Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial

Curso Técnico em Logistica

Programa PSG

Unidade Curricular 01

Realizar procedimentos de conferência de equipamentos, materiais e produtos no processo

logístico.

Aluna: Monique Camargo Urbano

Tutor (a): Daniel Urbim

São Paulo – SP

2024
 Atividade 3

Contexto:

O recebimento de mercadorias e os procedimentos daí resultantes, como o lançamento

dos itens no sistema, encaminhamento para o financeiro lhe deixaram com a posse das
notas fiscais e das ordens de compra, observando uma quantidade de outros
documentos do tipo no setor de recebimento. Eles estão relacionados à entrada e à
saída de mercadorias. Ao tentar organizar estas informações, você percebeu que a
empresa não possuía um procedimento para arquivá-los.

Atividade:

Para garantir que notas não se extraviem, boletos não cheguem ao financeiro e outros
problemas, proponha um fluxo para a destinação dos documentos. Considere para isso
os conhecimentos adquiridos sobre o assunto.

SOLUÇÕES PARA ARQUIVOS FÍSICOS ENTRE SETORES

▪ Para facilitar seu arquivamento é importante separar os documentos por gênero, setor, tipo,
finalidade, entre outros, para que assim facilite para uma procura futura no arquivo morto caso
necessário;

▪ O fluxo de arquivos físicos ocorre da mesma maneira que o digital, porém de forma física;

▪ Recomenda-se que o documento ao ser destinado entre setores haja um controle de entrada
neste respectivo setor e quando seu uso acabar, haja um controle de saída/encaminhamento, seja
anotando em um caderno de protocolo, planilha, ERP, entre outros, para evitar extravios;

▪ Podem ser utilizadas caixas arquivo (aquelas de papelão) e identificar com etiquetas, pode ser
colocada em estantes identificadas, outra opção é os armários arquivos com pastas;

▪ Para que o fluxo seja realizado de maneira correta também é importante a realização de
treinamentos com os funcionários, entregar um Procedimento Operacional Padrão (POP) para
arquivamento de documentos.

▪ Verificar o prazo de arquivamento dos documentos tanto para sua preservação qaunto para
analisar o espaço fisico ocupado;
 FLUXOGRAMA PARA A DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (Nota Fiscal Eletrônica – NF-e)

NF é encaminhada
ARQUIVO CORRENTE NF é emitida pelo juntamente com a
(arquivo em movimento) fornecedor mercadoria para a
entrega

Na entrega, a NF é As NF são encaminhadas

conferida se está As NF não conformes são com seus respectivos
autorizada e correta rejeitadas e os motivos boletos para o setor
conforme a OC, dados, são colocados no verso financeiro para efetuar o
prazos, n° do pedido pagamento

Na sequência, as NF do
ARQUIVO
arquivo corrente são ARQUIVO MORTO
INTERMEDIÁRIO (deixou
arquivadas e caso (arquivos desatualizados
de ser usado com
necessite utilizar, estão a e de uso esporádico)
frequência)
disposição

NF é arquivada