FLUXOGRAMA PARA A DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (Nota Fiscal Eletrônica – NF-e)

Na entrega, a NF é
ARQUIVO CORRENTE
(arquivo em movimento)
NF é encaminhada
conferida se está
NF é emitida pelo juntamente com a
autorizada e correta
fornecedor mercadoria para a
conforme a OC, dados,
entrega
prazos, n° do pedido

As NF são encaminhadas Na sequência, as NF do

ARQUIVO
As NF não conformes são com seus respectivos arquivo corrente são
INTERMEDIÁRIO (deixou
rejeitadas e os motivos boletos para o setor arquivadas e caso
de ser usado com
são colocados no verso financeiro para efetuar o necessite utilizar, estão a
frequência)
pagamento disposição

ARQUIVO MORTO
(arquivos desatualizados NF é arquivada
e de uso esporádico)
 SOLUÇÕES PARA ARQUIVOS FÍSICOS ENTRE SETORES
 O fluxo de arquivos físicos ocorre da mesma maneira que o digital,
porém de forma física;
 Recomenda-se que o documento ao ser destinado entre setores haja um
controle de entrada neste respectivo setor e quando se uso acabar, haja
um controle de saída/encaminhamento, seja anotando em um caderno
de protocolo, planilha, ERP, entre outros, para evitar extravios;
 Para facilitar seu arquivamento é importante separar os documentos por
gênero, setor, tipo, finalidade, entre outros, para que assim facilite para
uma procura futura no arquivo morto caso necessário;
 Podem ser utilizadas caixas arquivo (aquelas de papelão) e identificar
com etiquetas, pode ser colocada em estantes identificadas, outra opção
é os armários arquivos com pastas;
 Para melhorar o controle dos fluxos pode ser utilizado a ferramenta TRELLO
esquematizando em quadros onde os documentos estão;
 Para que o fluxo seja realizado de maneira correta também é importante a
realização de treinamentos com os funcionários, entregar um Procedimento
Operacional Padrão (POP) para arquivamento de documentos.