eliminação de documentos.
5 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as con-
dições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração públi-
ca, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando
duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em
desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a
informática assumiu posição de grande relevância.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da
secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá
preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador
apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é
prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (docu-
mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O méto-
do estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e
proporciona uma correta tomada de decisão.
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas;
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e
alfanumérico.
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram
vários outros.
Métodos de arquivamento:
• Método alfabético:
—específico ou por assunto;
—geográfico;
—mnemônico;
—variadex.
• Método numérico:
—simples;
—dúplex.
• Método alfanumérico:
—decimal;
—automático;
automático moderno.
Protocolo
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim
desta é assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os do-
cumentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões
ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assem-
bléia ou congresso.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos
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em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve
nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso-
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessá-
rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili-
zar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema
de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação)
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento
cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).
Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N.
Técnicas de arquivo e protocolo.
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de
caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
rios;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, ca-
rimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende di-
retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização,
seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou,
enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso
agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de docu-
mentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por
exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta
etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completan-
do dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
6 A Opção Certa Para a Sua Realização
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Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem ape-
nas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com-
prometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscien-
tização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão
mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim
um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o proto-
colo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação
documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implanta-
ção deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda
maior.
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é
uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originá-
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes,
o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho In-
ternacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um
“conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.
No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, trami-
tação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .
RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos
os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação
final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio docu-
mental de interesse histórico-cultural.
A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos
documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende
todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arqui-
vamento, o que garante um efetivo controle da produção documental nos
arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências aos
arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das elimina-
ções e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural).
São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da gestão, não
necessariamente consecutivos:
1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários,
implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de
novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, sele-
ção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário,
materiais, local.
3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que
garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e
informativo.
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no pro-
cesso de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas
instituições públicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa
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avaliar documentos? Para o administrador, que está com seus depósitos
abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma elimina-
ção imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No entanto,
se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das
Tabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acu-
mulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponí-
veis.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os do-
cumentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a
racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a
preservação do patrimônio documental.
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico
ou qualquer outro.
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralela-
mente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada,
segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande
problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos
arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público.
O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o se-
quencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido no
protocolo, no momento da autuação. Essa prática resulta na mescla de
documentos gerados no exercício de funções diversas, o que dificulta a
recuperação do contexto original de produção. A avaliação de documentos
arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de
documento por documento, o que é bastante trabalhoso em face da massa
documental acumulada com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a
eliminação sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do
acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos
conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a
liberação de espaços.
Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando in-
cidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informa-
tivo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se
deles apenas pequenas amostragens.
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser
enfocadas: a de conservação e a de restauração.
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como
termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e
manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces-
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida-
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga-
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitali-
zar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência,
amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgi-
cas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfei-
ção, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restaura-
dora Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do
futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é
melhor: Conservar e preservar para não restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FÍSICOS
7 A Opção Certa Para a Sua Realização
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Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de
degradação dos materiais bibliográficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a de-
ficiência de água
2. QUÍMICOS
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.
Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umida-
de relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de
documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, pode-
mos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que
nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é
uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço
técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para
atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
3. BIOLÓGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos
e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais
insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documen-
to.
4. AMBIENTAIS
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favore-
ce o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos a-
gentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardião dos mesmos.
Gestão documental
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases
corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante
da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando
há a recepção do documento em que este passa pela fase de
desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de
seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do
documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação,
aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído).
Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de
localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilização
As empresas que investem pela solução Gestão Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos
em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos
processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. As
vantagens na sua utilização são as seguintes:
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo;
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações
Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação,
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
documentos;
Digitalização dos documentos;
Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos
estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda
aplicação;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
documentos está facilitada e rápida;
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em
caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de
acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não
autorizados.
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está
presente em todas as organizações. As soluções de Gestão Documental
aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade)
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção)
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos)
Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de
produtos)
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento)
AUTOMAÇÃO
O novo mundo dos arquivos – automação
.James M. Turner – U. de Montreal
Introdução
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso
compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da
evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um
tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no
cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o
rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à
chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretu-
do os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mu-
dou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.
Desde 1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar
por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de
interação no mundo da informação.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvol-
vimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organi-
zação e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de
nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é
preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma
para a disciplina em função das novas tecnologias da informação.
É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se
constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a
maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação,
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também
mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que gera-
vam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos
seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a socieda-
de em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos
8 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade
impressionante.
Histórico recente
Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores
nos governos e corporações mais importantes. Muito caros, esses apare-
lhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores não são
muito “inteligentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita
rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar
de atividades mais “inteligentes”.
Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a má-
quina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970.
Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos
dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão
elevados que somente as organizações bastante importantes têm condi-
ções de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever
eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito
difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores.
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o
quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um automó-
vel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de
executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo
mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que
se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos
administrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvi-
mentos.
Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Ad-
ministration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão
mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informati-
zação), que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a
pertinência dessa política (Bergeron 1992,54).
Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira
mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do
Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e
assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação
por toda parte do mundo.
A situação hoje
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e
muito velozmente, abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo.
Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas
para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e
a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal
ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrôni-
co tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação, poden-
do residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o
relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador
textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na
relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacio-
nais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas
operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido
em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre
papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diversa
para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em
papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar
a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação de todos
esses arquivos, bem como a relação entre eles.
Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informa-
ção apenas em formato linear. O hipertexto e as ligações hipertextuais e
hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados,
acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. Por
outro lado, a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do
que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53).
Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças funda-
mentais nas teorias e nas práticas, quando se trabalha com os documentos
eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a impossi-
bilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua
segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietários, de
sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões desses
sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de tudo
isso.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam
os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito
de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava sem-
pre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensa-
vam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar a
expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos, hoje
tratam-se dos bits.
Questões atuais
Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a
normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus supor-
tes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos
arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar
exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode
durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltratá-lo e
mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao
contrário, os suportes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melhores
condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas
situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos arqui-
vos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar, para
fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins.
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se re-
corrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre um
suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desen-
volvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é
mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração", ou
seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo
sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão mais
recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em
um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de
assegurar sua consultabilidade a longo prazo.
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo
Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à problemática. Não
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-
se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-
rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da
Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exem-
plo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta
pelos usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até
onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações
gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instru-
mentos de pesquisa, os planos de classificação, os calendários de conser-
vação, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-
se-ia fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos docu-
mentos eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos?
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófi-
co: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e
bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos
os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia original é
estocada num computador para consulta através das redes, ou seja, se um
documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-
se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as bibliotecas
dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema
demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas.
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos
documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos de
metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais de
estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a cataloga-
ção, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para
gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concer-
nentes ao formato do fichário), etc.. Porém, é sobretudo a normalização dos
metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Se se deseja
permitir o acesso a muita informação via redes, tem-se todo o interesse em
normalizar práticas de descrição e de organização, senão o usuário será
obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja
trabalhar.
Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as
Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Cana-
dá), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart
Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core,
9 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a
comunicação de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer,
especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal
de forma independente dos sistemas operacionais e do material informáti-
co. O que nos permite ser otimistas é que, a longo prazo, seremos os
conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informa-
ções concernentes à estrutura e à organização desses documentos "via-
jem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo
isso, não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo
mundo afora. Com a sistematização das práticas, passa-se de um mundo
tecnológico caótico a um mundo ordenado.
Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato
eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com
as redes, precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existen-
tes, senão não se poderia consultar as informações mais recentes. Como
assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das
grandes redes, se se confia nas informações disponíveis em linha, teremos
a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em
1970. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósi-
tos depois de séculos?
É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejá-
vel, se ela é necessária, se ela é possível. No momento, entretanto, há
obstáculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado
das tecnologias e os custos necessários. Tomemos por exemplo o estado
dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de
caracteres (ROC). O alvo desses últimos é permitir a conversão de docu-
mentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a
custo abordável. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem
prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997, 70).
Em princípio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera
que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em
espaço duplo, compreende-se facilmente que a intervenção humana é
necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos
considerar como consultável.
Por outro lado, seria necessário prever muitas vezes não apenas a
conversão de textos em octetos, mas também uma restruturação dos
dados. Por exemplo, um fichário de informação estocado sobre fichas de
cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. É preciso não
somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas também de
outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser a-
crescentada à mão sobre as fichas, senão há perda de informações.
Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de ima-
gens de páginas, fichários onde o texto não é tratável por computadores,
mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resolução de 400 pontos por
polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/página. Porém, quando melho-
ra-se a resolução para 600 ppp, ele nos custa em espaço de estocagem
cerca de 500 Ko/página. Para atender a resolução do microfilme, precisaria
escanear a 1000 ppp. A título de exemplo desse problema à escala de um
arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec,
em torno de 18 milhões de certidões, ele custará 650 Go de espaço de
estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que não
estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso, sem falar nos
trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).
Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem
ao usuário ver a colocação de um texto na página, mas que não o permite
manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de
páginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o
texto com a sua colocação na página exigida, e substituirão, pode-se espe-
rar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe,
que oferece uma colocação em página que exige muita memória informáti-
ca, mas que está sempre em forma de ficha não manipulável, como uma
telecópia.
Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda
mais importantes. A questão mais notável associada a esse gênero de
documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são
informatizados. Para a imagem fixa, não há mais problema com as simples
imagens em preto e branco, mas cada pixel que compõe a imagem tem
necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim
mais memória informática. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm,
é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Para a imagem em movimento,
sem compressão, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do
filme é de 24 imagens/segundo, e do vídeo, 30 imagens/segundo. O custo
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por
segundo de filme, e então de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja,
aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.
A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso
concreto, pode-se notar que o sistema “Cineon de Kodak”, um dos poucos
sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento, neces-
sitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $
US pela fita magnética somente! Além disto, o sistema necessitaria de 110
horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao
formato numérico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por
minuto de filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo
isso, seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos para
evitar a perda de todo esse trabalho!
Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a
longo prazo, enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código
informático codificado em algarismos 1 e 0, em razão das propriedades de
conservação a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de
reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário
informático. Para a imagem em movimento, esta prática não será nada
prática, pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes, baseados
sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de
pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, serão necessários aproximada-
mente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000
bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000),
contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada
segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km
de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, não se
poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento
antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os fichários
assim criados.
Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos,
podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho
sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information
1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira
para a informação numérica permanece com os criadores, os fornecedores
e, eventualmente, os proprietários. Além disso, o grupo enaltece a criação
de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de supor-
tar um sistema distribuído de dados. Na disposição de uma tal estrutura,
criar-se-á um processo de certificação de organizações capazes de estocar,
de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. Estas organizações
certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documen-
tos depositados alhures, em caso de perigo de destruição, seja por uma
ameaça física à integridade dos documentos, seja por uma mudança de
políticas de conservação em outro lugar, devido à privatização de um
arquivo, por exemplo.
Obstáculos à automação
Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à auto-
mação dos arquivos. Em nível das infra-estruturas, a banda frequentada
terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa
responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número
não cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal à
Internet e seus sucessores, como é o caso do correio à escala internacio-
nal, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma
ínfima parte da população global está em linha, e que mesmo nos países
industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população.
A questão da “prisão ASCIL”, expressão de Mitchell Kapor para desig-
nar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas
marcas diacríticas no meio informático, é extremamente importante no
contexto das redes. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para
desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escri-
tas, mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter compa-
rado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de
sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. Todavia, com o
desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem
e de tratamento, este problema importante vai, sem dúvida, ser solucionado
num futuro não muito distante. Um passo importante: a “World Wide Web
Consortium” vem de anunciar (julho 1997) a publicação da primeira versão
de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a “Unicode”.
Ao nível dos suportes físicos, o obstáculo principal é sua instabilidade.
É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos
eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a
totalidade de arquivos que possuímos. No momento, não há nada além de
10 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
tecnologias experimentais, mas é preciso crer que o problema será resolvi-
do eventualmente. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração
química e biológica.
Ao nível do endocage, assinalemos os problemas de integridade e au-
tenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiança de que os
documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser
alterados, e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta
é o mesmo que eles receberam por arquivo.
Ao nível dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desen-
volver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e
dos usuários, tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão
e documentos quanto ao nível da interação pessoa-máquina. Visto desta
última perspectiva, os sistemas operacionais disponíveis atualmente são
bastante penosos, não recorrem senão de maneira muito primitiva aos
aparelhos cognitivos dos usuários.
Como vimos, a conversão dos fichários permanece um problema im-
portante por várias razões. Podemos assinalar particularmente as dificulda-
des de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem eco-
nômica. Além disso, teríamos vantagem em considerar como inaceitável a
prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle
de qualidade, ao dizer que se fará correções mais tarde. Muito frequente-
mente vimos que as condições econômicas não permitem essas correções.
As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os
trabalhos estão completos, e são os usuários que sofrem a utilização des-
ses dados não verificados e não corrigidos. Como é o caso em qualquer
ouro lugar, o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados
eletrônicos.
Terminando, analisaremos o problema considerável da pilha de fichá-
rios necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas
últimas são numerosas, os problemas arquivísticos associados à compre-
ensão de imagens para melhor estocá-las, o trabalho considerável requeri-
do para efetuar os trabalhos de conversão, os custos implicados nesse
processo, e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar conve-
nientemente esses enormes fichários.
Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes proble-
mas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda
assim esperar ver melhoras consideráveis a curto, médio e longo prazo. A
importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle
dos dados desde sua criação até sua disposição eventual, seja por elimina-
ção, seja por sua instituição como arquivos permanentes. Nossos métodos,
nossos processos, nossas práticas, nossas normas serão estabilzadas
eventualmente. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmen-
te dará lugar aos métodos normalizados, sobre os quais trabalhamos
atualmente.
No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho
tão importantes à nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de
computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades.
Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que expe-
rimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar
as soluções possíveis. Veremos disponíveis em linha de demonstrações
vídeo para nos mostrar como executar tal função, como executar tal tarefa,
efetuar tal manobra informática. Além disso, o desenvolvimento de tipos de
memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se
corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar
nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumen-
tos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Veremos even-
tualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda, de formação
de usuários, de migração de dados e de outras funções arquivistas. Final-
mente, com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de
suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel.
Terminando, será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente
no meio desse turbilhão tecnológico, que o papel que representamos neste
momento é de uma grande importância histórica, pois é a presente geração
de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos
fundamentalmente diferentes um do outro. É na gestão dessa transição que
nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos.
Tradução de Andréa Araújo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane
Moreira.
Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o
prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação
após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e
pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que
a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do
CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade
documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo
corrente (setorial);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);
e por quanto tempo devem ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte
(microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos
documentos ao arquivo permanente.
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte
da mesma, poderá haver mais de uma Comissão. A comissão permanente
de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de
Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação
documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da
produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por
representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um
documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões
que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da
mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por
uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o
crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e
desordenado.
A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para
trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que
diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização,
maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento
básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento
do arquivo.
Vantagens
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por
exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na
recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a
gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos
operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão
documental.
Dicas
As organizações devem levar em consideração algumas orientações
práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com
simplicidade sobre os mecanismos de execução, a participação de todos da
organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da
organização, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer
a tipologia documental produzida ou recebida pela organização.
Arquivamento e ordenação de documentos
de arquivo.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos
são:
Classificação Alfabética
Classificação Numérica
Classificação Alfa-numérica
Classificação Cronológica
Classificação Geográfica
Classificação Ideológica
Classificação Decimal
Classificação Decimal Universal (CDU)
Classificação Automática
Vejamos todas como é:
Classificação Alfabética
A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido,
o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a
sensação de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é aparente.
Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a
11 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo, se o
volume da documentação for elevado surge o problema dos homônimos.
Da mesma forma quando a documentação diz respeito a denomina-
ções de organismos ou empresas, frequentemente em forma de siglas, a
sua classificação pode tornar-se complexa e de difícil resolução.
No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são orde-
nados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a
serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-
chave, permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar
correspondente. É por isso considerado um sistema aberto.
A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos obriga a
tomar como recurso uma nova palavra-chave para servir de orientação na
classificação de documentos. Este procedimento pode não resolver o
problema e terá de se arranjar uma terceira palavra-chave para a sua
resolução e assim sucessivamente. Os critérios assim aplicados para
solucionar estes problemas são subjetivos e susceptíveis de serem esco-
lhidos segundo o capricho do técnico que classifica no momento, e pode
originar aplicações diferentes para um mesmo organismo.
Este problema só pode ser ultrapassado com a elaboração e aplicação
de normas que regulam as classificações, como já acontece em alguns
países, por exemplo na França. Independentemente das normas a serem
aplicadas, há um determinado número de regras que se utilizam generica-
mente e que permitem, à partida, encontrar a palavra-chave do documento
a ser classificado para, posteriormente, ser ordenado por ordem alfabética.
Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir, que
qualquer denominação é susceptível de decomposição em várias palavras-
chaves. Por exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode descompor-se
em três palavras-chave: a primeira, Francisco; a segunda, Manuel; e a
terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer uma das partes do nome de
uma pessoa ou organização é susceptível de ser escolhida como palavra-
chave e pode ser ordenado alfabeticamente.
É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a
serem adoptados para que os critérios a aplicar nas organizações sejam
uniformes. As regras que se encontram nesta hiperligação são básicas e
podem ser adaptadas a qualquer organização ou serviço de forma a pro-
porcionar critérios uniformes
Classificação Numérica
A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números intei-
ros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este siste-
ma de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normal-
mente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar
os documentos. Está combinação pode ser traduzida em ficheiros remissi-
vos, ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios infor-
máticos que permitirão a localização os documentos para posterior utiliza-
ção.
Este sistema tem como vantagens principais: o fato de permitir a classi-
ficação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita a detecção
imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número
sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que
letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma
rápida e expedita.
O principal inconveniente é o fato de se tornar muito difícil a localização
de um documento ou processo quando se lança erradamente um número.
Classificação Alfa-numérica
A classificação alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de
classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número
ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para poste-
rior arquivamento e localização.
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro
no arquivamento dos documentos e processos, já que estes são localiza-
dos pelo número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na sequência
alfabética. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço com-
preendido pela classe.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente…
Arquivologia
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Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José Gonçal-
ves, temos de o procurar no nº 6 (Cm – Cz) e dentro desta classe encontra-
se arquivado por ordem alfabética.
Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar
determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode
observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se,
muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos,
sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamente requer
um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não
será possível localiza-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais
dificuldades quando se procede a incorporação de novos documentos.
Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário
elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo de assuntos, que possi-
bilitam a indicação da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a
ordenação e pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às
datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de
classificação é aplicado em arquivos de documentos de origem contabilísti-
ca: faturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos
relacionados com esta e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez
que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a
evolução das instituições ao longo da história.
Classificação Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença
de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divi-
sões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias,
distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e
outros critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como
por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor
acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessi-
dade de localizar fatos ou pessoas num espaço geográfico determinado,
como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são
agrupadas por localidades, países, regiões e outros critérios relacionados
com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.
Classificação Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metó-
dica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos,
ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um
mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um con-
ceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma
alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e
sub-grupos com características cada vez mais particulares e restritas
exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de pala-
vras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de tra-
balho que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arqui-
vos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assun-
tos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado núme-
ro de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias
demasiado vastas) e afastar a utilização de palavras com significados
análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que
está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter a listagem
a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de forma a poder
introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos
documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e
atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resul-
tam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos que são aborda-
dos na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo
com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexí-
vel.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
Divisão do assunto em capítulos
Divisão de cada capítulo em famílias
12 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especia-
lizados
Divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma divi-
são particular
Classificação Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério
classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a
ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-
americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma classificação
de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a
arrumação dos livros nas prateleiras mas também para indicações nos
catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material
literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de
1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado
Unidos da América e com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos as-
suntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9)
que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim
sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou
principal é atribuída a seguinte numeração:
0123456789
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as se-
guintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro
de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou
matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-se no principio de
que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números
decimais, consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez
da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Selecção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devi-
do à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enferma de alguns
inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários
ramos do conhecimento humano; é um sistema relativamente moroso, quer
na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arqui-
vo e posterior localização, exigindo pessoal especializado.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classifica-
ção uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacio-
nalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento huma-
no.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição
do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição
do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do
esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conheci-
mento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez
subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por
uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de
educação corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da pala-
vra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
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Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento huma-
no, encarando-os sob os vários aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em
dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo de-
cimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documenta-
ção para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior
catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso
deste sistema de classificação é generalizado, tanto nas Bibliotecas Uni-
versitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fa-
zer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber
humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o
conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe actualmente não usada
5 Ciências Exactas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitectura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que
por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais especializa-
das.
As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas
de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando
muito mais a representação dos conceitos.
Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito correspon-
de uma notação que serve de guia na consulta da tabela principal, para
mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que
se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimen-
são universal e internacional, dada a sua independência face a todas as
expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de
informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o
conceito que lhe está associado, é igual em todas as bibliotecas do mundo
que adaptem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pesso-
al altamente especializado dado que é um grande risco classificar matérias
diferentes com o mesmo número.
Classificação Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização
em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispen-
sável para selecionar o assunto principal e determinar as informações
secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a título experimental em
algumas bibliotecas.
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao ca-
racterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os por séries de
atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar,
agrupando, de dois em dois e contar para cada par o número de atributos
comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objetos que
possuem características frequentes, constituindo classes não à priori mas
sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível
da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizações
que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar
automaticamente um esquema classificatório. A concepção e desenvolvi-
mento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determina-
do fundo documental são de competência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha
publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional de Documenta-
ção, a revista International Classification onde se apresentam estudos
sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemática e a organização do
saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemá-
ticos aplicáveis neste domínio. Esta matéria foi retirada do site de Joaquim
Ribeiro
13 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Arquivística – visão geral
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
A origem da arquivística não é conhecida. No entanto, as duas
primeiras obras sobre o assunto, de que se tem conhecimento, foram dois
manuais de autoria do nobre alemão Jacob von Ramingen. Esses
antecessores da ciência arquivística foram impressos em 1571, sob o título
"Von der Registratur" ("O Registrador"), e provavelmente foram escritos
durante a primeira metade do século XVI, por isto Ramingen pode ser
considerado o "pai" (antecessor) desta disciplina, e seus manuais podem
ser considerados os responsáveis pelo surgimento de uma tradição
arquivística que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais
dois séculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do
alemão para o inglês por JBLD Strömberg.
Conceitos fundamentais
Arquivologia ou Arquivística
Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que
possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se
de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são
aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação,
organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação,
fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a
arquivologia gere a informação que tem por objetivo tornar-se evidência ou
prova de que algum evento ocorreu. Também a este campo do
conhecimento cabe estudar a informação ligada a processos de trabalho.
Ainda hoje há aqueles que confundem as funções e práticas
de bibliotecas,museus e arquivos, visto que essas três instituições se
ocupam da guarda, conservação e processamento de documentos para
uso futuro ou corrente. No entanto, a natureza do documento e a finalidade
de cada instituição difere e caracteriza cada uma delas, distintamente.
Essas três entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser
chamadas de órgãos de documentação.
Arquivo
O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos
quanto à instituição que o armazena.
Documento
Unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja
o suporte ou formato utilizado . É suscetível de consultas, pesquisas ou
estudos, e também pode ser utilizado como evidência ou prova, neste caso
servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrência ou
existência de fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem,
em uma determinada época ou lugar.
Documentação
É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou
elucidam certos fatos, servindo para evidenciá-los ou comprová-los.
Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das
atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para
posteriormente disponibilizá-las aos usuários.
Formato
É a união de todas as características de um documento: suas
características físicas, as técnicas de registro que foram utilizadas nele, a
estrutura da informação nele registrada, e seu conteúdo informativo .
Fundo
Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma
proveniência. O mesmo que arquivo.
Suporte
É o material no qual as informações são registradas.
Plano de classificação documental
O objetivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste
na criação de condições para a recuperação da informação de forma
rápida, segura e eficaz. Por esta razão, no início de funcionamento de um
arquivo deve-se estabelecer o plano de classificação documental ou plano
do arquivo, que consiste em:
Elaboração de fórmulas e padrões homogêneos para o registro dos
atos administrativo independentemente do suporte.
Atribuição de códigos de classificação.
Definição da temporalidade dos documentos.
Padronização da tipologia documental.
Garantia de acesso aos administradores e ao usuário do serviço
público.
Para iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso às informações e
a meta de aumentar a transparência e a qualidade no serviço público, é
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A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
necessário priorizar a aplicação de instrumentos arquivísticos
fundamentados em princípios de classificação que recuperem o contexto no
qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados,
associados à avaliação documental, controle e acompanhamento da
produção, tramitação, arquivamento e destinação final de documentos.
Preservação, conservação e restauração de documentos
A Conservação tem por objetivo a adoção de um plano para a
desaceleração do processo de degradação. É importante diferenciá-la da
Restauração e da Preservação; a primeira trata das medidas que visam a
estabilizar os danos através da recuperação dos documentos deteriorados;
já a Preservação tem uma dimensão mais abrangente, já que conjugam
iniciativas administrativas, políticas e sociais de proteção das possíveis
deteriorações que comprometem a inteireza e a existência dos documentos
e, consequentemente, das informações neles contidas, muitas vezes
portadoras da história e da memória de um indivíduo, de uma instituição,
localidade, comunidade, país, etc. As instituições que serão aqui abordadas
– arquivos, bibliotecas e museus – necessitam de planejamento para que
os materiais ali presentes possam ser preservados. As práticas de
conservação, restauração e preservação, na arquivística, corresponde com
as atividades finalísticas da instituição, mas são importantes para que suas
informações se mantenham íntegras. É importante salientar que tais
organizações, atualmente, têm a mesma função, que é disponibilizar os
documentos e informações sob sua guarda; elas possuem um mesmo
passado, pois durante algum tempo as definições sobre arquivo, biblioteca
e museu coadunavam, já que a finalidade, a forma física dos documentos e
os objetivos eram os mesmos. O que há de distinção entre elas é que os
arquivos atendem a ordenação documental de uma pessoa física ou
jurídica; a biblioteca mantém seus livros impressos para a consulta do
público; e o museu disponibiliza peças e objetos para a apreciação do
público. Com isso, para que se mantenha a memória social contida nos
materiais que se encontram nesses estabelecimentos é fundamental que
iniciativas que interfiram diretamente no processo de deterioração sejam
colocadas em prática, pois desta forma as informações contidas nos
suportes serão mantidas para as futuras gerações. No entanto não deve
ser esquecida a influencia dos pesquisadores na manutenção das
informações presentes em instituições que disponibilizam o acesso a seu
acervo.
A importância da conservação reside no fato de que os documentos
constituem-se num registro cultural de uma determinada época e lugar, que
podem ser significativos tanto para pequenos grupos quanto para toda a
humanidade. Conservar é manter vivo, de alguma forma, um patrimônio,
uma memória.
Conservar vs. Restaurar
Por várias vezes, o restauro do documento é parte crucial para o
processo de conservação do mesmo. No entanto, é necessário ter em
mente que:
O objeto original é importante;
As marcas que ele carrega podem ser de importância histórica;
Certifique-se que sua interferência seja mínima;
Qualquer alteração no objeto original deve ser facilmente reconhecível
futuramente e reversível, caso seja necessário, sem dano ao objeto
original.
Fatores de deterioração
É comum encontrarmos acervos em péssimo estado de conservação e
como reflexo dessa realidade, podemos perceber uma alta incidência de
documentos deteriorados. A informação pode estar contida em diversos
suportes e estes provem de naturezas distintas (orgânica – animal ou
vegetal - e sintética) e, portanto, reagem com o meio de maneiras
diferentes, em termos de deterioração.
São intrínsecos os fatores de deterioração que advêm do material que
compõe o próprio suporte. Geralmente, são de natureza química. Ex.:
acidez do papel, devido à presença da lignina e a química adicionada às
fibras para branqueamento; película cinematográfica que contem
nitrocelulose, suscetível a autoingnição; película cinematográfica de
acetato, que quando em decomposição, por hidrólise, gera o ácido acético -
vinagre, etc.
São extrínsecos os fatores de deterioração que não provém do
suporte, mas sim, do meio externo a ele. Podem ser de natureza física
(luminosidade, temperatura, umidade), química (poluição ambiental e
poeira), biológica (microorganismos – fungos; insetos: barata, cupim, traça,
broca; roedores e o próprio homem) e mecânica (manuseio incorreto,
desastres).
14 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
As práticas de conservação de documentos arquivísticos
Documentos de arquivo se caracterizam por terem sido produzidos
e/ou recebidos por instituições ou por pessoa física que, no
desenvolvimento de suas atividades, constituem provas ou informações;
são de caráter orgânico e refletem os atos estabelecidos durante as
funções exercidas. O documento de arquivo, para ser preservado,
“depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação,
acondicionamento e armazenamento físico”, tal como consta na p. 6 das
Recomendações para a Produção e Armazenamento de Documentos de
Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos. Dessa forma, a
vida útil do documento é ampliada e as informações nele contidas são
protegidas de possíveis danos.
A conservação de documentos arquivísticos segue algumas etapas:
Higienização: é considerada a primeira delas. Antes, contudo, deve
ser feito um levantamento de quais materiais poderão ser utilizados para
que a limpeza possa ser efetuada sem causar danos ao material. Esta
etapa visa a limpar e a remover as sujidades encontradas em um suporte
documental. Ela pode ser mecânica, com a utilização de pincéis, flanelas,
aspirador de pó, bisturi, pinça, espátula, cotonetes, borracha de vinil, luvas,
máscaras, papel mata-borrão, pesos, cola metilcelulose, etc. Já a limpeza
química tem por finalidade a remoção de colas, etiquetas, fitas adesivas,
grampos, clipes; aqui são utilizados solventes, que devem ser manipulados
cuidadosamente. Se o suporte estiver frágil essa etapa não poderá se
realizar, pois o documento pode vir a se fragmentar;
Estabilização: nessa etapa, os furos, rasgos e partes que estão
faltando são tratados, visando a cessar a ação de deterioração; no entanto,
isso deve ser feito mediante análise do melhor procedimento a ser
empregado;
Acondicionamento: aqui se avalia em que lugar e de que forma os
documentos tratados devem ser mantidos. Deve-se analisar quais
invólucros devem ser utilizados para cada tipo de natureza documental; as
caixas, pastas e envelopes devem ter o formato que se adeque ao
documento ali armazenado. Já o mobiliário (em geral, arquivos, estantes e
armários) deve servir para facilitar o acesso ao documento ao mesmo
tempo em que se adequa ao suporte e ao formato. O invólucro, juntamente
com o mobiliário, deve garantir proteção contra possíveis danos;
Área de armazenamento: o ambiente onde ficarão guardados os
documentos arquivísticos deve ser climatizado. É imprescindível o controle
de umidade relativa e da temperatura. Aconselha-se a utilização de
acabamento inerte, sem a utilização de madeiras que oscilam conforme a
temperatura e ainda podem liberar gases que prejudicam os documentos.
Deve-se ter atenção para o isolamento de portas e janelas. Para a
iluminação, lâmpadas com baixa incidência de raios ultravioleta (UV);
Plano de Emergência: as instituições devem contar com este plano
para salvaguardar o local de armazenamento; deve direcionar-se para a
prevenção contra possíveis riscos e “para o salvamento de acervos em
situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e vandalismo”
(Conarq, 2005, p. 16);
Manuseio e deslocamento dos documentos: o manuseio, tanto
daqueles que estão tratando do acervo quanto dos usuários, deve ser feito,
preferencialmente, com a utilização de luvas e máscaras; esses cuidados
protegem a saúde de quem os manipula, além de proteger os documentos.
O transporte de documentos entre seções deve ser feio por carrinhos,
evitando que os documentos caiam no trajeto e assegurando sua
integridade.
A importância da preservação e conservação em outras áreas do
conhecimento
O pesquisador e a conservação
O artigo 19º da Declaração Universal dos Direitos do Homem de 1948
adotado pela Assembléia das Nações Unidas afirmou que toda pessoa tem
direito de “receber e transmitir informações e idéias”, sendo assim, o
acesso às informações contidas nos documentos de arquivo é reconhecido
como um direito universal de toda sociedade. Sendo os arquivos patrimônio
nacional, guardiões da memória institucional e coletiva, é necessário que
todos que o utilizem participem de maneira ativa na sua conservação. A
guarda e a conservação dos documentos não são fins em si mesmos, só
fazem sentido se houver livre acesso ao acervo, um direito legal e legítimo
do cidadão.
Os documentos estão submetidos a diversos tipos de agente de
degradação, dentre estes agentes está o homem que é capaz dos maiores
atos de vandalismo, intencionais ou por desconhecimento. O principal fator
de deterioração relacionado ao homem é o manuseio inadequado, os
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pesquisadores devem ser orientandos quanto à forma mais adequada de
seu manuseio, para isso uma série de medidas deve ser de conhecimento
e adotadas pelo pesquisador no momento de sua pesquisa:
• Não umedecer as páginas do livro com saliva, seja no momento de
transição das páginas ou no ato de falar em cima dos documentos; • Manter
as mãos sempre limpas; • No caso de livros, não retirar da estante
puxando-os pela borda superior; • Não comer enquanto consulta
documentos no arquivo, pois evita deixar cair restos alimentares, o que
contribui para a não proliferação de bichos no ambiente;
Não se apoiar com os cotovelos no documento;
Não rasgar as páginas;
Não fazer anotações no suporte;
Não tocar os documentos com mãos suadas;
Não dobrar os documentos;
Não colar clips, grampos, presilhas metálicas e fitas adesivas;
Não tirar fotos usando o flash; e etc.
Todas essas ações provocam danos irreversíveis no suporte,
comprometendo toda a informação. Na época atual, existe uma maior
conscientização das responsabilidades individuais e sociais, por isso o
movimento que se estabelece entre o uso e a preservação de bens
patrimoniais se torna possível, posto que tanto o arquivo quanto o
pesquisador buscam o exercício da cidadania, auxiliando-se mutuamente
na conservação e preservação do acervo documental, não permitindo que
se perca o registro das trajetórias, dos desafios, dos símbolos, imagens e
representações que permearam a construção social de sua comunidade.
O bibliotecário e a conservação
Gostaria de começar esse texto salientando a importância da
conservação, preservação e restauração de documentos para os
profissionais da informação. Sabemos que sem um trato correto e
adequado aos suportes em que se encontram as informações seria inviável
pesquisar, fazer história, construir o conhecimento de forma sólida. Existem
diversos manuais que auxiliam os profissionais da informação a conservar e
preservar acervos, documentos etc., mas não será meu foco neste texto.
Para saber um pouco mais sobre esse assunto recomento a leitura de
alguns autores como Cassares (2000), Beck (1991). Quero tratar
especificamente da importância da preservação e conservação de
documentos no âmbito da biblioteconomia, ou mesmo para os
bibliotecários. Quando falamos de preservação e conservação de
documentos, por um instante, talvez, venha à nossa mente a imagem do
arquivista ou até mesmo de uma equipe de um setor de conservação e
restauração de documentos dentro de algum órgão público.
Esquecemos muitas vezes que esse é um assunto importantíssimo e
que diz respeito a todos os profissionais da informação: arquivistas,
museólogos, bibliotecários, informáticos.
Mais especificamente tratando sobre o profissional da biblioteconomia
vou dar uma definição bastante simplista da profissão de bibliotecário.
Segundo a enciclopédia online Wikipédia o bibliotecário é: “Um profissional
liberal (bacharel, mestre ou doutor) que trata a informação e a torna
acessível ao usuário final, independente do suporte informacional. Ele
trabalha em bibliotecas centros de documentação e pode gerir redes e
sistemas de informação além de gerir recursos informacionais e trabalhar
com tecnologia de ponta.”
Ora, se o bibliotecário trata a informação e a torna acessível ao usuário
final seria interessante que este profissional também busque compreender,
minimamente, os aspectos pelos quais levam um acervo, por exemplo, a se
deteriorar. É uma questão ética fazer com que todos tenham acesso à
informação. Prevenir a deterioração do suporte no qual encontra-se a
informação é condição necessária para que todos tenham acesso à ela.
Por isso, é função ética não só do arquivista, mas de todos os
profissionais da informação fazer com que haja uma boa conservação e
prevenção da informação. Não importa se em bibliotecas, museus, teatros,
na rua. Todos devem zelar pela conservação e preservação da informação.
O ponto de vista que quero defender neste texto é a de que o
bibliotecário deve assumir uma posição de gestor da informação, ou seja,
deve assumir uma postura de um profissional bem informado e que tenha
noções mínimas acerca dos riscos que pode vir a enfrentar. Gerir a
informação não significa dominar tudo e todos os procedimentos de
conservação, preservação e restauração de documentos, mas sim entender
um pouco mais a fundo as causas, efeitos e danos que podem ocorrer caso
este profissional não entenda alguns aspectos essenciais, neste caso sobre
a conservação e preservação de documentos.
15 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Com uma visão de gestão o bibliotecário saberá, por exemplo, caso
enfrente alguma adversidade, quem chamar para resolver um problema.
Saberá treinar e orientar seus funcionários a não cometer deslizes que
podem acarretar problemas para a conservação do acervo.
Creio que essa visão de gestão acerca da conservação e preservação
de documentos tem faltado ao bibliotecário. Este tem encarado seu
trabalho apenas com um agente que prepara a informação para ser
utilizada pelo usuário final, não se importando com os aspectos de
preservação e conservação.
É preciso entender que deve haver um trabalho em conjunto com os
colegas arquivistas. Os bibliotecários devem lutar juntos pela preservação e
conservação dos documentos. Afinal, trabalhando em conjunto tudo flui
melhor.
O museólogo e a conservação
Segundo a definição aprovada em 6 de julho de 2001, pela 20ª
Assembleia Geral em Barcelona, Espanha, museu é uma “Instituição
permanente, sem fins lucrativos, a serviço da sociedade e do seu
desenvolvimento, aberta ao público e que adquire, conserva, investiga,
difunde e expõe os testemunhos materiais do homem e de seu entorno,
para educação e deleite da sociedade”. O museu é, portanto, uma
instituição de cunho social, a fim de proporcionar ao público o acesso à
informação.
O museólogo, profissional regulamentado e capacitado para o trabalho
em espaços museais, como define a lei nº 7.287 de 18 de dezembro de
1984 , deve, no exercício de sua função, “coletar, conservar, preservar e
divulgar o acervo museológico”. Logo, para que a função do museu
enquanto comunicador e o museólogo como mediador da informação sejam
cumpridas, de fato, a conservação e preservação do acervo é de suma
importância.
É por meio do objeto museal - frequentemente um objeto físico,
podendo sua constituição ser dos mais variados materiais – que o
museólogo irá dar voz ao discurso. É por meio dele, também, que se
desenvolve pesquisas de caráter histórico, social e afins. E este objeto, não
estando em condições adequadas de conservação, pode ficar mudo.
Deste modo pode-se dizer que é essencial para o museólogo,
salvaguardista do bem material e imaterial, a constante preocupação em
manter as peças de seu acervo, independentemente de sua composição
física, integras para que assim a posteridade também possa usufruir de
capacidade comunicacional.
O historiador e a conservação
A importância da preservação de nossa memória, composta pelos
inúmeros documentos acumulados com o tempo é primordial e deveria ser
de consciência de todos. Mas infelizmente não o é. Principalmente pela
dificuldade da prática dessa seleção: qual o “valor histórico” de um
documento? - este processo é tão essencial quanto difícil e problemático. O
reconhecimento de que os arquivos são elementos do patrimônio cultural
das nações estimulam a reflexão sobre o papel do historiador e dos
arquivistas sobre os arquivos como espaço para o exercício da
interdisciplinaridade.
Primeiro devemos quebrar o antigo conceito de “valor histórico”, aqui
não se subentende uma ordem hierárquica de fatos ou personagens. Por
isso torna-se difícil essa seleção, pois devemos pensar naquilo que será útil
para os historiadores e pesquisadores futuros ao explorarem por inteiro, do
macro ao micro, nossa sociedade. E tais parâmetros variam de acordo com
a historiografia vigente.
Um historiador que estuda o período da Antiguidade se vê tateando no
escuro pela escassez de documentos materiais ou escritos. Agora, no
contemporâneo, a situação é inversa, estamos inundados por informações
dinâmicas e extremamente voláteis. Além do mais, com o invento da World
Wide Web, parece que retrocedemos àquela voz coletiva dos aedos da
Grécia histórica. Onde a informação não tem dono e é passível de
constantes alterações o que desvaloriza sua credibilidade.
As perspectivas da pesquisa histórica se ampliaram ao longo do tempo,
introduzindo novas abordagens, temporalidades e sujeitos, antes
confinados as salas de pesquisas, os historiadores que pouco
questionavam o processo de formação dos acervos permanentes dos
arquivos passaram a ter papel ativo na produção, organização e
conservação dos acervos e refletir sobre o acesso a essas informações. A
ampliação do que passou a ser considerado “documento” pelo historiador,
obrigou-o a refletir sobre suas fontes e convidou-o a reconstruir o diálogo
com as disciplinas da Ciência da Informação, especialmente com a
Arquivologia, a Museologia e a Informática.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
O papel do historiador é de imensa prioridade para a conservação de
nossa memória e, no entanto vemos poucos exemplos desse intercâmbio.
A necessidade de preservação dos arquivos enquanto elemento para o
desenvolvimento da cultura e identidade nacionais foi resultado de um
longo processo, no qual interagiram não apenas o Estado e a sociedade
civil, mas também os historiadores e arquivistas, este diálogo precisa
continuar, a conservação é resultante da força de todos os profissionais
que dependem do arquivo para a realização de seu trabalho.
A profissão de arquivista
O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em
arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado . Ele pode trabalhar
em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos
privados ou públicos, instituições culturais etc. É o responsável pelo
gerenciamento da informação, gestão documental, conservação,
preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um
pessoa (física ou jurídica), institução e, em última instância, da sociedade
como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da
elaboração de instrumentos de pesquisa, observando as três idades dos
arquivos: corrente, intermediária e permanente.
O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de
organização sistemática e conservação de arquivos, na elaboração de
projetos e na implantação de instituições e sistemas arquivísticos, no
gerenciamento da informação e na programação e organização de
atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos
arquivos públicos e privados. Uma grande dificuldade é que muitas
organizações não se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou
desqualificando o trabalho deste profissional, delegando a outros
profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca
problemas quanto à qualidade do serviço e de tudo o que, direta ou
indiretamente, depende dela.
O arquivista é um profissional muito importante dentro das
organizações públicas ou privadas no mundo atual. Tal importância se deve
ao seu papel de gestor informacional, ou seja, está ligado diretamente à
gestão do capital mais importante das organizações: a informação.
Diante da necessidade de se desenvolver os processos de trabalho
dentro das organizações e de constante aperfeiçoamento do fluxo de
documentos gerados no desempenho de suas atividades, o papel do
arquivista mudou de um simples organizador, que atuava focando a
organização do documento produzido (sem ter como foco central o usuário
desta informação), para um gestor que tem o papel de melhorar o fluxo dos
processos dentro da instituição, organizar documentos (com foco no
usuário da informação) e criar políticas de segurança da informação (como
forma de proteger o capital intelectual).
Outra função do profissional arquivista que anteriormente não existia
em seu âmbito de atuação é desenvolver a visão de que deve atuar
diretamente para preservar e disponibilizar a informação e não
propriamente ou apenas o suporte informacional, ou seja, este profissional
deve fazer uso dos meios e políticas para que as informações sejam
perpetuadas. Para tal propósito, não basta conservar o suporte, mas
trabalhar com políticas de produção documental, tratamento e conservação
(preventiva e curativa) que contemplem a preservação do conteúdo
informacional.
Os referenciais teóricos arquivísticos
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivística pode
ser abordada de três maneiras:
Maneira administrativa (records management), cuja principal
preocupação é ter em conta o valor primário do documento;
Maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor
secundário do documento; ou
Maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-
se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Segundo Faria (2006, p. 29), entre os referenciais arquivísticos
destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos
de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os
conceitos de valor primário e valor secundário, o princípio do respect des
fonds, as funções de classificação documental e avaliação documental, e a
definição de instrumento de gestão arquivística.
Ciclo de vida dos documentos ou a teoria das três idades
arquivos correntes, intermediários e permanentes
16 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído do em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos condições de conservação da documentação de valor permanente;
escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço
dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arqui-
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor vos são objetivos da:
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para a) descrição;
atingirem a finalidade para a qual foram criados. b) indexação;
Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de c) avaliação;
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos d) disseminação;
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para e) codificação.
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A 04. Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o obje-
também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados tivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria insti-
na Grã-Bretanha para designar esta fase. tuição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser
Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia: feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preserva-
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou ção de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que ca-
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua reçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser to-
documentos são arquivados de forma definitiva. tal. Essa noção remete à interpretação do plano de:
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar a) descarte;
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira b) destinação;
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma c) levantamento;
organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, d) organização;
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades e) triagem.
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente . 05. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e
Classificação segundo a valoração dos documentos organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento denominam-se:
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o a) arranjo;
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo b) levantamento;
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua c) triagem;
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando d) depuração;
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o e) acondicionamento.
funcionamento da instituição.
Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos 06. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião op-
e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, tativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é a
após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e definição de:
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais a) carta;
serem eliminados. b) ofício;
PROVA SIMULADA c) memorando;
d) dossiê;
01. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu e) resolução.
emprego e referência. No entendimento de alguns autores como Shel-
lenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reu- 07. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos
nir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um es- anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais a-
tabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo diante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação
uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princí- entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa
pio da: geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como:
a) Proveniência; a) integralidade;
b) Territorialidade; b) viabilidade;
c) Naturalidade; c) organicidade;
d) Temporalidade; d) simultaneidade;
e) Informalidade. e) funcionalidade.

02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto princi-
pal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, lo-
calizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o có-
digo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de refe-
rência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às
operações de:
a) prescrição;
b) notação;
c) avaliação;
d) classificação;
e) restauração.
03. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira
indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorren-
08. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adver-
sas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar,
agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela:
a) racionalização;
b) prevenção;
c) conservação;
d) restauração;
e) deterioração.
09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigação
acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referen-
tes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar
que esses documentos são restritos por um prazo máximo de:
a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento;

Arquivologia 17 A Opção Certa Para a Sua Realização

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b) 30 anos, a contar da data de sua produção; 16. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avalia-
c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação; dos e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de
d) 50 anos, a contar da data de sua organização; Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da
e) 60 anos, a contar da data de sua destinação. administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;
10. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;
descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informa- c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;
ções. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deve- d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;
rá ser representado numa só descrição; se é necessária a descrição e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total
de todas as descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o 17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Tal entidade é que determina o:
técnica é denominada descrição: a) conjunto de classificações;
a) multinível; b) método de arquivamento;
b) relevante; c) sistema de notações;
c) contextualizada; d) descarte de projeções;
d) identificável; e) instrumento de pesquisa.
e) estrutural.
18. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou
11. Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de deci-
usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivísti- sões das administrações são os arquivos:
ca é conhecido como: a) correntes;
a) item de série; b) intermediários;
b) parte de arranjo; c) permanentes;
c) ponto de acesso; d) sigilosos;
d) classe de referência; e) secretos.
e) área de relevância.
19. De acordo com as regras de alfabetação, os sobrenomes que expri-
12. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece mem grau de parentesco NÃO são considerados na:
algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informa- a) precedência classificatória;
ção descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, b) movimentação alfanumérica;
de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de c) ordenação alfabética;
acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico d) tabela de codificação;
código de referência local ou número de controle. Esses são os prin- e) remissiva alfabética.
cipais elementos de descrição constitutivos do código de referência da
área de: 20. Para organização de uma massa documental constituída especifica-
a) proveniência; mente de processos, o arquivista deve utilizar o método:
b) relacionamento; a) enciclopédico;
c) determinação; b) numérico;
d) destinação; c) dicionário;
e) identificação. d) unitermo;
e) geográfico.

21. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utiliza-
13. “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor dos pela administração e que devem ser mantidos, visando a um pro-
identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos cesso de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento
técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de definitivo é a função principal do arquivo:
massa”, é o documento: a) onomástico;
a) sistemático; b) permanente;
b) mutável; c) especializado;
c) sonoro; d) intermediário;
d) imagnético; e) estratégico.
e) eletrônico.
22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de
14. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal, acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da co-
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que missão de:
desfigurar ou destruir documentos de valor...”: a) avaliação de documentos;
a) permanente; b) incineração de documentos;
b) especializado; c) restauração de documentos;
c) intermediário; d) movimentação de documentos;
d) terciário; e) preservação de documentos.
e) corrente.
23. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico
15. “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de ar- autoridade competente, que é a tabela de:
quivo” é finalidade do: a) operacionalidade;
a) CONAR; b) caducidade;
b) SINAR; c) organicidade;
c) ARCAR; d) temporalidade;
d) UNESCO; e) originalidade.
e) AAB.

Arquivologia 18 A Opção Certa Para a Sua Realização

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24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por d) confidenciais
meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorá-
vel à conservação dos documentos, denomina-se:
a) monitoração; 32. A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos
b) climatização; documentos, de acordo com a codificação dada aos mesmos, deno-
c) esterilização; mina-se:
d) fumigação; a) classificação
e) refrigeração. b) automação
c) ordenação
25. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de d) inspeção
uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previ-
amente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, utilizando 33. O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, trans-
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que ferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem obser-
deve ser elaborado é o: vadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos
a) índice; arquivos, denomina-se:
b) repertório; a) arquivoconomia
c) guia; b) arquivonomia
d) inventário; c) arquivologia
e) topográfico. d) arquivística

26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais 34. O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabe-
documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação lecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e in-
denomina-se: formativos denomina-se:
a) palavra-cópia; a) arranjo
b) palavra-guia; b) avaliação
c) palavra-chave; c) descrição
d) palavra-índice; d) classificação
e) palavra-item.
35. O método de seleção que permite determinar o grau de representati-
27. O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos vidade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfa-
órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interes- bético, numérico e / ou cronológico chama-se:
se coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão a) suporte
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas b) avaliação
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: c) destinação
a) Arquivo e do Congresso; d) amostragem
b) Homem e da Comunidade;
c) Público e da Vida; 36. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os
d) Governo e da Política; arquivos permanentes é chamada de:
e) Estado e da Sociedade. a) triagem
b) seleção
c) descarte
d) recolhimento

37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático,

28. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo, todos os documen-
a) primário; tos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou
b) permanente; pormenorizada chama-se:
c) especial; a) catálogo
d) intermediário; b) índice
e) corrente. c) lista
d) guia
29. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional
de arquivos é o: 38. Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua
a) SINARQ; utilização são características da:
b) ABARQ; a) criação
c) REBARQ; b) função
d) COLMARQ; c) finalidade
e) CONARQ. d) localização
e) importância
30. Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados
como: 39. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da
a) cartográficos documentação em único local, como também a concentração de todas
b) iconográficos as atividades de controle de documentos. O órgão encarregado dessa
c) audiovisuais centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades:
d) textuais a) arquivo, controle, análise e eliminação
b) expedição, controle, retenção e expurgo
31. Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte
terão a sua documentação arquivada em pastas, que constituirão uma d) recebimento, registro, distribuição e movimentação
série à parte, chamadas de: e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento
a) especiais
b) reservadas
c) miscelâneas

Arquivologia 19 A Opção Certa Para a Sua Realização

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
40. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições a) doação
públicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o b) avaliação
numa capa de cartolina. Além do número, são transcritas outras in- c) classificação
formações. Esse documento denomina-se: d) destinação
a) catálogo e) distribuição
b) protocolo
c) inventário 48. O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina
d) repertório medidas especiais de proteção, quanto à sua guarda e acesso públi-
e) processo co, é classificação como:
a) sigiloso
41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos docu- b) oficial
mentos oficiais, visando a torná-los úteis para fins administrativos, c) público
pesquisas históricas é função do arquivo: d) secreto
a) corrente e) urgente
b) especial
c) permanente 49. Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, “...
d) intermediário ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça
e) especializado no arquivo intermediário...”, o acesso a ela limita-se ao órgão:
a) produtor
42. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, cha- b) receptor
ma-se: c) organizador
a) conservação d) consultor
b) recolhimento e) acumulador
c) referência
d) transferência 50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis
e) encaminhamento pela análise e seleção do documento, com vistas à fixação de prazos
para sua guarda ou eliminação, é competência da:
43. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na a) recepção
utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. É o ins- b) avaliação
trumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar a tota- c) destinação
lidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identifica- d) organização
do como: e) acumulação
a) guia
b) índice 51. O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares
c) catálogo em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa
d) repertório de tais unidades entre si.” A relação significativa por Schelleenberg é
e) topográfico o princípio da:
a) santidade
b) identificação
c) análise
d) organicidade
e) funcionalidade
44. O método de seleção que permite determinar o grau de representati- 52. A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o:
vidade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfa- a) processamento
bético, numérico ou cronológico é o processo de: b) levantamento
a) arquivamento c) planejamento
b) amostragem d) recolhimento
c) destinação e) agrupamento
d) retenção
e) seriação 53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, “a
seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo
45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos “é chamada de:
de valores que de acordo com os seus conteúdos, podem ser: a) série
a) ativo e passivo b) item
b) probatório e fiscal c) grupo
c) eventual e jurídico d) seção
d) transitório e definitivo e) divisão
e) administrativo e histórico
54. A descrição é tarefa típica do arquivo:
46. A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de a) corrente
unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pes- b) intermediário
quisa os quais se pretende produzir, chama-se: c) permanente
a) destinação d) especial
b) descrição e) especializado
c) avaliação
d) coleção 55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracte-
e) classificação rística de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes
de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais uni-
47. O processo que na organização de arquivos correntes consiste em dades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à):
colocar os documentos em seqüência alfabética, numérica ou alfanu- a) índice
mérica, de acordo com o método de arquivamento previamente ado- b) repertório
tado, é denominado: d) catálogo

Arquivologia 20 A Opção Certa Para a Sua Realização

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
d) inventário d) recolhidos para o exterior com anexação, mesmo que contenham
e) guia marginalia
e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dis-
56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços persão
importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre
países foi criado em: 64. Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos
a) 1962 no âmbito FID de arquivo deve ser realizada no estágio:
b) 1945 no âmbito AMC a) intermediário
c) 1971 no âmbito CRCCF b) corrente / intermediário
d) 1950 no âmbito UNESCO c) intermediário / permanente
e) 1964 no âmbito da AFNOR d) corrente
e) permanente
57. Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços
relacionados com o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bi- 65. Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a
bliotecas, Centros de Informação ou Serviços de Informação são: documentação armazenada, deverá introduzir uma política de gestão
a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento dos documentos públicos considerando as fases correntes e interme-
b) armazenar, avaliar e recuperar informação diárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento
c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação metodológico operacional deverá ser implementado:
d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso a) arranjo e destinação da produção documental
e) organizar e conservar os documentos b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas
c) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem
58. Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): d) levantamento da produção documental
a) plano de armazenagem dos documentos e) controle do fluxo de documentos
b) notação dos documentos
c) palavra-chave dos documentos 66. O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de
d) ordenação dos documentos acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de
e) plano de destinação dos documentos documentos denomina-se:
a) preservação
59. Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas b) descrição
de arquivo: c) conservação
a) conservação, memória, organização e guarda d) restauração
b) produção, tramitação, conservação e autuação e) avaliação
c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão
d) organização, apensamento, arquivamento e conservação 67. A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura
e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. As duas
questões centrais desse problema são:
60. A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) software e direito autoral
a) SOCINFO b) privacidade do cidadão e direito autoral
b) SINAR c) direito autoral e hipertexto
c) ABNT/ISSO d) rede de transmissão dos dados e formatos
d) AFNOR e) hardware e direito autoral
e) CONARQ
GABARITO: PROVA III
61. Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser catego- 01 A 11 C 21 D 31 C 41 C
rizados em: 2 D 12 E 22 A 32 C 42 B
a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos 3 C 13 E 23 D 33 D 43 A
b) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos 4 B 14 A 24 B 34 B 44 B
c) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos 5 A 15 B 25 B 35 D 45 E
d) históricos, administrativos, técnicos ou especializados 6 D 16 E 26 C 36 D 46 B
e) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal 7 C 17 B 27 E 37 A 47 C
8 E 18 A 28 B 38 B 48 A
62. A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos
9 B 19 C 29 E 39 D 49 A
para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da adminis-
10 A 20 B 30 C 40 E 50 B
tração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos:
a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial
b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério 51 D 61 E
c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico- 52 D 62 C
administrativas 53 A 63 B
d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial 54 C 64 D
e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software 55 A 65 D
para uso 56 D 66 A
57 B 67 B
63. De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 58 D
8.159), os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos 59 C
ou recebidos por pessoas físicas e jurídica, em decorrência de suas 60 E
atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse pú-
blico e social não poderão ser:
___________________________________
a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem
recolhidos para o exterior ___________________________________
b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior ___________________________________
c) recolhidos na sua totalidade para o exterior

Arquivologia 21 A Opção Certa Para a Sua Realização

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
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Arquivologia 22 A Opção Certa Para a Sua Realização