Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de

documentos

Protocolo:

O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle

do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição),
viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é
o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e
expedição de documentos.

Esta definição caiu no concurso da Câmara de Nova Odessa-SP em 2018

elaborada pela VUNESP.

O protocolo pode ser Centralizado e descentralizado

Centralizado: Os documentos e atividades de controle ficam em um único local

na organização

Descentralizado: Os documentos e atividades de controle ficam dentro de

cada departamento. A descentralização dos arquivos correntes obedece
basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle
(protocolo) e descentralização de arquivos; e descentralização das atividades
de controle (protocolo) e dos arquivos.

Vamos ver separadamente cada atividade de controle:

Recebimento:

Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o

que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e

analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus
destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

Registro:

Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com

seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.

Depois de analisado o documento ele é classificado em uma categoria de
assunto para que possam ser achados. Neste momento pode-se ate dar um
código a ele.

Distribuição:

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários

internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela
expedição.

Tramitação:

A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho

que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu
destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem
erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são
colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou
por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.

Expedição de documentos:

A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou

anexos. Também deve numerar e datar a correspondência no original e nas
cópias, pois as cópias são o acompanhamento da tramitação do documento na
empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para
seus destinatários.
Questão 1: Ano: 2015 Banca: UFMT Órgão: DETRAN-MT Prova:
Arquivologista

São atividades do protocolo:

a) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a

eliminação de documentos.

b) o recebimento, a classificação, a distribuição, o descarte criterioso e a

expedição de documentos.

c) o recebimento, o registro, a avaliação, o arranjo e a expedição de

documentos.

d) o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a

expedição de documentos.

Questão 2: Ano: 2013 Banca: FGV Órgão: FBN Prova: Auxiliar de

Documentação

As atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo das instituições podem

ser centralizadas ou descentralizadas. Quando descentralizadas, essas
atividades obedecem aos seguintes critérios:

a) centralização do protocolo e à descentralização dos arquivos.

b) centralização dos arquivos e à descentralização do protocolo.

c) centralização da classificação e à descentralização do protocolo.

d) centralização do protocolo e à descentralização da classificação.

Questão 3: Ano: 2013 Banca: IESES Órgão: SEPLAG-MG Prova: Agente

Governamental

“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do

recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso;
denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro
de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite.
Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de:

a) Expedição.

b) Almoxarifado.
c) Patrimônio.

d) Protocolo.

Questão 4: Ano: 2014 Banca: CONSULPLAN Órgão: Prefeitura de

Apuiarés – CE Prova: Agente Administrativo

Independente da forma que a correspondência for distribuída é necessário se

ter um controle. Para esse efeito utiliza-se o chamado livro de:

a) Ponto.

b) Atendimento.

c) Protocolo.

d) Controle.

Questão 5: Ano: 2012 Banca: CESGRANRIO Órgão:

TERMOBAHIA Prova: Técnico de Administração e Controle Júnior

Embora se possa realizar de várias maneiras, a distribuição da

correspondência sempre se dará de forma que possa ser controlada.Para
chegar a esse resultado,deve-se utilizar aquele que é chamado de livro de :

a) avisos

b) análises

c) atas

d) protocolo

e) ofícios

Respostas:

Questão 1: A resposta correta é a letra d

Questão 2: A resposta correta é a letra a

Questão 3: A resposta correta é a letra d

Questão 4: A resposta correta é a letra c

Questão 5: A resposta correta é a letra d