PPM Coachers-Formacao BPMsP-Novabase

11-05-2015
ppm
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2013
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Objectivos da Formação
___________________ Caracterização Geral da Formação
Objectivos – Formação
 Rever principais aspectos da gestão da vertente temporal de um

projecto, procurando uma uniformização de processos ao nível do
planeamento de projectos da Novabase
 Demonstrar as principais funcionalidades e boas práticas no

planeamento de um projecto com MsProject
 Garantir a correcta implementação prática de técnicas avançadas de

MsProject
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__________________ Caracterização Geral dos Conteúdos Condições de Utilização
Condições de Utilização
- Os presentes conteúdos não substituem a consulta de outras referências
e os processos e actividades neles referidos são apenas sugestões de
conduta aos gestores de projecto tendo por base as melhores práticas
mundiais
- O presente documento é para consulta e uso exclusivamente individual
dos formandos, não estando autorizada a sua reprodução ou divulgação
por qualquer meio sem a prévia autorização por escrito da PPM Coachers
ÍNDICE
1. Introdução
2. Processo de Planeamento
3. Processo de Monitorização e Controlo
4. Checklist de Boas Práticas
5. Avaliação Final
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Capítulo 01 Introdução
1. Introdução
1.1. Framework de Planeamento em

MsProject da Novabase
1.2. Dicas Iniciais de um Planeamento
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1.1 Framework de Planeamento em MsProject da Novabase
 Framework Planeamento Temporal
Estimação de Controlo do
Identificação de Sequenciação de Optimização Gravação da
Recursos e Projecto
Actividades Actividades Cronograma Baseline
Esforços
PLANEAMENTO CONTROLO
1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento
Aspectos a ter em conta antes de introduzir qualquer

actividade
1-Activar a opção “Effort Driven” e configurar para “Fixed
Units”
2-Garantir a coerência nos horários dos dias
3-Definir feriados e outras excepções nos Calendários do
Projecto
4-Indicar a data de início do projecto
5-Copiar informação de outros projectos
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 1-Activar a opção “Effort Driven” e configurar para “Fixed Units”

File > Options > Schedule
“Effort Driven”: quando um planeamento

é orientado ao esforço. Nesta situação,
garante-se que qualquer alteração nas
durações ou nos recursos não afectará o
esforço total de uma actividade
ESFORÇO = DURAÇÃO x RECURSOS
 2-Garantir a coerência nos horários dos dias

File > Options > Schedule
Project > Properties > Change

Working Time
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EXERCÍCIO
“Effort-driven” e “Fixed Units”

i) Inicie um novo ficheiro de MsProject
ii) Grave o mesmo com o nome “Novo Projecto Formacao.mpp”
iii) Nas configurações do ficheiro garanta que a opção “Effort-driven” é
activada e o Task Type é alterado para “Fixed Units”
E se eu já tiver um planeamento que está a decorrer e não tiver
escolhido essas opções
“Coerência horários”
i) No ficheiro “Novo Projecto Formacao.mpp”, altere o horário das
configurações por defeito do MsProject e do calendário “Standard” para o
seguinte horário:
09:00-13:00 e 14:00-18:00
E se eu estiver a utilizar mais do que um calendário, visualmente qual
é que está a ser considerado para indicar os dias não produtivos
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 3-Definir feriados e outras excepções no Calendário do Projecto

Project > Properties > Change Working Time
Três tipos de calendários pré-definidos:
 “Standard” - Dias úteis das 08:00

às 12:00 e das 13:00 às 17:00
 “24 hours“ - Diariamente de

00:00 às 00:00
 “Night Shift” - Dias úteis, das

23:00 às 08:00
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Project > Properties > Change Working Time
Para além de se poder alterar qualquer

calendário pré-definido, pode-se também
criar NOVOS CALENDÁRIOS (ex: por
localizações geográficas)
 Caso crie um novo calendário, garanta que o horário deste também será
coerente com o das definições do MsProject
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Os Calendários podem ser definidos a 3 níveis:
 Calendário de Projecto - Aplicado a todo o projecto, define os dias de trabalho

para o planeamento de tarefas e disponibilidade dos recursos na atribuição de
trabalho (definido em “Project > Project Information”)
 Calendário da Actividade - Define os dias de trabalho que afectam o
planeamento de uma ou mais tarefas (definido dentro de cada actividade – clique 2
vezes sobre a actividade ou escolha “Task Information”, seleccione a tab “Advanced”
e depois a opção “Calendar”)
 Calendário de Recurso - Define os dias de trabalho que afectam a disponibilidade
de um ou mais recursos (definido dentro de cada recurso - clique 2 vezes sobre o
recurso e escolha “Change Working Time”)
 O Calendário de um Recurso sobrepôe-se ao do Projecto

 O Calendário de uma Actividade sobrepôe-se ao do Projecto e ao do

Recurso
 Por defeito as actividades não têm calendário definido
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EXERCÍCIO
“Calendários”
i) No ficheiro “Novo Projecto Formacao.mpp” introduza os seguintes feriados
no calendário “Standard”:
1. Apenas para 2015: 03Abr
2. Entre 2015 e 2018: 01Jan; 25Abr; 01Mai; 10Jun; 15Ago; 08Dez; 25Dez
ii) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp” que lhe foi distribuído faça o que
lhe é pedido nos pontos seguintes:
1. A actividade W5.1. (“Acompanhamento da Passagem a Produção”)
apenas poderá ser realizada num dia de FDS. Permita essa possibilidade
no seu projecto
2. O recurso “CS1” estará de férias entre 16Mar2015 e 20Mar2015.
Considere esta indisponibilidade no seu planeamento
Como lidar com os alertas criados quando fez o ponto ii)-1

A que se deve o comportamento da actividade W2.2. (“Desenho e Plano de
Testes”) quando introduziu as férias do recurso
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 4-Indicar a data de início do projecto

Project > Properties > Project Information
- “Project Start Date”: planeamento “clássico”, a partir de uma data de início

- “Project Finish Date”: retro-planeamento, a partir de uma data de fim
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 5-Copiar informação de outros projectos

File > Info > Organize Global Template
 Funcionalidade que permite copiar informação entre 2 projectos distintos

 Tipo de informação que pode ser copiada:
 Views
 Calendars
 Fields
 Reports
 …
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EXERCÍCIO
“Project Start Date”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp” que lhe foi distribuído faça o
que lhe é pedido nos pontos seguintes:
1. Altere a data de início do projecto para 23Mar2015
“Organizer”
i) Copie o calendário “Standard” do ficheiro “Novo Projecto Formacao.mpp”,
o qual já contempla todos os feriados para 2015, para o ficheiro
“Calendario Generico.mpp_v1” (mantendo o calendário o mesmo nome)
Caso pretenda apagar ou alterar informação directamente no

Template Global, como fazê-lo
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Capítulo 02 Planeamento
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2. Planeamento
2.1. WBS e Actividades

2.2. Sequenciação
2.3. Definição do Esforço
2.4. Criação e Alocação de Recursos
2.5. Optimização do Plano
2.6. Baselines
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2.1 WBS e Actividades
Recursos e Projecto
Esforços
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2.1.1. Boas práticas na construção da WBS
práticas
• Deve incluir todo o trabalho do projecto

Boas
• A componente da Gestão de Projecto deve estar explícita

• Tem de existir decomposição
• Nomes nos produtos/entregáveis e Verbos nas actividades
• Ter um nível de detalhe que permita estimar tempo e custo com o grau de
precisão desejado
 Para alterar o tipo de codificação da WBS

Project > WBS > Define Code
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2.1.2. Agendar eventos recorrentes
 Para inserir tarefas recorrentes

Task > Recurring Task
Nunca se devem alocar recursos nas tarefas agregadoras, incluindo

também as das tarefas recorrentes. Caso o façam, o esforço e
consequentemente o custo irão ser calculados de forma errada
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2.1.2. Agendar eventos recorrentes
EXERCÍCIO
“Eventos recorrentes”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp”, e associada ao grupo de
actividades de “Gestão de Projecto”, introduza uma “Reunião de Steering”
recorrente de 2 horas todas as Quintas-feiras enquanto durar o projecto. Não
necessita de associar recursos às tarefas criadas
ii) Altere a codificação da WBS de forma a que esta fique com o prefixo “NB-
PPM” antes da numeração hierárquica de cada componente de trabalho
Por defeito os eventos recorrentes são agendados para a

primeira hora do dia. Como proceder se pretender agendar
um evento recorrente para uma hora específica do dia
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2.1.3. Definir milestones periódicos
Milestone
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Deadline
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Planear sem milestones e deadlines é como navegar à deriva em

alto-mar…
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… e pode levar-nos a nunca chegar ao “destino”, demorar mais do que

o necessário e/ou criar picos de esforço desnecessários
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Milestones
 Por definição, um milestone não tem duração, esforço ou custo
associados
 Embora seja configurável, no MsProject é representado por um
losango preto
 Para se indicar uma actividade como milestone basta apenas
indicar a sua duração como 0
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Deadlines
Task > Information > Advanced ou Shift+F2
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EXERCÍCIO
“Milestones”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp”, adicione ao plano existente a
seguinte informação:
• Milestone: novo associado ao final da actividade
“Encerramento” (Fase da “Gestão do Projecto”)
• Deadline: associado ao dia 08 de Maio no último milestone
do projecto (“Aceitação final do projecto”)
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2. Planeamento

2.2. Sequenciação
2.6. Baselines
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2.2 Sequenciação
Recursos e Projecto
Esforços
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2.2 Sequenciação
2.2.1. Tipos de sequenciação
Finish-to-Start (F-S)
B não pode começar antes de A acabar
Finish-to-Finish (F-F)
B não pode terminar antes de A terminar
Start-to-Start (S-S)
B não pode iniciar antes de A iniciar
Start-to-Finish (S-F)
B não pode acabar antes de A iniciar
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2.2 Sequenciação
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2.2 Sequenciação
Tipos de Desfasamentos Temporais

Lag – desfasamento temporal positivo (atraso)
Lead – desfasamento temporal negativo (adiantamento)
Pode ser definido em

Unidades de Tempo ou
Percentagem
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2.2 Sequenciação
EXERCÍCIO
“Sequenciação”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp”, altere a sequenciação existente
entre as actividades W2.4. (“Especificação de ambientes”) e W2.3. (“Quality
Assurance”) para uma ligação do seguinte tipo:
• F-S com uma lead de 50% da duração da actividade W2.3.
(“Quality Assurance”)
Que tipo de sequenciação escolheria caso pretendesse

representar o relacionamento entre as 2 actividades abaixo
37
2.2 Sequenciação
2.2.2. Casos especiais
Como ajustar dinamicamente a duração de uma tarefa
Não se consegue ajustar

dinamicamente a duração de uma
tarefa apenas com sequenciações
1º Célula Origem: Edit > Copy Cell

2º Célula Destino: Edit > Paste Special > Paste Link > Text Data
Indicador de que este campo está

associado a outro. Clicando duas
vezes na célula, esta dirige-nos
para a célula indexada
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2.2 Sequenciação
Como diferenciar um desfasamento temporal em função de dias

úteis ou de calendário
“e-days” = elapsed days = dias decorridos de calendário)
Atenção que a alocação de um

recurso numa actividade definida

em e-days multiplicará o seu
esforço por 24 horas diárias
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2.2 Sequenciação
EXERCÍCIO
“Casos especiais de sequenciação”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v1.mpp” faça o que lhe é pedido nos
pontos seguintes:
1. Garanta que a actividade GP1.2. (“Controlo e Replaneamento”) se
inicia em simultâneo com o início da actividade W1.1. (“Especificação
de Requisitos de Negócio”) e que termina em simultâneo com a
actividade M5.3. (“Aceitação Final do Projecto”)
2. Assegure que a duração da actividade GP1.3. (“Encerramento”) será
sempre igual à duração da actividade W5.4. (“Correcção de Problemas
em Produção/Garantia”), sendo condicionada pela duração desta
3. Altere a duração da actividade W5.4. (“Correcção de Problemas em
Produção/Garantia”) para 10 dias de calendário
Porquê é que quando fez o ponto 3 o recurso ficou com a

indicação de estar sobre-alocado
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2. Planeamento

2.2. Sequenciação
2.6. Baselines
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2.3 Definição do Esforço
Recursos e Projecto
Esforços
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2.3.1. Tipos de tarefas
 O tipo de actividades no MsProject dividem-se em 3 categorias
Fixed Duration
• A duração da actividade é fixa
• A actividade manterá a sua duração constante, independentemente da
variação no esforço ou na percentagem de alocação dos recursos para a sua
execução
Fixed Units
• A percentagem de alocação dos recursos à actividade é fixa
• A actividade manterá a percentagem de alocação dos recursos constante,
independentemente da variação na sua duração ou esforço total
Fixed Work
• O esforço para executar a actividade é fixo

• O número de unidades de tempo (esforço) para executar a actividade
mantém-se constante, independentemente da variação na percentagem de
alocação dos recursos ou na sua duração
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Task > Information > Advanced ou Shift+F2

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Dinâmica associada a revisões de características das actividades

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EXERCÍCIO
“Tipos de Tarefas”
i) No ficheiro “25-Exercicio Task Types.mpp” faça o que lhe é pedido nos
pontos seguintes:
1. Para as tarefas do tipo “Fixed Units” (A2 e C1), altere à vez as suas
durações, esforço, número de recursos e % de alocação dos recursos e
compare o comportamento com a tabela abaixo
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2.3.2. Boas práticas na definição do esforço
Boas Práticas
As estimativas devem ser criadas por quem vai realizar o trabalho (não de forma
isolada pelo Gestor de Projecto ou Manager envolvido)
Principais técnicas de estimação:

Estimação por Analogia (Informação histórica, Benchmarks, Modelos Paramétricos) -
utilizar o esforço efectivo de tarefas similares de outros projectos como base para
estimar o esforço da nova tarefa.
Dedução (Expert Judgment, Delphi) - a estimação por dedução é mais fiável quando
aplicada a uma tarefa com um esforço reduzido do que a uma tarefa de elevado
esforço;
Estimativa 3 Pontos (Pert Analysis) – tem por base não 1 mas 3 estimativas de esforço
distintas – optimista, mais provável e pessimista
O papel do Gestor de Projecto é:

• Ceder à equipa informação suficiente para estimar correctamente cada tarefa;
• Validar a estimação das tarefas realizada;
• Estabelecer contingências, face aos riscos identificados.
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2.3.2. Boas práticas na definição do esforço
EXERCÍCIO
“Definição do Esforço”
pontos seguintes:
1. Defina o esforço associado a cada uma das actividades existentes no
plano, tomando por base os valores apresentados na coluna “Esforço
Estimado” (“Duration 4”)
2. Altere o esforço da actividade W5.1. (“Acompanhamento da Passagem a
Produção”) de 10 para 5 dias, mantendo a duração nos 10 dias
Como tirar automaticamente o sinal indicador das durações

serem estimadas
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2. Planeamento

2.2. Sequenciação
2.6. Baselines
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2.4 Criação e Alocação de Recursos
Recursos e Projecto
Esforços
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2.4.1. Tipos de recursos
Work: Material: Cost:
• Associado a recursos • Associado a recursos • Associado a custos

cujo custeio seja cujo custeio é imputados ao projecto
efectuado em função efectuado em função que não se enquadrem
das unidades de tempo de unidades nos 2 pontos anteriores
(almoços, deslocações,
de utilização (recursos consumidas (materiais, etc…)
humanos, ferramentas
• Unidades: Unidades
equipamentos compradas, etc…)
Monetárias (€, $, …)
alugados, etc…)
• Unidades: Qt. Fixa (25
• Unidades: Unidades de unid.) ou Qt. Variável
Tempo (dias, horas, (2 unid./dia)

minutos, …)
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Resource Sheet
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o Clicando duas vezes num recurso:

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2.4.2. Boas práticas na alocação de recursos
Os recursos não devem ser criados

directamente nas tarefas mas
sempre primeiro na Resource Sheet
e só depois alocados conforme

imagens, caso contrário poderá
existir duplicação de recursos
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Nunca se devem alocar os recursos directamente às tarefas

agregadoras, caso contrário o seu esforço e consequentemente o
custo serão calculados de forma errada
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EXERCÍCIO
“Alocação de Recursos”
pontos seguintes:
1. Crie 2 novos recursos distintos:
a) “GP” para o gestor de projecto
b) “Deslocações” para deslocações a realizar no âmbito do projecto
2. Aloque o recurso “GP” a todas as actividades da Fase “Gestão do
Projecto”, devendo na actividade GP1.2 (“Controlo e Replaneamento”)
ficar com uma alocação de 50%
3. A disponibilidade do “GP” durante o mês de Abril de 2015 é de apenas
50%. Dê essa indicação ao MsProject

4. Aloque os seguintes custos de deslocações:
a) 322,00€ à actividade W3.2. (“Implementação”)
b) 628,00€ à actividade W3.4. (“Execução de Testes”)
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2.4.3. Sobrealocação e nivelamento de recursos
Quando a alocação de um recurso num determinado período temporal é

superior à sua disponibilidade para esse mesmo período, considera-se
que o recurso está sobre-alocado
Formas de identificar as sobre-alocações

Task > Gantt Chart > Resource Graph
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Formas de identificar as sobre-alocações
Resource Sheet:
Resource Usage:
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Nivelamento de Recursos
Funcionalidade de remoção automática das sobre-alocações existentes
 Conseguido de duas formas:

Atrasando uma tarefa até que o recurso tenha disponibilidade para trabalhar nela
Dividindo (split) o trabalho de uma tarefa de forma a permitir a realização de parte
do trabalho nas datas previstas e o restante mediante a disponibilidade de um
recurso
 O leveling NÃO faz:

Realocação de recursos entre actividades
Optimizar a alocação de um recurso de modo a garantir uma alocação de 100%

Alterar a percentagem de alocação de cada recurso numa tarefa
Nivelamento de recursos materiais
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Resource > Leveling Options

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Aspectos Particulares do Nivelamento de Recursos
Evitar ter o leveling em “Automatic”, caso

contrário pode-se perder o controlo das
informações do plano
Uma das consequências típicas do leveling

é a extensão do prazo do projecto. De
forma a evitá-lo devemos escolher a
opção que permite efectuá-lo apenas na
folga do projecto
61

Critérios de Realização do Leveling

 ID Only
São atrasadas as tarefas com um
maior ID (leveling sequencial)
 Standard
São considerados vários aspectos de
forma integrada, nomeadamente:
Prioridades
Duração
Data de Início
ID
Folgas
 Priority, Standard
Primeiro privilegia a prioridade indicada da tarefa e depois
aplica o algoritmo Standard
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EXERCÍCIO
“Nivelamento de Recursos”
i) No ficheiro “45-Exercicio Leveling.mpp” faça o que lhe é pedido nos pontos
seguintes:
1. Efectue o nivelamento de recursos utilizando a funcionalidade que o
MsProject dispõe para tal para cada uma das 3 hipóteses de “Leveling
Order”. (Nota: após a realização de cada uma das hipóteses faça
“undo” para voltar à condição inicial)
2. Altere a prioridade de 2 das actividades indicadas para 1000 e volte a
fazer o nivelamento com qualquer uma das hipóteses
Porquê é que não houve qualquer alteração nas actividades

com prioridade 1000 quando realizou o ponto 2
63

Leveling Manual
 Quando o Leveling do MsProject não produz resultados satisfatórios
(duração estendida, recursos ainda sobre-alocados, etc…), a única
possibilidade será o leveling manual:
i) Eliminando manualmente as sobre-alocações

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Leveling Manual
ii) Substituindo o recurso por outro (de forma a manter as % de
alocação, o ideal será através da opção “View > Details > Task
Form”)
ou da vista “Team Planner”

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Leveling Manual
iii) Fazendo o split de algumas actividades
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EXERCÍCIO
“Nivelamento de Recursos”
i) No ficheiro “46-Exercicio Leveling.mpp” faça o que lhe é pedido nos pontos
seguintes:
Porquê é que o Gestor de Projecto apresenta a indicação de

estar sobrealocado
1. Elimine todas as sobrealocações de recursos existentes, na condição

de a duração total do projecto não ir para além dos 156 dias
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2. Planeamento

2.2. Sequenciação
2.6. Baselines
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2.5 Optimização do Plano
Recursos e Projecto
Esforços
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2.5.1. Técnicas de compressão do calendário
Principais Técnicas de Compressão de Calendário

Crashing: Adicionam-se mais recursos a tarefas do caminho crítico
(mantendo o âmbito)
Fast Tracking: Efectuar actividades que sejam do caminho crítico em
paralelo que inicialmente estavam planeadas serem realizadas de forma
distinta
Realocação de Recursos: Redistribuição dos recursos do projecto, retirando-
os das tarefas com maior folga para as tarefas críticas (efeito semelhante ao
crashing)
Redução directa do Âmbito: abdicar da realização de determinadas
actividades, quer produtivas ou de verificação
Para diminuir a duração de um plano temos de reduzir a duração do

caminho crítico, pelo que tem de ser nas actividades que o constituem
que temos de focar a nossa intervenção
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Caminho Crítico
“O caminho mais longo de um projecto, definindo a sua duração,

caracterizado por todas as suas actividades terem folga nula”
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Caminho Crítico
Format > Critical Tasks
Task > Gantt Chart > More Views > Detail Gantt
Task > Gantt Chart > Tracking Gantt
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EXERCÍCIO
“Caminho Crítico”
i) No ficheiro “55-Exercicio Caminho Critico.mpp” (versão inicial do exemplo
que utilizou no exercício anterior de nivelamento de recursos), faça o que
1. Identifique o caminho crítico para o projecto em questão
Com base na informação agora obtida, alteraria alguma coisa na

forma como eliminou as sobre-alocações no exercício anterior
73

2.5.2. Análise de alocações dos recursos
Filtros
 Sempre que se queira seleccionar actividades ou informação em função
das suas características podem-se usar filtros
 Aplicável nas várias vistas (Gantt, Resource Sheet, etc…)
 Para inserir e configurar filtros:
View > Filter
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Filtros
 Caso se pretenda configurar novos filtros ou efectuar combinações de
mais do que um campo, escolher:
View > Filter > More Filters
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Grupos
 Sempre que se queira agrupar actividades ou informação em função das
suas características pode-se usar a função “Group By”
 Aplicável nas várias vistas (Gantt, Resource Sheet, etc…)
 Pode ser usado em conjunto com a opção dos Filtros
 Para inserir e configurar agrupamentos:
View > Group By
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Grupos
 À semelhança do que acontece com os Filtros, também é possível
combinar critérios de agrupamento:
View > Group By > More Groups
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Task > Clipboard > Copy > Copy Picture

Mesmo que se escolha a opção “As shown on screen”, apenas serão convertidas em
imagem as colunas que sejam totalmente visíveis na vista em causa
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EXERCÍCIO
“Alocações de recursos”
i) No ficheiro “65-Exercicio Filtros e Grupos.mpp” faça o que lhe é pedido nos
pontos seguintes:
1. Indique qual o total de horas trabalhadas e os custos associados de
todos os recursos da Novabase e do Cliente
2. Precisa de comunicar ao recurso “CS1” as tarefas que ele irá estar
alocado durante o mês de Abril. Crie uma imagem GIF de uma vista
apenas com as suas actividades nesse período de tempo
3. Represente na vista de Gantt apenas as tarefas críticas do projecto
com uma duração superior a 3 dias e com recursos da Novabase
alocados. As tarefas agregadoras correspondentes deverão também
estar representadas
Caso pretendesse obter o total de horas e/ou custo específico de

apenas um recurso nas tarefas que se iniciam num dado
intervalo de tempo (ex: mês de Abril de 2015), como procederia
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2.5.3. Técnicas específicas de optimização de custos
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Identificar disponibilidades de um recurso

 Opção de Análise 1:
View > Resource Views > Resource Usage
View > Split View > Details > Resource Graph
Tratando-se de recursos em payroll exclusivo ao projecto, após identificar os dias com

disponibilidade, analisar a possibilidade de serem alocados a outras tarefas do projecto
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Identificar disponibilidades de um recurso

 Opção de Análise 2:
View > Resource Views > Team Planner
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2. Planeamento

2.2. Sequenciação
2.6. Baselines
83
2.6 Baselines
Recursos e Projecto
Esforços
84
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2.6 Baselines
2.6.1. Gravar baselines
Baseline
Plano aprovado para o projecto e que será a referência de
comparação com o desempenho real para o controlar
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2.6 Baselines
2.6.1. Gravar baselines
Project > Set Baseline > Set Baseline

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2.6 Baselines
2.6.2. Gestão de baselines
É possível gravar até 11 baselines num só projecto, útil

para comparações evolutivas das mesmas
Por defeito a baseline que aparece na vista de Gantt é a
inicial (“Baseline”). Para se visualizar a versão da baseline
pretendida tem-se de configurar as barras da vista ou
alterar directamente em:
Format > Bar Styles > Baseline
87
2.6 Baselines
Alterações à Baseline
Uma vez gravada a baseline, há que garantir a sua integridade, aspecto

fundamental para medir o desempenho e realizar estimações futuras
São duas as razões principais para se alterar a baseline, necessitando ambas

do acordo entre todas as partes:
I. Caso exista uma alteração aprovada ao âmbito que tenha impacto no custo
ou no tempo do projecto que justifique uma nova baselina
II. Se, devido ao mau desempenho, a baseline existente já é totalmente
irrealista e inútil para a medição do desempenho
88
44
11-05-2015
2.6 Baselines
EXERCÍCIO
“Baselines”
i) No ficheiro “Calendario Generico_v2.mpp” que tem vindo a trabalhar, faça o que
1. Grave a actual versão do seu planeamento como sendo a baseline do projecto
2. Crie, logo após a actividade W3.5. (“Correcções dos testes”) e com uma
sequenciação do tipo S-S para esta, uma nova actividade designada de
“Validação das acções correctivas” com o recurso “CS1” alocado e um esforço
igual ao da actividade W3.5.
3. Adicione apenas esta nova tarefa à baseline gravada no ponto 1, sem perder a
informação então gravada
4. Altere o esforço da nova tarefa criada no ponto 2 para o dobro do valor
existente, devendo a duração também aumentar proporcionalmente
5. Grave uma nova baseline, sem perder a anterior, para a actual versão do
planeamento
Como procederia caso pretendesse visualizar na vista Gantt e em
simultâneo as 2 baselines gravadas
89
Capítulo 03 Controlo
90
45
11-05-2015
3. Controlo
3.1. Vistas e Variáveis

3.2. Progresso e Manutenção do Plano
91
3.1 Vistas e Variáveis
Recursos e Projecto
Esforços
92
46
11-05-2015
Controlar
Comparar o desempenho real com o planeado  Detectar desvios
Identificar origens dos desvios
Tomar acções correctivas
Fornecer Reporting
Estimar desempenho futuro do projecto
Para exercer um Controlo Efectivo é necessário ter:

Plano que servirá de referência de controlo
(baseline)
Informação do desempenho real
93
Níveis de Controlo
1º Nível – Projecto
Project > Project Information > Statistics
2º Nível – Actividades agregadoras
3º Nível – Actividades terminais

4º Nível – Recursos
94
47
11-05-2015
3.2 Progresso e Manutenção do Plano

3.2.1. Forma de indicar progresso
Indicadores de Progresso
Principais Indicadores de Progresso

• % Complete – Percentagem da duração total da actividade ou projecto que já
decorreu
o % Complete = (Actual Duration / Duration) * 100 - Tarefas
o % Complete = [( Actual Duration) / ( Duration)] * 100 - Projecto
A opção do % Complete poderá não ser representativa da

realidade e promove o “Síndroma dos 95%”
95

Principais Indicadores de Progresso
• % Work Complete – Percentagem do esforço total da actividade ou projecto
que já foi realizado (focaliza nas unidades de tempo gastas)
o % Work Complete = (Actual Work / Work) * 100
• A melhor forma de indicar o progresso através do trabalho é preenchendo os

campos “Actual Work” e “Remaining Work”
96
48
11-05-2015

EXERCÍCIO
“Indicação do Progresso”
i) No ficheiro “85-Exercicio Controlo.mpp” que lhe foi distribuído faça o que lhe
é pedido nos pontos seguintes:
1. Actualize as actividades abaixo de acordo com as indicações do quadro
seguinte: Remaining
WBS Actual Work
Work
1.1.1 3 0
1.1.2 13 24
1.2.1.1 8 0
1.2.1.2 2 0
1.2.2.1 2 6
1.2.2.2 2 6
Porquê o comportamento diferenciado ao nível das “%

Complete” e “% Work Complete” de actividades em iguais
condições (WBS 1.2.2.1 e WBS 1.2.2.2)
97

EXERCÍCIO
1. Ainda no ficheiro do pnoto anterior, na versão final após ter realizado o
exercício, volte a redefinir a actividade WBS 1.2.1.2 para os seus valores
iniciais, isto é:
Remaining
WBS Actual Work
Work
1.2.1.2 0 3
Porquê é que as actividades WBS 1.2.2.1 e WBS 1.2.2.2 não

reajustaram a sua data de início
98
49
11-05-2015

Para algumas tarefas poderá excepcionalmente fazer

sentido actualizar a opção de “% Complete” (ex: gestão do
projecto)
Project > Update Project

99

EXERCÍCIO
i) No ficheiro “86-Exercicio Controlo.mpp” que lhe foi distribuído faça o que lhe
é pedido nos pontos seguintes:
1. Actualize a “Status Date” do projecto para o dia 21 Abril 2015
2. Actualize o valor “% Complete” da actividade GP1.2. (“Controlo e
Replaneamento”) para o valor previsto à data de status através da
função “Update Project” do MsProject
3. Actualize o “Actual Work” da actividade W2.1. (“Realização do
documento de desenho”) para 1 dia, ficando o “Remaining Work” em
11 dias
4. Efectue a recalendarização do trabalho não realizado dessa actividade
até à data de status através da função “Update Project” do MsProject
Porquê é que a actividade W2.1. sofreu um split quando

efectuou o ponto 4
100
50
11-05-2015

3.2.2. Alterações aos planeamentos
Principais fontes de alterações
Derrapagens temporais na execução
Perda de recursos
Alterações ao âmbito
101

O QUE ESPERAM DE NÓS

102
51
11-05-2015

Possíveis acções
103

EXERCÍCIO
“Alterações aos planeamentos”
i) No planeamento presente no ficheiro “90-Exercicio Alteracoes.mpp” que lhe
foi distribuído, a actividade M5.3. (“Aceitação final do projecto”) apresenta à
data de hoje um atraso de 8 dias úteis em relação ao inicialmente planeado.
ii) Tendo em conta que tal desvio não é aceitável e que o milestone associado à
aceitação final terá que manter-se na data inicialmente planeada, indique
como procederia para pôr em prática cada uma das possibilidades de
ajustamento:
1. Adicionar novos recursos: adicione o recurso “C1” às actividades
W2.1 e W2.7, permitindo uma diminuição proporcional da duração
Obteve o efeito esperado? Porquê
2. Corrija a situação que lhe está a impedir de obter o efeito desejado
104
52
11-05-2015
Checklist de Boas
Capítulo 04
Práticas
105
4. Checklist de Boas Práticas para Planeamentos Novabase

106
53
11-05-2015
Questões ?
107
Temas para a Formação Avançada
Tipos de constrangimentos
de datas
Geração de relatórios
Técnica EVM
Ligação entre projectos

Resource Pools
Criação de indicadores
gráficos
Criação de fórmulas e
configuração de campos
108
54
11-05-2015
Obrigado!
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11-05-2015

 Rever principais aspectos da gestão da vertente temporal de um

 Demonstrar as principais funcionalidades e boas práticas no

 Garantir a correcta implementação prática de técnicas avançadas de

__________________ Caracterização Geral dos Conteúdos Condições de Utilização

1.1. Framework de Planeamento em

1.1 Framework de Planeamento em MsProject da Novabase

 Framework Planeamento Temporal

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

Aspectos a ter em conta antes de introduzir qualquer

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

 1-Activar a opção “Effort Driven” e configurar para “Fixed Units”

“Effort Driven”: quando um planeamento

ESFORÇO = DURAÇÃO x RECURSOS

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

 2-Garantir a coerência nos horários dos dias

Project > Properties > Change

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

“Effort-driven” e “Fixed Units”

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

 3-Definir feriados e outras excepções no Calendário do Projecto

Três tipos de calendários pré-definidos:

 “Standard” - Dias úteis das 08:00

 “24 hours“ - Diariamente de

 “Night Shift” - Dias úteis, das

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

Project > Properties > Change Working Time

Para além de se poder alterar qualquer

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

Os Calendários podem ser definidos a 3 níveis:

 Calendário de Projecto - Aplicado a todo o projecto, define os dias de trabalho

 O Calendário de um Recurso sobrepôe-se ao do Projecto

 O Calendário de uma Actividade sobrepôe-se ao do Projecto e ao do

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

Como lidar com os alertas criados quando fez o ponto ii)-1

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

 4-Indicar a data de início do projecto

- “Project Start Date”: planeamento “clássico”, a partir de uma data de início

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

 5-Copiar informação de outros projectos

 Funcionalidade que permite copiar informação entre 2 projectos distintos

1.2 Dicas Iniciais de um Planeamento

Caso pretenda apagar ou alterar informação directamente no

2.1. WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

• Deve incluir todo o trabalho do projecto

• A componente da Gestão de Projecto deve estar explícita

 Para alterar o tipo de codificação da WBS

2.1 WBS e Actividades

 Para inserir tarefas recorrentes

Nunca se devem alocar recursos nas tarefas agregadoras, incluindo

2.1 WBS e Actividades

Por defeito os eventos recorrentes são agendados para a

2.1 WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

Planear sem milestones e deadlines é como navegar à deriva em

2.1 WBS e Actividades

… e pode levar-nos a nunca chegar ao “destino”, demorar mais do que

2.1 WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

2.1 WBS e Actividades

2.1. WBS e Actividades