NOTÍCIA LEGAL
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Nos livros de conselhos práticos, como em qualquer outra coisa na vida, não há garantia de renda. Os leitores
são advertidos a responder em seu próprio julgamento sobre suas circunstâncias individuais para agir de
acordo.
Este livro não se destina a ser usado como fonte de aconselhamento jurídico, comercial, contábil ou financeiro.
Todos os leitores são aconselhados a buscar os serviços de profissionais competentes nas áreas jurídica,
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Índice
Prefácio
Capítulo 1:
Onde você gasta seu tempo
Capítulo 2:
Gerenciando Tarefas
Capítulo 3:
Planejamento
Capítulo 4:
Metas
Capítulo 5:
Dicas dos Gurus
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Prefácio
Ter um PDA, ou utilizar tecnologia adicional, não o tornará automaticamente mais eficiente. Pode
levar muito tempo para você se acostumar a utilizá-lo para ajudá-lo a administrar seu tempo. E então
você terá que criar o hábito de utilizá-lo. Pode funcionar tão bem como qualquer esquema baseado
em papel, se você dedicar algum tempo para aprender como utilizá-lo corretamente, e tem os
benefícios de ser compacto, o poder de pesquisar palavras e frases, o poder de armazenar
documentos cruciais e em breve. No entanto, sem adquirir os hábitos corretos de utilização, pode
muito bem ser um tijolo. Por último, você pode descobrir que o sistema correto para você é um
híbrido: talvez você use seu PDA para gerenciamento de compromissos e contatos e um planejador
de papel para trabalhos e projetos ... Talvez outra combinação. Meu objetivo aqui não é
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Capítulo 1:
Onde você gasta seu tempo
A chave para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo é descobrir como você
está gastando seu tempo. É simples utilizar o seu PDA
ou PC para isso. Basta configurar um registro de tempo.
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Escolha sabiamente
A primeira vez que usei um registro de tempo, muitos anos atrás, fiquei realmente chocado com a
quantidade de tempo que estava desperdiçando. Para realmente obter valor com isso, você deve
utilizá-lo por pelo menos 3 dias normais (não dias de fim de semana). Então você deve estudá-lo para
ver onde está gastando tempo de forma ineficaz. Um registro diferente e útil que você pode rastrear em
um banco de dados no Pocket PC / Palm é aquele que captura ações de retrabalho. Essas ações são
Depois de escolher entre muitas tarefas, existem várias ferramentas de priorização que você pode
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técnica de priorização, experimentar diferentes técnicas pode resultar na que for
correta para você.
Observe que é geralmente aceito que 20% de suas ações serão responsáveis por 80% de seu
sucesso (O Princípio de Pareto). Portanto, se você tiver cem tarefas em sua lista de empregos,
provavelmente cerca de vinte delas serão as principais nas quais se concentrar. Portanto, seja
qual for a técnica de priorização utilizada, você deve garantir que ela o ajude a identificar essas
tarefas.
Stephen Covey cita um esquema de priorização de alto nível em seu livro The Seven Habits of
Highly Effective People. Nesse esquema, os empregos são categorizados por 4 quadrantes:
* QI - crucial e urgente
* QII - crucial, mas não urgente
* QIII - Não significativo, mas urgente
* QIV - Não é significativo e não pressiona
O Dr. Covey menciona que indivíduos altamente eficazes reservam tempo para as ações de
QII e que isso pode reduzir o tempo gasto em quadrantes extras. Embora a priorização QI -
QIV não ajude você a escolher qual atividade de QI realizar primeiro e qual realizar em
segundo lugar, e assim por diante, pode ser muito informativo descobrir em quais quadrantes
A técnica ABC
Fiquei ciente dessa estratégia pela primeira vez quando usei um planejador Franklin baseado em papel.
A = crítico
B = significativo
C = legal
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Em seguida, ele subdivide as tarefas nessas classes em A1, A2, A3, ..., B1, B2, ... E assim por
diante. Observe que as categorias A, B, C têm uma correspondência acima da placa com os
quadrantes I, II e III discutidos no livro de Covey. Muitas pessoas descobrem que essa técnica
de priorização é realmente útil. Embora o aplicativo padrão Pocket PC e Palm Task list não
ofereça suporte a essas prioridades precisas, existem alguns aplicativos de terceiros realmente
bons que o fazem. Por exemplo, o Pocket Informant e o Agenda Fusion para o Pocket PC dão
Se você usa o Microsoft Outlook, provavelmente já sabe que ele tem três configurações de prioridade
para um trabalho:
Outlook.
Ocasionalmente, as prioridades mudam. Todos nós tivemos que fazer malabarismos com empregos. No final das
contas, porém, temos que garantir que nossas prioridades estejam alinhadas com nossos objetivos pessoais e com
os objetivos de nossas organizações. Fazer isso exige uma crítica periódica, e uma sessão de planejamento
Da mesma forma, embora a mensagem tenha sido divulgada por um longo tempo de que as
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ótimo nisso. Portanto, você pode precisar fazer um esforço para distinguir as metas e
prioridades de sua organização, para garantir que suas prioridades sejam consistentes com
elas.
Por último, para enfatizar o que foi observado anteriormente, você deve aproveitar ao máximo o
Princípio de Pareto.
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Capítulo 2:
Gerenciando Tarefas
Embora eu tenha direcionado este material para usuários de smartphones, Pocket PC e Palm,
os preceitos podem ser aplicados à arquitetura de computador desktop / laptop e a esquemas
de planejamento baseados em papel. No início de 2001, li o livro Getting Things Done (GTD)
de David Allen e imediatamente comecei a implementar GTD no meu Palm. Gostei de sua
abordagem inspirada. Então GTD se tornou uma ferramenta importante para
ajudando-me a lidar com todas as coisas da minha vida. Isso me permitiu fazer isso
sem exigir grande concentração. Desde então, misturei algumas das metodologias FC e
GTD. GTD me ajuda a realizar muitas coisas e o FC ajuda minha eficácia.
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O que você precisa saber
Princípios chave
próximas ações para eles e organize-as por contexto de uso (como @PC, @Home, @Desk), de
modo que quando sua energia mental estiver muito baixa para você tenha uma mente eficaz,
você tem uma lista de ações que pode realizar de qualquer maneira. Este princípio fácil pode
melhorar drasticamente sua eficiência e seu impacto. A orquestração por contexto faz uso da
2. Projete para cada dia o que você precisa realizar. A importância de fazer isso não pode ser
médio ao longo dos anos e entendo que eles planejam seus dias e suas semanas. Sim, muitos
deles sofrem com o grande fluxo de e-mails, novos trabalhos e muitas reuniões que um
trabalhador móvel comum sofre. Mas não deixam que isso os desanime de seus planos (com a
3. Utilize o Princípio de Pareto. Sempre que você centrar sua atenção nas ações classificadas
entre os vinte por cento mais importantes em termos de importância, terá oitenta por cento de
recompensa por seu esforço. ... Se sua lista de tarefas contém 10 itens, os dois mais importantes
Você não pode gerenciar adequadamente seus trabalhos se não tiver todos eles nomeados.
Não adianta ter uma lista de cinquenta tarefas quando uma centena de outras está flutuando em
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concentração, especialmente quando alguns desses cem são mais cruciais do que os
cinquenta que estão escritos. Portanto, a chave para um gerenciamento de tarefas eficaz
é anotar todas as suas tarefas e colocá-las em seu sistema de planejamento (PDA, PC ou
em papel). A melhor maneira que conheço de fazer isso é com uma varredura mental:
utilizando um tablet, ou PC, ou PDA, largue tudo que vier à mente. Pode levar algumas
horas para fazer isso de forma satisfatória, mas você ficará surpreso com a quantidade de
coisas que colocará de lado, que são trabalhos (ou projetos) que não estavam em seu
esquema de planejamento. Você deve fazer isso periodicamente. Você precisará passar
por suas caixas de entrada (física e eletrônica, casa e trabalho) para garantir que você
adquira todas as ações e as coloque em seu sistema. Quando você mistura este material
com o que obteve em sua varredura mental,
Limite cada tarefa a uma atividade solitária, aquela que você deve realizar a seguir para progredir
em um empreendimento. Antes do GTD, um item de ação comum em minha lista de tarefas pode ter
sido 'formular um orçamento doméstico'. Eu tinha demorado muito nisso quando reconheci que
essas 3 palavras representavam muito trabalho. Essa "tarefa" não era realmente uma tarefa, mas
um projeto que englobava várias tarefas. Então, eu adiava, uma e outra vez. Mas hoje, o item de
ação de etapa única inicial para este projeto pode ser despesas de crítica dos últimos 2 meses. Essa
é uma atividade particular que meu cérebro sabe que posso realizar em um período de tempo
Gerenciando contextos
Se você nunca alterou as categorias na lista de tarefas pendentes do Palm ou na lista de tarefas do
Pocket PC, provavelmente determinará que não há muitas e que são bastante gerais. Enquanto as
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forma viável de categorizar projetos, personalizar as categorias o ajudará a gerenciar
melhor suas tarefas.
Você deve sempre considerar como pode personalizar as categorias para que funcionem melhor
para você. Por exemplo, você provavelmente não gostaria da minha classe @Couch. No entanto,
usei-o porque algumas das minhas tarefas @Home são aquelas que farei apenas se, sentado no
meu sofá (como Mindsweep), você puder configurar essas classes diretamente no seu Pocket PC ou
Palm, mas é melhor ir para Outlook e utilize sua ferramenta Master Category para organizar as
categorias. Enquanto organiza suas novas categorias, você pode desejar excluir várias categorias
principais existentes que são incorporadas ao Outlook, pois muitas delas provavelmente não serão
Priorizando
Pare de priorizar tarefas e comece a levar em consideração sua intuição ao fazer seleções
sobre o que fazer a seguir (pensando no tempo disponível, estado de energia, contexto etc.).
Os sistemas prioritários A, B, C para suas tarefas caem na armadilha de trabalhar apenas nos pontos A e B,
permitindo que itens adicionais desapareçam por longos períodos, mesmo para trabalhos que podem ser
Algumas tarefas são intrinsecamente mais cruciais do que outras, e você não deseja chegar a um
ponto onde o trabalho mais crucial é consistentemente mantido refém do trabalho mais simples e
menos importante. Então, o que você faz? Um método de priorizar enquanto ainda utiliza GTD é ter
uma categoria central. Quando eu o utilizava, normalmente atribuía 6 ou mais empregos a esta
categoria durante minha sessão de planejamento semanal. Não importa se eles são aqueles que eu
faria em @Computer ou @Office ou @Home, eles seriam atribuídos a esta classe. As tarefas que eu
designaria para esta classe seriam aquelas que eu realmente, realmente gostaria de ter realizado até o
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Uma área diferente na qual me afasto do "GTD puro" é na utilização de designar datas para
algumas tarefas. Por exemplo, se tenho uma reunião crucial para a próxima quinta-feira, delego a
mim mesmo a tarefa de "preparação para a reunião de quinta-feira" e dou a ela uma data de início
na terça e uma data de término na quarta-feira (para que, se eu não chegar na terça-feira,
atribuível a tarefas emergentes, então ainda tenho a quarta-feira para fazer a preparação). Posso
ter muitas dessas tarefas em uma semana comum. Pessoalmente, gosto de ter uma tela Agenda
em meus smartphones e Pocket PCs (e Palm), que mostra os compromissos e tarefas do dia.
A regra dos dois minutos tem sido tão útil para mim quanto qualquer construção de gerenciamento de
tempo que deparei nos últimos trinta anos de minha vida empresarial. A regra dos dois minutos é esta:
se você tem uma atividade que pode ser feita em 2 minutos ou menos, realize-a. Por exemplo, se você
tiver um item em sua caixa de entrada que diz 'ligue para Billy Bob sobre as condições do negócio',
execute-o. Por que colocar um item em sua caixa de entrada ou lista de tarefas quando você pode
simplesmente avançar e realizá-lo quase com a mesma rapidez? Embora seja extremamente fácil,
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Capítulo 3:
Planejamento
O planejamento semanal é uma atividade crucial que deve ser um hábito para todo
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Planeje
Tenho um compromisso recorrente de sexta-feira comigo mesmo para organizar meu planejamento
semanal. Combiná-lo para uma sexta-feira me dá a oportunidade de fazer qualquer coisa que possa ter
omitido durante a semana. Descobri que me ajuda a ter paz e tranquilidade (fechar a porta do escritório),
Para trabalhadores móveis: se você viaja muito, provavelmente desejará ter seu material de planejamento
com você. (Geralmente, você pode manter tudo em seu PDA ou planejador de papel ou combinação de
ambos.) Ocasionalmente, fiz uma grande parte do meu planejamento semanal durante um voo de volta
para casa, utilizando uma lista de verificação de planejamento semanal no meu Pocket PC para me
Antes de fazer qualquer planejamento literal, é crucial fazer uma revisão completa da semana para ver
se você omitiu alguma coisa. Essa crítica incluiria examinar todas as suas caixas de entrada, físicas
além das eletrônicas, para ver memorandos, notas para você mesmo (incluindo adesivos amarelos) e
qualquer coisa onde você colocou informações com as quais tenha que fazer algo. Se você não mantiver
sua caixa de entrada de e-mail vazia (sou culpado por este), você desejará ver todos os e-mails que
chegaram durante a semana para garantir que não se esqueceu de sinalizar nenhum de você tem
atividade ativada.
Da mesma forma, gosto de examinar minha lista de tarefas para determinar se há alguma tarefa que
eu pretendia concluir, mas não concluí. Da mesma forma, verifico se preciso reformular alguma das
tarefas para garantir que sejam realmente orientadas para a ação. Depois de executar a
recapitulação, é hora de analisar cada projeto ativo para garantir que você identifique uma atividade
seguinte para cada um. Este é também um ótimo momento para verificar se você definiu um claro
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Resultado para cada projeto. Isso deve ser seguido pela exibição de cada um de seus itens
Algum dia e talvez itens para ver se há algum que deve se tornar um Projeto Ativo (ou mesmo
eliminado).
missão e também seus objetivos, para ver se você está no caminho certo com eles e, se não,
agir.
As últimas etapas do processo são distinguir os Itens em Foco e pensar sobre o agendamento de
tempo para as tarefas mais importantes. Da mesma forma, você deve pensar em dar tempo para
trabalhar em projetos específicos ou para realizar tipos específicos de trabalho (como tarefas do
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Capítulo 4:
Metas
Aqui estão algumas dicas sobre o estabelecimento de metas que descobri ao longo dos
anos. Incluí apenas os assuntos que encontrei em
experiência que funcionou para mim.
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Vá em frente
não estabelecer e alcançar metas, trabalhará em coisas que não lhe servem, desperdiçando assim o
seu tempo. (Naturalmente, todos nós trabalhamos em coisas que não nos ajudam de vez em quando,
mas as pessoas que não têm objetivos fazem muito mais disso.)
Uma das coisas mais sensatas que já ouvi sobre metas é que meramente o ato de
estabelecer uma meta fornece a você uma nova lente para ver a vida, e que essa
nova lente o ajudará a atingir a meta. Você descobrirá oportunidades que nunca teria
encontrado de outra forma.
Movendo-se
Uma maneira prática de produzir sua lista de metas é preencher os espaços em branco abaixo das
seguintes categorias:
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Enquanto estiver fazendo um brainstorming nessas aulas, você precisará se certificar de que
considera as subcategorias de seu interesse. Aqueles que os indivíduos utilizam com frequência
são:
• Pessoal
• Entes queridos
• Espiritual
• Profissional
• Fiscal
Esta é simplesmente uma lista proposta para fazer você pensar.
O procedimento de Brainstorming:
Quando você estiver pensando no que realizar / ser / ter / dar, pense no que você
faria se não tivesse restrições:
Por exemplo, e se a renda e a saúde não fossem obstáculos para você? Da mesma
forma, considere as pessoas de quem você gosta e o que elas têm, realizam e são que
você deseja imitar. Você pode até pedir a um desses indivíduos para ser seu mentor,
para ajudá-lo a refletir sobre esses campos (pelo menos em parte) e para lhe dizer o
que ele descobriu ser eficaz para eles.
Você precisará proporcionar a si mesmo um ambiente tranquilo para que possa realmente
fazer um brainstorm. E, você precisa fazer um brainstorm, o que implica: você escreve
tudo e não deixa nada de lado, por mais risível que pareça. Quando você tenta misturar
brainstorming e praticidade, sempre perde a vantagem do brainstorming.
Mais tarde, você terá tempo para ser pragmático com sua lista. Em algum momento durante este
exercício de brainstorming, você deve imaginar seu funeral. O que seria dito sobre você se fosse
realizado agora, e como isso discorda do que você realmente deseja que seja dito sobre você? Você
deixou seus entes queridos com uma situação financeira que realmente deseja que eles?
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ter? Por experiência própria, devo sugerir, infelizmente, que você também imagine o
funeral de sua querida família. Você pode pensar que está sendo tão bom para seus
entes queridos quanto pode ser, mas prometo que gostaria de ter realizado muito
mais por eles se perder um deles.
Depois de ter feito um brainstorming de sua lista de objetivos (o que você pode querer fazer ao
longo de alguns dias ou semanas), você será capaz de separar aqueles que simplesmente não
combinam. Uma maneira de reduzir a lista é perguntar por que desejo isso e que bem isso
realmente trará. Ao descobrir uma meta que não tem uma boa resposta para essa pergunta,
Da mesma forma, você deve considerar como priorizar seus objetivos, pelo menos a ponto de
quais você deseja trabalhar em primeiro lugar. Você pode priorizá-los por região (Pessoal, entes
queridos, Espiritual, Profissional, Financeiro, etc.), com cada área tendo uma Prioridade 1 e 2 e ...
Ou, você pode priorizá-los absolutamente, independentemente para o campo, como 1 a 109 (ou
qualquer outro). Observe que as prioridades provavelmente mudarão à medida que suas condições
de vida mudarem.
Então, é hora de transformar a lista em etapas de atividades. Escolha quais metas devem
ser de longo prazo, quais devem ser de curto prazo e quais ficam em algum ponto
intermediário. Então, começando com suas metas de curto prazo, imagine o que será
necessário para você atingir a meta. Isso o ajudará a quebrar a meta em etapas.
Naturalmente, você também deve definir prazos para cada uma dessas metas (e etapas).
Se algum de seus objetivos for mudar um hábito, você deve observar que muitos pesquisadores
descobriram que são necessários cerca de vinte e um dias para mudar um hábito. Você precisará levar
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Da mesma forma, ao mudar um hábito, você precisará descobrir maneiras de se
dar um reforço favorável para fazer alterações.
Por último, você deve ter seus objetivos principais à sua frente de maneira constante. Você
deve visualizá-los pelo menos uma vez por semana para verificar se está progredindo e se
No que diz respeito ao software para metas, disseram-me que o Target-Assistant para a plataforma Palm
é bom, mas ainda não experimentei. Pessoalmente, não estou realmente interessado em utilizar um PDA
para estabelecer metas, pois acredito que você deve utilizar algo que "libere" seu processo de
pensamento, como mapas mentais ou pedaços de papel em branco ou o que você achar que ajuda a abrir
sua criatividade. Um PDA é bom para transportar um documento que contém suas metas estabelecidas
(um documento do Word ou uma planilha, por exemplo), mas provavelmente não é a melhor coisa para a
formulação de metas.
Se precisar de mais ajuda com metas do que a fornecida acima, existem muitos livros sobre definição de
metas que você pode querer considerar. Se você já se esforçou para estabelecer metas anteriormente e
simplesmente não se saiu bem com isso, você pode até considerar a possibilidade de fazer um
seminário.
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Capítulo 5:
Dicas dos Gurus
JackWelch, Warren Buffett e muitos outros grandes dividiram alguns de seus insights
com o mundo por meio de alguns de seus escritos e entrevistas. Achei que seria ótimo
compartilhar alguns desses insights aqui. Como acontece com muitos assuntos que
aprendi ao longo dos anos, gostaria de ter estudado alguns desses insights antes (ou de ter
prestado atenção a eles antes). Certamente desejo-lhe boa sorte em praticá-los em
Ao mesmo tempo, considero os insights que os acompanham têm um valor potencial tão
substancial para todos, que queria ir em frente e compartilhá-los sem esperar para construir
uma lista maior.
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Aconselhamento dos Big Dogs
Wayne Gretzky:
Um bom jogador de hóquei no gelo joga onde está o disco. Um grande jogador de hóquei no gelo
Einstein:
Um indivíduo que nunca cometeu um erro nunca tentou nada novo.
Tudo deve ser facilitado o máximo possível, mas não mais simples. Insanidade:
fazer a mesma coisa repetidamente e antecipar resultados diferentes.
Nenhum problema pode ser resolvido a partir do mesmo nível de consciência que o produziu.
Peter Drucker:
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Eficiência é fazer as coisas corretamente; eficácia é fazer as coisas corretas.
A menos que seja feita dedicação, existem apenas promessas e desejos; mas sem planos
Lou Holtz:
A atitude mental que você escolhe para assumir em relação à vida e tudo o que ela traz,
decidirá se você realizará seus sonhos.
O que você é capaz de realizar é decidido por seu talento e habilidade.
O quão bem você faz algo é decidido por sua atitude mental. Disciplina não é o que você faz
consigo mesmo; é o que você faz por si mesmo. Antes de escolher uma ação, pergunte-se: "Isso
aumentará minha opinião sobre mim mesmo?" Se não, procure uma alternativa que funcione.
Steve Jobs:
Quando eu tinha dezessete anos, li uma citação mais ou menos como: "Se você viver
cada dia como se fosse o último, um dia com certeza estará certo. Isso me
impressionou e, desde então, procurei o espelho todas as manhãs e me perguntei: “Se
hoje fosse o último dia da minha vida, eu gostaria de fazer o que estou prestes a fazer
hoje?” E se a resposta foi “Não” muitas vezes seguidas , Eu reconheço que tenho que
mudar algo.
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Empacotando
Superar adiar as coisas e fazer bom uso do seu tempo pode exigir alguma disciplina, uma
palavra que amedronta muitas pessoas, inclusive eu. No entanto, geralmente posso fazer
com que o medo diminua, quando trabalho nisso, centrando-me em uma citação sobre
disciplina: "Disciplina não é o que você faz PARA si mesmo - é o que você faz para si
mesmo."
E, por falar em fazer algo por si mesmo, não se esqueça de recompensar-se quando
progredir na superação de adiar as coisas e fazer bom uso do seu tempo. Reforçar
comportamentos positivos ajuda a transformá-los em hábitos.
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